PROCEDIMIENTO GESTIN MANTENIMIENTO EQUIPOS DE TECNOLOGA DEL PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA REGISTRAL

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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN. Definir las actividades del procedimiento de Gestin mantenimiento equipos de tecnologa, en lo referente al mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de tecnologa que brindan el soporte tcnico para la efectiva prestacin del servicio registral, con el fin de hacer un mantenimiento, preventivo, que permita la operacin normal de negocio sin traumatismos por fallas en los equipos; para garantizar la guarda de la fe pblica en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio de la Sociedad en General. El procedimiento de Gestin mantenimiento equipos de tecnologa, se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos, ubicada en crculo registral de la ciudad, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio pblico registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. Los clientes son todos los funcionarios que operan equipos de tecnologa para la prestacin del servicio, los Registradores de Instrumentos Pblicos y la Secretara General y la Oficina de Informtica de la SNR; como clientes externos estn todos los proveedores de servicios de mantenimiento que pueden ser objeto de contratacin.. ALCANCE: Inicia: Elaboracin del plan de mantenimiento de los equipos de tecnologa Qu hace?: Elaborar plan de mantenimiento de los equipos de tecnologa de la Oficina de Registro. Remitir plan de mantenimiento a la secretara General y a la Oficina de Informtica de la SNR. Realizar el mantenimiento de los equipos de tecnologa. Generar informe de mantenimiento discriminando estado actual de los equipos. Generar propuesta de reposicin de equipos de tecnologa. Termina: Informe de mantenimiento de equipos de tecnologa y con el requerimiento de reposicin de equipos. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratgico: Registrador de instrumentos pblicos 2.2. Responsable operativo: profesional universitario asignado del rea de sistemas.

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3. DEFINICIONES: Plan de mantenimiento: Documento que contiene el anlisis, evaluacin, estado actual de los equipos, fechas de mantenimiento preventivo y correctivo y cronograma de mantenimiento de todos los equipos de tecnologa de la Oficina de registro Equipos de tecnologa: son los equipos que soportan el sistema de informacin registral, entre otros, los computadores, impresoras, Fax y el sistema de informacin registral (Sistema integral de informacin registral, folio magntico o sistema manual). Mantenimiento preventivo: mantenimiento que obedece a una planeacin del mantenimiento anticipado de los equipos, dado el uso y edad de los mismos. Mantenimiento correctivo: mantenimiento que se genera por el deterioro fsico del equipo Reposicin de equipos: El mantenimiento preventivo y correctivo genera la informacin sobre el estado actual de los equipos y su efectivo uso. Hay equipos que por su uso y edad son susceptibles de ser cambiados por equipos nuevos. Control estadstico del procedimiento. Definir estadsticas bsicas para el control del procedimiento. las herramientas

Histogramas: para mostrar edades y comportamiento de los equipos Hojas de clculo: para registrar informacin sobre los equipos Hojas de clculo: para registrar la informacin del procedimiento. 3.1. PHVA

Planear: planear los recursos logsticos, financieros y humanos del procedimiento. Planear el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de tecnologa.

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Hacer: Elaborar plan de mantenimiento de los equipos de tecnologa de la Oficina de Registro. Remitir plan de mantenimiento a la secretara General y a la Oficina de Informtica de la SNR. Realizar el mantenimiento de los equipos de tecnologa. Generar informe de mantenimiento discriminando estado actual de los equipos. Generar propuesta de reposicin de equipos de tecnologa. Verificar: verificar plan de mantenimiento y su efectiva aplicacin. Actuar: Definir estrategias para hacer mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos o en su defecto solicitar la reposicin de equipos por obsolescencia.

4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

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ACTIVIDAD ESENCIAL

DESCRIPCIN. CMO?

Descripcin de actividades: Elaborar plan de mantenimie Elaborar plan de mantenimiento de equipos de tecnologa de la nto de Oficina de Registro: Con base en los histricos, en los equipos de mantenimientos realizados, en las edades de los equipos, tecnologa en el uso y en el estado actual, se procede a elaborar de la anticipadamente un plan de mantenimiento de los equipos. Oficina de Contiene: tipo de equipo, edad, estado actual, uso, ltimo registro. mantenimiento, cronograma de mantenimiento, costos e importancia para la prestacin del servicio. Incluye el software que opera en la Oficina de Registro (mantenimiento y nuevos desarrollos para funcionalidades). Hacer el plan de mantenimiento en el primer bimestre del ao para ser enviado al nivel central y tenga aplicacin para la formulacin del presupuesto para la vigencia siguiente. Remitir plan de mantenimiento de equipos de tecnologa al nivel central: Remitir a la Secretara General, a la Superintendencia delegada para el Registro y a la Oficina Asesora de Planeacin, en el primer bimestre del ao. Recibir plan de mantenimiento, priorizar y hacer concertacin con el Registrador. El documento final de plan de mantenimiento con sus costos es tenido en cuenta para la formulacin del presupuesto para la vigencia siguiente. Responsable: Registrador de Instrumentos pblicos y profesional universitario asignado del rea de Sistemas. Conocimiento: sobre los equipos de la oficina Valor agregado: prevenir el deterioro de los equipos Recursos esenciales: Equipos de oficina. Normatividad: Polticas de mantenimiento de equipos. Herramientas de control: Verificar estado actual de los equipos y su uso. Frecuencia: Diaria Tecnologa (M.A.S): manual.

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Descripcin de actividades: Realizar mantenimie Aprobacin del presupuesto de la entidad: Con la aprobacin del nto a los presupuesto de la SNR, una vez es ley de la Repblicas, equipos de se hace la desagregacin del presupuesto de la vigencia tecnologa con base en el techo presupuestal aprobado, no siempre lo solicitado es lo aprobado. Es posible que se tenga que hacer nueva distribucin de egresos segn el techo presupuestal asignado, para ste caso a Gastos de Funcionamiento. Se revisa, actualiza, prioriza y se asigna el presupuesto a la Oficina de Registro, para proceder a hacer la contratacin del mantenimiento de los equipos segn plan. Se informa al Registrador la situacin presupuestal para la modificacin o no del plan de mantenimiento. Ver ley de presupuesto de la vigencia Realizar el mantenimiento de los equipos de tecnologa. Con base en el plan de mantenimiento, en el presupuesto asignado y en el sistema de contratacin definido por el nivel central, se procede a generar el proceso de contratacin. Ver plan de mantenimiento de equipos de tecnologa y procedimiento de contratacin del la SNR Generar informe de mantenimiento: discriminando estado actual de los equipos y segn el caso, generar propuesta de reposicin de equipos de tecnologa segn el estado actual y su importancia en la prestacin del servicio registral. Argumentar vida til de los equipos y su uso efectivo Generar y actualizar informacin para la elaboracin del nuevo plan de mantenimiento para la vigencia siguiente. Mantenimiento de equipos que se realiza en centro de computo Tener siempre el antivirus actualizado Comprobar que todos los dispositivos funcionan correctamente Liberador de espacio en disco Limpieza y mantenimiento del Internet explorer Limpieza del arranque de windows Eliminacin de spywares, troyanos y cockies Mantenimiento y limpieza del registro de windows Desfragmentacin de discos duros

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Eliminacin de archivos TMP - archivos temporales BAK OLD LOG -. CHK 000 001. copias de seguridad de archivos que han sido actualizados. Archivos con las terminaciones .bmp, .jpg, .gif, .tif y .pcx. mp3 - Eliminar Cookies - Eliminar Archivos - Borrar Historial Ver documento de mantenimiento de equipos mediante contrato SNR- con empresas que prestan la mesa de ayuda. Responsable: Registrador de Instrumentos pblicos y profesional universitario asignado del rea de sistemas. Conocimiento: estado actual de los equipos y su uso. Valor agregado: Garantizar mantenimiento preventivo y operacin efectiva de los equipos. Recursos esenciales: Equipos de oficina. Normatividad: Ley de presupuesto de la vigencia. Herramientas de control: verificar plan y recursos asignados para la efectiva contratacin Frecuencia: Diaria Tecnologa (M.A.S): manual.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1. Documentos asociados: Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestin pblica de la calidad. Manual de calidad. Poltica de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad.

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5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Ley de presupuesto de la vigencia. Plan de mantenimiento de equipos de tecnologa 6. NOTAS DE CAMBIO. Versin 1 2 Naturaleza del cambio Ajuste del procedimiento Aportes y ajustes Medelln Zona Sur y estandarizacin de procesos de todas las Orip

7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripcin de actividades) Cdigo Nombre Aprob: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeacin Grupo Calidad - MECI Fecha: Octubre15 de 2011

Elaboro: Aportes Medelln Sur:

Reviso: Zona Coordinadores Administrativos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeacin Grupo Calidad MECI Fecha: Fecha: Septiembre 26 de (*) Julio 6 de 2011 2011 (**) Septiembre 12 de 2011