FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN TRABAJO COLABORATIVO 2

TUTOR IRAIDE MOLINA PERALTA

JAIRO ARMANDO CUMBER CAMPOS GRUPO 100500-363

UNIVERSIDAD NACIONAL A VIERTA Y A DISTANCIA UNAD ESCUELA DE CIENCIAS BSICAS E INGENIERA CEAD FLORENCIA CAQUETA NOVIEMBRE DE 2012

INTRODUCCIN

Todo proceso que incluye (en trminos generales) planificacin, organizacin, direccin y control para un adecuado uso de los recursos de la organizacin (humanos, financieros, tecnolgicos, materiales, de informacin) y para la realizacin de las actividades de trabajo, es administracin con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz. Entre otras razones hacer el buen uso de la administracin puede proporcionar a la empresa grandes xitos o tambin puede llevarla al fracaso. Es importante contar con un excelente recurso humano que permita lograr el bien comn y su productividad.

OBJETIVOS

Objetivo general: Poner en prctica y reforzar mediante un trabajo grupal, los conocimientos adquiridos en la unidad II, fundamentos bsicos de la teora administrativa como punto de partida para la formacin profesional. Fomentar el espritu investigativo de los estudiantes unadistas fortaleciendo el proceso de aprendizaje.

Objetivos especficos: Explicar a travs de conocimientos adquiridos los conceptos que hacen parte de un proceso administrativo con sus respectivas fases. Evaluar mediante un razonamiento crtico, la importancia que proporciona el desarrollo del trabajo administrativo. Identificar de manera practica en una empresa cada una de las fases de un proceso administrativo.

1. Ustedes (Pequeo grupo colaborativo) estn contratados para administrar la empresa Gestionando el Cambio, su actividad econmica es prestar los servicios profesionales de Contabilidad a las pequeas y medianas empresas del barrio Kennedy de la ciudad de Bogot - Colombia. Deben realizar la: 1. Misin, Visin, Objetivo (1 objetivo), metas (3 metas) y polticas (4 polticas) SOLUCION: GESTIONANDO EL CAMBIO (GYC)

GESTIONANDO EL CAMBIO

G YC

Asesoras contables y financieras a medianas y pequeas empresas del Barrio Kennedy de la Ciudad de Bogot MISION

Somos una empresa de consultora, dedicada a la prestacin de servicios profesionales en las areas Contable, Financiera ofreciendo un servicio eficiente, confiable y oportuno, que busca entregar soluciones completas que satisfagan las necesidades a las pequeas y medianas empresas del barrio Kennedy de la ciudad de Bogot - Colombia.

VISION

Ser pioneros y Lideres en la prestacin de servicios profesional de consultora en las reas contables y Financieras , en el barrio Kennedy de la Ciudad de Bogot mediante el desarrollo permanente de competencias en nuestro recursos humano, tecnolgico, logstico y fsico, con los cuales pretendemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes y contribuir con el desarrollo econmico del pas.

OBJETIVOS (1) Velar por el bienestar de nuestros clientes por medio de asesoras contables y Financieras eficaces y eficientes que aseguren un mejoramiento continuo.

METAS (3) Atreves de de las excelentes asesoras y relaciones con los clientes lograr llegar a todas las pequeas y medianas empresas del sector de Kennedy con resultados Cuantificables que generen confianza y respaldo total en la ciudad de Bogot Gracias al Mejoramiento continuo seremos una empresa Creble, respetable y lder en asesoras contables y financieras en el barrio Kennedy de Bogot. Por medio de asesoras contables y Financieras eficaces y eficientes lograr que nuestro servicio se expanda a toda Bogot tanto a Pequeas, Medianas y Grandes empresas de cualquier sector que lo requiera.

POLITICA (4) Gestionando el Cambio (GYC) siempre estar en bsqueda del mejoramiento de sus servicios capacitando a sus profesionales y administrativos lo que llevara al crecimiento profesional y administrativo de la empresa. En (G Y C) Gestionando el Cambio hacemos lo que estamos capacitados para hacer con responsabilidad social, ya que nuestros servicios son el fortalecimiento empresarial y personal de nuestros clientes. Generar mejores rendimientos para nuestra empresa (GYC) por medio de uno de sus objetivos que son el mejoramiento continuo. Capacitar constantemente nuestros empleados en nuevos sistemas contables y financieros por medio de capacitaciones y conferencias sobre las nuevas leyes y normas contables que rigen nuestro pas y en acorde a los nuevos tratados de libre comercio que ya comenzaron a regir en Colombia los cuales beneficiaran a nuestros clientes y a nuestra empresa.

VALORES (agregados) Calidad y confiabilidad tica profesional Responsabilidad Respeto Puntualidad

2. PLANEACION De acuerdo con el objetivo y las 3 metas. Determinar cules son las Actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas

SOLUCION: Recursos financieros: En el tercer trimestre del ao 2012, hemos realizado un buen trabajo ganando ms clientela en el sector del barrio Kennedy de Bogot y aumentando nuestras expectativas para brindarles un mejor servicio e ir ganando la confianza de nuestros clientes. Basados en esto el propsito fundamental de Gestionando el cambio es satisfacer las necesidades de nuestros clientes y crecer en el sector. Tabla de aumento en clientes y cartera al 31 de Diciembre del 2011. Ver Graficas

. Toda transaccin u operacin, generara que una accin sea tomada dentro de las asesoras contables. En una Entidad Financiera, estas actividades a dems de ser muy intensivas revisten gran importancia por la eficiencia en los servicios y el cumplimiento de los diversos requerimientos de informacin que demanda el Ente regulador y los acreedores.

Recurso tcnico y tecnolgico: El recurso tcnico. Mas importante con el que contamos en nuestra empresa. son nuestros profesionales que tienen conocimientos y equipos tcnicos. Para realizar todas las actividades del sector administrativo y contable. que de manda nuestra actividad. Tambin contamos con recursos tecnolgicos. Como son las computadoras, los programas o software de economa, y finanzas contables. Para el manejo de toda la informacin.

Recurso Humano: A partir del 1 de Febrero iniciamos con la nueva figura de GESTIONANDO EL CAMBIO y comenzamos brindando empleos directos a 35 personas de las cuales 15 son mujeres y 20 hombres. Durante este perodo hemos brindado a nuestro personal, capacitaciones y se ha asistido a diferentes eventos: Elementos bsicos para la elaboracin y anlisis de flujo de caja; dirigido a Jefes y Asesores de Crdito de las agencias.

Polticas de Crditos Metodologa de Educacin Financiera para los pobres; formando facilitadores del rea de ODEF Financiera y de ODEF Social.

Participacin en la IV CONFERENCIA DEPARTAMENTAL DE MICROFINANZAS, realizada en la Ciudad de Bogot

Cundinamarca, donde asistieron Miembros de Junta Directiva, Jefes de Agencia y como invitada a panelista una de nuestras clientas, la Sra. Xiomara Ventura.

Charla Informativa sobre Cdigo de comercio. Charla informativa sobre contabilidad bsica.

Nuestros Beneficios: 1. Seguro de Vida 2. Plan Medico Hospitalario 3. Plan Dental 4. Servicio de Farmacia 5. Vacaciones Pagadas 6. Plan de Incentivos por cumplimientos de metas 7. Adquisicin de Motocicleta 8. Pago de depreciaciones 9. Capacitaciones Constantes y Pasantas 10. Cooperativa de ahorro y crdito 11. Plan de Jubilacin y Pensin

Recursos Fsicos:

Los recursos fsicos de la empresa son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma.

3. ORGANIZACIN Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama)

Gerente General
Secretaria / Asistente Contable

Departamento de Contabilidad Contador General

Departamento de Asesora Coordinador Asesores Contadores Administradores financieros

Departamento de comercializacin y clientes

Auxiliares

Establecer claramente los deberes de cada empleado: Gerente General: Tiene la mxima autoridad y es la encargada de dirigir y supervisar de manera inmediata el trabajo de las dems jefaturas a su cargo, planea medidas y mtodos designados a satisfacer las necesidades de todas las reas; adems dirige y controla las polticas acordadas con el fin de lograr los objetivos planeados.

Secretaria/Asistente Contable: es la encargada de poseer conocimiento de los dems departamentos, asimismo de organizar y, asistir a reuniones, redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.;

planificando su tiempo y el de su jefe.

Departamento de Contabilidad: es el encargado del manejo financiero y contable de la empresa y la liquidacin de las ventas diarias.

Departamento de asesora: es el responsable del planeamiento operativo y la gestin administrativa de la produccin.

Departamento de Comercializacin y clientes: es la responsable de todas las acciones de marketing, promocin y comercializacin de los productos de la empresa y el lanzamiento de nuevas campaas de tal modo que sean llamativas para los clientes.

Establecer las reas de autoridad y responsabilidad El Gerente est en la obligacin de hacer cumplir con la tereas expuestas porque l es el responsable de que se cumplan los objetivos de la organizacin.

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen su trabajo

Para el desarrollo y consecucin de los objetivos es indispensable disponer de informacin, datos y estadsticas las cuales son distribuidas por el analista para el anlisis por parte del departamento de ASESORIA, de acuerdo al comportamiento y a las expectativas de los clientes y necesidades se van liderando campaas especiales y estrategias para cumplir con los objetivos.

4. Direccin La direccin administrativa es uno de los elementos ms eficientes con que Cuenta (G Y C) en el desarrollo de su trabajo, gracias a l, puede poner en accin el correcto funcionamiento de las labores de cada uno de sus trabajadores y la correcta ejecucin de tareas. Velar porque las cosas se hagan bien, es la labor de la directiva de nuestra empresa (GYC) para conducir en forma eficiente y precisa cada una de las herramientas bsicas de una direccin fundamentada en la motivacin, comunicacin y de liderazgo, para ello tenemos:

Coordinacin de las actividades de la empresa de manera que se desarrollen. La unidad de mando: para cada funcin debe haber un solo jefe. CYG por medio de la direccin determina. Lo que debe hacerse Establece como debe hacerse Vigila lo que debe hacerse. La persona encargada de la direccin de (GYC) es el Gerente General Cuyas labores son: Tiene la mxima autoridad y es la encargada de dirigir y supervisar de manera inmediata el trabajo de las dems jefaturas a su cargo, planea medidas y mtodos designados a satisfacer las necesidades de todas las reas; adems dirige y controla las polticas acordadas con el fin de lograr los objetivos planeados, dentro de sus cualidades encontramos: Capacidad de liderazgo. La motivacin. Comunicador Adems es la persona encargada que se cumplan los siguientes principios de direccin. La Unidad de objetivo : la subordinacin orientada hacia un objetivo para que se agrupen los esfuerzos individuales.

 la coordinacin. busca el logro del fin comn con participacin Coordinada de los intereses del grupo.

Como (GYC) se encuentra divido segn su estructura organizacional en tres departamentos que son Departamento de Contabilidad, Departamento de Asesora, Departamento de comercializacin y clientes la direccin a decidido que solo exista un jefe por departamento el cual sea el encargado de la supervisin, control y direccin de su grupo de trabajo, de las tareas a realizar y cumplir Armnica y eficientemente. Mantener una comunicacin eficaz con los empleados. La direccin de (GYC) se encuentra orientada por medio de una Permanente circulacin de la informacin, con el objeto de ubicar lo mejor posible al trabajador en su medio fsico y humano. Comunicar es transmitir, informar algo a otros, es un proceso a travs del cual (GYC) comparte informacin entre todos sus trabajadores, dado que cada pensamiento que pueda tener alguno de nuestros trabajadores o de nuestras directivas hacia algn aspecto crucial del trabajo u empresa es muy valioso para generar actos concretos en pro de cumplir con los objetivos de (GYC) y de nuestros clientes al depositar su confianza en nosotros. En todos los departamentos de la empresa se realizan capacitaciones e integraciones, talleres y charlas para que los empleados interacten con sus

jefes y viceversa, esto permite que al momento de realizar una labor la relacin jefe trabajador se convierta en un trabajo en equipo.

Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal. Para ello la direccin de (GYC) ha decido establecer las siguientes acciones que llegaran a fomentar entre todos los trabajadores el inters por su trabajo, la iniciativa la cual es importante da a da con el fin de no caer en la monotona y la

participacin que siempre deber estar presente en cada trabajador con el fin que no pierda el inters en su labor. Hacer interesante el trabajo, por medio de la innovacin y la participacin de los trabajadores con nuevas ideas. Relacionar las recompensas con el trabajo o cumplimiento de metas u objetivos organizacionales por parte de cada individuo o departamento de (GYC). Proporcionar recompensas que sean valoradas tanto econmicamente como a nivel laboral (asensos). Tratar a los empleados como personas y seres humanos con necesidades, sentimientos y expectativas, (Tratarlos de forma justa segn sus acciones). Alentar a participar y colaborar, por medio de jornadas de integracin y como instrumento de apoyo colaborador con la empresa es decir que sea una persona con la que siempre se pueda contar. Ofrecer una retroalimentacin precisa y oportuna a todos los trabajadores de (GYC) as cada una de sus labores estarn en constante actualizacin y en busca de la mejora continua.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. La disciplina de los empleados es una herramienta que utilizan los directivos para comunicar a los empleados que tienen que cambiar su comportamiento, suele ser aplicada por los supervisores, pero en los equipos de trabajo autodirigidos, la disciplina puede ser responsabilidad del equipo. La direccin de (GYC) es la encargada de ejercer la disciplina en todos los departamentos con el fin que exista orden, Mando, Responsabilidad en cada uno de los trabajadores. Para ello la direccin a dispuesto de un reglamento interno el cual debe cumplirse al pie de la letra con el objetivo de no entorpecer las actividades

cotidianas que conlleve al no cumplimiento de metas empresariales, adems la direccin. Actos que pueden ir en contra de la disciplina Tardanzas en tomar una accin. Desconocimiento de las reglamentaciones. No cumplir con las promesas. Falta de tacto. No explicar las reglamentaciones en forma clara. Parcialidad y favoritismo. Exceso de recomendaciones y reglas. Mal ejemplo. Menosprecio de los puntos de vista del trabajador.

Como poltica preventiva de actos que vallan en contra de la disciplina institucional la direccin a dispuesto. Advertencia o Reprimenda Verbal La Reprimenda y/o la Advertencia por Escrito Castigos Hasta la Degradacin El Castigo mximo: El Cese del Empleo o Terminacin del Contrato.

5. CONTROL Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y eficientemente: la empresa por medio de cronogramas de actividades y de recurso como graficas plasmara en ella cada una de las actividades que se ejecutaran de acuerdo lo esperado en el mes. As se evitaran atrasos de actividades e incumplimiento de programacin con los proveedores o clientes empresa para con el personal. Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. Esta informacin se obtendr mediante los informes que proporcionaran los altos ejecutivos como tambin los jefes de cada departamento de la organizacin para as tomar medidas adecuadas para tal fin. Realizar el control en el momento oportuno. (Cmo) Se tomaran medidas de prevencin y control para cada caso propuesto en cada resultado de la informacin obtenida con los informes remitidos desde su rea. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (Cmo) Nos basaremos en los datos presentados por los altos ejecutivo, estos normalmente ser estadsticamente presentado como graficas diagramas etc. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cundo) En su mayora se tendr una medida de correccin a los casos que ameriten suma urgencia pronta solucin en un periodo estimado de das, para no recurrir a medidas drstica o de riegos para la organizacin. 6. Comunicacin e igualmente las de la misma

En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin horizontal, en el mismo nivel, entre pares. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a travs de encuentros, reuniones, y entrevistas. El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia la integracin de los distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la participacin del personal a travs de una positiva motivacin, en todos sus niveles. Identificar la comunicacin a utilizar. Su comunicacin ser formal y informal e igualmente pueden ser directos o

indirectos dependiendo la circunstancia que se presente. Dentro de la organizacin se llevara una serie de reuniones presenciales entre los ejecutivos de la empresa cada 15 das, siendo dos veces en el mes, para proporcionar los diferentes casos y cambios que ubique el mes que trascurre o para el siguiente caso. este se puede llevar a cabo tambin en reuniones extraordinaria para tratar temas urgentes que tengan que ver con la organizacin. Tambin dependiendo de las medidas tomadas por los ejecutivos en la reunin establecida en el mes se dispondr a los jefes de cada departamento para su respectiva reunin e informarle a los subordinado medidas tomada. As se lleva un cronograma de reuniones en el mes en este caso se programan los 1 de cada mes y los 30 de cada mes en el caso de loa ejecutivo de la organizacin y la reunin de la departamento es dos das posterior a la de los ejecutivo, si alguien tiene que sugerir o expresar algo a nivel ejecutivo se realizara de una forma de conducto regular. En forma escrita se tendrn en cuenta mediante informes mensuales, elaborados por los directivos de la organizacin, y para suma urgencia se recurrirn por medio la situacin a desarrollar y

de memorandos y comunicados por correos electrnicos emitidos por los mismo mencionados anteriormente.

CONCLUSIONES

Hay una creciente concienciacin social y necesidad de actuacin de los problemas derivados de los impactos de la actividad humana en los procesos administrativos. Es por eso que como futuros ingenieros observemos a nuestro alrededor, y al poner en prctica los conocimientos adquiridos en la unidad 2 y durante el curso, al igual los procesos de retroalimentacin de trabajo grupal nos inmersa en los fundamentos de la administracin. As pues el conjunto de concienciacin social y de las posibilidades tecnolgicas de solucin para las problemticas de las empresas y la administracin, har posible un mundo con recursos humanos eficientes y eficaces en las acciones dirigentes

administrativas

BIBLIOGRAFIA

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