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PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES 2011 CON INCLUSIN DEL PRESUPUESTO QUE DEMANDE SU EJECUCIN No cuenta con PIA aprobado 2011, nos hace de conocimiento que la Oficina de logstica ya envi su cuadro de necesidades de bienes y servicios de las diferentes reas con montos y fechas de ejecucin a la oficina de presupuesto pero que a la fecha no cuenta con respuesta alguna.
VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN EXISTENTE EN LA UNIDAD DE LOGSTICA, QUE Comentario (*) Dr. Martin Yactayo Cama Ing. Inocente Cesario Borda Chanca Srta. Milagros Arias Zapata Pedro Vera Cuzcano Yuli Yataco Lvano. Estas son las personas que integran el comit para la adquisiciones de todos los procesos -
TENGA RELACIN CON SU COMPETENCIA FUNCIONAL. Disposicin SI NO Ordenanzas Aprobatorias de: X Resolucin de Alcalda relacionada a la conformacin de los Comits de Adquisiciones
Instrumentos de Gestin: Manual de Organizacin y Funciones MOF de la Unidad Registro de Proveedores Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones Registro de distribucin y control de los bienes Libro de comit de adquisiciones. Manuales, Directivas y Reglamentos: Reglamento de donaciones Reglamento de alta y baja de bienes Directiva sobre viticos Reglamento de consolidacin o canje de deuda por bienes y/o servicios Otros documentos: Contratos Convenios X X X X X X X X X X X Informes de control emitidos por el OCI X Entre los convenios mas resaltantes son los de Caritas del Per y las Municipalidades de Lima y otras
N 06 07 0 1219
Asunto y/o Referencia Devolucin de carta fianza Documentacin de movilidades a cargo 0 Pago del Ing. Chacon
RELACIN DE MOBILIARIOS, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA LOGISTICA. : N COD. INVENT 1 2 3 DENOMINACI N MONITOR 17 PLANA CPU TECLADO MOD DESCRIPCION MARCA N SERIE 009UXTC015 61 EST AD O B B ZCE0901016 42 BRBSBBKGB 0 B USUARIO OBSERV ACIONES
LG LG GENIUS
IMPRESORA ESCRITORIO DE
HP
MELAMINE 3 CUERPOS
BUFFER C/PARLANTE ARMARIO DE MADERA ARMARIO DE MADERA ARMARIO DE MADERA ARMARIO DE MADERA
CREATIV E
CNMF04000 16R02981X
10
11
12
13
CHICO DE MADERA
14 15 16 17
SILLA DE PLASTICO SILLA METAL SILLA MADERA TACHO DE PLASTICO ROUTER 1110704170 1239
B R R B
18
SECRETARIA:
DESCRIPCION MARCA SANSUN G N SERIE SC15H9LP60 7534X EST AD O B B 9JP1MP1U8 USUARIO OBSERV ACIONES
592 US
TECLADO
S75W26647 0A0000
4 5 6
TH7AU530D R
B B
AL2002T021 1547
COMPUTO GRANDE
SILLA DE
ALMACEN:
DESCRIPCION MONITOR 17 2 3 4 5 CPU TECLADO PARLANTES SILLA DE METAL MODULO DE 6 003195 COMPUTO GRANDE 7 8 CALCULADORA GATA DE 3 TN HYDRAU LIC JACK HYDRAU LIC JACK B R MODELO MARCA DELUXE CIPERTEL ALTRON 003UXJX5E0 84 C090B0501 1878K27011 41 B B B B R Marlon Hernn Marallano Daz
GATA DE 3 TN ENGRASADORA
10
KAMASA
11
E ALTA PRESION
KAMASA
16 17
EXTINTOR PS EXTINTOR PS
R R
Documento rdenes de Compra rdenes de Servicio Pedido de Comprobante de Salida PECOSA Plizas de Entrada y Salida de Bienes Plan Anual de Adquisiciones 2010 y 2011 Inventario de bienes debidamente valorizados y actualizados Registro de proveedores y el Catlogo de Bienes Otros
Verificacin (*) 489-16 dic. Veneno para ratas 1647 - 20 dic. Estado de suelos Ultima pecosa N 3385 16 Dic. rea de Personal No tiene No tiene Se encuentra incompleto falta valorizacin No cuenta con registro de proveedores
Registro Fecha de ltimo registro Foliacin en cada una de sus hojas o por documento entregado Cargo de documentos entregados con la firma como seal de conformidad de quienes lo decepcionaron.
* IMPLEMENTACIN Y ACTUALIZACIN DEL MARGES DE BIENES MUNICIPALES (REF. LEY N27972 LEY ORGNICA DE MUNICIPALIDADES ARTCULO 57). PRECISAR AL QUE CORRESPONDE SU LTIMO REGISTRO. No cuenta con marges
Verificacin (*) 28 Agosto 2007 libro 406-2007 57 58 al 400 Ninguno Ninguno Ninguno Ninguno Ninguno
* USO DE SELLOS
ESTAMPADO SELLO
OBSERVACIONES
Visto Bueno
Atendido
Post-Firma
F6 SITUACIN DE EXPEDIENTES EN TRMITE N FECHA NOMBRE DEL RECURRENTE ASUNTO COMENTARIOS / OBSERVACIONES El monto asignado a la orden es de 1000.00 nuevos soles El monto asignado a la orden es de 1000.00 nuevos soles
O/S 1034
25/08/2010
O/S 1035
25/08/2010
N EMITIDOS 217
FOLIOS
N ULTIMO 781
FECHA
ASUNTO
OBSERVACIONES
709
14/06/07
No se encontraron archivadores se nos informo que producto del terremoto se extraviaron los archivadores, pero no existen denuncia policial Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas
N s EMITIDOS 2964
FOLIOS
N ULTIMO 2964
FECHA
ASUNTO
OBSERVACIONES
9691
02/10/07
Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas Faltan ordenes no estn completas
DETALLE AOS
N s EMITIDOS
FOLIOS
N ULTIMO
FECHA
ASUNTO
OBSERVACIONES
2007
1138
2557
No se puede saber exactamente cul es el ultimo numero de comprobante por tener la documentacin desordenada en distintos archivadores Mejoramiento del Sist. De Agua Potable CP Cerro Alegre Gasolina 6 galones para moto MDI Gustavo Orellana Construccin de Club de Madres de Cerro Candela El responsable manifiesta que le falta foliar la informacin del mes Diciembre por que todava no haba cerrado el mes.
2008
189
383
12435
11/12/08
2009
1989
3505
02843
29/12/09
2010
1568
Falta foliar
4470
14/12/10
F 10 REGISTRO Y ARCHIVO DE TARJETAS DE CONTROL DE EXISTENCIA VALORIZADA (KARDEX) No cuenta con Kardex actualizado desde el ao 2007 a la fecha, pero si enva informe mensual valorizado. F 11 REGISTRO Y ARCHIVO DE SOLICITUDES DE COTIZACIONES No cuenta con ningn registro actualizado de cotizaciones. F -12 REGISTRO Y ARCHIVO DE PROCESOS DE SELECCIN
2007 DETALLE PROCESOS LICITACIN PBLICA CONCURSO PUBLICO ADJUDICACIN DIRECTA PUBLICA ADJUDICACIN DIRECTA SELECTIVA ADJUDICACIN DE MENOR CUANTA EXONERACIN PROCESO 04 0 ninguna N s CONVOCADAS N s SUPENDIDAS N ULTIMA FECHA ASUNTO OBSERVACIONES
N DIRECTA PUBLICA ADJUDICACI N DIRECTA SELECTIVA ADJUDICACI N DE MENOR CUANTA EXONERACIN PROCESO 06 0 06-08 12/09/0 8 Remodelacin de la Plaza de Armas del CP Cerro Alegre Pavimentaci n Calle Colon 26/02/0 8 Vaso de leche No cuenta con documentacin sustentadora del proceso. ninguna
31
31-08
01
01-08
ninguna
LICITACIN PBLICA CONCURSO PBLICO ADJUDICACI N DIRECTA PUBLICA ADJUDICACI N DIRECTA SELECTIVA ADJUDICACI N DE MENOR CUANTA EXONERACI N PROCESO 01 0 01-09 03/03/0 9 Vaso de leche Pavimentacin de las calles del AAHH Asuncin 8 Pavimentacin de la Av. Relmpago de en el CP San Benito Pavimentacione s la 1era y 2da cuadra de la Av. La Mar No cuenta con documentacin sustentadora del proceso ninguna
03
03-09
013
013-09
23/11/0 9
ninguna
05
05-09
ninguna
PBLICO ADJUDICACI N DIRECTA PUBLICA ADJUDICACI N DIRECTA SELECTIVA Construccin del Pozo Tubular y tanque elevado en cerro Candela Asesora de materia de fiscalizacin tributaria y administrativ a
03
03-10
12/05/1 0
EXONERACIN PROCESO
01
01-10
N s LIBROS 01
FOLIOS
N ULTIMO 58
FECHA
ASUNTO
OBSERVACIONES
400
28/08/07
2009 NO EXISTE 2010 F - 14 BIENES MUEBLES TEM CDIGO MODALIDAD DE ADQUISICIN DESCRIPCIN COSTO DE ADQUISICIN ESTADO SITUACIONAL UBICACIN
F - 15 RELACIN DEL PERSONAL CONTRATADO BAJO LA MODALIDAD DE LOCACIN DE SERVICIOS NOMBRES Y APELLIDOS Cama Vicente Dora Isabel Castillo Torres Paola De la Cruz Hermoza Alexy Gutirrez Cabello Ingrid L. Luyo Rojas Mara Esther Reyes de la Cruz Antonia Adhemir Vicente FloresDelcy Roceli OBSERVACIONES.REA O FUNCIN Tesorera Asesora Legal Personal CEM Biblioteca Contabilidad Policlnico PROYECTO Cajera Secretaria Supervisor Tcnico Planillas Encargada Asistente Secretaria de VENCIMIENTO DE CONTRATO 01-04-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-05-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 01-01-09 al 3112-10 IMPORTE DE LOS HONORARIOS 600.00 550.00 920.18 800.00 550.00 1141.05 688.86
* Tambin debemos de observar que el ambiente con el que cuenta el rea de logstica esta
compartido con la de almacn es decir que la oficina de almacn y todos sus bienes para la distribucin o en custodia se encuentran dentro de la oficina de logstica el cual no es ideal para una buena administracin y cuidado de los objetos, mas aun cuando no cuenta con la seguridad pertinente por no tener puerta de acceso, no tener separadores de ambientes, no cuenta con iluminacin, no cuenta con ductos o ventanas de ventilacin, el piso esta solo enlucido y los materiales se encuentran expuestos a la humedad, roedores y otras clases de deterioros que podran perjudicar as, los bienes donados y/o adquiridos en diferentes procesos o compras directas.
* El rea de logstica debera de contar con mobiliario suficiente y en buen estado en donde pueda
abastecer a todas los expediente y o materiales para el buen desempeo de las labores encomendadas.
* Debera de crearse el rea de Control Patrimonial perenne por las siguiente razones: solo se busca a
un encargado de control patrimonial cuando se realizan inventarios, esto perjudica por que los bienes que son de la institucin no se lleva un control estricto mucho menos se encuentran
debidamente codificados o etiquetados, hay muchos bienes que se encuentran en calidad de chatarra y obsoletos por deterioro, obsolescencia tcnica, mantenimiento o reparacin onerosa, perdida , robo o sustraccin, siniestro (fenmenos de la naturaleza), cualquiera de estas causales debera de darse de baja y as limpiar el marges de bienes de la institucin y poder adquirir nuevos bienes. Asimismo dicha rea podra sanear todos los bienes inmuebles y vehculos que no cuenten con la documentacin correspondiente.
En seal de conformidad, se recibe previa constatacin y verificacin, para su efecto firman las partes correspondientes al pie de la presente acta.