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Quando entramos na "era da revoluo informtica" acreditou-se que a montanha de documentos iriam se acabar. Tudo estaria resolvido com o armazenamento de informaes em "rolos de fita magntica", depois "disquetes", e assim vieram tantos outros nomes para se armazenarem dados.
2011
Ateno:
Se no tiver certeza quanto ao prazo para destruio de um determinado documento no o faa, pois necessrio observar que o prazo de guarda para um rgo pode ser diferente para o outro, conforme o tipo de documento.
Trabalhista e Previdencirio
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Tipos de Documentos
Incio da Contagem Retroativo data da extino do contrato de trabalho Retroativo data da extino do contrato de trabalho
Amparo Legal
Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT Item 7.4.5 Poraria SSST n 24/94
5 anos
- Atestado de Sade Ocupacional - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - Carta com Pedidos de Demisso
Tempo de validade 36 meses Primeiro dia do exerccio seguinte Retroativo data de extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte Prximo processo eleitoral
5 anos
- CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho - CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas - CIPA - Comisso Interna de Preveno de Acidentes - livros de atas - COFINS - Contribuio Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) - Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdncia Social) ao sindicato profissional
ART.32 E 45 LEI 8.212/91 Item 5.40 Port. MTb n3.214/78 Item 5.40 Port. MTb n3.214/78
5 anos
10 anos
10 anos
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da Art.32 e 45 lei 8.212/91 constituio do crdito anteriormente efetuado Retroativo data de extino do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7 CF, art. 11CLT
- Comunicao do Aviso Prvio - Contrato de trabalho - DARFs - PIS (Programa de Integrao Social) - Depsitos do FGTS
data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado - Documento das entidades isentas de contribuies previdencirias (Livro Razo, balano patrimonial e demonstrativo de resultado do exerccio etc.) Livro Dirio - Ficha de Acidente de Trabalho e Formulrio Resumo Estatstico Anual - FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social - Folha de pagamento - GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social - GPS (Guia da previdncia Social) - original
de 11 de Maio de 1990.
10 anos Indeterminado
Primeiro dia do exerccio seguinte Data do recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte Retroativo data de extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte
Item 13 Port.MTb n 3214/78 Art 31 e 44 Dec. n 92698/86 Art 32 e 45 lei 8.212/91 Item 11 sa Resoluo INSS n 19/2000 Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS Art. 173 c/c Art. 150 Cdigo Tributrio Nacional
30 anos
10 anos
- GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuio Sindical - GRE - Guia de Recolhimento do FGTS - Histrico clnico - Lanamentos contbeis de contribuies previdencirias Livro Dirio Livro Razo - Livro "Registro de Segurana" - Livro de Inspeo do Trabalho - Livros ou fichas de Registro de Empregado
30 anos 20 anos
Art 23 Par. 5 Lei 8036 de 11 de Maio de 1990 Item 7.4.5 Port.SSST n 24/94
1 dia do exerccio seguinte ou data de 10 anos anulao da constituio Art 32 e 45 lei 8.212/91 Indeterminado do crdito anteriormente efetuado Exist. do equipamento Indeterminado Indeterminado Retroativo data da extino do contrato de trabalho Inciso XXIX,art.7 CF,art art.11 CLT Item 9.3.8.1 Port.SSST m25/94
- Livros, carto ou fichas de ponto - Mapa de avaliao dos acidentes do Trabalho (SESMT)
5 anos
5 anos
- PIS-Programa Integrao Social - PASEP Progr.Formao Patrim. Serv. Pblico - PPP- Perfil Profissiogrfico Previdencirio - RAIS - Relao Anual de Informaes Sociais - RE - Relao de Empregado do FGTS - Recibo de entrega do formulrio Declarao de Instalao - Recibo de entrega do vale-transporte
Data de recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte Data de entrega Primeiro dia do exerccio seguinte
Art. 3 e 10 Dec.lein2052/83
Art. 3 e 10 Dec.-lei n 2052/83 Art. 23 Par.5 Lei n 8036/1990 Portaria SSST n 04/95
5 anos
Retroativo data da extino do contrato de trabalho Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte
Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7 CF,art. 11 CLT Item 9.3.8.1 Port. SSST n 25/94
- Recibo de pagamento de salrio - Recibos de pagamento de frias - Recibos de pagamento do 13 salrio - Recolhimentos previdencirios do contribuinte individual - Registro PPRA (Programa de Preveno de Riscos Ambientais) - RFP - Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Informaes Previdncia Social - Salrio-educao - documentos relacionados ao benefcio - Salrio-famila - documentos relacionados ao benefcio
Planejamento anual seguinte Data do recolhimento Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte 1 dia do exerccio seguinte ou data de anulao da cinstituip do crdito anteriormente efetuado Data da extino do contrato de trabalho Data da extino do contrato de trabalho
Art.23 Par. 5 Lein 8036 Item 3 da Resoluo INSS n 637/98 Art. 7 IN n 1/97 Par. 1 Art. 84 Dec. 3048/99
30 anos
5 anos 5 anos
Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.
Tipos de Documentos - Arquivo em meio magntico (sistema de processamento de dados para registrar negcios e atividades econmicas, escriturar livros ou elaborar documentos) - Auditores independentes (documentos, relatrios, pareceres etc) - Compensao mercantil - Comprov. dedues I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)
nicio da Contagem
Amparo Legal
5 anos
5 anos 20 anos
5 anos
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da constituio do crdito anteriormente efetuado
5 anos
Primeiro dia do exerccio seguinte ou data de anulao da Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 constituio do e art. 173 CTN crdito anteriormente efetuado Trmino da vigncia Trmino vig. ou prazo prescricional, o que for maior Trmino da vigncia Resolio CFC n872/2000
- Contrato de Seguros informao de valores - Contratos de seguros de bens - documentos originais - Contratos de seguros pessoas - documentos originais - Contratos Previdencirios Privados - DECORE - Declarao Comprobatria de Percepo de Rendimentos - DIPJ - Declarao Integrada de Informaes Econmico-Fiscal - Pessoa Jurdica
20 anos
5 anos
20 anos
20 anos
5 anos
5 anos
- DIRF - Declarao de imposto de Renda Retido na Fonte - Extino das debntures - Imposto de Renda documentos relativos declarao (geral) - Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurdica) - comprovantes de escriturao
5 anos
Data da entraga SRF Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte
5 anos
5 anos
5 anos
Ocorrncia fato gerador 1 dia exerc. seguinte ou data Art. 116,421, DEC. n 2637/98 c/c art. 37 Lei n anulao.constituio 9430/96 crdito anteriormente efetuado
- Livros obrigatrios de escriturao fiscal e comercial Livro Dirio Livro Razo - Novao mercantil - Pagamentos mercantis - S\A - Ttulos ou contratos de investimentos coletivos - Ttulos de capitalizao documentos originais - Ttulos de capitalizao informaes de valores
Primeiro dia do exerccio seguinte ou 5 anos data de anulao da Indeterminado constituio do 10 anos crdito anteriormente efetuado 20 anos 20 anos 8 anos Primeiro dia do exerccio seguinte Trmino da vigncia ou resgate, o que for maior Trminno da vigncia
20 anos
20 anos
Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.
Estadual Fiscal
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Tipos de Documentos
nicio da Contagem
Amparo Legal
- Bilhete de Passagem Arquivrio - Bilhete de Passagem e Nota Bagagem - Bilhete de Passagem Ferrovirio - Bilhete de Passagem Rodovirio - Carn de recolhimento ME e EPP anterior regime de estimativa - Conhecimento de Transporte Aqutico de Gargas - Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas - Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas - Cupon Fiscal emitido por ECF - Despacho de Transporte - Documentos fiscais e formulrios no emitidos Desenquad. ME/ EPP - Livro de Movimento de Combustveis - Livro de Registro de Entradas - Livro de Registro de Sadas - Livro de Registros de Apurao do ICMS - Livro de Registros de Apurao do IPI
Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Art. 193 do RICMS
Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 193 do RICMS
5 anos
5 anos
Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Art. 193 do RICMS Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte
Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 193 do RICMS
5 anos
5 anos
5 anos 5 anos
5 anos
Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS
- Livro de Registros de Controle da Produo e do Estoque - Livro de Registros de Impresso de Documentos Fiscais - Livro de Registros de Inventrio - Livro de Registros de Selo Especial de Controle - Livro de Registros de Utilizaes de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias - Manifesto de Carga - Nota Fiscal de Servios de Comunicao - Nota Fiscal de Servios de Telecomunicao - Nota Fiscal de Servios de Transporte - Nota Fiscal de Venda a Consumidor - Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A - Nota Fiscal/Conta de energia eltrica - Ordem de Coleta de Cargas - Resumo de Movimento Dirio
5 anos
Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte
5 anos
5 anos 5 anos
5 anos
Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89. Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.
Tipos de Documentos
nicio da Contagem
Amparo Legal
- Documentos em geral - Livro de Registro de Impresso de Documentos Fiscais - Livro de Registro de Movimento Dirio de ingressos em Diverses Pblicas - Livro de Registro de Notas Fiscais de Servios Prestados - Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Servios Prestados a Terceiros - Impressos Fiscais e Termos de Ocorrncias - Nota Fiscal - Fatura de Servio - Nota Fiscal de Servio
5 anos
5 anos
Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte Primeiro dia do exerccio seguinte
5 anos
5 anos
Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.
As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos.
Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis. Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis Ano da entrega da declarao do imposto de renda Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I) (+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5) Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003) Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI 1996 1997 1998 2003 7 anos 5 anos
Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.