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CONTABILIDAD DE COSTOS Sistema de Mercancas e Inventarios Perpetuos

OPERACIONES CON MERCANCIAS Para el registro de las operaciones de mercancas existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. Capacidad econmica del negocio Volumen de operaciones Claridad en el registro Informacin deseada.

Los principales procedimientos que existen son los siguientes: 1. 2. 3. Procedimiento global o de mercancas generales Procedimiento analtico o pormenorizado Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos.

SISTEMA GLOBAL O DE MERCANCIAS GENERALES Consiste en registrar las diferentes operaciones de mercancas en una sola cuenta, la cual se abre con el nombre de Mercancas Generales. El mtodo conforme al cual se efecta el registro de las operaciones con mercancas, de acuerdo con este sistema, consiste en anotar los cargos y abonos que corresponden a los aumentos y disminuciones que sufre cada concepto afectado por esas operaciones en esta nica cuenta. Identificar las ventajas del sistema global Desventajas del Procedimiento Global: 1. Al terminar el ejercicio no se puede conocer por separado el importe de las ventas, el de las compras, el de los gastos de compra y el de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, por estar reunidos en la misma cuenta de mercancas generales, lo cual dificulta la formacin del estado de prdidas y ganancias. No se puede conocer el valor del inventario final de mercancas Para conocer el valor del inventario final es preciso hacer un recuento fsico de las existencias. No se puede conocer rpidamente el costo de lo vendido ni la utilidad mientras no se conozca el valor del inventario final.

2. 3. 4.

Explicar el movimiento y saldos de las cuentas que se utilizan en este procedimiento. 17 de noviembre de 2012

Christell Barrales Fernndez

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El movimiento de la cuenta de mercancas es como a continuacin se presenta: Se carga: Al principiar el ejercicio: 1. 2. 3. 4. 5. Del valor del inventario inicia de mercancas (a precio de costo). Del valor de las compras (a precio de adquisicin). Del valor de los gastos de compra. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta). Del valor de las rebajas sobre ventas (a precio de venta).

Se abona: durante el ejercicio: 1. 2. 3. Del valor de las ventas (a precio de venta). Del valor de las devoluciones sobre compras (a precio de adquisicin). Del valor de las rebajas sobre compras (a precio de adquisicin).

Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancas son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Inventario inicial Compras Gastos de compra Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Ventas Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras

Para que esta cuenta muestre un saldo significativo, debe abonarse en ella, al concluir cada ejercicio, el importe del Inventario Final de Mercancas, que se determina mediante el recuento fsico de las mismas. El saldo que se obtenga despus de haber hecho este abono, representa la utilidad o prdida bruta del ejercicio, siendo utilidad si el saldo es acreedor y prdida si es deudor. 17 de noviembre de 2012

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MERCANCAS GENERALES D E B E H A B E R SE CARGA: SE ABONA: A) INVENTARIO INICIAL VENTAS B) COMPRAS DEV. S/COMPRAS A) GASTOS SOBRE COMPRA REB. S/COMPRAS B) DEVOLUCIONES S/VENTAS C) REBAJAS S/VENTAS

(A (B (C

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Con objeto de entender con mejor claridad las explicaciones anteriores, a continuacin se presenta el siguiente ejemplo: 1. Iniciamos un negocio con $ 100,000 en efectivo y $ 700,000 en mercancas. 2. Vendimos mercancas por $ 100,000 de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crdito. 3. Los clientes devolvieron mercancas por $ 40,000, cantidad que abonamos a sus cuentas. 4. Se concedieron rebajas a los clientes, por valor de $ 10,000 suma que tambin abonamos a sus cuentas. 5. Compramos a crdito mercancas por $ 300,000. 6. Las compras anteriores originaron gastos por $ 10,000, que se pagaron en efectivo. 7. Se devolvieron mercancas a los proveedores por $ 55,000, cantidad que cargamos a sus respectivas cuentas. 8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $ 5,000, suma que tambin cargamos a sus cuentas. 9. Segn el Inventario fsico, al terminar el ejercicio existen mercancas por $ 500,000. Asientos correspondientes a las operaciones anteriores: Caja -1Mercancas Generales (Inventario inicial) CAPIATLA Capital CAPITALCA $ 100,000 700,000 $ 800,000

Caja -2Clientes Mercancas Generales (Ventas) -3Mercancas Generales (Devoluciones

300,000 300,000 600,000

s/ 40,000

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ventas) Clientes

40,000

-4-4-

Mercancas Generales (Rebajas s/ ventas) Clientes

100,000 100,000

-5-5-

Mercancas Generales (Compras) Proveedores

300,000 300,000

Mercancas Generales (Gastos de Compra) -6Caja

10,000 10,000

Proveedores -7Mercancas Compras ) Generales ( Dev. s/

55,000 55,000

Proveedores -8Mercancas Generales compras) (Rebajas s/

5,000 5,000 Christell Barrales Fernndez

AJUSTES

Inventarios -9Mercancas Generales (Inventario Final)

5,000

5,000

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Despus de este ajuste, la cuenta de Inventarios y la de Mercancas Generales, aparecen de la forma siguiente: I N V E N T A R IO S

9) Inventario Final

$ 500,000

MERCANCAS GENERALES

1) Inventario Inicial

$ 500,000

2) Ventas

$ 600,000

3) Devoluciones s/ ventas 40,000 4) Rebajas s/ ventas 5) Compras 6) Gastos de Compra 10,000 300,000 10,000

7) Devoluciones s/ compras 55,000 8) Rebajas s/ compras 9) Inventario Final 5,000 500,000

$ 1,060,000

$ 1,160,000

Saldo Acreedor

100,000

Mercancas Generales (Utilidad Bruta) - 10 Ganancias Prdidas y

$ 100,000

$ 100,000

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El saldo de la cuenta de Mercancas Generales representa utilidad cuando es acreedor y prdida en el caso contrario, ya sea deudor o acreedor, dicho saldo se debe traspasar a la cuenta de Prdidas y Ganancias de la siguiente manera:

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Despus de este asiento, la cuenta de Mercancas Generales y la de Prdidas y Ganancias deben aparecer de la siguiente forma:

MERCANCAS GENERALES

1) Inventario Inicial 3) Devoluciones s/ ventas 4) Rebajas s/ ventas 5) Compras 6) Gastos de Compra 10) Utilidad Bruta

$ 500,000 40,000 10,000 300,000 10,000 100,000

2) Ventas

$ 600,000

7) Devoluciones s/ compras 55,000 8) Rebajas s/ compras 9) Inventario Final 5,000 500,000

$ 1,160,000 ==============

$ 1,160,000 =============

PRDIDAS Y GANANCIAS

10) Utilidad Bruta $ 100,000 Christell Barrales Fernndez

El saldo de la cuenta de Mercancas Generales, despus de haber sido ajustada, debe coincidir con la utilidad o prdida bruta que arroje el Estado de Prdidas y Ganancias, ejemplo: ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS

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EMPRESA X S. A. DE C. V. ESTADO DE REULTADOS DEL ___ DE ENERO AL ___ DE DICIEMBRE DEL AO X".

C O N C E P T O

Ventas Totales ( - ) Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas ( =) Ventas Netas Inventario Inicial Compras ( +) Gastos sobre Compras ( =) Compras Totales ( - ) Devoluciones sobre Compras 55,000 Rebajas sobre Compras (= ) Compras Netas Suma total de Mercancas ( - ) Inventario Final ( =) Costo de Ventas Utilidad Bruta 5,00 60,000 $ 300,000 10,000 $ 310,000 $ 40,000 10,000

$ 600,000

50,000 $ 550,000 $ 700,000

250,000 $ 950,000 Christell Barrales Fernndez 500,000

450,000

$ 100,000

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SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La derivacin del saldo de cada cuenta incluye el inventario: Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancas vendidas = Saldo Final El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deber resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento. Los registros de inventario perpetuo proporcionan informacin para las siguientes decisiones: Christell Barrales Fernndez 1. La mayora de las tiendas de mobiliario, guarda la mercanca en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercanca disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicar oportunamente la disponibilidad de dicha mercanca. 2. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando ste se muestra bajo. 3. Si las compaas preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es

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necesario un conteo fsico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo fsico una vez al ao para verificar la exactitud de los registros. Asientos bajo el Sistema Perpetuo En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compaa registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancas vendidas. La compaa carga tambin a costo de mercancas vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancas vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.
Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: Inventario ........................................................................ $560,000 Cuentas por pagar ................................................................................. $560,000 2. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000): -1Cuentas por cobrar ......................................................... $900,000 Ingresos por ventas ............................................................................... $900,000 -2Costo de mercancas vendidas ...................................... $540,000 Inventario ............................................................................................... $540,000 3. Asientos de fin de periodo:

Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas ............................................................................................ $900,000 Costo de mercanca vendidas ........................................................................ < $540,000> Margen Bruto ...................................................................................................... $360,000

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No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancas vendidas estn actualizados.

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Balance final (parcial): Activo Circulante: Efectivo ................................................................................................................ $xxx,xxx Inversiones a corto plazo ..................................................................................... $xxx,xxx Cuentas por cobrar .............................................................................................. $xxx,xxx Inventarios .......................................................................................................... $120,000 Cargos pagados por adelantado ......................................................................... $xxx,xxx

El Sistema de Inventario Peridico: En el sistema de inventario peridico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. sta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin para calcular el costo de las mercancas vendidas. El sistema peridico es conocido tambin como sistema fsico, porque se apoya en el conteo fsico real del inventario. El sistema peridico es generalmente utilizado para contabilizar los artculos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artculos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al da del inventario disponible. Para usar el sistema peridico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspeccin visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueo o administrador pueden visualizar las mercancas existentes. Asientos bajo el Sistema Perpetuo Christell Barrales Fernndez En el sistema peridico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el saldo inicial que qued al final del perodo anterior. Sin embargo, al fin del perodo, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonndolo a Inventario y cargndolo a Ganancias y Prdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basndose en el conteo fsico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Prdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.

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