2012

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL CONTRERAS PEREZ CONSTANCIO IGNACIO

SECCUENCIA:2AM44

[METODOLOGIA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA]

En el siguiente documento se expondr la metodologa para realizar una auditoria administrativa por William P. Leonard, investigado en libro de la auditoria administrativa por Jos Antonio Fernndez

Auditoria administrativa La auditora administrativa puede definirse como el examen compresivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin, una seccin del gobierno o cualquier parte de un organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas. WILLIAN P. LEONARD METODO DE WILLIAM P. LEONARD ESQUEMA GENERAL.

EXAMEN. reas de estudio Funciones especificas Departamentos Divisiones La empresa

Evaluacin Proceso influencia econmica estructura adecuada adecuacin de los controles mtodos de proteccin causas de variacin utilizacin de los recursos mtodos para trabajar

Detalles a estudiar
Planes y objetivos La estructura de la empresa Polticas y sistemas Mtodos de control Recursos humanos y fsicos Estndares Medicin de resultados

anlisis e interpretacin estudios de los elementos diagnosis detallada determinar propsitos deficiencias balance analtico prueba de eficiencia bsqueda de problemas soluciones alternativas mtodos simplificados

Presentacin Fijacin de temas finales para trazar un boceto del informe Informe preliminar para la administracin de la empresa Informe final con recomendaciones y conclusiones Persecucin - Revisin de instalacin - Ayuda en establecimiento de formas y procedimientos - Tratamiento de los detalles no terminados - Revisin de informe con la administracin Programa de la auditoria Deben analizarse aspectos especiales de cada rea del estudio: Planes y objetivos garantizan los objetivos, la sobrevivencia, el crecimiento, la contribucin econmica y las utilidades de la empresa, asi como el cumplimiento de obligaciones sociales. son suficientemente claros y reales? Pueden alcanzarse contribuyen a lograr mejor gua y direccin de la empresa? son razonables y lgicos? Especifican que se espera de los subordinados? ayudan a motivar el personal? se interrelacionan congruentemente en cuanto su alcance y tiempo? dan mtodos razonables para controlar al esfuerzo humano? se han establecido nuevas metas a partir de las relacionadas logradas?

En cuanto la estructura pueden observarse los siguientes problemas: - La estructura no est de acuerdo con las necesidades de la empresa - Las funciones no estn coordinadas, equilibradas y controladas. - No hay delegacin de autoridad - Personal no calificado ocupa puestos claves - Faltan direccin y guas a los subordinados - Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armona y espritu de grupo. - No hay responsabilidad por las realizaciones - Falta flexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo - Organizacin equivocada: exageracin de produccin y descuido en comercializacin - Los ejecutivos estn sobrecargados de trabajo: demasiadas personas les rigen informes

En relacin con polticas, sistemas y procedimientos de la empresa: - persigue el sistema la promocin y satisfaccin de los objetivos?lo consigue? - opera dentro del marco de la organizacin? - provee mtodos de control que permitan buenos resultados con el mnimo de inversin en tiempo y esfuerzo? - Indica la rutina realizaciones en una secuencia lgica? - permiten los sistemas y procedimientos coordinacin efectiva interdepartamental? - se han establecido todas las funciones necesarias? - hay suficiente autoridad en cuanto a la responsabilidad? - es posible realizar cambios que mejoren la efectividad? - se ha colocado bien la funcin de la estructura? - existe un programa integral de metas a lograr? - hay productividad suficiente? En relacin a los mtodos de control: - Existe un propsito de control adecuado y de prctica realizacin - indica el mtodo de control y objetivo que persigue? - Se especifica como, cuando y quien ejecutar los planes. Recursos humanos y fsicos en lo relativo a:

Horario de trabajo
Retrasos Faltas Vacaciones Sueldos y salarios Tiempo extra Vacaciones pagadas Seguro de grupo Deducciones tributarias Deducciones por ahorro Calificacin de mritos Promociones y reclasificaciones

Servicio medico
Plan de retiro Cafetera Recreaciones Reglas de seguridad Premios Publicaciones de la empresa Boletines Oportunidad para dar sugerencias Espacio para autos Consejos al personal

RECOLLECION DE DATOS Como ya se indic, la obtencin de la informacin se refiere a la realizacin de entrevistas. Significa juntar varios tipos de formas, documentos y procedimientos, cartas expedientes, diagramas, cdigos y secuelas relacionados con el sujeto investigado. La recoleccin de datos en la auditoria administrativa demanda el uso de tcnicas que permitan una revisin adecuada. Entre otras tcnicas se enlistan las siguientes: Organigramas - De tipo estructural - Funcional - Departamental - Lineal y de posiciones con detalle de actividades Diagramas de procesos sobre: - Productos - Hombres - Flujos - Operaciones - Formas - Procedimientos Diagrama de tiempos, hombres y maquinarias Diagrama de disposicin de: - Maquinas - Equipos - Edificio - Piso - Lugar de trabajo - Facilidades adicionales Diagramas comparativos, utilizando: - Graficas de Gantt - Interrelaciones - Lnea y asesoramiento Diagramas de combinacin Descripcin de actividades y formas utilizadas Diagramas grficos de: - Programa de trabajo - Lineales - Barras - Mapas - Especiales

Diagramas de manejo de formas Diagramas extra - Carga de maquinas - Precios o cuotas - Utilidades - Punto de equilibrio - Tendencias Estudios de tiempos - Trabajadores - Productos - Equipo Pelculas de movimiento en el trabajo Hojas - Entrevistas - Observaciones - Estadsticas Hojas de instrucciones , operaciones y rutas Lista de verificacin y realizacin de trabajo Muestreo y medicin de trabajo Simplificacin del trabajo Investigacin de operaciones Cuestionarios Informes, anexos y presentaciones similares

Anlisis, interpretacin y sntesis De acuerdo con el esquema general, los pasos a realizar son: Estudiar los elementos y obtener la historia de la vida del paciente y su medio ambiente. Diagnosticar detalladamente la enfermedad Determinar propsitos e interdependencias, explicando casualidad y sus consecuencias. Encontrar definiciones actuales y potenciales Realizar un balance analtico de la importancia y valor de cada elemento y unidad considerados en relacin al todo. Llevar a cabo una prueba de eficiencia en cada uno de los factores considerando su importancia. Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y deficiencias Encontrar solucin a los problemas definidos Comparar las alternativas que se ofrecen a la solucin del problema Simplificar mtodos mediante los siguientes pasos: Eliminar trabajo innecesario Mejorar sistemas Reducir gastos Determinar decisiones apropiadas Seleccionar los mejores mtodos para un trabajo adecuado. PRESENTACION DEL INFORME Y SUJ DISCUSIN El informe puede seguir el siguiente formato. 1. Propsito y alcance 2. Aspectos fundamentales 3. Problemas discutidos con la supervisin 4. Prcticas comunes 5. Discusin o comentarios 6. Recomendaciones 7. Anexos

Para determinar la confiabilidad del boceto de informe habr que contestar el siguiente cuestionario. Se han considerado en el los puntos importantes? Se han incluido los datos importantes en el captulo de aspectos fundamentales? Tiene brevedad y originalidad? Se detallan en los anexos los datos sintticos? Es claro y no se presenta a malos entendidos? Incluye problemas suficientemente discutidos con la supervisin? Se detallan las practicas actuales en forma correcta, cortes y adecuada? Se incluye toda la informacin que el lector debe conocer? Son practicables las recomendaciones y se encaminan al xito de la empresa? Es interesante, til y adecuado el material? La presentacin y discusin de los resultados encontrados por el auditor son parte importante del servicio de la auditoria. El auditor acta en beneficio de la administracin y busca aceptacin a sus recomendaciones, generando mejoras y acciones correctivas. Por lo tanto, debe limitar su presentacin del informe final, el cual pide: <<accin inmediata para eliminar irregularidades y situaciones inadecuadas>>. La idea principal de la persecucin es complementar cualquier asunto planteado en las recomendaciones que todava no ha sido acatado, por lo cual las revisiones peridicas son una forma de evaluar los resultados.

Bibliografa:
La auditora administrativa. Autor: Jos Antonio Fernndez Arena. Ed. Diana Mxico. Segunda edicin . Paginas consultadas: pagina numero 15 (auditoria administrativa), y de la pgina 31-36 metodologa