ENSAYO SOBRE LA SECRETARIA LEGAL

(POR: MAYRA MALDONADO COLN)

Qu hace que el servicio de una secretaria verdaderamente sea valioso? Va ms all de su habilidad importante de saber mecanografiar. Muchas de las cualidades que se necesitan son cualidades que aplican a cualquier trabajo de responsabilidad en la vida. Por ejemplo, la secretaria tiene que ser alguien en quien se pueda confiar informacin confidencial. La palabra secretario viene de una palabra latina que significa

confidente, y uno de los significados de la palabra es la persona a quien se comunica algn secreto para que lo calle. La secretaria tiene que probar que es merecedora de que se le confen esos secretos, y esta clase de relacin entre la secretaria y su ejecutivo puede hacer muy satisfactorio su trabajo. Tiene que ser discreta. Ella conoce muchos de los secretos de la compaa, y a menos que sea cuidadosa, hasta sin darse cuenta puede dejar que algo se le escape. Porque hay algunos individuos en la oficina que deliberadamente tratan de averiguar lo que ella sabe. Adems, el trabajo de una secretaria principalmente es un trabajo servicial: un papel subordinado en vez del de estrella. Le ahorra a su patrono tiempo y energa librndole a l o a ella de la mecnica y el detalle y lo protege de ser interrumpido, al hacer eso, aumenta la productividad de l en niveles ms creativos. La actitud de la secretaria para con este papel de prestar ayuda al darse cuenta de que al encargarse de los pequeos los y detalles ella puede contribuir a la mayor productividad de su ejecutivo hace que estos aspectos menores de su trabajo, que a veces son aburridos, cobren ms significado. Por medio de demostrar buenas ganas y habilidad para encargarse del trabajo detallado, una secretaria prueba que es capaz de asumir mayores responsabilidades.

Como ejemplo, una vez que llegue a conocer el modo de pensar del ejecutivo, la secretaria puede componer cartas y memorandos para l, y en muchas compaas se pasan trabajos especiales a las secretarias para que se encarguen de ellos. La

secretaria hbil debe mostrarse dispuesta a trabajar, hasta a trabajar horas adicionales sin quejarse cuando la situacin lo exige. El ser puntual, no tomar horas de almuerzo demasiado largas, ser limpia y ntida, y evitar el ausentismo indebido deberan darse por sentado, pero hoy da esas cualidades son difciles de hallar y son sumamente preciadas. A cada uno de nosotros nos gusta ser reconocido por hacer un buen trabajo. Pero, una de las mayores quejas de parte de las secretarias es que no hay suficiente aprecio y reconocimiento para su trabajo. Pero a pesar de sus quejas, la mayora de las

secretarias declaran que les gustan sus trabajos y creen que su trabajo es importante y hasta crtico. Una buena secretaria puede ofrecer, cualidades que significan mucho: paciencia, honradez, veracidad, humildad, diligencia, serenidad, bondad, gobierno de s misma. Estas cualidades la ayudarn a llevarse bien con las muchas personas con las cuales debe tratar, as como a adaptarse a las necesidades de su ejecutivo y a poner los intereses del negocio delante de los suyos. Pero en lo personal, puedo decir que trabajo como secretaria legal en un Bufete de Abogados, los cuales se dedican principalmente a la notara. Y esto es porque desde que era mucho ms joven me encantaban las leyes. Y mi trabajo como secretaria legal implica orientar a las personas en muchos aspectos. No saben lo bien que se siente que las personas salgan satisfechas de la oficina por el servicio que uno personalmente les brinda.

Se les orienta en cuanto a trabajos que realizamos en la oficina referente a herencias, trmites de declaratorias de herederos, inscripcin de bienes en el Registro de la Propiedad, declaraciones juradas sobre emancipaciones, entre muchsimas otras. Se orienta adems en cuanto a la otorgacin de escrituras de diversos aspectos como lo son entre algunas de ellas de: compraventas, hipotecas, donaciones, testamentos, etc. Se preparan adems documentos para que las personas que necesiten el servicio notarial puedan hacer traspasos de vehculos y todo trmite relacionado con el Departamento de Transportacin y Obras Pblicas y el Departamento de Vehculos Hurtados, entre otras cosas. El trabajo legal abarca muchsimas cosas. En algunos casos uno como secretaria puede ayudar a los clientes gratuitamente, ofrecindoles las orientaciones que necesitan. En otros aspectos necesitan que sea el abogado directamente quien los oriente, pero las personas confan en el servicio que se les brinda en la oficina y eso es algo bueno. Tener la confianza de las personas es un privilegio que no todo el mundo puede tener en su profesin. Adems algo muy

importante para m, es que una oficina la hace la secretaria, porque es ella quien est al frente y es la que est a cargo de tener ese primer contacto fsico y de brindarle ese servicio que el cliente necesita y todo depende de la actitud que uno tenga. Si uno como secretaria hace bien su papel y atiende al cliente como se debe, de seguro ese cliente va a volver nuevamente a solicitar los servicios que necesita. Por lo tanto puedo concluir en que, s, la secretaria hbil tiene una profesin que puede traer satisfaccin y estabilidad y seguridad de trabajo, a la vez que hace una contribucin verdadera al mundo de los negocios. (jw.org)