ANALISTA E TCNICO DOS TRUBUNAIS SBADO LIBERDADE MATRIA: ARQUIVOLOGIA PROF: RODRIGO DATA: 17/03/2012

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Arquivologia Conceitos Princpios arquivsticos Provenincia (respeitos aos fundos) e respeito pela ordem original (organizao interna) Arquivo Conjunto de documentos produzidos e recebidos Pessoa fsica e pessoa Jurdica para uso futuro Documento Informao Suporte fsico = material papel Territorialidade O arquivo acompanha o destino do territrio Documento de arquivo Produzido e recebido Qualquer suporte de tipos diversos, ex.: mapa, artigo, Organicidade Tipo de arquivo e suas finalidades Finalidade: guardar, preservar e garantir o acesso aos documentos. Tipos de arquivo: Entidades Mantenedoras: pblicos ou privados Natureza dos documentos: especial (cuidados especiais) Evoluo (passam com o tempo a desempenhar outras funes): corrente, intermedirio e permanente Extenso (s aplicado ao arquivo corrente) de atuao: setorial e central. Estgios de evoluo Corrente: uso mais frequente. Intermedirio: uso menos frequente. Permanente: uso para outro fim. Perderam todo valor de natureza administrativa, se conservam em razo de seu valor histrico/documental.
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Tipologia documental conceitos Estudo documental Natureza do contedo ou tcnica de registro: Suporte: material, ex.: papel, fita magntica, filme de nitrato Forma: caractersticas fsicas ou estgio de preparao, ex.: cpia original, minuta, rascunho. Formato: configurao, ex.: livro, caderno, planta, folha, cartaz, rolo de filme... Gnero: aspecto. Quanto ao gnero, h uma classificao segundo a forma em que a informao foi registrada: Documentos textuais: forma escrita ou textual Documentos audiovisuais: som ou imagem em movimento Documentos microgrficos: microformas, ex.: microfichas. Microfilmes. Documentos digitais: documentos codificados em cdigos binrios, ex.: arquivo em mp3, arquivo do Word. Documentos iconogrficos: forma de imagem esttica, ex.: fotografias, desenhos, gravuras. Documentos cartogrficos: representa de forma reduzida, uma rea menor, ex.: mapas e plantas. Espcie documental Designao segundo seu aspecto, ex.: carta, mapa, lista, gravura, etc. Tipo documental como se fosse o recheio. a diviso da espcie, ex.: cartas- patentes, lista de frequncia. GESTO DE DOCUMENTOS o conjunto de procedimentos para: produo, destinao e uso de documentos. Objetivo Aumentar a eficincia do mesmo. Processo de organizacional Planejamento, organizao, coordenao e controle do
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arquivo.

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Fases: 1 Produo: elaborao de documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. 2 Utilizao: fluxo percorrido, uso. 3 Avaliao e Destinao: guarda (temporria ou permanente) dos documentos ou eliminao. Avaliao de documentos: objetivos Estabelecer prazo de guarda na fase corrente e intermediaria e a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente). Vantagem da avaliao para instituio Eliminao de documentos Diminuir os gastos Facilitar a recuperao das informaes ou acesso. Valorao dos documentos Tem valores temporrios e permanentes. Valor administrativo: chamado de primrio (esta em uso). Possui valor temporrio. Valor histrico: chamado de secundrio. Uso para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados. fonte de pesquisa. Prazo de guarda dos documentos: critrios Frequncia de uso Recapitulao Prescrio legal dos documentos Precauo Destinao final dos documentos Poder ser: Eliminada (sem valor histrico) Guarda permanente (com valor histrico) Tabela de temporalidade Prazo de guarda dos documentos e sua destinao final. Elaborada por comisso permanente e aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada.
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Seleo de documentos (arquivos correntes e intermedirios) A seleo a separao fsica de acordo com sua destinao. Eliminao: destruio dos documentos Transferncia: envio para o arquivo intermedirio. (transferncia s para o intermedirio) Recolhimento: envio para o arquivo permanente. (recolhimento s para o permanente). Gesto de documentos correntes Na administrao publica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo. Nos arquivos correntes so realizados: Protocolo Arquivamento Expedio Emprstimo e consulta Destinao Arquivamento/desarquivamento Consulta Nos protocolos so realizados: Recebimento Classificao Registro-autuao Movimentao Controle Classificao do protocolo Ostensivo (aceso livre) No ostensivo (acesso restrito, particular, sigiloso) Registro de Protocolo (ostensivo) Procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle informatizado ou manual atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento. Controle de movimentao do Protocolo
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Atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-los com rapidez quando necessrio. ARQUIVAMENTO Forma em que os documentos so armazenados. Acondicionamento (embalagem) Armazenamento (local) Forma de classificao (como classificar) Mtodos de arquivamento Sistema de busca: Sistema direto: feito diretamente no local, ex.: mtodo alfabtico simples. Sistema indireto: consulta um ndice ou um cdigo, ex.: mtodo numrico simples. Classes do mtodo de arquivamento Bsico: Alfabtico: simples (pessoas), geogrfico (local) Numrico: simples (nmeros), cronolgico (data), dgito terminal (a leitura feita ao contrario do nmero simples) Ideogrfico: alfabtico (dicionrio/enciclopdia), numrico (nmeros duplex, ex.: 1, 1.1, 1.1.1, 1.1.2) Padronizado: Variadex (agenda telefone de papel separando letras) Automtico (agenda celular) Mnemnico Obs. O mtodo alfanumrico (combinao de letras e nmeros) considerado um sistema semi-indireto. Gesto de documentos intermedirios Objetivo Minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios (guarda temporria). Arquivos intermedirios Atendem as consultas feitas pelos rgos depositantes Arquivam Desarquivam
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Destinao (eliminao e recolhimento) Atividade Arranjo (organizao) Ex.: quadro de arranjo: institucional, funcional, espcie documental. Descrio: elaborao de instrumento de pesquisa (guia, inventario). Preservao: conservao (manuteno) e restaurao (revitalizao) de arquivos permanentes. Tipologias documentais e suportes fsicos Microfilmagem Copia do documento em formato microgrfico. Validade legal (Lei 5533/68). Economia de espao. Aumento de confidencialidade. Maior segurana. Maior durabilidade. Preservao do documento Substituio do documento (s pode ser substitudo se no for histrico). Cpia da cpia por motivos de segurana. Digitalizao (automao) Preservao Gesto (Gesto eletrnica de documento - GED ou Gesto de documentos eletrnicos GDC) Produo de documentos Benefcios da automao Menor espao Maior acesso Maior segurana (controle) Ganho de eficincia. Riscos da automao e microfilmagem Obsolescncia tecnolgica Preservao/ conservao
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Manuteno do documento Acondicionamento/arquivamento adequado Manuseio e uso de documentos Higienizao (manter limpo o ambiente e higienizado) Limpeza Controle ambiental (umidade) Conservao e preservao Vistorias peridicas para revis-lo e manter a limpeza Restaurao Revitalizao da legibilidade do documento Ex.: papel (laminao/ silking/encapsulao)