BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan adalah surat. Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak lainnya. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat merupakan bukti Hitam Diatas Putih, surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal. Unit Tata Usaha merupakan unit yang diberi tugas dan tanggung jawab mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan menangani kearsipan. Arsip surat terdiri dari 2 (dua) macam yakni surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari perusahaan atau organisasi lain maupun perorangan, baik yang diterima melaui pos maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat). Surat keluar merupakan surat yang dibuat oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk ditujukan atau dikirim kepada perusahaan atau organisasi pemerintahan maupun perorangan. Masalah penanganan surat merupakan masalah utama didalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu
1

perusahaan atau organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut. Sistem yang paling praktis dan efisien dalam penanganan surat masuk dan surat keluat adalah dengan menggunakan pengagedaan sistem nomor, dengan demikian setiap surat masuk dan surat keluar baik yang intern maupun ekstern dapat dicatat dalam buku agenda. Penomoran (pengkodean) surat dilakukan dengan tujuan agar mengetahui berapa banyak surat yang sudah beredar dalam aktifitas suatu perusahaan atau organisasi. Penelitian yang dilakukan di STIKes Bhakti Mandala Husada Slawi, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem nomor belum praktis dan efisien. Hal ini disebabkan tidak adanya aplikasi yang menunjang untuk penyimpanan arsip-arsip surat masuk dan surat keluar pada STIKes Bhakti Mandala Husada Slawi, sehingga surat-surat yang masuk hanya diagendakan secara manual menggunakan buku agenda yang dapat mempersulit pencarian surat masuk maupun surat keluar tersebut. Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah yang ada saat ini adalah dibangun suatu Aplikasi Surat Masuk untuk memberikan kemudahan pada bagian kearsipan di STIKes Bhakti Mandala Husada Slawi.

1.2

Pembatasan Masalah Batasan masalah dari sistem pengarsipan surat masuk yang akan dibangun adalah sebagai berikut : a. Data masukan untuk sistem pengarsiapan surat masuk adalah data surat masuk b. Proses yang terlibat dari Sistem Pengarsipan Surat Masuk adalah Pengolahan Surat masuk. c. Keluaran dari sistem pengarsipan surat masuk adalah laporan surat masuk dan laporan statistic surat masuk. d. Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem pengarsipan surat masuk adalah : d.1. Aplikasi dibangun dengan menggunakan Microsof Acces. d.2. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP d.3. Database menggunakan MySQL 5.0 sebagai DBMS d.4. Metode yang digunakan adalah metode aliran data terstruktur, dimana tools yang digunakan adalah Entity Relationship Diagram (ERD) untuk menggambarkan model data (Pemodelan Basis Data), sedangkan untuk menggambarkan model fungsional adalah Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD) e. User yang terlibat dalam proses pengolahan aplikasi Sistem Pengarsipan ini, hak aksesnya dibatasi dua bagian yaitu bagian Staf Tata Usahan dan Kepaa Sub Bagian Tata Usaha.
3

1.3

Tujuan Tujuan dari dibangunnaya sistem pengarsipan Surat Masuk ini adalah : 1. Mempermudah dalam pengolahan data kearsipan seperti data masukan, pencarian data, pengubahan data dan penghapusan data. 2. Memberikan informasi yang akurat, mudah, cepat, dan tepat dalam pengolahan data yang ada bagian kesekretariatan. 3. 4. Memperkecil kemungkinan dokumen yang hilang atau rusak. Meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam memasukkan data, dilakukan dengan cara proses komputerisasi.

1.4

Maksud Maksud dari Penyusunan laporan kerja praktek ini adalah membangun sebuah Aplikasi Surat Masuk pada Bagian Kesekretariatan di Sekolah Tinggi Bhakti Mandala Husada Slawi.

1.5

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Penulis mengadakan kerja praktek di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Bhakti Mandala Husada (STIKes Bhamada) Slawi pada Bagian Tata Usaha yang berlokasi di Jalan Cut Nyak Dhien Nomor 16 Kalisapu, Kecamatan Slawi Kabupaten Tegal 52416 Telp.(0283) 6197570, 6197571 dan Fax (0283) 6198450.

Waktu pekerjaan yang dilaksanakan adalah kurang lebih 1 (satu) bulan yakni dari tanggal 1 Juni 2012 30 Juni 2012 dan hari kerjanya pada hari Senin sampai dengan Jumat mulai masuk jam 07.30 sampai dengan 15.00 WIB dan waktu isirahat jam 12.00 13.00 WIB dan hari Sabtu mulai masuk jam 08.00 sampai dengan 12.00 WIB.

1.6

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dibagi menjadi beberapa bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan beberapa sub bab antara lain : latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, manfaat, waktu dan tempat pelaksanaan, serta sistematika penulisan, dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran tentang urutan pemahaman dalam menyajikan laporan kerja praktek ini. BAB II : GAMBARAN UMUM

Bab ini menguraikan tentang gambaran umum yang melandasi pembahasan dalam laporan kerja praktek ini, yang mencakup Sejarah

Organisasi/Perusahaan, Visi, Misi dan Tujuan Organisasi, Struktur Organisasi. BAB III : LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan landasan teori yang melandasi pembahasan dalam laporan kerja praktek ini, yang mencakup pengertian dasar tentang sistem, informasi, karakteristik sistem, klasifikasi sistem, sistem kearsipan.

BAB IV

: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menguraikan tentang analisis dan perancangan sistem membahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan. Menjelaskan mengenai langkah-langkah yang digunakan dalam proses perancangan sistem meliputi diagram konteks, data flow diagram, kamus data, rancangan antar muka dan jaringan semantik. Bab V : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini akan menjelaskan tentang implementasi dari sistem, pengujian sistem dari perangkat lunak yang dibuat. BAB VI : PENUTUP

Bab ini berisi penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian dari bab pertama hingga bab lima yang memuat semua pembahasan, yaitu inti masalah dan tanggapan dari penulis, serta saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut.