Planificao de uma viagem

Planificar uma viagem de negcios uma tarefa corrente para um profissional de Secretariado. S uma boa planificao permite colmatar as lacunas e as perdas irreparveis de uma viagem improvisada, garantindo os melhores resultados possveis. "O programa de aco , simultaneamente, o resultado visado, a linha de conduta a seguir, as etapas a percorrer e os meios a empregar". Henry Fayol O trabalho do profissional de Secretariado consistir na preparao de todos os documentos que viabilizem a realizao da viagem. As viagens tm mltiplas finalidades: - visitar clientes em aces de Marketing; - negociar "in loco" com fornecedores; - fazer prospeco de mercados; - participar feiras, congressos ou exposies; - ... Planifcao de viagens Planificar uma viagem depende das finalidades da mesma. Seja planificar uma viagem a nvel nacional ou internacional uma tarefa que incumbe aos servios do secretariado. Da que o secretariado preste uma especial ateno para que a organizao e planificao da viagem de que foi incumbido seja um xito. Chegada a altura de planificar uma viagem podem ocorrer-nos dvidas relacionadas com os preparativos da mesma: documentos, divisas e seguros entre outros tramites. Assim, recomendvel o secretariado informar-se adequadamente de todos os detalhes da viagem que vai organizar. Assim o secretariado dever ter em conta, nomeadamente: A calendarizao; Todos os contactos que ter de fazer: telefnicos, fax, e-mail e correspondncia normal; Determinar o Itinerrio; Providenciar toda a documentao e procedimentos burocrticos: passaporte, vistos, seguros, procuraes, credenciais, etc. Normalmente as viagens so programadas com antecedncia, mas, por vezes, so improvisadas por motivos imperiosos. da responsabilidade da secretria preparar a viagem, que compreende: viagem propriamente dita (ida e regresso);

 estadia no lugar de destino; programao da viagem; recolha e arquivo das concluses da viagem, aps o regresso.

Preparao da viagem
Para preparar uma viagem a efectuar pelo seu dirigente, precisa de saber: a) Onde, quando e como tenciona ele ir. b) O objectivo da viagem, com quem precisa de contactar e o que precisa de levar consigo. Preparao da viagem A secretria dever reunir com o director, para efectuar um esboo da viagem, tendo em conta os objectivos da viagem, meios de transporte, etc. O esboo da viagem dever ter em conta: Objectivo/s da viagem; Destino; Itinerrio (ida e volta); Meio de transporte; Data de partida; Actividades que em princpio se deseja realizar: Agenda mnima de reunies; Expediente de trabalho: informaes, contratos, etc. Logstica necessria: telemvel (com cobertura internacional) computador porttil, programas e ficheiros; cartes Visa, cheques, etc.; documentao necessria: passaporte, bilhete de identidade, carta de conduo, carta verde, certificado de vacinao, etc.; data de regresso; alternativas de cio cultural e desportivo. com base nesta informao que a secretria comear a preparar o dossier de viagem.

Viagens ao estrangeiro Caso o seu dirigente tenha necessidade de se deslocar ao estrangeiro, verifique se tem o passaporte em dia, e nos casos em que for necessrio, os vistos e boletins de sade exigidos. Contacte a embaixada ou servios consulares desse pas, por telefone, fax e informe-se do que exigido e como obter a respectiva documentao. Se o seu dirigente pretender viajar de automvel, contacte o ACP ou outra entidade onde possa informar-se de qual a documentao e os seguros exigidos no(s) pas(es) a visitar.

Documentao

A documentao que dever verificar incide basicamente sobre os seguintes aspectos: - passaporte; - vistos; - certificados de vacinas; - carta verde, autorizao automvel e seguros; - documentao necessria negociao ou jornada profissional.

Viajar no espao Schengen

O espao Schengen uma zona sem passaportes. Significa ausncia de controlo nas fronteiras para pessoas que viajam entre esses e outros pases do referido espao. Para mais informaes consulte: http://ec.europa.eu/youreurope/nav/pt/citizens/travelling/schengenarea/index.html

Passaporte
A primeira coisa a fazer verificar se o(s) pas(ses) a visitar exigem passaporte, visto ou certificado de vacinas. Se tal for exigido, verifique: - no caso de passaporte, se o viajante o possue e se se encontra vlido. De contrrio, h que solicitar a sua emisso ou renovao. Pode obter informaes em: http://www.portaldocidadao.pt/PORTAL/pt/cidadao/eu+e/documentos/SER_informa coes+gerais+sobre+o+pedido+de+passaporte.htm - no caso de vistos, se estes devem ser solicitados ao consulado, ou se podero ser obtidos no aeroporto; - no caso de vacinas, muitos pases exigem um certificado de vacinao, precavendo contra a possibilidade de serem contrdas doenas ou a possibilidade de o visitante ser seu transmissor. Ao profissional de Secretariado compete a obteno de todas as informaes necessrias nas Agncias de Viagens, Companhias de Aviao, Embaixadas,... Existe um Certificado Internacional de Vacinas chamado "carto amarelo". Para mais informaes consulte: http://www.apavtnet.pt/editor.php?id=27&menu=2

Carto Europeu de Seguro de Doena

O Carto Europeu de Seguro de Doena (CESD), um carto indivudal que lhe permite aceder a cuidados de sade sempre que viajar pela Europa. Com o referido carto tem acesso a cuidados mdicos nas mesmas condies dos residentes do pas onde se encontra. Pode ser solicitado na instituio de previdncia onde se encontra inscrito ou na Loja do Cidado. Pode utiliz-lo: - Em qualquer pas da Unio Europeia. - Islndia, Liechtenstein, Noruega e Suia

Cdigo deontolgico da(o) secretria(o)

Do ponto de vista etimolgico, deontologia compe-se das palavras gregas donthos (dever) e logos (tratado). A deontologia trata dos deveres. O cdigo deontolgico uma recompilao de normas bsicas (geralmente de carcter moral e tico) que orientam os comportamentos e atitudes das pessoas. Caractersticas a destacar: - O cdigo deontolgico assume-se livre e voluntariamente; - A transgresso das normas sancionda com a desonra, a perda de confiana, a exluso do grupo; - O cdigo deontolgico no pode ser uma mera declarao de intenes; um compromisso que os trabalhadores (dirigentes e subordinados) subscrevem no seu dia a dia em todos os actos de vida com a honra, a lealdade, a honestidade, a dignidade, a moral, os bons costumes, em suma, a integridade. Consulte o link abaixo e elabore um documento onde destacar: princpios gerais de acento tico e, deveres e obrigaes especficos da profisso. http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm

Princpios ticos empresariais

Os princpios ticos so normas e valores bsicos que guiam as diferentes condutas e aces da vida humana que acontecem num dado espao geogrfico, num determinado tempo e numa dada cultura social. Caracterizam-se por: - Orientar a conduta humana por limites aceitveis socialmente; - Responder ao objectivo social (solucionar problemas ou evitar conflitos sociais) de proporcionar o bem comum; - Constituir valores e normas de aceitao geral que passaram pelo crivo da sociedade concreta; - No serem normas arbitrrias. Foram criadas por uma razo concreta e passaram pelo crisol da experincia acumulada da sociedade concreta; - Transmitir-se de gerao em gerao como sntese de costumes que permitem subsistir numa sociedade a longo prazo; - Ser difceis de alterar, embora no sejam imutveis. As sociedades progridem quando se questionam sobre a razo e o porqu de determinadas normas. No mbito empresarial, os principios ticos regulam as relaes internas e as

relaes externas. Seja nas relaes internas seja nas relaes com o exterior, devero ser observados os seguintes princpios: - Princpio da legalidade. Respeitar a lei o primeiro de todos os princpios das sociedades modernas, garante da convivncia no mbito social e econmico. As empresas estabelecem contratos com clientes, com fornecedores, relacionam-se com instituies (Finanas, Segurana Social, Cmaras, etc.) no contexto e com regras de jogo definidas no mbito do direito positivo. - Princpio de responsabilidade. Tal consequncia da realizao de actos livres. No mbito empresarial devero estar clarificadas as seguintes consideraes: Quem exige responsabilidades. Normalmente o dirigente, o que implica a existncia de uma hierarquia e a capacidade de imputar culpabilidade. Como se mantm a responsabilidade. Implica a capacidade (de algum) para sancionar. Se se negociaram limitaes de responsabilidade e em que grau. - Princpio de lealdade empresa. Supe cumprir os pactos legalmente aceites e permite a confiana mtua. - Princpio de discrio. Entendido no seu duplo aspecto: No divulgao de informao a que se tenha tido acesso por motivos de trabalho ou que, conhecendo-a por outros meios, possa danificar a imagem da empresa, do pessoal, etc., desnecessariamene (no confundir com ocultao de delitos). Tomar as medidas consideradas necessrias para proteger documentos confidenciais. - Princpio da integrao. Numa tripla vertente: Supe-se que as relaes interpessoais, trabalhos e tarefas realizam-se de boa-f e com recta inteno. No discriminar as pessoas que trabalham na empresa pelas suas ideias polticas, religiosas, de raa (racismo), sexo, nacionalidade (xenofobia ou hostilidade aos estrangeiros). No atentar contra a integridade fsica e emocional das pessoas.

Deontologia em Secretariado

O comportamento tico refere-se ao modo de viver de acordo com os bons costumes. tica tem a sua origem na palavra grega thos, e tem vrios significados: a) Significa morada, residncia ou lugar habitual onde se reside. b) Significa tambm sentimento, carcter, modo de ser, pensar ou sentir. c) Tem tambm o significado de costume, uso. Pode-se afirmar que tica significa comportar-se e viver de acordo com os costumes do lugar onde residimos. O costume a lei, norma no escrita, mas impressa nos coraes dos homens, gerao aps gerao.

Igual significado tem a palavra moral, que deriva da palavra latina mosmoris, que significa: costume, norma, modo correcto de viver em sociedade.

A tica e a moral estudam a conduta humana como produto do homem livre e consciente, permitindo-lhe realizar-se e estar de bem consigo prprio e com os outros homens que o rodeiam. Pessoa ntegra aquela que capaz de de viver em acordo, em correlaco e sintonizado com as suas convices, o que lhe permite ter uma estabilidade mental e emocional.

No dia a dia deparamo-nos com factos e situaes a que a mente responde oferecendo uma variedade de condutas alternativas. Qual seguir? Se possuirmos um cdigo tico, seguiremos automaticamente a conduta que responda s seguintes caractersticas:

- solucione o problema de forma eficaz;

- seja socialmente adequada;

- respeite os valores prprios e no entre em conflito com as normas comuns da sociedade.