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LOS PASOS DEL PROCESO DE CAPACITACIN

Este proceso va desde la deteccin de necesidades hasta la evaluacin de resultados. El siguiente diagrama te dar un panorama general del proceso y posteriormente encontrars una explicacin de cada etapa.
PASOS PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIN:

Primer paso: deteccin de necesidades Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin Tercer paso: definicin de objetivos Cuarto paso: elaboracin del programa Quinto paso: ejecucin Sexto paso: evaluacin de resultados Para elaborar un programa de capacitacin el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar tcnicas adecuadas para este fin elimina las prdidas de tiempo. El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cules son las ms urgentes, o ms importantes, o cules requieren atencin inmediata y cules se tienen que programar a largo plazo. El tercer paso es definir los objetivos de capacitacin, es decir, motivos de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para ms adelante, despus de aplicar el programa, poder evaluar los resultados. El cuarto paso es elaborar el programa de capacitacin. En este momento se determina qu (contenido), cmo (tcnicas y ayudas), cundo (fechas, horarios), a quin (el grupo), quin (instructores), cunto (presupuesto). El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la prctica. El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y despus de ejecutarlo.

ELABORACION DE UN PLAN DE CAPACITACION Introduccin Los planes de capacitacin de los empleados y trabajadores son el recurso ms valioso de toda la actividad de recursos humanos; de all la necesidad de invertir en tales planes al proporcionarlos de manera contina y sistemtica, con el objeto de mejorar el conocimiento y las habilidades del personal que labora en una empresa. Desarrollar las capacidades del trabajador proporciona beneficios para tanto para stos como para la organizacin. A los primeros los ayuda a incrementar sus conocimientos, habilidades y cualidades; a la organizacin la favorece al incrementar los costos-beneficios. La capacitacin har que el trabajador sea ms competente y hbil, al utilizar y desarrollar las actitudes de ste. De esta manera, la organizacin se volver ms fuerte, productiva y rentable. En el marco de estos aspectos, en este ensayo analizamos: en primer lugar, qu es un plan de capacitacin. En segundo trmino, cmo es un plan de capacitacin; el proceso de elaboracin, la determinacin de las necesidades y la programacin y desarrollo de un plan de capacitacin. Tercero, el diseo de un plan de capacitacin; que consta de cinco fases, a saber: planeacin, organizacin, ejecucin, evaluacin y seguimiento. Definir plan de capacitacin Un plan de capacitacin es la traduccin de las expectativas y necesidades de una organizacin para y en determinado periodo de tiempo. ste corresponde a las expectativas que se quieren satisfacer, efectivamente, en un determinado plazo, por lo cual est vinculado al recurso humano, al recurso fsico o material disponible, y a las disponibilidades de la empresa. El plan de capacitacin es una accin planificada cuyo propsito general es preparar e integrar al recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo en el trabajo. La capacitacin en la empresa debe brindarse en la medida necesaria haciendo nfasis en los aspectos especficos y necesarios para que el empleado pueda desempearse eficazmente en su puesto. 1.1 INTERPRETACIN CONCEPTO PLAN DE CAPACITACIN El plan de capacitacin conlleva al mejoramiento continuo de las actividades laborales. Esto con el objeto de implementar formas ptimas de trabajo. En este sentido, el plan va dirigido al perfeccionamiento tcnico y terico del empleado y el trabajador; para que el desempeo sea ms eficiente en funciones de los objetivos de la empresa. Se busca producir resultados laborales de calidad, de excelencia en el servicio; por otra parte, preveer y solucionar problemas potenciales dentro de la organizacin.

A travs del plan de capacitacin, el nivel del empleado se adecua a los conocimientos, habilidades y actitudes que son requeridos para un puesto de trabajo. Describir proceso de elaboracin plan de capacitacin El plan de capacitacin se emprende de dos modos. El interno y el externo. El primero se realiza dentro del mismo grupo de trabajo, se conoce tambin como capacitacin inmanente. El segundo, un agente externo a la empresa brinda los conocimientos que se requieren, sta se denomina capacitacin inducida. Ambos mtodos son efectivos y se utilizan segn las circunstancias lo requieran. El plan de capacitacin est constituido por cinco pasos, a que continuacin mencionamos:

1. Deteccin y anlisis de las necesidades. Identifica fortalezas y debilidades en el mbito laboral, es decir, las necesidades de conocimiento y desempeo. 2. Diseo del plan de capacitacin: Se elabora el contenido del plan, folletos, libros, actividades... 3. Validacin del plan de capacitacin: Se eliminan los defectos del plan haciendo una presentacin a un grupo pequeo de empleados. 4. Ejecucin del plan de capacitacin: Se dicta el plan de capacitacin a los trabajadores. 5. Evaluacin del plan de capacitacin: Se determinan los resultados del plan, los pro y los contra del mismo. Para la elaboracin de un plan de capacitacin se consideran, por lo menos, tres aspectos:

2.1 PROCESO ELABORACIN PLAN DE CAPACITACIN

1. Distribucin personalizada de los recursos: Se enfoca en lograr que la mayor cantidad de empleados participen en el plan de capacitacin. Es necesario fijar el presupuesto disponible para asignar la capacitacin. 2. Distribucin centrada en la capacitacin especfica: Est destinada a resolver las debilidades de la organizacin. Por ello, las acciones se orientan a temas que pueden estar alejados de los intereses de los empleados.

3. Distribucin orientada a la capacitacin especfica dando razn de la capacitacin general: El proceso de deteccin de necesidades da cuenta de las fortalezas, en la medida que se han considerado todas las perspectivas y expectativas de la organizacin. Los planes de capacitacin exigen una planificacin que incluye los siguientes elementos:

Abordar una necesidad especifica a cada vez. Definir de manera evidente el objetivo de la capacitacin. Dividir el trabajo que se va a desarrollar, sea en mdulos o ciclos. Elegir el mtodo de capacitacin segn la tecnologa que se posee.

Definir los recursos para la implementar la capacitacin. Tipo de instructor, recursos audiovisuales, equipos o herramientas, manuales, etc. Definir el personal que va a ser capacitado: Numero de personas. Disponibilidad de tiempo. Grado de habilidad, conocimientos y actitudes. Caractersticas personales. Determinar el sitio donde se efectuar la capacitacin, si es dentro o fuera de la empresa. Establecer el tiempo y la periodicidad de la capacitacin. Calcular la relacin costo-beneficio del plan de capacitacin. Controlar y evaluar los resultados del plan verificando puntos crticos que requieran ajustes o modificaciones. Segn la jerarqua de las necesidades de Maslow, es posible establecer un conjunto de necesidades que pueden ser consideradas para la elaboracin del plan de capacitacin. Entre tales necesidades tenemos:

2.2 DETERMINACIN NECESIDADES DE CAPACITACIN

Necesidades de autorrealizacin: (realizacin potencial, utilizacin plena de los talentos individuales, etc. Necesidades de estima: (reputacin, reconocimiento, autorrespeto, amor, etc.) Necesidades sociales: (amistad, pertenencia a grupos, etc.) Necesidades de seguridad: (proteccin contra el peligro o las privaciones )

Dentro de una organizacin, la deteccin de necesidades de capacitacin est conformada por tres aspectos:

1. De la organizacin: Se centra en la determinacin de los objetivos de la empresa, sus recursos y su relacin con el objetivo. 2. De las Funciones: Se enfoca sobre el trabajo. Revela las capacidades que debe tener cada individuo dentro de la organizacin, en trminos de liderazgo, motivacin, comunicacin, dinmicas de grupos 3. De las personas: Considera las fortalezas y las debilidades en el conocimiento, las actitudes y las habilidades que los empleados poseen.

A partir de este conjunto de necesidades, el contenido del plan de capacitacin puede establecer elementos fundamentales a abordar; entre los cuales tenemos:

Las necesidades de las personas. El crecimiento individual. La participacin como aprendizaje activo. La capacidad para dar respuestas a necesidades de la realidad y la posibilidad de aplicarlas a la vida cotidiana. Producir una mayor interaccin e intercambio entre las personas.

Preparar al personal para la ejecucin de las diversas tareas particulares de la organizacin. Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal. Cambiar la actitud de las personas creando un clima ms satisfactorio entre los empleados. Aumentar la motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia. El aprendizaje eficiente para la utilizacin de tcnicas adecuadas. Ayudar al individuo en la solucin de problemas y en la toma de decisiones. Aumentar la confianza y la actitud asertiva. Forja mejores actitudes comunicativas. Subir el nivel de satisfaccin con el puesto. Permitir el logro de metas individuales. Eliminar los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual. Un plan de capacitacin intenta ensear a alguien un nuevo conocimiento, para acrecentar el valor de esa persona en la organizacin. Esto en funcin de los resultados del anlisis de las necesidades. En este sentido, un plan de capacitacin se enfocar, al menos, en cuatro cuestiones, a saber:

2.3 PROGRAMACIN Y DESARROLLO DE LA CAPACITACIN

Objetivos de la capacitacin. Deseo y motivacin de la persona. Principios del aprendizaje. Caractersticas de los instructivos.

Un plan de capacitacin de estar estructurado del siguiente modo: 1. Contenido


Introduccin y Antecedentes Evaluacin de necesidades

2. Descripcin del programa


Proceso de formulacin Caracterizacin del contexto Diagnstico Planificacin de la capacitacin Esquema de conceptualizacin y diseo 4. Componentes

3. Objetivos

Fortalecimiento tcnico Fortalecimiento administrativo

5. Programacin esquemtica

Primera etapa Segunda etapa Disear un plan de capacitacin Los objetivos de un plan de capacitacin son:

6. Recursos financieros requeridos

Productividad: La capacitacin ayuda a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeo. Calidad: Los planes de capacitacin apropiadamente diseados e implantados contribuyen a elevar la calidad de la produccin de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores estn mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades. Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad fsica de un empleado estn directamente relacionadas con los esfuerzos de capacitacin de una organizacin. La capacitacin adecuada puede ayudar a prevenir accidentes laborales. Prevencin de la Obsolescencia: Los esfuerzos de capacitacin del empleado son necesarios para mantener actualizados a stos de los avances en sus campos laborares respectivos. Desarrollo Personal: En el mbito personal los empleados se benefician de los planes de capacitacin, pues le ofrecen una amplia gama de conocimientos, una mayor sensacin de competencia, un repertorio ms grande de habilidades, que son indicadores de un desarrollo personal. 3.1 PLANEACIN DE LA CAPACITACIN Fase 1: ANLISIS DE LA SITUACIN (deteccin de necesidades de capacitacin): Esta etapa es vital para justificar los cursos o la accin de capacitacin que se solicita. En esta etapa se cumple con la deteccin de las necesidades de capacitacin. Por tales se entienden las deficiencias que poseen los empleados o trabajadores. Para determinar las necesidades de capacitacin es necesario investigar todos los hechos observables que sean generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan con xito sus labores, o incurren en accidentes.

Un plan de capacitacin consta de varias fases, entre estas existe:

La evaluacin de necesidades comienza con un anlisis de la organizacin. Los gerentes deben establecer un contexto para la capacitacin decidiendo dnde es ms necesaria, cmo se relaciona con las metas estratgicas y cul es la mejor manera de utilizar los recursos organizacionales. El anlisis de tareas se utiliza para identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren. El anlisis de personas se emplea para identificar quines necesitan capacitacin. Los gerentes y empleados de recursos humanos deben permanecer alerta al tipo de capacitacin que se requiere; cundo se necesita; quines los precisan; y qu mtodos son mejores para dar a los empleados las capacidades necesarias.

Una vez hecho el diagnostico para el plan de capacitacin, sigue la eleccin y prescripcin de los medios de capacitacin, con el objeto de satisfacer las necesidades de capacitacin. Se procede a determinar los elementos principales del plan de capacitacin:

A quin debe capacitarse: Empleado, trabajador, gerente. Quin ser el capacitador: Facilitador, asesor Acerca de qu capacitar: Tema o contenido del programa. Dnde capacitar: Lugar fsico, organismo o entidad. Cmo capacitar: Mtodos de capacitacin y recursos necesarios. Cundo capacitar: Periodo de capacitacin y horario. Cunto capacitar: Duracin de la capacitacin, intensidad. Para qu entrenar: Objeto o resultados esperados.

3.2 ORGANIZACIN DE LA CAPACITACIN Fase 2: DISEO DEL PLAN DE CAPACITACIN: Con la informacin anterior, se procede al diseo del plan de capacitacin. Los expertos consideran que el diseo de un plan de capacitacin debe enfocarse al menos en cuatro aspectos fundamentales:

Definicin de objetivos de la capacitacin: Es el resultado al cual se quiere llegar con el plan de capacitacin. Se requieren de dos objetivos: Objetivos terminales: Indican la conducta que mostrarn los participantes al finalizar la capacitacin. Pues segn, la teora de aprendizaje, todo conocimiento nuevo adquirido produce en la persona un cambio de conducta. Objetivos especficos: Son objetivos de menor nivel, stos se van logrando conforme avanza el desarrollo del plan. Se refieren a conductas observables que el participante realiza y, por lo tanto, son directamente evaluables. Expresan un mayor grado de especificidad, por tal razn se les denomina tambin: objetivos operacionales. Deseo y motivacin de la persona: Para que se tenga un aprendizaje ptimo, los participantes deben reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevas; as como conservar el deseo de aprender mientras avanza la capacitacin. Las siguientes estrategias pueden ser tiles: Utilizar el refuerzo positivo. Eliminar amenazas y castigos. Ser flexible. Hacer que los participantes establezcan metas personales. Disear una instruccin interesante. Eliminar obstculos fsicos y psicolgicos de aprendizaje. Principios de aprendizaje: Llamados tambin principios pedaggicos, constituyen las guas de los procesos por los que las personas aprenden de manera ms efectiva. Mientras ms se utilicen estos principios en la

capacitacin ms probabilidades habr de que sta resulte efectiva. Estos principios son:

Participacin. Repeticin. Relevancia. Transferencia. Retroalimentacin. Caractersticas de los instructivos Conocimiento del tema. Adaptabilidad. Sinceridad. Sentido del humor. Inters. Ctedras claras. Asistencia individual. Entusiasmo. Fase 3: IMPLEMENTAR EL PLAN DE CAPACITACIN Existe una amplia variedad de mtodos o tcnicas para capacitar. El mejor mtodo depende de:

3.3 EJECUCIN DE LA CAPACITACIN

La efectividad respecto al costo. El contenido deseado del programa. La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta. Las preferencias y la capacidad de las personas. Las preferencias y capacidad del capacitador. Los principios de aprendizaje a emplear. Adecuacin del plan de capacitacin a las necesidades de la organizacin. Calidad del material de capacitacin. Cooperacin del personal de la empresa. Calidad y preparacin de los instructores. Calidad de los aprendices.

La ejecucin de la capacitacin presupone:


Uno de los mtodos de uso ms generalizado es la capacitacin en el trabajo, porque proporciona la ventaja de la experiencia directa, as como una oportunidad de desarrollar una relacin con el superior y el subordinado. La capacitacin de aprendices y los programas de internado revisten especial eficacia porque brindan experiencia en el puesto y fuera de ste.

Otros mtodos fuera del trabajo incluyen las conferencias o discusiones. La capacitacin en el aula, la instruccin programada, la capacitacin por computadora, las simulaciones, los circuitos cerrados de televisin, la capacitacin a distancia y los discos interactivos de video. Todos estos mtodos pueden suponer una aportacin al esfuerzo de capacitacin de un costo relativamente bajo en relacin con la cantidad de participantes que es posible acomodar. 3.4 EVALUACIN DE LA CAPACITACIN Fase 4: EVALUACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN Permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso. Existen cuatro criterios bsicos para evaluar la capacitacin:

Reacciones: Los participantes felices tienen ms probabilidades de enfocarse en los principios de capacitacin y utilizar la informacin en su trabajo. Aprendizaje: Probar el conocimiento y las habilidades antes de un programa de capacitacin proporciona un parmetro bsico sobre los participantes, que pueden medirse de nuevo despus de la capacitacin para determinar las mejoras. Comportamiento: El comportamiento de los participantes no cambia una vez que regresan al puesto. La transferencia de la capacitacin es una implantacin efectiva de principios aprendidos sobre los que se requiere en el puesto. Para maximizar se pueden adoptar varios enfoques: Presentar elementos idnticos. Enfocarse en los principios generales. Establecer un clima para la transferencia. Resultados: Con relacin a los criterios de resultados, se piensa en trminos de la utilidad de los programas de capacitacin.

Para realizar una evaluacin adecuada, deben considerarse dos aspectos principales:

La evaluacin del desempeo de la tarea especifica que el trabajador realiza: En sta se examinan los siguientes aspectos: Cumplimiento de la cuota de trabajo. Habilidad demostrada en realizacin del trabajo. Dominio de la tcnica necesaria. Inters demostrado en el trabajo. Uso de elementos, materiales maquinas de trabajo, etc. La evaluacin de las caractersticas personales del trabajador: Se analizan aspectos tales como: Espritu de colaboracin. Espritu de superacin. Responsabilidad. Iniciativa.

Actitud positiva. Asistencia y puntualidad. Disciplina en el trabajo. Relaciones humanas con sus compaeros de trabajo

La etapa final del plan de capacitacin, es la evaluacin de los resultados obtenidos. Esta evaluacin debe considerar dos aspectos:

Determinar si la capacitacin produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados. Verificar si los resultados de la capacitacin presenta relacin con la consecucin de las metas de la empresa.

Adems de los dos aspectos anteriores, es necesario determinar si las tcnicas de capacitacin empleadas son efectivas. La evaluacin de los resultados del entrenamiento puede hacerse entre niveles:

Nivel organizacional: En este nivel la capacitacin debe proporcionar resultados como aumento de la eficiencia. En el nivel de los recursos humanos: Proporciona resultados como aumento de la eficiencia individual de los empleados. Nivel de las tareas y operaciones: En este nivel debe proporcionar resultados como aumento de la productividad, mejoramiento de la calidad de los productos y los servicios.

Para obtener datos objetivos y completos del plan de capacitacin, es conveniente realizar tres tipos de evaluacin. A saber:

Evaluacin diagnstica: Se efecta al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja el diagnstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecucin de las acciones, as como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere. Esta evaluacin permite analizar la situacin actual de la organizacin, los fines que busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la funcin de capacitacin con referencia al que hacer global del centro de trabajo. Evaluacin intermedia: Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando an se est en posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos dbiles y errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos. Evaluacin sumaria: Se enfoca en los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas afn de establecer parmetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo. Fase 5: SEGUIMIENTO DEL PROCESO Como parte del proceso evaluador se considera necesario llevar a cabo el seguimiento, el cual implica conocer los resultados y su repercusin en el ambiente de la organizacin. El seguimiento es un proceso integral, dinmico y participativo enfocado a la obtencin de informacin para la toma de decisiones en cuanto a la planeacin de las acciones y su

3.5 SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIN

retroalimentacin, la ubicacin, desempeo y desarrollo profesional del capacitando para determinar si su formacin fue la requerida, o no y por qu. Un buen plan de capacitacin debe contemplar acciones de monitoreo y seguimiento, no slo con respecto a los aspectos logsticos sino a la organizacin y planeacin de reuniones orientadas a verificar el impacto que ha logrado la capacitacin en el incremento de la productividad, verificar la pertinencia metodolgica y pedaggica con relacin a la transferencia del aprendizaje a los puestos de trabajo. El seguimiento precisa de acciones y solicitudes que deben atender quienes estn participando en los diferentes programas y acciones de capacitacin, tales como reuniones, informes, formatos que deber ser llenados, etc.. Los aspectos a considerar en el seguimiento sern aquellos que tienen que ver con los recursos humanos, materiales y financieros utilizados durante la realizacin del plan. La obtencin de informacin es relevante para una nueva planeacin y operacin de las acciones de capacitacin. Se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que intervinieron en su formacin y la forma en cmo estos estn siendo aplicados en la prctica laboral cotidiana (organizacin, efectividad, evaluacin, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.). Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

Anlisis el desempeo profesional del personal capacitado. Comparacin del desempeo del personal capacitado con el no capacitado. Orientacin de la planeacin en las acciones para su mejor operacin. Valoracin de las capacidades de las entidades responsables del programa (recursos humanos y materiales). Identificacin de necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas. Determinacin de los objetivos y metas a cubrir en la empresa. La capacitacin en recursos humanos es un factor determinante para el cumplimiento de los objetivos de una organizacin. Desarrollar tanto actitudes como destrezas, crecimiento personal y profesional en los trabajadores y empleados permite que stos desempeen su trabajo con mayor eficiencia y calidad. La capacitacin es, por tanto, una inversin para la organizacin. Pues los resultados que se obtienen de ella no slo benefician al empleado, sino que contribuye al logro de los objetivos empresariales. La utilizacin efectiva de los recursos humanos de una organizacin depende de la correcta aplicacin de un plan de capacitacin, descrito anteriormente, tales como: Detectar necesidades de capacitacin; identificar los recursos para la capacitacin y adiestramiento, diseo del

Conclusin

plan de capacitacin; ejecucin del programa de capacitacin, y la evaluacin, control y seguimiento del mismo. Esta labor permite establecer y reconocer requerimientos futuros, asegurar a la empresa el suministro de empleados calificados y el desarrollo de los recursos humanos disponibles. El plan de capacitacin juega un papel muy importante en el desarrollo de los recursos humanos de una organizacin, pues su correcta aplicacin se convierte en un medio de motivacin y estmulo en los empleados, que finalmente termina beneficiando a la organizacin.