Administracin De Establecimientos De Alimentos Y Bebidas

ADMINISTRACIN DE ESTABLECIMIENTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Objetivo. Al finalizar el curso, el estudiante aplicara el proceso administrativo en la construccin de un modelo de Organizacin que incluya el manejo de los registros contables, los controles administrativos y el cumplimiento de las normas de seguridad de higiene de establecimientos de alimentos y bebidas. TEMARIO 1. Clasificacin de los Establecimientos de Alimentos y bebidas 1.1. Definicin y caractersticas 1.2. Clasificacin 2. Importancia de la Administracin de los Establecimientos de Alimentos y Bebidas 2.1. Proceso administrativo aplicado a Alimentos y Bebidas 2.2. Control de costos 2.3. Compras 2.4. Polticas 2.5. Proveedores 2.6. Inventarios 3. El elemento humano 3.1. Organigramas 3.2. Jerarquas 3.3. Descripcin de puestos 3.4. Higiene 3.5. Seguridad 4. Planeacin de Establecimientos de Alimentos y Bebidas 4.1. Polticas de servicio 4.2. Reglas para trabajadores 4.3. Estndares de calidad 4.4. Anlisis de rendimientos 4.5. Anlisis de produccin 5. Controles y registros bsicos 5.1. Determinacin de stocks 5.2 Conciliacin contable de alimentos y bebidas 5.3. Rotacin de inventarios en almacn 5.4. Reporte de fluctuaciones de compra 5.5. Conciliacin de almacn de alimentos y bebidas 5.6. Costos de venta y de operacin *Glamping o Neo grup Clasificacin de los establecimientos de alimentos y bebidas Antecedentes: * Se encuentra en la tradicin primitiva de los festines comunitarios. * Cuando se invento el comercio, los primeros mercaderes cambiaban herramientas, ropa, ganado y despus dinero por alimentos preparados. * Las posadas. * Durante la edad media el servicio de A y B era un privilegio de la aristocracia, los comensales se

lavaban las manos en agua perfumada y le servan platos enormes de pavorreal, cisne rostizado, carne de res y carnero, acompaados por el entrenamiento de acrbatas, malabaristas y trovadores. Los colosales coman con los dedos y usaban enormes corbatas coloridas para limpiarse. * Catalina de Medeci fue una de las primeras mujeres en destacar la comida elegante (se caso con Enrique II de Francia en 1533). * En 1651 en Paris sali el primer libro de cocina para gourmets. * *Primer Restaurante. En 1765 en Paris se abri al pblico el primer establecimiento de servicios de alimentos. * Venite ad me omnes qui stomacho laboratis et ego restaurabo vos Vengan aquellos de estomago grente yo los restaurare. * *Del latn restaurabo surge la palabra restaurante. * En 1880 surge el primer restaurante en E.U. que se llamaba Delmonicos en N.Y. * En Londres el primer restaurante fue en 1873. * La primera cafetera se abri en N.Y. en 1885. Qu es un restaurante? Es un establecimiento donde se sirven alimentos y bebidas, funciona generalmente en comidas y cenas ya que los especialistas en desayuno son las cafeteras. Los precios: en los alimentos se determinan de acurdo a la categora del establecimiento que vara segn el lugar donde este situado las instalaciones y el servicio. *Las personas que trabajan son los mozos (garroteros), camareros o meseros y el capitn de meseros o maitre. Origen de los Restaurantes El trmino es de origen francs y con el trmino se diferenciaba del servicio brindado en posadas, tabernas y casas de comida. En 1789 con la Revolucin Francesa muchos de los aristcratas pierden su dinero sin poder tener tantos sirvientes a su cargo, haciendo que los restaurantes tengan gran xito. En el siglo XIX los restaurantes ya estn totalmente establecidos, la gente ya est ms identificada con ellos y es cuando se empieza a hacer competencia con los hoteles. Se mantuvo el nombre de restaurante porque reconfortaba. *Clasificacin de los Alimentos y Bebidas (hoja) Tipos de restaurantes: 1. Grill: este tipo de establecimiento est orientado a la cocina americana donde se sirven carnes, pescados y mariscos a la plancha y parrilla (todo es a la plancha); el servicio debe ser rpido y eficiente y la decoracin orientada muchas veces al oeste americano (apto para gente joven). 2. Restaurante buffet: a mediados de la dcada de los 70s aparecieron principalmente en los hoteles como tendencia casi exclusiva de los mismos, para la presentacin de estos se colocan en bandejas de diferentes tipos con calentadores y refrigeradores integrados para mantener la temperatura adecuada. 3. Restaurantes de especialidades: los restaurantes se especializan en un tipo de comida, dentro de los ms relevantes tenemos: mariscos, vegetarianos, stick houses o asaderos; estos incluyen los nacionales y los que se especializan en la cocina de un pas o en una regin determinada. Este tipo de restaurantes se clasifica en base al tipo de comida y metodologa de servicio. * Planeacin: determina lo que se va a hacer y determina el curso de accin, fijando polticas para orientar las acciones para seguir los procedimientos. * Organizacin: Cmo? Se va a hacer la estructura que debe tomarse en cuenta a funciones y obligaciones (organigrama, jerarquas, puestos descripcin). * Integracin: es donde se fijan procedimientos para dotar a las instalaciones de los medios

necesarios para eficientar los funcionamientos y comprende: a) Seleccin: de tcnicas para escoger los elementos necesarios. b) Introduccin: es la mejor manera para que los nuevos elementos se articulen en forma ptima. c) Desarrollo: significa la necesidad de que todos los elementos progresen o mejoren. * Direccin: asegurarse de que se impulsen, coordinen y vigilen las funciones de cada elemento y comprende: a) Autoridad: para indicar como ejecutar una accin (lder) b) Comunicacin: flujo de informacin entre todos los elementos de la administracin. c) Supervisin: asegurarse si las actitudes se estn realizando como se haba planeado. d) Control: determina como se ha realizado toda la accin en relacin con el establecimiento de sistema encaminado a mejorar los resultados (evaluar lineamientos establecidos). *El rea de alimentos y bebidas tienen relacin directa con huspedes y miembros del pblico en general. *El servicio es nuestro producto ms importante. *Un buen platillo debe tener presentacin, limpieza, decoracin, etc. *Un mal servicio (lo arruina), arreglo de la mesa, atencin, artculos completos, limpieza del lugar y personal, etc. La publicidad oral: es el medio ms poderoso en la industria del servicio para bien o mal. Importancia de la administracin * Planeacin a corto y largo plazo * Mantener un servicio de buena calidad * Ocupacin por medio de la publicidad, promocin, pronostico preciso de ventas * Comunicacin efectiva * Asegurar el personal, debidamente capacitado, motivado y supervisado (correcto funcionamiento, buen aspecto) La divisin de A y B tiene 3 funciones: 1. Generar ganancias 2. Proveer servicio de A y B en la localidad 3. Control de costos La organizacin de A y B se divide en 5 reas: 1. Compra de alimentos 2. Produccin o preparacin de alimentos 3. Servicio de alimentos 4. Servicio de bebidas 5. Banquetes y servicio a domicilio Control de costos de A y B: * Comprende desde los procedimientos de almacenamiento y requisicin hasta el uso de bsculas de alta precisin, utilizacin de porciones estndares donde se pesa cada porcin evitando desperdicios. * El control efectivo de los costos de A y B requiere un proceso de anlisis de informacin y procedimientos: * Mtodo de inventario (primer mtodo para los costos) * La responsabilidad del controlador de A y B con el departamento de contabilidad (presupuestos, pronsticos, anlisis de costos, supervisin, rendimiento de la marca, pruebas de calidad, llevar registros, fijar precios de men) Factores de costos de A y B: * Costos de alimentos * Tamao del personal * Mtodos de compra (crdito, da a da, etc.) * Recepcin (rpido de los insumos) * Almacenamiento (espacio, luz, etc.) * Entrega de provisiones

Controles de compra: * Los alimentos pueden ordenarse hasta 6 meses antes del uso. * Contar con varios proveedores (comparaciones de precio y calidad) * Preparacin de un reporte de mercado en el cual se comparan los precios de diferentes tipos de provisiones (se comparan muestras para probar) Recibimiento, almacenamiento y entrega de provisiones: * Los artculos deben de inspeccionarse de inmediato de inmediato para verificar que cumplan con las especificaciones (caducidad, etc.) * El almacenamiento es un factor importante para los costos (no tener acceso en el almacn para evitar los robos) * Las requisiciones son anotadas en un libro y al final de cada da con estos datos se calcula el costo total de todos los artculos, para determinar el costo bruto de los alimentos consumidos. Control de costos de produccin de alimentos: * Para hacer rendir al mximo las utilidades se utilizan recetas y porciones estndar. Porcin estndar: es la cantidad preestablecida de cada ingrediente que debe usarse en cada racin individual de cada plato. Control de costos en el servicio de alimentos: * Errores cometidos durante el servicio (servir alimentos fros, derramar bebidas, equivocar el pedido o el cliente, etc.) AUMENTO DE COSTOS SIN INCREMENTO DE VENTAS. Motivos principales para la reduccin de costos: 1. Ciclo de control de costos: (elaboracin de alimentos) * Requerimientos de materias primas * Almacenamiento * Compra, elaboracin, distribucin y venta Estos departamentos debern establecer pautas y normas para su operacin 2. Elaboracin: * Se procesan los alimentos y parten de las necesidades diarias * El jefe planifica la produccin, para no provocar costos excesivos 3. Desperdicios: * El mal uso de los alimentos producen desperdicios 4. Sobre coccin: * Una prolongacin de coccin reduce el volumen del producto * Tambin afecta la calidad sensible del producto 5. Falta de control de las porciones: * Al no tener control al servir las porciones nos afecta sobre todo por el aumento en el costo. 6. Uso indebido de los excedentes de produccin: * Si la planificacin no fuera debidamente realizada pueden quedar productos terminados sin vender (los sobrantes difcilmente podrn ser vendidos), se reducen ganancias. 7. Ordenes incorrectas de produccin o compra a terceros: * Algunos gerentes sostienen la posibilidad de comprar algunos productos elaborados a terceros a efecto de aumentar la calidad o presentacin de los platos. 8. Hurto o consumo de A y B por el personal: * Sistemas de control poco organizados. Compras: es el proceso en el que participan el solicitante y el proveedor para cumplir los requerimientos dentro de la institucin. Proveedores: es una entidad fsica o virtual que tiene el fin de ofrecer servicios a otras entidades.

Los proveedores se elijen a comparacin de precios y calidad. Inventarios: todos los medios tangibles que se tienen para la venta en el uso diario del negocio, para ser consumido en la produccin de bienes y servicios para que posteriormente se comercialice. Fue uno de los primeros para tener un control y registro de los que son las compras y ventas. El inventario es por lo general el activo mayor que se considera en los balances generales: Cuentas principales: 1. Compras 2. Inventario inicial 3. Devoluciones de compra 4. Gastos de compra 5. Ventas 6. Devoluciones de ventas 7. Mercanca en transito 8. Mercanca en consignacin 9. Inventario final Los inventarios se dividen en 2 principalmente: 1. Inventario perpetuo: son tiles para los estados financieros (mensual, trimestral, etc.) normalmente se utiliza para las piezas de alto costo como joyas, automviles, etc. 2. Inventario peridico: este se realiza justamente al fin de un periodo, es conocido como un sistema fsico y este se utiliza como contabilizador (aspectos de caja). Chef ejecutivo * Es el chef principal, es el jefe dentro de la cocina, por lo tanto es el que tenga todo en orden para dar el ejemplo a todo su equipo de trabajo; tiene que saber totalmente como va a ser el men, costos, recetas estndar, implementar estrategias, estrategias para evitar gastos innecesarios, fugas. Es el que tola los turnos, das de descanso, supervisa que el rea de trabajo este limpia, que todo se termine al da y que las cosas estn organizadas, supervisa ventas y existencias. Realiza pedidos. Controla asistencias de los empleados. * Se encarga totalmente se supervisar y a lo administrativo Sub Chef ejecutivo * Sustituye al chef ejecutivo en su ausencia y supervisa la produccin Chef pastelero * Es que el que tiene a su cargo todo lo que es repostera, confitera, panadera y todos los postres en general * Da opciones para poder formar el men del da, donde puede haber algo especial Garde-Manger * Este trmino tambin es utilizado en cocina fra * Ve todos los aspectos de cocina fra * Salsas, ensaladas, guarniciones, etc. * Analiza los programas de banquetes junto con el chef ejecutivo Chef salsero * Salsas base y sopas segn el men * Revisa los productos de refrigeracin * Tendr que estar al pendiente si el parrillero va a utilizar salsas para marinar, preparar, etc. Chef carnicero * Checara diariamente todos los aspectos de la carne, si estn a la temperatura adecuada, que no se vayan a caducar, etc. * Tener mucho cuidado en el aspecto de que no se echen a perder, se queme de congelacin, cuidar el sabor, etc.

* Checar que los cortes estn acorde de la porcin que se indique en cada platillo, que tengan el corte adecuado * Limpieza de las maquinas como cortadoras, moledoras, etc. Parrillero * Se encarga de todos los aspectos que tengan que ver con la parrilla y asados * Tener limpia y raspada la parrilla Chef de partida * Se encarga de reportar al chef ejecutivo todo lo que pasa en la cocina * Lleva una bitcora de las ventas y existencia de la mercanca * Controlar entradas y salidas de los empleados * Revisara diariamente los refrigeradores para checar que los alimentos estn tapados, no estn caducos, que las temperaturas estn correctas, verificara que los platillos tengan una buena presentacin, que verdaderamente estn calientes o fros * Se encarga de llevar todas las comandas del da Ayudantes de cocina * Ayuda en todos los aspectos de la cocina * Pican, limpian, auxilian, etc. Stewards y Cochambreros * Recolectan la basura * Seleccionan y revisan que la loza, los cubiertos y cristalera no estn revueltos * Lavan todo este tipo de trastes y utensilios * Sacan la basura, lavan y limpian los botes de esta misma Maitred * Es el anfitrin * Brinda la carta de alimentos * Solo en un restaurante de lujo o especialidad * Aspecto generalizado del servicio Descripcin de puestos * Cantador de rdenes: se encarga de recibirles las comandas a los meseros para la salida de alimentos, controla un tablero de pedidos pendientes, en caso de tardanza de algn platillo hace la reclamacin correspondiente al cocinero, rene las comandas que ya fueron surtidas y al terminar el turno las enva al contador o rea administrativa. * Pantry: este seor se va a encargar de proporcionar al mesero jugo, frutas en almbar, galletas, helados, leche, cremas, t helado, prepara bebidas fras sin alcohol y en algunos casos se encargara tambin de despachar el refresco. Anlisis de rendimiento Este tipo de anlisis constituye una tcnica matemtico-financiera y analtico a travs de la cual se determinan los beneficios o perdidas o perdidas en los que se puede incurrir al pretender realizar una inversin donde sus objetivos es obtener resultados que apoyen la toma de decisiones referente a actividades de inversin. * Fines: a) Identificar la repercusin financiera por el empleo de los recursos monetarios en el proyecto seleccionado. b) Calcular las utilidades y prdidas que se estiman obtener en el futuro a valores actualizados. c) Establecer razones financieras derivados del balance en general. * Diversos mtodos: 1. Mtodo vertical: se refiere a la utilizacin de los estados financieros de un periodo para conocer su situacin o resultados. 2. Mtodo horizontal: se comparan entre si los dos ltimos periodos ya que en el periodo que est

sucediendo se compara la contabilidad contra el presupuesto. 3. Mtodo histrico: se analizan tendencias ya sean de porcentajes, ndices o razones financieras que puedan graficarse para una mejor ilustracin. * Razones financieras de este anlisis: * Se busca obtener indicadores para conocer si la entidad sujeta a evaluacin es solvente, productiva y si tiene liquides. * Se mide el capital de trabajo. * Rotacin de clientes por cobrar. * Razones de endeudamiento. * Razones de extrema liquides (capacidad de pago que tiene la empresa y en qu periodos.) * Valor contable de las acciones. * Tasa de rendimiento. * Causas que ocasionen variacin en los puntos de equilibrio y las utilidades: a) Cambio en los precios de venta. b) Cambios en los costos fijos. c) Cambios en la ejecucin del trabajo o en la optimizacin de materiales. d) Cambios de volumen. * Decisiones que puede tomar la direccin con respecto al punto de equilibrio: a) Expansin de la planta. b) Cierre de la planta. c) Rentabilidad del producto. d) Cambios de precio. e) Mezcla en la venta de productos. * Ventajas: 1. Permite determinar un punto general de equilibrio en la empresa que vende varios productos similares a distintos precios de venta (conocer las ventas y los costos fijos y variables). 2. Simplicidad en el clculo, en grficos e interpretacin. * Desventajas: 1. No es una herramienta de evaluacin econmica. 2. Es inflexible en el tiempo. 3. No se adapta para situaciones de crisis. 4. Existe un supuesto explicito de que los costos y gastos se mantienen as durante periodos prolongados cuando en verdad no es as. * Clasificacin de los gastos: a) Constantes: permanecen estticos en su monto durante un periodo de tiempo y se subdividen en fijos y regulados. b) Variables: aumentan o disminuyen de acuerdo al volumen de su produccin o ventas (materiales, salarios directos, luz, comisiones sobre venta, etc.) Anlisis de productividad Productividad: es la relacin cuantitativa entre lo que producimos y los recursos que utilizamos. Produccin: se refiere a la actividad de producir bienes o servicios mediante un proceso de transformacin. Se analizara la produccin real obtenida y la produccin estndar esperada. Factores que afectan la productividad 1. Mtodos (toda la serie de procedimientos que realizamos

para poder bridar el servicio) y equipo (forma de mejorar la actividad.) Ejemplo: manuales de procedimientos. 2. Capacidad de los recursos humanos. Ejemplo: Qu tan capacitado esta t personal? *Estudio de tiempos y movimientos (mtodos y procedimientos que va a tener el personal al actuar.) *Edad, sexo, ocupacin y tendencias histricas. *Medio ambiente laboral. Cuentas importantes que se utilizan o sacan de los inventarios 1. Inventario inicial 2. Compras 3. Devolucin en compras (productos que devolvemos a nuestros proveedores) 4. Gastos en compras 5. Ventas 6. Devoluciones en ventas (platillos) 7. Mercancas en transito 8. Mercancas en consignacin 9. Inventario final Mtodo de evaluacin de inventarios Las principales bases de evaluacin son: 1. Costo: cuanto es lo que nos cuesta. 2. Mercadeo: poder checar como est el precio del mercado. (Competidores) 3. Precio de venta: al precio en que nosotros vamos a venderlo. Funciones de las existencias Garantiza el abastecimiento e invalida los efectos de retraso en el abastecimiento de los materiales, abastecimiento parcial, rapidez y eficacia en atencin a las necesidades. Funcin de los almacenes * Mantienen los materiales y los productos seguros de incendios, robos y deterioros. * Mantiene informado al departamento de compras sobre las existencias reales de materia prima y productos. * Lleva en forma minuciosa controles sobre entradas y salidas y vigila que no se agoten los materiales y que de alguna manera siempre se manejen mnimos