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PROCEDIMIENTO

CODIGO REVISION APROBADO PAGINA

PR-SB-PDI-05 00

CIERRE DE ORDENES
1. OBJETIVO

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Establecer la secuencia de actividades que se desarrollan para el Cierre de las Ordenes PDI. 2. ALCANCE Este documento aplica a todas aquellas unidades que son solicitadas por el rea Comercial a travs del Formato PDI. 3. DEFINICIONES No Aplica 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR Liquidacin de la Orden Pre Entrega 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Asesor de Servicios PDI Revisar los trabajos realizados, registrar las facturas y cerrar las rdenes pre entrega. 5.2 Supervisor PDI Supervisar el cierre de las ordenes, teniendo en cuenta el estado de la unidad. 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Descripcin 7.1 Verificacin de Trabajos 7.1.1 Verificar que los trabajos solicitados hayan sido culminados. 7.1.2 Si los trabajos an no han sido terminados, mantener actualizada la informacin del status de los trabajos y realizar continuamente el paso 7.1.1 hasta que los trabajos se culminen. 7.1.3 Una vez culminados los trabajos, revisar en el Sistema de Talleres que la totalidad de repuestos hayan sido consumidos en el almacn. Si existen pendientes, coordinar con el personal del Almacn PDI para realizar los consumos. 7.1.4 Si la unidad tiene trabajos de terceros, solicitar las facturas por los servicios. Estos documentos se deben revisar y si se encuentran diferencias y/o errores, se solicita que se generen nuevos documentos con la informacin correcta. 7.2 Cierre de Ordenes 7.2.1 El Asesor de Servicios PDI registra las facturas de terceros en la Supervisor PDI Liquidacin de Asesor de Servicios PDI Responsable Documento asociado

ELABORADOR
Roger Paredes Analista de Procesos de Calidad

REVISOR
Vctor Arellano / Carlos Vergara Supervisor DF&C / Supervisor VW-MAN Jorge Deacon

APROBADOR
Gerente de Operaciones PDI

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PR-SB-PDI-05 00

CIERRE DE ORDENES

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Descripcin Orden Pre Entrega, segn los servicios realizados, as mismo, solicita las firmas correspondientes en cada uno de los documentos. De acuerdo al monto y concepto de las facturas, estas debern ser firmadas por el Supervisor PDI, Asistente de Compras y/o Gerente de Operaciones PDI. 7.2.2 Revisar la liquidacin de la Orden Pre Entrega. Semanalmente se toman muestras aleatorias del total de rdenes cerradas para revisar los cierres. 7.2.3 Si la unidad pertenece a la lnea DF&C, consultar con el rea Comercial si la unidad est nacionalizada. 7.2.4 Si la unidad an no est nacionalizada, esperar la confirmacin de la misma y ejecutar el punto 7.2.4 hasta que suceda. 7.2.5 Cuando las unidades DF&C estn nacionalizadas se puede proceder con el Cierre de la Orden Pre Entrega. 7.2.6 Si la unidad pertenece a la lnea VW-MAN, revisar en el sistema Oracle si la unidad fue recepcionada por Contabilidad. 7.2.7 Si la unidad an no fue recepcionada, coordinar con Contabilidad para que se realice la recepcin y ejecutar el punto 7.2.7 hasta que suceda. 7.2.8 Cuando las unidades VW-MAN estn recepcionadas en el Oracle proceder con el Cierre de la Orden Pre Entrega. 7. REGISTROS Y ANEXOS: 7.1 7.1.1 Anexos Anexo 1: Diagrama de Flujo del Ingreso de Unidades

Responsable

Documento asociado

la Orden

8. CONTROL DE CAMBIOS N de Revisi n 00 Fecha Motivo Creacin del Documento Autorizado por: Jorge Deacon M.

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CIERRE DE ORDENES
ANEXO 1

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CIERRE DE ORDENES
Asesor de Servicios PDI Supervisor PDI

Inicio

Verificar la culminacin de trabajos

Trabajos Culminados?

No

Mantener actualizada la informacin del status del trabajo

Si

Verificacin de Trabajos

Revisar que la totalidad de los repuestos hayan sido consumidos

Hubieron trabajos de terceros? Si Solicitar las facturas por los servicios de terceros Si se encuentran diferencias y/o errores, se solicita al tercero que se generen nuevos documentos con los datos correctos.

No

De acuerdo al monto y concepto de las facturas, estas debern ser firmadas por el Supervisor PDI, Asistente de Compras y/o Gerente de Operaciones PDI

Registrar las facturas en la orden de Preentrega Solicitar las firmas correspondientes en cada uno de los documentos

Semanalmente el Supervisor PDI toma muestras aleatorias del total de ordenes cerradas para revisar los cierres. Revisar la Liquidacin de la Orden de Pre entrega Consultar con el rea Comercial si la unidad est nacionalizada Esperar la confirmacin de la nacionalizacin de la unidad

DF&C

Lnea

Unidad Nacionalizada ?

No

VW MAN

Cierre de Ordenes

Si

Revisar en el Oracle si la unidad fue recepcionada

Proceder con el Cierre de la Orden de Pre entrega

Si

Unidad Recepcionada ?

No

Coordinar con contabilidad la recepcin de la unidad

Final