PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LA PAPELERA OPERATIVA

1. OBJETIVO Establecer la metodologa para la compra, utilizacin de papelera, pagos de formularios va Internet (VUCE), en la papelera operativa. 2. ALCANCE / POLTICAS Este procedimiento se aplica a todos los departamentos de la compaa. Ser responsabilidad directa del Gerente de Sucursal, el pedido, la compra, utilizacin e inventario necesario de la papelera operativa para cumplir con las operaciones. En caso de presentarse un faltante en la papelera operativa, este ser cobrado en su totalidad (100%) al Gerente de la Sucursal.

 En caso de ser la causa del dao imputable al trabajador se le descontar el 70% del costo de los formularios daados (Electrnicos y Fsicos). La empresa asume el 30% restante. Debe existir evidencia escrita de las solicitudes de arreglo de Infraestructura que se le realicen al proceso de Sistemas y que sean prueba para soportar los daos de formularios generados; ya que si no existe respuesta oportuna de este proceso, el formulario daado ser cobrado al Jefe de Sistemas de acuerdo a la poltica anterior. Si existe reporte de solicitud de arreglo de la infraestructura para sustentar el dao de formularios por causa del empleado, y respuesta del proceso de sistemas para tratar la queja interna, pero sin respuesta de la organizacin en la no asignacin de los recursos oportunamente para la solucin (en caso de necesitarse); los costos de los daos de los formularios sern asumidos en el 100% por la empresa, siempre y cuando exista evidencia de esto. Mensualmente el Auditor Interno con base al anlisis mensual de los reportes de papelera daada, solicitar a la gerencia general la autorizacin del descuento por nmina del costo de las formas a quien corresponda. Est prohibido la entrega de papeleria operativa a personas ajenas a nuestra organizacin. Para tal efecto o en caso de efectuarse alguna operacin que requiera de este manejo debe tener la autorizacin escrita de la GERENCIA GENERAL. El Gerente de Sucursal debe realizar el LTIMO da de cada mes el inventario fsico de formularios no utilizados (formato Inventario de Papelera Operativa) y daados (formato Relacin de papelera daada u obsoleta), indicando el saldo del mes anterior. Este reporte debe ser enviado al Auditor Interno el primer da hbil de cada mes. El reporte enviado debe tener anexo la nota contable de castigo de formas valoradas daadas y las respectivas formas fsicas que lo soportan cuando aplique. El control y uso de los sellos se realizar segn lo indicado en el PROCEDIMIENTO USO DE SELLOS DE SEGURIDAD. Debe mantenerse un stock de seguridad del 20% de papeleria operativa (promedio de gasto mensual). Las compras de papelera operativa se realizan siguiendo lo establecido en el proceso de compras. Se dejar evidencia de las compras realizadas en el formato de orden de compra/servicios o en el formato que arroja Ctanet. El Gerente de la Sucursal debe reportar al Auditor Interno en el formato de Relacin de Papelera Operativa Daada u Obsoleta la papelera operativa obsoleta; una vez sea actualizada por los entes reguladores de Comercio Exterior.

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DEFINICIONES PAPELERIA OPERATIVA: Est conformada por los siguientes artculos: Formularios, Sellos de Seguridad o Precintos y estampillas. FORMULARIOS: Registro o Licencia de Importacin, hoja principal adicional, hoja descriptiva, modificacin al registro, certificados de origen, Importacin, valor, declaracin de trnsito aduanero, salida a zona franca, entrada a zona franca y Anexo zona franca, declaracin de exportacin, hoja anexa a la exportacin, finalizacin de rgimen Plan Vallejo. SERIAL: Nmero nico que identifica a cada uno de los elementos definidos como papelera operativa y de igual manera son ingresados al sistema.

4.

PROCEDIMIENTO
ETAPA 1 Pedido de Papelera Operativa Recibo de Papelera Operativa DESCRIPCIN El Gerente de Sucursal, verifica el presupuesto de operaciones y las existencias para determinar la cantidad a solicitar Se comparan las cantidades recibidas contra lo solicitado y se verifica que los seriales estn discriminados en la remisin. Ingresar el pedido de la papelera operativa en el sistema de informacin, segn el Instructivo de Administracin y Control de Papelera Operativa. Se imprime el comprobante de entrada y se firma, luego se procede a archivar dicho comprobante en orden numrico en la carpeta de entrada de formularios. RESPONSABLE Gerente de Sucursal Auxiliar Administrativa / REGISTRO Pedido de Papelera Operativa Remisin de los artculos

4.1 COMPRA Y UTILIZACION DE PAPELERIA OPERATIVA

Entrada de Papelera Operativa

Auxiliar Administrativa /

Comprobante de Entrada (Ctanet)

DESCRIPCIN RESPONSABLE De acuerdo a la cantidad solicitada por el Ejecutivo de Cuenta, la Auxiliar Administrativa debe verificar en el inventario que el Ejecutivo de Cuenta tenga el saldo de formularios en CERO Asignacin (Tener en cuenta formularios utilizados Auxiliar de Papelera y daados) antes de realizar la Administrativa / Operativa asignacin de formularios nuevos. Se imprime la relacin que genera el sistema al momento de la asignacin, la cual debe ser firmada por el Ejecutivo de Cuenta para luego ser archivada. AUTOMATICA: Se descarga de inventario los artculos por nmero de serie, para lo cual se debe imprimir en ORIGINAL los respectivos formularios en los mdulos operativos del sistema, Salida de Ejecutivo de Cuenta de manera que se cargue Papelera / automticamente al DO. Operativa / Auxiliar MANUAL: Se realiza el descargue de Administrativa inventario de manera manual segn la solicitud del usuario a travs del diligenciamiento del formato de Solicitud de Descargue Manual.

ETAPA

REGISTRO

Relacin de Asignacin de Seriales

Formulario en Original Solicitud de Descargue Manual

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DOCUMENTOS ASOCIADOS

Pedido de Papelera Operativa Instructivo de Administracin y Control de Papelera Operativa Solicitud de Descargue Manual Relacin de Papelera Operativa Daada u Obsoleta Orden de Compra - Ctanet Comprobante de Entrada - Ctanet Comprobante de Salida - Ctanet Entrega de papelera operativo por Usuario - Ctanet Seriales entregados pendientes de Uso. - Ctanet Seriales pendientes de entregar - Ctanet