UNIVERSIDAD AUTONOMA JUAN MISAEL SARACHO MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA AUDITORIA ESPECIAL DE PROYECTOS Periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre

del 2009 I) TERMINOS DE REFERENCIA. 1.1. Antecedentes. En cumplimiento al contrato suscrito entre la Universidad Autnoma Juan Misael Saracho La Facultad de Ciencias Econmicas Y Financieras; La Carrera de Contadura Pblica hemos suscrito un convenio con los representantes de la Universidad Autnoma Juan Misael Saracho para ejecutar una auditoria especial de obras por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2009. 1.2. Objetivos. Los principales objetivos de Auditoria Especial de Proyectos son los siguientes: Emitir una opinin independiente e imparcial sobre la legalidad de los diseos y las obras civiles, fueron ejecutados en estricto cumplimiento al contrato, normas tcnicas y disposiciones legales referidos al proceso de adjudicacin y contratos. Tambin opinaremos sobre la responsabilidad por la funcin pblica en la ejecucin de las obras. Verificar que las obras estn ejecutados de acuerdo a dispocisiones legales aplicables para el efecto. Verificar el cumplimiento de los contratos cancelaciones oportunas y la no existencia de pagos, moras, retrasos, etc.

1.3. Objeto de la Auditoria. El Objeto de nuestro examen son las operaciones de la gestin 2009, relacionados con la contratacin y ejecucin de los diseos y obras concluidas en la indicada gestin y tambin estarn disponibles las operaciones anteriores si se consideran necesarios a nuestro examen. 1.4. Alcance de nuestro examen. La auditoria se efectuara de acuerdo con las normas de auditoria gubernamental y aplicaremos los procedimientos de Auditoria descritos en el presente Memorandum de Planificacin, sobre las operaciones relativas a la ejecucin de los diseos y ejecucin de las obras de la gestin 2009 de acuerdo a la seleccin de los proyectos sujetos a hacer evaluados y que fueron determinados en coordinacin con la unidad tcnica.

Las erogaciones incurridas por la universidad Autnoma Juan Misael Saracho e los proyectos que sern sujetas a revisin son los siguientes:

DETALLE IMPORTE BS. - Construccin del Bloque de Ingeniera Civil. -Construccin de las Oficinas de la DITIC. 1.500.000.800.000.La informacin fue obtenida de acuerdo a la ejecucin presupuestaria de las obras en construccin por el periodo sujeto a examen. 1.5. Metodologa. Para nuestra revisin se seleccionaron las partidas del grupo 40000 Activos Reales, donde se encuentran registrados los proyectos de inversin y de las ejecuciones presupuestarias descritos en el punto 1.4, para la cual se realizara los siguientes procedimientos: o Recopilacin de fuente interna y externa de la entidad, a travs de la indagacin, anlisis y otros aspectos que se consideren necesarios. o Revisin de la documentacin de sustento referente al proceso de contratacin de las obras seleccionadas. o Anlisis y revisin de la documentacin de soporte referente al proceso de ejecucin de las obras. o Revisin de los contratos existentes para determinar el cumplimiento del mismo tanto de la entidad contratada como la contratante. o Entrevistar a los funcionarios y personal incluido en el proceso de contratacin y ejecucin de las obras. 1.6. Normas, Principios y Dispocisiones Legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo. Nuestro trabajo ser desarrollado de acuerdo con las NAG, adems de considerar en lo que sea necesario, las siguientes disposiciones legales. o Le y 1178 de Administracin y Control Gubernamental (SAFCO). o Ley del Sistema del Control Fiscal (Art. 77). o D.S. 29190 Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. o D.S. 24190 Impuestos Directos a los Hidrocarburos.

o Ley 1551 Participacin Popular. o D.S. 23813 Reglamento de dicha Ley. o D.S. 22557 Sistema de Programacin de Operaciones. o D.S. 22558 Normas Bsicas del sistema de Presupuesto. o Normas del Sistema de Inversin Publica. o Normas del Sistema de Planificacin (SISPLAN) 1.7 Principales Responsabilidades a Nivel de Funcin de Informes. De acuerdo a los resultados obtenidos los informes de auditoria a emitirse pueden ser los siguientes: a. Informe con recomendaciones para mejorar los procedimientos administrativos- contables y de Control Interno vigente, emergente o referido al anlisis del proceso de contratacin y ejecucin de las Obras. b. En caso de presentarse irregularidades, se formulara el informe especial con indicios de responsabilidades. No esperamos encontrar restriccin alguna en la informacin proporcionada en la institucin referente al alcance de nuestro trabajo. 1.8. Actividades y Fechas de Mayor Importancia. Las fechas y actividades de mayor importancia durante la ejecucin de nuestro trabajo se detallan de la siguiente manera: ACTIVIDADES FECHAS 1. Inicio de la Auditoria 2. Elaboracin del Memorandum de Planificacin de Auditoria (MPA) 3. Ejecucin del Trabajo de Campo. 4. Preparacin de Legajos de Auditoria 5. Elaboracin de Informe de Auditoria. 21/05/2010 03/05 al 20/05/2010 21/05 al 05/06/2010 06/06 al 28/06/2010 29/06/2010 Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en base a la ejecucin de la Auditoria en condiciones formales situaciones extraordinarias pueden modificar el cronograma establecido. II. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACOPNES DE LA ENTIDAD Y SUS RIEGOS INHERENTES. 2.1. Antecedentes Generales. La Universidad Autnoma Juan Misael Saracho se fundo el 6 de junio de 1946, con dos Facultades, Derecho y Ciencias Sociales con sus reglamentos y planes de estudio, con 15 y 60 alumnos inscritos en las respectivas carreras. Los catedrticos de ambas facultades desempearon funciones con carcter ad

honores, mientras fue reconocida su personera jurdica, que se llevo a cabo el 24 de enero de 1950. La base de su organizacin democrtica descansa en la decisin soberana de docentes y estudiantes, expresa por el voto universal y la representacin paritaria. Su mximo rgano de gobierno es el Honorable Consejo Universitario. La autonoma es la base fundamental de la universidad y el principio que garantiza pleno desenvolvimiento en lo poltico, econmico, administrativo y acadmico, con independencia de todo sometimiento al poder estatal y a los intereses que este presente. La Universidad Autnoma Juan Misael Saracho tiene la misma jerarqua que las dems universidades que integran el sistema de la Educacin Superior Boliviana y goza de los mismos derecho y prerrogativas, establecidos en la carta magna y el Estatuto Orgnico de la Universidad Boliviana. Actualmente, la Universidad Autnoma Juan Misael Saracho tiene como mbito de competencia todo el departamento de Tarija. Los rganos de Gobierno son: La Asamblea General Docente Estudiantil Ponderada El Honorable Consejo Universitario El Honorable Consejo acadmico - Pedaggico. La Asamblea Facultativo Docente Estudiantil Ponderada. El Honorable Consejo Facultativo. La Asamblea de Carrera Docente- Estudiantil Ponderada. El Honorable Consejo de Carrera, Escuela o Instituto Politcnico. La Asamblea General Docente Estudiantil Ponderada, es el ms alto nivel de decisin y esta constituida por la totalidad de docentes y estudiantes y se rene a convocatoria del Honorable Consejo Universitario, siendo atribuciones defender y adoptar medidas en casos de inminente agresin a la autonoma y al patrimonio de la Universidad, adems conocer y decidir los casos conflictivos. El Honorable Consejo Universitario, es el mximo rgano de gobierno de la universidad y esta constituida por los siguientes miembros: Rector, como presidente. Vicerrector. Cinco decanos. Un docente representante de cada facultad. Un docente representante de la federacin de Docentes Universitarios. Tres representantes de la Federacin Universitaria Local. Dos representantes estudiantes de cada facultad. Un representante del Sindicato de Trabajadores Administrativos ( con derecho a voto solo en caso de asuntos inherentes a su sector)

 Un representante de la Central obrera Departamental con derecho a su voz y voto cuando se traten asuntos de la clase trabajadora. Las principales autoridades son el Rector, Virrector, Director Administrativo y Financiero, Secretario General, Decanos, Jefes de Programas y Directores de Institutos. A diciembre de 2007 y 2008, la universidad contaba con el siguiente personal: DETALLE N DE ITEMS 2008 2009 Administrativos Permanentes Eventuales 295 33 304 21 Subtotal 328 325 Docentes Tiempo Completo Medio tiempo Tiempo horario (*) 192 11 369 210 16 472 Subtotal 572 698 Total 900 1023 Visin. Su visin es consolidarse como una institucin publica de educacin superior, con un gobierno Docente Estudiantil, con participacin ciudadana, democrtico descentralizado y eficiente que, en el marco de su autonoma responsable, promueva el liderazgo de sus integrantes para contribuir al logro de un desarrollo humano sostenible. Misin. Su misin es formar profesionales integrales, con valores ticos y morales, creativos e innovadores, con pensamiento critico y reflexivo, solidarios y con responsabilidad social; capacea de generar y adecuar conocimientos relevante e interactuar con xito en escenarios dinmicos, bajo enfoques multidisciplinarios, para contribuir al desarrollo humano sostenible de la sociedad y de la regin, mediante la investigacin cientfico tecnolgico y extensin universitaria, vinculadas a las demandas y expectativas del entorno social.

Tuicin. El Consejo Ejecutivo Universitario Boliviano (CEUB), ejerce tuicin sobre la Universidad Autnoma Juan Misael Saracho 2.2. Marco Legal. La Universidad Autnoma Juan Misael Saracho es una entidad pblica sin fines de lucro, siendo cabeza de sector el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte. Sus objetivos, derechos y obligaciones, estn establecidos en el Estatuto Orgnico, aprobado por el Honorable Consejo Universitario el 1 de julio de 1986. La Universidad Autnoma Juan Misael Saracho con sede en la ciudad de Tarija, se constituye en un instituto de enseanza de derecho publico con plena autonoma respecto a los poderes del Estado, conforme a lo estatuido en la Constitucin Poltica del Estado. Los fine y objetivos de la Universidad Autnoma Juan Misael Saracho, se encuentra establecidos en el estatuto orgnico, de acuerdo a lo siguiente: Formar profesionales en todas las reas del conocimiento cientfico, tecnolgico y cultural, que correspondan las necesidades del desarrollo nacional y regional. Organizar y mantener institutos, destinados a la capacitacin cultural, tcnica y social de los trabajadores y sectores populares. Impartir enseanza superior pera formar y graduar profesionales y tcnicos de acuerdo a las exigencias y desarrollo del pas. Dirigir su actividad conocimiento y estudio de los problemas de la realidad local, regional y nacional, econmica y cultural del pas. Cumplir su misin social, a travs de la extensin universitaria como medio de identificacin de la unidad del pueblo. 2.3. Principales seguimientos de la actividad relacionada con el objeto de la Auditoria. Las principales reas o segmentos de la entidad relacionada con el objeto de la Auditoria son los siguientes: o Rector o Secretaria Administrativa y Financiera. o Secretaria de Infraestructura tcnica. o Contabilidad. o Unidad Jurdica o accesoria Legal. o Almacenes. 2.4 Organismos y Entidades vinculadas con el Objeto de la Auditoria. Las principales entidades u organismos vinculados con la Universidad Autnoma Juan Misael Saracho y relacionados con el objeto de auditoria son: o Tesoro General de la Nacin o Prefectura del departamento de Tarija. o Programa de apoyo a las universidades de Tarija y Potos. o Gobierno Munipal de Tarija. De acuerdo con la naturaleza de las operaciones examinadas y en funcin con el

objeto de la auditoria coordinaremos con las diferentes dependencias de la entidad empresas constructoras y empresas proveedoras de Bienes y Servicios en el requerimiento en alguna aclaracin y/o documentacin adicional que aporten mayor evidencia a las operaciones ejecutadas con la entidad. 2.5. Fuentes de Generacin de Recursos. A continuacin detallaremos la estructura de recursos ejecutados por la entidad durante la gestin 2009. RECURSOS GESTION 2009 Bs. % Venta de bienes y servicios 2.165.712 (1) 3 Otros Ingresos 13.617.197 (2) 20 Intereses y otras rentas de la propiedad 30.357 (3) 0 Donaciones corrientes 646.255 (4) 1 TRANSFERENCIA DEL IDH Transferencias corrientes 39.221.662 (5) 58 Recursos propios de capital 0 (6) 0 Donaciones de Capital. 4.650.217 (7) 7 Disminucin otros activos financieros. 693.986 (8) 1 Obtencin de prestamos de internos 1.755.900 (9) 2 Incremento de otros pasivos y aportes de capital 5.388.064 (10) 8 Total recursos 108.169.350 100 (1) Venta de bienes del taller de Alimentos, productos agrcolas del fundo chocloca, libros y cursados, servicios de clnicas odontolgicas, imprenta, televisin. Comedor, laboratorio de anlisis clnico, editorial, estacin de servicio, radio FM, proyecto promar, impregnacin de la madera, laboratorio de suelos y otros menores. (2) Ingresos por tasas (timbres, solvencias, carnets, formularios y otros), derechos (matriculas universitarias, facultativas, maestras, doctorados y diplomados) y otros ingresos (multas, ganancias en operaciones cambiarias e ingresos no especificados). (3) Corresponden por ingresos de alquiler del albergue universitario para docentes cubanos y otros alquileres por equipos como tractores en Yacuiba. (4) Recurso captados por los proyectos Jvenes para el desarrollo y Plantas silvestres, principalmente. (5) Fondos de del TGN por subsidios o subvenciones, de la coparticipacin tributaria y por subvenciones extraordinarias en la emisin de certificados de crdito fiscal.

(6) Desincorporacion de terrenos y edificios de la Estacin de Servicios a favor del seguro social universitario. (7) Incorporacin del 1er. Modulo de la ciudad de la ciudad universitaria, construido por la prefectura del departamento. Incluye donaciones en especie de los proyectos AUTAPO, FONAMA y del gobierno de Blgica. (8) Disminucin de caja y bancos, disminucin de otras cuentas a cobrar a corto plazo y disminucin de anticipos financieros. (9) Prestamos bancarios para cubrir sueldos y aguinaldos. (10) Incremento de pasivos al sector privado. 2.6. Estructura de Gastos. A continuacin detallamos los gastos de la gestin 2009. RECURSOS GESTION 2009 Bs. # % Servicios personales 44.206.548 1 Servicios no personales 4.703.680 2 Materiales y suministros 3.157.970 3 Activos reales 46.969.828 4 Activos financieros 4.105.888 5 Servicio de deuda 1.946.326 6 Transferencias 2.054.257 7 Impuestos, regalas y tasas 65.459 8 Otros gastos 959.394 9 Total gastos. 104.063.462 100% En el grupo 4000 Activos Reales se registraron las construcciones en proceso ejecutados por la entidad. Del grupo activos reales se efectu la seleccin de los diferentes proyectos que sern sujetos de nuestro anlisis, as tenemos: o Construccin del bloque de Ingeniera civil o Construccin de las Oficinas para la DITIC. Las contrataciones de las obras se efectuaron de acuerdo al reglamento especfico para la adquisicin de Bienes y Servicios el cual fue elaborado en base a los lineamientos establecidos en el DS 28190 que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. Los principales son los siguientes:

o Empresa LIROSO S.R.L. ejecuto (Construccin del bloque de Ingeniera Civil) o Empresa PROCOSUR S.R.L. ejecuto (Construccin de las Oficinas para la DITIC) 2.7. Responsable de las operaciones Objeto de Auditoria. Durante el periodo auditado el personal responsable de las operaciones efectuadas es el siguiente: NOMBRE CARGO PERIODO Carlos Cabrera Iiguez Mario Franco Ortiz Walter Nava Albin Baldiviezo Mogro Nildia Castro Hugo Solano Jorge Montellanos Roger Miranda Rector Director Administrativo Financiero Jefe de Finanzas Jefe de Contabilidad Jefe de Personal Jefe Dpto. de Personal Jefe Dpto. de Infraestructura. Secretario de Accesoria Legal 01/07/07 a la fecha 01/07/07 a la fecha 02/01/04 a la fecha 02/01/04 a la fecha 15/07/07 al 30/04/09 02/05/09 a la fecha 12/06/07 a la fecha 15/06/07 a la fecha 2.8. Factores externos que puedan afectar las operaciones A continuacin mencionaremos lo factores externos o riesgos inherentes que pueden tener un efecto importante en las operaciones relacionadas con la ejecucin de las obras. Falta de oportunidad en la transferencia de recursos (IDH) por parte del TGN originando retrazo en los pagos y demora en la ejecucin de las Obras. Factores Climticos (lluvias que pueden perjudicar la ejecucin de las Obras en los plazos establecidos). III. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION. La universidad realiza la emisin de sus Estados Financieros por el ejercicio terminado al 31-12-09. A travs de un Sistema Computarizado verificndose que dichos estados y registros contables cuenten con sustentos para el anlisis de sus

cuentas. El sistema computarizado emite los comprobantes, movimiento de cuentas auxiliares analticas y ejecuciones presupuestarias. La entidad emite en forma mensual las ejecuciones presupuestarias y enva a la direccin general de Contadura la siguiente informacin: Ejecucin mensual de presupuesto de recursos y gastos. Modificaciones presupuestarias de Recursos y Gastos Estados Financieros de cada gestin terminada al 01-12-09. Las principales aplicaciones computarizadas son: En el rea de Contabilidad y presupuesto se utiliza el sistema computarizado, denominado SIGMA. En el departamento de Activos Fijos se utiliza un sistema computarizado que permiten mostrar los diferentes movimientos de activos (Adquisiciones baja, depreciaciones, actualizaciones aos de vida til). En el departamento de almacenes cuenta con un sistema computarizado para el control del movimiento de las existencia en almacn.