CONSEJOS PARA DISEAR Y DOCUMENTAR EL PLAN DE EMERGENCIAS

Para documentar el plan de prevencin y preparacin para afrontar emergencias tenga en cuenta los siguientes aspectos: El plan de Prevencin y Preparacin para afrontar emergencias que presenta ARP SURA en su versin Web consiste en un conjunto de estrategias anticipadas, elaboradas gracias a un trabajo colectivo que comprende las polticas, la organizacin, normas y procedimientos que debe tener la empresa, para prevenir y disminuir los niveles de riesgo ante una situacin de emergencia que afecten las personas, los recursos, los procesos productivos y el medio ambiente, incluyendo actividades que deben ser administradas de una manera adecuada y eficiente, tales como la formulacin y ejecucin de programas, planes y proyectos relacionados con: la adopcin de medidas tendientes a prevenir y mitigar los efectos que las diferentes amenazas (internas o externas) puedan generar. Incluye acciones relacionadas con la legislacin, la organizacin para afrontar situaciones de emergencia, las acciones relacionadas con los planes operativos de emergencia, la capacitacin, el entrenamiento, el suministro de los recursos necesarios para hacer frente a una emergencia y la recuperacin del proceso productivo en el menor tiempo posible, con acciones que disminuyan el lucro cesante y la susceptibilidad a sufrir nuevos efectos dainos en el futuro. Esta herramienta esta diseada para dar cumplimiento a los siguientes objetivos enmarcados en las etapas del ciclo PHVA: OBJETIVOS: Objetivo General: Disminuir los niveles de Riesgo de cada una de las amenazas existentes en la empresa, mediante un plan de Prevencin y Mitigacin, que permita la reduccin de la Vulnerabilidad existente en cada uno de los componentes del sistema productivo. Objetivos Especficos: Conformar los grupos en los diferentes niveles organizativos, que permitan la participacin de las personas en la prevencin y control de emergencias como cultura organizacional. Analizar las diferentes amenazas de tipo natural, tecnolgico y antrpico que pueden afectar las personas, recursos, procesos productivos y medio ambiente. Determinar la vulnerabilidad administrativa, las personas y los recursos estructurales y no estructurales. Establecer los niveles de riesgo para cada una de las amenazas. Implementar un plan de prevencin y mitigacin que intervenga la amenaza y la vulnerabilidad administrativa, las personas y los recursos estructurales y no estructurales.

Determinar un sistema de notificacin interna y externa que permita una respuesta rpida, oportuna y efectiva ante emergencias. Establecer un mecanismo de proteccin ante las amenazas internas para las personas y bienes, mediante un plan de evacuacin. Disear un plan de respuesta rpida, oportuna y organizada, para el control de emergencias generadas por las amenazas existentes, mediante cadenas de intervencin. Ejecutar un plan de capacitacin y entrenamiento para todos los grupos y personas, que garantice el conocimiento del plan y el cumplimiento de las acciones preventivas y de control para emergencias. Evaluar el plan mediante la ejecucin de simulaciones y simulacros, que permitan la implementacin de acciones correctivas del plan.

I. Planear Esta etapa tiene como fin de planear las acciones a emprender para evitar o disminuir las consecuencias generadas por la ocurrencia de eventos que afecten a las personas, los recursos, los procesos productivos y el medio ambiente, mediante la distribucin de responsabilidades y funciones a los diferentes niveles de la organizacin; el anlisis de las probabilidades de ocurrencia de las amenazas que generan emergencias; el anlisis de la predisposicin que tienen todos los componentes del sistema productivo a sufrir dao y el anlisis del grado de las perdidas esperadas debido a la ocurrencia de una amenaza en particular. a. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

La organizacin administrativa pretende definir las responsabilidades y relaciones de autoridad, funciones y tareas de cada uno de los niveles administrativos. Esto significa saber qu responsabilidad tiene cada nivel administrativo y cual es la funcin que le corresponde a cada individuo y con quien debe relacionarse. El presente plan establece tres niveles de gestin: el gerencial, el estratgico y el operativo o ejecutor. El nivel gerencial: es donde se imparten las polticas de prevencin y seguridad, se aprueban los recursos y las acciones necesarias para la implementacin del plan como cultura organizacional, conformado por: Las Direcciones. Las Gerencias.

El nivel estratgico: es el nivel donde se disean las estrategias necesarias para la disminucin de los niveles de riesgo, controla la ejecucin de las polticas y es donde se determinan los ajustes que se requieran para el cumplimiento de las metas. Denominado COMIT DE EMERGENCIAS y esta conformado por:

Jefes de departamentos, reas o Procesos.

El nivel operativo ejecuta las acciones para la obtencin de los objetivos del plan, es donde se realizan las labores ms importantes para alcanzar los objetivos. Conformado por: Supervisores Coordinadores de evacuacin. Brigada de emergencia. Personal de mantenimiento. Personal de vigilancia. Personal de servicios varios.

En el siguiente cuadro determine la organizacin para el plan con las respectivas responsabilidades NIVELES DE RESPONSABILDAD Nivel Cargo Gerente Suplentes Subgerente RESPONSABILIDAD Asegurar el cumplimiento del plan de emergencias de acuerdo con las polticas de la empresa, asegurando la disponibilidad permanente de los recursos financieros, tcnicos, humanos y logsticos.

Gerencial.

Jefe de Produccin Jefe administrativo y Financiero Jefe Recursos Estratgico humanos

Disear estrategias que garanticen la seguridad y continuidad del proceso productivo. Elaborar presupuestos de la dotacin requerida para la implementacin y permanencia del plan de emergencias. Disear estrategias que permitan la implementacin de acciones que disminuyan la vulnerabilidad de las personas Disear estrategias que permitan la disminucin de la vulnerabilidad sobre los recursos fsicos Disear estrategias para el manejo de clientes y proveedores en caso de emergencia.

Jefe Servicios Administrativos Jefes de Ventas

Supervisores

Garantizar la implementacin de los planes de prevencin y preparacin para la seguridad del proceso productivo Garantizar el control oportuno, rpido y eficaz de cualquier emergencia Garantizar la proteccin de las personas ante situaciones de emergencia Garantizar el funcionamiento permanente de equipos y servicios bsicos Garantizar el aislamiento y al seguridad fsica de las diferentes reas de la empresa

Brigada de Emergencia. Operativo. Coordinadores de Evacuacin. Personal de Mantenimiento. Personal de vigilancia

b. implementacin por centro de trabajo La documentacin e implementacin del plan de emergencias debe realizarse para cada una de las sedes que tenga la empresa. Si la empresa cuenta con varios centros de trabajo para efectos administrativos concentrados en una sola sede, solo ser necesario diligenciar e implementar un plan de emergencias. Para ello escoja un centro de trabajo de los que aparecen relacionados en el aplicativo y diligencie toda la informacin; deje los dems centros de trabajo sin diligenciar. Si en cambio la sede cuenta con diferentes sedes, relacione el plan de cada una de las sedes a un centro de trabajo en el aplicativo y diligencie la informacin. Tenga en cuenta que la complejidad del plan para cada sede depende de varios factores como: caractersticas y ubicacin de las amenazas, complejidad de las operaciones productivas, el tamao de las instalaciones, el nmero de empleados, visitantes y contratistas que ocupan habitualmente la edificacin, la ubicacin geogrfica. II. Hacer En esta etapa se desarrollan las diferentes actividades tendientes a la preparacin de todos los componentes del proceso productivo, para evitar y afrontar efectiva y eficientemente las amenazas que generan emergencias, mediante la dotacin de recursos, la ejecucin de planes para la prevencin, la capacitacin y el entrenamiento para la respuesta y el control.

III. Verificar Consiste en la ejecucin de actividades que permitan evaluar la efectividad de los planes desarrollados, mediante momentos sinceros, simulaciones, simulacros y reuniones de seguimiento.

IV. Actuar En esta etapa se implementan los correctivos necesarios que permitan el afianzamiento del plan de Prevencin y preparacin para afrontar emergencias, como cultura organizacional.