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5.2 DEFINICIÓN DE ENTRADAS ----------------------------------------------------- 18
5.3 DEFINICIÓN DE SALIDAS --------------------------------------------------------- 18
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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Prestación de servicios
1.1.4 Misión
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1.1.5 Visión
Banquetes Altamira fue fundada por Juan Guillermo Agudelo Londoño y Juan
Camilo Restrepo Bonilla, el 8 de abril de 2003, en el municipio de Medellín
−Antioquia− día en que empezó a funcionar, prestando servicios de banquetes
y recepciones en diferentes salones sociales de la ciudad y el departamento de
Antioquia, teniendo en cuenta personal secundario para atender a los clientes
que asisten a los eventos programados, como grupos musicales,
recreacionistas, técnicos en preparación de alimentos y bebidas entre otros.
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1.1.7 Organigrama
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Responsable
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2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
2.1 PLANTEAMIENTO
Inicialmente se elabora una cotización que se hace por escrito a los clientes
que requieren de los servicios ofrecidos por la casa de banquetes, como son:
alimentos y bebidas, conjunto musical, salón social, cantidad de personas para
atención, fecha y hora. Según la cantidad de personas invitadas a la
recepción, es el cálculo de cristalería en general para ser incluida en el
contrato. La cotización se hace especificando los detalles anteriormente
mencionados y anexando el valor total sin IVA, ya que son personas naturales
en régimen simplificado. Dado que el cliente acepte contratar los servicios de
la casa de banquetes, se realiza una factura de cobro manual, en que el cliente
debe cancelar el 50% del valor total por adelantado y una vez finalizada la
recepción, se hace otra factura final donde el cliente debe cancelar el 50%
restante. Dentro del salón social se hace un inventario de cristalería, silletería y
revisión del mismo para descartar daños. Si se causó alguno de estos se
incluyen en la cuenta de cobro final.
En la casa de banquetes se ingresan de forma manual los datos del cliente en
un formulario para ser archivado, también utilizan talonarios de caja menor para
todos los cobros, abonos a deuda y saldos, firmados y sellados. De esta forma
se respalda el convenio entre el cliente y la casa de banquetes. Otro
documento utilizado en la empresa es un inventario completo de materiales, en
donde el cliente escoge los que va a utilizar para
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el evento, se totaliza el valor de este y el cliente firma comprometiéndose a
hacer la devolución en buen estado, si no hay conformidad con los materiales
recibidos, se realiza un documento relacionando los que están en mal estado y
el precio a pagar por estos.
Lista de clientes
Lista de los servicios que se van a prestar al cliente
Facturación
Cotización
Colilla de cobro
Colilla de pago
Fecha de servicio
Comprobantes de pago
Es necesario mantener la fecha de factura
Informes de préstamos
Informes de devoluciones
Informe de paz y salvo −clientes que no deben−
Presupuesto con que cuenta el cliente
Se necesita sacar promedios semanales y mensuales de registros
Es necesario una consulta de clientes
Listado de deudores
Listado o informe de clientes a paz y salvo
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Listado o informe de clientes en espera de servicio −reservaciones−
Se necesita realizar procesos:
Registro cliente
Registro del servicio −facturación para cobros−
Elaborar cotizaciones y facturaciones
Alquiler de material y pago de servicios
Queremos poder controlar con este sistema y que sirva de apoyo a los
contratos de los servicios ofrecidos por la casa de banquetes, buscando que
las facturas, cotizaciones, registro de clientes, registro de servicio, alquiler de
material y cobros, dejen de ser manuales, ya que con esta aplicación se correrá
los procesos de forma automática para un buen rendimiento de entradas y
salidas en la empresa y con los clientes.
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3 OBJETIVOS DEL SISTEMA
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4 RIESGOS DEL SISTEMA
CUADRO DE RIESGOS
Riesgo del ¿Ha desarrollado, su organización Se debe hacer por escrito todo el proceso del
proceso una descripción escrita del proceso software para el cliente y la organización.
del software a emplear en este
proyecto?
¿Ha recibido su organización Dar inducción o información a la
cursos de información de ingeniería organización, sobre el software a desarrollar
de software para jefes de proyectos y dar a conocer el proceso del software.
y personal técnico?
Riesgo ¿Tiene el personal todos los Informar al personal sobre lo que se está
asociado con conocimientos adecuados? haciendo en la organización, aclarar
el tamaño de la detalladamente el proceso a desarrollar.
plantilla de
personal y su
experiencia
¿Se ha asignado al personal para Es bueno que el personal perdure en la
toda la duración del proyecto? empresa, porque ya todos saben del
proceso. Si no es posible, se deben capacitar
diferentes usuarios que queden en capacidad
de manipularlo
Riesgo ¿Es nueva la tecnología a El fin es solucionar un problema manual
Tecnológico construir? diseñando un nuevo sistema que lo
reemplace bajo una aplicación, para manejar
los diferentes procesos
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RIESGOS DEL SOFTWARE
Interrupción del Falta del fluido eléctrico Respaldo de la energía con grupos
Sistema electrógenos.
Mala administración por parte de Servidor de respaldo −Backup−
los usuarios en las diferentes
opciones del sistema
Fallas en los componentes de la Copias automáticas continuas de la base de
red datos.
Falla por el sistema operativo Mantenimiento adecuado de la red.
Reporte Falta de información para Actualizaciones y revisiones continuas del
ambiguo del completar todos los campos de la funcionamiento de la aplicación.
daño aplicación
Demora en el Demora en la ejecución de la orden Rutinas de desconexión automática de algún
proceso de la por parte del sistema usuario que origine un bloqueo del sistema.
gestión de la
orden
Demora en el proceso de grabar y Asegurar en todo momento que la aplicación
consultar sea multiusuario.
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5 DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
B Gerente
Salida 1
Administración A GSBplus
GSBplus
Entrada a sistema
Salida 2 Administración
GSBplus
C
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5.2 DEFINICIÓN DE ENTRADAS
Los diferentes datos de salidas que arrojará el sistema son los que requiera el
departamento directo y el departamento indirecto, según sea la necesidad.
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6 RECURSOS CON QUE SE CUENTA PARA EL DESARROLLO DEL
PROYECTO
6.2.1 Hardware
6.2.2 Software
Software
Lenguaje de programación, no cuenta con este recurso
Sistema Operativo, Windows 98
Manejadores de Bases de Datos, no tiene aplicaciones
Motores de Bases de Datos, no tiene ningún motor D.B
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6.3 RECURSOS OPERATIVOS
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7 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
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Se ubicará a los clientes por medio de consultas, para registrar nuevos
servicios, abonos a la deuda, cambio de datos.
Se realizarán los presupuestos de servicios que requiera cada cliente,
según sea la necesidad, entregando un documento con el total del coste.
Mediante una consulta de clientes, se obtendrá un informe de los que deben
y las fechas de pago, como también los que están a paz y salvo, además
los que están con reservación a fechas próximas.
Obtendrán informes cuando sea necesario de gastos, ingresos y utilidades
que ha tenido la empresa en un tiempo determinado.
Podrán tener un documento condicional, que respalde el alquiler de los
materiales donde el cliente se comprometa con su firma y cédula.
Los pagos de los clientes se podrán agilizar directamente en el sistema, con
la cédula o el nombre, entregándole un comprobante del nuevo saldo.
Los precios de cada servicio, materiales, se entregarán en facturas que
arroje el sistema.
7.3 COSTOS
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7.3.3 Costos de suministro
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8 ALTERNATIVAS Y RECOMENDACIONES
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CONCLUSIONES
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