UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE SEDE PUERTO MONTT INGENIERA CIVIL INDUSTRIAL

Procesos y Procedimientos Farmacia Central

Jacqueline Guzmn Anderson Cristbal Toledo Sade 04/06/2012

DESCRIPCIN NARRATIVA DE LOS PROCESOS ACTUALES I.- SOLICITUD Y DESPACHO DE UN CARGO En la clnica los andes los enfermeros realizan la solicitud de cargos 1 a medida que un paciente lo requiere, en caso de necesitar un medicamento el doctor realiza el registro de indicaciones mdicas, el cual es entregado a el enfermero que efecta el cargo2, en el caso de tratarse de insumos no se incluyen en el registro de indicaciones mdicas. La solicitud de cargo se hace a travs de un sistema interconectado propio de la clnica, que opera mediante el ingreso de la solicitud al sistema para ser enviada formulada por el enfermero a la farmacia central; una vez que la solicitud es recibida por el auxiliar de farmacia, ste confirma las cantidades por medio de la base de datos creada por el administrativo operacional e imprime la solicitud, el auxiliar procede a reunir los medicamentos o insumos requeridos en el cargo ubicados en los pasillos de la farmacia. En el caso de los insumos el cargo es depositado en un mesn ubicado fuera de la farmacia junto con la solicitud de cargo. Por otro lado cuando se trata de medicamentos el cargo reunido dentro de la farmacia es depositado en una bandeja para luego ser entregado. Para ser entregados los medicamentos la enfermera debe dirigirse a la farmacia con el registro de las indicaciones mdicas cometida por el doctor, luego se lo entrega a el auxiliar de farmacia, el que corrobora que las cantidades manifestadas por el medico sean las mismas enviadas al sistema interconectado. Una vez comprobado se entregan el cargo, cabe destacar que cada vez que el enfermero retire un cargo debe revisarlo y firmar la copia de solicitud que queda en farmacia. En casos particulares, no se utilizan todos los insumos y/o medicamentos, los cuales por medio de otra orden son devueltos a la farmacia. El enfermero enva la orden de devolucin al auxiliar de farmacia por medio del sistema computacional de la clnica, en esta orden aparecen las cantidades de cada cargo a devolver, las cuales se comparan con las llevadas por el enfermero a la farmacia, para luego agregarlas nuevamente las cantidades devueltas al sistema.

Solicitud de cargo se refiere al documento impreso que contiene las cantidades de insumos y/o medicamentos requeridos por un paciente en un determinado momento. 2 Se entiende por cargo a todos los medicamentos y/o insumos tangibles efectuados en una solicitud

Existen casos aislados donde doctores requieren un medicamento y/o insumo de forma apresurada, donde ellos tienen prioridad por ser una clnica privada, por ende no realizan los mtodos anteriormente descritos, es decir lo solicitan directamente en farmacia. Todas las tareas realizadas en este proceso son supervisadas por un Qumico Farmacutico. Evidencia recopilada en el proceso:

Respuesta a la solicitud por el sistema interconectado, donde el auxiliar de farmacia ratifica las cantidades pedidas, para luego imprimir la solicitud.

Solicitud de cargo impresa, se requieren dos copias una para el enfermero y otra para la farmacia. Nota: se han borrado los nombres del paciente y mdico tratante, por ser informacin confidencial.

Registro de indicaciones mdicas para el caso de entrega de medicamentos, donde se puede corroborar la cantidad prescrita por el mdico y la solicitada por el enfermero.

Auxiliar Farmacutico reuniendo los cargos para ser retirados por el enfermero.

El enfermero revisa los cargos y firma la copia de solicitud que queda en farmacia.

En el caso que existan productos que no hayan sido utilizados se imprime la solicitud de devolucin para ser firmada por el enfermero.

Devolucin firmada por enfermera para guardar copia en farmacia.

Cuaderno donde se anotan las devoluciones para luego ser ingresadas al sistema y comparadas con las respectivas solicitudes de devolucin anteriormente firmadas.

II.- INGRESOS A LA BASE DE DATOS En la farmacia central de la Clnica los Andes el administrativo operacional es aquel que maneja la base de datos del sistema interconectado referente a la farmacia y sus procedimientos, por lo que el administrativo ingresa cada salida o entrada de medicamentos y/o insumos reflejados en las solicitudes de cargos y/o devoluciones firmadas por el enfermero y guardadas por el auxiliar farmacutico. Luego de ingresar las solicitudes debe corroborar mediante el sistema que las cantidades coincidan entre la solicitud y lo que fue entregado por el auxiliar. Es prioritario que no falten medicamentos e insumos por lo que el administrativo operacional chequea que exista suficiente, hasta que ste solicita al Qumico Farmacutico la orden de pedido de cargos. Una vez realizadas las tareas anteriores y corroboradas las coincidencias en las cantidades del sistema el administrativo operacional prepara e imprime informes que son entregados al Supervisor (Qumico Farmacutico).

III.- SOLICITUDES POR STOCK En la Clnica los Andes se deben mantener la bodega y farmacia constantemente con cargos. Por medio de la base de datos se da a conocer la cantidad en inventario de cada cargo, cuando se aproxima una falta de productos 3 el Administrativo Operacional informa al Qumico Farmacutico, quien realiza una solicitud de stock, la que es dirigida al AFEB4. Cada tres meses los auxiliares de farmacia como el AEFB y el Supervisor 5 realizan el inventario tanto de la farmacia central como de la bodega. Adems de esto peridicamente cada auxiliar de farmacia tiene asignado un pasillo de la farmacia para encargarse tanto del stock que contiene como de los vencimientos de stos. El AFEB, segn la solicitud de productos, se contacta con los proveedores de cada laboratorio respectivo para realizar el pedido de los cargos requeridos. Estos confirman su stock de productos y coordinan fecha de entrega con el AEFB para el almacenamiento en la bodega como para la distribucin a la farmacia central.

El supervisor se contacta con el AFEB luego de haber coordinado el cambio de productos (medicamentos) por vencimiento cercano con las farmacias privadas (cadenas privadas, ejemplo: Salcobrand, Cruz Verde, etc.) En el caso que no sea posible el intercambio de productos es necesario que el AEFB prepare la incineracin de los medicamentos. Una vez recibida la orden por parte de los laboratorios el AFEB constata las cantidades y se encarga de la clasificacin en la bodega y de entregar los productos que son requeridos en la farmacia central. El supervisor examina que todo este procedimiento se encuentre en perfecto funcionamiento ya que es vital para los pacientes de la clnica, y genera informes que reflejen el nuevo estado de las bodegas, para as actualizar las bases de datos

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Se refiere a falta de productos cuando ocurre un stock-out o un medicamento est prximo a vencer. AFEB: auxiliar farmacutico encargado de bodega. 5 Supervisor: Qumico Farmacutico.

FLUJOGRAMAS I.- SOLICITUD Y DESPACHO DE UN CARGO

ANLISIS DE LOS PROCESOS ACTUALES Con el desarrollo de la descripcin narrativa de las distintas tareas realizadas en la farmacia central y con la formulacin del flujograma correspondiente a los diferentes procedimientos realizados por el doctor, el enfermero, el auxiliar farmacutico, el administrador operacional, el supervisor y el AFEB es posible la deteccin problemas tales como, poca higiene, desorden, malas prcticas, evasin de procedimientos. Para el primer proceso Solicitud y despacho de un cargo, en casos aislados es posible que el auxiliar de farmacia tenga que dejar de realizar los procedimientos para atender y realizar inmediatamente una orden requerida por un mdico el cual se dirige a la farmacia donde sin una solicitud requiere un cargo. No existe un tiempo lmite para el retiro de una solicitud de cargos por lo que se pueden acumular stos, provocar desorden, confusin entre ellos, siendo trabajo del auxiliar preocuparse de que el cargo sea retirado dentro de su turno, pero se pueden cometer errores al realizar el cambio de turno cuando el siguiente auxiliar no este informado de la demora o puede que la solicitud haya sido enviada dos veces por lo que es necesario anular dicha sta y volver a almacenar los cargos. En la farmacia trabajan 6 personas con diferentes turnos: o Turno de 9:30 a 19:00 horas: el administrador operacional y el AFEB. o Cuarto Turno: Consta de Largo, Noche, Libre, Libre; es decir son doce horas continuas para el turno largo es de 8:00 a 20:00 horas, para el turno de Noche es de 20:00 a 8:00 horas del da siguiente, y dos das libres comenzando con la salida del turno de Noche. Para dichos turnos el problema es que la carga horaria hace poco efectivo el funcionamiento de las personas ya que genera agotamiento, fatiga, adems que el cmo cada persona trabaja de forma individual puede producir descoordinacin entre los turnos. Los cargos que no incluyen medicamentos se ubican en un mesn a fuera de la farmacia para ser retirados por el enfermero, pero dicho mesn se encuentra al lado del depsito de ropa sucia de la clnica, es decir, que el medicamento y/o insumo no pude estar en contacto con algn tipo de contaminante que altere su esterilidad.

Para el segundo proceso Ingresos a la base de datos es posible destacar problemas como que en la solicitud aparezca si es o no una urgencia, ya que en el caso stas son prioritarias al momento de reunir los cargos y ser entregados al enfermero. Otro problema se da cuando el enfermero enva una solicitud, va a retirarla y falto algn cargo, por lo que debe volver a su lugar de envo de solicitudes realizar otra y volver a la farmacia, lo que genera una prdida de tiempo y movimientos para el enfermero como para el auxiliar de farmacia. Para el tercer proceso Solicitudes por Stock es posible cometer errores en el traspaso de la orden al pasar por diferentes personas, del administrativo operacional al supervisor y al AFEB. Para el inventario las seis personas trabajan en conjunto para esto, pero no constan con herramientas que faciliten y agilicen el procedimiento, ya que tienen que contar uno a uno los productos. Cuando se realiza un inventario trabajan las seis personas de farmacia, incluyendo aquella que sale de un turno de Noche, como mencionamos anteriormente los turnos tan largos producen agotamiento y fatiga por lo que es ms probable que no realice un buen trabajo y sea menos eficiente que otra de las personas, generando una prdida de tiempo por ejemplo al tener que volver a revisar un conteo.

REDISEO PARA LOS PROCESOS Solicitud y despacho de un cargo 1 Problema: Orden de cargo realizada directamente por el mdico. En este caso una de las soluciones propuestas es que el mdico, sea tratado como cualquier otro trabajador de salud, ya sea para realizar solicitudes de medicamentos como otras actividades. El mdico deber seguir el conducto regular para hacer la solicitud, el cual debe pasar por el enfermero, y de ah a la recepcin de medicamentos. Otra opcin es aadir un software del sistema interconectado, para que, por medio de las nuevas tecnologas, el mdico tenga una opcin ms fcil para hacer la solicitud, sin pasar por el enfermero, por medio de un propio mecanismo interconectado con el auxiliar de farmacia, as quedar registradas todas las solicitudes directas, y no afectar el stock de los productos. Este mecanismo debe ser creado para que solo el mdico con su cuenta propia pueda hacer solicitudes; adems para agilizar este tema puede dar la opcin del que el medicamento sea enviado incluso por un auxiliar de farmacia. 2 Problema: Tiempos de retiro de cargos. Una solucin clara es que al ser recolectado los cargos se inicie un cronometro por medio del sistema interconectado, el cual dar un aviso cuando haya pasado un tiempo prudente en que el medicamento debiera ser retirado. Si esto no ocurre una opcin del mismo cronometro dar la orden de no retiro y se guardar por medio del auxiliar de farmacia, cancelando de inmediato la solicitud realizada por el enfermero. Esta conducta de realizacin de solicitudes mal realizadas o no utilizada se dar a conocer por medio de los informes finales, con el nombre del enfermero y las veces que ha cometido errores, para capacitarlos de mejor manera en la utilizacin del programa computacional.

Por otra parte se puede crear un sistema de tubos (como los utilizados en los supermercados para los traslados de dinero) donde sean enviados directamente los medicamentos solicitados a la habitacin donde se necesita desde la farmacia, y el proceso de firmas de documentacin se haga va online, de esta forma ser enviado automticamente sin tiempos de retraso, y as el enfermero se podr dedicar completamente a la atencin de pacientes. 3 Problema: Carga horaria en auxiliares. En este caso, los auxiliares estn obligados a trabajar durante doce horas en cada uno de sus dos tipos de turnos (largo y/o noche), un trabajador que utiliza doce horas al trabajo pierde eficiencia y se fatiga; una solucin ptima ser cambiar los horarios de turnos a 8 horas y quitar una da libre, as sus jornadas laborales sern mejor aprovechadas. Otra opcin es contratar ms personal, y entregar nuevas funciones a los auxiliares de farmacia, del tal forma que realicen ms de una actividad, y el trabajo sea menos rutinario. 4 Problema: Medicamentos en contacto con contaminacin. Traslado del depsito de ropa sucia de la clnica, a un lugar donde no entre en contacto con los medicamentos para no alterar su esterilidad. Traslado de la farmacia a un lugar ms amplio, de mayor acceso y donde no tenga interaccin con ningn tipo de contaminante encontrado en las dependencias de la clnica. Ingresos a la base de datos 1Problema: Destacar una urgencia. Disear una opcin en la solicitud que de forma llamativa refleje la urgencia para que el auxiliar pueda reunir y realizar el cargo de la forma ms rpida y efectiva.

Generar en el sistema una clasificacin de solicitudes, as como se diferencia la solicitud de cargos de la solicitud de devolucin, haya otra opcin para un cargo de urgencia. 2 Problema: Olvido que genera prdida de tiempo y movimientos. Este problema puede ser apoyado por una solucin anterior, la que est referida al uso de tubos para conectar las piezas de los pacientes con la farmacia y as disminuir los tiempos de traslado y optimizar el tiempo del enfermero para realizar otras de sus funciones. Solicitudes por Stock 1 Problema: Errores por traspaso de la orden de stock. Una alternativa es que el sistema a travs de los ingresos que realiza el administrativo operacional enve directamente la orden de stock al AFEB, para que este pueda coordinar la entrega y almacenamiento del pedido. 2 Problema: Prdida de tiempo en el conteo de los productos. Existen pistolas para inventario que reemplazan el conteo manual e ingresan directamente los productos al colocar la pistola frente al cdigo del producto, esta solucin optimiza en forma significativa el tiempo de inventario y hace que se requieran menos personas para el mismo trabajo. 3Problema: Salir de un turno de Noche para realizar inventario. Las soluciones presentadas no son excluyentes de modo que si se aplica la pistola para inventarios es posible disminuir el requerimiento de personal para la realizacin de inventario, y por ende, excluir a esta persona del procedimiento.

NUEVOS FLUJOGRAMAS

Manual de procedimientos Es imprescindible siempre tener una gua que mejore el procedimiento, que presente un manual de cmo realizar las actividades y sea el respaldo para el trabajador. Manual para Solicitud y despacho de un cargo Objetivos: agilizar la entrega de medicamentos e insumos para ser distribuidos a un paciente segn sus requerimientos de forma tal que disminuya los tiempos de espera y los movimientos a realizar (evitar traslado de lugares). Contexto: ante la necesidad de atender de manera efectiva a cada paciente que se encuentre en la clnica tanto aquellos que se encuentran hospitalizados como aquellos que llegan de forma urgente, es necesario generar que cada entrega de medicamentos e insumos se realice de la forma ms rpida posible para que el paciente pueda ser tratado de forma prioritaria en cualquier caso. Lugar: Farmacia Central Clnica los Andes. Procedimiento: Solicitud y despacho de un cargo. Encargado: Auxiliar Farmacutico. Descripcin de los procesos: Pasos 1 2 3 Responsable Mdico Mdico Mdico Descripcin proceso Realiza la orden de cargo por paciente Anlisis mediante el sistema para revisar si en la solicitud de orden existe algn medicamento. En caso que exista un medicamento en la solicitud el mdico debe realizar va online el registro de indicaciones mdicas y enviar al auxiliar farmacutico. En caso contrario enva la solicitud a la enfermera.

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Enfermera Auxiliar Si la enfermera recibe orden la reenva al auxiliar farmacutico. El auxiliar farmacutico Farmacutico recibe la orden. Auxiliar Farmacutico Verifica si existen medicamentos en la solicitud Auxiliar Farmacutico Auxiliar Farmacutico Enfermera Auxiliar Farmacutico Enfermera Auxiliar Farmacutico Auxiliar Farmacutico Enfermera Enfermera Enfermera Auxiliar Farmacutico Rene los cargos. Enva confirmacin de productos en el caso de medicamentos y enva mediante os tubos Confirma recepcin de medicamentos Deposita cargos de insumos en el mesn Revisa, firma y retira los cargos. Guarda copia Revisa en el sistema si se utiliz todo el cargo Revisa si hay devoluciones Si no existen devoluciones administra los cargos a los respectivos pacientes. Si existen devoluciones realiza solicitud de devolucin y enva Recibe e imprime, software guarda la informacin

Manual para Ingresos a la base de datos Objetivos: disminuir las tareas realizadas por las personas para evitar errores ya que el sistema es mucho ms rpido y eficiente. Contexto: mantener a toda la clnica interconectada mediante un software que maneje los procesos y los realice de manera que se optimice la labor de cada persona que trabaja relacionada con la farmacia central. Lugar: Farmacia Central Clnica los Andes. Procedimiento: Solicitud y despacho de un cargo. Encargado: Auxiliar Farmacutico. Descripcin de los procesos: Pasos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Responsable Administrador Administrador Supervisor Supervisor Administrador administrador Supervisor Supervisor Supervisor supervisor Descripcin proceso Revisa el ptimo funcionamiento de la base de datos Si no tiene problemas se le entrega el informe de productos ms utilizados Realiza una lista con los productos que se consumen con mayor urgencia De los ms utilizados introduce los denominados como urgentes e imprescindibles Compara informes de solicitudes con informes de salidas para actualizar base de datos Evala Stock de productos para envirsela al supervisor Hace estudio de productos Elije productos con fechas de vencimiento cercanas Elije productos prximos a encontrarse en stock-out Realiza un informe con los productos prximos a solicitarse

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Supervisor supervisor Supervisor Administrador administrador

Elige cantidad de unidades a pedirse Termina el informe de pedido para inventario Hace copia para archivado por administrativo Hace estudio de informe y guarda informe Actualiza en base de datos productos prximos en inventario

Manual para Solicitud por Stock Lugar: Farmacia Central Clnica los Andes. Procedimiento: Solicitud por stock Encargado: AFEB. Descripcin de los procesos: Pasos 1 2 Responsable Supervisor supervisor Descripcin proceso Revisa los informes emitidos por sistema Emite orden a solicitar

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AFEB AFEB AFEB AFEB AFEB supervisor supervisor AFEB supervisor Supervisor AFEB AFEB AFEB

Se contacta con proveedores Espera la respuesta del stock de proveedores Segn esa cantidad hace la nueva solicitud Los recibe y ordena Comprueba q la operacin este bien realizada y no hayan errores Constata de que todo lo pedido este Si productos estn por vencer se lo hace saber al AFEB Se contacta con proveedores para cambiar productos Si no aceptan cambio de productos inicia orden de incineracin Se dirige a AFEB para solicitar incineracin Recolecta productos vencidos Traslada productos vencidos y prev que no sean inflamables Incinera los productos

Comentarios Finales En cualquier tipo de procedimiento en el que estn involucradas personas, es decir, que corran riesgos en este caso de salud, hay que trabajar de la manera ms eficiente y rpida para su pronta recuperacin por lo que debe existir un manual de procedimientos que indique los pasos a seguir para la manipulacin de los medicamento y/o insumos que son requeridos, ya que cualquier error puede costar graves daos tanto para el paciente como para la clnica. El manual de procedimientos no slo sirve como gua sino como respaldo y consulta ante cualquier eventualidad, tal como que falta de algn producto o violacin de alguna norma de higiene. La agilizacin de tiempos y tareas es posible delegarla al sistema interconectado, es prioritario contar con un software que realice la mayor cantidad de funciones para disminuir errores y optimizar cada tarea. Adems de contar con un software actualizado para la realizacin de las tareas es necesario que los trabajadores lo utilicen y se enfoquen en ingresar de manera correcta todo lo que necesitan, ya que una vez ingresados los datos el sistema es capaz de realizar en el menos tiempo posible la mayora de las funciones que hoy demoran la entrega de un cargo o la urgencia con que ste es requerido. La realizacin de flujogramas permite la deteccin de problemas o mejoras que se podran realizar para mejorar los tiempos en que es desarrollada la tarea o los traslados que son necesarios adems de evitar la sobre manipulacin de la informacin. El planteamiento de soluciones facilita crear un manual de procedimiento acorde con las nuevas necesidades que requiere el proceso para ser efectuado de manera que optimice la atencin al cliente como al desempeo de otras funciones que deben cumplir los trabajadores de la clnica en sus diversas reas de atencin. La generacin de un manual de procedimiento es fundamental para ser entregado tanto a los actuales trabajadores como a futuros auxiliares de forma que desde el primer da que comiencen a desempearse en la farmacia conozcan cmo debe realizar el despacho de cargos, el ingreso a la base de datos o realizar solicitudes por stock, de forma tal de tener personal capacitado para realizar cualquiera de los procedimientos en caso de algn tipo de eventualidad.