Planeacin de Escenarios Futuros

1. Para qu sirve? Cuando queremos plantearnos diversas estrategias para alcanzar futuros resultados exitosos para una organizacin, un proyecto e inclusive, una situacin de ndole mundial o nacional; podemos hacer uso de los Escenarios. Los Escenarios son instrumentos para ordenar nuestras percepciones acerca de entornos alternos en los cuales nuestras decisiones pueden ser llevadas a cabo. Es lo que podemos trabajar para interpretar una realidad. Las principales funciones de los Escenarios son: Enfocarnos en entornos especficos, para su monitoreo y anlisis. Identificar los aspectos crticos, presentes y futuros. Comunicar percepciones clave. Examinar los movimientos de actores clave. Atraer al personal de lnea y staff a la planeacin. Ayudar a que los ejecutivos cambien sus modelos mentales.

Los Escenarios son un medio para: Pensar paso a paso tanto en forma individual como colectivamente. Hablar (acerca de lo impensable). Ser incluyente (diversidad y lo inesperado) Ver con nuevos ojos la realidad (re-percibir). Actuar con mayor confianza y adaptabilidad.

2. Cmo se elabora? La planeacin de Escenarios Futuros consta de siete pasos metodolgicos, tal y como se muestran en el siguiente diagrama:

1. Decidir el foco de los escenarios Iniciamos el proceso de creacin de Escenarios siendo abiertos de mente y creativos, haciendo un esfuerzo por no caer en nuestros cotidianos y viejos esquemas mentales, as como en diversos paradigmas. Debemos establecer un ambiente cmodo y sin distracciones. Asimismo establecer un equipo con ejecutivos relevantes que nos permita un apoyo eficiente para la elaboracin de los Escenarios Futuros, sugirindose que este compuesto por: Una Mezcla de reas y divisiones. Una Mezcla funcional. Presencia de generalistas y especialistas. Presencia de trabajadores de varios niveles. El liderazgo de la Direccin. Expertos externos.

De tal forma que se encuentren inmiscudos: el que har el proyecto o responsable, el que se opone o impide actualmente su realizacin y el que se beneficiar o ser impactado con su implantacin. Los Escenarios Futuros pueden tener una aplicacin: Macro (Global, pas o sector), organizacional o por proyecto. Es importante definir inicialmente, en forma precisa y concreta, el tema que deseamos analizar y sus consecuencias a largo plazo. 2. Identificar los factores clave de Micro-Entorno Es la identificacin y recoleccin de informacin de los agentes influyentes externos que constituyen fuerzas impulsoras crticas y directas (dado su alto nivel de impacto e incertidumbre) en las operaciones de una organizacin, un proyecto, etc. Algunos ejemplos pueden ser: cliente, usuarios, competencia, sistema de distribucin, productos o servicios, proveedores, servicio postventa, talento humano, mano de obra, etc. En esta fase, es importante apoyarse en la tcnica de la Tormenta de Ideas, donde cada miembro del equipo de planeacin, en forma individual, propone alternativas que posteriormente se clasifican y votan en forma grupal; obtenindose as las ms relevantes. 3. Determinar las fuerzas impulsoras del Macro-Entorno Es la identificacin de las variables que podran afectar, en los prximos aos y de manera substancial, las condiciones normales del proyecto, organizacin, etc. De estas variables predeterminadas e inciertas, habr que conocer su estructura e interrelaciones para permitirnos experimentar con sus posibles causas-efectos. Algunas de estas fuerzas pueden ser: Economa, poltica, aspectos sociales, Internet, tecnologa, eventos catastrficos, medio ambiente, aspectos internacionales, etc. Al igual que con el punto anterior, a travs de la tormenta de ideas llegamos a las variables ms relevantes. Tanto las variables Micro-Entorno obtenidas, como las Macro-Entorno, son tabuladas y clasificadas en una tabla para su votacin grupal (ver apartado 3. Formato, el punto 1)

4. Analizar las variable predeterminadas e inciertas Dentro de nuestras variables del Micro-Entorno y Macro-Entorno, se tendr que analizar cules son aqullas variables que pueden influir crucialmente en nuestro proyecto, organizacin, etc. Para as poder clasificarlas en predeterminadas (o ciertas) e inciertas. Se debe analizar la historia de las variables, sus tendencias, etc. Es importante que el anlisis sea relevante y que se recolecte informacin suficiente de cada variable, para evitar sorpresas. Este es un trabajo grupal, fomentndose el debate y las discusin de cada variable, hasta determinar aqullas dos ms importantes e inciertas (ver punto 1 del apartado 3.Formato). 5. Definir la lgica de los escenarios. Enfocndonos exclusivamente en las dos variables ms importantes e inciertas anterior, procedemos a construir el marco para la definicin de los Escenarios Futuros. Es importante considerar las variables puedan generar escenarios posibles. del punto

ms independientes entre s, de tal forma que se

Tomando cada variable y graficndola como ejes, se determinarn cuatro cuadrantes, que conformarn cada uno de los Escenarios Futuros (AB, CD, E,F y GH).

6. Desarrollar los Escenarios Futuros Para describir cada uno de los cuatro (4) Escenarios Futuros establecidos anteriormente, se proceder a su definicin claramente: Nombre de cada escenario.- El nombre se recomienda que sea corto, pueden usarse nombres de pelculas, de canciones, etc. Estos nombres deben dar la idea del desenlace que se espera en este Escenario por ejemplo: Mxico, lindo y querido, Nosotros, los pobres, Paraso perdido, Un paseo por las nubes, etc. Trama.- A partir del desenlace, se debe describir detalladamente, cmo se fueron dando los hechos que nos llevaron hasta all, involucrando actores. Esta narrativa nos va a permitir situarnos de manera ms real en el Escenario que estamos describiendo, lo que nos permitir familiarizarnos con todos los aspectos involucrados, actores, detonadores, etc., lo cul incidir en que se determine posteriormente una opcin estratgica para este Escenario lo mejor posible. Desenlace.- Es describir brevemente la situacin a la cul se llegar en el futuro contemplado en el ejercicio de escenarios.

Para fines prcticos posteriores, es conveniente que se elabore un cuadro que resuma el desenlace y el desarrollo de la trama de cada escenario (ver apartado 3. Formato el punto 2); as como otro cuadro que describa la evolucin de los actores involucrados en cada escenario (ver apartado 3. Formato el punto 3). Es importante combinar la lgica del Escenario con factores y tendencias. As como ligarlo con modelos analticos. 7. Establecer las implicaciones y los detonadores Es importante que para cada uno de los escenarios se establezcan las implicaciones: De los factores clave. De las fuerzas impulsoras Para el foco del ejercicio o la decisin. Para futura investigacin.

Los detonadores son eventos que alteran el curso de alguna variable crtica y que desencadenan una serie de efectos directos e indirectos, que a su vez generan la conformacin de alguno de los Escenarios Futuros. Finalmente, es importante elaborar una matriz que permita comparar las estrategias involucradas en cada uno de los cuatro Escenarios Futuros (ver apartado 3 Formato el punto 4). Con esta matriz podremos estar en la posibilidad de tomar decisiones desde hoy conociendo clara y previamente cuales son los resultados que podremos esperar en el futuro. 3. Formato 1. Tabla para captura y clasificacin de variables del Micro y del Macro-Entorno

2. Desenlace y desarrollo de la trama de cada escenario futuro

3. Evolucin de actores en cada Escenario

4. Comparacin de estrategias en cada Escenario

4. Ejemplo Establecemos el equipo de trabajo y definimos el tema que deseamos analizar mediante esta herramienta y que consiste en: El futuro de la Salud en Mxico y sus consecuencias a largo plazo. Obtenemos las variables del Micro y del Macro- Entorno y las tabulamos segn formato 1:

Enfocndonos en las dos variables ms importantes e inciertas (Unificacin del Sistema Nacional de Salud vs. Gratuidad del Servicio), definimos los cuatro Escenarios Futuros denominados: Mundo Feliz, Totalmente Palacio, Chupacabras y Aqu Nos Toco Vivir.

Con estos elementos nos es posible realizar una narrativa ms amplia empleando los formatos, tanto de la trama de cada Escenario en el punto 2, como la participacin de los principales actores por Escenario, en el punto 3. Definimos las estrategias y las podemos comparar para cada Escenario, usando el punto 4 del apartado 3.Formato 5. Para mayor informacin / consulta Para obtener un ejemplo completo de la aplicacin de esta herramienta para el tema: El Futuro de la Sociedad Civil en Mxico, considere la siguiente direccin: http://www.gbn.com/ArticleDisplayServlet.srv?aid=9400