De Secretaria a Gerente (Manual de Habilidades para ser una Ejecutiva en Accin) (Spanish Edition) [Kindle Edition]

Dr. Claudio Fabin Rodrguez Agero (Author)

Las secretarias representan el espritu y el corazn de las organizaciones. Han dejado de ser solamente trabajadoras valiosas y colaboradoras estratgicas. Ellas sienten y desean ejercer todos los derechos que la historia y su infatigable accionar le han otorgado. Este es el siglo donde vienen a terminar de desplegar todas sus competencias y a tangibilizar sus conocidos talentos. Este libro ensea a transitar el camino hacia la gerencia, que en gran mayora recorren los hombres, y recomienda implementar hbitos sinrgicos que construyan habilidades y destruyan mitos. Se trata de que las eternas trabajadoras del secretariado, reconozcan y se conozcan un poco ms, luego de interiorizarse sobre todas las consignas y preceptos masculinos del management actual. Convencerse de que el aumento de cargos gerenciales femeninos en muchas organizaciones, es un hecho que ya no se discute y que por otra parte, es un proceso natural de maduracin ejecutiva. Porque en definitiva las empresas quieren hacer ms y mejores negocios y slo lo van a lograr sustentndose en la diversidad del gnero y en la interaccin dinmica de todos sus protagonistas. Preparen a esa Ejecutiva Encubierta que llevan dentro, librenla, djenla fluir y vern que podrn ejercer nuevos estilos de Liderazgos Sistmicos. Las organizaciones las necesitan. No las hagan esperar..

mircoles, 10 de junio de 2009 ROL DE LA ASISTENTE DE GERENCIA

El Nuevo Rol De La Secretaria como Asistente de Gerencia

1. La secretaria tiene en la actualidad nuevos Roles y nuevas competencias, pero especialmente las actitudes y otros aspectos que permitan seleccionar la idoneidad en el desempeo del cargo, en escenarios que se caracterizan por: La Importancia significativa del conocimiento, no slo en la esfera de lo econmico, donde la vitalidad de los sistemas productivos y la competitividad internacional dependen cada vez ms de innovaciones tecnolgicas y del conocimiento, sino tambin en todas las otras esferas socioculturales, llevando a considerar la sociedad actual como la sociedad del conocimiento El rol de las comunicaciones, la nuevas apertura que ha generado Internet, informtica que conlleva a saber manjar sus fundamentos bsicos que le den paso al manejo de herramientas que faciliten las comunicaciones y otras operaciones de oficina ms fcilmente.

 Las exigencias que los sistemas econmicos y comerciales hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la forma de cmo colaborar con la gerencia en pro de facilitar su desempeo. . La exigencia de responder a nuevas e impredecibles necesidades productivas y de ocupacin. . El rol, alcance de la competitividad. Lo cierto que al evaluar los requisitos que deben cumplir las secretaria ejecutivas en la actualidad , se debe tener muy en cuentas todas las capacidades, competencias que el cargo demanda, no obstante, consideramos se haga nfasis en una de las grandes debilidades que se encuentra en el ejercicio de la funcin. como son lo relacionado a las competencias actitudinales. Sobre ella se ha escrito, que las competencias actitudinales, forman, junto a los conocimientos y habilidades, la triada de competencias laborales, que en su estndar ms alto definen nuestras fortalezas de trabajo. La actitud, a diferencia de las otras competencias mencionadas, generalmente es una cualidad innata del ser humano y no fcilmente pasible de ser aprendida o adquirida, cacomo si pueden serlo los conocimientos (en idiomas, por ejemplo) o las habilidades (prctica en el uso de un software en particular). Es importante par ambos actores la gerencia y su secretaria ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales, por ejemplo. Lo correspondiente al gerente seran: capacidad de Liderazgo; Iniciativa y tenacidad; Relaciones pblicas; Comunicacin ; Planificacin y organizacin estratgica; Orientacin a resultados; Orientacin a la calidad; Conciencia organizacional; Autoridad; Desarrollo y motivacin de personas; Trabajo en equipo y delegacin; Negociacin y persuasin; Asuncin de riesgos; Confianza en s mismo y autocontrol. En lo concerniente a la Secretarias: Auto confianza. Auto desarrollo. Auto motivacin. Comunicacin interpersonal. Disponibilidad. Gestin de conflictos. Gestin de recursos. Impacto e influencia Autoestima y asertividad 2. Evaluar, que tanto demuestra su autoconfianza en ella misma, su seguridad, sus emociones, comunicaciones, as, si est plenamente identificada con su desarrollo, necesidades de logros, autoconocimiento de si mismo, motivacin, saber escuchar, ser asertiva, respetuosa, maneja adecuadamente las interrelaciones humanas. ASISTENTE DE GERENCIA

ADMINISTRADORA

Contenidos, tcnicas y herramientas modernas que debe conocer una Asistente de Gerencia. Participantes

mavyscorpio junio, 2009

Archivo

Hace unos das recibimos una visita por parte de los reporteros de la simptica revista People, quienes traan la misin de recabar cierta informacin para ilustrar a sus lectores acerca de nuestras actividades. A continuacin encontrarn algunas de las preguntas con la consiguientes respuestas, que esperamos sean de su inters. En caso que tuviera alguna pregunta de la que usted este interesada en obtener una respuesta, srvase envirnosla a mi Correo Electrnico: migtonar2@yahoo.es 1 Cmo se define una secretaria? Es la persona que comparte, organiza y procesa los documentos y decisiones confidenciales de la empresa y de su jefe, prioriza temas con responsabilidad, discrecin y eficiencia, filtra llamadas e interrupciones, atiende Correos Electrnicos, personas que llegan a la oficina, y en general, brinda apoyo en todas las labores secretariales y/o administrativas en la oficina. Secretaria debe ser sinnimo de responsabilidad, del buen uso de las habilidades y destrezas adquiridas durante su preparacin acadmica, de armona, de paz y de conciliacin.

2 Cul es la diferencia entre una Secretaria y una Asistente de Gerencia? Una Secretaria es potencialmente la futura Asistente de Gerencia, quien con su experiencia secretarial, su trabajo responsable y eficiente y la importante capacitacin adicional que recibe, est facultada para asumir profesionalmente responsabilidades y funciones en la toma de decisiones, siendo esta la caracterstica principal de la Asistente de Gerencia.

3 Cul es la Misin y la Visin de una Secretaria? La Misin de una Secretaria es llevar adelante las tareas bien definidas de la oficina que le han sido asignadas y para las que han recibido una alta calificacin, reportar diariamente a su jefe inmediato el avance de dichas labores, al mismo tiempo que recabar instrucciones para seguir adelante. La Visin de una Secretaria, es convertirse en Asistente de Gerencia de una empresa importante.

4 Cul es la Misin de una Asistente de Gerencia? La Misin de una Asistente de Gerencia es llevar adelante las decisiones que coinciden con la lnea trazada por la Gerencia para la cual trabaja en armona, e incluso prestar importante apoyo en la toma de decisiones, con las consultas previas, que coincidan con la lnea trazada por su jefatura. Al mismo tiempo tener al da los reportes gerenciales que son generalmente requeridos.

5 Qu se festeja el Da de la Secretara? Y en qu fecha se celebra? Es un justo y merecido homenaje para estas trabajadoras que dan todo su esfuerzo y dedicacin, adems de imprimir su personalidad en el desenvolvimiento de las labores de la oficina. Este ao 2008, se celebra el 26 de abril. En el Da de la Secretaria se festeja como reconocimiento por parte del empresariado, por todas las funciones y labores realizadas con responsabilidad durante el ao comercial.

6 Una vez graduada, ya no tiene que actualizarse? La Secretaria, al igual que cualquier otra profesin, debe estar siempre a la vanguardia de las nuevas tendencias administrativas y de la tecnologa de ltima generacin, as como del avance que los conocimientos nos proporcionan frecuentemente. Para ello estas profesionales deben mantenerse en contacto siempre con los cursos de Actualizacin Secretarial, Seminarios y Diplomados que en la especialidad existen.

7 Cmo y donde se pueden actualizar las Secretarias y las Asistentes de Gerencia? Pueden actualizarse con los Cursos y Programas de Actualizacin, que se dictan en el Instituto Superior de Educacin ELA y en los Departamentos de Extensin Educativa de las Universidades.

8 Cul es el horizonte de una Secretaria? El horizonte de una Secretaria indefectiblemente se enmarca dentro de los parmetros empresariales. Puede ser duradero por encontrarse siempre actualizada y cambiando continuamente como la competitividad y el desarrollo moderno lo exigen hacerlo, o muy corto, si no va al ritmo de los cambios, si no se adapta a las nuevas necesidades del mercado y no est presta a mantenerse con los tiempos de la modernidad.

9 Qu hay despus? Las autoridades universitarias ven con agrado cuando cuentan con Secretarias egresadas entre las postulantes a las diferentes carreras. Porque vienen mejor organizadas, muy bien preparadas para lograr un mejor aprovechamiento, sobre todo en el campo administrativo

10 Existe un FODA secretarial, en qu consiste? El FODA Secretarial si existe y consiste en: Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas : : Asumir Capacitacin puestos Constante empresa laboral

mejores

en

la

: La Desorganizacin Gerencial de la Empresa

competencia

11 Cules son los ingresos aproximados de una Secretaria y una Asistente de Gerencia? Los ingresos de una Secretaria ELA, deben ser entre: S/.1,200. a 3,000.de acuerdo al presupuesto que la empresa ha destinado para este puesto. Los ingresos de una Asistente de Gerencia deben fluctuar entre

S/.3,000. a 5,000. de acuerdo a la magnitud y necesidad de la empresa de contar con una Asistente calificada.

12 Cul es la edad til de estas profesionales? La edad til de una Secretaria es : 19 a 35 aos. Y como Asistente de Gerencia es : 24 a 65 aos.

13 Cuntos idiomas hablan? Por lo menos 02 idiomas, el idioma nativo y el Ingles.

14 Es necesario que aprendan otros idiomas? Si es fundamental, por ejemplo el Chino Mandarn ya que es el mercado que ms crece mundialmente.

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Cree usted que estudiar Secretariado, lograra convertir a la participante inexperta en una profesional capaz de desempearse eficientemente en los puestos de trabajo? S, decididamente, nosotros aqu en ELA tenemos a diario un sinnmero de jovencitas que vienen con serias limitaciones, las que con el diario aprovechamiento son dotadas con los conocimientos y capacidades que logran convertirlas en verdaderas profesionales. De ah en adelante, el secreto consiste en ubicarse en una Empresa donde el ascenso sea una norma comn de la Empresa.

16 Cree usted que la capacitacin que se le imparte es suficiente para desempearse con xito? La capacitacin que se imparte en ELA es fortificada con: Prcticas Propeduticas (en los inicios del entrenamiento), Seminarios Taller (durante el entrenamiento) y Prcticas pre Profesionales Laborales (en la etapa final). En esta profesin tambin se entiende y aprende mejor practicando en el campo de su actividad.

17 Cree usted que las secretarias estn ms expuestas a acoso sexual? El acoso sexual es una falta de respeto que se da en todas las esferas, especialidades y carreras. Sin embargo la Secretaria, con slida formacin, tiene menor riesgo de ser acosada sexualmente, frente a aquellas que no tienen una buena formacin moral y axiolgica.

18 Por qu se considera a la Secretaria como una trabajadora imprescindible? Porque es la colaboradora ms eficaz y cercana al ejecutivo, con quien comparte labores interdependientes. La labor que desempea se ve reflejada en casi todos los departamentos de la empresa, imponiendo y creando el orden, sistemas de archivo, etc. y tiende a convertirse siempre en la mano derecha de los jefes con los que le toque laborar.

19 Qu ventajas caracterizan a esta profesin? 1. Es uno de los empleos ms solicitados.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Es una carrera que la capacita para trabajar en corto tiempo. Es un Seguro contra los tiempos difciles. Su costo es uno de los ms econmicos y en ELA, se ajusta a todos los bolsillos. En ELA es cien por ciento financiable y sin intereses. Te ayuda para poder seguir estudiando (pagndote tus estudios universitarios). Es de carcter internacional. Horarios para todas las necesidades. En ELA no se venden libros, se los facilitamos gratuitamente va Internet.

10. Las empresas prefieren las egresadas de ELA. 11. Quizs no seamos la mejor institucin educativa, pero tratamos de ser lo mejor para nuestras alumnas.

20 Por qu estudiar en ELA? Si solo se requiere un certificado de secretaria, puede estudiar en cualquiera de los cientos de instituciones que dicen imparten estos estudios. Pero si se quiere un Diploma que tenga un buen reconocimiento por parte de las Empresas, y se espera conseguir trabajo pronto y bien remunerado, hay que ser egresada de ELA. Despus de todo, ELA, a la fecha cuenta con 43 aos de experiencia que nos dan un respaldo tico y moral, honestidad y excelencia acadmica. Nuestro Departamento de Colocaciones le garantiza un puesto de trabajo y un ingreso inmediato al mbito Laboral. Si desea estudiar Medicina, no venga ELA, vaya a la Cayetano. En ELA no enseamos Medicina. Si desea estudiar Abogaca, no venga a ELA. Vaya a la Catlica En ELA no enseamos Letras. Si desea estudiar Agronoma, no venga a ELA, vaya a la Agraria En ELA no enseamos Agricultura. Pero si desea estudiar Secretariado, no vaya ni a la Cayetano, ni a la Catlica, ni a la Agraria, porque ellos no ensean Secretariado. Venga a ELA porque estamos especializados en lo que venimos enseando desde 1964, tenemos el reconocimiento de las empresas, nuestros programas son constantemente actualizados y la ms grande experiencia. Nuestros Diplomas le abrirn las puertas de las empresas.

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Quiere decir que en ELA solo se estudia programas de Secretariado y de Asistentes de Gerencia?

No, Tambin les ofrecemos: Diplomados Diplomado en Gestin Administrativa Diplomado en Gestin Contable Diplomado en Gestin Jurdica Diplomado en Negocios Internacionales Diplomado en Business Communication Skills Diplomado en Informtica

SECRETARIA EJECUTIVA ASISTENTE DE GERENCIA Objetivos:

Capacitar a la estudiante para:

Comprender la organizacin y funcionamiento de la empresa. Lograr un excelente nivel de conocimiento de los diferentes programas, procesos y software que se utilizan en las oficinas. Dominar tcnicas de comunicacin. Redactar y formular correctamente los diferentes documentos de la empresa. Manejar los sistemas de clasificacin y archivo de documentos. Conocer teoras y tcnicas modernas aplicables a los procesos contables y administrativos, as como tambin a otros aspectos de la Administracin y el Marketing. Comprender e interpretar adecuadamente la legislacin comercial, laboral, tributaria y del comercio internacional del pas.

El nuevo perfil de las secretarias ejecutivas

Consideradas el brazo derecho de CEO's y directivos, estas profesionales han pasado a ocupar un rol clave en la gestin y administracin de las compaas, aportando soluciones a los conflictos, creatividad a los proyectos, y organizacin a la tareas cotidianas.
Autor: Alejandra Clavera
9/04/2010

Discretas, competentes, proactivas y dueas del control de las agendas personales ms importantes del mundo de los negocios. Las secretarias ejecutivas, tambin llamadas asistentes de gerencia, no slo se han convertido en el brazo derecho de CEO 's y directivos. Tambin han pasado a ocupar un rol clave en la gestin y administracin de las compaas, aportando soluciones a los conflictos, creatividad y dinamismo a los proyectos, y organizacin a la tareas cotidianas. Con el paso de los aos, estas profesionales han cobrado cada vez ms protagonismo en los asuntos corporativos. Y es que desde hace tiempo dejaron de tener entre sus tareas primordiales redactar documentos, contestar llamadas telefnicas y enviar faxes. Hoymanejan varios idiomas y estn altamente preparadas para crear, innovar e implementar iniciativas; preparar presentaciones de productos o servicios; concertar reuniones; realizar eventos, y atender a proveedores y clientes. La asistente de gerencia actual ya no slo debe poseer los conocimientos bsicos que la gestin administrativa requiere, sino tambin cualidades personales en donde se manifieste su buen carcter, comportamiento, responsabilidad y compromiso organizacional. El rol de las otrora secretarias ejecutivas hace que cada vez sea ms importante la capacidad de manejar habilidades tan simples pero vitales, como el sentido comn, el criterio y el buen trato. La secretaria ejecutiva debe contar con una serie de cualidades. Algunas se desarrollan a lo largo del tiempo, como construir lazos de confianza y honestidad con los jefes, compaeros y clientes, y otras son fundamentales en esta profesin, como la discrecin, lealtad con la empresa y a ti misma, es decir, ser consecuente, disciplinada, proactiva, y emprendedora, dice Isabel Castillo, asistente de gerencia desde hace 15 aos. Castillo, quien se ha desempeado en las filiales chilenas de diferentes multinacionales, entre ellas Pepsi, el sello Universal y la empresa de tecnologa CA, le atribuye adems, una gran importancia a las buenas ideas que pueda tener una secretaria para mejorar el funcionamiento de la empresa, y a la capacidad de apoyar la labor del CEO, para que su da sea lo ms productivo posible y le permita concentrarse en lo que realmente da valor.

Las asistentes de hoy manejan varios idiomas y estn altamente preparadas para crear, innovar e implementar iniciativas.
Susana Posch, secretaria ejecutiva bilinge desde hace ms de 20 aos, coincide en este aspecto al sealar que la empata que la asistente pueda tener con su jefe es fundamental. De lo contrario nunca podrs anticiparte a los hechos, a lo que l quiere o a lo que l va a necesitar. Para eso se debe mantener una buena comunicacin, mostrando inters tanto por el aspecto laboral como por el personal. Ser prctica y metdica igualmente es primordial, ya que la idea es facilitar el trabajo del jefe y no entorpecerlo, seala. La confidencialidad tambin sigue siendo un requisito indispensable en esta profesin. No por nada la denominacin de secretaria proviene de la palabra secreto, que desde el siglo XV es utilizada para denominar a los empleados de gran confianza. Seis siglos ms tarde, esta caracterstica y el manejo de informacin reservada, siguen siendo requisitos de las secretarias ejecutivas. El jefe tiene que confiar si o si en su secretaria, ya que por nuestras manos pasa mucha informacin que uno tiene que saber guardar, asegura Posch, quien se ha desempeado en empresas como Montajes Tecsa, Ingenieros Consultores Inca y Dialum.

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inShare Respecto de lo que ms valoran los gerentes en la relacin que tienen con su asistente, la profesional asegura que lo principal es su formacin integral, tanto acadmica como personal. Se trata de un todo, un conjunto. No slo se fijan en aptitudes intelectuales o que tenga eficacia, eficiencia o autonoma, sino tambin que tenga empata, calidez humana e innegablemente la apariencia personal es importante. Uno es la cara de la empresa, la que tiene contacto con los clientes, proveedores, socios o dueos de otras empresas, dice. Una nueva formacin. Carlos Torres, jefe del Centro de Capacitacin Empresarial de la Cmara de Comercio de Lima, explica que los constantes cambios que ha experimentado el rol de las asistentes ejecutivas, ha provocado tambin un replanteamiento de los contenidos educativos y de formacin que hasta hace poco se ofrecan a las profesionales del rubro. Es as, como las tradicionales clases de dactilografa, computacin y redaccin, hoy se complementan con formacin en reas como tcnicas de expresin oral, desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones pblicas y gestin de eventos. El rol de la asistente de gerencia ha cambiado con los aos. Actualmente es una persona que influye incluso en la toma de decisiones y para ello debe tener una capacitacin integral. Una secretaria debe diferenciar lo importante de lo urgente, tener nociones de todas las cosas, aprender a trabajar en equipo y bajo presin, dice. Entre los programas de capacitacin que imparte la institucin peruana, se encuentra el Diplomado para Asistentes de Gerencia, que busca capacitar en reas como administracin, contabilidad, negocios, finanzas y marketing empresarial, entre otras. El curso tiene un enfoque mucho ms prctico que terico y busca, por sobre todo, potenciar las habilidades blandas de las secretarias.

Queremos lograr que las asistentes se involucren cada vez ms en la gestin empresarial, que se conviertan en el brazo derecho de los jefes, y para ello deben capacitarse en todos los mbitos, aade. Por ltimo, Torres enfatiza en que la formacin de las secretarias ejecutivas debe ser constante en el tiempo. De esta forma, podrn tener un amplio campo laboral, adquirir nuevas experiencias y desarrollar diversas herramientas que pueden ser tiles para proyectos futuros.

REFERENCIAS ELECTRONICAS: http://www.ela.edu.pe/reportaje.html http://www.idat.edu.pe/secretariado/bilingue/index.htm http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/el-nuevo-perfil-de-las-secretariasejecutivas http://es.scribd.com/doc/5706418/Nuevo-Perfil-de-la-Secretaria-y-Asistente-Administrativa