MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SISTEMA DE REPORTE DE PRCTICAS DE LABORATORIO Y CENTRO DE CMPUTO

SIREP

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Introduccin

El presente manual es un documento que

contiene la descripcin de los procedimientos a seguir en el Sistema de Reporte de Prcticas de

Laboratorio y Centro de Cmputo (SIREP).

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Objetivo

Que los responsables asignados del SIREP de laboratorio y centro de cmputo de los planteles, conozcan y apliquen los procesos inherentes al sistema.

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Justificacin
Los laboratorios y centros de cmputo son el escenario de aprendizaje donde los alumnos inician un contacto directo con las ciencias, llevando a la prctica los conocimientos tericos, logrando as la experimentacin. El SIREP, fue creado como una herramienta para facilitar la evaluacin del trabajo de los laboratorios y centros de cmputo y de este modo hacer ms eficaz y eficiente el proceso de captura.

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Responsables

Administrador General de Prcticas de Laboratorios y Centros de Cmputo de la DGEMS

Programador del SIREP de la DGEMS. Supervisor Escolar de la DGEMS

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Administrador General de Prcticas de Laboratorio y Centros de Cmputo de la DGEMS.

Es la persona encargada de administrar, organizar y suministrar el SIREP.

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Programador del SIREP de la DGEMS.

Es la persona responsable de vigilar el correcto funcionamiento del sistema as como la observancia de la integridad de la base de datos.

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Supervisor Escolar de la DGEMS

Persona mediante la cual se establece un enlace directo entre los planteles y la direccin del nivel, encargado de supervisar que las prcticas sean llevadas a cabo de manera adecuada en cada plantel.

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Usuarios

Administrador del SIREP del plantel

Profesor titular
Laboratorista

Instructor computacional
Jefe o subjefe de grupo

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Administrador del SIREP del Plantel

Persona que opera el Sistema de Reporte de Prcticas de Laboratorio y Centro de Cmputo exclusivamente de su plantel.

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Profesor titular

Persona que imparte el contenido de un programa educativo de una o ms asignaturas y cumple junto con el laboratorista/instructor computacional las prcticas programadas, adems se responsabiliza de la eficiencia de prcticas de su plantel.

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Laboratorista

Profesor a cargo del laboratorio, quien proporciona los materiales y equipo adecuado para llevar a cabo una prctica con un grupo de alumnos, en coordinacin con el profesor titular, adems se responsabiliza de la eficiencia de prcticas de su plantel.

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Instructor Computacional

Persona encargada del centro de cmputo, quien mantiene y resguarda los materiales, insumos y equipo adecuado para llevar a cabo una prctica con un grupo de alumnos, en coordinacin con el profesor titular, adems se responsabiliza de la eficiencia de prcticas de su plantel.

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Jefe o Subjefe de Grupo

Representante de grupo, quien realiza las prcticas programadas de una materia y es responsable de validar las prcticas realizadas junto con el profesor, laboratorista/instructor computacional.

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Procedimientos

Ingreso a SIREP Captura

Reporte
Firma electrnica

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Ingreso a la pgina DGEMS

Quin: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Escribe la siguiente direccin electrnica: http://www.ucol.mx/dgems/ Paso 2: Se mostrar la presente pantalla a lo cual tendrs que dar click en: Prcticas

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Pgina de ingreso
Quin: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Ingresa tu mail universitario. Paso 2: Ingresa la clave que te fue otorgada por el Administrador General de Prcticas Paso 3: Da click en el botn

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Pgina inicial
Te aparece la pgina inicial del sistema de donde puedes escoger 1.- Usuarios: Asigna profesores y alumnos al sistema. 2.- Practicas: Registro de las prcticas realizadas cada semana. 3.- Reportes: Visualizacin de las prcticas realizadas.

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Registro de nuevos usuarios

Quin: Administrador del SIREP del plantel.
1. Da click en el cono y se muestra la siguiente pantalla: 2. Muestra el Tipo de usuario: profesores, laboratoristas/instructor computacional y jefes de grupo. 3. Seala el vnculo para agregar usuario 4. Asignacin de materia grado y grupo 5. Modificacin a los datos de usuarios 6. Eliminar usuario
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Registro de nuevos usuarios

Quin: Administrador del SIREP del plantel.
Paso 1: Ingresar nombre completo del usuario. Paso 2: Registra el nm. de trabajador para profesores o nm. de cuenta en caso de alumnos. Paso 3: Correo electrnico universitario, (minsculas/sin
acentos)

Paso 4: Selecciona el tipo de usuario. Paso 5: Da click en:

Nota: Si los campos no estn completos te aparecer un mensaje indicando Campo requerido. Nota: Si tienes profesores que tambin son laboratoristas/instructor computacional debes capturar su funcin por separado. Diapositiva 20 de 43

Edicin de datos de usuarios

Quin: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Da click al cono de editar Paso 2: Presiona el cono para almacenar los cambios Paso 3: Ya almacenados los datos, da click en el cono de asignar materias y grupos.

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Asignacin de materias grados y grupos

Quin: Administrador del SIREP del plantel.
Paso 1: Selecciona el semestre.

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Paso 2: Selecciona la materia que imparte.

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Paso 3: La columna horizontal indica los grupos, da click en la casilla para seleccionarlos. Paso 4: Presiona

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Captura de prcticas
Quin: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Selecciona el cono de acuerdo al reporte escrito tendrs que capturar la prctica en el siguiente orden. Paso 2: Semestre. Paso 3: Nmero de la semana. Paso 4: Materia. Paso 5: Nombre de la prctica. Paso 6: Grado. Paso 7: Grupo. Paso 8: Nombre del profesor. Paso 9: Nombre del alumno. Paso 10: Nombre del laboratorista/instructor computacional. Paso 11: VERIFICA que los datos sean correctos y da click

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Captura de prcticas
Quien: Administrador del SIREP. Proceso: Cuando el profesor, laboratorista/instructor computacional no asisti.
Sigue los pasos normales del 1 al 7

Paso 8: Si el profesor no asisti debers dar click en el cono. El espacio de nombre se desactivar. Paso 10: Si el laborat./instructor computacional no asisti debers dar click en el cono. El espacio de nombre se desactivar. Paso 11: VERIFICA que los datos sean correctos y entonces, da click en
Nota: El profesor y el laboratorista/ instructor computacional no pueden faltar a la misma vez. Y en ausencia del jefe de grupo seleccionars al subjefe.

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Reporte de prcticas realizadas

Quin: Administrador del SIREP del plantel.
Paso 1: Da click en el cono Paso 2: Selecciona el semestre. Paso 3: Selecciona la semana. Paso 4: Para ver el detalle de la prctica da click en la materia que desees.

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Detalle de prcticas realizadas

Quin: Administrador del plantel. Se observa la siguiente informacin:
Semana
Materia y sus grupos Horas por semana Nombre de la prctica Grado y grupo Nombre del Alumno Nombre del Profesor Nombre del

Laboratorista
Estado de la prctica

Si deseas imprimirlo da click en el icono de la impresora Si requieres eliminar la prctica da click en X

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Envo de recordatorio
Quin: Administrador del SIREP del plantel. Paso 1: Ingresa al cono de reportes. Paso 2: Selecciona el semestre. Paso 3: Selecciona la semana. Paso 4: Elige la materia y da click, te aparecer la presente pantalla. Paso 5: Elige el nombre del usuario al que deseas enviar un recordatorio y da click en:
*Los usuarios que hayan firmado la prctica les aparecer el cono **En cambio los usuarios que NO hayan firmado la prctica les aparecer

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Bandeja de entrada del correo

Cuando entras a tu correo electrnico aparecer la prctica y slo tendrs que dar click para abrir el correo y poder firmar.

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Firma electrnica de la prctica

Al abrir el correo te aparecen los siguientes datos:

* Nombre de la prctica.
* Profesor

* Materia.

* Laboratorista

* Alumno. * Grado y grupo.

Debes nicamente dar click en FIRMAR para completar el procedimiento.

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Cuando la prctica ya fue firmada

Cuando la prctica ya fue firmada te aparece un mensaje advirtiendo que ya no es necesario firmar nuevamente, se sugiere que elimines las prcticas firmadas de tu bandeja de entrada, para evitar saturar tu correo.

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Cuando la semana est deshabilitada

Cuando la semana se cerr e intentamos firmar la prctica aparece un mensaje de error como el que muestra la figura

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Cuando la prctica ha sido eliminada

Las prcticas pueden ser eliminadas por el Administrador del SIREP de tu plantel, cuando existen errores en los datos, el sistema te mostrar el siguiente mensaje.

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Anexo

Formato Formato

de auditoria. de prcticas. generales para la de captura, de y supervisin prcticas

Disposiciones

reporte

laboratorio y centro de cmputo

Directorio

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Universidad de Colima
Nombre del documento REPORTE DE AUDITORA INTERNA AL PROCESO DE REPORTE DE PRCTICAS
Fecha de elaboracin Edicin Fecha de Revisin

01 de octubre de 2007

01

29 de septiembre de 2007

_____________________________________ NOMBRE DEL DIRECTOR(A) _____________________________________ PLANTEL Presente Por este medio le presento el Informe de la Auditoria efectuada los das ___________ de __________ del ao en curso, ejecutada por: NOMBRE DEL AUDITOR: __________________________________ OBJETIVOS DE LA AUDITORA: Validar la Eficiencia de prcticas de laboratorios y mdulos de cmputo en los bachilleratos. ALCANCE DE LA AUDITORA: La auditoria cubri el proceso de requisicin y captura de los reportes de prcticas de laboratorio y mdulos de cmputos del plantel. DOCUMENTOS AUDITADOS. Durante la auditoria se revisaron los siguientes documentos: El reporte impreso de prcticas de laboratorio y el reporte impreso de prcticas de mdulo de cmputo. La auditoria se realiz utilizando la fuente de datos del Sistema de reporte de prcticas de laboratorio en lnea de la DGEMS. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES. Durante la auditora se detectaron __ no conformidades mayores, __ no conformidades menores y __ observaciones, en relacin a los documentos de referencia, las cuales se desglosan a continuacin:

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No. Realizacin del Servicio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Clasificacin de Conformidad Mayor Menor Observacin

Descripcin de Conformidad

Responsable

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CONCLUSIONES. Es de mencionar que la auditoria ejecutada se ha basado en muestreos aleatorios con base en las caractersticas de plan de auditoria elaborado, por lo que existe la posibilidad que el sistema de gestin auditado presente un nmero mayor de no conformidades, las cuales tambin es necesario que se atiendan sin demora injustificada. Considerando el nivel de compromiso y participacin de todo el personal, se exhorta a que se atiendan y cierren satisfactoriamente y a la brevedad todos los hallazgos y no conformidades registrados. Agradezco su atencin y me reitero a sus rdenes para cualquier comentario al respecto. Atentamente, ________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR C.c.p. Director(a) del plantel.

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Gua de llenado del reporte de auditoria del reporte de prcticas. (Documento exclusivo del auditor) 1.Ingresar al Sistema de reporte de prcticas con su usuario y clave de supervisor: http://www.ucol.mx/acerca/coordinaciones/cgd/DGEMS/practica2/ 2.Seleccionar la opcin Auditoria. 3.Seleccionar el Bachillerato a auditar. 1.El sistema generar una lista de 10 prcticas que supone han sido capturadas de manera correcta. 2.Se solicitaran los reportes impresos de esas 10 prcticas generadas por el sistema. 3.Se procede a cotejar los reportes impresos con los del sistema. 4.Se registran los hallazgos en el Reporte de auditora. Realizacin del servicio: Nombre de quien captur el reporte en el sistema. Responsable: Responsable de la eficiencia de prcticas de laboratorios del plantel. Clasificacin de la No conformidad: No conformidades mayores. Inexistencia del reporte impreso. Ausencia de alguna de las firmas en el reporte. No conformidades menores. Ausencia de alguno de los datos que conforman el reporte. incongruencia entre los datos que arroja el sistema y los mostrados por el reporte impreso. Observaciones. Las que considere pertinente el auditor sealar.

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Formato de prcticas

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DIRECTORIO
Integrantes de la Comisin de Prcticas de Laboratorio y Centro de Cmputo:
Licda. Alejandrina del Carmen Covarrubias Mtro. Gerardo Emmanuel Crdenas Villa Licda. Laura Araceli Jimnez Cobin Mtro Pedro Ramn Gmez Lpez

Ing. Jos Feliciano Armas Aguirre

Ing. Eduardo Aguilar Torres Ing. Csar Jimnez Ante

A t e n t a m e n t e:
Ing. Crescencio Rico Macas Director General de Educacin Media Superior
AGOSTO 2009