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Prise en Main de MS Project

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Microsoft Project vous aide crer des prvisions pour des projets les communiquer d'autre personne (par mail) et grer les modifications au fur et a mesure qu'elles se produisent. Les prvisions vont nous permettre de planifier certains dtails et de dterminer ce qui doit titre accompli. En tenant compte des questions suivantes :

Que faire? (Identifiez les Tches du projet) Combien de temps faudra t il pour achever chaque tache ? (Dterminez la dure des Tches) Dans quel ordre les Tches doivent-elles tre excutes ? (Dterminer les relations entre les tches) Qui (ou quoi) excutera chaque tache ou en sera responsable ? (Identifiez les ressources que vous utiliserez pour achever le projet)

Le rassemblement de ces informations avant le dmarrage du projet acclrera et simplifiera le processus de dveloppement des prvisions de votre projet. I. CREATION DUNE NOUVELLE PREVISION DE PROJET tape A Pour saisir les commentaires de la nouvelle prvision 1. 2. 3. 4. Choisissez Fichier Proprit Rsume. Dans la zone "Commentaire" entrez des commentaires d'ordre gnral sur votre projet Choisissez Projet Informations sur le projet Dans la zone "Date de dbut", entrez la date a laquelle vous souhaitez que votre projet dbute.

tape B Pour saisir des tches et leur dure respective 1. Entrez les noms des Tches dans le champ "Nom de la Tche". 2. Entrez les nombres reprsentant la dure suivis de 1'abrviation d'unit de dure souhaite. (h => heure ; j => jour ; s => semaine) Pour obtenir l'organigramme de PERT On fait Affichages/Diagramme des taches tape C Cette tape va permettre d'organiser les Tches l'aide du "mode plan" de faon visualiser votre projet dans une structure hirarchique qui met en vidence la correspondance entre les tches subordonnes et les tches rcapitulatives. Pour abaisser une tche 1. Slectionner la tche abaisser. 2. Cliquez sur le bouton "Abaisser" de la barre d'outils Format. ou Choisissez Outils Mode Plan, puis choisissez Abaisser.

* Les Tches subordonnes sont abaisses. Pour hausser une tche 1. Slectionner la Cache hausser. 2. Cliquez sur le bouton "Hausser" de la barre d'outils Format. ou Choisissez Outils Mode Plan, puis choisissez Hausser. * Les Tches rcapitulatives sont hausses et affiches en gras. tape D Une fois vos Tches entres et mises en mode Plan, vous devez les Trier de faon squentielle pour estimer le temps ncessaire a 1'achvement du projet. Lorsque vous liez vos tches a une autre, vous tablissez une relation entre celles-ci et spcifiez une squence d'vnements. Vous pouvez lier des Tches subordonnes a d'autres tches subordonnes dans un groupe, puis lier des Tches rcapitulatives a d'autres tches rcapitulatives. Vous pouvez supprimer une relation entre les tches a tout moment. Pour crer une relation entre les tches 1. Sectionner les Tches lier dans la table du Gantt. 2. Cliquez sur le bouton "Lier les tches" de la barre d'outils Standard. ou Choisissez dition Lier les tches. * Rptez cette Cache pour les autres tches lier. Pour supprimer une relation entre les taches 1. Sectionner les Tches dont vous souhaitez supprimer la liaison dans la table du Gantt. 2. Cliquez sur le bouton "Supprimer Lier les tches" de la barre d'outils Standard. - [b]ou[/b] Choisissez dition Supprimer Lier les tches. * Rptez cette tche pour les autres tches supprimer. tape E Lorsque vous connaissez le cot exact des matriaux ncessaires l'excution d'une tche et que vous n'affectez pas de ressource cette dernire, entrez un cot fixe. Un cot fixe peut correspondre au cot des matriaux dont vous avez ngoci le prix d'achat. Pour affecter un cot fixe une tche 1. Choisissez Affichage Diagramme de Gantt. 2. Choisissez Affichage Table, puis choisissez Cot. Entrez le cot dans le champ "Cot fixe" de la table puis cliquez sur "OK". Pratique : Vous pouvez visualiser l'ensemble de votre projet pour cela choisissez Affichage Zoom puis slectionnez "Ensemble du projet" II. ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DES RESSOURCES Aprs avoir organis les tches de votre projet et valu le temps ncessaire chacune d'elles, vous pouvez penser aux ressources qui seront ncessaires leur achvement. Avant d'affecter des ressources des tches, vous devez crer une liste de toutes les ressources de votre projet. Une liste des ressources contient :

Le nom de la ressource correspondant celui d'une personne, du matriel ou un groupe de ressources possdant le mme type de qualifications, tel que des pilotes. Le nombre maximum d'units de ressources possdant le mme type de qualifications disponibles pour la ressource.

Pour crer une liste des ressources 1. Choisissez Affichage Tableau des ressources. 2. Choisissez Affichage Table, puis choisissez Entre. 3. Dans la colonne "Nom de la ressource", entrez le nom d'une ressource dans un champ vierge. 4. Si ncessaire, entrez le nombre d'units de ressources disponibles pour cette ressource dans la colonne "Capacit maux.". 5. Modifiez les informations par dfaut figurant dans les autres champs de faon approprie. (les cots standards peuvent tre calculs de manires diffrentes, h => horaire ; j => journalier ; s => hebdomadaire et m => mensuel) Pour affecter une ressource une tche 1. Choisissez Affichage Diagramme de Gantt. 2. Slectionner une tche dans la table du Gantt. 3. Cliquez sur le bouton "Affectation des ressources" de la barre d'outils Standard. - [b]ou[/b] Choisissez Insertion Affectation des ressources 4. Dans la colonne "Nom", slectionnez la ressource affecter la tche. (Si vous utilisez une ressource mi-temps, entrez une fraction dcimale dans le champ "Units") 5. Choisissez le bouton "Affecter" puis "Fermer". Pour rduire ou augmenter la quantit de travail affecte une ressource Aller dans Diagramme de Gantt et affichage table travail Microsoft Project prvoit galement les tches en utilisant les informations contenues dans le calendrier du projet, c'est dire le calendrier par dfaut de vos prvisions. Le calendrier du projet indique les heures de travail rgulires et les jours chms standard, tels que les week-ends et les congs. Dfinition des heures de travail et des jours chms d'une ressource 1. 2. 3. 4. 5. Choisissez Outils Modifier le temps de travail. Dans la zone "Pour", slectionnez la ressource dont vous voulez modifier le calendrier. Dans le calendrier, slectionnez les jours modifier. Slectionnez l'option "Ouvr", "Chm", ou "Par dfaut". Pour modifier les heures de travail, entrez les nouvelles heures dans les zones "De" et "A" et choisissez "OK".

III. LES SUR UTILISATIONS DES RESSOURCES Lors de l'analyse de vos prvisions, vous remarquerez peut-tre qu'une ou plusieurs de vos ressources sont sur utilises. Il est important de rsoudre leurs utilisations tt dans le processus de planification. Il est prfrable de rgler ces problmes avant que le projet soit en cours de ralisation. Si vous ne rsolvez pas ces problmes, il est probable que votre projet ne se terminera pas la date prvue. Une sur utilisation de ressource se produit lorsqu'un nombre d'heures de travail suprieur au nombre d'heures disponibles dans le calendrier des ressources est affect une ressource sur une priode de temps donne. A. RSOLUTION AUTOMATIQUE Avec Microsoft Project, vous pouvez rsoudre automatiquement les sur utilisations des ressources en effectuant un audit. L'audit ne fait que retarder certaines tches figurant dans vos prvisions jusqu' ce que les ressources qui leur sont affectes ne soient plus sur utilises.

Remarque : N'utilisez pas d'audit automatique si vos prvisions sont calcules partir d'une date de fin car Microsoft Project prvoit le dbut de chaque tche aussi tard que possible. 1. Choisissez Outils Audit des ressources. 2. Choisissez le bouton "Auditer maintenant" B. RESOLUTION MANUELLE L'audit manuel peut tre utile lorsque l'audit automatique ne produit pas les rsultats escompts. Microsoft Project offre un affichage dans lequel vous pouvez visualiser les ressources qui sont sur utilises et les tches auxquelles elles sont affectes. 1. Utilisez le bouton secondaire de la souris pour cliquer sur une barre d'outils, puis choisissez "Gestion des ressources". 2. Cliquez sur le bouton "Affichage Rpartition des ressources" de la barre d'outils "Gestion des ressources". 3. Slectionnez la colonne "Nom de la ressource". 4. Cliquez sur le bouton "Atteindre la sur utilisation" 5. Dans le volet suprieur, reportez-vous l'chelle de temps pour visualiser les priodes durant lesquelles une ressource est sur utilise. Microsoft Project affiche en rouge le total des heures de travail affectes une ressource sur utilise. 6. Dans le volet infrieur, examinez la partie chelle de temps pour dterminer quelles sont les tches prvues aux dates de sur utilisation 7. Rsolvez la sur utilisation. Retardez une tche, modifiez une affectation de tche, affectez une ressource temps partiel une tche, rduisez la quantit de travail affecte une ressource ou modifiez sa disponibilit. IV. IMPRESSION DES RAPPORTS ET UTILISATION DES AFFICHAGES Aprs avoir saisi les donnes de votre projet, vous voudrez probablement parfaire vos prvisions. Dans Microsoft Project, vous pouvez comparer diffrentes stratgies (en changeant vos dates, vos dures, vos cots. vos ressources...) et rendre votre planification aussi efficace que possible. Au cours de votre travail sur vos prvisions, vous pouvez visualiser les informations de plusieurs faons.:

Calendrier Rseau PERT Diagramme de Gantt Fiche de Tche

Vous avez la possibilit d'afficher deux perspectives diffrentes de vos prvisions simultanment afin d'obtenir un plus grand niveau de dtail. Exemple :

Affichage des tches dans le volet suprieur (slectionnez une tche) Choisissez Fentre Fractionner Visualisez la charge de travail des personnes affectes cette tche.

A. IMPRESSION DES RAPPORTS Pour imprimer un rapport 1. 2. 3. 4. Choisissez Affichage Rapports Slectionnez le type de rapport imprimer. Cliquez sur le bouton "Slectionner". Cliquez sur le bouton "Imprimer".

B. UTILISATION DES AFFICHAGES L'utilisation de diffrents affichages vous permet non seulement de visualiser les informations contenues dans votre projet de diffrentes manires, mais aussi de l'organiser, de prvoir les tches et les ressources, et de faire un suivi de son avancement. Il existe trois types d'affichages de base pour visualiser les informations d'un projet :

un affichage tableau ressemble une feuille de calcul ou une table d'informations un affichage graphique ou graphe affiche les informations graphiquement. un affichage fiche facilite l'entre des informations relatives des tches et des ressources spcifiques.

Pour visualiser un affichage 5. Choisissez Affichage Plus d'affichages. 6. Slectionnez l'affichage visualiser. 7. Choisissez le bouton "Appliquer". L'affichage Tableau des Tches utilise une table pour vous montrer les dtails et les ressources de chaque tche. On peut utiliser un filtre pour afficher une slection d'informations dans les calendriers telles que les tches utilisant une ressource particulire. V. SUIVI DE L'AVANCEMENT DE VOTRE PROJET La cration de prvisions ne reprsente que la premire tape de la gestion d'un projet. Microsoft Project vous permet galement de suivre son avancement. Le suivi de l'avancement du projet prsente plusieurs avantages, parmi lesquels l'identification et la rsolution des problmes ds leur apparition. La rduction de comptes rendus l'intention de la direction et des participants au projet. Le recueil de l'historique du projet en vue d'amliorer la planification de projets ultrieurs. Le suivi du projet comprend trois tapes la cration d'une planification initiale base sur les prvisions prliminaires. La mise jour priodique des prvisions pour reflter l'avancement du projet la comparaison des prvisions mises jour avec la planification initiale en vue de dterminer si l'avancement est conforme la planification. tape A Une planification initiale fournit une base de comparaison des cots, du travail et des dates planifies lors du suivi de l'avancement de vos prvisions. En comparant les informations figurant dans la planification initiale aux informations en cours, vous pouvez suivre de prs l'avancement de votre projet pour vous assurer que les tches dbutent et s'achvent aux dates prvues, que les ressources terminent leur travail dans les temps impartis et que les cots ne dpassent pas le budget. Pour enregistrer des prvisions en tant que planification initiale 1. Choisissez Outils suivi, pus choisissez Enregistrer la planification initiale. 2. Assurez-vous que l'option "Ensemble du projet" est slectionne puis choisissez "OK". tape B Une fois que vous avez cr des prvisions et dfini une planification initiale, vous pouvez les mettre jour aussi souvent que vous le souhaitez afin de suivre leur avancement.

Pour ce faire, valuez l'tat de chaque tche et mettez jour les informations appropries dans vos prvisions. Vous pouvez faire un suivi minimal ou dtaill des informations figurant dans la planification initiale. Pour entrer les dates de dbut et de fin relles d'une tche 1. Slectionnez la tche mettre jour dans la table de Gantt. 2. Choisissez Outils Suivi, puis choisissez Mettre jour les tches. 3. Sous "Relle, entrez les dates dans les zones "Dbut" et "Fin" puis choisissez "OK". tape C La dfinition d'une planification initiale et la mise jour rgulire de vos prvisions vous permettent de comparer la premire l'avancement en cours afin d'identifier les variations. Celles-ci mettent en lumire les aspects du projet que ni se droulent pas comme prvu. Pour identifier les variations 1. Choisissez Affichage Plus d'affichage... 2. Cliquez sur "Gantt Suivi" puis "Appliquer". Visualisation des variations de la planification