Tips para realizacin de presentaciones electrnicas power point

En la gran mayora de instituciones y empresas en los que se necesite exponer un producto o servicio, para capacitar personal, necesitamos elaborar una presentacin sobre el tema a tratar, recurriendo as a las herramientas electrnicas como lo es la computadora. Desafortunada mente, existe una serie de errores que con frecuencia se comenten cuando se utiliza esta herramienta de computo por ejemplo: *Olvidar que las diapositivas de Powert Point son slo un soporte para presentaciones orales. *Utilizar una plantilla de Powert Point es incorrecto pues son muy utilizadas y caen en lo comn. *Incluir demasiada informacin en las diapositivas, de forma que los asistentes acaban leyendo el texto en lugar de escuchar. Existen diversos consejos y trucos tiles que resultara interesante conocer. Por ejemplo, Saba que la presentacin mas impactante es la que comienza sin apoyo de una diapositiva de Powert Point? A continuacin encontrara una serie de pasos prcticos que permiten maximizar la eficiencia de esta herramienta.

Preparacin- Primeros pasos Regla #1- Conozca al pblico al que se dirige:

*Cuanto mejor conozca a los asistentes, mejor podr adecuar su presentacin a sus expectativas. *Al inicio de crear las diapositivas, resuma sus mensaje clave y objetivos en 2 3 prrafos. Esto le ayudar a estructurar sus presentacin. *Al inicio de la presentacin, puede formular una serie de preguntas para evaluar el grado de conocimiento de las asistentes y su inters con respecto al tema tratado. Por ejemplo, puede incluir 1 o 2 diapositivas con preguntas y mltiples respuestas posibles, y llevar a cabo una votacin a mano alzada entre los asistentes.

Regla #2- Utilice la plantilla correcta:

*No utilice colores distintos de los incluidos en la paleta de colores *Los colores de fondo debe tener un contraste correcto pues en ocasiones el espectador tiene dificultades para leerlo y es cansado despus de un tiempo.

Regla #3- Tenga en cuenta el tamao de sus presentacin y la forma de distribuirla:

*Considere posibles alternativas para reducir el tamao del archivo de la presentacin. *Evite enviar por correo electrnico, hasta el final de la presentacin.

Felipe de Jess Cuevas Castillo

cuevas_castillo@hotmail.com

Regla #4- Una imagen vale ms que mil palabras

*Teniendo en cuenta la regla anterior, incluya en su presentacin alguna imagen, dibujo o grfico que resulte pertinente para ilustrar sus mensaje. *Evite utilizar las imgenes de la galera de clip-art que incluye el programa de Powert Point *Cuando utilice grfico, muestre explcitamente los que desea resaltar. -S presenta un grficos del cual se puedan extraer diversas conclusiones, asegrese de que usted desea que recuerden . *No olvide indicar la fuente de cada grfico o dibujo incluso si es usted el autor del mismo *Considere la posibilidad de utilizar un breve video que resulte pertinente para reforzar su menaje.

Regla #5 -Disee una presentacin con mensajes concretos

*Inicie la presentacin con una diapositiva que contenga un ttulo claro y su nombre -Asegrese de que el ttulo refleje el objetivo de su presentacin *Utilice palabras o expresiones de enlace para pasar de un mensaje a otro. *Incluya un indice al comienzo de la presentacin y un resumen al final de la misma. *Adapte su vocabulario en funcin del pblico asistente. Evite el uso (o usos abusivo) de abreviaturas y terminologa interna o con muchos tecnicismos *Finalice la presentacin con una diapositiva que contenga sus datos personales y un simple Gracias.

Regla #6 -Menos es ms
*Una diapositiva equivale a dos o tres minutos de presentacin. Si dispones de nicamente 15 minutos, incluyendo un turno de preguntas y respuestas, limite su presentacin aun mximo de de 5 6 diapositivas. *No escriba textos largos -Un tema = 1 diapositiva -No escriba oraciones completas, utilice nicamente palabras claves -Utilice vietas de formato -Una diapositiva debe tener al rededor de seis vietas -Una vieta es igual a un mensaje -Un mensaje es aproximadamente a seis palabras -Tamao mnimo de fuente 18 (16 para las notas de pie de pagina). *Si desea que los asistentes recuerden los detalles de su presentacin, distribuya una copia impresa con la versin ntegra de sus diapositivas.

Presentacin -Accin! Regla #7 -Capte la atencin de los asistentes

*No inicie la presentacin con el apoyo de una diapositiva . Por el contrario: -Utilice ancdotas Felipe de Jess Cuevas Castillo cuevas_castillo@hotmail.com

-Presente ejemplos -Comience con una breve explicacin, indicando el motivo de su presentacin, lo que usted pretende lograr y por que lo considera interesante para los asistentes. *No hable demasiado rpido *No levante la voz *Intente controlar cualquier tic nervioso que pueda tener *Asegrese de transmitir adecuadamente sus mensajes clave. Para ello: -Resalte ciertas palabras -Repita los mensajes clave varias veces durante la ponencia -Utilice diferentes tonos de voz para atraer la atencin (es un recurso muy til) *Asegrese de que los asistentes no se limiten a leer sus diapositivas. Recuerde que las diapositivas son solo un soporte para su presentacin oral. -Informe a los asistentes de que las diapositivas estarn a su disposicin al termino de la reunin. *Elija cuidadosamente el momento para sus comentarios. Nunca permita que sus comentarios interfieran con sus diapositivas: sus comentarios no deberan coincidir con la aparicin de un nuevo mensaje o una nueva diapositiva *Cuide la correccin ortogrfica -Utilice el corrector ortogrfico -Revise sus diapositivas o pdale a un compaero que las revise *Sea compresivo cuando exponga una presentacin ante un publico internacional -Utilice un lenguaje sencillo (eleccin de vocabulario velocidad, uso de palabras de enlace) -Evite el uso de referencias culturales susceptibles de no ser compartidas y/o entendidas. >Preguntas y comentarios de los asistentes

Regla #9 -Prevea un turno de preguntas

*Informe a los asistentes sobre cuando puede realizar preguntas: al comienzo, durante o al final de la presentacin *Aproveche este momento para confirmar que sus mensajes hayan sido comprendidos *Sea amable cuando responda a las preguntas -Nunca insine que las pregunta es, en realidad, una pregunta tonta -En caso de preguntas de asesoramiento personal, sugiera que tratara el tema en mas detalle durante la pausa para tomar caf

Regla #10 -Comentarios de los asistentes

*Recabe la opinin de algn miembro del pblico sobre la presentacin. Esto le permitira identificar sus errores y mejoras sus presentaciones *Si su ponencia ha sido filmada, solicite una copia para visualizarla posteriormente, tomando notas segn resulte oportuno. Intente identificar sus puntos fuentes y puntos dbiles

Por ultimo, pero menos importante Controle sus nervios

*Miedo escnico? A continuacin encontrara algunos consejos: -Prepare adecuadamente su ponencia. La mejor manera de evitar los nervios es tener Felipe de Jess Cuevas Castillo cuevas_castillo@hotmail.com

confianza en s mismo y dominar el tema a desarrollar -Intente dormir bien y lo suficiente la noche anterior a su intervencin -Asegrese de disponer de una copia de sus diapositivas en un dispositivo USB -Lleve consigo unas notas con palabras clave subrayadas que pueda consultar rpidamente en caso de quedarse en blanco -Acuda al lugar de la presentacin con anticipacin -Compruebe si conoce a algn miembro del publico. Esto puede ayudarle, en especial al principio -Respire hondo antes de iniciar su presentacin -Rer o bostezar tambin puede ayudarle a relajarse... Pero no lo haga frente al pblico! -Beba agua durante la presentacin

Felipe de Jess Cuevas Castillo

cuevas_castillo@hotmail.com