PUPUK DASAR PUTRANI CV.

ALFANDO INTI
TUGAS AKHIR ANALISIS DESAIN SISTEM

Disusun oleh:

Ben Bhaskara Mahatma Putra Okfidsa Java

UNIVERSITAS NEGERI SEBELAS MARET

SURAKARTA 2012

PUPUK DASAR PUTRANI

CV. ALFANDO INTI
Teknologi Fertillizer Fosfat Super RM Said, Sidomulyo, Tegalgede, Karanganyar, Solo Jawa Tengah - Indonesia Telp / Fax : (0271) 5893353 / 5893356 Email : alfando@putrani.net.id

A. GAMBARAN UMUM Sejarah Berdirinya CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer Melihat latar belakang negara Indonesia sebagai negara agraris tentunya komoditi produk pertanian sebagai ujung tombak perekonomian bangsa lebih produktif, tetapi ternyata kenyataan yang ada di lapangan berlawanan. Seiring perubahan zaman dari waktu ke waktu lahan pertanian semakin sulit produktif yang disebabkan kekurangan pasok pupuk anorganik/ kimia sehingga mengakibatkan terhambatnya produktivitas petani. Dengan adanya permasalahan tersebut maka CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer selaku bagian dari masyarakat Indonesia merasa tergugah untuk mengemban dan menuntaskan kesulitan yang dihadapi para petani. Pada tahun 1999 CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer melakukan uji coba penelitian produk pupuk pertanian berulang kali untuk menghasilkan pupuk yang berkualitas dan dengan harga ekonomis. Setelah tiga tahun melakukan ujicoba, di dapat dari hasil pengujian di beberapa wilayah yang berbeda struktur tanahnya, produk CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer dapat menghasilkan pruduksi pertanian yang cukup memuaskan dari jenis tanaman palawija, sayuran, dan tanaman keras, hal ini dikarenakan unsur hara yang dikandung dalam Pupuk Dasar PUTRANI cukup tinggi, sesuai dengan yang dibutuhkan oleh tanaman-tanaman tersebut, antara lain: 1. Kandungan hara MgOCaO, P2O5 mencapai 48 %.

2. Unsur hara yang ada semua larut dalam tanah. 3. Bersifat netral, sehingga tidak mempengaruhi pH tanah. 4. Tidak higroskopis / basah, sehingga tahan meskipun disimpan dalam waktu yang lama. 5. Pada saat pemakaian /pemupukan bisa dicampur dengan Urea / Za, karena granular / butiran sukup keras, sehingga tidak mudah hancur. Fungsi Pupuk Dasar PUTRANI: 1. Memacu pertumbuhan akar dalam mengambil unsur hara lebih banyak sehingga tanaman sehat dan kuat. 2. Memacu pertumbuhan jaringan tanaman. 3. Memacu pertumbuhan bunga, biji, buah sehingga cepat masa panen. 4. Memperbesar dan memperbanyak bunga, biji, dan buah. 5. Menambah daya tahan tanaman terhadap hama dan penyakit tanaman. Pada Januari 2001 setelah perijinan terselesaikan CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer beroperasi penuh dengan manajemen kongkret segala bidang.

Visi Visi dari CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer adalah agar Pupuk Dasar PUTRANI dapat di pasarkan ke seluruh wilayah Indonesia.

Misi Misi dari CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer adalah: Menciptakan kesejahteraan petani dengan menggunakan Pupuk Dasar PUTRANI sebagai dasar mengurangi biaya produksi petani dengan hasil produksi lebih meningkat. Memberikan harga yang ekonomis sehingga terjangkau seluruh masyarakat petani. Pelayanan pasar yang mudah terjangkau petani sampai ke pelosok desa. Pelayanan terpadu pemakaian Pupuk Dasar PUTRANI.

Pemakaian Pupuk Dasar PUTRANI yang praktis, efektif, bermutu, aman, bertanggung jawab dan produktif.

Tujuan CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer Tujuan dari CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer adalah: Memproduksi dan memasarkan Pupuk Dasar PUTRANI dengan kualitas dan kuantitas bermutu tinggi untuk segala tanaman pertanian, serta memberikan pelayanan terpadu seluruh jaringan pasar dan tidak semata-mata mencari keuntungan dari petani.

Principle CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer: 1. AKTA Perusahaan tgl. 12/02/2001-5 2. Sertifikat SUCOFINDO No.043340/LAB/ 04/2001 3. Beberapa pengujian diketahui instansi terkait. 4. Sertifikat Izin Merk Dagang No.543871 5. Surat Izin Perdagangan No.01/11.34/PM/IV/2002 6. Izin Usaha No.503/89/2001 7. Tanda Daftar Industri No.11/28.2/TGI/IV/2002 8. Tanda Daftar Perusahaan No.113435200239 9. NPWP No.2.014.283.2-526 10. IMB No.503/647/437/2003 Tgl. 13 10 2003 11. Izin gangguan Pengolahan Pupuk No.503.530/05/2005 12. Izin Pemakaian Tempat / Baliho PUJT No.974/40 13. Izin Tempat Usaha (HO) No.503.530/05/2005 14. Surat Pendaftaran Departemen Pertanian/BSP No.601/MgOCaoBSP/IV/2005 15. Surat Keterangan Terdaftar Dirjen Pajak No.PEM.1775/WP123KP.1703/2004 16. Laporan Hasil Analisis Sucofindo No.3501055 17. NPWPD No. 20125796.10.03 18. Laporan Hasil Analisis Sucofindo No.2794957 19. Laporan Hasil Analisis Sucovindo No.350097 20. DLL.Arsip CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertillizer. PRINCIPLE CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer.

Struktur CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer

B. CHART OF ACCOUNT CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer Rekening Neraca Aktiva Aktiva Lancar Kas dan Bank Kas Kas kecil Piutang Cadangan Kerugian Piutang Piutang Pegawai Piutang Pendapatan Persediaan 113 114 119 120-129 Kode Blok 100-199 100-149 100-105 100 101 101-119 113 1133 1135 1137 114 1141 1142 1143 1144 115 1151 1152 1153 1154 13 131 1311 1313 1314 1315 1316 1317 Kode Kelompok 1 11 111 1111 1112

Persediaan Bahan Baku & Penolong 120 Persediaan Barang Dalam Proses Persediaan Barang Jadi Persekot (Uang Muka) Persekot Pembelian Persekot Pajak Penghasilan Persekot Biaya Asuransi Persekot Biaya Lain Aktiva Tetap Berwujud Harga Perolehan Aktiva Tetap Tanah Gedung Mesin dan alat-alat Peralatan kantor Kendaraan Alat kerja 121 122 130-139 130 131 132 133 150-179 150-159 150 152 153 154 155 156

Persediaan Bahan Bakar & Pelumas 125

Akumulasi Depresiasi Akumulasi Depresiasi Gedung Akumulasi Depresiasi Mesin dan alat Akumulasi Depresiasi Kendaraan Aktiva Lain Bangunan dalam Pelaksanaan Piutang Jangka Panjang Hutang Hutang Jangka Pendek Hutang dari pembelian Hutang dagang Hutang pajak Hutang PPH karyawan Hutang PPN Hutang PPH Modal Modal Sumbangan REKENING-REKENING RUGI LABA

164 172 173 175 190-195 190 191 200-249 200-229 200-204 201 205-209 205 206 207 250-299 254

1325 1333 1334 1336 17 1701 1702 2 21 211 2112 212 2121 2122 2123 3 3005

Kode Blok Penghasilan Hasil Penjualan Hasil Penjualan Produk Pengurang penjualan Potongan penjualan Retur penjualan Biaya usaha Harga pokok penjualan Harga pokok penjualan Biaya Produksi 300-399 300-304 300 305-309 305 306 400-899 400-499 400 500-599

Kode Kelompok 4 41 4101 42 420 4202 5 51 5101 52

Biaya Produksi Tidak Langsung Barang dalam proses Barang dalam proses-bahan baku Barang dalam proses-tenaga kerja Barang dalam proses-overhead Biaya administrasi dan umum Biaya gaji dan upah Biaya lembur Biaya pengobatan dan perawatan Biaya asuransi Biaya reparasi dan pemeliharaan Kerugian piutang Biaya alat tulis fotokopi dan foto Biaya administrasi dan umum lain Biaya Penjualan Biaya gaji dan lembur Biaya lembur Biaya pengobatan dan perawatan Biaya iklan Biaya Kirim penjualan Biaya Penjualan lain Pendapatan & Biaya Diluar Usaha Pendapatan diluar usaha Pendapatan bunga Pendapatan jasa giro Pendapatan/Laba lain-lain Rugi-Laba Rugi-Laba

500-549 550-699 550 600 650 700-799 700 701 702 703 704 706 707 708 800-899 800 801 802 803 804 805 900-999 900-909 900 901 903 999 999

521 522 5221 5222 5223 53 5301 5302 5303 5304 5305 5306 5307 5308 5309 54 5401 5402 5403 5404 5405 5406 6 6101 6101 6102 6104 65 6501

Biaya depresiasi Gedung dan alat kantor 705

C. DFD CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer

DFD LV 0

Pembeli

3 Penyerahan Barang

1 Menerim a Order

2 Mempros es Order

4 Penerimaan Uang

Bendaharawan

DFD LV 1 Penerimaan Order Customer 1.1 Menerima Order Bagian Pemasaran

1.2 Penerimaan Order

1.3 Pengece kan Stok

Pengecekan

Daftar Stok

DFD LV 1 Pemrosesan Order

Bagian Pemasara n

2.1 Mencatat dan menyiapkan Surat Jalan

Surat Jalan

2.2 Menyiapkan Faktur

Faktur

2.3 Menghubungi bagian Logistik

Bagian Logistik

DFD LV 1 Penyerahan Barang dan Penerimaan Uang Surat Jalan Faktur

Bagian Logistik

3.1 Menyiapka n barang

Nota
3.2 Menyerahka n Barang dan Nota DFD LV 1 Penerimaan Uang
Bendaharawan Customer

Customer

Faktur

Nota

4.1 Mencocokkan faktur dengan kenyataan barang dan nota

4.2 Menerima Uang

4.3 Pencatatan uang masuk

Buku Besar

D. FLOW CHART CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer BAGIAN PEMASARAN BAGIAN PERSEDIAAN BAGIAN ADMINISTRASI

Persediaan barang jadi dan di gudang Pemesana n lewat sales

Pesanan penjualan yang sesuai

Pemesanan lewat telepon

Jumlah pesanan harus sesuai dgn persediaan

Penentuan cara pembayaran & lokasi pengiriman

Pesanan Pembelian Pelanggan

N
Penyesuaia n pesanan dgn persediaan

Pesanan penjualan yang fix

Kebagian penagihan

BAGIAN PENAGIHAN

BAGIAN PENGIRIMAN

Pembayaran DP oleh pelanggan secara tunai atau melalui bank

Di luar solo Pengiriman dilakukan setelah pelunasan

Pengiriman dilakukan setelah DP

Pembayaran pelanggan secara kredit

Pembayaran pelanggan secara tunai

Di dalam solo Pengiriman dapat dilakukan sebelum pelunasan

Angsuran pelanggan

arsi p

Pengiriman yang telah disepakati Mempersiapka n surat jalan dan faktur penjualan

Ke pelanggan Pelunasan sisa pembayaran oleh pelanggan

Surat jalan & Faktur penjualan

Jurnal penjua lan

Ke file Pelunasan gudang

Ke Bag. Penjualan Pengiriman barang dan faktur penjualan Faktur Penjualan Ke

Pelunasan sisa pembayaran malalui bank

Print-out dari bank

Lanjutan Dari Penagihan

Laporan Barang telah sampai ke pelanggan Pelunasan sisa pembayaran secara tunai

ars ip

Kuintansi dari kasir

Jurnal Penerimaan Kas

Keterangan: A

arsi p

= Konsumen/ Pelanggan
selesai

D. ANALISIS KONDISI EKSISTING 1. Fase Definisi Lingkup

Dalam analisis desain sistemnya, CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer sudah memiliki sistem siklus pendapatan yang terpadu, yang terbagi dalam: A. Entri pesanan penjualan Entri pesanan penjualan meliputi aktivitas menerima pesanan dari pelanggan meliputi cara pemesanan melalui telepon maupun sales langsung. B. Pengiriman Aktivitasnya dimulai dari pembuatan faktur dan surat jalan, penggudangan sampai barang dikirim. C. Penerimaan kas Pembagiannya hanya berdasarkan penjualan tunai atau kredit. Tetapi terdapat perbedaan dalam memperlakukan pelanggan yang berada di solo maupun yang di luar solo. Pada umumnya penerimaan kas menggunakan DP, kemudian dapat ditentukan pembayaran melalui angsuran maupun tunai. Tetapi khusus di luar Solo, pembayaran denagn cara tunai, pesanan harus dilunasi terlebih dahulu baru barang dikirimkan. Data-data yang dibutuhkan dalam analisis ini adalah: Data pelanggan Berisi data-data mengenai pelanggan, jumlah pesanan, dan kapan barang harus dikirim. Laporan ini biasanya didapat setiap pelanggan melakukan entri pesanan penjualan. Data pesanan

Pesanan dapat melalui telepon maupun sales. Pelanggan yang memesan melalui telepon langsung dihubungakan pada bagian administrasi kemudian dicatat pada formulir pesanan untuk kemudian diproses pada bagian persediaan. Sedangkan pelanggan yang memesan melalui sales, sales mencatat data-data dan pesanan terlebih dahulu, kemudian

baru dilaporkan kepada bagian pemasaran dan baru dilaporkan ke bagian administrasi dan dilanjutkan kebagian persediaan, gudang dan pengiriman. Laporan persediaan

Laporan ini dibuat untuk menyesuaikan pesanan pelanggan dengan barang yang tersedia di gudang. Laporan persediaan juga merupakan pencocokan antara laporan produksi pencatatan barang jadi dengan laporan bagian gudang sehingga diketahui dengan jelas jumlah persediaan. Print Out Saldo Bank

Print out dari bank penting karena memberikan kepastian apakah uang telah dikirimkan ke rekening yang benar dan sekaligus memberikan bukti otentik kepada pelanggan agar tidak merasa dirugikan. Penerimaan Penjualan

Data ini berisi pencatatan setiap penerimaan yang masuk, baik penerimaan DP, penerimaan secara tunai maupun penerimaan melalui bank. Laporan Pengiriman

Laporan pengiriman ini harus sesuai dengan surat jalan, jadi barang yang dikirim, itulah barang yang keluar dari bagian gudang. Selain itu surat jalan juga telah disertakan dengan faktur penjualan yang akan diterima oleh pelanggan.

2.

Fase Analisis Masalah

Dalam fase ini menggambarkan skematis proses pemesanan barang, pengiriman barang, dan pembayaraan barang. Permasalahan yang dapat muncul dalam siklus ini adalah:

a. Pelanggan yang tidak dapat membayar lunas pesanan penjualan, padahal barang telah dikirim secara penuh. b. Pencatatan yang salah atau kurang lengkap oleh bagian administrasi maupun pemasaran pada saat pemesanan oleh pelanggan. c. Ketidaksesuaian penjualan. d. Pelunasan pesanan penjualan oleh pelanggan yang tidak tepat waktu. e. Barang rusak dalam proses pengiriman. f. Kualitas barang tidak sesuai dengan standart mutu yang ada sehingga barang dekembalikan. 3. berikut: 1. Pemesanan barang/ pupuk dapat melalui dua cara, yaitu melalui telepon maupun melalui sales. Yang dimaksud dengan sales adalah pelanggan yang langsung memesan kepada orang dari CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer sendiri. Sedangkan yang dimaksud dengan melalui telpon adalah pelanggan langsung memesan melalui telepon ke CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer. 2. Pencatatan kemudian dilakukan di bagian pemasaran terlebih dahulu. Pencatatan berupa nama pelanggan, produk dan jumlah pesanan serta kapan barang harus sampai kepada pelanggan. Dalam pencatatan ini juga dilakukan penyesuaian dengan barang yang ada dalam persediaan, barang jadi yang ada di gudang. 3. Setelah pencatatan di bagian pemasaran maka di lanjutkan ke bagian administrasi. Pada bagian ini pelanggan dicatat sesuai dengan cara pembayaran dan tempat barang dikirim. 4. Cara pembayaran pada umumnya ada tunai dan ada kredit. Kedua-duanya menggunakan Down Payment (DP). 5. Pada angsuran menggunakan kredit, dalam pengiriman kota solo maupun di luar kota solo, dilakukan DP terlebih dahulu, kemudian barang dikirimkan setelah itu dilakukan angsuran dalam pelunasannya. Fase Analisis Persyaratan persediaan dengan penyanggupan pemenuhan pesanan

Alur siklus pendapatan CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer adalah sebagai

6. Pada bagian yang tunai, apabila pengiriman ke luar solo, setelah dilakukan Down Payment maka pembayaran harus dilunasi terlebih dahulu kemudian setelah lunas baru barang dikirimkan. 7. Tetapi untuk daerah pengiriman di dalam kota solo maka boleh dilakukan pengiriman dahulu setelah pembayaran Down Payment. 8. Dalam pembayarannya pelanggan dapat membayar melalui bank maupun langsung membayar ke bagian keuangan (yang dimaksud disini adalah kasir). Apabila melalui bank maka pelanggan diharapkan mengirimkan print out bukti dari bank atas pembayaran DP. Apabila langsung ke bagian kasir maka akan mendapatkan bukti pembayaran berupa kuitansi. 9. Pada bagian keuangan diadakan pencatatan dalam buku besar, dan sebagainya. Untuk pembayaran melaui bank diadakan pencekan kesesuaian dengan saldo pada rekening bank. 10. Barang disiapkan sesuai dengan pesanan. 11. Barang dikirimkan dengan melampirkan faktur penjualan dan surat jalan dari bagian penggudangan. Pada surat jalan pengiriman dibuat rangkap empat yaitu untuk bagian gudang, bagian penjualan, bagian pengiriman dan untuk pelanggan sendiri. 12. Setelah barang sampai pada pelanggan, bagian pengiriman mendapat bukti dan bagian administrasi melakukan pengecekan kepada pelanggan. 13. Pelanggan yang belum melunasi atau membayar angsuran membayar sisanya melalui bank maupun langsung ke kasir bagian keuangan. 14. Bagian kasir mencocokan saldo rekening dengan bukti pembayaran print out dari pelanggan.

4.

Fase Analisis Keputusan

Hal-hal yang telah dilakukan oleh CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer untuk mengurangi kesalahan yang dapat terjadi:

a. Untuk mencegah terjadinya kesalahan pada pencatatan selain pada bagian pemasaran, bagian admnistrasi juga mencatat dan melakukan pencocokan dengan bagian administrasi. b. Untuk mencegah pelunasan yang tidak tepat waktu, CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer telah melakukan pencegahan dengan penandatanganan surat faktur jalan yang juga tertulis tanggal penyanggupan pembayaran oleh pelanggan. c. CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer selalui mencocokan ketersediaan persediaan dengan pesananan penjualan sebelum menyanggupi pesanan pelanggan. d. Untuk mengurangi kemungkinan kerugian dalam pelunasan, setiap pelanggan baik baru maupun lama diwajibkan melakukan pembayaran Down Payment. e. Selalu melakukan pencocoakan dalam buku besar dan rekening saldo bank terhadap pembayaran atau penerimaan kas baik melalui kasir ataupun melalui bank. Menurut analisis kelompok kami, beberapa hal yang kami garis bawahi dalam perusahaan CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer, adalah: A. Mengenai pembayaran baik pembayaran Down Payment maupun pembayarn pelunasan tunai maupun kredit/ angsuran. Ketidakpraktisan terjadi pada pembukuan dan pencatatan karena dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan pembayaran melalui kasir dan melalui bank. Seharusnya untuk kepraktisan, keamanan dalam pembayaran uang tunai dalam jumlah besar serta kemudahan dalam pencatatan dan posting buku besar, lebih baik semua pembayaran dilakukan melalui bank. Sehingga pemeriksaan hanya dilakukan dalam pencocokan rekening bank perusahaan dengan bukti print out yang dikirimkan oleh bank. B. Mengenai kelengkapan dalam perjanjian awal pemesanan barang yang harus dinegosiasikan dengan pihak customer mengenai FOB, dan yang

meliputi tingkat tanggung jawab barang sewaktu dikirim, baik barang dalam perjalanan ataupun barang sesaat sebelum memasuki gudang atau setelah masuk gudang. Hal ini untuk menghindari adanya ketidakjelasan jika adanya kerusakan barang dalam pengiriman, dan biaya pengiriman. C. Pihak customer harus menandatangani bukti barang, yang harus tercantum Barang sudah dicheck, baik secara kualitas maupun kuantitas. Sehingga jelas aturan mainnya mengenai barang reject.

FLOW CHART BARU

D. FLOW CHART CV. ALFANDO INTI Teknologi Fertilizer BAGIAN PEMASARAN BAGIAN PERSEDIAAN BAGIAN ADMINISTRASI

Persediaan barang jadi dan di gudang Pemesana n lewat sales

Pesanan penjualan yang sesuai

Pemesanan lewat telepon

Jumlah pesanan harus sesuai dgn persediaan

pembayaran & lokasi pengiriman

Pesanan Pembelian Pelanggan

Pesanan penjualan yang fix

Ke bagian Penagihan

Penyesuaia n pesanan dgn persediaan

BAGIAN PENAGIHAN

BAGIAN PENGIRIMAN

Pembayaran DP oleh pelanggan secara tunai atau melalui bank

Di luar solo Pengiriman dilakukan setelah pelunasan

Pengiriman dilakukan setelah DP

Pembayaran pelanggan secara kredit

Pembayaran pelanggan secara tunai

Di dalam solo Pengiriman dapat dilakukan sebelum pelunasan

Angsuran pelanggan

arsi p

Pengiriman yang telah disepakati Mempersiapka n surat jalan dan faktur penjualan

Ke pelanggan Pelunasan sisa pembayaran oleh pelanggan

Surat jalan & Faktur penjualan

Jurnal penjua lan

Ke file Pelunasan gudang

Ke Bag. Penjualan Pengiriman barang dan faktur penjualan Faktur Penjualan Ke

Lanjutan

Pelunasan sisa pembayaran malalui bank

Print-out dari bank

arsi p

Dari Penagihan

Laporan Barang telah sampai ke pelanggan Pelunasan sisa pembayaran secara tunai

Jurnal Penerimaan Kas

Kuintansi dari kasir

Keterangan: A

arsi p

= Konsumen/ Pelanggan
selesai