UNIVERSIDAD TCNICA DE AMBATO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MANUAL TEORICO PRCTICO MANEJO DE BASE DE DATOS ACCESS 2007

Compilado por: Ing. Marco Chicaiza Ing. Efrain Tibanta Mg.

Ambato, marzo 2011

PRESENTACIN

La Universidad Tcnica de Ambato y la Facultad de Ciencias Administrativas han iniciado un proceso de cambio para mejorar la calidad educativa de los futuros profesionales que se preparan en las distintas carreras, sobre la base de una formacin por competencias.

El presente documento contiene la descripcin del mdulo correspondiente a COMPUTACION APLICADA I en la carrera de MARKETING Y GESTION DE NEGOCIOS; Modalidad SEMIPRESENCIAL, en el contexto empresarial que es una de las Competencias de formacin profesional de la Carrera de Ciencias Administrativas.

Frente a la necesidad de poseer herramientas que sirvan para el desarrollo del pensamiento crtico-cientfico; y, con el objetivo de guiar a los estudiantes para que aprendan a aprender por s mismos, convirtindose en personas autnomas con capacidad para organizarse buscando la informacin donde sta se encuentre.

La estructura de este mdulo est sujeta al modelo vigente y aprobado por el vicerrectorado acadmico de la Universidad Tcnica de Ambato.

INTRODUCCIN

La capacitacin y el continuo entrenamiento le permitir obtener una gama de servicios significativos, como es de su conocimiento el uso de paquetes de computacin es muy necesario en la vida diaria como en lo empresarial, lo profesional, estudiantil y en contexto en general que manejan informacin, razones suficientes para aprender a manejar los programas ms indispensables, por lo que es obligatorio hacer una evaluacin del uso de herramientas tecnolgicas, llegando a la conclusin que son muy utilizados los sistemas informacin basados en Base de Datos con la utilizacin de Sistemas de Gestin de Base de Datos como es la aplicacin Microsoft Office Access, ya que permite administrar y gestionar, crear, manejar, controlar todo tipo de datos e informacin. Aunque se est procediendo al cambio en la versin del software utilizado, el mismo no ha sido generalizado a nivel de pas, por lo que para que sea ms adecuado para los estudiantes se mantendr la versin 2007.

El mdulo de COMPUTACIN APLICADA I, es una materia que combina la teora con la prctica y requiere de la comprensin de lo que es administrar y gestionar una Base de Datos y sus elementos, como tambin es necesario que tenga conocimientos sobre conceptos bsicos de datos e informacin para el mejor aprendizaje.

CONTENIDO
INTRODUCCIN A BASE DE DATOS MODELOS DE BASE DE DATOS TALLER 1 INTRODUCCIN A MS ACCESS 2007 OBJETOS DE LA BASE DE DATOS EN MS ACCESS 2007 MICROSOFT ACCESS 2007 TALLER 2 CREAR UNA BASE DE DATOS LAS TABLAS TALLER 3 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS TALLER 4 CLAVE PRINCIPAL TALLER 5 LAS RELACIONES TALLER 6 LAS CONSULTAS TALLER 7 LOS FORMULARIOS TALLER 8 LOS INFORMES TALLER 9 PANEL DE CONTROL TALLER 10 5 6 7 8 10 11 14 15 17 20 21 29 29 30 30 33 33 35 36 41 40 46 47 50

INTRODUCCIN A BASE DE DATOS

CONCEPTOS BSICOS
Dato: Conjunto de caracteres con algn significado, pueden ser numricos, alfabticos o alfanumricos, etc. Informacin: Conjunto ordenado de datos los cuales son manejados o procesados segn la necesidad del usuario. Almacenamiento: se refiere a los medios y los mtodos usados para guardar y mantener la informacin

disponible para usarla ms adelante.

Campo: Unidad ms pequea a la se puede referirse en un programa. Representa una caracterstica de un

individuo u objeto.
Registro: Coleccin de campos de iguales o de diferentes tipos. Archivo: Coleccin de registros almacenados siguiendo una estructura homognea.

BASE DE DATOS Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Aplicaciones tradicionales

Inventario Reservas Compras Seguimiento Logstica Transporte Educacin, etc

SISTEMA MANEJADOR DE BASE DE DATOS. (DBMS) El DBMS es una coleccin de programas interrelacionados que realizan una tarea especfica. El objetivo primordial del DBMS es proporcionar un contorno conveniente y eficiente para extraer, almacenar y manipular informacin de la BD. Todas las peticiones de acceso a la BD, se manejan por medio del DBMS, para una mejor interface entre usuarios y BD.

ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS (DBA) Es la persona o equipo de personas profesionales responsables del control y manejo del sistema de base de datos, generalmente tiene(n) experiencia en DBMS, diseo de bases de datos, Sistemas Operativos, comunicacin de datos, hardware y programacin. TIPOS DE BASE DE DATOS Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al criterio elegido para su clasificacin: Segn la variabilidad de los datos almacenados Bases de datos estticas stas son bases de datos de slo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinmicas stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc. Segn el contenido Bases de datos bibliogrficas Un registro tpico de una base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el autor, fecha de publicacin, editorial, ttulo, edicin, de una determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicacin original, pero nunca el texto completo. Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o nmeros. Por ejemplo, una coleccin de resultados de anlisis de laboratorio, etc. Bases de datos de texto completo Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una coleccin de revistas cientficas. MODELOS DE BASE DE DATOS Un modelo de datos es bsicamente una "descripcin" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la informacin), as como de los mtodos para almacenar y recuperar informacin de esos contenedores. Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos son: Bases de datos jerrquicas

stas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una estructura jerrquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol (visto al revs), en donde un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padre es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas. Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de informacin y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento. Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos. Base de datos de red

ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental es la modificacin del concepto de nodo, se permite que un mismo nodo tenga varios padres. Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente al problema de redundancia de datos; pero por su complejidad en administrar los datos es utilizado en su mayora por programadores finales. Base de datos relacional

Una base de datos relacional es un conjunto de una o ms tablas estructuradas en registros (filas) y campos (columnas), que se vinculan entre s por un campo en comn, en ambos casos poseen las mismas caractersticas como por ejemplo el mismo campo, tipo y longitud. Entre las ventajas de este modelo estn: 1. Garantiza herramientas para evitar la duplicidad de registros, a travs de campos claves o llaves. 6

2. Garantiza la integridad referencial: As al eliminar un registro elimina todos los registros relacionados dependientes. 3. Favorece la normalizacin por ser ms comprensible y aplicable. ELEMENTOS DE BD RELACIONAL o o o o Atributo: Es la cualidad que se adjudica o predica de un ser con sentido de identidad. Relacin: Las relaciones se utilizan para almacenar informacin sobre los objetos que se representan en la base de datos. Entidad: Es la representacin de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base de datos. Clave: Es un atributo o un conjunto de atributos que sirven para identificar un modo nico de informacin. Bases de datos orientadas a objetos

Este modelo es propio de los modelos informticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos, como:

Encapsulacin - Propiedad que permite ocultar la informacin al resto de los objetos, impidiendo as accesos incorrectos o conflictos. Herencia - Propiedad a travs de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarqua de clases. Polimorfismo - Propiedad de una operacin mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.

Bases de datos documentales Permiten la indexacin a texto completo, y en lneas generales realizar bsquedas ms potentes. Tesaurus es un sistema de ndices optimizado para este tipo de bases de datos.
TALLER 1:

Determinar de la BD: ESCOLASTICO los atributos para cada una de las siguientes tablas: Alumnos Curso Secciones Notas Requisitos

Anote qu atributos pueden tener las Tablas?

INTRODUCCIN A MS ACCESS 2007

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir, almacenar, ordenar y manipular datos. Como por ejemplo: Microsoft Access, Sql Server, Oracle, MySql, etc En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener ms de una tabla. Por ejemplo: un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Una base de datos de MS Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y mdulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensin de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensin de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003). Con MS Access, se puede:

Agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin de un elemento. Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artculo. Organizar y ver los datos de distintas formas. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrnico, una intranet o Internet.

Ejemplo de base de datos relacional Una base de datos posible para un hospital sera sta: guardar slo informacin sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de la base de datos sera sta: BD: Hospital
Tiene como medico de cabecera MEDICOS PACIENTES

Tiene como especialidad

ESPECIALIDADES

Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y rpida. Esta base de datos relacional estar formada por tablas. Con la caracterstica de que las mismas se relacionan entre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. As, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas: 8

Cada tabla est compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendr la informacin pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad. A su vez, cada registro est formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla PACIENTES tendremos los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Direccin, Telfono, Identificador. A cada campo se le asociar un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en l, como se ver ms adelante. Componentes de una base de datos Un programa de base de datos almacena la informacin que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listn telefnico:

En este listn nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre, Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho ms sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre. Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla. Grficamente observaremos como est conformada una base de datos:

Objetos de la Base de Datos en MSAccess 2007

TABLAS.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin, etc. Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro, etc. Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser: TABLA: CLIENTES

Campos
Cdigo Nombre Luis Marta Francisco Mara Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno Juan Lpez Huesca Buevo Direccin C/ Germanas, 23 C/ Mayor, 34 C/ Valle, 56 C/ Franciscano, 67 Cdigo Postal 46723 46625 46625 46521

Registro 1 Registro 2 Registro 3 Registro 4

1 2 3 4

CONSULTAS.
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc, pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Ej.: Podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los CLIENTES cuyo Cdigo Postal sea 46625.

FORMULARIOS
Un formulario es un objeto diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

INFORMES.
Un informe es un objeto diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

PAGINAS
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.

MACROS.
Una macro es un objeto que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

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Ej.: Podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario. MDULOS. Un mdulo es un objeto que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programacin con Access.

MICROSOFT ACCESS 2007

Posiblemente, la aplicacin ms compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clics de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseo y programacin reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; estn preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado ordenar libros, archivar documentacin, etc.

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las barras La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Acceso rpido

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La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar o Deshacer .

, Imprimir

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes 12

con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El Botn de Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

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Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
TALLER 2

Ingresar a MS Access 2007, verificar las herramientas y controles y luego Salir de MS Access 2007.

CREAR UNA BASE DE DATOS Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

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Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access 2007 abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

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Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos, ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma. Cerrar la base de datos. Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar Sin cerrar Access: de la ventana Base de datos.

En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.

Abrir una base de datos. Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

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Desde el Botn de Office : Ir al Botn de Office . Elegir la opcin Abrir...

Desde los documentos recientes del Botn de Office : Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir. Ms... para

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo. Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.

LAS TABLAS
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Crear tablas de datos con Vistas Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

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El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. CREAR TABLA CON VISTA DISEO Para Vista Diseo se selecciona la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la Vista de Diseo de la tabla:

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En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla. 19

 TALLER 3:

Crear una Base de Datos y las Tablas con sus campos correspondientes. Nombre de Base de Datos: BIBLIOTECA Tablas: LIBROS, AUTORES y EDITORIALES

Ingrese 3 registros en cada una de las tablas con datos reales.

Tipos de datos.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: 20

Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Existe otra posibilidad que es el Asistente para bsquedas, que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.

Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas o propiedades que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.

Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. 21

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumrico son Entero largo.

Formato
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser o USD. Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

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Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No Activado/Desactivado. disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y

Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados.

Opciones de Propiedad Formato.

Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cmo deber presentar los datos almacenados en el campo. Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato. Para los campos de tipo Numrico. Puedes crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes:

Smbolo

Descripcin

, (coma)

Separador decimal

. (punto)

Separador de miles

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Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito 0.

Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito o nada.

Muestra el carcter literal "$" Muestra el carcter literal ""

Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.

E- o e-

Notacin cientfica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00.

E+ o e+

Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo ms (+) junto a los exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

Para los campos de tipo Texto y Memo. Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos.

Smbolo

Descripcin

Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio).

&

No se necesita un carcter de texto.

<

Convertir todos los caracteres a minsculas.

>

Convertir todos los caracteres a maysculas.

Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda.

Mscara de entrada.
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. 24

Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Se puede definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres

Carcter

Definicin

Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).

Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos).

Letra (A a Z, entrada obligatoria).

Letra (A a Z, entrada opcional).

Letra (A a Z, entrada opcional).

Letra o dgito (entrada opcional).

&

Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

.,:;-/

Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha.

<

Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.

>

Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.

25

Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Ej.: Si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia de Tungurahua, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Tungurahua y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella.

Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. 26

Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

Asistente para bsquedas. En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que est extrado de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores: Tungurahua, Chimborazo, Azuay, etc. Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores extrados de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo Provincia si tenemos una tabla de provincias). Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extrados de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas...

A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de 27

una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.

Columna de bsqueda basada en una lista de valores Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:

Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente> para pasar a la ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna.

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Slo queda hacer clic en el botn Finalizar.

TALLER 4: Crear la Base de Datos: Concesionario con las tablas y campos indicados.

Tabla Clientes con los siguientes elementos: Nombre del campo CodigoCliente Nombres Apellidos Direccion Edad Telefono Provincia Poblacin Tipo de dato Numrico Texto Texto Texto Numrico Texto Texto Texto Propiedades de campos Entero. Regla de validacin: comprendido entre los valores 1 y 3000. Tamao:30. Maysculas Tamao: 30. Maysculas Tamao: 30. Maysculas Byte. Cifras entre 18 y 80 aos Tamao: 9 con mscara de telfono Tamao: 15. Por defecto el valor ser: Tungurahua. Tamao: 15. Maysculas. Por defecto ser Ambato

Tabla CochesVendidos con los siguientes elementos: Nombre del campo Matricula Marca Modelo Color Costo Extras instalados Tipo de dato Texto Texto Numrico Texto Numrico Memo Propiedades de campos Tamao: 7. Tres letras, guin y tres dgitos Tamao: 15. Maysculas. Por defecto CHEVROLET Entero. Aos entre 1980 y 2008 Tamao: 12. Maysculas Formato: Moneda

Tabla Revisiones con los siguientes elementos: Nombre del campo NumeroRevision CambioAceite CambioFiltro RevisionFrenos Otros Tipo de dato Autonumrico S/No S/No S/No Memo Propiedades de campos

La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. 29

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

TALLER 5: Crear las claves principales en las tablas correspondientes de la BD: Concesionario

En la Tabla Clientes, la clave principal ser el campo: Codigo cliente. En la Tabla Coches vendidos, la clave principal ser el campo: Matricula. En la Tabla Revisiones, la clave principal ser el campo: NumeroRevision.

Las Relaciones
Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin). Tipos de relaciones. Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa.

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Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionado con clientes y con artculos.

Crear la primera relacin. Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.

Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

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Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botn del ratn. Y Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Integridad Referencial La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2007 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un 32

campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones. La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Ambato por Quito en la tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Ambato se cambiarn a Quito Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la poblacin Ambato en la tabla Poblaciones, automticamente todos los habitantes de Ambato se borrarn de la tabla de Habitantes. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.

TALLER 6: Ejercicio de Relaciones en BD: Concesionario

Aada a la tabla Coches vendidos un campo Codigo cliente de tipo Nmerico. Este campo nos dir qu cliente nos ha comprado el coche. Aada a la tabla Revisiones un campo Matricula de tipo Texto y Tamao 7 que nos indicar a qu coche (de los coches vendidos) corresponde a la revisin. Crear las relaciones correspondientes. Ingresar 5 registros lgicos de datos en cada tabla.

LAS CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. 33

Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que se puede ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si se hace clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente: Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

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La vista Diseo. Si se observa la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).

TALLER 7: Crear las consultas correspondientes en la BD: Concesionario Crear una consulta para visualizar nicamente los campos Matrcula, Marca y Modelo de los Coches vendidos, llmala Consulta coches vendidos. Modificar la consulta anterior para aadir el precio, y visualizar nicamente aquellos que sean Ford, guarda la consulta con el nombre Coches Ford. Modificar la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio superior a 16000, llmala Ford superiores. 35

Crear una consulta para ver los apellidos y poblacin de aquellos clientes que hayan comprado Ford o Mazda, los clientes debern aparecer por orden alfabtico dentro de cada poblacin. Llama a la consulta Clientes de Ford-Mazda.

LOS FORMULARIOS
Un formulario es un objeto diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Para crear un formulario, podemos acceder desde la pestaa Crear:

El Asistente para Formularios. Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que se puede ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se elije la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver ...

En esta ventana el asistente pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

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Editar datos de un formulario Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario. en el men contextual, o

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros es el aspecto de la pantalla. que ya conocemos, lo nico que cambia

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La vista diseo de formulario La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin Nos aparece la ventana Diseo de formulario: en el men contextual.

El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:

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Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior. La pestaa Vista Diseo de formulario En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra. Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.

En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Si quieres saber ms sobre las propiedades del formulario
TALLER 8:

Crear Formularios correspondientes en la BD: Concesionario

Crear un formulario para la edicin de registros de la tabla Clientes llamarlo Mantenimiento Clientes. Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Coches vendidos llamarlo Mantenimiento Coches vendidos. 40

Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Revisiones. Disearlo de tal forma que a la hora de introducir la matrcula el usuario pueda ver el nombre del cliente que tiene la matrcula, llamarlo Mantenimiento revisiones.

LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos. Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin. El asistente para informes. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. 41

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn . Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones de prioridad, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc. Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana.

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente. Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin. Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente pgina:

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En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe. La vista diseo de informe La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana diseo: 44 .

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaa Vista Diseo de informe Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

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Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.

Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn . Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn

TALLER 9: Crear Informes en diferentes estilos correspondientes en la BD: Concesionario

Crear un informe para obtener una lista de los Clientes ordenados por Apellidos de tal forma que se pueda archivar los clientes de cada poblacin en un archivador distinto. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos agrupados por Marca y ordenados por Modelo sacando de cada marca la cantidad de coches vendidos, e imprimirlo. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Revisiones, e imprimirlo.

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EL PANEL DE CONTROL
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la forma en la que el usuario interactuar con la base de datos es el Panel de Control. Crear un Panel de Control nos ayudar a crear acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos. En esta imagen podemos ver una pgina del Panel de control justo despus de haberlo creado con el Administrador:

Pero veamos cmo podemos crearlo. Haz clic la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic sobre el botn Administrador del panel de control.

Si an no creaste un Panel de Control, Access te preguntar si quieres crear uno. Pulsa S para continuar. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control.

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Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias pginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas mejorar el manejo del mismo, estaremos creando mens con submens. Para crear nuevas pginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a la nueva pgina. La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra pgina creada por t sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) seleccinala en el listado y pulsa el botn Predeterminado. Puedes eliminar pginas que no estn definidas como Predeterminado seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar. Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos. Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar y pulsar el botn Modificar.... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante recomendado pues es el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una pgina que ser un submen. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra para que no se sienta desorientado. Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo. Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vaco. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utilizando el botn Nueva.... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

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Rellenar los datos para la creacin de un elemento es bastante sencillo. Deberemos darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qu accin ejecuta el elemento. Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento que aparecer en el Panel de Control. Las opciones son muy sencillas: Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de Control para que cuando se pulse el botn de este elemento se muestre dicha pgina. Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos del Panel de Control. Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un formulario en el desplegable que se mostrar ms abajo. Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se vern los registros existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar nuevos registros. Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario que escojas de forma que se muestren todos los registros existentes y as poder modificarlos. Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros. La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar. Combina esta accin aadindole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda imprimirlo. Te ser muy til. Seleccionando Disear aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de dilogo de Administrador de Panel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos). Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el Panel de Control libremente. La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control. Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control. 49

Una vez hayas acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control cierra el cuadro de dilogo. Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de Control. No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de nuevo al Administrador del Panel de Control en el men Herramientas. En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado. Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el formulario y haciendo clic en el botn Diseo .

Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicacin seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario/pgina del cuadro de dilogo Inicio (Herramientas Inicio).

TALLER 10: Crear El Panel de Control correspondientes en la BD: Concesionario

Crea un Panel de Control desde donde puedas acceder a todos los formularios e informes de la base de datos. Haz que se abra al principio y desactiva el resto de barras de herramientas y opciones de administracin.

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