INTRODUCCIN

La naturaleza ha dotado al ser humano de diversas habilidades entre las que merecen destacarse la capacidad de abstraccin y la posibilidad de realizar clculos matemticos complejos. Estas no habran progresado, si el hombre se hubiese visto obligado a realizar todos esos laboriosos clculos mentalmente o con la nica ayuda de sus diez dedos.

Cuando en 1981 IBM presenta la primera computadora personal (PC), la palabra personal era un adjetivo adecuado. Estaba dirigido a las personas que deseaban disponer de su propia computadora, sobre la que ejecutaban sus propias aplicaciones, y sobre la que administran sus propios archivos personales en lugar de utilizar las minicomputadoras y grandes sistemas que estaban bajo el estricto control de los departamentos de informtica. Los usuarios de las computadoras personales comenzaron pronto a conectar sus sistemas formando redes, de una forma que lograrn compartir los recursos.

Las aplicaciones de sistemas de informacin tienen su origen en casi todas las reas de una organizacin y estn relacionadas con los problemas que en dicha organizacin se presentan para llevar a cabo las tareas del da a da.

Como Instituto de Educacin Superior, la Universidad Simn Bolvar ha estado orientada a desarrollar estudios e investigaciones de carcter cientfico, tecnolgico y humanstico para contribuir a la formacin de los profesionales y tcnicos que requieren del progreso del pas, as como ejecutar estudios y proyectos dirigidos a aportar soluciones a los problemas que presenta el desarrollo del pas y a

contribuir a la creacin de nuevos conocimientos a travs de la investigacin cientfica y tecnolgica.

La fundacin de Investigacin y Desarrollo (FUNINDES) se crea en 1986, su misin es promover la vinculacin de las capacidades cientficas y tecnolgicas del mundo industrial y de servicio, generando al mismo tiempo los recursos para su autofinanciamiento y aportando niveles apreciables de ingresos propios para la Universidad Simn Bolvar. Los Fondos propios son ingresos provenientes de la realizacin de proyectos a travs de este convenio.

El presente trabajo tiene como objetivo desarrollar un sistema de informacin automatizado, con el fin de integrar y agilizar los procesos administrativos que involucran la gestin de los Fondos Propios de los Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar.

Este proyecto se encuentra dividido en captulos, los cuales presentan lo siguiente:

CAPITULO I: Este indica el problema y las causas que presenta el manejo de la informacin involucrada en la gestin de los fondos propios, beneficios que aportara la implantacin de un sistema automatizado y con que fin. Asimismo se mencionan las limitaciones y la factibilidad de la investigacin.

CAPITULO II: Aqu se muestra informacin acerca de los antecedentes de la investigacin, resea histrica, ubicacin geogrfica, fines y objetivos, visin y estructura organizativa de la institucin. sistemas. Bases legales. Fundamentos tericos en el rea de

CAPITULO III: Este presenta el marco metodolgico donde se indica el tipo, nivel, diseo de la investigacin, y las tcnicas e instrumentos utilizadas en la recoleccin de datos para su anlisis.

CAPITULO IV: Aqu se presenta la forma en que son llevados los procesos a travs de descripciones especificas y diagramas detallados mostrando en ambos cada una de las actividades que son realizadas para llevar a cabo cada uno de los procesos.

CAPITULO V: En esta seccin se muestra la forma en que seran realizados los procesos una vez implantado el Sistema Propuesto. As como tambin son presentadas descripciones especificas y diagramas detallados donde se puede observar como y en que orden deben ser realizadas cada una de las actividades que se encuentran involucradas en los procesos inherentes al control administrativo de los Fondos Propios.

CAPITULO I

EL PROBLEMA
Planteamiento del problema

La Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas es una unidad acadmico administrativa, de la Universidad Simn Bolvar, la cual rinde cuenta al Vice-Rectorado Acadmico en forma directa. Para el logro de sus objetivos cuenta con doce Departamentos adscritos: Matemticas Puras y Aplicadas, Qumica, Computacin y Tecnologa de la Informacin, Ciencias de la Tierra, Conversin y Transporte de Energa, Electrnica y Circuitos, Fsica, Procesos y Sistemas,

Cmputo Cientfico y Estadstico, Ciencia de los Materiales, Termodinmica y Fenmenos de Transporte, Mecnica.

Qu son Fondos Propios?

Segn Vincenzo Libretti autor del libro Un Modelo de Unidad de Vinculacin Universidad-Empresa FUNINDES-USB los Fondos Propios son ingresos provenientes de la realizacin de proyectos a travs del convenio FUNINDES USB. Un porcentaje de estos ingresos es asignado a las Divisiones, las cuales actan como ente centralizador y administrador de los mismos, este porcentaje de ingresos depende del personal que ejecute el proyecto y su relacin entre el Departamento y la Divisin.

Por otra parte, en la gestin de los fondos propios tambin se debe cumplir con las bases legales que en este caso son las Normas para el Manejo de Cuenta

Corriente de la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar que exigen rigidez, honestidad y exactitud en todas las actividades y transacciones realizadas por la Divisin.

El manejo de estos Fondos traen consigo la generacin de grandes cantidades de papel, redundancia de datos, as como inversin de tiempo a la hora de recuperar informacin para combinarla y generar informes o consultar alguna transaccin anteriormente realizada.

La Divisin en la actualidad realiza, dentro de sus procesos administrativos, el manejo de los Fondos Propios de los Departamentos adscritos a ella en forma manual. Por lo que el llevar controles y generar informes resulta un proceso lento y engorroso que genera excesivo trabajo manual y retrasos al momento de:

1. Brindar informacin de los saldos de las cuentas de los Departamentos. 2. Llevar estados de cuentas. 3. Preparar informes.

Estas son el producto de ciertas causas que van a determinar el problema en s, la identificacin precisa de las mismas nos permitir hallar una solucin favorable para el sistema.

Tales causas son detalladas a continuacin:

Es la forma de registrar o transportar los datos entre los distintos documentos involucrados en la gestin de los Fondos Propios: Cheques, Comprobantes de Desembolso, Solicitud de Emisin de Cheques, etc.

Redundancia de datos que puede ocasionar saturacin de informacin, disminuyendo as la celeridad en la realizacin de los procesos involucrados en este.

La demora de estos procesos ocasiona contratiempos y molestias a los Departamentos involucrados. De seguir as, ser imposible llevar los registros a tiempo y se incrementar el nmero de solicitudes.

Es a partir de esta preocupacin en general y de acuerdo a lo anteriormente expuesto que se propone un sistema de informacin automatizado para el control de los procesos administrativos (solicitud de emisin de cheques, ingresos, egresos, estados de cuenta, entre otros) que se realizan en la gestin de los fondos propios con el propsito de mejorar el registro y la recuperacin de la informacin, combinndola de manera que pueda ayudar a aumentar la eficiencia general de los procesos que se llevan a cabo en la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar.

Justificacin de la investigacin

A los sistemas administrativos en las actuales circunstancias que vivimos, se les exige ser dinmicos y adaptables a cualquier contingencia que se pueda presentar. Aquellos sistemas de informacin que han permanecido estticos se han hecho obsoletos con el correr del tiempo.

Por qu y para qu desarrollar un sistema automatizado de informacin?

La automatizacin en s implica el hecho de llevar los procesos manuales que involucren la gestin de los Fondos Propios de los Departamentos, a un microprocesador, con el fin de integrarlos y de esta forma agilizar el tratamiento de los datos disminuyendo al mnimo la redundancia de los mismos.

Con la implantacin de un sistema automatizado de informacin se propone lograr que la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas obtenga beneficios

sustancialmente en cuanto a ahorro de papelera, calidad de servicio y rapidez del proceso, ofreciendo as a los Departamentos involucrados informacin oportuna y confiable.

Con estos argumentos se puede justificar el desarrollo de un sistema automatizado de informacin con metodologa orientada a objetos, flexible a los cambios, y que le permita a cualquier tcnico crear nuevas aplicaciones de acuerdo a los requerimientos que las actividades le exijan.

Por otra parte el diseo revisa y se convalida con los estatutos internos y normas generales que rigen la gestin de los fondos propios de la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar.

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General:

Desarrollar e Implantar un sistema de informacin automatizado para el control de la gestin administrativa de los Fondos Propios de los Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar, con el fin de agilizar los procesos.

Objetivos Especficos:

Conocer y Describir cada uno de los procesos administrativos que se realizan en el manejo de los Fondos Propios de los Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas.

Analizar y Determinar las actividades ms dbiles que se realizan en cada proceso del control de los Fondos Propios.

Establecer los requerimientos de entrada y salida del sistema actual para adaptarla a uno propuesto que satisfaga las necesidades de los usuarios.

Disear programas y base de datos que sustenten los procesos propuestos y permita almacenar la informacin de consistente y con un mnimo de redundancia. forma segura,

 Implantar el sistema propuesto mediante un plan de pruebas que permita realizar los ajustes requeridos. Elaborar un manual de usuario, con el fin de garantizar la ejecucin correcta del mismo.

Alcance de la Investigacin

El sistema a desarrollar ofrece al usuario una herramienta prctica para el desenvolvimiento de la gestin de los Fondos Propios de la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar, eliminando el excesivo trabajo manual que se genera en cada proceso, as como, acceder a una informacin clara y precisa a la hora de entregar informes y estados de cuenta, reduciendo el tiempo y eliminando las molestias que se presentan al realizar estas tareas.

Adems, que registra y almacena la informacin de una forma ms rpida y eficiente. El sistema estar en la capacidad de hacer: 1. Registro de ingresos, beneficios netos obtenidos por los

Departamentos al cierre de un trimestre. Provenientes del convenio FUNINDES-USB. 2. Emisin de comprobantes de desembolso, donde se reflejan los requerimientos de los Departamentos. 3. Reportes generales o individuales sobre los estados de cuentas y saldos de las mismas de los Departamentos.

En virtud de esto, se establece una posible solucin a la problemtica que se presenta en la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas, donde el sistema automatizado propuesto contar con una Base de Datos que sea capaz de realizar un almacenamiento de la data en forma confiable. Con esto se pretende el

mejoramiento de las diversas actividades y procesos administrativos que involucran el manejo de los mismos.

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Limitaciones de la Investigacin

El sistema propuesto solo se aplicar a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas, no utilizar caractersticas de multimedia y ser monousuario.

Por lo dems no se prevn situaciones o contratiempos que pudieran denominarse limitaciones para la realizacin de esta investigacin.

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Factibilidad de la Investigacin

Factibilidad Tcnica:

La Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar cuenta con equipos que tienen capacidad tcnica para soportar todos los datos requeridos para la utilizacin del nuevo sistema.

El sistema propuesto est en capacidad de dar respuesta a las necesidades de los usuarios de forma confiable y exacta, ofrecer seguridad de los datos, y facilidad de acceso a la informacin.

Factibilidad Econmica:

La Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar puede solventar los gastos financieros que puede generar la realizacin del sistema.

La instalacin y utilizacin del sistema propuesto traer consigo una disminucin favorable en cuanto a gastos de papelera.

Factibilidad Operativa:

Desde el punto de vista operativo el proyecto se considera factible ya que La Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar existe una persona que puede mantener operativo el sistema despus de la implantacin encargndose de los respaldos y del mantenimiento.

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Factibilidad Psico-Social:

A travs del anlisis hecho anteriormente para determinar los diferentes aspectos del sistema y la mejora de los procesos, se pudo observar la receptividad de los usuarios ante la implantacin del mismo, mostrando inters ofreciendo ideas y opiniones para el diseo, dejando ver que despus de la implantacin se mantendr operativo.

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CAPITULO II

MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN BASADO EN WEB Y REALIZACIN DE PROTOTIPOS, PARA AUTOMATIZAR EL INVENTARIO DE LA EMPRESA PANAGROUP, Diaz I. , Enero 2000, Universidad Simn Bolvar, Trabajo Especial de Grado para optar al ttulo de Ingeniero de Computacin, Baruta.

El sistema de inventario desarrollado en esta pasanta contribuye, al ahorro de tiempo en la ejecucin de tareas diarias dentro de la empresa en forma sencilla y agradable. Tambin coopera al establecimiento de un mayor orden y seguridad en la forma en que se deben llevar a cabo los procesos.

Se toma como antecedente el Trabajo Especial de Grado antes mencionado porque el tema que fue desarrollado all est directamente relacionado con el fin de esta investigacin ya que va orientado al manejo de procesos administrativos con el fin de automatizarlos, mejorarlos, agilizarlos, ahorrar tiempo y reducir los gastos que estos ameritan para ser llevados a cabo, y de esta forma cumplir con los requisitos solicitados por la organizacin.

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IMPLANTACION DEL SISTEMA DE VENTAS PARA ORACLE DE VENEZUELA, Rosales K., Enero 1998, Universidad Simn Bolvar, Trabajo Especial de Grado para optar al titulo de Ingeniero de Computacin, Baruta.

La implantacin del Sistema de Ventas cumple con el objetivo general de la corporacin ORACLE, de garantizar el manejo consistente y estandarizado de la informacin relacionada con sus diferentes subsidiarias, en el rea de Ventas, Recursos Humanos, Finanzas, etc.

La relacin que guarda el Trabajo de Grado citado anteriormente con la presente investigacin es que va orientada al manejo de informacin relacionada con el rea de las Finanzas y sus procesos administrativos con el fin de automatizarlos, mejorarlos, agilizarlos, ahorrar tiempo al momento de realizar clculos y emitir estados financieros, y de esta forma cumplir con los requisitos solicitados por la organizacin.

IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ASISTENCIA LABORAL NOMINA OBRERA EN DOS LOCALIDADES DE CARGILL DE VENEZUELA, Cordero M., Junio 1999, Universidad Simn Bolvar, Trabajo Especial de Grado para optar al titulo de Ingeniero de Computacin, Baruta.

La implantacin del sistema se adapta a los requerimientos de la Empresa en el mbito tcnico. La importancia de este trabajo para CARGILL de Venezuela es la modernizacin del control de la asistencia laboral en las plantas integrndose las soluciones utilizando la infraestructura existente en los procesos automatizados en la nmina diaria. Los beneficios de la implantacin del sistema para los usuarios son la

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confiabilidad y disponibilidad de la informacin a todo nivel, mediante informes y consultas.

El trabajo de grado arriba mencionado se considera como antecedente para esta investigacin ya que contribuye porque poseen aspectos en comn que

complementan y enriquecen esta investigacin.

PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE DATOS PARA REALIZAR

PRESUPUESTOS PARA LA CONSTRUCTORA ALEYRON C.A., Rodrguez V. Rosa M., Marzo 2002, Instituto Universitario Experimental de Tecnologa La Victoria, Proyecto Especial, La Victoria.

La implantacin de un sistema se adapta a los requerimientos planteados por la Constructora ALEYRON C.A. en el mbito tcnico.

Los beneficios que aporta la implantacin del sistema para el usuario son que mejora la manera de registrar los datos para realizar los presupuestos, genera y recupera la informacin, posteriormente combinndola de manera til y eficiente para que pueda ayudar a aumentar la eficiencia general de los procesos que se llevan a cabo en la organizacin.

La relacin que guarda el proyecto especial citado anteriormente con la presente investigacin es que ambos son realizados con la Metodologa Orientada a Objetos, el software de programacin utilizado es Visual FoxPro 6.0 y el campo de investigaciones sobre el manejo de informacin contable.

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SISTEMA

DE

INFORMACIN

AUTOMATIZADO

PARA

EL

CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DEL EMPLEADO DE LA EMPRESA PERSONAL GRABADOS OBRERO Y NACIONALES,

Betancourt, Pablo J., Licon Jos Pascual, Noviembre 2002, Instituto Universitario Experimental de Tecnologa La Victoria, Proyecto Especial de Grado para optar al ttulo de TSU en Informtica, La Victoria.

La implantacin de un sistema de informacin automatizado para la caja de ahorro y prstamo; permitir disminuir el retardo que se presenta a la hora de acceder a la informacin que se generan de los procesos. Tambin reducir los tramites que se generan a la hora de cualquier actividad de caja as como mejorar la eficiencia de los procesos de la caja (inscripcin de nuevos socios, solicitud de prstamos, control de ingresos y egresos, aportes a los prestamos efectuados, retiros a cuentas de ahorro o aportes, retiros parciales, transacciones bancarias) ofreciendo as respuestas oportunas y precisas en tiempo real.

Se toma esta investigacin como antecedente porque tiene relacin directa con el proyecto, utilizando la misma Metodologa Orientada a Objetos, el Software de programacin utilizado es Visual FoxPro 5.0 y el campo de investigaciones es sobre el manejo de informacin contable.

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SISTEMA

DE

INFORMACIN

CONTABLE

ORIENTADO

OBJETOS PARA LA CAJA DE AHORRO Y PRETAMO DEL PERSONAL DOCENTE DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO

EXPERIMENTAL DE TECNOLOGA LA VICTORIA, Garrido C. Erika M., 1999, Instituto Universitario Experimental de Tecnologa La Victoria, Proyecto Especial de Grado para optar al ttulo de TSU en Informtica, La Victoria.

La implantacin de un sistema de informacin automatizado para la caja de ahorro y prstamo del personal docente del Instituto Universitario Experimental de Tecnologa La Victoria; permitir disminuir el retardo que se presenta a la hora de acceder a la informacin que se generan de los procesos. Adems, el sistema estar en capacidad de permitir: el registro, actualizacin, consulta, procesamiento, almacenamiento y emisin de los registros y estados de cuenta de los socios de la caja de ahorro ofreciendo una informacin precisa a la gerencia, asociados, superintendencia y a los auditores contables; as como muchas otras funciones que son inherentes a la caja de ahorro.

Presentando una forma eficiente de llevar los registros, cumpliendo con todos los aspectos legales y prcticos de la Superintendencia Nacional de la Caja de Ahorro y Prstamo, del Ministerio de Hacienda y todos los beneficios que ofrece dicha caja de ahorro.

Se toma esta investigacin como antecedente porque tiene directa relacin con el proyecto, ya que se requiere de control y supervisin en cuanto se refiere a los

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montos relativos a: ingresos, egresos, estados de cuenta y otros,

as como la

posibilidad de obtener la informacin de manera rpida y precisa de cada una de las diferentes cuentas.

DISEO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE INGRESOS Y EGRESOS DE EL

DEPARTAMENTO DE TESORERA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO MARIO BRICEO IRAGORRY, EL LIMN ESTADO ARAGUA, Arias Hermes, Redondo Francys, Marzo 2001, Instituto Universitario Experimental de Tecnologa La Victoria, Proyecto Especial de Grado para optar al ttulo de TSU en Informtica, La Victoria.

El departamento de tesorera tiene como objetivo custodiar y controlar los recursos financieros de la Alcalda del Municipio Mario Briceo Iragorry y para esto cumple con las siguientes funciones: Efectuar pagos de acuerdo a las obligaciones adquiridas. Realizar informes sobre la relacin de ingresos, egresos efectuados y saldos de cuentas bancarias. Llevar registros de control de los fondos de la Caja Chica del Municipio.

El sistema revisa y se convalida con los estatutos internos y normas generales que rigen a los registros de ingresos y egresos de los departamentos de tesorera, adems, de las leyes establecidas a escala nacional.

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Tomamos como referencia este Proyecto Especial de Grado porque se basa en una Metodologa Orientada a Objetos y no solo se lleva la gestin acadmica sino tambin la administrativa, donde se lleva el control de los ingresos, egresos y el balance presupuestario y la Metodologa utilizada fue la Metodologa Orientada a Objetos y el software de programacin utilizado fue Visual Basic.

DISEO E IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO PARA CONTROLAR LA GESTIN

ADMINISTRATIVA DE LA ASOCIACIN DE VECINOS DE LA URBANIZACIN LA MANTUANA ESTADO ARAGUA, Brazon R. Jeiz M., Padrn M. Elizul R., Febrero 2000, Instituto Universitario Experimental de Tecnologa La Victoria, Proyecto Especial de Grado para optar al titulo de TSU en Informtica, La Victoria.

El sistema de informacin automatizado permitir disminuir el retardo que se presenta a la hora de acceder a la informacin que se generan de los procesos, as como mejorar la eficiencia en el control de los procesos (ingresos, egresos, ordenes de compra, estados de cuenta, entre otros) que se realizan en la gestin administrativa de la Asociacin de Vecinos de la Urbanizacin La Mantuana.

El sistema revisa y se convalida con los estatutos internos y normas generales que rigen a los registros de ingresos y egresos de las asociaciones y cooperativas de vecinos, adems, de las leyes establecidas a escala nacional.

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Este Trabajo Especial de Grado constituye una referencia primordial para la elaboracin de este proyecto de grado por lo cual sera un antecedente ya que este se baso en una Metodologa Orientada a Objetos bajo la programacin de Visual FoxPro 5.0, para llevar un control de ingresos y egresos, realizar carnets, llevar la actualizacin de Bancos, entre otras cosas.

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA GESTIN ACADEMICA Y ADMINISTRATIVA DE LA UNIDAD EDUCATIVA ESTATAL RICARDO MONTILLA, Martinez G. Leriz M., Rengifo A. Nelia C., Febrero 2000, Instituto Universitario Experimental de Tecnologa

La Victoria, Proyecto Especial de Grado para optar al ttulo de TSU en Informtica, La Victoria.

El sistema de informacin automatizado para la gestin administrativa desarrollado en este proyecto especial de grado contribuye, al ahorro de tiempo en la ejecucin de tareas diarias dentro de la Unidad Educativa Estatal Ricardo Montilla en forma sencilla y agradable. Tambin coopera al establecimiento de un mayor orden y seguridad en la forma en que se deben llevar a cabo los procesos.

Se toma como antecedente el Trabajo Especial de Grado antes mencionado porque el tema que fue desarrollado all est directamente relacionado con el fin de esta investigacin ya que va orientado al manejo de procesos administrativos con el fin de automatizarlos, mejorarlos, agilizarlos, ahorrar tiempo y reducir los gastos que estos ameritan para ser llevados a cabo, y de esta forma cumplir con los requisitos solicitados por la Institucin.

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As como tambin porque se basa en una Metodologa Orientada a Objetos y no solo se lleva la gestin acadmica sino tambin la administrativa, donde se lleva el control de los ingresos, egresos y el balance presupuestario.

SISTEMA

DE

INFORMACIN

CONTABLE

PARA

EL

DEPARTAMENTO DE TESORERA DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO Octubre 2002, EZEQUIEL ZAMORA, Estrada Yohana, Prez Erika, Instituto Universitario Experimental de Tecnologa

La Victoria, Proyecto Especial de Grado para optar al titulo de TSU en Informtica, La Victoria.

Con la implantacin del sistema de informacin se ofrece dotar al departamento de tesorera de la Alcalda del Municipio Ezequiel Zamora, de una herramienta indispensable y de gran utilidad que lleve a cabo todas las actividades involucradas en la gestin de los recursos financieros del mencionado Municipio.

Ya que el departamento de tesorera tiene como objetivo custodiar y controlar los recursos financieros de la Alcalda del Municipio Ezequiel Zamora y para esto cumple con las siguientes funciones: Efectuar pagos de acuerdo a las obligaciones adquiridas. Realizar informes sobre la relacin de ingresos, egresos efectuados y saldos de cuentas bancarias. Llevar registros de control de los fondos de la Caja Chica del Municipio.

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Tomamos como referencia este Proyecto Especial de Grado porque se basa en una Metodologa Orientada a Objetos y no solo se lleva la gestin acadmica sino tambin la administrativa, donde se lleva el control de los ingresos, egresos y el balance presupuestario y la Metodologa utilizada fue la Metodologa Orientada a Objetos y el software de programacin utilizado fue Visual FoxPro 6.0.

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ANTECEDENTES DE LA UNIVERSIDAD

Resea Histrica La Universidad Simn Bolvar est ubicada en el Valle de Sartenejas, entre lo que es hoy la Urbanizacin El Placer y El Sector Hoyo de la Puerta, en los terrenos donde hasta mediados de los aos sesenta exista la entonces denominada Hacienda Sartenejas.

A comienzos de 1967, el presidente de la Repblica de Venezuela, Dr. Ral Leoni, decreta la formacin de una comisin que realice un estudio sobre la creacin de un Instituto de Educacin Superior en la Regin Capital. Dicha comisin qued presidida por el Dr. Luis Manuel Pealver, y para junio del mismo ao el Dr. Siso Martnez, Ministro de Educacin, recibe un informe preliminar de la comisin.

El 18 de junio de1967, el Dr. Ral Leoni, Presidente de la Repblica, mediante el decreto N. 878, dispone la creacin de la Universidad de Caracas. En ese mismo ao se determina su ubicacin en los terrenos de la Hacienda de Sartenejas, los cuales seran expropiados en agosto de1968 por la Nacin para tal fin, y se designa al doctor Eloy Lares Martnez como Rector.

Sin embargo, la Universidad Central de Venezuela haba sido creada originalmente con el nombre de Real y Pontificada Universidad de Caracas y por muchos aos se identific como la Universidad de Caracas. Por otra parte, la Sociedad Bolivariana manifest su deseo de que la Universidad recin decretada

fuese vinculada con el nombre del Libertador Simn Bolvar. Estos hechos determinaron que el Dr. Rafael Caldera, Presidente de la Repblica, decretara en julio de 1969 el cambio de denominacin para esa institucin como Universidad

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Experimental Simn Bolvar , designando como primeras autoridades al Dr. Ernesto Mayz Vallenilla (Rector), al Dr. francisco Kerdel Vegas (Vicerrector Acadmico) y al Dr. Federico Rivero Palacios (Vicerrector Administrativo).

Es as como el 19 de enero de 1970 es inaugurada nuestra Casa de Estudios por el Dr. Rafael Caldera. An cuando las clases comenzaron en 1970, las carreras profesionales se establecieron casi un ao despus del perodo de un Ciclo Bsico comn.

El Ciclo Profesional de la USB comenz en septiembre de 1970 con cinco carreras: Ingeniera Elctrica, Ingeniera Mecnica, Ingeniera Qumica,

Licenciatura en Matemticas y Licenciatura en Qumica.

Entre 1971 y 1972 se hicieron estudios que condujeron a la creacin de tres nuevas carreras: Ingeniera Electrnica, Ingeniera de Computacin y Arquitectura. Estas nuevas opciones constituyeron una importante innovacin acadmica dentro del contexto de la Universidad y de la Educacin Superior en el pas, ya que dos de ellas Ingeniera Electrnica e Ingeniera de Computacin- se implementaban por primera vez en Venezuela y en reas donde la tecnologa evolucionaba vertiginosamente, mientras que la carrera de Arquitectura representaba para esta universidad una incursin en reas un poco ms vinculadas al rea humanstica.

Pocos aos despus, en 1974, la oferta de carreras se ampli con la creacin de la Licenciatura en Fsica, y ms tarde, en 1975, con las Carreras de Urbanismo e Ingeniera de Materiales, esta ultima con tres opciones: Polmeros, Metalurgia y Metalmecnica, las cuales se constituyeron tambin en las nicas carreras de esa especialidad ofrecidas en el pas.

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La carrera de Licenciatura en Biologa se cre en 1975. Con ella se completa el espectro de las carreras del rea de ciencias bsicas ofrecidas por la Universidad. En 1990 despus de un perodo de varios aos durante el cual se hizo una revisin profunda y detallada de los planes de estudio de todas las carreras, se cre la Ingeniera Geofsica, con un apoyo decidido por parte de la industria petrolera. De igual forma, se iniciaron las actividades de la opcin Cermica de la carrera de Ingeniera de Materiales, completando as la Alternativa Profesional. concepcin original de esta Casa

En 1992 se inician las actividades de una nueva carrera, Ingeniera de Produccin, la cual representa una carrera a los retos tecnolgicos que debe enfrentar el sector industrial nacional.

Ubicacin Geogrfica

Los terrenos de la Universidad Simn Bolvar se hallan ubicados en el Valle de Sartenejas, al sur de la ciudad de Caracas, en el municipio Baruta del Distrito Sucre del Estado Miranda. Su superficie total es de 3.489 .000 metros cuadrados aproximadamente. El Valle est constituido por dos sectores: el primero configura una zona plana, con rea de 90 hectreas que se halla a una altura promedio de 1.200 metros sobre el nivel del mar, que es donde est situado el campus universitario; el otro sector se ha reservado como zona verde, dadas sus caractersticas topogrficas, con alturas que oscilan entre 1.200 y 1.400 metros sobre el nivel del mar.

El clima de la regin es fresco, caracterstico de su altura, siendo la temperatura media anual de 20.7 C, con una mnima de 16 C y una mxima de 25.4 C. Al Norte y Este de la Universidad hay varias urbanizaciones residenciales.

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El Valle de Sartenejas tiene diversas vas de acceso. Desde el centro de la ciudad: Av. Bolvar, Distribuidor La Araa, Autopista Valle-Coche a Sartenejas. La USB, cuenta con servicio de autobuses que cubre esta ruta y sale de la urbanizacin El Silencio, entre las esquinas de Cruz Verde a Zamuro. Desde el este de la ciudad: por medio de la Autopista de Prados del Este, La Trinidad-Baruta, o por la va la Trinidad-Hatillo-Oritopo.

FINES Y OBJETIVOS DE LA UNIVERSIDAD

La Universidad Simn Bolvar es un instituto de Educacin Superior financiado por el Estado. Los estudios que se realizan en ella tienen carcter gratuito, siendo directamente reconocidos los efectos de los ttulos, grados y certificados que otorga.

La universidad posee autonoma acadmica, organizativa, patrimonial y administrativa. El carcter de institucin experimental determina el dinamismo de su estructura y funcionamiento, esencialmente diferente al de los esquemas organizativos tradicionales que han servido de base a las Universidades venezolanas.

Los programas y los Planes de Estudio de la Universidad Simn Bolvar estn sometidos a un proceso de evaluacin continua que permite su revisin y perfeccionamiento.

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MISIN DE LA UNIVERSIDAD

Misin (2-3 aos): Formar al estudiante como una persona tica, participativa, honesta, productiva, comprometido, emprendedor, capaz de adaptarse y asimilar los cambios humansticos, cientficos y tecnolgicos del mundo actual. A travs de un proceso de cooperacin interna, de integracin institucional, cambio organizacional y comunicacin e informacin eficiente, con el compromiso de

lograr potenciar la calidad del recurso humano que la institucin entrega al pas.

Macro-misin (5-7 aos): Hacer del desarrollo estudiantil una funcin universitaria integrada a las funciones de docencia, extensin e investigacin sustentada en altos niveles de calidad y con sentido de perdurabilidad y trascendencia institucional. Abierta al ensayo de nuevas orientaciones, a los avances del

conocimiento humano y apoyado en un proceso de autogestin.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La estructura organizativa de la Universidad Simn Bolvar, a diferencia del modelo tradicional del resto de las principales universidades del pas ( organizacin por facultades), es de forma matricial.

Esta organizacin matricial descansa, por un lado, en unidades que tienen bajo su responsabilidad el diseo, la planificacin, la coordinacin y evaluacin de los programas de enseanza e investigacin; por otro lado, existen las unidades de ejecucin, apoyo y servicio a dichos programas.

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En la Universidad Simn Bolvar existen los siguientes cuerpos colegiados: El Consejo Superior, mximo organismo de polticas de la Universidad. El Consejo Directivo, organismo de mayor jerarqua en lo que respecta a la direccin acadmica y administrativa de la Universidad. Ejerce el gobierno de la institucin y est integrado por el Rector, quien lo preside, los Vicerrectores, los Directores del Ncleo, los Directores de Divisin, los Decanos, dos representantes profesorales, un representante estudiantil, un representante de los egresados y un delegado del Ministerio de Educacin. El Consejo Acadmico, cuerpo colegiado que tiene a su cargo la consideracin de todos los asuntos relacionados con aspectos acadmicos: enseanza, investigacin y extensin. Es presidido por el Vicerrector Acadmico. Adicionalmente, existen dependencias de ejecucin, fiscalizacin y asesora, entre ellas: la Comisin de Planificacin, la Asesora Jurdica, el Centro de Documentacin y Archivo, la Contralora Interna, etc.

El funcionamiento administrativo habitual de la institucin se desarrolla a travs de las Direcciones de Finanzas, de Recursos Humanos y de Servicios, y de sus respectivos departamentos adscritos.

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FUNDAMENTOS TORICOS

FUNDAMENTOS TORICOS EN EL AREA DE ADMINISTRO-CONTABLE

Contabilidad:

Es una ciencia que se emplea a travs de tcnicas de evaluacin constante basada en conocimientos lgicos y racionales, los cuales nos permiten clasificar, registrar y evaluar en trminos monetarios y de carcter financieros las diversas operaciones y actividades comerciales, las cuales son indispensables para llevar un control del patrimonio.

El sistema contable es la parte del sistema de informacin de un ente que capta y procesa datos que normalmente se refieren a:

El patrimonio del ente y su evolucin en el tiempo. Los bienes de propiedad de terceros. Ciertas contingencias. La informacin resultante del procesamiento de estos datos puede ser usada

por la administracin para evaluar los resultados de acciones ya tomadas (control de gestin), como elementos de juicio para tomar nuevas decisiones y para vigilar eficazmente sus recursos y obligaciones (control patrimonial).

Adems, parte de la informacin contable puede suministrarse a terceros para facilitarle sus propias decisiones (compra de acciones, concesin de crditos).

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Objetivos de la contabilidad:

Se espera que la contabilidad brinde informacin til para la toma de decisiones y el control. De esto surgen sus principales objetivos:

Brindar informacin: la informacin est orientada a la toma de decisiones, tanto de orden interno, como a terceros relacionados con la misma.

Ser til como medio de control: este objetivo se relaciona principalmente con la comparacin de los resultados obtenidos con los planificados, y la prevencin y evidencia de errores, fraudes u omisiones.

Dar proteccin legal: ya que le Cdigo de Comercio otorga valor probatorio a

las anotaciones que se realizan en los libros siempre que se encuadren en la normativa vigente.

Ingresos:

Son todas aquellas operaciones que realiza la organizacin y que traen como consecuencia aumentos del capital y esta constituido por los cargos en las cuentas que representan la fuente principal de beneficios en las operaciones del negocio.

Egresos:

Son erogaciones en la cual incurre la organizacin y que trae como consecuencia disminucin del capital.

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Conciliacin Bancaria:

La conciliacin bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.

La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses entre la empresa y el banco.

La conciliacin bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de informacin.

Uno de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recin lo har cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado.

Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. sta los registra enseguida en el libro banco, pero la acreditacin por parte del banco no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depsitos de cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase por cmaras

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compensadoras (cheques de otros bancos). Esta diferencia se denomina depsitos en trnsito o depsitos no acreditados.

Las notas de dbito bancarias y las notas de crdito bancarias son emitidas por el banco y tambin originan diferencias. Los dbitos y crditos que el banco efecta en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:

Por no haber recibido la nota de dbito o crdito. La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz. Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresin de cheques, comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que graben estos servicios.

Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas s son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.

Los errores ms frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son:

Registrar una boleta de depsito, cheque, nota de dbito o crdito por un importe distinto al correcto. omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco.

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cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.

FUNDAMENTOS TORICOS EN EL AREA DE SISTEMAS

SISTEMA:

En el sentido ms amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn.

Sistema de Informacin:

Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o Departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicacin interna entre los diferentes cmputos que generan informes peridicos para varios usuarios.

Para alcanzar sus objetivos, los sistemas

interaccionan con su medio

ambiente, el cual est formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas.

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeo, denominados estndares y contra los que se comparan los niveles actuales de desempeo. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentren muy por encima o por debajo de los estndares para poder efectuar los ajustes necesarios. La informacin proporcionada al comparar los resultados con los estndares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentacin.

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Los sistemas emplean un modelo de control bsico consistente en:

1. Un estndar para lograr un desempeo aceptable. 2. Un mtodo para medir el desempeo actual. 3. Un medio para comparar el desempeo actual contra el estndar. 4. Un mtodo de retroalimentacin.

Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener

niveles

aceptables continan funcionando. Aquellos que no lo hacen, tarde o temprano dejan de trabajar

Los sistemas que interactan con su medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas abiertos. En contraste, aquellos que no interactan con su medio ambiente se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas actuales son abiertos. Es as como los sistemas cerrados existen solo como un concepto.

El concepto de interaccin con el medio ambiente que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos, es esencial para el control. Recibir y evaluar la retroalimentacin, es lo que permite al sistema determinar qu tan bien est operando.

En contraste, los sistemas cerrados sostienen su nivel de operacin siempre y cuando posean informacin de control adecuada y no necesitan nada de su medio ambiente. Dado que esta condicin no puede sostenerse por mucho tiempo, la realidad es que no existen sistemas cerrados.

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Los Componentes de un Sistema de Informacin:

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas menores; es decir, los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas. Es comn tener varios niveles de sistemas interactuando entre s. Pero tambin pueden ser Hardware, Software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. Las aplicaciones de sistemas de informacin son los procedimientos, programas, archivos y equipo cuidadosamente integrados para alcanzar propsitos especficos.

Las finalidades de los sistemas de informacin, como las de cualquier otro sistema dentro de la organizacin, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organizacin y producir informacin y otras salidas.

Los sistemas de informacin se clasifican en tres categoras:

Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) que son los llevan a cabo las actividades cotidianas de la organizacin. Los procedimientos estndares de operacin que facilitan el manejo de las transacciones se incluyen, en general, en los programas de cmputo que controlan la entrada de datos, el procesamiento de los detalles y almacenamiento y presentacin tanto de los datos como de la informacin.

Los Sistemas de Informacin Administrativos estn orientados hacia la toma de decisiones y utilizan datos relacionados con las transacciones as como cualquier otra informacin que sea generada dentro o fuera de la compaa. Estos sistemas estn diseados para dar soporte a todos aquellos asuntos donde es necesario tomar decisiones y que se presentan con frecuencia.

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Los Sistemas para el Soporte de Decisiones tienen como finalidad ayudar a los directivos que enfrentan problemas de decisin nicos (no recurrentes). Con frecuencia un aspecto importante de estas decisiones es determinar que informacin es la que se debe considerar.

FUNDAMENTOS TORICOS EN EL AREA DE BASES DE DATOS

Sistema de Base de Datos:

No es ms que un sistema para archivar en un computador.

Puede

considerarse como una especie de archivero electrnico en la cual pueden realizarse diversas operaciones tales como:

.- Agregar archivos nuevos .- Insertar datos nuevos en archivos ya existentes .- obtener datos de archivos ya existentes .- Actualizar datos .- Borrar datos .- Eliminar archivos ya existentes.

El propsito general de este sistema es mantener informacin y hacer que este disponible cuando se solicite.

Una Base de Datos: esta constituida por un conjunto de datos utilizados por los sistemas de aplicaciones de una determinada organizacin.

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Las ventajas de un sistema de Base de Datos sobre los mtodos tradicionales de mantener registros en papel son:

Es compacto: No hacen falta archivos de papeles que pudieran ocupar mucho espacio.

Es rpido: La mquina puede obtener y modificar los datos con mucha mayor velocidad que un ser humano. As es posible satisfacer con rapidez consultas del momento, sin necesidad de bsquedas visuales o manuales que requieren mucho tiempo.

Es menos laborioso: Se elimina gran parte del tedio de mantener archivos a mano.

Es actual: Se dispone en cualquier momento de informacin precisa y al da.

Ofrece a la empresa un control centralizado de la informacin.

VENTAJAS DE LA BASE DE DATOS

Es posible disminuir la redundancia: En los sistemas sin Base de Datos cada aplicacin tiene sus propios archivos privados. Estos pueden provocar considerable redundancia en los datos almacenados, con el consecuente desperdicio de espacio de almacenamiento.

Es posible evitar la inconsistencia: Debido a que los sistemas realizan actualizaciones en forma automtica, estas incluyen: insercin, modificacin y eliminacin.

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Es posible compartir los datos: Implica no slo que las aplicaciones ya existentes pueden compartir la informacin de la base de datos, sino tambin que se pueden desarrollar aplicaciones nuevas para trabajar con los mismos datos almacenados, sin tener que almacenar datos adicionales.

Es posible hacer cumplir las normas: Al tener un control centralizado de la Base de Datos, se puede garantizar la aplicacin de las normas para la representacin de los datos. Estas normas pueden ser de una empresa, instalacin, Departamento, industria, etc.

Es posible aplicar restricciones de seguridad: Al tener jurisdiccin completa sobre la Base de Datos:

a) Puede asegurarse que el acceso a la Base de Datos sea a travs de canales apropiados. b) Puede definir verificaciones de seguridad para el acceso a informacin delicada, es factible establecer diferentes verificaciones para cada tipo de acceso a cada elemento de informacin de la Base de Datos.

Es posible mantener la integridad: Asegurar que la informacin de la Base de Datos sea correcta.

Es posible equilibrar requerimientos opuestos: Al conocer los requerimientos generales de la empresa, se puede estructurar el sistema con miras a proporcionar un servicio general optimo para la empresa. Tipos de bases de datos: Pequeas: pocos datos, formas y reportes simples un solo usuario (< 10 MegaByte).

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Medianas: ms de un usuario, menos de 20 30 cantidad de datos moderada ( < 100 MegaByte). Grandes: cientos de usuarios gran cantidad de datos. Aplicaciones diferentes en cada una de sus formas y reportes (> 1 GigaByte).

BASE DE DATOS PARA PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES El procesamiento en Base de Datos empez con las aplicaciones de procesamiento de transacciones. Se intentaron muchos enfoques y tcnicas, que a lo largo del tiempo se dividieron en tres distintos mtodos de modelar los datos:

Modelo de datos jerrquico: Todas las relaciones de datos deben transformarse en jerarquas, es decir en rboles, antes de que puedan ser definidas en la Base de Datos. Es posible transformar cualquier estructura de objeto en jerarquas, la transformacin a veces es forzada. El producto ms importante y ms popular de Base de Datos basado en el modelo de datos jerrquico es Data Language I, es decir DL/I, desarrollado y comercializado por IBM.

Modelo de datos de red: Representa de inmediato relaciones uno-a-muchos y, por lo tanto, puede ser utilizado para representar todos los tipos de objetos, excepto objetos compuestos muchos-a-muchos. Tales objetos deben ser transformados a relaciones uno-a-muchos. El modelo de datos de red de mayor importancia es el DBTG

CODASYL (Conference on Data System Languages, Data Base Task Group).

Modelo de datos relacional: El modelo relacional es una herramienta til para el diseo de Base de Datos y para la puesta en prctica de Bases de Datos que son procesados por los usuarios finales.

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Todos los modelos jerrquicos como de datos de red necesitan que se predefinan las relaciones, ya que las relaciones se conservan en estructuras de datos como listas vinculadas, y no en los datos, tal y como se efecta en el modelo relacional. Aunque la predefinicin reduce la flexibilidad, si tiene dos ventajas: un mejor rendimiento y un mayor control.

Al desarrollar las Bases de Datos basadas en los modelos de datos jerrquicos y de red, debemos aadir otro paso al proceso de desarrollo. Durante la

implementacin, el diseo relacional independiente de DBMS deber convertirse al diseo jerrquico o de red.

El modelo relacional es importante por dos razones: puede usarse para expresar diseos independientes de DBMS y es la base para una categora importante de productos DBMS. La normalizacin se emplea como un lineamiento para

verificar qu tan deseables y precisas son las afinidades.

Una afinidad es una tabla de dos dimensiones que tiene entradas de un solo valor. Todas las entradas en una columna dada son del mismo tipo; las columnas tienen un nombre nico; y el orden de las columnas no es importante. Las columnas tambin se denominan atributos. Dos hileras de una tabla nunca son idnticas y el orden de las hileras en la tabla no es importante. Las hileras tambin son llamadas tuples. Los trminos tabla, archivo y afinidad son sinnimos; los vocablos columna, campo, atributo son sinnimos; y los conceptos hilera, registro y tuple son

sinnimos.

Una dependencia funcional es una relacin entre atributos.

Y es

funcionalmente dependiente de X si el valor de X determina el valor de Y. Un determinante es un grupo de uno o ms atributos en el lado izquierdo de la dependencia funcional. Por ejemplo, si X determina Y, entonces X es el

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determinante. Una clave es un grupo de uno o ms atributos que identifica de modo nico a un tuple. Cada afinidad tiene al menos una clave; como cada hilera es nica en el caso ms extremo, la clave es el conjunto de todos los atributos en la afinidad. Aunque una clave es sie4mpre nica, el determinante en una dependencia funcional no necesita serlo. Si los atributos son clave o no y si stas son atributos o no, no est determinado por una serie abstracta de reglas, sino por las percepciones de los usuarios y los modelos mentales.

Cuando se actualizan, algunas afinidades sufren de consecuencias no deseables, llamadas anomalas de modificacin. Ocurre una anomala de eliminacin cuando el retiro de una hilera provoca la prdida de informacin en dos o ms entidades. Ocurre una anomala de insercin cuando la estructura relacional obliga a la adicin de hechos acerca de dos entidades al mismo tiempo. Las anomalas pueden solucionarse dividiendo una afinidad en dos o ms.

NORMALIZACIN

Hay varios tipos de anomalas de modificacin. clasificarse por los tipos de anomala que eliminan. llamadas formas normales.

Las afinidades pueden Tales clasificaciones son

Por definicin, cada afinidad est en la primera forma normal. Una afinidad est en segunda forma normal si todos los atributos que nos claves dependen por completo de la clave. Una afinidad est en la tercera forma normal si est en segunda forma normal y no tiene dependencias transitivas. Una relacin est en la forma normal de Boyce-Codd si cada determinante es una candidata para clave. Una afinidad est en la cuarta forma normal si est en la forma normal de Boyce-Codd y no tiene dependencias de valores mltiples.

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Una afinidad est en la forma normal dominio-clave si cada restriccin en la afinidad es una consecuencia lgica de la definicin de los dominios y las claves. Una restriccin es cualquier limitacin sobre los valores estticos de los atributos cuya veracidad pueda comprobarse. Los dominios tienen una parte fsica y una semntica. Sin embargo, en el contexto de la forma normal dominio/clave el dominio slo se refiere a la descripcin fsica.

Un modo simplificado de expresar la forma normal dominio/clave, es decir que cada afinidad nicamente debe tener un tema. Puede referirse a PROFESOR o ESTUDIANTE pero no PROFESOR y ESTUDIANTE a la vez.

La normalizacin puede considerarse desde el punto de vista de la relacin entre los atributos. Si dos atributos se determinan funcionalmente entre s, tiene una relacin uno-a-uno. Si un atributo determina funcionalmente al otro, pero no a la inversa, tienen una relacin uno-a-muchos. Si ninguno de los atributos se determina entre s, tienen una relacin muchos-a-muchos. cuando se construyen las afinidades. Estos hechos pueden emplearse

En algunos casos, la normalizacin no es deseable. Siempre que una tabla se divide en dos o ms tablas, e crean restricciones de interrelacin. Si el costo del procesamiento adicional de las dos tablas y su restriccin por interrelacin es ms grande que el beneficio de evitar las anomalas de modificacin, no se recomienda la normalizacin. Adems, en algunos casos es preferible crear columnas repetidas en lugar de usar las tcnicas estndar de normalizacin.

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Clave:

Es un grupo de uno o ms atributos que identifican de modo nico a una hilera, las claves tambin pueden ser compuestas por un grupo de atributos tomados en conjunto, las claves son siempre nicas. Una clave determina siempre una hilera completa. Si se duplicar el valor de la clave, se repetira la tupla completa, por definicin esto no se permite, por que las hileras de una afinidad deben ser nicas.

Superclave:

Conjunto de uno o ms atributos que consideramos conjuntamente permiten identificar en forma nica a una entidad en el conjunto de entidades.

Claves Candidatas:

Superclaves donde ningn subconjunto propio es superclave.

Claves Primarias:

Clave candidata que elige el diseador de la base de datos como el medio principal de identificar entidades dentro de un conjunto de entidades.

Restriccin:

Es cualquier regla que gobierna los valores estticos de atributos y que es precisa para establecer si es verdadera o no.

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Tupla: cada hilera de una tabla. Atributo: cada columna de una tabla. Dominio: conjunto de valores permitidos para un atributo.

FUNDAMENTOS TORICOS EN EL AREA DE METODOLOGIA ORIENTADA A OBJETOS

Orientacin a Objetos? Este concepto intenta manejar la complejidad de los problemas del mundo real abstrayendo el conocimiento y el encapsulamiento en objetos. Enfoque ms abstracto que la programacin procedural.

IMPORTA EL QUE Y NO EL CMO

Para todas las cosas orientadas a objetos el marco de referencia conceptual es el Modelo de Objetos, que esta formado por cuatro elementos fundamentales: -Abstraccin -Encapsulamiento -Modularidad -Jerarqua

Abstraccin:

Denota las caractersticas esenciales de un objeto que lo distingue de todos los dems tipos de objetos y proporciona as las fronteras conceptuales ntidamente

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definidas respecto a la perspectiva del observador. Se centra en la visin externa de un objeto, y, por lo tanto, sirve para separar el comportamiento esencial de un objeto y su implantacin.

Encapsulamiento:

Oculta los detalles de implementacin de un objeto. La abstraccin y el encapsulamiento son conceptos complementarios: La abstraccin se centra en el comportamiento observable de un objeto, mientras el encapsulamiento se centra en la implementacin que da lugar a ese comportamiento.

El encapsulamiento se consigue a menudo ocultando informacin. Para que la abstraccin funcione la implementacin debe estar encapsulada tener dos partes: -Una interfaz -Una implementacin vista externa mecanismos que consiguen el comportamiento deseado. cada clase debe

Modularidad:

Propiedad que tiene un sistema que ha sido descompuesto en un conjunto de mdulos cohesivos (agrupando abstracciones que guardan cierta relacin lgica) y dbilmente acoplados (minimizar las dependencias entre mdulos). La tarea es decidir donde empaquetar fsicamente las clases y objetos a partir de la estructura lgica del diseo. Recompilar un mdulo no debe afectar los dems relacionados, recompilar la interfaz de un mdulo es costoso (ms o menos dependiendo del

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lenguaje). El desarrollador debe equilibrar el deseo de encapsular abstracciones y la necesidad de hacer a ciertas abstracciones visibles para otros mdulos.

Jerarqua:

Es una clasificacin u ordenacin de abstracciones. Ejemplos:

-Herencia: es un

Simple Mltiple

Jerarqua de generalizacin / especializacin

Qu es un objeto?

Todo lo que nos rodea, tanto elementos palpables como abstractos cumple un determinado rol dentro de los sistemas. Conoce como hacer su trabajo y recuerda su propia informacin. Existen en el tiempo, son modificables tienen estado son instanciados y pueden crearse, compartirse y destruirse.

De que se compone un objeto?

De otros objetos como: los atributos que son los objetos que componen el estado interno del objeto y establecen una jerarqua de inclusin de objetos. Un objeto esta compuesto por uno o ms atributos. Un objeto puede ser accedido slo a travs de sus interfaces pblicas y / o mediante el envo de mensajes.

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Estado de un objeto

El estado de un objeto abarca todas las propiedades (normalmente estticas) del mismo ms los valores actuales (normalmente dinmicas) de cada una de esas propiedades.

Comportamiento de un objeto

El comportamiento es como acta y reacciona un objeto en trminos de sus cambios de estado y paso de mensajes. En otras palabras el comportamiento de un objeto representa su actividad visible y comprobable exteriormente.

Diseo orientado a objetos

Es un proceso por el cual los requerimientos de software se llevan a una especificacin detallada de objetos. Esta especificacin incluye una descripcin completa de: Las respectivas funciones y responsabilidades de los objetos y como se comunican estos objetos con otros. El proceso de diseo orientado a objetos no es rgido, las caractersticas del paradigma nos permite disear los objetos que componen la aplicacin de una forma muy dinmica, remodelando constantemente de acuerdo con las necesidades. En un comienzo el diseo es exploratorio, el desarrollador busca clases, tratando do descubrir el camino ms natural y razonable para abstraer el sistema.

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Pasos iniciales:

Encontrar clases en el sistema e identificar de que operaciones es responsable cada clase y que conocimiento debera mantener.

Determinar como colaboran los objetos con otros objetos para descargar sus responsabilidades. Es importante que los objetos trabajen lo menos posible. La exploracin inicial produce los siguientes resultados:

Una lista de clases de aplicacin. Una descripcin del conocimiento y las operaciones que cada clase es responsable.

Una descripcin de las colaboraciones entre clases.

Luego de los pasos iniciales, se realiza un anlisis detallado para examinar las relaciones de herencia entre clase y evaluar el comportamiento de cada clase, que se pueden factorizar en superclases, este conjunto de responsabilidades compartidas. Del anlisis detallado surgen las jerarquas de clases.

Qu es un mensaje?

Consiste de un nombre y opcionalmente de unos argumentos. Cuando un objeto manda un mensaje a otro, el emisor esta requiriendo que el receptor haga una operacin y opcionalmente que retorne determinada informacin.

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Cuando el receptor recibe el mensaje, hace la operacin requerida de la forma en que sabe hacerlo. El emisor no especifica como debe hacerse la operacin. El conjunto de mensajes a los que un objeto puede responder se conoce como su comportamiento.

Qu es un mtodo?

Cuando un objeto recibe un mensaje, realiza la operacin requerida mediante la ejecucin de mtodo. Un mtodo es un algoritmo ejecutado en respuesta al envo de un mensaje. Siempre es parte de la representacin privada del objeto. Nunca es parte de las interfaces pblicas.

Instancias

Los objetos que se comportan de la manera especificada por una clase son instancias de esa clase. Todos los objetos son instancias de una clase. Una vez que una instancia de una clase es creada, se comporta como todas las otras instancias de esa clase.

Clases

Se dice que los objetos que comparten el mismo comportamiento pertenecen a la misma clase. Una clase es una especificacin genrica para un numero arbitrario de objetos. Se puede pensar en una plantilla (template) para un tipo especifico de objeto (comportamiento y estado interno).

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La interfaz de una clase proporciona su visin externa y por lo tanto enfatiza la abstraccin a la vez que oculta su estructura y los secretos de su comportamiento. La implementacin de una clase se compone principalmente de la implementacin de todas las operaciones definidas en la interfaz de la misma.

Una clase cualquiera tiene tpicamente dos tipos de clientes: instancias y subclases. Los miembros de una clase pueden situarse en la parte pblica, privada o protegida de una clase. Los miembros declarados de la parte pblica son visibles al cliente, los declarados en la parte privada estn completamente encapsulados, y los declarados en la parte protegida son visibles solo para la propia clase y sus subclases.

Clase abstracta

Se utilizan para sacar un factor comn en el comportamiento de otras clases. No tienen instancias y especifican totalmente su comportamiento, pero no necesitan ser completamente implementadas. Pueden especificar mtodos que deben ser redefinidos por cualquier subclase. Operaciones de las clases

Servicios que una clase ofrece a sus clientes: Modificador Selector Iterador altera el estado de un objeto. accede al estado de un objeto pero no lo altera. permite acceder a todas las partes de un objeto en un orden establecido. Constructor Destructor crea un objeto y / o inicializa su estado. libera el estado de un objeto y / o destruye el propio objeto.

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Encontrando clases

Identificar sustantivos. Buscar sustantivos que puedan estar ocultos. Identificar clases desde los sustantivos usando la siguiente gua:

1. Modelar objetos fsicos. 2. Modelar entidades conceptuales. 3. Usar trminos simples para cada concepto.

Identificar candidatas para clases abstractas agrupando clases que compartan atributos comunes, escribir una pequea descripcin para cada clase. Identificando responsabilidades. Recordando la descripcin de cada clase y distribuyendo la inteligencia en el sistema. Guardar comportamiento con la informacin relacionada al mismo. Compartir responsabilidades entre las clases relacionadas. Identificando colaboraciones. A quien necesita pedirla colaboracin esta clase para completar sus responsabilidades. Quien necesita hacer uso de las responsabilidades definidas para esta clase. Eliminar las clases si ninguna clase colabora con ellas y ellas no colaboran con ninguna. Luego de identificar las clases, sus responsabilidades y sus colaboraciones, solo resta implementar las mismas. Para ello se utiliza un lenguaje de programacin orientado a objetos. Las responsabilidades generan uno o ms mtodos que determinan el comportamiento del objeto.

Relaciones entre clases Herencia: Denota una relacin es un ejemplo: Una rosa es un tipo de flor. Agregacin: Denota una relacin parte de ejemplo:

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Un ptalo no es un tipo de flor es parte de una flor. Asociacin: Tienen una semntica, o sea, significan algo ejemplo: Pjaro se alimenta de la flor.

Control de acceso de las clases

<sin marcas> Acceso pblico (public) Acceso protegido Acceso privado (protected) (private)

Diagrama de clases

Muestra la existencia de clases y sus relaciones en al visin lgica de un sistema.

En el Anlisis:

Se usan para indicar las misiones y responsabilidades comunes de las entidades que caracterizan un sistema.

En el Diseo:

Se usan para plasmar la estructura de las clases que forman la arquitectura del sistema. Clases Elementos Esenciales Relaciones Bsicas

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DIAGRAMAS DE MODULOS Mdulo:

Unidad de cdigo que sirve como bloque de construccin para la estructura fsica de un sistema; Una unidad de programa que contienen declaraciones expresadas en el vocabulario de programacin concreto que forma la realizacin fsica de algunas o todas las clases y objetos del diseo lgico del sistema. Un modulo suele tener dos partes: su interfaz y su implementacin.

Interfaz:

Vista externa de una clase, objeto o modulo, que enfatiza su abstraccin mientras oculta su estructura y los secretos de su comportamiento.

Implementacin:

Vista interna de una clase, objeto o modulo que incluye los secretos de su comportamiento.

Los iconos se usan para representar varios tipos de mdulos. El icono de programa principal denota el archivo que contiene la raz de un programa. El icono de especificacin y el de cuerpo denotan archivos que contienen respectivamente, la declaracin y la definicin de las entidades. Estos denotan archivos distinguidos por su funcin.

Se requiere un nombre para cada mdulo y este puede denotar simplemente el nombre del archivo fsico correspondiente en el directorio de desarrollo.

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BASES LEGALES

NORMAS PARA EL MANEJO DE CUENTA CORRIENTE DE LA DIVISIN DE CIENCIAS, FSICAS Y MATEMTICAS

1. La movilizacin de la cuenta corriente se realizar mediante firmas conjuntas a saber; La del Director de la Divisin y cualesquiera de las que se nombran a continuacin: - Rector. - Vicerrector Administrativo. - Vicerrector Acadmico. - Secretario.

2. El Director de la Divisin ser el responsable directo del manejo y distribucin de los recursos asignados y le corresponder planificar y autorizar los egresos que carguen a tales fondos.

3. La Universidad Simn Bolvar en su presupuesto el estimado global de los ingresos provenientes de la actividad de FUNINDES.

4. La Universidad Simn Bolvar en su presupuesto la partida global de gastos con cargo a estos ingresos por parte de la Divisin, por lo tanto, sta deber presentar a las Autoridades Universitarias a comienzo del ao un plan previo de gastos a ejecutar.

5. FUNINDES trasladar trimestralmente a la Universidad Simn Bolvar el estimado de los beneficios netos obtenidos al cierre del trimestre e indicar detalladamente

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lo que de acuerdo a las pautas vigentes correspondientes a al Divisin; sin embargo, en ningn caso se asociar directamente un ingreso a los fondos de la Universidad con una asignacin directa a la cuenta de la Divisin.

6. Al cierre de cada ejercicio deber procederse a la realizacin de los ajustes derivados de los aportes realizados por FUNINDES y el beneficio neto final que le corresponde a la Divisin.

7. Todo desembolso deber efectuarse mediante cheque y debe estar respaldado por factura y recibo original, sin enmiendas y a Bolvar. nombre de la Universidad Simn

8. Los gastos debern ejecutarse con sujecin al presupuesto asignado y la rendicin de stos debe efectuarse con los recaudos de apoyo y con apego a la normativa interna, procurando en todo momento que no se agote el fondo; tal rendicin se har a la oficina de Registro y Control Financiero.

9. En caso de efectuarse pagos al personal, deber descontrsele el correspondiente impuesto sobre la Renta y realizar las cancelaciones pertinentes.

10. En caso de la adquisicin de un bien mueble, la unidad deber notificar al Departamento de Bienes Nacionales a fin de que est proceda al registro del mismo segn la normativa interna vigente.

11. A este fondo se cargarn gastos previstos totalmente en las partidas ordinarias del presupuesto de la Divisin.

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12. Se eximirn a estos gastos de los procedimientos ordinarios ( particularmente los relativos a compras, registro y control presupuestario etc) siempre y cuando se enmarquen las adquisiciones dentro del plan anual previo establecido por la Divisin y su vez se realicen en concordancia con los lineamientos generales de la Universidad Simn Bolvar.

13. Al final de cada mes la Divisin deber hacer las conciliaciones bancarias respectivas y remitirlas al Departamento de Contabilidad.

14. La Divisin informar trimestralmente a la Divisin de Finanzas y a la Contralora Interna, de la ejecucin de los fondos acompaada por los recaudos correspondientes.

15. La Contralora Interna ejercer control posterior sobre los egresos carguen a dichos fondos.

que se

En caso de producirse algn excedente al final del ejercicio, este se trasladar al ao siguiente en cuanto a sus aspectos presupuestarios, financieros y contables.

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CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

Tipo de Investigacin:

En la presente investigacin la estrategia que se adopta para responder al problema planteado es tipo descriptivo ya que con la informacin y los

conocimientos obtenidos se elaborar un informe destinado a otro investigador pero tambin se podra decir que es de tipo explicativo porque basndose en ese informe se lograra establecer las relaciones causa-efecto que expliquen la razn por la cual se llev a cabo esta investigacin.

Modalidad de la Investigacin:

Como se menciona en el prrafo anterior la finalidad de esta investigacin no es otra sino aportar una solucin al problema existente en La Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de La Universidad Simn Bolvar a la hora de llevar un control en el manejo de los Fondos Propios de esta manera la modalidad bajo la cual se trabaja se llama Proyecto Factible.

Nivel de la Investigacin:

Es el grado de profundidad con que se aborda un objeto tema o fenmeno y pueden ser: Exploratoria, Descriptiva, Explicativa. En este caso de estudio se

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enfocar hacia el nivel descriptivo con el fin de establecer la estructura o comportamiento de los procesos administrativos involucrados en el manejo de los Fondos Propios de los departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar.

Diseo de la Investigacin:

En esta fase de la investigacin se seguir un plan para dar respuestas a las preguntas realizadas en el punto donde se hace la justificacin de la investigacin.

Por qu y para qu desarrollar un sistema automatizado de informacin? En cuanto al diseo se podra decir que este es transeccional descriptivo de fuente mixta.

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos:

La informacin fue recolectada en el rea de estudio, tomando en consideracin las condiciones de los procesos existentes y para este propsito utilizamos las tcnicas de recoleccin de datos conocidas como la observacin directa y la entrevista.

La observacin directa junto con las entrevistas nos permiten obtener suficiente informacin sobre el problema y sus posibles soluciones.

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Entrevista:

La entrevista es la tcnica ms utilizada para recopilar informacin sobre el sistema actual e identificar las diferentes tareas que se ejecutan en las reas investigadas. A travs de la entrevista no solo se obtienen hechos objetivos, sino tambin opiniones y aptitudes.

La entrevista es un tipo de dialogo en el cual dos personas intercambian informacin para un propsito especfico. (Vase en Anexos N 34)

Anlisis de los Datos:

La observacin directa junto con las entrevistas nos permiten obtener bastante informacin sobre el problema y sus posibles soluciones.

De las respuestas que arrojaron las entrevistas podemos decir que los usuarios directamente involucrados en desarrollo de todas y cada una de las actividades que conforman los procesos del sistema no se encuentran conformes con la manera en que hasta hoy se han ido desarrollando las mismas ya que estas son lentas y engorrosas tanto en la bsqueda como en la transcripcin de los datos necesarios para realizar los comprobantes de desembolso, consulta, informes, emisin de estados de cuentas basados en los ingresos y egresos de los Departamento adscritos a la Divisin.

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Modelo de la Entrevista. Organizacin: Universidad Simn Bolvar Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas Fecha: Nombre del entrevistado: Tiempo de servicio: Cargo:

1. Qu funciones realiza dentro de la Divisin?.

2. Mencione los pasos que sigue para la realizacin de su trabajo.

3. Cul es el beneficio de lo que usted realiza y quien lo recibe?.

4. Con qu frecuencia se realiza este proceso?.

61

5. Cunto tiempo se tarda en realizar su trabajo?.

6. Que documentos necesita usted para poder realizar satisfactoriamente su trabajo?.

7. Sus funciones tienen relacin directa con otras de las Divisiones de la Universidad?.

8. Considera usted que su trabajo puede ser agilizado de alguna manera explique cul y porqu?.

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Metodologa de Desarrollo de Sistemas de Informacin

El mtodo en cuestin es aplicable independientemente de la estructura del sistema de informacin aunque cada mtodo que se pueda aplicar debe ser analizado por separado, en nuestro caso, advertiremos que es probable que se use una combinacin de dos de los mtodos que existen. En este mismo orden de ideas, la seleccin de los mtodos o de la combinacin adecuada es parte fundamental del proceso de diseo. Para efectos de estudio de esta investigacin se utilizar el mtodo de filtracin.

En las organizaciones, quienes toman decisiones reciben una verdadera avalancha de datos. Particularmente cuando se hace uso de la computadora, se recaban, procesan y comunican grandes cantidades de datos. Para un funcionario en particular, los informes resultantes pueden carecer de significado, o puede encontrar alguna informacin til siempre que este dispuesto a invertir tiempo en la bsqueda. En este ltimo caso, gran parte del tiempo de que dispone el receptor lo dedica a buscar la informacin que necesita para tomar sus decisiones, en lugar de dedicarlo a evaluar informes y alternativas que se presentan.

El mtodo de filtracin tiene una gran aplicacin en la mayora de

las

organizaciones. El informe de los importes del costo y de las ventas son ejemplos que servirn para ilustrar nuestro proceso o al menos parte de l.

En una Universidad, el conocimiento de los costos reales en que se han incurrido es un aspecto importante del trabajo de cada administrador o encargado del manejo de Fondos, independientemente de la posicin que ocupe. Es probable que al Rector de esta Casa de Estudios le interesen los costos totales correspondientes a un perodo determinado. El Vicerrector Administrativo a cargo de la Divisin solicitar

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una subdivisin del costo total en costos primos e indirectos, La filtracin, como mtodo para proporcionar informacin a quienes toman decisiones, representa una mejora significativa con respecto a la produccin de listas voluminosas. Para resumir nuestro anlisis sealamos algunas ventajas y desventajas.

Se reduce considerablemente la cantidad de datos intiles.

- Se preservan los recursos de la organizacin al eliminarse la necesidad de generar informes masivos, se protegen los recursos destinados al procesamiento de datos.

- Su implantacin es difcil cuando el umbral del detalle vara ampliamente entre los funcionarios de un mismo nivel.

En las organizaciones mayores y ms complejas, la filtracin, por si misma, no aporta informacin adecuada orientada a la accin.

El diseo de esta investigacin deber cumplir con dos condiciones que deben ser aprobadas y emitidas a juicio de un experto en cuanto al diseo y contenido de la misma y estas son las siguientes:

Validez:

Es una condicin necesaria y significa que el diseo deber permitir detectar la relacin real que queremos analizar, es decir, que este resultado debe contestar las interrogantes formuladas.

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Confiabilidad:

Se fundamenta el grado de uniformidad con que los instrumentos de medicin cumplen su finalidad.

Poblacin:

Para nuestro caso de estudio la poblacin esta constituida por las diferentes Instituciones, Empresas, Entes gubernamentales y Divisiones de La Universidad Simn Bolvar que llevan un control de los ingresos propios y en el caso de las Divisiones ingresos provenientes de la realizacin de proyectos a travs del convenio FUNINDES Universidad Simn Bolvar, es decir, que estn sometidas al mismo rgimen de trabajo y en las mismas circunstancias en cuanto a procesos para la elaboracin de los estados de cuentas de cada uno de los departamentos, personal obrero y empleados, personal docente.

Muestra:

Siguiendo el mismo orden de ideas la muestra de estudio es la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de La Universidad Simn Bolvar, para la cual desarrollaremos un sistema automatizado de informacin para realizar movimientos de los fondos propios de los departamentos adscritos a ella que nos permitir emitir Cheques, Comprobantes de Desembolso, Solicitud de Emisin de Cheques.

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MICROPROCESO Y MACROPROCESO DE DESARROLLO.

Microproceso de desarrollo.
Es aquel que representa las actividades diarias del desarrollo individual o de un equipo pequeo de ellos.

Este a su vez aplica igualmente tanto al ingeniero del software como al arquitecto del software.

Desde el punto de vista del ingeniero: el microprocesador ofrece una gua a la hora de tomar decisiones tcticas que forman parte de la fabricacin y adaptacin diaria de la arquitectura; y desde el punto de vista del arquitecto el microproceso ofrece un marco de referencia para desplegar la arquitectura y explorar diseos alternativos.

En el microproceso tiende a seguir las siguientes actividades: (Vase en Anexos N 32)

Identificar clases y objetos:

Sus propsitos: Es establecer los lmites del problema que se manejan como parte del anlisis, se aplica para describir aquellas abstracciones que forman el vocabulario del dominio del problema. Y como parte del diseo, se aplica para inventar nuevas abstracciones que forman elementos de la solucin.

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Sus Productos: En el producto central: es un diccionario de datos que se actualiza a medida que avanza el desarrollo. Este diccionario sirve as como un depsito central para las abstracciones relevantes del sistema. Hay tres beneficios esenciales:

El primero: el mantenimiento de un diccionario ayuda a establecer un vocabulario comn y consistente que puede utilizarse a lo largo del proyecto.

El segundo: puede servir como un vehculo eficiente para hojear a travs de todos los elementos de un proyecto de manera arbitraria.

El tercero: permite a los arquitectos adoptar una visin global del proyecto.

- Identificar semnticas de clase y objetos:

Su propsito: Es establecer el comportamiento y atributos de cada abstraccin que se identifica en la fase previa. Como parte del anlisis: se aplica para asignar las responsabilidades para diferentes comportamientos del sistema, y como parte del diseo, se aplica para conseguir una clara separacin de intereses entre las partes de la solucin.

Productos: Hay varios que emergen de esta etapa. Pero diariamente que el primero es un refinamiento del diccionario de datos, por el cual se asignan inicialmente todas aquellas responsabilidades a cada abstraccin.

Actividades: Existen tres actividades asociadas con este paso:

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Narracin de sucesos: este representa una identificacin descendente de la semntica y donde concierne a los puntos funcionales del sistema, tambin afronta cuestiones estratgicas.

En la narracin de sucesos: es un modo muy efectivo de formar a los desarrolladores jvenes y de comunicar la visin arquitectnica.

El diseo de clases aisladas: Este representa una identificacin ascendente de la semntica, esta actividad es de naturaleza ms tctica porque el inters se dirige hacia un buen diseo de clases, no hacia el diseo arquitectnico.

Depuracin de patrones: reconocer la importancia de los aspectos comunes.

Identificar las relaciones entre clases y objetos:

Su propsito: Es consolidar las fronteras y reconocer los colaboradores de cada abstraccin. Esta actividad formaliza la separacin tanto conceptual como fsicas de intereses entre abstracciones. Como parte del anlisis se aplica para especificar las asociaciones entre clases y objetos. Como parte del diseo se aplica para especificar las colaboraciones que forman los mecanismos de la arquitectura.

Producto: Los diagramas de clases, los diagramas de objetos y los diagramas de mdulos todos estos son los productos principales de este paso. Los diagramas ofrecen una visin ms amplia de la arquitectura, y, adems, permiten expresar relaciones que no se ven apoyadas por la lingstica de los sistemas de programacin.

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Durante el anlisis se producen diagramas de clases que establecen las asociaciones entre las abstracciones y durante el diseo se refinan estos diagramas para mostrar las decisiones tcticas que se han tomado sobre herencia, agregacin, instanciacin y uso.

Actividades: existen tres:

- La identificacin de asociaciones: es principalmente una actividad de anlisis y de diseo inicial. Las asociaciones son semnticas dbiles solo representan alguna suerte de dependencia semntica.

- La identificacin de colaboraciones: es ms que nada una actividad de diseo y es tambin en gran parte un problema de clasificacin.

- El refinamiento de las asociaciones: no es ms que una actividad de anlisis y de diseo. Durante el anlisis se pueden desplegar ciertas asociaciones en otras relaciones ms precisas semnticamente para reflejar la comprensin creciente que se tiene del dominio del problema y durante el diseo se transforman anlogamente asociaciones as como se aaden nuevas relaciones concretas con el fin de proporcionar un plano para la implantacin.

Implantacin de clases y objetos:

Propsito: Durante el anlisis es proporcionar un refinamiento de las abstracciones existentes suficiente para descubrir nuevas clases y objetos. Durante el diseo el propsito es crear representaciones tangibles de las abstracciones en apoyo del refinamiento sucesivo de las versiones ejecutables en el macroproceso.

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Producto: El proceso de desarrollo

puede captar decisiones tcticas de

representacin en forma de especificaciones de clase refinadas, donde estas decisiones sean de inters general o representen oportunidades de reutilizacin se les documenta tambin en diagramas de clases (mostrando su semntica esttica) y mquinas de estados finitos o diagramas de interaccin (mostrando una semntica dinmica.

Actividades: Existe una actividad primordial asociada a esta etapa: la seleccin de las estructuras y algoritmos que suministran la semntica de las abstracciones que durante el anlisis los resultados de esta actividad son relativamente abstractas, el inters no es tanto en tomar decisiones de representacin, sino en descubrir las nuevas abstracciones en las que se puede delegar responsabilidades.

Y durante el diseo: Hay que tomar cada vez ms decisiones concretas.

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Macroproceso de desarrollo.
Sirve como el marco de referencia para controlar al microproceso. Este procedimiento ms amplio dicta una serie de productos y actividades mensurables que permiten al equipo de desarrollo tasar el riesgo de forma significativa y realizar correcciones iniciales al microproceso, de forma que se centren mejor las actividades de anlisis y diseo del equipo. El macroproceso representa las actividades del equipo de desarrollo completo en una escala de semanas y meses de cada vez.

Muchos elementos del macroproceso son simplemente buenas prcticas de gestin del software, y, por tanto, se aplican igualmente a sistemas orientados a objetos y no orientados a objetos. Estas incluyen prcticas bsicas como gestin de configuraciones, control de calidad, recorridos del cdigo y documentacin.

En el macroproceso, las fases tradicionales del anlisis y el diseo se retienen hasta un gran alcance, y el proceso est razonablemente bien ordenado, el macroproceso tiende atravesar las siguientes actividades. (Vase en Anexos N 33)

Para todo el software de inters, el macroproceso se repite tras las versiones principales del producto. La filosofa bsica del macroproceso es la del desarrollo incrementar, a continuacin examinaremos con detalle cada una de las actividades del macroproceso.

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Conceptualizacin.

Propsito: persigue establecer los requisitos esenciales para el sistema. Para cualquier elemento de software verdaderamente o incluso para la adaptacin nueva de un sistema existente, hay algn momento en el tiempo en el cual, en la mente del analista o usuario final, salta una idea para alguna aplicacin. No es el propsito de la conceptualizacin definir completamente estas ideas, sino que el propsito es establecer la visin de la idea y validar sus suposiciones.

Productos:

Los

prototipos

son

los

productos

primarios

de

la

conceptualizacin. Especficamente, para todo sistema nuevo de relevancia, debera haber alguna prueba del concepto que se manifestase en forma de un prototipo rpido y sucio, tales prototipos son por su propia naturaleza incompleta y slo estn diseados de manera marginal. A medida que avanza el desarrollo de sistemas de produccin, este repositorio proporciona un lugar para experimentar sin restricciones, a la cual los analistas y los arquitectos pueden volver para intentar nuevas ideas.

Actividades: La conceptualizacin es por su propia naturaleza, una actividad intensamente creativa, y, por tanto, no debera verse encadenada por reglas de desarrollo rgidas. Lo que quiz sea ms importante para la organizacin de desarrollo es habilitar una estructura que proporcione suficientes recursos para explorar nuevas ideas. Una vez que se ha seleccionado una va particular para la exploracin, un orden tpico de los eventos es el siguiente: -Establecer un conjunto de objetivos para la prueba del concepto, incluyendo criterios para saber cuando finaliza este esfuerzo. -Reunir un equipo apropiado para desarrollar el prototipo. -Evaluar el prototipo resultante, y tomar una decisin explcita sobre el desarrollo del producto o exploraciones posteriores.

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Anlisis.

Propsito: El anlisis debe dar lugar a una declaracin de lo que hace el sistema, no de cmo lo hace. Cualquier afirmacin intencionada sobre l <<como>> durante el anlisis debera entenderse como til solamente a efectos de exponer el comportamiento del sistema y no como requisitos verificables del diseo. En el anlisis se busca modelar el mundo identificando las clases y los objetos que forman el vocabulario del dominio del problema.

El anlisis nunca esta aislado. Durante esta fase no se espera proyectar una comprensin exhaustiva del comportamiento del sistema. Realmente afirmamos que no es posible ni deseable llevar a cabo un anlisis completo antes de permitir que el diseo comience.

Productos: En el desarrollo orientado a objetos se capturan esas descripciones mediante escenarios, donde cada escenario denota algn punto funcional particular, se usan tcnicas para realizar narraciones de sucesos en los escenarios y se usan entonces diagramas de objetos para ilustrar la semntica de cada escenario con mayor precisin. Adems de los diagramas de objetos, se incluirn tambin diagramas de clases para mostrar las asociaciones entre las clases del objeto.

Un producto secundario del anlisis es una evaluacin de los riesgos que identifica las reas conocidas de riesgo tcnico que pueden impactar en el proceso de diseo.

Actividades: Hay dos actividades principales asociadas al anlisis: anlisis del dominio y panificacin del escenario.

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El anlisis del dominio busca identificar las clases y objetos que son comunes a un dominio de problema particular. Antes de ponerse a implantar un sistema completamente nuevo, frecuentemente es una sabia medida al estudiar otros existentes. De este modo se obtienen beneficios de la experiencia de otros proyectos en los que hubo que tomar decisiones de desarrollo parecidas.

La planificacin de escenarios es la actividad central del anlisis. A continuacin reflejamos un orden de los eventos para esta actividad:

Identificar todos los puntos funcionales principales del sistema y si es posible, reunirlos en grupos de comportamientos relacionados

funcionalmente.

Realizar una narracin de sucesos de un escenario, usando las tcnicas de casos de uso.

Segn

se

necesite,

generar

escenarios

secundarios

que

ilustren

comportamientos bajo condiciones excepcionales.

Donde el ciclo de vida para algunos objetos sea importante o esencial para un escenario, desarrollar una mquina de estados finitos para la clase de los objetos.

Recolectar patrones entre escenarios y expresar estos patrones en trminos de escenarios ms abstractos.

Actualizar el diccionario de datos en evolucin para incluir las nuevas clases.

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Diseo:

Propsito: es crear una arquitectura para la implantacin que va a desplegarse, y establecer las polticas tcticas comunes que deben utilizarse por parte de elementos dispares del sistema. Es importante evitar diseos prematuros. Se comienza el proceso de diseo tan pronto como se tenga un modelo razonablemente completo del comportamiento del sistema. Es igualmente importante evitar un diseo retrasado, en el que la organizacin se afanan en intentar completar un modelo de anlisis perfecto.

Productos: Hay dos productos principales de diseo: una descripcin de la arquitectura y descripciones de polticas tcticas comunes.

Se puede describir una arquitectura mediante diagramas, as como mediante versiones arquitectnicas del sistema, as pueden usarse diagramas de la clase y objetos para mostrar estas organizaciones estratgicas.

Las polticas tcticas comunes incluyen a los mecanismos localizados que aparecen por todo el sistema. Abarcan artefactos de diseo como polticas de deteccin y gestin de errores, gestin de memoria, gestin de almacenamiento de datos y enfoques generalizados de control.

Actividades: Existen tres actividades asociadas con el diseo: planificacin arquitectnica, diseo tctico y planificacin de versiones.

La planificacin arquitectnica conlleva el proyectar las capas y particiones del sistema completo. Abarca una descomposicin lgica, que representa un

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agrupamiento de clases, as como una descomposicin fsica, que representa un agrupamiento de mdulos y la asignacin de funciones a diferentes procesadores.

El diseo tctico conlleva la toma de decisiones sobre la gran cantidad de polticas comunes, un diseo tctico pobre puede arruinar incluso la arquitectura ms profunda, y as se mitiga este riesgo identificado explcitamente polticas tcticas y estableciendo incentivos para la adhesin a estas polticas.

La planificacin de versiones fija el teatro en el que se desenvuelve la evolucin de riesgos generados durante al anlisis. La planificacin de versiones sirve para identificar una serie controlada de versiones arquitectnicas, creciendo cada una en su funcionalidad, abarcando finalmente los requerimientos del sistema de produccin.

Una planificacin de versiones normal por producto es un plan de desarrollo formal, que identifica la sucesin de versiones arquitectnicas, las tareas de equipo y las tasas de riesgo.

Evolucin:

Propsito: El propsito de la fase evolutiva es aumentar y cambiar la implantacin mediante refino sucesivo, lo que conduce en ltima instancia al sistema de produccin.

La evolucin de una arquitectura es, en gran parte cuestin de intentar satisfacer una serie de restricciones que compiten, incluyendo funcionalidad, tiempo y espacio: siempre se est limitado por la restriccin mayor.

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Por esta razn, el desarrollo evolutivo se centra en disear primero por funcionalidad y despus por eficacia local. En fases iniciales del sistema, es habitual que no se sepa suficiente para comprender en que parte del sistema surgirn cuellos de botella para el rendimiento.

Productos: El producto principal de la evolucin es una corriente de versiones ejecutables que representan sucesivos refinamientos a la versin inicial de la arquitectura. Los productos secundarios incluyen prototipos de comportamiento que se usan para explorar diseos alternativos o para analizar mejor los rincones oscuros de la funcionalidad del sistema.

Actividades: Hay dos actividades que se asocian con la evolucin: la aplicacin del microproceso y la gestin de cambios.

El trabajo desempeado entre las versiones ejecutables representa un proceso de desarrollo comprimido, y, por tanto, es esencialmente una iteracin del microproceso. Esta actividad comienza con un anlisis de los requisitos para la siguiente versin, procede al diseo de una arquitectura y continua con la inyeccin de las clases y objetos necesarios para implantar este diseo.

En la prctica, se encuentra que se esperan los siguientes tipos de cambio durante la evolucin de un sistema:

-Aadir una nueva clase o una nueva colaboracin entre clases. -Cambiar la implantacin de una clase. -Cambiar la representacin de una clase. -Reorganizar la estructura de clases.

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-Cambiar la interfaz de una clase.

Cada tipo de cambio se produce por razones diferentes, y cada uno tiene un coste distinto.

Mantenimiento:

Productos: El mantenimiento es la actividad de gestionar la evolucin postventa. Esta fase es en gran medida una continuacin de la fase anterior, excepto en que la innovacin arquitectnica es menos preocupante. En lugar de eso, se realizan cambios ms localizados al sistema a medida que se aaden nuevos requisitos y se eliminan errores persistentes.

Productos: Ya que el mantenimiento es en cierto sentido la evolucin continuada de un sistema, sus productos son similares a los de la fase previa. Adems, el mantenimiento implica gestionar una lista guin de nuevas tareas. Inmediatamente, tras la entrega del sistema en produccin, sus desarrolladores y usuarios finales ya tendrn probablemente una serie de mejoras o modificaciones que les gustara realizar en las versiones de produccin siguientes, y que no se efectuaron en el producto inicial por razones econmicas.

Actividades: El mantenimiento involucra actividades que son ligeramente diferentes de las requeridas durante la evolucin de un sistema. Especialmente si se ha hecho un buen trabajo en la arquitectura original, el aadido de funcionalidad nueva o la modificacin de algn comportamiento existente llegar de forma natural.

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CAPITULO IV

PROCESO ACTUAL

Objetivos del proceso actual.

Objetivo General: Llevar el control de los procesos que estn involucrados en la gestin administrativa de los Fondos Propios de los diferentes Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Smon Bolvar.

Objetivos Especificos: Recibir las solicitudes de compras y/o servicios que emiten los departamentos.

Revisin y verificacin del saldo de los diferentes estados de cuentas de cada departamento para saber si se puede procesar la solicitud.

Procesar las solicitudes emitidas por cada departamento a traves de la elaboracin de comprobantes de desembolso y cheques.

Buscar en los archivos los documentos donde es registrada la informacin de las solicitudes de compras y/o servicios proveniente de los diferentes departamentos.

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Elaborar a fin de mes y remitir a los departamentos los estados de cuentas de los mismos.

Elaborar y consignar ante la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar los registros contables que avalan los ingresos y egresos de los Deparmentos.

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DESCRIPCIN DEL PROCESO ACTUAL

1. Proceso:

Carga Trimestral de los Fondos Propios asignados a cada

Departamento.

Propsito: este proceso tiene como objetivo asignarle a cada departamento los recursos provenientes de proyectos realizados. De estos recursos un porcentajes para los departamentos y el resto es de honorarios profesionales para los profesores involucrados en la ejecucin de dicho proyecto. DEPARTAMENTO RESPONSABLE ACCIN

Departamento

Profesor

1. Realiza contactos con la organizacin interesada en la realizacin del proyecto. 2. Propone proyecto a FUNINDES.

FUNINDES

Encargado

3. Evalua el proyecto. 4. Aprueva el proyecto. 5. Realiza contrato con la organizacin interesada en el desarrollo del proyecto. 6. Notifica al profesor que propuso el proyecto que puede comenzar con el desarrollo del mismo.

Contina 81

Departamentos

Profesor

7. Recibe la notificacin del que el proyecto fue aprobado. 8. Desarrolla el proyecto.

FUNINDES

Encargado

9. Recibe y administra ingresos provenientes del desarrollo del proyecto. 10. Asigna honorarios profesionales al profesor involucrado en el proyecto. 11. Calcula porcentaje de ingresos correspondiente al Departamento al cual esta adscrito el profesor involucrado en el desarrollo del proyecto. 12. Asigna a la Divisin los porcentajes de los ingresos correspondientes para cada uno de los Departamentos adscritos a la misma. 13. Si no fue aprobado notifica al profesor que propuso el proyecto.

Departamento

Profesor solicitante

14. Recibe la notificacin 15. De ser necesario realiza cambios y vuelve al paso N 2. Contina 82

Divisin

Encargado

16. Recibe la asignacin de los recursos generados por el desarrollo de proyectos. (Ver formato que es utilizado actualmente en los anexos N1 Pago a los Departamentos ) 17. Asigna ingresos a los departamentos y honorarios profesionales a los profesores. 18. Carga en Excel los ingresos de los departamentos. 19. Archiva el informe de los ingresos propios

Las Autoras 2003.

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PROCESOS ACTUAL CARGA TRIMESTRAL DE LOS INGRESOS PROPIOS CORRESPONDIENTE A CADA DEPARTAMENTO

Departamento

REALIZA CONTACTOS CON LA ORGANIZACIN

DESARROLLA PROYECTO

RECIBE LA NOTIFICACIN

PROPONE PROYECTOS A FUNINDES

HACE CAMBIOS O REALIZA UN NUEVO PROYECTO

RECIBE LA NOTIFICACIN

EVALUA PROYECTO

DEVUELVE EL PROYECTO Y NOTIFICA QUE NO FUE APROBADO

REALIZA CONTRATO CON LA ORG.

NO
APRUEBA

SI
NOTIFICA QUE SE PUEDE COMENZAR A DESARROLLAR EL PROYECTO RECIBE Y ADM. INGRESOS PROVENIENTES DEL DESARROLLO DEL PROYECTO

FUNINDES

ASIGNA A LA DIVISIN EL % CORRESPONDIENTE PARA C / DPTO.

CALCULA EL % DE LOS INGS. CORRESPONDIENTES A C / DPTO.

ASIGNA HONARIOS PROFESIONALES AL PROF. INVOLUCRADO EN EL PROYECTO

Divisin

RECIBE LA ASIGNACIN DE LOS RECURSOS

ASIGNA INGRESOS A LOS DPTOS.

CARGA EN EXCEL LOS INGRESOS DE LOS DPTOS.

EXPEDIENTE DE LOS INGRESOS RECIBIDOS

ARCHIVA EL INFORME DELOS INGRESOS

Las Autoras 2003.

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2. Proceso: Elaboracin de Comprobantes de Desembolsos y Cheques. Propsito: Este proceso tiene como fin el llevar un registro que avale el motivo de la solicitud y el monto.

DEPARTAMENTO

RESPONSABLE

ACCIN

Departamento

Encargado

1. Realiza solicitud de Emisin de Cheque.(Ver formato que es actualmente utilizado en anexos N 2 Solicitud de Emisin de Cheques). 2. Cuando el monto es mayor a Bs. 200.000 enva la solicitud de Emisin de Cheque junto con factura y Acta de Consejo Asesor . 3. Cuando el monto es menor a Bs. 200.000 enva la solicitud de Emisin de Cheque junto con factura

Divisin

Encargado

4.

Recibe la solicitud de emisin de cheque, factura y Acta de Consejo Asesor.

5.

Verifica el estado de cuenta del departamento que realiza la solicituden hojas de calculo Excel. Contina 85

6.

Si el saldo disponible es suficiente elabora el comprobante de desembolso en Word mediante unos formatos que tienen preestablecidos .(Ver formato actualmente utilizado en anexos N 3 Comprobante de Desembolso).

7.

Elabora el cheque en maquinas de escribirActualiza el Estado de cuenta del departamento solicitante en Excel.

8.

Avisa al departamento solicitante mediante correo electrnico que ambos documentos estn listos.

9.

Si el saldo disponible no es suficiente avisa al departamento solicitante que no cuenta con el saldo necesario para realizar la transaccin solicitada.

Departamento solicitante

Encargado

10. Recibe notificacin de que estn listos los documentos solicitados ante la Divisin. Contina 86

11. Busca el Comprobante de Desembolso y el Cheque. 12. Revisa que el comprobante de desembolso y el cheque coincidan con la solicitud emitida. 13. Si ambos documentos coinciden firma el comprobante de desembolso indicando conformidad. 14. Retira Cheque y devuelve el Comprobante de desembolso. 15. En caso de que no coincidan devuelve los documentos.

Divisin

Encargado

16. Recibe el comprobante de desembolso firmado. 17. Archiva el comprobante de desembolso y la copia del cheque como resguardos para rendir cuentas a la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar. 18. En el caso de que no hayan coincidido los documentos son recibidos y vuelve al paso N 6.

Las Autoras 2003.

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PROCESO ACTUAL SOLICITUD DE ELABORACIN DE CHEQUES Y COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS

RETIRA EL CHEQUE Y DEVUELVE EL COMP.

REALIZA SOLICITUD DE COPM. DE DESEMBOLSO

MONTO > 200.000.

DEPARTAMENTO

SI.
ENVA LA SOLICITUD JUNTO CON FACTURA Y ACTA DEL CONSEJO ASESOR

NO
ENVA LA SOLICITUD JUNTO CON FACTURA

FIRMA EL COMP. INDICANDO CONFORMIDAD

DEVUELVE AMBOS DOC.

SI
COINCIDE

NO

RECIBE NOTIFICACIN

RECIBE NOTIFICACIN

BUSCA EL COMP. Y EL CHEQUE

REVISA QUE AMBOS DOC. COINCIDAN CON LA SOLICITUD

RECIBE LA SOLICITUD DE JUNTO CON LOS DEMAS DOC.

RECIBE AMBOS DOC. AVISA AL DPTO. QUE AMBOS DOC. ESTAN LISTOS RECIBE EL COMP. FIRMADO

DIVISIN

VERIFICA EL EDO. DE CUENTA DEL DEPARTAMENTO

ACTUALIZA EL EDO. DE CUENTA DEL DPTO. SOLICITANTE

SI
ELABORA EL COMP. Y EL CHEQUE SALDO AVISA AL DPTO. QUE NO SE CUENTA CON EL SALDO NECESARIO

ARCHIVA EL COMPROBANTE Y COPIA DEL CHEQUE

NO

EXPEDIENTE DE COMPROBANTES DE DESEMBOLSO Y COPIA DE CHEQUE

Las Autoras 2003. 88

3. Proceso: Emitir Estados de Cuentas.

Propsito:

Este proceso tiene como principal objetivo consignar

mensualmente ante cada departamento un informe que muestre la relacin de ingresos y gastos del mismo, para luego consignar ante la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar los registros contables que avalen dichas transacciones. DEPARTAMENTO RESPONSABLE ACCIN

Divisin

Encargado

1.

Imprime el Estado de Cuentas.(Ver formato actualmente utilizado en anexos N 4 Estados de Cuentas).

2.

Saca copias de los Estados de Cuentas de cada Departamento.

3. Enva cada Estado de Cuenta a su respectivo Departamento. 4. Enva el Estado de Cuentas a cada Departamento.

Las Autoras 2003.

89

PROCESO ACTUAL: EMISIN DE LOS ESTADOS DE CUENTAS

IMPRIME LOS ESTADOS DE CUENTAS

SACA COPIAS DE LOS ESTADOS DE CUENTAS

DIVISIN

ARCHIVA COPIAS DE LOS EDO. DE CUENTAS

EXPEDIENTES DE LOS ESTADOS DE CUENTAS DE LOS DPTO.

ENVA ESTADOS DE CUENTAS A LOS DEPARTAMENTOS

Las Autoras 2003.

90

4.

Proceso: Elaboracin de la Conciliacin Bancaria

Proposito: Emitir un documento que verifique la igualdad entre las anotaciones contables reflejadas en el Libro de Banco y el Estado de Cuenta Bancario, para luego ser consignado ante la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

DEPARTAMENTO

ENCARGADO

ACCIN

1. Busca en el libro diario el saldo registrado para el periodo conciliar. 2. Busca en archivo el estado de cuenta bancario. 3. Carga en Excel la informacin necesaria para generar la Conciliacin Bancaria. (Ver formato actualmente utilizado en anexos N 5 de Conciliacin Bancaria). 4. Imprime la Conciliacin Bancaria. 5. Saca copia de la Conciliacin Bancaria. 6. Archiva copia. 7. Enva original a la Divisin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

Las Autoras 2003.

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PROCESO ACTUAL: ELABORACIN DE LA CONCILIACIN BANCARIA

BUSCA EN EL LIBRO DIARIO LOS DATOS REFERENTES AL SALDO

BUSCA EN ARCHIVO EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO

EXPEDIENTES DEL LIBRO DIARIO

EXPEDIENTES DE LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

DIVISIN

IMPRIME LA CONCILIACIN BANCARIA

CARGA EN EXCEL LA INFORMACIN NECESARIA

SACA COPIAS DE LA CONCILIACIN

ARCHIVA COPIAS DE LA CONCILIACIN BANCARIA

ENVA ORIGINAL A LA DIRECCIN DE FINANZAS DE LA USB

EXPEDIENTE DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

Las Autoras 2003.

92

5.

Proceso: Elaboracin del Libro de Banco

Propsito: Emitir un documento que refleje los movimientos bancarios efectuados sobre los Fondos Propios de los Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar.

DEPARTAMENTO RESPONSABLE

ACCIN

Divisin

Encargado

1. Busca en los archivos todos los Comprobantes de Desembolsos emitidos durante un mes. 2. Carga en Excel la informacin necesaria para luego imprimir El Libro de Banco. (Ver formato actualmente utilizado en anexos N 6 Libro de Banco). 3. Imprime el Libro de Banco. 4. Saca copias del Libro de Banco. 5. Archiva copias. 6. Enva original a la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

Las Autoras 2003.

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PROCESO ACTUAL: ELABORACIN DEL LIBRO DE BANCO

BUSCA EN ARCHIVOS LOS COMP. EMITIDOS

CARGA EN EXCEL LA INFORMACIN NECESARIA PARA IMPRIMIR EL DOC.

EXPEDIENTE DE LOS COMPROBANTES DE DESEMBOLSO EMITIDOS

IMPRIME EL LIBRO DE BANCO

DIVISIN

ARCHIVA COPIAS DEL LIBRO DE BANCO

SACA COPIAS DEL LIBRO DE BANCO

EXPEDIENTES DE LOS LIBROS DE BANCOS ENVA ORIGINAL A LA DIRECCIN DE FINANZAS DE LA USB

Las Autoras 2003.

94

6.

Proceso: Elaboracin del Anexo de Gastos

Propsito: Emitir un documento que muestre los datos referentes a todas las retenciones realizadas durante un mes por la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas .

DEPARTAMENTO RESPONSABLE

ACCIN

Divisin

Encargado

1. Busca en los archivos todos los Comprobantes de Retencion emitidos durante un mes. 2. Busca en los archivos el Estado de cuenta Bancario del mes para saber los ingresos totales para ese periodo. 3. Carga en Excel la informacin necesaria para imprimir El Anexo de Gastos. (Ver formato actualmente utilizado en anexos N 7 Anexo de Gastos). 4. Imprime el Anexo de Gastos. 5. Saca copias del Anexo de Gastos. 6. Archiva copias. Enva original a la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar. Las Autoras 2003. 95

PROCESO ACTUAL: ELABORACIN DEL ANEXO DE GASTOS

BUSCA EN LOS ARCHIVOS LOS COMPROBANTES DE RETENCIN

BUSCA EN ARCHIVO EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO

EXPEDIENTE DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIN EMITIDOS

BUSCA EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO

DIVISIN

IMPRIME EL ANEXO DE GASTOS

CARGA EN EXCEL LA INFORMACIN NECESARIA PARA IMPRIMIR EL DOC.

SACA COPIAS DEL ANEXO DE GASTOS

ARCHIVA COPIAS DEL ANEXO DE GASTOS

EXPEDIENTES DE LOS ANEXOS DE GASTOS

ENVA ORIGINAL A LA DIRECCIN DE FINANZAS DE LA USB

Las Autoras 2003.

96

7.

Proceso: Elaboracin del Comprobante de Retencin del Impuesto

Propsito: Cumplir con los requisitos exigidos por la Ley para los entes que funcionan como Agentes de Retencin.

DEPARTAMENTO RESPONSABLE

ACCIN

Divisin

Encargado

1. Recibe la solicitud junto con factura. 2. Verifica por medio del INTERNET que la organizacin este registrada n el SENIAT. 3. Si esta registrada se retiene el 75 % del monto que concierne al IVA. 4. Si no esta registrada en el SENIAT se retiene el 100 % del monto concerniente al IVA. 5. Carga en Excel los datos necesarios para emitir el comprobante. 6. Emite dos originales del Comprobante de Retencin del IVA.( Ver formato actualmente utilizado en anexos N 8 Comprobante de Retencin Contina 97

del IVA) 7. Entrega un original del Comprobante de Retencin del IVA a la Organizacin. 8. Saca copias de Comprobante de Rentencin del IVA. 9. Archiva copias. 10. Enva el otro original a la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

Las Autoras 2003.

98

PROCESO ACTUAL: ELABORACIN DEL COMPROBANTE DE RETENCIN DEL IVA

RECIBE SOLICITUD JUNTO CON FACTURA

VERIFICA REGISTRO DEL SENIAT

EST

NO
RETIENE 100% DEL IVA

SI
GENERA 2 ORIGINALES DEL COMPROBANTE CARGA EN EXCEL LOS DATOS RETIENE 75 % DEL IVA

DIVISIN

ENTREGA 1 ORIGINAL A LA ORGANIZACIN

SACA COPIAS

ENTREGA 1 ORIGINAL A LA DIRECCIN DE FINANZAS

ARCHIVA COPIAS

EXPEDIENTE DE COMPROBANTES DE RETENCIN

Las Autoras 2003. 99

ANALISIS FODA DE LA SITUACIN ACTUAL

FORTALEZAS
1. Alto nivel de organizacin de la persona encargada de llevar el control administrativo de los fondos propios. 2. Para hacer efectivas las solicitudes es necesario realizar en el orden establecido cada una de las actividades involucradas en el proceso. 3. Cada departamento se lleva un registro de todas las transacciones realizadas. 4. La divisin cuenta con el equipo necesario para el desarrollo de una aplicacin de sistemas de informacin. 5. Se cuenta con la persona capacitada para utilizar el sistema una vez implantado y lo ms importante no se opone resistencia al cambio 1.

OPORTUNIDADES
El desarrollo de una aplicacin de

sistemas de informacin. 2. Aprovechar la experiencia del

personal para desarrollar y operar el nuevo sistema. 3. Mejorar el rendimiento administrativo.

Contina

100

DEBILIDADES
1. Dificultad en el manejo y anlisis de 1. la informacin debido al gran volumen de la misma. 2. Los registros son llevados en forma manual por lo que se ve disminuida la 3. rapidez en los procesos. 3. La informacin se almacena en archivos fsicos y en una hoja de trabajo de Excel. 4. Hay redundancia en el registro de la informacin lo que conlleva a la falta de integridad en la misma. 5. Tardanza en la emisin de la informacin. 2.

AMENAZAS
No asignacin de los Fondos Propios correspondientes a cada departamento. Falta de algn dato que complemente la informacin referente a los procesos. Deterioro de los equipos por daos fsicos o por falta de mantenimiento preventivo

Las Autoras 2003.

Estrategia: El analisis FODA implica el tomar datos internos y externos que de uno u otro modo estn involucrados y afectan la gestin administrativa de los fondos propios, convertirlos en informacin procesada y analizada a travs de un proceso de anlisis (FODA) y de esta manera obtener una estrategia a seguir .

101

En este caso la estrategia a seguir ser la tipo FO que se basa en el uso de las fortalezas internas de una organizacin con el objetivo de aprovechar y explotar al mximo las opotunidades externas que se le presenten.

Es por ello que con base en los criterios expuestos en la Matriz y a los resultados obtenidos del Anlisis FODA se puede decir que haciendo uso del

conjunto de fortalezas con las que se cuenta en la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas y aprovechando la oportunidad de desarrollar e implantar una aplicacin de sistemas de informacin que resulte positiva en el entorno en el que actua la Divisin y sobre todo que le permita agilizar los procesos, mejorar el rendimiento administrativo y de esta manera lograr los objetivos planteados.

102

SITUACIN PROBLEMTICA

Debe sealarse que entre las funciones que se realizan en la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar se encuentra llevar el control y administracin de los fondos propios de los departamentos adscritos a la Divisin, para realizar esta funcin es necesario recuperar rpidamente los datos que son obtenidos de los ingresos y egresos de cada departamento, en estos procesos se requiere de exactitud y precisin de los registros, para as mantener al da el saldo de los estados de cuentas de los departamentos.

Cabe considerar, por otra parte, que la Divisin debe cumplir con la normativa establecida para el manejo de cuenta corriente de la Divisin de Ciencias, Fsicas y Matemticas, sumadas a las polticas internas de FUNINDES, estas exigen rigidez, honestidad y exactitud en todas las actividades que involucren la gestin de los Fondos Propios.

La gestin administrativa de los Fondos Propios involucra los siguientes procesos: elaboracin de comprobantes de desembolso, comprobantes de Retencion de Impuesto (I.V.A.), de estados de cuentas, de reportes, de conciliaciones bancarias, solicitud de emisin de cheques y la elaboracin de cheques; al analizar cada uno de los procesos, se puede observar que el principal inconveniente es la lentitud en los procesos y la inexactitud en los datos, y que la causa de estos inconvenientes es el metodo utilizado para registrar el gran volumen de informacin que se deriva de los mismos.

Las funciones administrativas que realizan en la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de La Universidad Simn Bolvar generan un gran volumen de

103

informacin que es procesada de forma manual, es por eso, que se ve disminuida la velocidad en el tratamiento y recuperacin de la informacin.

Para emitir cada uno de los documentos correspondientes al control de los fondos propios se incide en redundancia de la informacin ya que los datos registrados en un documento especifico son tambin necesarios para la emisin de otros documentos por lo que son transcritos varias veces.

Es de all que surge la necesidad de agilizar los procesos y de esta manera la informacin proveniente de los departamentos pueda ser registrada, combinada y almacenada con rapidez. As como tambin pueda ser ubicada en el momento que se le necesite. Logrando de esta manera darle solucin a la problemtica que se presenta a la hora de llevar el control de la gestin administrativa de los fondos propios de los departamentos adscritos a la Divisin.

104

DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Anlisis de los requerimientos Las tcnicas de la observacin directa junto con las entrevistas nos permiten obtener bastante informacin acerca del problema y sus causas para luego llegar a obtener las posibles soluciones.

De las respuestas obtenidas de las entrevistas se puede decir que los usuarios que estn directamente involucrados en el desarrollo de cada una de las actividades que conforman los procesos del sistema no se encuentran conformes con la manera en la que hasta hoy se han ido realizando las mismas, ya que son lentas y engorrosas tanto en el registro de la informacin proveniente de las actividades financieras de los Departamentos como en la combinacin de la misma para la elaboracin de los estados de cuentas, conciliaciones bancarias, estados de ingresos y egresos, etc.

Requerimientos del Sistema

Proceso: Carga Trimestral de los Ingresos provenientes de FUNINDES. Requerimientos de Entrada: Fecha. Monto Trimestral asignado al Departamento. Cdigo del Departamento.

Requerimientos Operacionales: Ninguno.

Requerimientos de Salida: Emisin del Reporte Ingresos Fondos Propios.

Ver formato que es utilizado actualmente en anexos N1 Pago a los Departamentos

105

Proceso: Emisin del Comprobante de Desembolso. Requerimientos de Entrada: Cdigo del Departamento. Fecha de emisin del documento. Tipo del documento. Nombre del Jefe del Departamento. Nombre del Departamento. Nmero del Cheque. Cantidad por la que fue emitido el cheque. A nombre de quien fue emitido el cheque. Concepto. Justificacin. Observaciones.

Requerimientos Operacionales: Ninguno.

Requerimientos de Salida: Emisin del Comprobante de Desembolso.

Ver formato actualmente utilizado en anexos N 3 Comprobante de Desembolso

Proceso: Emisin de los Estados de Cuenta por Departamento. Requerimientos de Entrada: Periodo de fechas.

Requerimientos Operacionales: Fecha de elaboracin del documento Nombre del Documento Cdigo del Departamento solicitante

106

Saldo disponible en el banco al final del ultimo corte (mensual), fecha y monto Fecha en la cual fue realizada la ultima transaccin financiera Numero del cheque con que se realiz la transaccin Nombre de quien recibe el ingreso o a cuenta de quien es cargado el cheque Cantidad en Bs. del monto que es ingresado Cantidad en Bs. del monto por el cual fue realizado el cheque Saldo actualizado despus de haber realizado la ultima transaccin financiera Numero del comprobante de desembolso que avala cada uno de los egresos Nombre y firma del jefe del departamento indicando conformidad y aprobacin Nombre y firma del Director de la Divisin indicando conformidad y aprobacin Disponibilidad de saldo a la fecha que es emitido el documento

Requerimientos de Salida: Emisin de los Estados de Cuenta por Departamento.

Ver formato actualmente utilizado en anexos N 4 Estados de Cuentas

Proceso: Emisin del Comprobante de Retencin del IVA. Requerimientos de Entrada: Nombre del Agente de Retencin. Registro de Informacin Fiscal del Agente de Retencin. Nmero del Comprobante de Retencin. Fecha en la cual es emitido el documento.

107

 del IVA.

Direccin fiscal del Agente de Retencin. Ao y mes en el cual se realizo la retencin. Nombre del Sujeto Retenido. Registro de Informacin Fiscal del Sujeto Retenido. Nmero de operacin. Fecha en la que fue emitida la factura. Nmero de la factura. Nmero de control interno de la factura. Nmero de la Nota de Dbito. Nmero de la Nota de Crdito. Tipo de transaccin. Nmero de la factura a la cual se le realizo la retencin. Total en bolvares del monto de la compra con el IVA incluido. Total en bolvares del monto de la compra en productos exonerados del IVA. Porcentaje del impuesto a aplicar.

Requerimientos Operacionales: Total en bolvares del monto que result del descuento del IVA. Cantidad en bolvares que result de la aplicacin del impuesto. Cantidad en bolvares del monto retenido. Cantidad en bolvares del monto a cancelar. Nombre del Departamento.

Requerimientos de Salida: Emisin del Comprobante de Retencin del IVA.

Ver formato actualmente utilizado en anexos N 8 Comprobante de Retencin

108

Proceso : Emisin de la Conciliacin Bancaria. Requerimientos de Entrada: Mes conciliado. Saldo segn Libro Diario. Depsitos no registrados en el Libro Diario. Notas de Crditos no registrados en el Libro Diario. Cheques no registrados en el Libro Diario. Notas de Debito no registrados en el Libro Diario. Saldo segn Banco. Depsitos no registrados en el Banco. Notas de Crditos no registrados en el Banco. Cheques no registrados en el Banco. Notas de Debito no registrados en el Banco.

Requerimientos Operacionales: Nombre del Banco. Nmero de Cuenta Corriente. Nmero de Cuenta Contable. Saldo correcto segn Libro Diario. Saldo correcto segn Banco.

Requerimientos de Salida: Emisin de la Conciliacin Bancaria.

Ver formato actualmente utilizado en anexos N 5 Conciliacin Bancaria.

Proceso : Emisin del Libro de Banco. Requerimientos de Entrada: Ninguno.

Requerimientos Operacionales:

109

Nombre de la Divisin. Fecha de emisin del documento. Nombre del Banco. Nmero de Cuenta Bancaria. Fecha del Cheque, Transferencia o Nota de Debito. Fecha de entrega. Nmero del Cheque, Transferencia o Nota de Debito. Beneficiario. Concepto. Monto Neto.

Requerimientos de Salida: Emisin del Libro de Banco.

Ver formato actualmente utilizado en anexos N 6 Libro de Banco

Anexo de Gastos: Requerimientos de Entrada: Porcentaje a aplicar para el Impuesto sobre la Renta. Porcentaje a aplicar para otros Impuestos. Cdigo presupuestario.

Requerimientos Operacionales: Ingresos totales mensuales que ha tenido la Divisin. Nmero de Cheque o de la Nota de Dbito. Nmero de la Solicitud de Pago o de la Orden de Compra. Fecha de emisin del documento. A nombre de quien es emitido el documento. Motivo por el cual es emitido el documento. Cdigo Presupuestario.

110

Cantidad exacta en bolvares por la cual fue emitida la factura. Menos el descuento del Impuesto Sobre La Renta. Ms o menos aplicaciones de otros impuestos.

Requerimientos de Salida: Emisin del Anexo de Gastos.

Ver formato actualmente utilizado en anexos N 7 Anexo de Gastos.

111

CAPITULO V

PROCESO PROPUESTO

Objetivos del Proceso Propuesto:

Objetivo General: Llevar el control y registro de los procesos que estn involucrados en la gestin administrativa de los Fondos Propios de los diferentes Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar.

Objetivos Especficos: Recibir las solicitudes de compras y/o servicios que emiten cada uno de los departamentos.

Revisin y verificacin del saldo de los diferentes estados de cuentas de cada departamento para saber si se puede procesar la solicitud.

Procesar las solicitudes emitidas por cada departamento a travs de la elaboracin de Comprobantes de Desembolso y Cheques.

Elaborar a fin de mes y enviar a los departamentos los Estados de Cuenta de los mismos.

112

Elaborar y consignar ante la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar el Libro de Banco, el Anexo de Gastos, la Conciliacin Bancaria y el Comprobante de Retencin del IVA que son los documentos que avalan los ingresos y egresos de cada departamento.

Brindar integridad y seguridad en los datos.

113

DESCRIPCIN DEL PROCESO REQUERIDO

1.

Proceso:

Carga Trimenstral de los Fondos Propios asignados a cada

Departamento.

Propsito:

este proceso tiene como objetivo la asignacin de recursos

provenientes de proyectos realizados. De estos recursos un porcentajes para los departamentos y el resto es de honorarios profesionales para los profesores involucrados en la ejecucin de dicho proyecto. DEPARTAMENTO RESPONSABLE Profesor ACCIN

Departamento

1. Realiza contactos con la organizacin interesada en la realizacin del proyecto. 2. Propone proyecto a FUNINDES

FUNINDES

Encargado

3. Evalua el proyecto. 4. Aprueva el proyecto. 5. Realiza contrato con la organizacin interesada en el desarrollo del proyecto. 6. Notifica al profesor que propuso el proyecto que puede comenzar con el desarrollo del mismo.

Contina 114

Departamento

Profesor

1. Recibe la notificacin del que el proyecto fue aprobado. 8. Desarrolla el proyecto

FUNINDES

Encargado

9. Administra ingresos provenientes del desarrollo del proyecto. 10. Asigna honorarios profesionales al profesor involucrado en el proyecto. 11. Calcula porcentaje de ingresos correspondiente al Departamento al cual esta adscrito el profesor involucrado en el desarrollo del proyecto. 12. Asigna a la Divisin los porcentajes de los ingresos correspondientes para cada uno de los Departamentos adscritos a la misma. 13. Si no fue aprobado notifica al profesor que propuso el proyecto.

Contina

115

14. Recibe la notificacin. Departamento Profesor solicitante 15. De ser necesario realiza cambios y vuelve al paso N 2.

16.

Recibe la asignacin de los

recursos generados por el desarrollo de proyectos, estos recursos son tanto para el profesor involucrado en el desarrollo del proyecto como para el Departamento al cual Divisin Encargado est inscrito este profesor. (Ver formato que es utilizado actualmente en los anexos N1 ) 17. Asigna ingresos a los departamentos y honorarios profesionales a los profesores. 18. Carga en el Sistema por medio de la pantalla de Asignaciones los ingresos de los departamentos. 19. Archiva el informe de los ingresos propios

Las Autoras 2003.

116

PROCESOS PROPUESTO CARGA TRIMESTRAL DE LOS INGRESOS PROPIOS CORRESPONDIENTE A CADA DEPARTAMENTO

Departamento

REALIZA CONTACTOS CON LA ORGANIZACIN

DESARROLLA PROYECTO

RECIBE LA NOTIFICACIN

PROPONE PROYECTOS A FUNINDES

HACE CAMBIOS O REALIZA UN NUEVO PROYECTO

RECIBE LA NOTIFICACIN

EVALUA PROYECTO

DEVUELVE EL PROYECTO Y NOTIFICA QUE NO FUE APROBADO

REALIZA CONTRATO CON LA ORG.

NO
APRUEBA

SI
NOTIFICA QUE SE PUEDE COMENZAR A DESARROLLAR EL PROYECTO RECIBE Y ADM. INGRESOS PROVENIENTES DEL DESARROLLO DEL PROYECTO

FUNINDES

ASIGNA A LA DIVISIN EL % CORRESPONDIENTE PARA C / DPTO.

CALCULA EL % DE LOS INGS. CORRESPONDIENTES A C / DPTO.

ASIGNA HONARIOS PROFESIONALES AL PROF. INVOLUCRADO EN EL PROYECTO

Divisin

RECIBE LA ASIGNACIN DE LOS RECURSOS

ASIGNA INGRESOS A LOS DPTOS. Y PROFESORES

CARGA EN EL SISTEMA LOS INGRESOS DE LOS DPTOS.

EXPEDIENTE DE LOS INGRESOS RECIBIDOS

ARCHIVA EL INFORME DELOS INGRESOS

Las Autoras 2003.

117

2.

Procedimiento: Emisin de Cheque y Elaboracin de los Comprobantes de Desembolso.

Propsito: Este proceso tiene como fin el llevar un registro que avale el motivo de la solicitud y el monto, as como tambien es necesario que contenga los datos de quien autoriza la emisin de ambos documentos y que se cuente en el mismo con renglones para colocar la fecha

DEPARTAMENTO RESPONSABLE

ACCIN

Departamento

Encargado

1. Realiza solicitud de Emisin de Cheque.Ver anexos (N 2). 2. Cuando el monto es mayor a Bs. 200.000 enva la solicitud de Emisin de Cheque junto con factura y Acta de Consejo Asesor . 3. Cuando el monto es menor a Bs. 200.000 enva la solicitud de Emisin de Cheque junto con factura

Divisin

Encargado

4. Recibe la solicitud de emisin de cheque, factura y Acta de Consejo Asesor. 5. Verifica el estado de cuenta del departamento solicitante la Contina 118

solicitud en el sistema por medio de la pantalla Saldos de los Departamentos. 6. Si el saldo disponible es Divisin Encargado suficiente activa la pantalla egresos y carga los datos necesarios para generar el comprobante de desembolso mediante el sistema por la opcin reportes 7. Imprime el Comprobante de Desembolso. 8. Avisa al departamento solicitante mediante correo electronico que ambos estn listos. 9. Si el saldo disponible no es suficiente avisa al departamento solicitante que no cuenta con el saldo necesario para realizar la transaccin solicitada.

Departamento que realiza la solicitud

Encargado

9. Recibe notificacin. 10. Busca Cheque y Comprobante de Desembolso. Contina 119

11. Revisa que ambos documentos coincidan con la Solicitud de Emisin de Cheque. 12. Si ambos documentos coinciden firma el Comprobante de Desembolso indicando conformidad y retira el Cheque. 13. En el caso de que los documentos no coincidan son devueltos.

Divisin

Encargado

14. Recibe el Comprobante de Desembolso, copia de Cheque, Factura y Acta del Consejo Asesor. 15. Archiva documentos con el fin de rendir cuentas mensuales al Departamento de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar. 16. Si no coincidieron los documentos son recibidos y se va al paso N 6.

Las Autoras 2003.

120

PROCESO PROPUESTO: SOLICITUD DE ELABORACIN DE CHEQUES Y COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS

RETIRA EL CHEQUE Y DEVUELVE EL COMP.

REALIZA SOLICITUD DE COPM. DE DESEMBOLSO

MONTO > 200.000.

DEPARTAMENTO

SI.
ENVA LA SOLICITUD JUNTO CON FACTURA Y ACTA DEL CONSEJO ASESOR

NO
ENVA LA SOLICITUD JUNTO CON FACTURA

FIRMA EL COMP. INDICANDO CONFORMIDAD

DEVUELVE AMBOS DOC.

SI
COINCIDE

NO

RECIBE NOTIFICACIN

RECIBE NOTIFICACIN

BUSCA EL COMP. Y EL CHEQUE

REVISA QUE AMBOS DOC. COINCIDAN CON LA SOLICITUD

RECIBE LA SOLICITUD DE JUNTO CON LOS DEMAS DOC.

AVISA AL DPTO. QUE AMBOS DOC. ESTAN LISTOS

RECIBE AMBOS DOC.

DIVISIN

VERIFICA EL EDO. DE CUENTA DEL DEPARTAMENTO

IMPRIME EL COMPROBANTE DE DESEMBOLSO Y CHEQUE

RECIBE EL COMP. FIRMADO Y LO ARCHIVA

SI
CARGA LOS DATOS PARA GENERAR EL COMP. SALDO AVISA AL DPTO. QUE NO SE CUENTA CON EL SALDO NECESARIO

EXPEDIENTE DE COMPROBANTES DE DESEMBOLSO

NO

Las Autoras 2003. 121

3.

Proceso: Elaboracin de la Conciliacin Bancaria

Proposito: Rendir cuentas ante la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar de los ingresos y gastos de los fondos propios de los departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas.

DEPARTAMENTO

ENCARGADO

ACCIN

1. Busca en archivo el estado de cuenta bancario. 2. Entra al sistema y activa la Pantalla de Cheques emitidos. 3. Verifica entre la Pantalla de Cheques Emitidos y el Estado de Cuenta Bancario haya igualdad en las anotaciones. 4. Si no hay diferencias en los montos Divisin Encargado imprime el documento. Sigue con el paso N 8. 5. Si hay diferencias verifica que todas las operaciones realizadas por la divisin esten reflejadas en el Estado de Cuenta Bancario. 6. De haber operaciones no registradas realiza ajustes colocando los montos en la seccin del documento destinada para esto.

Contina 122

7. Si todas las operaciones estn registradas y an as no hay igualdad en los montos notifica al Banco el error. 8. Realiza los Ajustes necesarios. 9. Al finalizar de realizar los ajustes en los saldos, imprime el documento. 10. Saca copias del documento. 11. Archiva copias. 12. Enva original de la Conciliacin a la Divisin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

Las Autoras 2003.

123

PROCESO PROPUESTO: ELABORACIN DE LA CONCILIACIN BANCARIA

BUSCA EN EL ARCHIVO EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO

ENTRA AL SISTEMA Y ACTIVA LA PANTALLA DE CHEQUES EMITIDOS

EXPEDIENTE DE LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

VERIFICA QUE EN LA PANTALLA Y EL EDO. DE CUENTA BANCARIO HAYA IGUALDAD EN LOS MONTOS REFLEJADOS

DIVISIN

VERIFICA QUE TODAS LAS OPER. RELIZADAS POR LA DIVISIN SE ENCUENTREN EN EL EDO. DE CUENTA BANCARIO

SI

HAY DIFERENCIAS?

NO
ESTN REGISTRADAS? IMPRIME LA CONCILIACIN BANCARIA

SI

NO
NOTIFICA AL BANCO DEL ERROR

SACA COPIAS DEL DOCUMENTO

REALIZA AJUSTES

ARCHIVA COPIAS DE LA CONCILIACIN BANCARIA

ENVA ORIGINAL A LA DIRECCIN DE FINANZAS DE LA USB

EXPEDIENTE DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

Las Autoras 2003.

124

4.

Proceso: Elaboracin del Anexo de Gastos

Propsito: Emitir un documento que contenga todos los datos acerca de las diferentes retenciones realizadas por la Divisin durante un periodo determinado, es decir, un mes y as rendir cuentas ante la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

DEPARTAMENTO RESPONSABLE

ACCIN

Divisin

Encargado

1. Busca en los archivos todos los Comprobantes de Desembolsos emitidos durante un mes. 2. Busca en los archivos el Estado de cuenta Bancario del mes para saber los ingresos totales de ese periodo. 3. Compara que la informacin de ambos documentos coincida con la mostrada por pantalla 4. Imprime el Anexo de Gastos.

5. Archiva copias. 6. Enva original a la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

Las Autoras 2003.

125

PROCESO PROPUESTO: ELABORACIN DEL ANEXO DE GASTOS

BUSCA LOS COMP. DE RETENCIN EMITIDOS

BUSCA LOS ESTADOS DE CUENTAS

EXPEDIENTE DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIN EMITIDOS

BUSCA EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO

DIVISIN

IMPRIME EL ANEXO DE GASTOS

CARGA LOS DATOS REFERENTE A LOS PORCENTAJES DE LOS IMPUESTOS A APLICAR

ARCHIVA COPIAS DEL ANEXO DE GASTOS

ENVA ORIGINAL A LA DIRECCIN DE FINANZAS DE LA USB

EXPEDIENTES DE LOS ANEXOS DE GASTOS

Las Autoras 2003.

126

5.

Proceso: Elaboracin del Comprobante de Retencin del Impuesto

Propsito: Cumplir con los requisitos exigidos por la Ley para los entes que funcionan como Agentes de Retencin.

DEPARTAMENTO RESPONSABLE

ACCIN

Departamento

Encargado

1. Recibe Copia de la Factura. 2. Solicita la emisin de cheque, comprobante de d esembolso y comprobante de retencin de impuestos.

Divisin

Encargado

3. Recibe la solicitud junto con factura. 4. Verifica por medio del INTERNET que la organizacin este registrada n el SENIAT. 5. Si esta registrada se retiene el 75 % del monto que concierne al IVA. 6. Si no esta registrada en el SENIAT se retiene el 100 % del monto concerniente al IVA.

Contina 127

7. Carga en Excel los datos necesarios para emitir el comprobante. 8. Emite dos originales del Comprobante de Retencin del IVA.( Ver formato actualmente utilizado en anexos N 8 Comprobante de Retencin 9. del IVA) 10. Entrega un original del 11. Comprobante de Retencin del IVA a la Organizacin. 12. Saca copias de Comprobante de Rentencin del IVA. 13. Archiva copias. 14. Enva el otro original a la Direccin de Finanzas de la Universidad Simn Bolvar.

Las Autoras 2003.

128

PROCESO PROPUESTO: ELABORACIN DEL COMPROBANTE DE RETENCIN DEL IVA

RECIBE SOLICITUD JUNTO CON FACTURA

VERIFICA REGISTRO DEL SENIAT

EST

NO
RETIENE 100% DEL IVA CARGA EN LA PANTALLA DE RETENCIN DE IMPUESTO LOS DATOS NECESARIOS PARA GENERAR EL DOC.

SI
RETIENE 75 % DEL IVA

DIVISIN

GENERA 2 ORIGINALES DEL COMPROBANTE

ENTREGA 1 ORIGINAL A LA ORGANIZACIN

ENTREGA 1 ORIGINAL A LA DIRECCIN DE FINANZAS

SACA COPIAS DEL COMPROBANTE

ARCHIVA COPIAS DEL COMPROBANTE

EXPEDIENTE DE COMPROBANTES DE RETENCIN

Las Autoras 2003. 129

IDENTIFICACIN DE ESCENARIOS

1 Escenario Pantalla de Seguridad: 1. 2. 3. Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Se pide al usuario que registre nombre de usuario y la clave de acceso. Si el nombre del usuario del usuario y su clave de acceso son correctas cierra la pantalla de seguridad y activa la pantalla de presentacin y men. 4. En caso de que sean incorrectas alguna de las dos o ambas se muestra por pantalla un mensaje indicando un error por parte del usuario y pide que se registren los datos nuevamente.

2 Escenario Pantalla de Presentacin y Men: 1. 2. 3. Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Se muestra por pantalla el nombre del Sistema y el de sus Autores. Se muestra en la parte superior de esta pantalla el Men del Sistema para la Gestin Administrativa de los fondos propios de Divisin . 4. Al hacer click en cualquiera de las opciones presentadas por el Men se despliegan los submenues, dando paso para poder realizar la operacin necesitada.

130

3 Escenario Pantalla Divisin: 1. 2. Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a la Divisin como su nombre y Codigo, Nombre del director, Nombre del Banco, Nmero de Cuenta Bancaria .

3.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.
AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le

Si hace click en el botn

pedir que ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn deseado.

con este puede borrar el registro

131

C ERRAR

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

4 Escenario Pantalla Departamentos: 1. 2. Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos de los departamentos.

3.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.
AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco este abrir una ventana que le

Si hace click en el botn

pedir que ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.

132

ELI MI NAR

Si hace click en el botn deseado.

C ERRAR

con este puede borrar el registro

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema. 4.

sALIR

esta opcin permite salirse por

Pide que se marque con un click la en la transaccin que se desea realizar por medio de un check box. Luego da paso a la
I NGRES OS

pantalla a que se le hizo referencia colocando una .

EGRES S O

5 Escenario Pantalla de Asignaciones: 1. 2. Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los ingresos de cada departamento. 3. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar, calcular que permiten acceder a los datos, realizar calculos matemticos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.

133

Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en

se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

A REG R G A

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le

Si hace click en el botn

pedir que ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn deseado.

C ERRAR

con este puede borrar el registro

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

CALCU LAR

Si hace click en el botn los clculos deseados

esta opcin le permite realizar

LIM PIAR

Si hace clic en el botn

esta opcin le permite al

usuario borrar los datos que contengan las cajas de texto

134

6 Escenario Pantalla de Egresos:

1. 2.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los egresos de cada departamento.

3.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.
A REG R G A

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le

Si hace click en el botn

pedir que ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn solicitado.

C ERRAR

con este puede borrar el registro

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

135

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

CALCU LAR

Si hace click en el botn los clculos deseados

esta opcin le permite realizar

LIM PIAR

Si hace clic en el botn

esta opcin le permite al

usuario borrar los datos que contengan las cajas de texto

7 Escenario Pantalla Comprobante de Retencin del Impuesto (IVA):

1. 2.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a la retencin del respecto a una factura. IVA con

3.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

136

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le

Si hace click en el botn

pedir que ingrese el nmero de factura o de comprobante de retencin que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicha factura o con dicho comprobante.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn deseado.

con este puede borrar el registro

C ERRAR

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

CALCU LAR

Si hace click en el botn los clculos deseados

esta opcin le permite realizar

LIM PIAR

Si hace clic en el botn

esta opcin le permite al

usuario borrar los datos que contengan las cajas de texto

8 Escenario Pantalla de La Conciliacin Bancaria:

1.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin.

137

2.

Pide los datos referentes a los saldos registrados en el Libro Contable y el Estado de Cuenta Bancario.

3.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.
A REG R G A

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le

Si hace click en el botn

pedir que ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn solicitado.

C ERRAR

con este puede borrar el registro

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

138

CALCU LAR

Si hace click en el botn los clculos deseados

esta opcin le permite realizar

LIM PIAR

Si hace clic en el botn

esta opcin le permite al

usuario borrar los datos que contengan las cajas de texto

9 Escenario Pantalla de Anexo de Gastos:

1.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin.

2. 3.

Muestra los datos referentes a los gastos. Se pide por pantalla los datos referentes a los porcentajes de los diferentes impuestos a aplicar.

4.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.
A REG R G A

Si hace click en el botn

incluir un registro en blanco.

139

BU A SC R

Si hace click en el botn

este abrir una ventana que le

pedir que ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn solicitado.

C ERRAR

con este puede borrar el registro

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

CALCU LAR

Si hace click en el botn los clculos deseados

LIM PIAR

esta opcin le permite realizar

Si hace clic en el botn

esta opcin le permite al

usuario borrar los datos que contengan las cajas de texto

10 Escenario Pantalla de Consulta de los Ingresos:

1. 2.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los ingresos de cada departamento.

140

3.

Esta pantalla cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.
C ERRAR

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

11 Escenario Pantalla de Consulta de los Comprobantes de Desembolso emitidos:

1. 2.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los ingresos de cada departamento.

3.

Esta pantalla cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.
C ERRAR

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

141

12 Escenario Pantalla de Consulta de los Cheques Emitidos por conciliar:

1. 2.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los egresos de cada departamento como fecha, cantidad, motivo del gasto, nmero del cheque y un renglon que indica si el cheque ya ha sido conciliado.

3.

Esta pantalla cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.
C ERRAR

Si hace click en el botn al usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

13 Escenario Pantalla de Consulta de los Estados de Cuentas:

1. 2.

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los ingresos y egresos de cada departamento.

3.

Esta pantalla cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.

142

C ERRAR

Si hace click en el botn usuario regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al

Si hace click en el botn completo del sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por

14 Escenario Reporte de la Divisin:

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Nombre de la Divisin. Fecha y Hora de emisin del documento.

2.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

3.

Este proceso se realiza con la finalidad de emitir un documento en el que se registre todos los datos de la divisin como lo son el nombre, cdigo, director y el monto total de sus egresos.

143

15 Escenario Reporte delos Departamentos y sus Saldos:

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Nombre del Vicerrestorado a la cual pertenece la Divisin. Nombre de la Divisin. Fecha y Hora de emisin del documento.

2.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

3.

Este proceso se realiza con la finalidad de emitir un documento en el que se registre los datos de la divisin y de los Departamentos adscritos a ella.

16 Escenario Reporte de Comprobante de Desembolso:

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Nombre del Vicerrestorado a la cual pertenece la Divisin. Nombre de la Divisin.

144

 2.

Fecha y Hora de emisin del documento.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

3.

Este proceso se realiza en caso de que se procese una Solicitud de Emisin de Cheque y elaboracin de Comprobante de Desembolso siendo el ltimo generado por el sistema a travs de la pantalla de egresos.

17 Escenario Reporte de Comprobante de Retencin de Impuesto (IVA):

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Articulos referentes a la Ley de IVA aclarando las funciones de ambas partes: agente de retencin y agente retenido.

2.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

145

3.

Este proceso se realiza en caso de que se procese una Retencin de Impuesto (IVA) siendo este generado por el sistema a travs de la pantalla Retencin del IVA.

18 Escenario Reporte de Resmenes de los Comprobantes de Retencin de Impuesto (IVA) emitidos:

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Articulos referentes a la Ley de IVA aclarando las funciones de ambas partes: agente de retencin y agente retenido.

2.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

3.

Este proceso se realiza en caso de que se procese una Retencin de Impuesto (IVA) siendo este generado por el sistema a travs de la pantalla Retencin del IVA.

146

19 Escenario Reporte de Los Estados de Cuentas:

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Direccin a la que pertenece.

2.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

3.

Este proceso se realiza mensualmente por el sistema a travs de la pantalla Estados de Cuentas para obtener el monto de cada uno de los ingresos y gastos realizados por los departamentos.

20 Escenario Reporte de La Conciliacin Bancaria:

4.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Direccin a la que pertenece.

5.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos.

147

Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en 6.

se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

Este proceso se realiza mensualmente para obtener el total de los ingresos y gastos por el sistema a travs de la pantalla Anexo de Gastos.

21 Escenario Reporte del Anexo de Gastos:

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Direccin a la qu pertenece.

2.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

3.

Este proceso se realiza mensualmente para obtener los datos que arrojan los ingresos totales y cada uno de los gastos efectuados en ese periodo en la Divisin.

148

22 Escenario Reporte del Libro de Banco:

1.

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Nombre del Vicerrectorado. Direccin a la que pertenece.

2.

Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina. retroceder un registro o pgina.

3.

Este proceso se realiza mensualmente para obtener los datos que arrojan todos los gastos efectuados en ese periodo en la Divisin.

149

DIAGRAMA DE TRANSICIN DE ESTADO DE LA CLASE SEGURIDAD

ACEPTAR
SELECCIN DE LA OPCIN ACEPTAR ENTRADA: Seleccin de la opcin Aceptar. SALIDA: Muestra la pantalla de Presentacin y Men.

INACTIVO

MUESTRA LA PANTALLA PRESENTACIN Y MEN

SEGURIDAD

ACEPTAR CANCELAR

CANCELAR
SELECCIN DE LA OPCIN CANCELAR ENTRADA: Seleccin de la opcin Cancelar. SALIDA: Sale del Sistema.

SALE DEL SISTEMA

150

DIAGRAMA DE TRANSICIN DE ESTADO DE LA CLASE TABLA

SELECCIN DE LA OPCIN DIVISIN PERMITE INSERTAR, MODIFICAR Y BUSCAR EN LOS DATOS

DIVISIN
ENTRADA: Seleccin de la opcin Divisin. SALIDA: Permite insertar, eliminar, modificar, buscar en los datos.

SELECCIN DE LA OPCIN DEPARTAMENTOS

DEPARTAMENTOS
ENTRADA: Seleccin de la opcin Departamentos. SALIDA: Permite insertar, eliminar, modificar, buscar los datos del alumno

PERMITE INSERTAR, ELIMINAR, MODIFICAR Y BUSCAR EN LOS DATOS DE LOS DEPARTAMENTOS

INACTIVO
SELECCIN DE LA OPCIN INGRESOS PERMITE INSERTAR, ELIMINAR, MODIFICAR Y BUSCAR LOS DATOS DE LOS INGRESOS

INGRESOS
ENTRADA: Seleccin de la opcin Ingresos. SALIDA: Permite insertar, eliminar, modificar, buscar los datos referentes a los ingresos

TABLA
DIVISIN DEPARTAMENTOS INGRESOS EGRESOS CONCILIACIN RETENCIN_IVA CONCILIACIN
ENTRADA: Seleccin de la opcin conciliacin. SALIDA: Permite insertar, eliminar, modificar los datos y montos del documento
SELECCIN DE LA OPCIN INGRESOS PERMITE INSERTAR, ELIMINAR, MODIFICAR Y BUSCAR EN LOS MONTOS CONCERNIENTES A LOS EGRESOS

EGRESOS
ENTRADA: Seleccin de la opcin egresos. SALIDA: Permite insertar, eliminar, modificar y buscar en los montos concernientes a los egresos.

SELECCIN DE LA OPCIN CONCILIACIN PERMITE INSERTAR, ELIMINAR, MODIFICAR Y BUSCAR EN

LOS MONTOS

RETENCIN_IVA
SELECCIN DE LA OPCIN RETENCIN_IVA PERMITE INSERTAR, ELIMINAR, MODIFICAR Y BUSCAR EN LOS DATOS

ENTRADA: Seleccin de la opcin retencin_iva SALIDA: Permite insertar, eliminar, modificar, buscar los datos de los proveedores

151

ACTIVA EL PROCESO DE INCLUIR

AGREGAR
ENTRADA: Activa el proceso de incluir SALIDA: Incluye un nuevo

INCLUYE UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

ACTIVA EL PROCESO DE GRABAR GUARDA UN NUEVO REGISTRO O MODIFICACIONES DE UN REGISTRO

BUSCAR
ENTRADA: Activa el proceso de grabar SALIDA: Guarda un nuevo registro o modificaciones en la tabla

ACTIVA EL PROCESO DE ELIMINAR

ELIMINAR
ENTRADA: Activa el proceso de eliminar SALIDA: Elimina un registro existente

ELIMINA UN REGISTRO EN LA TABLA

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR PERMITE DESPLAZARSE REGRESIVAMENTE ENTRE LOS REGISTROS UNO A UNO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso anterior SALIDA: Visualiza los registros desde el ltimo hasta el primero

DIVISIN
INCLUIR GRABAR ELIMINAR CONSULTAR ANTERIOR SIGUIENTE INICIO FINAL SALIR
ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE PERMITE AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS UNO A UNO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL ULTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE CERRAR

CERRAR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla y vuelve al men

CIERRA LA PANTALLA Y VUELVE AL MEN PRINCIPAL

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla y se sale sistema.

152

ACTIVA EL PROCESO DE INCLUIR

AGREGAR
ENTRADA: Activa el proceso de incluir SALIDA: Incluye un nuevo

INCLUYE UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

ACTIVA EL PROCESO DE BUSCAR BUSCA UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

BUSCAR
ENTRADA: Activa el proceso de grabar SALIDA: Busca un registro o modificaciones en la tabla

ACTIVA EL PROCESO DE ELIMINAR

ELIMINAR
ENTRADA: Activa el proceso de eliminar SALIDA: Elimina un registro existente

ELIMINA UN REGISTRO EN LA TABLA

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR PERMITE DESPLAZARSE REGRESIVAMENTE ENTRE LOS REGISTROS UNO A UNO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso anterior SALIDA: Visualiza los registros desde el ltimo hasta el primero

DEPARTAMENTOS
AGREGAR BUSCAR ELIMINAR CERRAR ANTERIOR SIGUIENTE INICIO FINAL SALIR
ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE PERMITE AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS UNO A UNO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE CERRAR

CERRAR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla y vuelve al men

CIERRA LA PANTALLA Y VUELVE AL MEN PRINCIPAL

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla y sale del sistema

153

ACTIVA EL PROCESO DE INCLUIR INCLUYE UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

AGREGAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Incluye un registro

en la tabla
ACTIVA EL PROCESO DE BUSCAR BUSCA UN REGISTRO EN LA TABLA

BUSCAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Guarda un nuevo registro o modificaciones en la tabla

ACTIVA EL PROCESO DE ELIMINAR ELIMINA UN REGISTRO EN LA TABLA

ELIMINAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Elimina un registro existente

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR

PERMITE DESPLAZARSE REGRESIVAMENTE

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Regresa entre los registros uno a uno

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE PERMITE AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Avanza entre los registros uno a uno

INGRESOS
INCLUIR BUSCAR ELIMINAR CONSULTAR ANTERIOR SIGUIENTE INICIO FINAL CALCULAR LIMPIAR SALIR

UNO A UNO

ACTIVA EL PROCESO LIMPIAR LIMPIA LOS DATOS MOSTRADOS POR PANTALLA

LIMPIAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Limpia los datos reflejados en la pantalla

CALCULAR
ACTIVA EL PROCESO CALCULAR REALIZA LOS CALCULOS NECESARIOS ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Realiza clculos con los datos dados de entrada.

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL ULTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el ultimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE CERRAR CIERRA LA PANTALLA Y VUELVE AL MEN PRINCIPAL

CERRAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y vuelve al men

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y sale por completo del sistema.

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

154

ACTIVA EL PROCESO DE INCLUIR INCLUYE UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

AGREGAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Incluye un registro

en la tabla
ACTIVA EL PROCESO DE BUSCAR BUSCA UN REGISTRO EN LA TABLA

BUSCAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Guarda un nuevo registro o modificaciones en la tabla

ACTIVA EL PROCESO DE ELIMINAR ELIMINA UN REGISTRO EN LA TABLA

ELIMINAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Elimina un registro existente

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR

PERMITE DESPLAZARSE REGRESIVAMENTE

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Regresa entre los registros uno a uno

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE PERMITE AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Avanza entre los registros uno a uno

EGRESOS
INCLUIR BUSCAR ELIMINAR CONSULTAR ANTERIOR SIGUIENTE INICIO FINAL CALCULAR LIMPIAR SALIR

UNO A UNO

ACTIVA EL PROCESO LIMPIAR LIMPIA LOS DATOS MOSTRADOS POR PANTALLA

LIMPIAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Limpia los datos reflejados en la pantalla

CALCULAR
ACTIVA EL PROCESO CALCULAR REALIZA LOS CALCULOS NECESARIOS ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Realiza clculos con los datos dados de entrada.

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL ULTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el ultimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE CERRAR CIERRA LA PANTALLA Y VUELVE AL MEN PRINCIPAL

CERRAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y vuelve al men

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y sale por completo del sistema.

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

155

ACTIVA EL PROCESO DE INCLUIR INCLUYE UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

AGREGAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Incluye un registro

en la tabla
ACTIVA EL PROCESO DE BUSCAR BUSCA UN REGISTRO EN LA TABLA

BUSCAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Guarda un nuevo registro o modificaciones en la tabla

ACTIVA EL PROCESO DE ELIMINAR ELIMINA UN REGISTRO EN LA TABLA

ELIMINAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Elimina un registro existente

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR

PERMITE DESPLAZARSE REGRESIVAMENTE

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Regresa entre los registros uno a uno

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE PERMITE AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Avanza entre los registros uno a uno

RETENCIN_IVA
INCLUIR BUSCAR ELIMINAR CONSULTAR ANTERIOR SIGUIENTE INICIO FINAL CALCULAR LIMPIAR SALIR

UNO A UNO

ACTIVA EL PROCESO LIMPIAR LIMPIA LOS DATOS MOSTRADOS POR PANTALLA

LIMPIAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Limpia los datos reflejados en la pantalla

CALCULAR
ACTIVA EL PROCESO CALCULAR REALIZA LOS CALCULOS NECESARIOS ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Realiza clculos con los datos dados de entrada.

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL ULTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el ultimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE CERRAR CIERRA LA PANTALLA Y VUELVE AL MEN PRINCIPAL

CERRAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y vuelve al men

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y sale por completo del sistema.

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

156

ACTIVA EL PROCESO DE INCLUIR INCLUYE UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

AGREGAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Incluye un registro

en la tabla
ACTIVA EL PROCESO DE BUSCAR BUSCA UN REGISTRO EN LA TABLA

BUSCAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Guarda un nuevo registro o modificaciones en la tabla

ACTIVA EL PROCESO DE ELIMINAR ELIMINA UN REGISTRO EN LA TABLA

ELIMINAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Elimina un registro existente

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR

PERMITE DESPLAZARSE REGRESIVAMENTE

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Regresa entre los registros uno a uno

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE PERMITE AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Avanza entre los registros uno a uno

CONCILIACIN B.
INCLUIR BUSCAR ELIMINAR CONSULTAR ANTERIOR SIGUIENTE INICIO FINAL CALCULAR LIMPIAR SALIR

UNO A UNO

ACTIVA EL PROCESO LIMPIAR LIMPIA LOS DATOS MOSTRADOS POR PANTALLA

LIMPIAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Limpia los datos reflejados en la pantalla

CALCULAR
ACTIVA EL PROCESO CALCULAR REALIZA LOS CALCULOS NECESARIOS ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Realiza clculos con los datos dados de entrada.

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL ULTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el ultimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE CERRAR CIERRA LA PANTALLA Y VUELVE AL MEN PRINCIPAL

CERRAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y vuelve al men

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y sale por completo del sistema.

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

157

ACTIVA EL PROCESO DE INCLUIR INCLUYE UN NUEVO REGISTRO EN LA TABLA

AGREGAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Incluye un registro

en la tabla
ACTIVA EL PROCESO DE BUSCAR BUSCA UN REGISTRO EN LA TABLA

BUSCAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Guarda un nuevo registro o modificaciones en la tabla

ACTIVA EL PROCESO DE ELIMINAR ELIMINA UN REGISTRO EN LA TABLA

ELIMINAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Elimina un registro existente

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR

PERMITE DESPLAZARSE REGRESIVAMENTE

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Regresa entre los registros uno a uno

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE PERMITE AVANZAR ENTRE LOS REGISTROS

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Avanza entre los registros uno a uno

ANEXO DE GASTOS
INCLUIR BUSCAR ELIMINAR CONSULTAR ANTERIOR SIGUIENTE INICIO FINAL CALCULAR LIMPIAR SALIR

UNO A UNO

ACTIVA EL PROCESO LIMPIAR LIMPIA LOS DATOS MOSTRADOS POR PANTALLA

LIMPIAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Limpia los datos reflejados en la pantalla

CALCULAR
ACTIVA EL PROCESO CALCULAR REALIZA LOS CALCULOS NECESARIOS ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Realiza clculos con los datos dados de entrada.

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL ULTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Visualiza el ultimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE CERRAR CIERRA LA PANTALLA Y VUELVE AL MEN PRINCIPAL

CERRAR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y vuelve al men

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso SALIDA: Cierra la pantalla y sale por completo del sistema.

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

158

SELECCIN DE LA OPCIN DIVISIN PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y DESPLAZARSE ENTRE LOS DATOS

DIVISIN
ENTRADA: Seleccin de la opcin Divisin SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

SELECCIN DE LA OPCIN DEPARTAMENTOS

DEPARTAMENTOS
ENTRADA: Seleccin de la opcin departamentos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y DESPLAZARSE ENTRE LOS DATOS

SELECCIN DE LA OPCIN INGRESOS PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y DESPLAZARSE ENTRE LOS

INGRESOS
ENTRADA: Seleccin de la opcin ingresos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

INACTIVO

DATOS

CONSULTAS Y REPORTES
DIVISIN DEPARTAMENTOS Y SUS SALDOS INGRESOS EGRESOS RETENCIN_IVA COMPROBANTES DE DESEMBOLSO CHEQUES EMITIDOS (POR CONCILIAR) ESTADO DE CUENTA BANCARIO LIBRO DE BANCO ANEXO DE GASTOS RESMENES DE LAS RETENCIONES DE IMPUESTO

SELECCIN DE LA OPCIN EGRESOS PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y DESPLAZARSE ENTRE LOS DATOS

EGRESOS
ENTRADA: Seleccin de la opcin ingresos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

SELECCIN DE LA OPCIN RETENCIN PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y DESPLAZARSE ENTRE LOS DATOS

RETENCIN_IVA
ENTRADA: Seleccin de la opcin retencin_iva SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

SELECCIN DE LA OPCIN COMP. DE DESEMBOLSO PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y DESPLAZARSE ENTRE LOS DATOS

COMP. DE DESEMBOLSO
ENTRADA: Seleccin de la opcin cursos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

SELECCIN DE LA OPCIN EDO. DE CUENTA BANCARIO

EDO. CTA. BANCARIO

PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y MOVERSE ENTRE LOS DATOS ENTRADA: Seleccin de la opcin cursos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

SELECCIN DE LA OPCIN LIBRO DE BANCO PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y MOVERSE ENTRE LOS DATOS

LIBRO DE BANCO
ENTRADA: Seleccin de la opcin cursos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

SELECCIN DE LA OPCIN ANEXO DE GASTOS

ANEXO DE GASTOS
ENTRADA: Seleccin de la opcin cursos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y MOVERSE ENTRE LOS DATOS

SELECCIN DE LA OPCIN RESMENES DE LAS RETENCIONES REALIZADAS

RESMENES RETENCIONES
PERMITE CONSULTAR, IMPRIMIR Y MOVERSE ENTRE LOS DATOS ENTRADA: Seleccin de la opcin cursos SALIDA: Permite consultar, imprimir anterior, siguiente, inicio, final y salir

159

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

DIVISIN
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

160

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

DEPARTAMENTOS
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

161

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

INGRESOS
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

162

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

EGRESOS
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

163

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

RETENCIN_IVA
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

164

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

COMPROBANTE DE DESEMBOLSO
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

165

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

CHEQUES EMITIDOS (por conciliar)

SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

166

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ESTADOS DE CUENTAS
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

167

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

CONCILIACIN BANCARIA
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

168

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

LIBRO DE BANCO
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

169

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ANEXO DE GASTOS
SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

170

ACTIVA EL PROCESO DE IMPRIMIR

IMPRIMIR
SACA UN LISTADO CON LOS DATOS REFERENTES A LA DIVISIN ENTRADA: Activa el proceso de imprimir SALIDA: Imprime el documento

ACTIVA EL PROCESO ANTERIOR VISUALIZA DESDE EL LTIMO AL PRIMER REGISTRO

ANTERIOR
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

RESUMENES DE LAS RETENCIONES

SALIR ANTERIOR INICIO CERRAR SIGUIENTE FINAL

ACTIVA EL PROCESO SIGUIENTE VISUALIZA DESDE EL PRIMER AL LTIMO REGISTRO

SIGUIENTE
ENTRADA: Activa el proceso siguiente SALIDA: Visualiza los registros desde el primero hasta el ltimo

ACTIVA EL PROCESO DE INICIO VISUALIZA EL PRIMER REGISTRO DE LA TABLA

INICIO
ENTRADA: Activa el proceso de inicio SALIDA: Visualiza el primer registro

ACTIVA EL PROCESO FINAL VISUALIZA EL LTIMO REGISTRO DE LA TABLA

FINAL
ENTRADA: Activa el proceso final SALIDA: Visualiza el ltimo registro

ACTIVA EL PROCESO DE SALIR

SALIR
ENTRADA: Activa el proceso salir SALIDA: Cierra la pantalla de alumnos

CIERRA LA PANTALLA Y SE SALE DEL SISTEMA

171

DIAGRAMA DE CLASES 1..*

POLTICAS DE LA UNIVERSIDAD

rige las

1
CONSEJO SUPERIOR

cuenta 1

U. S. B.
1 1 1 trabaja con cuenta cuenta M...*

1..*
ASPECTOS ACADEMICOS

rige los

1 C CONSEJO
ACADEMICO

ESTUDIANTES

1..*
DIRECCIONES

rige las

1
CONSEJO DIRECTIVO

ADMINISTRATIVA

ACADEMICA

1 rige las 1

1..*
DIVISIONES

1 1 cuentan con 1..*

DEPARTAMENTOS

1..*
INGRESOS

procesan

1..*
EGRESOS

1 1 afectan los 1
ESTADOS DE CUENTAS

1 1 de los tienen

manejan 0..*

1 1..*
PROFESORES

PROYECTOS

elaboran 1

0..*

Las Autoras 2003. 172

ESQUEMA LOGICO DE LA BASE DE DATOS

DIVISIN
COD_DIV NOM_DIV DIR_DIV BANCO NUM_CUENTA

DEPARTAMENTOS
COD_DEP NOM_DEP COD_DIV JEFE_DEP SALDO

INGRESOS
COD_DEP NOM_DEP FEC_ING MONTO_ING BENEFICIARIO

CONCILIACIN
NUM_CUENTA CTA_CONTABLE MES_CONCILIADO EXPRESADO_Bs SALDO_LIB DEPNR_LIB N/CNR_LIB CHEQNR_LIB N/DNR_LIB REVISADO POR ELABORADO POR SALDOCORR_LIB SALDOCORR_BAN

RETENCIN_IVA
NOM_ARET RIF_ARET NCOMP_IVA FEC_EMISIN DIR_ARET PERIODO_FISCAL NOM_SRET RIF_SRET N_OPER FEC_FACT NCONTROL_FACT NNOT_DEB NNOT_ CRED TIPO_TRANS NFACT_AFECT TOTAL+IVA COMP_EXONERADAS COMP_INT_IMP COMP-IVA % IVA CANTBs_IVA IVA_RETENIDO

173

DICCIONARIO DE DATOS 1. Nombre de la Base de Datos Fondos Propios los campos que poseen el (*) son campos clave

Longitud 8

Nombre del Archivo

Campo

Descripcin

Tipo

Cod_Div Divisin Nom_Div Dir_Div Banco Num_Cuenta

Cdigo de la Divisin Nombre de la Divisin Director de la Divisin Nombre del Banco Nmero de Cuenta Bancaria

Text 50 Text 50 Text 50 Text 50 Text 50

Cod_Dep Cod_Div Nom_Dep Departamento Jefe_Dep Saldo

Cdigo del Departamento Cdigo de la Divisin Nombre del Departamento Nombre del Jefe del Departamento Saldo disponible del departamento

Text 50 Text 50 Text 50 Text 50 Text 50

Cod_Dep Ingresos Nom_Dep Fec_Ing Monto_Ing Beneficiario

Cdigo del Departamento Nombre del Departamento Fecha en que se recibe el ingreso Monto ingresado Persona a nombre de quien fue recibido el monto

Text 50 Text 50 D/T

Text 50 Text 50

Contina 174

Indice * * * *

Cod_Dep Fec_Egre Cantidad

Cdigo del Departamento Fecha en que se realizo el egreso Monto por el cual fue realizado el cheque

Text D/T Text

50 8 50

Beneficiario

Nombre de la persona que reci be el cheque

Text

50

N_cheque

Nmero del cheque con que se realiz la transaccin

Text

50

N_Comprobante

Nmero del comprobante que avala la transaccin

Text

50

Tipo_Mod Egresos Nom_Dep

Tipo o modalidad del documento

Text

50 50

Nombre del Departamento a que se Text le registrar el documento

Nom_Jefdep Motivo

Nombre del Jefe del Dpto. Razon por la cual es solicitado el Cheque

Text Text

50 50

Descripcin_Mot

Descripcin del motivo por el cual fue hecha la solicitud

Text

50

Justificacin

Aqu se avala el motivo de la solicitud

Text

50

Observaciones

Aqu es donde se registra a cuenta de quien es cargado el cheque y la fecha en que es emitido

Text

50

Contina 175

Nom_Aret RIF_Aret NComp_IVA

Nnmbre del Agente de Retencin RIF del Agente de Retencin Nmero de comprobante de Retencin del IVA

Text Text Text

50 50 50

* *

Fec_Emisin Dir_Aret Periodo_fiscal

Fecha de emisin del documento

D/T

8 50

Direccin del Agente de Retencin Text Mes y ao en el cual se realizo la retencin Text

50

Nom_Sret RIF_Sret N_Oper Fec_Fact Retencin_IVA Ncontrol_fact NNot_deb NNot_cred Tipo_Trans Nfact_afect Total+IVA

Nombre del sujeto retenido RIF del sujeto retenido Nmero de la operacin Fecha de emisin de la factura Nmero de control de la factura Nmero de la Nota de Debito Nmero de la Nota de Credito Tipo de transaccin Nmero de factura afectada Total en Bs. de las compras incluyendo el IVA Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50

Comp_exoneradas

Total en Bs. de compras en los artculos que son exonerados del IVA Text 50

Comp_int_imp

Totasl en Bs. de las compras internas o importaciones Text 50

Comp-IVA

Total en Bs. de las compras sin el IVA Text 50

Contina 176

% IVA

Porcentaje del IVA que es aplicado Text a los artculos

50

Cantbs_IVA

Cantidad en Bs. que resulto de la aplicacin del porcentaje (%)

Text

50

IVA_Ret

Porcentaje del IVA que es retenido Text

50

Num_Cuenta Cta_Contable Mes_Conciliado Expresado_Bs Saldo_Lib Conciliacin Depnr_Lib N/Cnr_Lib Cheqnr_Lib N/Dnr_Lib Saldo_Ban Depnr_Ban N/Cnr_Ban Cheqnr_Ban N/Dnr_Ban Saldocorr_Lib Saldocorr_Ban Elaborado por Revisado por

Nmero de Cuenta Bancaria Cuenta Contable Mes Conciliado Cantidad en bolvares Saldo segn libro Depositos no reg. segn libro Notas de Creditos no reg. en libro

Text Text Text Text Text Text Text

50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50

Cheques no registrados segn libro Text Notas de Debitos no reg. en libro Saldo segn Banco Depositos no reg. segn Banco Text Text Text

Notas de Creditos no reg. en banco Text Cheques no reg. segn Banco Text

Notas de Debitos no reg. en Banco Text Saldo correcto en Libro Saldo correcto en Banco Elaborado por Revisado por Text Text Text Text

Las Autoras 2003.

177

DISTRIBUCIN DE CLASES CLASE Presentacin y Contrasea Divisin Departamentos Ingresos Egresos Retencin_IVA Conciliacin Bancaria Anexo de Gastos SUBCLASE SUBCLASE2 SUBCLASE3 Aceptar Salir

Tablas

Incluir

Buscar

Men Principal Procesos Comprobante de Desembolso Estados de Cuentas

Eliminar

Siguiente Divisin Departamentos Ingresos Egresos Retencin_IVA Comprobante de Desembolso Estados de Cuentas Conciliacin Bancaria Libro de Banco Anexo de Gastos Resumenes de las Retenciones

Anterior

Consultas y Reportes

Inicio

Final

Salir

Mtto. y Ayuda

Backup Acerca de... Contrasea

Cerrar

Las Autoras 2003.

178

DETERMINACIN DE CLASES
CLASE Subclase1 Subclase2 Subclase3 Subclase4 Subclase5 Subclase6

Cod_Div SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS Nom_Div Divisin Dir_Div Banco Num_Cuenta

Agregar

Buscar

Cod_Dep Nom_Dep Departamento SEGURIDAD DEL SISTEMA Cod_Div Jefe_Dep Saldo

Eliminar

Siguiente Aceptar

Tablas

Cod_Dep Nom_Dep Fec_Ing Ingresos Monto_Ing Beneficiario

Anterior Cancelar

Cerrar

Cod_Dep Nom_Dep Tipo_Mod Fec_Egre Egresos Nom_jefdep N_Cheque Cantidad Beneficiario

Salir

Primero

Ultimo

Contina

179

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

Motivo SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS Descripcin_Mot Justificacin Egresos Observaciones N_Comprobante N_factura

Agregar

Buscar

Eliminar

Nom_Aret SEGURIDAD DEL SISTEMA RIF_Aret Ncomp_IVA Fec_Emisin Dir_Aret Periodo_Fiscal Nom_Sret RIF_Sret Retencin_IVA N_Oper Fec_Fact Ncontrol_Fact Nnot_Deb Nnot_Cred Tipo_Trans Nfact_Afect Total+IVA Comp_exoneradas Comp_Int_Imp Ultimo Primero Salir Cerrar Anterior Cancelar Siguiente Aceptar

Contina 180

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

Comp-IVA SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS Retencin_IVA % IVA Cantbs_IVA IVA_Retenido Num_Cuenta Cta_contable Mes_Conciliado Expresado_Bs Saldo_Lib SEGURIDAD DEL SISTEMA Depnr_Lib Conciliacin Tablas N/Cnr_Lib Cheqnr_lib N/Dnr_Lib Saldo_Ban Depnr_Ban N/Cnr_Ban Cheqnr_Ban N/Dnr_Ban Revisado por Elaborado por Saldocorr_lib Saldocorr_Ban Primero Estado Proceso de Cuenta Nom_Dep Fecha N_Cheque Beneficiario Contina Ultimo Salir Cerrar Anterior Cancelar Siguiente Aceptar Eliminar Buscar Agregar

181

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS

M_Ing Estado de Cuenta M_Egr Saldo N_Comprobante Fec_emisin Sald_fec_emision Siguiente

Cod_Dep SEGURIDAD DEL SISTEMA Nom_Dep Tipo_Mod Fec_Egre Nom-jefdep Procesos Comprobante de Desembolso N_Cheque Cantidad Saldo Beneficiario Motivo Descripcin_Mot Justificacin Observaciones N_Comprobante N_Factura

Anterior

Aceptar Cerrar

Cancelar Salir

Primero

Ultimo

Contina

182

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS

Cod_Dep Nom_Dep Tipo_Mod Fec_Egre Nom_jefdep N_Cheque Cantidad Egresos SEGURIDAD DEL SISTEMA Saldo Beneficiario Motivo Consultas y Reportes Descripcin_Mot Justificacin Observaciones N_Comprobante N_factura Salir Cancelar Cerrar Aceptar Anterior Siguiente

Primero Nom_Aret RIF_Aret Retencin_IVA Ncomp_IVA Fec_Emisin Dir_Aret Periodo_Fiscal Nom_Sret RIF_Sret Ultimo

Contina 183

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS

Motivo Descripcin_Mot Justificacin Observaciones N_Comprobante Retencin_IVA N_factura Nom_Aret RIF_Aret SEGURIDAD DEL SISTEMA Ncomp_IVA Fec_Emisin Dir_Aret Periodo_Fiscal Consultas y Reportes Nom_Sret RIF_Sret N_Oper Fec_Fact Ncontrol_Fact Nnot_Deb Nnot_Cred Tipo_Trans Nfact_Afect Total+IVA Comp_exoneradas Comp_Int_Imp Comp-IVA Ultimo Primero Salir Cancelar Cerrar Aceptar Anterior Siguiente

Contina

184

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS

Comp-IVA Retencin_IVA % IVA Cantbs_IVA IVA_Retenido Siguiente Cod_Dep Nom_Dep Tipo_Mod SEGURIDAD DEL SISTEMA Fec_Egre Nom_jefdep Consultas y Reportes Comprobante de Desembolso N_Cheque Cantidad Saldo Beneficiario Motivo Descripcin_Mot Justificacin Observaciones N_Comprobante N_factura Ultimo Primero Salir Cancelar Cerrar Aceptar Anterior

Nom_Dep Estado de Cuenta Fecha N_Cheque Beneficiario

Contina

185

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS

Saldo Concepto Estado de Cuenta Ingresos Egresos N_Comprobante Nom_jefdep Dir_Div Anterior SEGURIDAD DEL SISTEMA Siguiente

Banco Consultas y Reportes Conciliacin Bancaria Num_Cuenta Cta_Contable Mes_Conciliado Expresado_Bs Saldo_Lib Depnreg_Lib N/Cnreg_Lib Chenreg_Lib N/Dnreg_Lib Saldocorr_Lib Saldo_Ban Depnreg_Ban N/Cnreg_Ban Chenreg_Ban N/Dnreg_Ban Ultimo Primero Salir Cerrar

Aceptar

Cancelar

Contina

186

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS

Saldocorr_Ban Conciliacin Bancaria Elaborado por Revisado por Unidad Fecha Banco Ncuen_banc Feche_trans_N/D SEGURIDAD DEL SISTEMA Libro Consultas y Reportes de Banco Fec_Ent Nche_trans_N/D Beneficiario Concepto Monto_Neto Total Ing_Tot_Div Nch_N/D NS/P_O/C Fec_Emi Beneficiario Anexo de Gastos Concepto Cod_Pres Mon_Fac (-)ISRL (+/-)Otros_Imp Ultimo Primero Salir Cancelar Cerrar Aceptar Anterior Siguiente

Contina 187

CLASE Subclase1

Subclase2

Subclase3

Subclase4

Subclase5 Subclase6

SISTEMA PARA EL APOYO DE LA GESTIN ADM. DE LOS FONDOS PROPIOS

Cod_Div Nom_Div Dir_Div Divisin Banco Num_Cuenta Siguiente

Cod_Dep Departamento SEGURIDAD DEL SISTEMA Nom_Dep Cod_Div Jefe_Dep Consultas y Reportes Ingresos Cod_Dep Nom_Dep Fec_Ing Monto_Ing Beneficiario Saldo Nom_Uni Nom_Doc Resumenes de las Retenciones realizadas Fec_Emisin Hora_Emisin Nom_Sret Rif_Sret Num_Factafec Fec_Fact Monto_Ret Ultimo Primero Salir Cancelar Cerrar Aceptar Anterior

Las Autoras 2003. 188

MODELO ENTIDAD RELACIN

COD_DIV NOM_DIV DIR_DIV BANCO NUM_CUENTA

COD_DEP NOM_DEP COD_DIV NOM_JEFDEP

DIVISIN

1:N

DEPARTAMENTOS

1:N 1:1

COD_DEP NOM_DEP FEC_ING MONTO_ING BENEFICIARIO

EGRESOS

INGRESOS

CONCILIACIN 1:N CTA_CONTABLE MES_CONCILIADO EXPRESADO_Bs SALDO_LIB DEPNR_LIB NCNR_LIB CHEQNR_LIB NDNR_LIB SALDO_BAN DEPNR_BAN NCNR_BAN CHEQNR_BAN NDNR_BAN REVISADO_POR ELABORADO_POR SALDOCORR_LIB SALDOCORR_BAN NUM_CUENTA COD_DEP NOM_DEP NOM_JEFDEP TIPO_MOD FEC_EGRE NUM_CHEQUE CANTIDAD BENEFICIARIO MOTIVO DESCRIPCIN_MOT JUSTIFICACIN OBSERVACIONES NUM_COMPROBANTE NUM_FACTURA RETENCIN_IVA

NOM_ARET RIF_ARET NCOMP_IVA FEC_EMISIN DIR_ARET PERIODO_FISCAL NOM_SRET RIF_SRET N_OPER FEC_FAC N_FACT NCONTROL_FAC NNOT_CRED

NNOT_DEB NFACT_AFECT TOTALCON_IVA COMP_EXONERADAS COMPSIN_IVA % IVA CANTBs_IVA IVA_ RETENIDO NOM_DEP TOTAL_COBRAR ELABORADO_POR APROBADO_POR

189

DISEO DE ENTRADAS Y SALIDAS

1.

Descripcin de Pantallas Nombre de la Pantalla. Propsito. Elementos de informacin que contiene. Tipo de Uso. Frecuencia de Uso. Nivel de autorizacin.

190

Nombre de la pantalla: Contrasea. Propsito: Acceder al menu principal del sistema Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Institucin en la cual cursan estudios los autores del sistema. Logo de la Institucin en la cual cursan estudios los autores del sistema. Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de Usuario. Contrasea de Usuario. Botones de Control : Aceptar y Cancelar. Tipo de Uso: Entrada. Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 9.

Nombre de la pantalla: Menu. Propsito: Acceder a cualquiera de las tablas, consultas y reportes ofrecidas por el sistema Elementos de informacin que contiene: Logo de la Institucin en la cual cursan estudios los autores del sistema. Logo de la Universidad. Nombre del Sistema Nombre de las Autoras del sistema

Ver anexos N 10.

191

Nombre de la pantalla: Divisin. Propsito:Crear, Buscar, Eliminar los datos de la tabla Divisin Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Nombre, Cdigo y Director de la Divisin. Banco, Nmero de Cuenta bancaria. Botones de Control: Agregar, Buscar, Eliminar, Cerrar, Salir, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior, Salir. Tipo de Uso: de Entrada y Consulta. Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 11.

Nombre de la pantalla: Departamentos. Propsito: Crear, Buscar, Eliminar los datos en la tabla Departamentos Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Nombre, Codigo y Saldo del Departamento. Botones de Control: Agregar, Buscar, Eliminar, Cerrar, Salir, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior, Salir.

192

Tipo de Uso: de Entrada y Consulta. Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 12.

Nombre de la pantalla: Asignaciones de los Ingresos. Propsito: Crear, Buscar, Eliminar, Calcular los datos en la referentes a los saldos de cada departamento Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Nombre, Codigo y Saldo del Departamento. Fecha en que se realiza el movimiento financiero. Beneficiario. Saldo. Nmero de cheque. Botones de Control: Agregar, Buscar, Eliminar, Cerrar, Salir, Calcular, Limpiar, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: de Entrada . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 13.

Nombre de la pantalla: Egresos.

193

Propsito: Crear, Buscar, Eliminar, Calcular los datos en la referentes a los saldos de cada departamento Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Nombre, Codigo, Saldo y Jefe del Departamento. Fecha en que se realiza el movimiento financiero. Beneficiario. Saldo. Nmero de cheque. Cantidad. Tipo o Modalidad. Motivo. Descripcin del Motivo. Observaciones. Autorizacin. Justificacin. Botones de Control: Agregar, Buscar, Eliminar, Cerrar, Salir, Calcular, Limpiar, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: de Entrada . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 14.

194

Nombre de la pantalla: Retencin del IVA. Propsito: Crear, Buscar, Eliminar, Calcular los datos en la referentes a los porcentajes de impuesto correspondientes a la retencin. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Nombre del Agente de Retencin. Registro de Informacin Fiscal del Agente de Retencin. Nmero del comprobante que avala la Retencin del impuesto. Fecha en que se realiza el movimiento financiero. Direccin del Agente de Retencin. Periodo Fiscal. Nombre del Sujeto Retenido. Registro de Informacin Fiscal del Sujeto Retenido. Nmero de Operacin. Fecha de Factura. Nmero de Factura. Nmero de Control Interno de la Factura. Nmero de Nota de Dbito. Nmero de Nota de Crdito. Tipo de Transaccin. Nmero de la Factura afectada. Total ms IVA. Total de las compras exoneradas del IVA. Total de las compras menos IVA Porcentaje del IVA a aplicar.

195

Cantidad en bolivares que resulto de la aplicacin del porcentaje antes mencionado. IVA Retenido. Botones de Control: Agregar, Buscar, Eliminar, Cerrar, Salir, Calcular, Limpiar, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: de Entrada . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 15.

Nombre de la pantalla: Conciliacin Bancaria. Propsito: Crear, Buscar, Eliminar, Calcular los datos en la referentes a los saldos registrados tanto en los libros que son llevados en la Divisin como en el Estado de Cuenta Bancario. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Cuenta Contable. Mes Conciliado. Expresado en bolvares. Saldo segn libro. Depositos no registrados en el libro. Notas de Creditos no registrados en el libro. Cheques no registrados en el libro. Notas de Debito no registrados en el libro.

196

Saldo correcto en el libro a la fecha. Saldo segn Banco. Depositos no registrados en el Banco. Notas de Creditos no registrados en el Banco. Cheques no registrados en el Banco. Notas de Debito no registrados en el Banco. Saldo correcto en el Banco a la fecha.

Ver anexos N 16.

Nombre de la pantalla: Anexo de Gastos. Propsito: Buscar los datos referentes a los egresos registrados en el mes para luego calcular los montos que conciernen a los impuestos tanto y de esta manera poder generar un documento que contenga todos los datos mostrados por pantalla. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla Nmero de Cheque o de Nota de Dbito. Nmero de la Orden de Compra o de S/P. Fecha de emisin del documento. Beneficiario. Concepto. Codigo presupuestario. Monto factura. Impuesto Sobre La Renta. Otros impuestos: 12 % y 4%

197

Monto Neto

Ver anexos N 17.

Nombre de la pantalla: Cheques para Conciliar. Propsito: Buscar los cheques emitidos por la Divisin para calcular el saldo

correcto de los egresos registrados y de esta manera poder generar la Conciliacin Bancaria Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla Nmero, Fecha Monto y Concepto por el cual fue emitido el Cheque. Saldo segn libro. Botones de Control: Cerrar, Salir, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: Consulta . Frecuencia de Uso: Mensualmente. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 18.

Nombre de la pantalla: Consulta de los Ingresos por Departamentos. Propsito: Ver los ingresos obtenidos por cada departamento. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla.

198

Codigo, Nombre y Saldo del Departamento. Muestra las Fechas,Beneficiarios y montos relativos a los ultimos ingresos. Botones de Control: Cerrar, Salir, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: Consulta . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 19.

Nombre de la pantalla: Consulta de los Egresos por Departamentos. Propsito: Ver los egresos obtenidos por cada departamento. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Codigo, Nombre, Saldo y Jefe del Departamento. Fechas, N de Cheques, Descripcin de motivo y Montos de los ult. egresos. Botones de Control: Cerrar, Salir, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: Consulta . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 20.

Nombre de la pantalla: Consulta de los Estados de cuentas. Propsito: Ver los ingresos y egresos obtenidos y realizados por cada departamento. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad.

199

Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre de la Pantalla. Codigo, Nombre, Saldo del Departamento, Fechas, N de Cheques, Egresos, Beneficiario, Concepto, Ingresos, Numero de Comprobante de Desembolso. Botones de Control: Cerrar, Salir, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: Consulta . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

Ver anexos N 21.

Nombre de la pantalla: Comprobante de Desembolso. Propsito: Emitir un comprobante que avale la emisin de un cheque. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Hora y Fecha formato largo. Nombre de la Pantalla. Codigo del Departamento. Nombre del Departamento. Saldo del Departamento. Jefe del Departamento. Tipo o Modalidad Nmero de Cheque Cantidad Beneficiario

200

Motivo Descripcin de motivo Observaciones Justificaciones Autorizacin Botones de Control: Cerrar, Salir, Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: Salida. Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Autorizado.

Ver anexos N 22.

Nombre de la pantalla: Comprobante de Retencin del IVA. Propsito: Emitir un Comprobante que avale la retencin del impuesto. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre del documento Artculos referentes a las funciones que debe desempear un Agente de Retencin. Nombre de la Pantalla. Nombre del Agente de Retencin. Registro de Informacin Fiscal del Agente de Retencin. Nmero del comprobante que avala la Retencin del impuesto. Fecha en que se realiza el movimiento financiero. Direccin del Agente de Retencin. Periodo Fiscal. Nombre del Sujeto Retenido.

201

Registro de Informacin Fiscal del Sujeto Retenido. Nmero de Operacin. Fecha de Factura. Nmero de Factura. Nmero de Control Interno de la Factura. Nmero de Nota de Dbito. Nmero de Nota de Crdito. Tipo de Transaccin. Nmero de la Factura afectada. Total ms IVA. Total de las compras exoneradas del IVA. Total de las compras menos IVA Porcentaje del IVA a aplicar. Cantidad en bolivares que resulto de la aplicacin del porcentaje antes mencionado. IVA Retenido. Botones de Control: Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: Salida . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Autorizado.

Ver anexos N 23.

Nombre de la pantalla: Estados de Cuentas. Propsito: Emitir un Comprobante que muestre los movimientos financieros que realizo cada Departamento durante un periodo determinado Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad.

202

Logo de la Universidad. Nombre de la Divisin. Nombre del documento. Nombre de la Pantalla. Codigo del Departamento. Nombre del Departamento. Saldo del Departamento. Fecha. Nmero de cheque. Beneficiario. Concepto. Ingreso. Egreso. Nmero de Comprobante. Botones de Control: Primero, Ultimo, Siguiente, Anterior. Tipo de Uso: Salida . Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Autorizado.

Ver anexos N 24.

Nombre de la pantalla: Resumenes de los Comprobantes de Retencin del IVA. Propsito: Emitir un reporte Resumen de los Comprobantes de Retencin del IVA emitidos. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre del documento.

203

Nombre de la Pantalla. Nombre del Sujeto Retenido. Registro de Informacin Fiscal del Sujeto Retenido. Nmero de la factura afectada. Fecha de la factura Monto retenido

Ver anexos N 25.

Nombre de la pantalla: Libro de banco. Propsito: Emitir un reporte Resumen de los Comprobantes de Desembolso emitidos por la Divisin Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre del Vicerrectorado. Nombre de la Direccin. Nombre del documento. Nombre de la Pantalla. Nombre de la Divisin. Fecha de emisin del documento. Fecha de entrega del documento. Nmero del Cheque, Transferencia o de la Nota de Dbito. Beneficiario. Motivo. Cantidad. Total

Ver anexos N 26.

204

Nombre de la pantalla: Conciliacin Bancaria. Propsito: Emitir una Conciliacin Bancaria Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre de la Direccin. Nombre del documento. Nombre de la Pantalla. Banco. Cuenta Corriente. Cuenta Contable. Mes Conciliado. Expresado en bolvares. Saldo segn libro. Depositos no registrados en el libro. Notas de Creditos no registrados en el libro. Cheques no registrados en el libro. Notas de Debitos no registrados en el libro. Saldo segn Banco. Depositos no registrados en el Banco. Notas de Creditos no registrados en el libro. Cheques no registrados en el libro. Notas de Debito no registrados en el libro. Elaborado por. Registrado por.

Ver anexos N 27.

205

Nombre de la pantalla: Anexo de Gastos. Propsito: Emitir un Anexo de Gastos. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre del Vicerrectorado Nombre de la Direccin. Nombre del documento. Nombre de la Pantalla. Nmero del Cheque o de la Nota de Dbito Nmero de la Orden de Compra o de S/P. Fecha de emisin del documento. Beneficiario. Concepto. Cdigo Presupuestario. Monto de la factura. ISLR Impuesto Sobre L a Renta. Otros Impuestos: 12 % 4 % Monto Neto. Observaciones. Firma y Sello del Administrador de la Unidad. Firma Autorizada.

Ver anexos N 28.

206

Nombre de la pantalla: Divisin. Propsito: Emitir un reporte con los datos referentes a la Divisin Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre del documento. Nombre de la Pantalla. Nombre de la Divisin. Fecha de emisin del documento. Total de egresos.

Ver anexos N 29.

Nombre de la pantalla: Departamentos y sus Saldos Propsito: Emitir un reporte con los datos referentes a la Departamentos y sus saldos. Elementos de informacin que contiene: Nombre de la Universidad. Logo de la Universidad. Nombre del documento. Nombre de la Pantalla. Nombre de la Divisin. Fecha y Hora de emisin del documento. Saldo del Departamento. Firma del Director de la Divisin. Recibido por.

Ver anexos N 30.

207

208

Anexo N 9: Pantalla: Contrasea

209

Anexo N 10: Pantalla: Menu

210

Anexo N 11: Pantalla: Divisin

211

Anexo N 12

Pantalla: Departamentos

212

Anexo N 13: Pantalla: Asignaciones de los Ingresos

213

Anexo N 14: Pantalla: Egresos

214

Anexo N 15: Pantalla: Retencin del IVA

215

Anexo N 16: Pantalla: Conciliacin Bancaria

216

Anexo N 17: Pantalla: Anexo de Gastos

217

Anexo N 18: Pantalla: Cheques por Conciliar

218

Anexo N 19: Pantalla: Consulta de los Ingresos por Departamento

219

Anexo N 20: Pantalla: Consulta de los Egresos por Departamento

220

Anexo N 21: Pantalla: Consultas de los Estados de Cuentas

221

Anexo N 22: Pantalla: Reporte del Comprobante de Desembolso

222

Anexo N 23: Pantalla: Reporte del Comprobante de Retencin del IVA

223

Anexo N 24: Pantalla: Reporte de los Estados de Cuentas por Departamento

224

Anexo N 25: Pantalla: Reporte de Resumenes de los Comprobantes de Retencin del IVA emitidos

225

Anexo N 26: Pantalla: Reporte del Libro de Banco

226

Anexo N 27: Pantalla: Reporte de la Conciliacin Bancaria

227

Anexo N 28: Pantalla: Reporte del Anexo de Gastos

228

Anexo N 29: Pantalla: Reporte de la Divisin

229

Anexo N 30: Pantalla: Reporte de los Departamentos y sus Saldos

230

Anexo N 31: Pantalla: de la Base de Datos

231

Anexo N 32: ACTIVIDADES A SEGUIR EN EL MICROPROCESO DE DESARROLLO

Identificar clases y objetos

Implantacin de clases y objetos

Identificar semntica de clase y objetos

Identificar relaciones entre clases y objetos

Grady Booch FUENTE: Analiss y Desarrollo de Sistemas Orientado a Objetos

232

Anexo N 33:

FASES TRADICIONALES EN EL MACROPROCESO DE DESARROLLO

Establecer requisitos bsicos.

Desarrollar un modelo del comportamiento deseado Crear una arquitectura

Gestionar la evolucin tras la entrega.

Desplegar la implementacin

Grady Booch FUENTE: Analiss y Desarrollo de Sistemas Orientado a Objetos

233

Anexo N 34: PROCESO DE LA ENTREVISTA

PREPARAR CONDUCIR LAS ENTREVISTAS ENTREVISTA LAS

DOCUMENTAR ANALIZAR

LOS

RESULTADOS

CONFIRMAR INFORMACIN

FUENTE: Introduccin al Desarrollo de Sistemas de Informacin

234

REALIZADO EN LA DIVISIN DE CIENCIAS FSICAS Y MATEMTICAS DE LA UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR PARA CUMPLIR CON UNA DE LAS PAUTAS DEL TRABAJO ESPECIAL DE GRADO (T E G) EXIGIDAS POR EL INSTITUTO UNIVERSITARIO EXPERIMENTAL DE TECNOLOGA LA VICTORIA

Manual de Usuarios del Sistema de Automatizado de Informacin para apoyar la gestin administrativa de los fondos propios de los Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar

REALIZADO POR LAS BRS. : ERIKA Y. HERNNDEZ C. CARMEN T. ARVALO

235

INTRODUCCIN

Bienvenidos al Sistema de Automatizado de Informacin para apoyar la gestin administrativa de los fondos propios de los Departamentos adscritos a la Divisin de Ciencias Fsicas y Matemticas de la Universidad Simn Bolvar que ofrece una solucin a la problemtica que se presenta en la Divisin.

El Sistema fue desarrollado en el Software de programacin Visual Basic 6.0 que puede ser utilizado en ambiente Microsoft Windows ( Versiones Windows 98, Windows Me, Windows 2000, Windows XP, Windows NT 4.0 o Superior). As mismo, es de fcil instalacin y configuracin, contempla las normativas legales vigentes y seguridad de acceso por usuario.

Cabe destacar que el Sistema cuenta con una interfaz grfica

sencilla,

amigable y profesional, que orienta al usuario acerca del manejo del sistema. La presencia de botones ayuda a una rpida compresin y fcil utilizacin. Para el usuario principiante, al colocar el Mouse sobre cualquiera de los botones aparecer un mensaje descriptivo acerca de su funcin y uso, para el usuario experto se incluyen funciones que ofrecen una variada gama de herramientas para la creacin, modificacin, bsqueda, eliminacin, consulta e impresin de los datos.

236

SEGURIDAD

Nombre de la pantalla: Contrasea. Propsito: Acceder al menu del sistema Elementos de informacin que contiene: Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad. Se pide al usuario que registre nombre de usuario y la clave de acceso. Si el nombre del usuario del usuario y su clave de acceso son correctas cierra la pantalla de seguridad y activa la pantalla de presentacin y men. En caso de que sean incorrectas alguna de las dos o ambas se muestra por pantalla un mensaje indicando un error por parte del usuario y pide que se registren los datos nuevamente. Nombre de la Institucin en la cual cursan estudios los autores del sistema. Logo de la Institucin en la cual cursan estudios los autores del sistema.

237

Logo de la Universidad. Botones de Control : Aceptar y Cancelar. Tipo de Uso: Entrada. Frecuencia de Uso: Diario. Nivel de Autorizacin: Usuario.

238

MEN Y PRESENTACIN

Nombre de la pantalla: Menu. Propsito: Acceder a cualquiera de las tablas, consultas y reportes ofrecidas por el sistema Elementos de informacin que contiene: Logo de la Institucin en la cual cursan estudios los autores del sistema. Logo de la Universidad. Nombre del Sistema Nombre de las Autoras del sistema Se muestra en la parte superior izquierda de la pantalla el Men del Sistema para la Gestin Administrativa de los fondos propios de Divisin . Al hacer click en cualquiera de las opciones presentadas por el Men se despliegan los submenues, dando paso para poder realizar la operacin necesitada.

239

DIVISIN

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a la Divisin como su nombre y Codigo, Nombre del director, Nombre del Banco, Nmero de Cuenta Bancaria . Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

240

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le pedir que

Si hace click en el botn

ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn Si hace click en el botn regresar al men principal.

con este puede borrar el registro deseado.

C ERRAR

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

241

DEPARTAMENTOS Y SUS SALDOS

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos de los departamentos. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

242

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco este abrir una ventana que le pedir que

Si hace click en el botn

ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn Si hace click en el botn regresar al men principal.

con este puede borrar el registro deseado.

C ERRAR

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

Pide que se marque con un click la en la transaccin que se desea realizar por medio de un check box. Luego da paso a la
I NGRES OS

pantalla a que se le hizo referencia colocando una .

EGRES S O

243

INGRESOS

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los ingresos de cada departamento. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar, calcular que permiten acceder a los datos, realizar calculos matemticos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

244

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le pedir que

Si hace click en el botn

ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn Si hace click en el botn regresar al men principal.

con este puede borrar el registro deseado.

C ERRAR

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

CALCU LAR

Si hace click en el botn clculos deseados

LIM PIAR

esta opcin le permite realizar los

Si hace clic en el botn los datos que contengan las cajas de texto

esta opcin le permite al usuario borrar

245

EGRESOS

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los egresos de cada departamento. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

246

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le pedir que

Si hace click en el botn

ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn Si hace click en el botn regresar al men principal.

con este puede borrar el registro solicitado.

C ERRAR

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

CALCU LAR

Si hace click en el botn clculos deseados

LIM PIAR

esta opcin le permite realizar los

Si hace clic en el botn los datos que contengan las cajas de texto

esta opcin le permite al usuario borrar

247

RETENCIN DEL IVA

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a la retencin del IVA con respecto a una factura. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

248

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le pedir que

Si hace click en el botn

ingrese el nmero de factura o de comprobante de retencin que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicha factura o con dicho comprobante.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn

con este puede borrar el registro deseado.

C ERRAR

Si hace click en el botn regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

CALCU LAR

Si hace click en el botn clculos deseados

LIM PIAR

esta opcin le permite realizar los

Si hace clic en el botn los datos que contengan las cajas de texto

esta opcin le permite al usuario borrar

249

CONCILIACIN BANCARIA

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Pide los datos referentes a los saldos registrados en el Libro Contable y el Estado de Cuenta Bancario. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

250

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le pedir que

Si hace click en el botn

ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn Si hace click en el botn regresar al men principal.

con este puede borrar el registro solicitado.

C ERRAR

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

CALCU LAR

Si hace click en el botn clculos deseados

LIM PIAR

esta opcin le permite realizar los

Si hace clic en el botn los datos que contengan las cajas de texto

esta opcin le permite al usuario borrar

251

ANEXO DE GASTOS

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra los datos referentes a los gastos. Se pide por pantalla los datos referentes a los porcentajes de los diferentes impuestos a aplicar. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, agregar, eliminar, buscar que permiten acceder a los datos y tambien cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema. Si hace click en Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro. se ir al ltimo registro. avanzar al siguiente registro. retroceder un registro.

252

AG REG AR

Si hace click en el botn

BU A SC R

incluir un registro en blanco. este abrir una ventana que le pedir que

Si hace click en el botn

ingrese el cdigo del departamento que desee revisar luego se muestra por pantalla los demas datos relacionados con dicho cdigo.
ELI MI NAR

Si hace click en el botn Si hace click en el botn regresar al men principal.

con este puede borrar el registro solicitado.

C ERRAR

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

CALCU LAR

Si hace click en el botn clculos deseados

LIM PIAR

esta opcin le permite realizar los

Si hace clic en el botn los datos que contengan las cajas de texto

esta opcin le permite al usuario borrar

253

CONSULTA DE LOS INGRESOS

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los ingresos de cada departamento. Esta pantalla cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.
C ERRAR

Si hace click en el botn regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

254

CONSULTA DE LOS COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS EMITIDOS

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los ingresos de cada departamento. Esta pantalla cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.
C ERRAR

Si hace click en el botn regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

255

CHEQUES POR CONCILIAR

Se muestra por pantalla el nombre de la Universidad y de la Divisin. Muestra por pantalla los datos referentes a los egresos de cada departamento como fecha, cantidad, motivo del gasto, nmero del cheque y un renglon que indica si el cheque ya ha sido conciliado. Esta pantalla cuenta con botones como el de cerrar que permite salir de la pantalla y regresar al menu principal y el de salir que es para salirse por completo del sistema.
C ERRAR

Si hace click en el botn regresar al men principal.

con esta opcin se le permite al usuario

Si hace click en el botn sistema.

sALIR

esta opcin permite salirse por completo del

256

REPORTE DE LA DIVISIN

Se muestra por pantalla el membrete oficial de la universidad que contiene la siguiente informacin: Logo de la Universidad. Nombre de la Universidad. Nombre de la Divisin. Fecha y Hora de emisin del documento. Esta pantalla cuenta con botones de control como los siguientes: primero, anterior, siguiente,ultimo, tambien cuenta con el boton de imprimir para sacar por papel estos datos. Si hace click en Si hace click en Si hace click en se ir al primer registro o pgina. se ir al ltimo registro o pgina. avanzar al siguiente registro o pgina.

257

Si hace click en

retroceder un registro o pgina.

Este proceso se realiza con la finalidad de emitir un documento en el que se registre todos los datos de la divisin como lo son el nombre, cdigo, director y el monto total de sus egresos.

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BIBLIOGRAFA

SISTEMA DE BASE DE DATOS. C.J. Date. Volumen I, Quinta edicin 1993

PROCESAMIENTO DE BASES DE DATOS. David M. Kroenke. Quinta edicin, 1996

Analiss y Desarrollo de Sistemas Orientado a Objetos Autor: Grady Booch

Analiss y Diseo de Sistemas de Informacin Autor:James A. Senn

Un Modelo de Unidad de Vinculacin Universidad-Empresa FUNINDES-USB Autor:Vincenzo Libretti Primera Edicin 1999 Editor: FUNINDES-USB

259