Audit Sistem Manajemen Keselamatan

I. Pengantar II. Mengembangkan Sistem Safety Audit III. Menetapkan Kebutuhan Audit Keselamatan IV. Jenis Audit Keselamatan V. Frekuensi Audit VI. Standar Diperlukan untuk Perencanaan dan Pelaksana Program Audit VII. Audit Elemen VIII. Praktik audit IX. Audit Lanjutan X. Meninjau Sistem Audit

PENDAHULUAN
Setelah mengembangkan atau memeriksa kapasitas sistem informasi organisasi manajemen untuk menyerap dan memberikan informasi yang sesuai pada waktu yang tepat kepada orang yang tepat, berikutnya adalah tahap tingkat menengah usaha untuk memeriksa dan menguji kecukupan keselamatan sistem manajemen yang ada. Mekanisme yang diperoleh ini biasanya disebut audit, yang merupakan elemen penting dari setiap sistem manajemen. Audit biasanya dilakukan untuk menemukan sejauh mana kebijakan organisasi dan prosedur telah dipatuhi dan bagaimana mereka bisa meningkatkannya. Dengan demikian, setiap audit sistem manajemen harus mampu mengidentifikasi, menilai dan mengevaluasi masalah-masalah organisasi sehingga rekomendasi untuk perbaikan dapat dibuat. Hasil audit ini juga memungkinkan sistem manjemen untuk dijaga dan ditinjau secara terus menerus. Harus diakui bahwa meskipun audit dapat mengidentifikasi masalah paling serius, tetapi tidak mungkin mengidentifikasi setiap masalah yang ada, tidak peduli jenis audit apa yang dilakukan atau apa pun fokus audit (misalnya kualitas, keselamatan atau lingkungan) mungkin.

MENGEMBANGKAN SISTEM AUDIT KESELAMATAN

Salah satu persyaratan utama dari usaha tingkat menengah adalah untuk mengembangkan dan membangun umpan balik dan sistem pemantauan yang membantu untuk memfasilitasi pembelajaran organisasi, jelas bahwa konsekuensi yang berpotensi bencana dapat mengalir dari sistem audit keselamatan yang kurang berkembang, karena akan gagal untuk mengidentifikasi masalah-masalah keamanan yang signifikan. Dengan demikian, audit sistem keamanan kualitas tinggi sangatlah penting. Gambar 6.1 memberikan gambaran tentang proses audit sehingga rancangan sistem tersebut dapat memberikan pertimbangan untuk standar audit yang diperlukan dari setiap bagian dari proses ketika mengembangkan sistem audit keselamatan. Standar-standar ini harus memberikan panduan yang jelas pada semua aspek audit, termasuk kebijakan pedoman audit yang mencakup filosofi dan prinsip-prinsip audit, pelatihan dan seleksi tim audit, praktek audit yang baik, program audit dan laporan audit. Pengaturan seperti standar-standar tersebut adalah bagian penting dari proses audit yang memaksa para perancang sistem audit untuk mempertimbangkan:

Mengapa audit perlu dilakukan, dan apa tujuan audit Jenis audit perlu dilakukan Frekuensi audit Standar yang dibutuhkan untuk perencanaan dan pelaksanaan program audit Dasar-dasar audit Praktek audit Standar pelaporan audit Rencana-rencana untuk menanggapi hasil temuan audit Rencana untuk meninjau sistem audit.

Hal ini penting untuk masing-masing standar memiliki dukungan kuat dari tim manajemen senior, termasuk bertanggungjawab untuk menyediakan sumber daya keuangan dan waktu yang diperlukan, memungkinkan tim audit untuk pergi tentang kegiatan ini tanpa halangan dari siapa pun, menginstruksikan semua tingkat organisasi untuk bekerja sama dengan tim audit, dan bertindak atas temuan dalam jangka waktu tertentu. Memperoleh dukungan ini sangat penting tapi kadang-kadang penuh kesulitan, karena tidak setiap manajer senior sepenuhnya menghargai kebutuhan untuk sistem keselamatan yang harus diaudit.

Dalam kasus itu mungkin tepat untuk menekankan bahwa audit keselamatan menyediakan sarana kepada manajemen senior untuk menunjukkan bahwa mereka memenuhi tanggung jawab atas kesehatan dan keselamatan, audit keselamatan adalahcara meningkatkan kinerja keselamatan secara keseluruhan organisasi, hasil audit keselamatan dapat digunakan untuk lebih memperbaiki strategi keamanan perusahaan, dan itu adalah cara yang efektif mengidentifikasi potensi kerugian yang dapat merusak keuntungan paling dasar.

MEMBANGUN KEBUTUHAN AUDIT KESELAMATAN

Meskipun audit keselamatan dapat dilakukan untuk sejumlah alasan, tujuan utama adalah untuk memungkinkan manajemen untuk mengukur efektivitas upaya keamanan, dan untuk menyajikan temuan sedemikian cara yang ia mampu melakukan tindakan perbaikan yang sesuai. Meskipun demikian, karena waktu, uang dan usaha yang terlibat itu adalah bijaksana untuk memastikan bahwa audit dapat dibenarkan pada setiap titik tertentu pada waktunya. Karena elemen yang dinilai dan dievaluasi harus dibenarkan terhadap beberapa referensi standar, itu adalah auditor bijaksana yang berfokus pada tujuan audit, dan manfaat yang dapat diperoleh. Tujuan dari audit dapat mencakup penilaian: manajemen senior komitmen terhadap keselamatan efektivitas kebijakan keamanan, strategi keamanan atau sistem manajemen keselamatan keselamatan situs kinerja pada titik tertentu dalam waktu keselamatan satu situs kinerja terhadap situs lainnya tinggi bahaya atau daerah berisiko kebutuhan untuk menetapkan target keamanan masa depan pelatihan kebutuhan masyarakat kesadaran keselamatan masyarakat. Manfaat dari melakukan keselamatan audit sistem manajemen dapat mencakup satu atau lebih dari berikut: meningkatkan kinerja keselamatan yang sebenarnya pada semua tingkat organisasi menetapkan perlunya penyediaan dan pengelolaan sumber daya menetapkan daftar prioritas masalah kesehatan dan keselamatan yang memerlukan perhatian menetapkan pentingnya kesehatan dan keselamatan dalam pikiran organisasi personil pada semua tingkat (yaitu direktur senior, manajer lini, personil operasional, sub-kontraktor, dll) membangun kesehatan masyarakat dan tanggung jawab keselamatan dan akuntabilitas meningkatkan tingkat kontrol yang dapat mengerahkan manajer lini dalam lingkup pengaruh mereka mengklarifikasi kesehatan organisasi dan tujuan keselamatan yang kemudian memberikan dasar untuk pengambilan keputusan strategis mengidentifikasi potensi kerugian (misalnya kerusakan properti, klaim kompensasi) mengurangi biaya premi asuransi membatasi jumlah paparan publik kewajiban klaim

memenuhi persyaratan perundang-undangan.

Manfaat ini diharapkan juga dapat digunakan untuk membantu menentukan tujuan audit dan fokus. Untuk Misalnya, audit dapat digunakan untuk memeriksa khusus eksposur organisasi untuk publik kewajiban klaim yang timbul dari aktivitas saat ini. Dalam industri kimia ini mungkin berarti memeriksa kegiatan tertentu untuk menilai potensi untuk rilis beracun ke atmosfer. Dalam industri konstruksi mungkin berarti memeriksa pengaturan saat ini untuk manajemen lalu lintas ketika melakukan kegiatan di atau dekat jalan raya umum. Apapun tujuan diputuskan, adalah penting bahwa audit harus disesuaikan sehingga memenuhi kebutuhan organisasi untuk perbaikan, yang cocok dengan ukuran organisasi, dan relevan dengan industri atau sektor komersial yang beroperasi dalam organisasi.

JENIS AUDIT KESELAMATAN

Banyak orang percaya bahwa mengidentifikasi masalah dengan mencari bahaya di tempat kerja merupakan audit, tapi ini tidak terjadi. Bahaya bercak latihan merupakan inspeksi keselamatan, bukan audit. Hal ini karena inspeksi keselamatan biasanya terbatas pada area tertentu dari bisnis, dan prihatin dengan identifikasi (misalnya mingguan, bulanan, kuartalan) rutin tempat kerja aktual bahaya selama setengah jam tur tempat kerja, yang sering terjadi dalam daftar tindakan perbaikan yang akan dilakukan dalam skala waktu singkat (misalnya minggu, bulan, dll). Keamanan audit di sisi lain adalah jauh lebih luas daripada ini karena biasanya mengacu pada pemeriksaan independen dari keselamatan seluruh sistem manajemen itu sendiri yang mengambil antara dua sampai lima (atau lebih) hari tergantung pada ukuran organisasi dan ruang lingkup audit. Setidaknya empat jenis audit keselamatan yang ada, bila digunakan dalam kombinasi, akan memberikan penuh dan pemeriksaan yang komprehensif sistem manajemen keselamatan organisasi. Mengingat bahwa organisasi- personalisasi akan menetapkan strategi, tujuan taktis dan operasional untuk mengembangkan budaya keselamatan, sebuah sesuai tiga-tingkat kerangka kerja yang ditawarkan untuk empat jenis audit yang mencakup strategis, taktis dan operasional tingkat organisasi. Ini adalah: Strategis Kepatuhan atau audit verifikasi Taktis Validasi audit Operasional Tanaman teknis audit Situs teknis audit. Kepatuhan dan Audit Verifikasi Pada tingkat strategis, audit kepatuhan menilai apakah atau tidak persyaratan hukum tertentu telah dipenuhi oleh organisasi, dan apakah atau tidak kebijakan organisasi itu sendiri, prosedur dan standar sedang dipatuhi. Tujuannya adalah untuk mengetahui efektivitas keamanan yang ada sistem manajemen dalam kaitannya dengan standar baik internal dan eksternal yaitu untuk memverifikasi

bahwa keselamatan sistem manajemen adalah melakukan apa yang dimaksudkan untuk melakukan, dan berfungsi dengan baik sebagaimana seharusnya. Audit untuk Validasi Audit untuk validasi terutama berkaitan dengan lingkup dan desain manajemen keselamatan sistem pada tingkat taktis. Audit untuk validasi digunakan untuk memeriksa apakah atau tidak sesuai manajemen keselamatan sub sistem di tempat (misalnya, nyaris sistem pelaporan) dan mereka konstituen komponen (seperti ketersediaan formulir pelaporan, prosedur untuk memasukkan data ke dalam sistem, di tempat investigasi, penyusunan rencana aksi, dll) sedang diadopsi dan diikuti, dan apakah pemantauan rutin sistem dan sub sistem yang sebenarnya sedang dilakukan. Audit Pabrik dan Lokasi Dilakukan di tingkat operasional, audit pabrik dan lokasi yang bersangkutan dengan kajian mendalam tentang desain dan integritas pabrik dan peralatan yang digunakan, efisiensi yang terkait teknis sistem, dan antarmuka antara manusia dan peralatan. Sedangkan tanaman teknis audit melibatkan penilaian pengoperasian fasilitas teknologi yang kompleks (seperti kimia tanaman), situs audit meliputi teknis kegiatan kerja tertentu teknologi (misalnya, lepas pantai pengeboran) dimana peralatan yang digunakan relatif standar dan fokus utama adalah pada organisasi kontrol. Situs audit teknis biasanya dilakukan pada interval yang telah ditentukan oleh staf situs dan spesialis ahli dari bagian lain dari organisasi atau dari luar organisasi. Strategi untuk Menggunakan Kerangka Audit Tiga-tingkat Seperti ditunjukkan dalam Gambar 6.2: Tiga Tingkat Kerangka Audit Keuntungan utama menggunakan tingkat tiga kerangka diuraikan di atas adalah bahwa hal itu dapat dipetakan ke tingkat setara organisasi untuk membantu memandu strategi audit dan ruang lingkupnya. Kantor pusat dari banyak organisasi, misalnya, adalah di lokasi geografis yang berbeda dari unit bisnis dan akan dikategorikan sebagai strategis tingkat organisasi di mana kepatuhan audit atau verifikasi akan dilaksanakan. Setiap unit usaha anak perusahaan akan dikategorikan sebagai tingkat taktis, di mana keselamatan sistem manajemen di tempat akan dikenakan audit validasi. Demikian pula yang sebenarnya produksi unsur-unsur bisnis akan dianggap sebagai tingkat operasional dan sasaran tanaman atau situs audit teknis. Jadi, audit yang paling tepat bisa diterapkan paling sesuai tingkat (ini bukan untuk mengecualikan kemungkinan melakukan kepatuhan atau verifikasi audit pada tingkat taktis atau operasional).

Kerangka tingkat tiga juga membantu organisasi untuk melakukan audit baik vertikal dan horisontal seperti yang direkomendasikan oleh HSE. Sebagai contoh, jika fokus audit adalah pada efektivitas komunikasi keamanan, komunikasi vertikal-kation aliran atas dan bawah organisasi bisa dilacak antara, strategis taktis dan operasional tingkat organisasi untuk mengidentifikasi di mana gangguan komunikasi mungkin terjadi. Demikian pula, aliran horizontal komunikasi antara departemen yang berbeda atau fungsi di masing-masing tingkat organisasi bisa dilacak. Seperti berbagai jenis audit dapat dilakukan di masing-masing tingkat organisasi, mereka semua bisa memberikan informasi yang berguna berpusat di sekitar tema umum, tetapi dari berbagai perspektif. Informasi ini kemudian dapat diintegrasikan ke dalam keseluruhan oleh tim audit atau departemen keamanan, dll. Kerangka tingkat tiga juga bisa digunakan dalam suatu area tertentu dari operasi untuk mengidentifikasi dan menargetkan berbagai orang dan kelompok-kelompok dalam organisasi untuk membantu tim audit selama audit proses. Gambar 6.3, misalnya, menunjukkan bahwa tingkat kepatuhan strategis atau audit verifikasi bisa diarahkan pada tingkat manajemen operasi transportasi dan gudang, sementara tingkat taktis Audit dapat dilakukan validasi di tingkat pengawas. Demikian pula, tanaman dan situs teknis audit dapat dilakukan pada tingkat operasional ini area kerja. Apakah tingkat tiga kerangka untuk diterapkan di seluruh organisasi, akan segera menjadi jelas yang orang akan cocok untuk membantu dalam berbagai jenis audit. Kekuatan ini lebih lanjut kerangka kerja tingkat tiga adalah bahwa hal itu dapat digunakan untuk memandu fokus audit sendiri dengan mengembangkan tiga oleh

tiga matriks sehingga hubungan antara orang-orang, pekerjaan dan organisasi secara eksplisit diakui dan diperhitungkan selama audit dalam waktu tiga dimensi utama kebijakan sistem manajemen yaitu, pelaksanaan kebijakan dan penilaian. Hal ini diilustrasikan dalam Gambar 6.4, dimana, di tingkat organisasi, pertanyaan audit yang bisa fokus pada masyarakat kesadaran kebijakan perusahaan, bagaimana ini diterapkan dalam organisasi, dan apakah orang-orang tahu dan terlibat dalam meninjau kebijakan perusahaan keamanan. Demikian pula, di tingkat pekerjaan auditor bisa fokus pada pengetahuan lokasi dari kebijakan keamanan yang mempengaruhi atau mengatur mereka alur kerja kegiatankegiatan tertentu, bagaimana sistem manajemen keselamatan dijalankan dalam praktek, dan bagaimana prosedur review dieksekusi. Pada tingkat individu, auditor bisa memeriksa kesadaran masyarakat tentang kebijakan keamanan yang mempengaruhi tugas-tugas mereka, bagaimana orang baik mematuhi prosedur, dan tingkat keterlibatan masyarakat dalam meninjau prosedur ini. Tujuan jenis matriks, oleh karena itu, adalah untuk membantu auditor untuk sepenuhnya mengembangkan rencana audit dengan mendefinisikan lingkup audit, memilih daerah prioritas untuk audit dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk tim audit.

FREKUENSI AUDIT
Frekuensi audit tergantung pada ukuran organisasi, skala operasi, tujuan spesifik dari program audit dan biaya yang terlibat.

Pertimbangan lain yang utama adalah apakah organisasi telah diaudit sebelumnya. Pertama kali audit harus sangat komprehensif dan dilakukan dari atas ke bawah organisasi. Ikuti-on audit dapat berfokus pada unsur-unsur diidentifikasi untuk tindakan perbaikan selama audit komprehensif pertama. Sebagai aturan praktis, kepatuhan (strategis) audit yang fokus pada dokumentasi yang biasanya dilakukan setiap dua sampai tiga tahun, sedangkan validasi (taktis) audit biasanya diadakan secara tahunan. Pada tingkat operasional, audit pabrik skala penuh teknis biasanya diadakan setiap lima tahun, sedangkan audit teknis situs cenderung dilakukan secara bulanan enam. Lebih sering keamanan inspeksi di tempat kerja juga bisa dilakukan oleh manajer lini di, mingguan bulanan atau triwulanan untuk lebih meningkatkan kinerja keselamatan berkelanjutan organisasi. Setiap signifikan perubahan dalam struktur organisasi, kebijakan, prosedur dan praktek, atau nomor personil juga dapat sinyal perlunya lebih mendalam audit. Banyak organisasi besar juga memiliki kebijakan mentransfer atau mempromosikan manajer di seluruh setiap tiga tahun. Oleh itu mungkin terbukti berguna untuk melakukan penuh di-mendalam audit sekitar tiga sampai enam bulan setelah perubahan grosir untuk memastikan bahwa penghuni peran baru yang akrab dengan tanggung jawab baru mereka manajemen keselamatan. STANDAR YANG DIPERLUKAN UNTUK PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT Audit komprehensif sistem manajemen keselamatan dapat dicapai dalam banyak cara. Dalam setiap kasus, penting untuk menetapkan pedoman tertulis atau standar sehingga semua perencanaan yang diperlukan dapat dilakukan dengan benar untuk memastikan bahwa program audit berlangsung lancar.

Kerangka Acuan

Salah satu standar pertama untuk dipertimbangkan adalah persyaratan sistem audit acuan untuk memberikan auditor dengan otoritas yang diperlukan untuk melaksanakan mengirimkan mereka. Ruang lingkup dari kerangka acuan harus selebar mungkin, sehingga proses audit dipandang independen dan tidak dibatasi oleh politik organisasi. Untuk sistem keamanan yang paling Audit ini biasanya berkaitan dengan meninjau: Sistem manajemen untuk menilai efektivitas mereka dalam mengendalikan aktivitas Efektivitas antarmuka batas (misalnya sejauh mana informasi yang mengalir antara tingkat strategis, taktis dan operasional dari sebuah organisasi) Bekerja praktek saat ini dan pengaturan pengawasan Organisasi keselamatan kebijakan dan prosedur Modifikasi desain, konstruksi dan / atau peralatan Proses alur kerja, dan aktivitas lain bahwa organisasi dapat melakukan Kontraktor kontrol. Selain itu, harus peran auditor untuk mengidentifikasi batas-batas dari sistem operasional untuk ditinjau, bukan lingkup audit yang ditentukan oleh manajer senior. Penjadwalan Audit Setelah syarat-syarat acuan telah dibentuk, pertimbangan perlu diberikan untuk waktu penjadwalan berbagai jenis audit. Frekuensi audit harus dilakukan telah diuraikan di atas. Namun, juga penting untuk menentukan jadwal yang diharapkan dari masing-masing elemen audit untuk dilakukan oleh tim audit. Pada dasarnya, audit jadwal, setiap jenis audit harus mengakui dan mencakup pra-audit, audit dan pasca-audit kegiatan sebagai berikut: Kegiatan pra-audit Pilih tim audit pemimpin / manajer Pilih unit tanaman atau usaha yang akan diaudit Pilih jenis yang sesuai audit Pilih tim audit dan memastikan ketersediaan Rencana audit - mendefinisikan ruang lingkup - mengidentifikasi area prioritas - mengalokasikan sumber daya Tinjau Informasi latar belakang - siapkan di tempat agenda menyiapkan pertanyaan Audit - melakukan kunjungan terlebih dahulu - tim kereta Audit

Audit Kegiatan Mengembangkan pemahaman tim audit dari sistem yang akan diaudit - wawancara dipilih personil - Tinjauan dokumen dan / atau standar Menilai kekuatan dan kelemahan dalam hubungannya dengan kontrol internal - potensi bahaya / risiko Mengumpulkan data audit - pilih - tes memverifikasi Evaluasi data audit - temuan audit dokumen, penyimpangan dan pengamatan

 Kompilasi temuan audit - temuan rancangan hadir untuk pengelolaan

fasilitas diaudit.

Pasca-audit kegiatan Mempersiapkan draft laporan Masalah laporan akhir Hadir laporan akhir kepada manajemen Mengembangkan rencana tindakan - tindakan perbaikan mengusulkan - menyelesaikan konflik membangun tanggungjawab dan akuntabilitas - kerangka waktu yang ditetapkan Review dan memantau - mengimplementasikan rencana aksi sistem audit

Hal ini jelas dari daftar kegiatan audit bahwa audit komprehensif pertama kali bisa memakan waktu hingga enam bulan untuk menyelesaikan, terutama jika anggota tim audit yang tidak berpengalaman. Dalam bukunya tentang sistem manajemen keselamatan, Dr Alan Waring membuat titik yang mungkin butuh yang berpengalaman auditor sampai sepuluh minggu untuk melaksanakan audit skala besar. Bahkan untuk lingkup paling terbatas audit, durasi minimum adalah enam hari kerja: satu hari untuk menetapkan tugas dan mengembangkan jadwal wawancara (set pertanyaan terstruktur), dua hari untuk situs wawancara dan tiga hari untuk penyusunan, membahas, mengedit dan menyajikan laporan. Audit Personil Jadwal audit diuraikan di atas juga menekankan bahwa keselamatan kebutuhan audit harus dilakukan secara tim proyek. Keputusan karena itu juga perlu dibuat tentang siapa yang harus ditunjuk untuk mengawasi upaya audit. Pada prinsipnya, pemimpin tim atau manajer harus: Tidak memiliki tanggung jawab langsung untuk situs yang akan diaudit Telah dilatih dalam teknik-teknik audit Sebelumnya telah diambil bagian dalam setidaknya dua audit dipimpin oleh auditor yang berpengalaman. Tanggung jawab pemimpin tim banyak dan bervariasi. Dia atau dia akan, misalnya: Memastikan bahwa semua sistem administrasi di tempat sebelum dimulai program audit memastikan bahwa mereka yang menjadi bagian dari tim menerima bimbingan yang diperlukan dan pelatihan di teknik audit mengatur kegiatan tim audit untuk memastikan bahwa jadwal tim audit adalah ditaati melakukan pertemuan tim pada akhir setiap hari audit untuk memperoleh umpan balik dari setiap anggota tim menugaskan atau mengarahkan tanggung jawab setiap anggota tim tergantung pada kemajuan dan temuan di lokasi audit, memimpin pembukaan rapat dengan manajer yang relevan bekerja sama antara tim audit dan manajemen audit lokasi

mengatur penyusunan laporan akhir dalam hubungannya dengan seluruh tim audit, untuk memastikan bahwa kualitas yang diperlukan dari laporan audit terpenuhi memberikan umpan balik tentang temuan kepada tim manajemen lokasi yang diaudit meninjau kemajuan tindakan perbaikan lokasi yang diaudit.

Pemimpin tim harus diberi kewenangan penuh untuk memilih dan melatih tim audit, pilih tanaman atau situs untuk diaudit, menentukan jenis audit yang akan dilakukan, rencana audit dan jadwal yang terkait, dan bertanggung jawab sepenuhnya untuk memastikan bahwa audit selesai sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Seringkali, pemimpin tim audit adalah anggota penuh waktu dari departemen keselamatan organisasi, dan akan biasanya melaporkan langsung kepada manajer keamanan perusahaan. Sisa dari tim audit akan bervariasi tergantung pada situs atau kegiatan yang diaudit dan jenis audit yang dilakukan. Komposisi Tim Audit Audit yang dilakukan oleh staf organisasi itu sendiri adalah audit internal. Tim audit internal biasanya terdiri dari tiga atau empat orang dengan pengalaman yang luas dari industri dan pengalaman audit. Jika auditor peserta pelatihan yang melekat pada tim, jumlah auditor yang berpengalaman mungkin perlu meningkat sehingga ada rasio 12:59. Demikian pula, jika auditor eksternal yang independen yang digunakan adalah ide yang baik untuk menjaga rasio satu ke salah satu auditor internal untuk eksternal seperti ini memfasilitasi komunikasi dan pemahaman tentang kebijakan dan praktek organisasi. Jika tanaman atau situs audit teknis akan dilakukan sangat berguna untuk memasukkan satu atau dua spesialis teknis ahli dalam tim audit. Hal ini sering mengatakan bahwa anggota tim harus orang-orang yang telah mengadakan bertanggung jawab posisi dalam organisasi (manajer misalnya, teknisi, penasihat keamanan, dll). Dalam pandangan penulis, setidaknya salah satu anggota tim audit harus menjadi `shopfloor 'tipe orang seperti ini tim audit memberikan keseimbangan yang sering kurang. Dari arti penting, bagaimanapun, adalah kebutuhan untuk anggota tim audit yang akan independen. Sedapat mungkin, mereka harus ditarik dari bagian lain dari organisasi, bukan dari situs atau bisnis yang diaudit. Dalam tanggung jawab utama anggota tim termasuk mengambil bagian dalam pertemuan pembukaan, melakukan wawancara atau pengamatan, membantu pemimpin tim untuk merangkum temuan audit di akhir setiap hari, dan mengambil bagian aktif dalam mempersiapkan laporan akhir. Sebuah pengetik kompeten harus tersedia kepada tim audit setiap saat, sebagai jumlah besar akan mengetik dilakukan sebelum, selama dan setelah audit. Hal ini biasanya baik jika pengetik ditugaskan penuh waktu untuk tim audit dari awal sampai akhir sehingga ia akrab dengan segala aspeknya.

Pelatihan Audit Sebuah tim audit harus menjalani pelatihan penyegaran campuran dan briefing untuk memastikan bahwa semua anggota konsisten dalam cara mereka pendekatan audit dan dalam cara mereka menafsirkan dan skor tanggapan. Biasanya briefing audit dan pelatihan akan mencakup: alasan mengapa audit sedang dilakukan ikhtisar kebijakan audit tujuan dan tujuan audit proses dan strategi yang akan diadopsi garis besar lingkup audit dan tanggung jawab individu anggota tim diagnostik alat dan kuesioner yang akan digunakan penyegaran pelatihan teknik wawancara penyajian hasil temuan audit gambaran logistik (perjalanan misalnya dan pengaturan akomodasi). Ini briefing dan pelatihan penyegaran akan sering mengambil dua hari, dan sehingga perlu dibangun ke dalam Audit jadwal. Mengingat bahwa anggota tim mungkin akan diambil dari latar belakang yang berbeda dan lokasi, manfaat dari bimbingan tersebut dan aliran instruksi dari tim audit belajar berfungsi sebagai unit tunggal. Anggaran Persyaratan Audit adalah bisnis mahal dan karena itu perlu sepenuhnya dihitung biayanya. Biaya umum termasuk perjalanan dan subsistem untuk tim audit, gaji atau biaya konsultasi untuk luar ahli / auditor, bahan (misalnya kuesioner, peralatan khusus, dll), persyaratan pelatihan dan biaya (misalnya ruang kantor, telepon, peralatan komputer, dll). Biaya lainnya termasuk `downtime 'dari mereka yang dipilih untuk menjawab pertanyaan tim audit. Jika memungkinkan, anggaran harus dibuat saat audit diusulkan. Namun, jika suatu organisasi sebelumnya belum pernah melakukan audit keselamatan anggaran yang diusulkan harus diperlakukan sebagai angka perkiraan, dan biaya aktual dilacak selama audit. Atau, mungkin untuk menggunakan biaya dari setiap audit keuangan yang dilakukan oleh sebuah organisasi sebagai panduan. Yang penting, biaya setiap tindakan perbaikan juga harus dicatat sebagai ini dapat digunakan untuk membantu menentukan keuangan manfaat yang dapat mengalir dari mereka. Dengan cara ini, sebagai pengalaman keuntungan organisasi di audit, biaya dan manfaat akan lebih mudah diidentifikasi, dan dapat digunakan untuk anggaran dan kontrol biaya masa audit.

DASAR DASAR AUDIT

Informasi harus dikumpulkan dan dievaluasi selama audit jelas akan sangat bervariasi dari satu tanaman ke tanaman atau lokasi ke lokasi dan proses ke proses. Pada dasarnya ada empat sumber informasi: dokumentasi, observasi tempat kerja, data teknis atau ergonomis, dan Data wawancara. Adalah penting

untuk mengenali informasi bahwa kadang-kadang berada di lebih dari satu lokasi atau bahkan mungkin tidak ada. Anggota tim audit, oleh karena itu, harus sangat jelas sebagai untuk apa mereka ingin audit dan mana informasi yang mungkin akan ditemukan. Dokumentasi Khas sumber informasi terdokumentasi yang mungkin diperiksa pada tiga tingkat meliputi: Tingkat Strategis Perusahaan kebijakan keselamatan Menit Komite Kesehatan dan Keselamatan Keselamatan rencana dan tujuan Keselamatan laporan audit Keselamatan kasus Kerja kesehatan rencana Pembelian kontrol Kontrol lingkungan HAZOP & tinjauan desain

Tingkat Taktis Standar operasi prosedur Izin untuk bekerja prosedur Prosedur perawatan Prosedur darurat Keamanan program pelatihan Program pelatihan pemadam kebakaran Teknik kontrol Tingkat Operasional Keselamatan pertemuan Risiko penilaian Panduan penanganan penilaian Dekat laporan lewatkan Kecelakaan dan laporan investigasi Hukum laporan inspeksi (misalnya inspeksi hari ketujuh perancah) Pengamatan di tempat kerja

Pengamatan di tempat kerja memberikan informasi tentang bagaimana keselamatan sebenarnya dioperasionalkanpada sehari-hari. Dalam utama auditor akan berfokus pada kondisi yang tidak aman atau berbahaya atau pemantauan kegiatan masyarakat (misalnya, adalah orang-orang mengikuti prosedur yang benar?). khas fitur yang dapat memeriksa auditor meliputi:

Perkakas dan peralatan Ketersediaan alat yang tepat untuk pekerjaan Kondisi alat-alat dan peralatan Penyimpanan lokasi Mengangkat peralatan

Mesin penjaga di tempat Operasional Alarm Isolasi prosedur Perlengkapan pelindung pribadi

Bekerja daerah dan tanaman Taman standar Pemisahan orang dan lalu lintas Pencahayaan standar Tingkat kebisingan Pengendalian asap, debu, asap, dll Akses kontrol untuk daerah dibatasi atau dilarang Bahan penanganan Pelabelan bahan kimia Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur Api dan peralatan keselamatan Ketersediaan dan kecukupan Pelatihan penggunaan peralatan Inspeksi jadwal

Pilihan apa yang akan diperiksa adalah sebagian besar tergantung pada pengalaman tim audit, yang faktor tempat kerja terlibat dalam sebagian besar kecelakaan organisasi, audit sebelumnya Temuan, dll. Tim audit akan perlu untuk merekam temuan mereka dalam bentuk catatan. Hal ini juga penting untuk catatan di mana dan ketika pengamatan dilakukan, apa aktivitas sedang dipantau, dan komentar orang. Ini juga mungkin perlu untuk menggunakan checklist, bukti foto atau video rekaman untuk mendukung temuan audit. Teknis dan Ergonomis data Dalam industri bahaya tinggi itu juga mungkin bijaksana untuk memeriksa data teknis dan ergonomis, meskipun keahlian teknis atau ergonomis diperlukan berpengalaman harus tersedia dalam tim audit. Jenis faktor yang mungkin diperiksa meliputi: Teknis proses Desain dan tata letak ruang kontrol Desain dan tata letak tanaman Alarm darurat sistem Penyimpanan bahan berbahaya Transportasi Bahan Berbahaya Nilai ambang batas pemaparan Masalah lingkungan. Wawancara Data Ketika audit sistem manajemen keselamatan organisasi itu sering perlu untuk melakukan serangkaian wawancara untuk memeriksa seberapa baik organisasi menerapkan kebijakan keamanannya. Elemen yang dapat diatasi selama

wawancara termasuk sejauh mana personil akrab dan pengetahuan tentang isuisu seputar: Keberadaan dan kualitas kebijakan kesehatan dan keselamatan Manajemen senior kepemimpinan, komitmen dan akuntabilitas Kebijakan dan strategi pembangunan (misalnya perencanaan, standar, pemantauan, co-operasi dan kontrol) Alokasi sumber daya Organisasi yang terkait dengan keselamatan aturan, peraturan dan prosedur Keterampilan, manajemen keselamatan dan pelatihan Keamanan komunikasi Penilaian resiko Pembelian dan rekayasa kontrol Perlengkapan pelindung Kejadian / kecelakaan pelaporan Kesiapsiagaan darurat Kesehatan kerja Keselamatan rencana dan tujuan Seleksi, rekrutmen dan penempatan prosedur Dampak workpace diperlukan pada kesehatan dan keselamatan Keterlibatan dalam yang terkait dengan keselamatan pengambilan keputusan Keamanan dan perwakilan komite keselamatan. Meskipun ini bukan daftar lengkap, itu tidak memberikan indikasi jangkauan dan ruang lingkup audit kegiatan yang mungkin memerlukan.

Alat Audit
Ketika keputusan telah dibuat untuk melakukan audit, pilihan harus dibuat tentang apakah untuk membeli industri-spesifik `milik 'audit atau untuk mengembangkan suatu alat audit khusus untuk organisasipersonalisasi. Hal ini tidak dapat ditekankan cukup bahwa audit harus sesuai dengan kebutuhan organisasi, bukan kebutuhan pemasok. Audit proprietary berlimpah di pasar, beberapa menjadi lebih baik daripada yang lain. Beberapa tampaknya generik untuk semua sektor industri, sementara yang lain khusus untuk industri (misalnya konstruksi, bahan kimia, dll). Namun, mereka semua fokus pada isu-isu yang diuraikan di atas. Perbedaan antara mereka yang biasanya berhubungan dengan cara pertanyaan dinilai dan berbobot. Dalam utama masalah yang tercakup oleh audit proprietary dilindungi oleh Manusia dokumen HSE Faktor-faktor dalam Keselamatan Industri (HS (G) 48), yang mencakup bank item pertanyaan yang tepat dan yang biaya sekitar 5, dibandingkan dengan sistem berpemilik yang dapat biaya ribuan pound. Kekurangan adalah bahwa sistem penilaian tidak disertakan, baik adalah keahlian audit yang merupakan bagian dari layanan untuk beberapa audit merek eksklusif. Demikian pula, HS (G) 48 mengasumsikan beberapa tingkat pengetahuan sebelumnya tentang keamanan (pada kenyataannya kebanyakan organisasi memiliki penduduk penasihat keamanan dengan pengetahuan yang tepat). Namun, penulis telah menemukan hal yang akan sangat berguna audit alat, meskipun bahwa ia telah lebih jauh dipecah pertanyaan masing-masing

menjadi berbagai unsur berdasarkan ilmiah bukti untuk menyediakan kerangka acuan `'(yaitu jawaban yang ideal) untuk tanggapan. Penulis (Dengan orang lain dari organisasi yang bersangkutan) diuji versi ini dalam industri lepas pantai oleh melakukan 333 wawancara di tingkat strategis, taktis dan operasional organisasi. Menariknya, ketika orang ditanya tentang masalah keamanan, mereka cenderung berfokus pada pribadi mereka keselamatan atau lingkungan kerja langsung (misalnya apakah atau tidak mereka telah memiliki pelatihan keselamatan, keberadaan dan kualitas peralatan darurat, dll). Ketika ditanya tentang dampak pekerjaan mereka fungsi telah di keselamatan orang lain dalam organisasi (lihat bagian tentang signifikansi tugas di Bab 3) sebagian besar sama sekali tidak tahu. Jika audit di-rumah yang akan dikembangkan, HS (G) 48 dokumen adalah tempat yang baik untuk memulai hanya karena bank soal audit, yang berkisar dari praktek-praktek manajemen untuk pertimbangan ergonomis. Ini menyediakan menu memilih dan campuran yang dapat digunakan untuk menyesuaikan audit dengan kebutuhan spesifik organisasi. Hal ini juga dapat menyimpan-dipertimbangkan erable jumlah waktu, karena pengembangan bank soal audit dapat mengambil berbulan-bulan.

Mengembangkan Alat Audit `In-house '

Jika memulai dari awal, pengembangan bank soal audit yang biasanya akan dicapai elalui sejumlah tahapan. Tahap pertama adalah untuk mendapatkan pertanyaan-pertanyaan awal dari review dari sesuai undang-undang, literatur ilmiah atau sumber lain seperti prosedur operasi standar atau risiko penilaian. Berarti lainnya termasuk meminta personel organisasi untuk menggambarkan kritis insiden yang mempengaruhi keselamatan pribadi mereka dengan menggunakan teknik insiden kritis (lihat Bab 8). Apapun metode yang digunakan, tahap kedua melibatkan pengujian ini pertanyaan awal set pada sampel personil untuk memastikan mereka logis dan relevan. Dalam terang ini pengujian, draft Audit manual tertulis yang mencerminkan perubahan yang dibuat pada set pertanyaan awal, dan menyediakan diperlukan petunjuk dan pedoman untuk penggunaan audit. Tahap ketiga melibatkan menundukkan ini direvisi manual untuk pengujian lebih lanjut (sebagai pengaturan beragam sebanyak mungkin) untuk memastikan bahwa orang-orang memahami pertanyaan-pertanyaan, petunjuk dan pedoman. Manual ini kemudian lebih lanjut disempurnakan untuk mencerminkan komentar semua orang, dan seterusnya. Sebagai yang terakhir membuat jelas, mengembangkan seperangkat pertanyaan adalah proses yang diulang lagi dan lagi sampai pengembang puas bahwa itu sepenuhnya mencakup topik yang sedang dipertimbangkan. Mengembangkan sistem penilaian. Salah satu aspek paling sulit dari merancang audit di-rumah adalah pengembangan skema penilaian yang tepat. Hal ini dapat mengambil bulan dari pekerjaan melelahkan mencoba untuk menetapkan faktor bobot untuk masing-masing berbagai unsur (yaitu menentukan keseluruhan pentingnya elemen tertentu dalam kaitannya dengan semua elemen lain yang terdiri dari seluruh Audit alat). Bahkan, sederhana `ya '` tidak' `tidak tahu 'format akan cukup dalam kebanyakan kasus. Hal ini tidak hanya membuat sistem penilaian yang sederhana, tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung rata-rata persentase skor untuk setiap elemen audit, untuk audit secara keseluruhan, dan

untuk setiap responden individu. Anggaplah, misalnya, bahwa tim audit telah merancang sepuluh pertanyaan untuk menentukan tingkat komitmen manajemen senior untuk keselamatan, dan masing-masing pertanyaan dihukum responden, masing-masing menjawab dengan cara yang berbeda. Tim audit akan menghitung setiap responden Persentase skor dengan menambahkan jumlah tanggapan Ya, jumlah ada tanggapan, dan Jumlah Tidak tahu tanggapan. Dalam contoh pertama, jumlah total Tidak tahu tanggapan ini diabaikan. Persentase skor aman kemudian akan dihitung dengan menggunakan rumus berikut: = Jumlah Total ' YESes' % Aman = 100 = Indeks Re alisasi Jumlah Total ' YESes' + Jumlah Total ' NOs '
i.e

% Aman =

5 ' YESes' 5 100 = 100 = 50% 5 ' YESes' + 5 ' NOs ' 10

Dalam contoh ini, skor 50% akan menunjukkan bahwa manajemen senior masih memiliki beberapa-dipertimbangkan erable cara untuk pergi untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap keselamatan kepada orang yang menjawab audit pertanyaan. Jelas, jika pandangan semua responden pada komitmen manajemen adalah sekitar tingkat yang sama di unit bisnis tertentu, skor keseluruhan akan memiliki validitas yang jauh lebih besar. Untuk menghitung skor keseluruhan Audit untuk elemen audit tertentu, rumus yang sama akan digunakan, kecuali bahwa Anda akan menambah jumlah YESses dan NOS bersama-sama untuk semua responden, dan kemudian menerapkan formula. Dengan ekstensi, ini berarti bahwa adalah mungkin untuk menghitung skor persentase untuk kelompok kerja, departemen, bisnis unit atau lokasi Audit secara keseluruhan hanya dengan menambahkan bersama-sama jumlah YESses dan NOS untuk semua responden untuk setiap elemen diaudit. hal ini penting untuk menghitung nilai persentase dengan menggunakan jumlah YESses dan NOS, bukan oleh menambahkan bersama sejumlah persentase skor rata-rata (yaitu rata-rata serangkaian ratarata), jika skor persentase total akan terdistorsi. Memprioritaskan skala. Sebelum memulai audit, juga penting untuk membagi persentase sebenarnya skor dalam berbagai band sehingga prioritas dari setiap tindakan perbaikan dapat dengan mudah ditentukan. Para band berikut ini memberikan sebuah metode sederhana namun efektif memprioritaskan untuk skor persentase yang aman: 020% 2140% 4160% 6180% 81100% Mengkhawatirkan Buruk Rata-rata Baik Bagus

Menghitung tingkat kepastian pengetahuan keselamatan. Jumlah `Jangan tahu 'dapat digunakan untuk menghitung tingkat kepastian pengetahuan keselamatan. yakni kepastian persentase yang lebih tinggi respon, semakin tinggi tingkat

pengetahuan responden tentang keselamatan dalam organisasi. Dalam Intinya, kepastian skor menunjukkan perbedaan antara persentase `Tidak tahu ' tanggapan dan skor 100% sempurna. Misalnya, jika responden mampu menjawab hanya delapan dari pertanyaan manajemen sepuluh komitmen, nilai persentase kepastian akan 80% (2 dibagi dengan 10 = 0,2 dikalikan dengan 100 = 20% minus 100 = 80%). Ini berarti responden adalah hanya 80 tertentu tentang nya atau pengetahuan tentang komitmen manajemen%. Nilai kepastian dapat memberikan indikasi yang berguna dari tingkat organisasi pengetahuan tentang manajemen keselamatan sistem. Sebuah skor kurang dari 75% dapat sinyal kebutuhan untuk perbaikan lebih lanjut terhadap kualitas keamanan komunikasi, keamanan lain seperti pelatihan atau tindakan perbaikan.

PRAKTEK AUDIT
Sejumlah kegiatan dasar yang umum untuk semua program audit, beberapa yang terjadi sebelum tiba di lokasi, beberapa saat audit itu sendiri, dan lain-lain setelah audit telah selesai. Praktis audit semua melibatkan pengumpulan informasi dan menganalisis, mengevaluasi manajemen keselamatan sistem terhadap kriteria tertentu, dan pelaporan hasil kepada manajemen. Pra-audit kegiatan melibatkan pemilihan lokasi yang akan diaudit, penjadwalan audit, memilih anggota tim audit, dan mengembangkan suatu rencana audit untuk membantu menentukan lingkup audit. Pra-audit kegiatan juga cenderung untuk memasukkan kunjungan maju ke pabrik atau situs yang akan diaudit untuk mengumpulkan latar belakang informasi atau untuk mengelola kuesioner keselamatan iklim (lihat Bab 8). Menentukan jadwal audit yang tepat seringkali tergantung pada tujuan audit tertentu program, serta jumlah fasilitas dan area fungsional untuk dimasukkan dalam lingkup program. Ini tanaman atau lokasi dapat dipilih oleh sejumlah metode. Sebagai contoh, apakah sebuah situs berbahaya, betapa pentingnya dalam istilah bisnis situs ini adalah untuk organisasi- personalisasi, frekuensi kecelakaan, frekuensi rilis lingkungan, dll Karena setiap keselamatan sistem manajemen organisasi harus sepenuhnya diaudit sebagai masalah tentu saja, seorang mayor pertimbangan dalam memilih situs untuk audit adalah apakah atau tidak telah diaudit sebelumnya. Pra-Kunjungan Audit Setelah lokasi telah dipilih untuk audit, pertimbangan lebih lanjut untuk memastikan bahwa kunci semua personil akan tersedia dan bahwa fasilitas tersebut akan berada dalam mode operasi normal pada saat audit. Setelah ini telah didirikan pemimpin tim audit biasanya akan mengidentifikasi semua jenis informasi bahwa tim akan membutuhkan atau memerlukan sebelum audit yang sebenarnya. muka kunjungan sebelum audit pada awal pengembangan program audit cenderung meningkatkan efektivitas audit berikutnya. Tujuan kunjungan semacam itu adalah untuk menginformasikan tanaman manajemen dan staf tentang tujuan audit, tujuan dan prosedur, memperoleh mendalam informasi tentang fasilitas dan mendapatkan perasaan yang baik untuk cara situs tersebut

dijalankan. Keuntungan ditawarkan oleh persiapan ini adalah bahwa hal itu memungkinkan tim audit untuk mengembangkan audit lebih komprehensif rencana. Terlepas dari apakah ada atau tidak ada audit pra-mengunjungi semua informasi yang diketahui tentang tanaman tertentu harus ditinjau oleh pemimpin tim dan anggota tim yang sesuai di waktu, karena membantu untuk membimbing masalah yang akan dikembangkan dalam rencana audit. Jenis pra-audit Tinjauan sering meminimalkan risiko menghilangkan sesuatu yang penting selama tahap perencanaan audit. Mengembangkan Rencana Audit Sebuah rencana audit adalah garis besar langkah-langkah yang perlu diambil oleh tim audit dalam hal yang akan melakukan apa, dan dalam apa urutan. Titik-titik ini biasanya disertakan dalam panduan yang ditulis. Sebelum untuk audit, pemimpin tim audit juga harus telah mengidentifikasi topik prioritas untuk meninjau sehingga, jika perlu, panduan tertulis dapat dimodifikasi. Hal ini juga membantu pemimpin tim untuk membuat awal penilaian sumber daya yang dibutuhkan tim audit. Sebelum audit, dan tentu dalam waktu satu bulan sebelum audit yang sebenarnya dimulai, setiap anggota menerima audit harus bimbingan dan pelatihan dalam audit teknik, dan briefing pada kebijakan audit. Pelatihan kebijakan audit harus memberikan anggota tim gambaran dari proses audit yang akan digunakan dan strategi yang akan diadopsi. dalam hal ini semua cara yang saham pemahaman umum dari cara di mana audit akan dilanjutkan. Para pelatihan juga harus membiasakan tim audit dengan jadwal audit yang sebenarnya dan membuat jelas untuk setiap anggota tim lingkup pekerjaan dan tanggung jawab masing-masing untuk persiapan, pelaksanaan dan tindak lanjut dari audit. Pelatihan praktik audit digunakan baik untuk membiasakan tim audit dengan alat diagnostik khusus yang sedang digunakan dan untuk membiasakan atau refresh mereka pengetahuan tentang teknik wawancara. Memilih Jumlah Orang yang Tepat Mengembangkan rencana audit juga melibatkan memilih metode sampling yang tepat, dan tentu saja jumlah orang yang akan diaudit dan terakhir. Memilih yang

tepat Metode sampling jelas akan tergantung pada tujuan dari sampling (misalnya teknis audit atau review dari faktor-faktor tertentu yang terkait dengan sistem manajemen keselamatan). Tim Pemimpin kelompok-kelompok tertentu sering memilih orang untuk wawancara di seluruh organisasi dengan mengacu pada organisasi grafik (yaitu organograms) yang menunjukkan nama-nama departemen dan orang-orang dan pekerjaan judul. Jumlah orang yang akan diwawancarai harus memadai untuk menjadi wakil dari seluruh tanaman, sehingga tim audit dapat membuat penilaian yang akurat dipertahankan. Sebuah disarankan skema untuk menentukan ukuran persentase sampel yang tepat adalah sebagai berikut: Diwawancarai harus dipilih oleh ketua tim audit dan bukan oleh manajemen lokasi sebagai ini membantu untuk memperkecil potensi untuk bias untuk diperkenalkan ke temuan audit. Demikian pula, semua yang diwawancarai harus diberikan pemberitahuan setidaknya satu bulan bahwa mereka akan terlibat dalam audit. Hal ini sering dilakukan dengan surat standar yang menekankan bahwa audit merupakan bagian rutin kegiatan perbaikan perusahaan keselamatan dan bahwa, sementara keselamatan adalah perhatian utama, lainnya masalah operasional atau keprihatinan juga bisa dinaikkan. Semua orang juga harus diminta untuk memberikan mereka dukungan penuh dan kerjasama kepada tim audit. Calon diwawancarai juga bisa diminta untuk memberikan daftar keprihatinan keselamatan mereka saat ini sehingga ini bisa dieksplorasi atau dibahas selama audit (ini juga bisa membantu untuk menentukan beberapa tujuan audit). Mengatur Aturan Dasar untuk Evaluasi Temuan Audit Rencana audit harus mencakup aturan-aturan dasar untuk evaluasi temuan tim audit. Untuk Misalnya, mungkin bahwa anggota tim individual secara resmi harus berkomunikasi potensial masalah atau kekurangan kepada pemimpin tim audit dan ketika mereka ditemukan. Pemimpin tim dapat kemudian mengangkat masalah ini selama diskusi informal dengan manajemen situs diaudit itu. Hal ini tidak hanya membantu untuk mengurangi kemungkinan kejutan dalam pertemuan dekat, tetapi juga memungkinkan setiap kesalahpahaman akan cepat dibersihkan. Pada akhir setiap wawancara, juga merupakan ide yang baik untuk mendapatkan masing-masing anggota tim untuk memeriksa informasi yang diperoleh untuk memastikan bahwa ia telah secara menyeluruh dan benar-benar dievaluasi, misalnya dengan menanyakan pertanyaan seperti:

Apakah saya cukup merekam informasi yang saya diberikan? Apakah saya mengidentifikasi dan mengajukan pertanyaan yang tepat? Apakah saya menggunakan teknik yang benar?

Para anggota tim juga harus diharapkan untuk meringkas temuan mereka, menarik kesimpulan dan merekam segera setelah wawancara. Selain itu, pada akhir setiap hari, sebelum pensiun untuk makan malam, tim audit juga bisa mengadakan pertemuan debriefing untuk meninjau dan konstruktif tantangan kesimpulan bahwa setiap anggota tim telah mencapai siang hari. Temuan secara keseluruhan yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh seluruh tim, karena hal ini membantu untuk mengidentifikasi tren atau pola kekurangan yang mungkin

disebabkan oleh jenis yang sama masalah. Tim perhatian harus juga ditarik ke kemungkinan mengidentifikasi kekurangan yang pada dirinya sendiri cukup kecil namun yang bila dikelompokkan bersama-sama, arahkan ke masalah jauh lebih besar. On-Site Kegiatan Audit Hal pertama yang biasanya terjadi ketika sebuah tim audit tiba di situs adalah pembukaan pengantar Pertemuan yang berlangsung selama sekitar satu jam. Pertemuan ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan bagi audit tim dan kunci anggota staf pabrik untuk bertemu, sehingga tim audit bisa menjelaskan mereka tujuan, pendekatan dan proses audit secara keseluruhan. Pertemuan ini juga memungkinkan situs manajemen tim untuk memberikan gambaran kegiatan lokasi, sementara juga menginformasikan tim audit tentang aturan lokal dan prosedur. Selain itu, pertemuan ini memberikan kesempatan untuk setiap masalah politik yang sensitif untuk diidentifikasi dan didiskusikan. Setelah pertemuan tim audit biasanya diberikan tur situs. Audit `sebenarnya di-situs 'biasanya melibatkan lima langkah dasar berikut:

Memahami sistem manajemen Menilai kekuatan dan kelemahan Mengumpulkan data audit Mengevaluasi data audit Melaporkan temuan audit. Memahami Sistem Manajemen Situs

Sebagian besar di tempat tim audit kegiatan tergantung pada mengembangkan kerja pemahaman tentang sistem integral situs manajemen keselamatan. Sangat sering auditor tergoda untuk terburu-buru dalam dan meninjau serangkaian dokumen untuk memverifikasi bahwa prosedur tertentu di tempat. Idealnya, Namun, audit harus dimulai dengan pemahaman yang menyeluruh dari sistem manajemen itu sendiri. Sebagai contoh, ketika sistem manajemen informal di tempat dengan sedikit atau tidak ada ditulis documentasi atau prosedur, auditor harus menilai apakah bentuk manajemen dapat efektif jika perubahan pekerjaan atau staf. Memahami sistem manajemen juga mencakup mengembangkan pemahaman tentang proses alur kerja dan kontrol internal seperti tanggung jawab staf, dokumentasi teknik, prosedur darurat, dll Hal ini up to date membantu pengetahuan untuk membangun pada informasi yang diberikan sebelum audit di tempat, dan biasanya diperoleh dari manajemen wawancara dan diverifikasi di kemudian hari dalam diskusi dengan staf lain sebagai hasil audit. Auditor harus mencatat pemahaman nya pada grafik aliran atau narasi deskripsi atau beberapa Kombinasi dari dua dalam rangka untuk memiliki deskripsi tertulis terhadap yang untuk mengaudit.

Menilai Kekuatan dan Kelemahan

Dalam rangka untuk secara jelas memahami bagaimana keamanan dimaksudkan untuk dikelola, auditor perlu mengevaluasi tingkat kesehatan sistem manajemen keselamatan. Hal ini membutuhkan tim audit untuk memeriksa bahwa sistem manajemen benar-benar melakukan seperti yang dimaksudkan. Yang tepat untuk menanyakan pertanyaan yang mungkin meliputi:

Apakah orang yang melakukan segala sesuatu dengan cara mereka katakan? Apakah metode saat ini dan praktek keamanan yang dapat diterima? Apakah situs mematuhi persyaratan yang berlaku?

Menilai kekuatan dan kelemahan dari sistem manajemen biasanya dicapai dengan melihat kinerja indikator seperti kebijakan tertulis, program manajemen keselamatan, standar prosedur operasi, rencana keselamatan, tanggung jawab manajemen, sistem otorisasi, yang kompetensi personil, kontrol administratif, dokumentasi tindakan yang diambil dan internal keselamatan audit. Harus diakui bahwa adalah jauh lebih mudah untuk mengidentifikasi kelemahan di situs internal yang mengontrol daripada untuk menentukan kecukupan mereka. Karena tidak ada standar yang diterima secara luas untuk membimbing auditor seperti apa adalah sebuah pengendalian internal yang dapat diterima, masing-masing indikator biasanya mengharuskan auditor untuk membuat penilaian tentang kecukupan mereka. Para auditor harus dipandu oleh tujuan indikator kinerja dalam hubungannya dengan keselamatan dasar organisasi filsafat atau kebijakan manajemen keselamatan untuk memutuskan kecukupan. Keuntungan dari membangun pemahaman tentang kekuatan dan kelemahan dari berbagai sistem awal dalam audit adalah bahwa hal itu memungkinkan tim audit untuk menentukan mana yang terbaik untuk fokus upaya yang sedang berlangsung. Sebagai contoh, di mana pengendalian internal dikatakan benarbenar baik, auditor dapat menghabiskan waktu memastikan adanya bahwa sistem kontrol tertentu dan menguji apakah atau tidak fungsi efektif secara konsisten. Di sisi lain, jika desain dari sistem internal dianggap tidak memadai, akan lebih sepenuhnya diperiksa dan diuji. Jika sistem ditemukan ingin, itu jelas akan dicatat sebagai sebuah temuan negatif. Setiap menemukan negatif harus menentukan secara rinci apa kelemahan yang melekat, bersama dengan rekomendasi khusus untuk tindakan.

Mengumpulkan Data Audit Apapun jenis audit dilakukan, itu akan melibatkan pengumpulan informasi melalui pengamatan dan / atau wawancara. Tidak peduli metode mana yang digunakan, mengumpulkan informasi melibatkan tiga dasar fitur. Ini adalah:

Tentukan tujuan Rancangan serangkaian pertanyaan yang akan memungkinkan penilaian daerah di bawah pengawasan Bandingkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan, terhadap tujuan.

Sebagai contoh, tujuan dari pengamatan mungkin untuk membangun komitmen manajemen senior untuk keselamatan. Untuk menentukan ini, serangkaian pertanyaan mungkin akan diminta seperti `Apakah organisasi ditunjuk direktur untuk kesehatan dan keselamatan? '`Apakah manajemen senior yang melakukan tur keselamatan rutin terhadap tempat kerja? ";` Apakah anggota manajemen senior selalu menyelidiki kecelakaan? ";` Apakah kesehatan dan keselamatan item pertama pada agenda rapat manajemen di semua? "Auditor kemudian akan mengamati dan memantau kegiatan manajemen senior di tempat kerja dan catatan peristiwa. Analisis peristiwa yang direkam akan memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan. Jawaban kemudian akan dianalisis secara keseluruhan dan dibandingkan dengan tujuan asli dari menentukan manajemen senior komitmen dalam hal perilaku mereka. Namun, ada prosedur tertentu yang harus diikuti, dan beberapa yang harus dihindari. Beberapa halaman berikutnya garis baik observasi dan prosedur wawancara sehingga efektivitas metode yang dipilih dapat ditingkatkan. Pengamatan prosedur. Tidak seperti informasi yang diperoleh dari wawancara yang didasarkan pada diri- Laporan penilaian dari apa yang orang pikirkan, pengamatan berfokus pada apa yang orang benar-benar melakukan, atau apa atribut fisik ada di tempat kerja. Namun, seperti kebanyakan hal yang melibatkan orang, bagi banyak alasan perbedaan akan ada di antara pengamat dalam apa yang mereka melaporkan, dll sumber perbedaan di pengamatan cenderung berada dalam fakta bahwa beberapa orang:

lebih terampil atau teliti daripada yang lain berbeda dalam interpretasi mereka atas apa yang diamati mungkin menghadiri untuk hal yang berbeda meskipun mereka mengamati adegan yang sama mungkin secara tidak sadar menjadi bias.

Menjadi menyadari sumber-sumber perbedaan akan membantu untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul. Untuk sebagian besar ini dapat dicapai dengan sedikit pemikiran dan persiapan. Hal pertama yang harus membangun adalah tujuan dari pengamatan. Apa yang sedang diamati? Mengapa kita melakukan pengamatan? Apakah kita melihat perilaku orang atau kita hanya peduli dengan fisik aspek tempat kerja? Jika kita mengamati perilaku masyarakat strategi yang berbeda yang digunakan dari ketika kita mengamati atau memantau aspek-aspek fisik dari lingkungan kerja. Mengamati perilaku orang. Ketika keputusan dibuat untuk mengamati perilaku masyarakat dalam tempat kerja, penting untuk memastikan bahwa mereka sedang diamati akan tentang hari normal mereka kegiatan, karena ada gunanya dalam mengamati situasi dibikin, kecuali darurat saja prosedur sedang dinilai dalam kondisi praktek. Tindakan mengamati sendiri dapat mempengaruhi orang-orang yang sedang diamati. Ini disebut sebagai Hawthorne `efek 'setelah sebuah studi yang menunjukkan bahwa kinerja pekerja pabrik ditingkatkan hanya sebagai akibat dari yang diamati. Oleh karena itu, sejauh mungkin, pengamat harus mengganggu, meskipun tidak terlihat, dan tidak mengganggu dalam situasi yang diamati.

Pencegahan utama terhadap efek Hawthorne adalah melakukan pengamatan beberapa. Sebagai contoh, jika sebuah lokasi yang akan diaudit selama seminggu, adalah mungkin untuk mengamati orang untuk jangka waktu tertentu setiap hari, selama minggu itu. Jika beberapa pengamatan harus dilakukan selama periode waktu (Misalnya satu minggu atau lebih), lebih baik untuk mengamati pada waktu yang berbeda hari, pada hari yang berbeda, sebagai informasi yang dikumpulkan lebih mungkin untuk menjadi wakil dari aktivitas normal, karena mereka yang diamati cenderung menerima dan kemudian mengabaikan pengamat. Namun, jika jumlah terbatas waktu yang tersedia (yang lebih mungkin terjadi selama audit), adalah mungkin untuk melakukan 5 sampai 10 menit pada waktuwaktu pengamatan yang telah ditentukan seluruh hari. Sekali lagi kegunaan dari strategi ini adalah bahwa auditor tidak harus bergantung pada pengamatan tunggal untuk membentuk pendapat atau kesimpulan. Jadi aturan praktis adalah selalu mencoba untuk mendapatkan beberapa titik data, daripada mengandalkan hanya satu atau dua pengamatan. Mengurangi perbedaan antara pengamat merupakan dasar untuk mengumpulkan informasi yang efektif observasional. Yang paling langkah nyata untuk mengambil untuk mengurangi perbedaan adalah untuk memastikan bahwa semua pengamat dalam perjanjian seperti apa acara yang sedang diamati (komitmen manajemen misalnya), secara spesifik apa yang perilaku yang sedang diamati (misalnya keamanan tur, dorongan perilaku yang aman, kritik tidak aman bekerja, dll) dan bagaimana setiap aspek perilaku akan mencetak (misalnya ya / tidak / kadang-kadang, dll). Ini akan memerlukan merancang sebuah daftar pengamatan dari beberapa macam yang juga harus mencakup bagian untuk catatan dan komentar untuk memungkinkan informasi yang terkait untuk dicatat jika perlu (misalnya manajer mungkin harus menghadiri cepat untuk dua situasi yang berbeda, yang dapat mempengaruhi tindakan diambil). Item Daftar periksa juga harus menentukan apa yang mengabaikan dalam situasi tertentu. Jadi, Tujuan checklist adalah untuk mempersempit bidang yang diminati, yang memungkinkan kesepakatan lebih dekat antara pengamat. Kadang-kadang perbedaan pendapat yang sah akan muncul. Jika ini terjadi, pengamat dapat merekam komentar mereka dan alasan mengapa perbedaan ini muncul. Kesimpulan atau penilaian dapat dibuat kemudian ketika semua pengamatan telah selesai, yang menggambarkan titik yang bila memungkinkan rekaman peristiwa harus dipisahkan dari membuat penilaian. Langkah lebih lanjut yang dapat diambil untuk mengurangi perbedaan antara pengamat termasuk memilih pengamat dengan tingkat yang sama pengalaman dan pelatihan; secara acak menugaskan bidang bunga untuk pengamat yang berbeda, merekam video dari situasi atau peristiwa; dan review penjadwalan pertemuan untuk membahas temuan dan menyelesaikan segala perbedaan. Mengamati atribut fisik. Atribut fisik dari lingkungan kerja diperiksa oleh menetapkan tujuan pengamatan, merancang suatu daftar item tertentu dengan standar yang ditetapkan di sebelah setiap item untuk memberikan kerangka acuan, dan membandingkan temuan terhadap kerangka acuan. Dengan cara ini temuan harus sama untuk setiap pengamat. Beberapa perbedaan mungkin menjadi jelas, bagaimanapun, tergantung pada perspektif dan pengalaman pengamat, tetapi ini dapat ditujukan pada pertemuan tinjauan.

Salah satu metode untuk meningkatkan kualitas pengamatan atribut fisik untuk mencari tanda-tanda keausan. Keausan pada berbagai bagian lantai atau peralatan dapat menunjukkan sejauh mana berbagai komponen sistem yang digunakan. Demikian pula, pengaturan panggilan yang tersisa pada mesin, topik tertentu- ularly di malam hari, mungkin menunjukkan cara mesin telah digunakan sebagai mungkin posisi di mana mesin bergerak dan komponen yang tersisa setelah digunakan. Sangat mungkin bahwa ketika melakukan penilaian lingkungan kerja fisik, auditor akan berbicara dengan operator terlibat. Ini adalah jenis wawancara, dan semua aturan untuk wawancara akan berlaku. Namun, dengan berbicara untuk koperasi Anda cenderung untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam proses yang terlibat dan setiap masalah yang operator secara konsisten mungkin akan menemukan dalam kegiatan sehari-hari nya. Wawancara Dalam konteks melakukan audit, wawancara didefinisikan sebagai `setiap komunikasi lisan dilakukan di seluruh proses audit '. Sehingga setiap komunikasi verbal, baik dalam formal dan pengaturan informal, didefinisikan sebagai sebuah wawancara. Tujuan dari wawancara audit untuk mencoba dan menetapkan apakah atau tidak sistem manajemen keselamatan yang efektif di tempat, dipahami, dan berfungsi dengan benar. Ini akan melibatkan mengevaluasi sistem manajemen keselamatan yang ada terhadap kriteria tertentu dengan mengumpulkan dan menganalisis informasi yang diperoleh dari kedua wawancara dan pengamatan di tempat kerja. Terlepas dari pengaturan, durasi dan tingkat formalitas, mengaudit semua wawancara mengikuti pola umum: perencanaan, membuka, menutup dan mendokumentasikan. Perencanaan wawancara. Persiapan wawancara sangat penting sebelum melakukan wawancara untuk memastikan bahwa pewawancara siap untuk memenuhi diwawancara. Ini melibatkan:

mengidentifikasi personil untuk diwawancarai mengetahui apa yang akan dicapai dalam hal apa yang Anda ingin mencari tahu.

Demikian pula, untuk memaksimalkan efektivitas wawancara, auditor harus mencoba untuk memastikan bahwa: tidak akan ada interupsi semua dokumentasi yang sesuai tersedia waktu wawancara nyaman bagi semua pihak yang berkepentingan ia memiliki beberapa pemahaman dari judul pekerjaan saat ini orang yang diwawancarai, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan lingkungan fisik akan meminjamkan dirinya untuk melakukan wawancara (misalnya sebuah kantor daripada di tengah proses produksi, dll) ia dapat melacak waktu, tanpa harus melihat arloji. Suasana mungkin akan lebih informal dan lebih kondusif untuk mengumpulkan informasi jika auditor (jika mungkin):

tidak duduk di belakang meja

mengatur tempat duduk sehingga semua pihak akan merasa nyaman (misalnya dalam lingkaran semi-) memastikan bahwa pintu kantor tertutup untuk menciptakan suasana privasi menghindari salah satu yang diwawancarai sedang diwawancarai oleh beberapa auditor, yang dapat mengintimidasi orang.

Membuka wawancara. Mungkin bagian yang paling penting dari wawancara adalah untuk membuat yang diwawancara merasa nyaman dan co-operatif. Diwawancarai dimengerti sering gugup dan defensif karena mereka biasanya berharap akan mengajukan banyak pertanyaan, yang mereka berharap mereka memiliki hak jawaban. Mereka tidak harus dibuat merasa gugup atau defensif. Pedoman dasar berikut akan membantu untuk membangun hubungan kerja yang baik. Perkenalan -- auditor harus memperkenalkan dirinya sendiri, menjelaskan mengapa audit ini yang dilakukan, memastikan waktu wawancara adalah nyaman, dan menginformasikan orang dari jumlah waktu bahwa wawancara diharapkan untuk mengambil. Menginformasikan orang tentang topik yang akan dibahas -- orang berhak untuk mengetahui apa yang diharapkan selama wawancara. Demikian pula, auditor berhak untuk memutuskan apa yang akan mencakup wawancara dan termasuk, dan apa tujuannya. Meskipun demikian, kesepakatan mengenai topik yang akan dibahas bentuk-bentuk dasar untuk membangun hubungan kerja yang baik dan akan membantu untuk menjaga wawancara bergerak ke depan. Hal ini juga layak auditor membangun, dengan cara perhatian, bahwa catatan akan diambil sepanjang wawancara. Yakinkan orang -- ketika tujuan dari wawancara adalah dibahas itu sangat berharga menekankan titik bahwa, ketika temuan audit yang dilaporkan, setiap komentar khusus yang dibuat oleh individu akan dijaga kerahasiaannya. Auditor juga harus menjelaskan bagaimana informasi yang diperoleh akan digunakan, yaitu, bahwa tujuan utama dari informasi yang diperoleh adalah untuk membantu tim audit mengembangkan pemahaman yang lengkap tentang bagaimana kegiatan keselamatan dikelola dalam diwawancarai. tempat kerja, dan bahwa auditor tidak ada untuk menguji atau menemukan kesalahan dengan yang diwawancara. Melakukan wawancara. Setelah membuka wawancara, auditor harus pergeseran penekanan ke bisnis utama di tangan: mendapatkan, mengeksplorasi dan memahami informasi spesifik. yang termudah cara untuk mempertahankan kontrol dan memperoleh informasi yang diperlukan adalah struktur wawancara. Konfirmasikan posisi diwawancarai dan tanggung jawab -- auditor bisa (dan harus) meminta gambaran singkat mengenai pekerjaan diwawancarai, untuk mengkonfirmasi bagaimana orang yang cocok ke dalam keseluruhan organisasipersonalisasi di tempat kerja mereka, dan apa tanggung jawab utama mereka. Auditor kemudian mengikuti di dan probe jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan

khusus, dipersiapkan sebelum wawancara. Salah satu cara terbaik berubah dari satu topik ke topik lain adalah untuk meringkas. Hal ini dilakukan dengan hanya mencakup titik-titik terkumpul sejak ringkasan terakhir, dan kemudian berubah ke pertanyaan berikutnya apakah semuanya disepakati dari topik terakhir. Gunakan pertanyaan terbuka -- selama wawancara auditor akan ingin mendorong diwawancarai untuk memberikan jawaban selengkap mungkin. Namun, cara di mana pertanyaan yang diajukan akan mempengaruhi respon yang diberikan. Pertanyaan terbuka, seperti yang dimulai dengan `Apa ',` Bagaimana', `Ketika 'dan` Mengapa' adalah jenis yang lebih baik untuk menggunakan, hanya karena mereka membantu diwawancarai untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam konkret, bukan dalam hal yang samar atau abstrak. Yang terbaik jenis pertanyaan adalah mereka yang dimulai dengan `Apa '. Sebagian besar pertanyaan yang mungkin ditanyakan dapat diawali dengan `Apa '. Sebagai contoh, `Adakah bukti untuk menunjukkan bahwa orang yang''`` bertanggung jawab kompeten diberikan ke setiap kelompok kerja, dengan kewenangan khusus untuk memverifikasi kepatuhan terhadap prosedur 'Tanggapan untuk? ini harus mencakup `bagaimana 'dan` saat'. Jika tidak, auditor dapat menggunakan ini untuk penyelidikan lebih lanjut. Konstruktif menyelidik -- ketika tanggapan terhadap pertanyaan adalah konsisten atau bertentangan dengan yang lain bukti, frase seperti `Ceritakan tentang ...', atau` Ceritakan lebih banyak tentang ... 'harus digunakan karena mereka netral: yaitu mereka tidak memberikan indikasi persetujuan atau ketidaksetujuan, namun mengundang lebih dari ya / tidak respon. Jika frasa tersebut digunakan auditor harus memastikan bahwa diwawancara diberikan waktu untuk mengumpulkan nya / pikiran dan memutuskan bagaimana jawabannya akan disajikan. sebuah berpengalaman pewawancara sering menemukan keheningan tertahankan, dan ketika menunggu respon dari yang baik terbuka berakhir pertanyaan, sering akan menimbulkan pertanyaan lain. Jeda seringkali perangkat yang sangat berguna untuk memperoleh informasi lebih lanjut, namun tidak boleh digunakan untuk menempatkan diwawancarai di bawah stres, karena hal ini akan menghasilkan dalam sikap defensif. Kebisuan dikelola dengan baik membangun semacam ketegangan, yang diwawancarai sering merasa itu diperlukan untuk mengisi dengan informasi lebih lanjut, tetapi membutuhkan penilaian yang baik untuk memutuskan kapan diam telah berlangsung cukup lama. Ketika auditor meminta `Ceritakan tentang pertanyaan ...?', ia dapat menemukan bahwa drift diwawancarai dari titik utama, dan auditor mungkin tergoda untuk menyela untuk mencoba dan benar ini. Seringkali, bagaimanapun, adalah berguna untuk membiarkan diwawancarai melanjutkan, sebagai sesuatu yang penting dapat dipelajari, dan mereka selalu dapat didorong kembali ke titik utama di kemudian hari. Hindari pertanyaan tertutup -- pertanyaan tertutup adalah mereka yang mengundang ya / tidak respon, dan sebagai tersebut cenderung menjadi nilai yang kecil dan cenderung membuat wawancara lebih sulit (kecuali skor format jadwal wawancara telah secara eksplisit dirancang untuk memperoleh ya / tidak respon). Setiap pertanyaan yang dapat dijawab dengan sederhana `ya 'atau` tidak' pertanyaan tertutup. contoh termasuk pertanyaan yang dimulai dengan `Apakah ',' Bisa ',' Will ',' Apakah ',` Apakah'. Kadang-kadang jenis pertanyaan yang akan

cukup, tergantung pada apa yang Anda mencoba untuk mencari tahu, terutama jika pertanyaan ini sangat fokus. Namun, di utama mereka harus dihindari. Wawancara adalah prosedur yang cukup kuat, dan sering diwawancarai adalah pada sisi auditor, yang memungkinkan dia untuk pergi dengan mengajukan Pertanyaan ditutup dengan memberikan respon panjang. Tapi ini tidak selalu begitu, karena itu, meskipun alami untuk memulai dengan pertanyaan tertutup, auditor harus mencoba dan memulai dengan pertanyaan-pertanyaan terbuka, karena wawancara akan cenderung lebih mudah. Hindari pertanyaan terkemuka -- pertanyaan terkemuka bentuk pertanyaan tertutup berbahaya, dan membuat jelas untuk diwawancarai apa jawaban yang Anda harapkan untuk mendengar. Jenis pertanyaan tidak hanya mengundang kesepakatan, tetapi juga membuat penanya tampak naif dan bodoh. Demikian pula, gimmicky pertanyaan (yang dengan menangkap di dalamnya), yang terdengar mencari dan mendalam harus dihindari, karena mereka tidak menghasilkan informasi yang dapat ditafsirkan bijaksana. Efek yang paling mungkin dari jenis Pertanyaan adalah untuk mengagetkan, atau bahkan mempermalukan diwawancara. Apalagi, jika auditor ingin menjaga menerima informasi ia tidak boleh mengkritik diwawancarai, meskipun ini tidak harus terjadi jika auditor difokuskan pada informasi yang diterima Mendengarkan tanggapan -- mendengarkan dan menjadi perhatian adalah yang paling berguna dan penting tunggal teknik wawancara. Auditor dapat pergi dengan mempertanyakan kendur, dll kecanggungan sosial, namun mereka tidak dapat pergi dengan buruk atau tidak akurat mendengarkan. Akurat mendengarkan menyiratkan perhatian, perawatan, kewaspadaan dan kesadaran tajam hambatan untuk akurasi. Membangun komunikasi nyata mensyaratkan bahwa penerima (auditor) adalah setiap bit yang akurat sebagai pemancar (yang diwawancarai). Mendengarkan penuh perhatian tidak hanya menyiratkan rasa hormat, tetapi juga memperkuat diwawancarai dan kondisi dia / dia untuk terus berbicara. Auditor Karena itu, jangan memungkinkan perhatian nya untuk selang atau mengembara. Menutup wawancara. Hal ini terutama penting untuk menutup setiap wawancara dalam, ringkas dan tepat waktu cara yang positif, karena hal ini akan mencerminkan pada tim audit secara keseluruhan. Setidaknya ada tiga komponen untuk menutup wawancara. Pastikan semua topik telah dibahas -- auditor perlu untuk memastikan bahwa tidak ada kesenjangan besar dalam informasi yang diperoleh. Dengan kata lain memiliki auditor memperoleh semua informasi inginkan? Tidak ada alasan bahwa auditor tidak dapat berkonsultasi daftar nya titik dilakukan sebelum wawancara. Hal ini harus dilakukan secara terbuka dengan menjelaskan kepada diwawancarai apa yang auditor lakukan. Demikian pula, auditor harus mengundang diwawancara untuk bertanya tentang apa saja yang mereka merasa penting. Namun, yang diwawancarai harus diberikan waktu untuk berpikir, dan auditor bahkan harus menunjukkan bahwa orang tersebut membutuhkan waktu untuk melakukannya. Auditor juga akan bijaksana untuk mengundang diwawancarai untuk memperluas pada apa pun yang telah dikatakan, untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahpahaman.

 Merangkum -- auditor harus merangkum informasi yang diperoleh. Ini mungkin sebagai sederhana atau rumit seperti keinginan auditor, tetapi memungkinkan kesalahpahaman harus diklarifikasi. Penutup -- auditor harus berterima kasih kepada orang untuk waktu mereka dan keterbukaan, dan negara apa yang akan terjadi berikutnya, yaitu informasi akan ditulis sebagai laporan, dan dikomunikasikan ke lokal staf di akhir audit pada pertemuan close-out. Mengevaluasi Data Audit Setelah fase pengumpulan data dianggap lengkap, semua data harus dievaluasi untuk mengidentifikasi dan merekam temuan audit sebagai kesimpulan positif atau negatif. Jika tim audit membuat evaluasi awal dari data seluruh audit itu sendiri dengan membandingkan catatan pada akhir setiap hari dan bersama-sama membahas, mengevaluasi dan merumuskan temuan audit tentatif, final evaluasi cenderung agak lebih mudah dan lebih cepat. Yang penting, kesimpulan akhir harus tiba di dengan konsensus, berdasarkan semua data yang dikumpulkan dan dianalisis selama audit. Para auditor harus sangat hati-hati untuk tidak mendasarkan kesimpulan mereka pada sebuah wawancara tunggal atau tunggal dokumen. Sebaliknya, mereka harus berusaha untuk mengkonfirmasi mereka dari sumber data lainnya. Selama audit, itu ini tidak biasa bagi tim audit dan manajemen situs untuk terus membahas penting temuan dan kesimpulan mereka tiba di sehingga kejutan di final close-out pertemuan dapat dihindari. Selama pertemuan ini, tim audit berkomunikasi mencatat semua temuan selama audit. Setiap ambiguitas tentang temuan kemudian dapat diklarifikasi sebelum tim audit membuat rekomendasi akhir. Kriteria untuk mengevaluasi data yang diperoleh selama audit biasanya didasarkan pada menilai apakah data yang telah diperoleh cukup dan memadai. Kecukupan data - tim audit sering bertanya-tanya apakah mereka telah mengumpulkan cukup informasi untuk mengkonfirmasi pemahaman mereka tentang sistem manajemen keselamatan dan situs program. Hal ini menimbulkan pertanyaan `Berapa banyak yang cukup 'Pada intinya?, Tim audit telah mungkin diperoleh informasi yang cukup jika mereka: Memahami kedua desain sistem manajemen dan bagaimana adalah diimplementasikan telah mewawancarai semua personil kunci yang terlibat dalam operasi sistem memadai dapat meringkas semua prakarsa keselamatan berlangsung memahami penyebab perbedaan dalam sudut pandang manajemen dan karyawan. Kecukupan data - menentukan kecukupan dari setiap informasi yang diperoleh biasanya dicapai dengan menilai itu terhadap empat properti. Ini adalah informasi yang: Relevansi Kebebasan dari bias

Objektivitas Persuasif. Relevansi mengacu pada manfaat informasi dalam membantu tim audit kesimpulan mencapai di kaitannya dengan tujuan audit tersebut (misalnya, kehadiran, penggunaan dan koordinasi izin untuk prosedur kerja akan merupakan informasi yang relevan tentang pengendalian situasi kritis). Kebebasan dari bias berarti bahwa informasi yang diterima bebas dari setiap upaya untuk mempengaruhi laporan audit, dan dapat didukung oleh sumber informasi alternatif. Demikian pula, data dianggap untuk bersikap objektif jika itu mengarah dua auditor terpisah untuk mencapai kesimpulan yang sama. Jika bagian yang sama dari informasi mengarah pada dua kesimpulan yang berbeda, maka informasi tidak memiliki objektivitas dan harus tidak digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Atau auditor mungkin bias, dan mungkin diperlukan untuk tim untuk membahas temuan potensial sebelum keputusan dicapai sebagai kesimpulan. Persuasi mengacu pada keniscayaan dari informasi yang mengarah ke sebuah kesimpulan tunggal oleh dua atau lebih orang, dan mungkin timbul dari yang tipis volume data atau jenis data (misalnya kecelakaan catatan). Jika sifat ini tidak memuaskan, mengumpulkan informasi tambahan mungkin akan diperlukan. Temuan Audit Pelaporan Setelah audit lapangan selesai tim audit harus menyelesaikan laporannya dalam wajar jangka waktu (misalnya dua sampai empat minggu). Dalam semua kasus, tim audit situs harus memiliki kesempatan untuk meninjau temuan pada tahap rancangan laporan. Kadang-kadang tinjauan ini akan mencakup pra-ditetapkan kelompok auditor berpengalaman lain, ahli teknis, aparat hukum atau mereka yang ditugaskan audit. Tujuan dari kajian ini adalah untuk memastikan bahwa laporan jelas, ringkas dan akurat bukan daripada mencoba mengubah temuan tim audit. Laporan final audit harus mendokumentasikan hasil audit menunjukkan: di mana dan kapan Audit dilakukan, yang melakukan audit, ruang lingkup audit secara keseluruhan, dan temuan audit. Para konten spesifik dari laporan ini akan bervariasi. Misalnya, laporan yang hanya berfokus pada identifikasi kekurangan bisa tetap diam pada semua hal-hal lain. Laporan lain hasnya mungkin menawarkan komentar pada daerah subjek terakhir. Isi dari laporan audit itu sendiri harus didefinisikan sebagai bagian dari Audit program dan harus konsisten dengan tujuan audit. Karena tidak ada cara yang benar tunggal untuk menentukan isi dari laporan audit, penting bahwa, setelah format dan konten telah diputuskan, tim audit menghasilkan laporan yang konsisten dengan itu. Hal ini juga penting ketika menulis laporan audit untuk memastikan bahwa hati-hati diambil dengan menggunakan kata-kata yang tepat. Laporan audit harus jelas dan ringkas mengkomunikasikan temuan dan pengamatan dari tim audit. Oleh itu harus worded sedemikian rupa sehingga tidak menyiratkan temuan atau pengamatan yang melampaui yang sebenarnya dimaksudkan. Bila memungkinkan, fakta harus dilaporkan sangat jelas dan

ringkas, dan setiap pernyataan harus mampu menjadi didukung oleh bukti-bukti dugaan, tidak atau spekulasi. Sebagai contoh, menulis `Tim tidak dapat untuk memverifikasi ... 'bukan `Pabrik tidak memiliki ...' jauh lebih akurat dan karena itu dipertahankan. Hal ini membuat titik bahwa bahasa yang digunakan dalam penulisan laporan ini adalah sangat penting.

TINDAK LANJUT AUDIT

Setelah menerbitkan laporan sering akan diperlukan untuk tim audit untuk mengembangkan tindak lanjut dan tindakan korektif panggung selama rencana aksi yang dikembangkan yang mencerminkan area di mana perbaikan yang diperlukan. Rencana aksi harus menunjukkan apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya dan ketika itu akan selesai. Rencana aksi itu sendiri merupakan langkah penting dalam memastikan dan menunjukkan bahwa temuan audit sedang ditangani. Ini harus dikembangkan di hubungannya dengan pengelola situs bertanggung jawab untuk situs diaudit, dan harus mengandung mekanisme untuk manajer senior lainnya untuk memantau kemajuan. Salinan harus dibagikan kepada semua orang yang telah tanggung jawab dalam rencana tersebut, kepada semua anggota tim audit, direktur organisasi keselamatan, kesehatan dan lingkungan, dan manajer perusahaan keamanan. Rencana tindakan harus kemudian ditinjau dan diperbarui secara teratur (misalnya triwulan) sehingga untuk melacak status dengan tindakan perbaikan. Kadang-kadang tim audit juga diperlukan untuk memantau penyelesaian setiap rencana aksi yang dihasilkan dari audit. Salah satu langkah terakhir dalam proses keseluruhan adalah verifikasi dari tindakan korektif. Hal ini umumnya peran yang dilakukan oleh tim audit, hanya karena penting untuk memiliki independen verifikasi bahwa tindakan korektif telah dilakukan dan bahwa faktor-faktor langsung alamat rekomendasi audit. Dalam beberapa program audit, verifikasi tindakan korektif dilakukan sebagai bagian dari audit dijadwalkan berikutnya. Dalam program lain, verifikation dilakukan cepat di review yang terpisah khusus. Dalam setiap acara yang sama teknik audit digunakan untuk verifikasi dalam pelaksanaan program harus digunakan secara periodik untuk memverifikasi melaporkan tahapan rencana aksi.

MENINJAU SISTEM AUDIT

Langkah akhir terdiri dari cara-cara di mana prosedur audit secara keseluruhan dapat ditingkatkan. Dalam, review utama seperti dilakukan dengan maksud untuk memeriksa efektivitas keseluruhan audit sistem, atau mungkin dilakukan untuk memastikan audit tertentu dilakukan dengan benar. Ada beberapa pilihan untuk melakukan review sistem audit. Ini termasuk baik internal dan eksternal tinjauan. Internal Ulasan Tinjauan internal harus dilakukan oleh anggota senior dari organisasi yang tidak terlibat dalam audit. Tujuan utama dari kajian internal adalah untuk mengkonfirmasi bahwa audit telah dilakukan dengan benar sesuai dengan standar

audit yang telah ditentukan, bahwa semua topik yang menarik tertutup, dan bahwa semua pengaturan logistik yang memuaskan. Selain itu, tinjauan harus mencari informasi dari situs diaudit bahwa tim audit yang bertindak profesional. di lain kata-kata, tindakan tim audit selama audit juga harus dikenakan pemeriksaan. Eksternal Ulasan Biasanya dilakukan oleh seseorang dari bagian lain dari organisasi atau dari luar organisasi- personalisasi, review eksternal lebih peduli dalam memastikan bahwa standar audit dan prosedur sendiri memuaskan. Peninjau eksternal harus seseorang dengan audit ekstensif pengalaman (pilihan auditor keuangan berpengalaman tidak boleh diabaikan sebagai mereka beroperasi dengan standar yang sangat tinggi dan dapat membawa sejumlah besar keahlian untuk menanggung). Atau, mungkin untuk mendirikan sebuah panel yang terdiri dari audit yang mengulas sejumlah auditor berpengalaman. Para Keuntungan yang ditawarkan oleh tinjauan independen tidak berhubungan dengan detail audit sangat besar. Mereka bisa, misalnya, mengungkapkan bahwa:

pedoman audit yang tidak diikuti ada kesenjangan dalam standar audit dan prosedur hal-hal teknis kepentingan umum perlu penyelidikan yang lebih besar tim audit mencoba melakukan terlalu banyak dalam skala waktu yang diberikan ada kekurangan dalam kualitas tim audit atau pelatihan mereka.