FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL

GESTIN EMPRESARIAL I
CONTROL EFECTIVO
INTEGRANTES JUAREZ VERA YSABEL MONTOYA ARMANDO HAYRO

MOLLONEDO PINAZO YOE

INGENIERIA CIVIL - UAP

INDICE:
1. INTRODUCCIN.PG. 03 2. DEFINICIN.PG. 05 3. IMPORTANCIA.PG. 06 4. CARACTERISTICAS...PG. 07 5. ETAPAS DEL CONTROLPG. 09 6. HERRAMIENTAS DE CONTROL..PG. 10 7. PASOS DE PROCESO DE CONTROLPG. 20 8. ESTNDARES DE EJECUCIN...PG. 23 9. MEDICIN.PG. 34 10. CICLO DE CONTROL..PG. 53 11. NECESIDAD DEL CONTROL.PG. 58

INGENIERIA CIVIL - UAP

INTRODUCCIN

CONTROL EFECTIVO
La definicin de control efectivo , es aquella que dice que el control es la evaluacin y la correccin de las actividades de los subordinados para asegurarse de que lo realizado se ajusta a los planes. En esta misma lnea, se define a los mtodos de control, dentro de una empresa, como una comparacin del desempeo real contra el desempeo pretendido; en otras palabras, una confrontacin del es versus el debe ser.
INGENIERIA CIVIL - UAP 3

PROCESO ADMINISTRATIVO

El control efectivo dentro del proceso administrativo comprende: Cmo se hizo?, la evaluacin, comparacin, determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y la retroalimentacin
INGENIERIA CIVIL - UAP 4

DEFINICIN

Control es un conjunto de providencias incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca comprobacin, previniendo errores y fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en las operacin y la adhesin a las polticas administrativas
INGENIERIA CIVIL - UAP 5

IMPORTANCIA

La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se ajustara impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado
INGENIERIA CIVIL - UAP 6

CARACTERISTICAS

Seleccin de los criterios de control Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos

Interpretacin de los resultados

Elaboracin de reporte de resultados

Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas

INGENIERIA CIVIL - UAP

Diseo de Sistemas de Control Efectivos

Los sistemas de control efectivo maximizan los beneficios potenciales y minimizan los comportamientos disfuncionales. Para lograr esto, la administracin necesita disear sistemas de control que

1) se basen en estndares validos de desempeo 2) comuniquen informacin adecuada a los empleados 3) sean aceptables para los empleados 4) utilicen enfoques mltiples.
INGENIERIA CIVIL - UAP 8

ETAPAS DEL CONTROL

1. Evaluacin de resultados

2. Comparacin de los resultados con os planeados

3. Determinacin de las causas de desviacin

4. Retroalimentacin

INGENIERIA CIVIL - UAP

HERRAMIENTAS DE CONTROL

Propsito: organizar y presentar los datos para detectar las reas cuya calidad y rendimiento debe mejorarse Listas de verificacin Diagrama de flujo Histogramas y grficos de barra Grficas de Pareto Diagramas de dispersin Diagramas causa-efecto Grficas Grficas de Control

INGENIERIA CIVIL - UAP

10

LISTA DE VERIFICACIN Son la forma ms comn de utilizacin para registrar datos. La lista de verificacin puede adoptar cualquier forma dependiendo de los resultados que de estos datos se pretenda obtener.
Defectos del interior del techo Tipo de defecto a.- Rasgadura de la tela b.- Decoloracin de la tela c.- Rotura del tablero de fibra d.- Bordes dehilachados Total Recuento Total 4 3 36 7 50

INGENIERIA CIVIL - UAP

11

DIAGRAMA DE FLUJO
Permiten al analista observar el proceso y hacer algn juicio con referencia a los puntos de control y a las fuentes de variacin. Importante para determinar dnde recopilar datos. Estos diagramas ilustran grficamente el flujo del trabajo
INGENIERIA CIVIL - UAP 12

HISTOGRAMAS Y GRAFICOS DE BARRAS

Nro de tableros de fibra rotos

El histograma resume los datos medidos sobre una escala continua Muestra la distribucin de frecuencia de una caracterstica: media y dispersin

Los diagrama de barras

representa la frecuencia con que se presenta las caractersticas que suelen medirse por un s o no

25 20 15 10 5 0 Primero Segundo Turno Tercero

INGENIERIA CIVIL - UAP

13

DIAGRAMA DE PARETO

Es un diagrama de barras de clasificaciones, en orden descendente de importancia. Muestra la significancia relativa de las clasificaciones y permite la toma de decisiones con referencia a la prioridad de solucin de problemas El diagrama de pareto es el primer paso al hacer mejoramiento. Muestra rpidamente los progresos realizados en la obtencin de metas as como la tendencia de estas.
INGENIERIA CIVIL - UAP 14

DIAGRAMAS DE DISPERCIN

Es una representaci n grfica de dos variables que muestran cmo se relacionan entre s Se utiliza para confirmar o negar la sospecha

INGENIERIA CIVIL - UAP 15

DIAGRAMAS CAUSA EFECTO

Muestra las vinculaciones entre un problema de calidad y sus posibles causas Ayuda a rastrear el origen de las inconformidades de productos y servicios El proceso se inicia clasificando las causas por las categoras de influencia ms importantes:
personal equipos materiales mtodos

INGENIERIA CIVIL - UAP

16

Diagramas causa-efecto
Materiales Fuera de especificacin No disponibles Personas Capacitacin Ausentismo Comunicacin Roturas del tablero de fibra

Humedad Cambios de horario

Mantenimiento de mquinas Velocidad de las mquinas

Preparacin incorrecta

Otras

Proceso

INGENIERIA CIVIL - UAP

17

GRAFICAS

Representacin de datos en diferentes formatos visuales

INGENIERIA CIVIL - UAP

18

GRFICAS DE CONTROL
Es un medio de representar una caracterstica cambiante del proceso. El diagrama de control tiene un lmite de control superior, un lmite de control inferior y un lmite medio de control.

Los diagramas de control son utilizados para:

Determinar si se han eliminado todas las causas asignables (anlisis)

Mejorar los rendimientos del proceso (control)

Demostrar el impacto de cambios del sistema (evaluacin)

19

INGENIERIA CIVIL - UAP

PASOS

INGENIERIA CIVIL - UAP

20

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

INGENIERIA CIVIL - UAP

21

INGENIERIA CIVIL - UAP

22

ESTNDARES DE EJECUCIN

1.Establecimiento de estndares de desempeo validos: Un sistema de control efectivo debe fundamentarse en estndares validos y precisos de desempeo. El sistema debe incorporar todos los aspectos importantes del desempeo, igualmente debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un control excesivo y a la resistencia de los empleados. Para que haya tolerancia a muchos controles, los gerentes pueden concentrarse en unas cuantas reas clave mientras establecen estndares satisfactorios de desempeo en otras o establecer prioridades simples.

INGENIERIA CIVIL - UAP

23

.Suministro de informacin adecuada: La administracin debe comunicarse en forma adecuada con los empleados para transmitirles la importancia y naturaleza del sistema de control. Las personas deben recibir retroalimentacin acerca de su desempeo, esta los motiva y le da informacin que le permita corregir sus desviaciones de los estndares de desempeo. Cuando se permite que la gente se auto corrija se fomenta el autocontrol y se elimina la necesidad de supervisores externos.
INGENIERIA CIVIL - UAP 24

3. Aseguramiento de la aceptacin de los empleados: Es menos probable que los empleados resistan un sistema de control y exhiban comportamientos disfuncionales si aceptan el sistema, as mismo es ms probable que acepten los sistemas que incluyen estndares tiles de desempeo pero no son demasiado controladores. El sistema de control debe subrayar el comportamiento positivo y no enfocarse solamente en controlar el comportamiento negativo, as como tambin una de las mejores maneras de establecer estndares razonables y lograr as que los empleados acepten el sistema de control es establecer los estndares con la participacin de ellos.

INGENIERIA CIVIL - UAP

25

4. Utilizacin de enfoques mltiples: Deben incluir objetivos financieros y no financieros .

INGENIERIA CIVIL - UAP

26

Normas ISO 9000

IS O 9000

S erie de est ndares int ernacionales para la gest in y el aseguramient o de la CA L I DA D

Complementan los estndares de productos Se refieren a qu debe hacerse, no el camino o la tecnologa para lograrlo

INGENIERIA CIVIL - UAP

27

Objetivos de las Normas ISO 9000

Publicadas en 1987 por ISO (International Organization for Standarization )

IS O 9000

O bjetivos :
promover la estandarizacin para facilitar el intercambio de bienes y servicios a nivel mundial facilitar cooperacin en actividades econmicas, intelectuales, cientficas y tecnolgicas.

INGENIERIA CIVIL - UAP

28

IS O 9000

CERTIFICACION

U na O rganizacin acreditada certifica que: " el S istema de Calidad, tal como ha sido documentado e implementado: satisface los requerimientos de la N orma IS O 9000 que corresponde a su actividad

INGENIERIA CIVIL - UAP

29

Normas ISO 9000:2000

Los estndares estn desarrollados sobre un modelo de procesos El nfasis est puesto en la descripcin del sistema para desarrollar procesos efectivos Se destaca la gestin del nivel gerencial Se incrementa el nfasis en el cliente:

comprender sus necesidades satisfacer sus requerimientos medir el nivel de satisfaccin

Se enfatiza acerca de establecer el valor de los objetivos, de las caractersticas del producto y de la performance de los procesos

INGENIERIA CIVIL - UAP

30

Normas ISO 9000:2000

Se enfatiza acerca de establecer estndar de referencia de los objetivos, de las caractersticas del producto y de la performance de los procesos Se introduce el concepto de requerimientos de anlisis y el uso de la informacin como oportunidad para la mejora Su redaccin intenta facilitar su aplicacin a todo tipo de organizaciones

INGENIERIA CIVIL - UAP

31

ISO 9000 - Beneficios

IS O 9000

BENEFICIOS DE SU APLICACION Oportunidad de nuevos negocios Gua para el desarrollo de la Calidad Dominio de procesos y reduccin de costos relativos a la falta de Calidad: scrap, desperdicios, retrabajos, garantas y problemas ocasionados a clientes. Mejora de productos y servicios Reduccin de tiempos de procesos Base para el establecimiento de alianzas

INGENIERIA CIVIL - UAP

32

ISO 14000 Sistema de Administracin Ambiental

Lineamientos Sistema de administracin ambiental plan de mejora para utilizacin de recursos y produccin de contaminantes Evaluacin de desempeo ambiental Nomenclatura ambiental reciclable eficiente en trminos de energa seguro para la capa de ozono Evaluacin del ciclo de vida impacto ambiental vitalicio de la manufactura uso y disposicin del producto
INGENIERIA CIVIL - UAP

33

MEDICIN INDICADORES ESTADISTICOS

Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la desviacin de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores fortalecen la autonoma De gestin, en virtud de que a travs de la medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollen sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o preferencia preventivas Que mejoren su actuacin y resultados
INGENIERIA CIVIL - UAP 34

CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES

INGENIERIA CIVIL - UAP

35

TIPOS DE INDICADORES

INGENIERIA CIVIL - UAP

36

INGENIERIA CIVIL - UAP

37

Control Estadstico de Procesos (SPC)

Es la aplicacin tcnicas estadsticas para determinar si el resultado de un proceso concuerda con el diseo del producto o servicio

Se basa en la vigilancia continua del cumplimiento de las especificaciones

INGENIERIA CIVIL - UAP

38

Fuentes de Variacin

Las variaciones estn presentes en todo proceso Deben investigarse sus causas para minimizarlas Causas comunes de variacin son aleatorias no identificables imposibles de evitar

Causas asignables los factores que la provocan pueden ser identificados

INGENIERIA CIVIL - UAP

39

Distribucin

Representacin grfica de los resultados de un proceso en un diagrama de dispersin Caractersticas de la distribucin Media: suma de las observaciones dividido por el nmero de observaciones

x
i 1

n
INGENIERIA CIVIL - UAP

40

Distribucin

Caractersticas de la distribucin Dispersin Rango: diferencia entre la observacin ms grande de una muestra y la ms pequea Desviacin estndar:

Formas
simtrica asimtrica

( xi x)
n 1

INGENIERIA CIVIL - UAP

41

Formas de la Distribucin

Si la variabilidad de un proceso proviene nicamente de causas de variacin comunes la suposicin tpica es que se trata de una distribucin simtrica donde la mayora de las observaciones se ubican cerca del centro

INGENIERIA CIVIL - UAP

42

Formas de la Distribucin-Causas Asignables

El promedio real (rojo) est por debajo de lo previsto (amarillo)

INGENIERIA CIVIL - UAP

43

Formas de la Distribucin-Causas asignables

Coincide el promedio esperado pero la dispersin real es mucho mayor

INGENIERIA CIVIL - UAP

44

Formas de la Distribucin-Causas asignables

Hay cambio en el sesgo de la distribucin

INGENIERIA CIVIL - UAP

45

Control Estadstico de Procesos

Se dice que un proceso est bajo control, cuando la -localizacin -forma de la distribucin no cambia con el tiempo Una vez que el proceso est bajo control estadstico se usan las herramientas de control para detectar el surgimiento de causas asignables

INGENIERIA CIVIL - UAP

46

El proceso de inspeccin

Variables caractersticas de productos / servicios que pueden ser medidas peso, longitud, tiempo Atributos caractersticas de productos / servicios que pueden ser contadas errores, cantidad de defectos, nro de atrasos

INGENIERIA CIVIL - UAP

47

El proceso de inspeccin

Plan de muestreo cuando est bien concebido proporciona un grado de proteccin aproximado a una inspeccin completa Tamao de la Muestra cantidad de observaciones tomadas al azar el tiempo entre observaciones las reglas de decisin

INGENIERIA CIVIL - UAP

48

Distribucin Normal

Probabilidad de que un valor caiga dentro de los lmites marcados desviacin estndar

68.26%
3 2 1 1 2 3

95.44% 99.74%
INGENIERIA CIVIL - UAP 49

El proceso de inspeccin

Grfico de Control
Es un diagrama que se completa durante el avance del

proceso el propsito es detectar la anormalidad de las variaciones Posee una lnea central que generalmente coincide con el objetivo del proceso Est acotado por lmites superior e inferior
Lmite Superior

Nominal

Causa asignable probable

Lmite Inferior

INGENIERIA CIVIL - UAP

50

Capacidad de un Proceso

Razn de capacidad de un proceso

Especificacin cin(supEspecificacin erior ) Especificasuperior erior inf Inferior

6
desviacin estndar

Si Cp es mayor que 1 el rango de tolerancia es mayor que el del proceso Con frecuencia las empresas establecen el valor en 1,33 como objetivo de reduccin de variabilidad del proceso

INGENIERIA CIVIL - UAP

51

Relacin entre las especificaciones y la distribucin del proceso

Proceso capaz

Especificacin Inferior

Especificacin Superior

Proceso no capaz
Especificacin Inferior Especificacin Superior

INGENIERIA CIVIL - UAP

52

CICLO DE CONTROL

CICLO DE CONTROL PHVA

La Ruta de la Calidad
Definir el problema Situacin actual El anlisis Las acciones
P

La ejecucin
La verificacin No
V
Resultados vs Metas

Si La normalizacin La conclusin

GERENCIAMIENTO POR EL CICLO DE CONTROL DE LA CALIDAD

Accin gerencial de Control de la Calidad
A
Planeamiento de la Calidad

Mtodo

Contenido de la accin gerencial

Plan
P H
Definir nuevos estndares (nuevo producto/servicio y nuevo proceso) para alcanzar las metas de calidad, costo, entrega, moral y seguridad los estndares establecidos para el producto/ servicio y el proceso verificando los resultados y actuando en el proceso para corregir los desvos (no conformidades) los estandares establecidos en el planeamiento para alcanzar nuevas metas de calidad, costo, entrega, moral y seguridad

Nuevo proceso

Estndar Cumplir
Mantenimiento de la calidad

A V

E H

Plan Alterar
Mejora de la calidad

A V

P H

PROCESOS BSICOS PARA LOGRAR LA CALIDAD

Planeamiento de la calidad
Establecimiento de nuevos estndares (nuevo proceso) basados en las necesidades (nuevo servicio) de las personas (clientes internos y externos)

Mejora de la calidad
Mejora continua de los estndares de trabajo (nuevo proceso) para satisfacer cada vez ms a las personas

Mantenimiento/Conservacin de la calidad
Garanta de cumplimiento de los estndares de trabajo (proceso actual) a fin de mantener la conformidad y garantizar la satisfaccin de las personas

HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR PROCESOS

En el planeamiento deben quedar identificadas las metas y las acciones necesarias para alcanzarlas

Lluvia de ideas Registro de NC Experiencias Diagnstico Situacin actual

Grficos de control de pareto Histogramas Hoja Reg. Datos Control de Gestin: informe estado de las metas Diagrama causa efecto Diagrama de rbol POES

Nuevo valor del tem de control

Comparar metas

A V

P
H

Plan de accin de NC Plan de mejora PHVA Cronogramas

Registros Listas de Chequeo Grficos de control: medidas Informes

Procedimientos POES Registros Planes

NECESIDAD DEL CONTROL

INGENIERIA CIVIL - UAP

58

Requisitos para Controles Efectivo

Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organizacin se deben seguir los siguientes requisitos:
INGENIERIA CIVIL - UAP 59

1 . Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos: Todas las

tcnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseo . Cada plan, as como cada tipo y fase de una operacin, tienen caractersticas que les son propias. Lo que los administradores necesitan es informacin que les seale como progresan los planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas tcnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estndar y diversas razones financieras, son de aplicacin general en varias situaciones. No obstante, ninguna de las tcnicas mas usadas es completamente aplicable a una situacin dada. De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaracin de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecucin de los planes y de cualquier desviacin respecto de ellos. As, mientras mas cuidadoso sea el diseo de los controles para que reflejen el punto de la organizacin en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, permitirn mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.

INGENIERIA CIVIL - UAP

60

2. Ajuste Preciso de los Controles a los Administradores en lo Individual: Los controles tambin deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propsito de los sistemas e informacin de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su funcin de control, si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrn ninguna utilidad; en resumidas cuentas los que importa es que la gente obtenga la informacin que necesita en forma tal que la comprenda y utilice. 3. Certeza de que los Controles Sealan Excepciones en Puntos Crticos: Uno de los medios ms importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseado para sealar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones del desempeo planeado permiten a los administradores beneficiarse del proverbial principio de la excepcin y detectar las reas que demandan su atencin.

INGENIERIA CIVIL - UAP

61

4. Bsqueda de Objetividad en los Controles: La administracin posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal seria que la determinacin de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas; si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado puede influir en los juicios de desempeo y restarle precisin a estos, pero a los individuos les resulta difcil eludir el control de desempeo , particularmente si las normas y medidas se mantienen al da mediante revisiones peridicas. Este requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas. 5. Garanta de Flexibilidad de los Controles: Los controles debe seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstacias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.

INGENIERIA CIVIL - UAP

62

6. Ajuste del Sistema del Control a la Cultura Organizacional: Para ser ptimamente eficaz, todo sistema o tcnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organizacin donde las personas gozan de considerable libertad y participacin, un sistema riguroso ira a tal punto contra la corriente que estara condenado al fracaso. Si, por el contrario, un superior les ha concedido tradicionalmente a sus subordinados escasa participacin en al toma de decisiones, un sistema de control generalizado y permisivo difcilmente tendra xito. Las personas con poco inters en participar o poco acostumbradas a hacerlo probablemente prefieran normas y medidas claras e instrucciones especificas.

INGENIERIA CIVIL - UAP

63

7. Economa De Los Controles: Los controles deben justificar su costo. A pesar de la simpleza de este requisito, a menudo es difcil cumplirlo en la practica, a un administrador puede dificultarsele indagar que sistema de control en particular justifica su costo o incluso a cuanto asciende este. La economa es relativa, ya que los beneficios varan de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operacin, los gastos en los que podra incurrir en ausencia del control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costo, ya que este depender en gran medida a su vez del hecho de que los administradores seleccionen para efectos de control nicamente los factores crticos de reas importantes para ellos. 8. Establecimiento de Controles que Inducen Acciones Correctivas: Un sistema adecuado revelar donde estn ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas, y garantizara la aplicacin de acciones correctivas. El control solo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeacin, organizacin, integracin de personal y direccin adecuada.
INGENIERIA CIVIL - UAP 64

MUCHAS GRACIAS
INDICE
INGENIERIA CIVIL - UAP 65