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PERMANENTE
Avril 2006
Avant propos
En juin 2005, nous publions le rpertoire des projets de dveloppement rural en cours dexcution au Tchad qui a permis de dresser linventaire des projets du secteur dont le suivi doit tre assur de faon intersectorielle selon un dispositif adquat. Le Guide de suivi-valuation externe des projets du secteur rural prsent ci-dessous est la traduction en termes oprationnels du dispositif de suivi mettre en place dont lobjectif est dassurer un suivi harmonis des projets en cours dexcution, mais galement des projets venir du secteur rural. Ce guide constitue le pilier du dispositif de suivi et de programmation des politiques dactions en faveur du secteur rural au Tchad du Mcanisme de Suivi de la Runion Sectorielle sur le Dveloppement Rural (MSRSDR) dont lobjet est de fournir dans les dlais les informations ncessaires aux diffrents dcideurs que sont les Ministres et nos partenaires financiers extrieurs pour piloter les politiques dactions de dveloppement rural et dont la mise en uvre a dbut pour les projets en cours dexcution. Ce guide est le fruit dun travail collectif des cadres de la Commission Interministrielle de Programmation du MSRSDR, compose de cadres des structures de suivi et de programmation des Ministres sectoriels (DEPs) et des cadres de la Cellule Permanente (CP) dont nous tenons ici remercier la franche et harmonieuse collaboration. Enfin, nous prsentons nos vifs remerciements l'Agence Franaise de Dveloppement (AFD) travers le projet d'appui l'laboration, la Programmation et au Suivi des politiques rurales au Tchad (PAEPS) qui a apport tout son appui la conceptualisation, la validation et la publication de ce guide.
ABAKAR SOULEYMANE
Abrviations
BF CIP COP CP CSDR CTS DEP LCD MF MSRSDR ONG OP PIDR PTIP S&E SNRP SSSR Bailleur de Fonds Commission Interministrielle de Programmation Comit de Pilotage Cellule Permanente Consultation Sectorielle sur le Dveloppement Rural Comit Technique de Suivi Direction des Etudes et de la Programmation Lutte Contre la Dsertification Microfinance Mcanisme de Suivi de la Runion Sectorielle sur le Dveloppement Rural Organisation Non Gouvernementale Organisation Paysanne Plan d'Intervention pour le Dveloppement Rural Programme Triennal D'Investissements Publics Suivi et Evaluation Stratgie Nationale de Rduction de la Pauvret Systme de Suivi du Secteur Rural
1 Introduction.................................................................................................... 9 2 Contexte institutionnel.................................................................................... 9 3 Le suivi-valuation externe des projets......................................................... 11 3.1 3.2 3.3 Contexte.................................................................................................. 11 Produits attendus...................................................................................... 11 Critres................................................................................................... 11
3.3.1 Suivi physique....................................................................................... 12 3.3.2 Suivi financier....................................................................................... 12 3.4 Le dispositif de suivi externe....................................................................... 12
3.4.1 La centralisation des donnes.................................................................. 13 3.4.2 Circuit d'information............................................................................... 14 3.4.3 Les missions de terrain........................................................................... 15 4 Llaboration dun programme de suivi-valuation externe ...........................17 5 Annexes........................................................................................................ 18 Annexe A - Codification des programmes et sous programmes PIDR....................... 20 Annexe B - Rgions et dpartements.................................................................. 22 Annexe C - Fiche descriptive initiale................................................................... 24 Annexe D - Fiche "situation antrieure"............................................................... 32 Annexe E - Fiche annuelle de programmation...................................................... 38 Annexe F - Fiche semestrielle de suivi physique et financier................................... 44 Annexe G - Manuel type de procdures de S&E externe........................................ 48 Annexe H - Dfinitions...................................................................................... 50 Annexe I - Collaborateurs................................................................................. 53
INTRODUCTION
Ce guide de suivi valuation externe des projets a connu plusieurs volutions ; fruit des travaux de la CIP une premire version provisoire a t publie en juillet 2005 et une deuxime en dcembre 2005. La prsente version est publie suite l'atelier national de validation tenu N'Djamna les 14 et 15 mars 2006. Ce guide n'est pas grav dans le marbre ; il connatra des volutions au fil de l'exprience et du dveloppement des ressources humaines. Il constitue une plateforme commune qui servira de fil conducteur pour la mise en uvre effective du systme de suivi externe dans les plus brefs dlais.
CONTEXTE INSTITUTIONNEL
La politique de dveloppement rural dispose, travers le Plan dIntervention pour le Dveloppement Rural (PIDR), dune stratgie et de politiques dactions qui rpondent aux objectifs de la Stratgie Nationale de Rduction de la Pauvret, auxquelles les partenaires financiers extrieurs ont adhr et dont la mise en uvre ncessite un suivi efficace afin de veiller la hirarchisation des priorits dinterventions proposes dans le secteur et la cohrence entre les oprations programmes. Suite aux recommandations de la Consultation Sectorielle sur le Dveloppement Rural (CSDR) tenue NDjamna en juin 1999, un Mcanisme de Suivi de la Runion Sectorielle sur le Dveloppement Rural (MSRSDR) a t institu qui a en charge le suivi et le pilotage de la politique de dveloppement rural. Le MSCSDR est structur deux niveaux :
SNRP
Stratgie Nationale de Rduction de la Pauvret
PIDR
Plan d'Intervention pour le Dveloppement Rural
MSRSDR
Niveau central
T
Niveau dcentralis
- COP : Comit de Pilotage - CTS : Comit Technique de Suivi - CP : Cellule Permanente - CIP : Commission Interministrielle de
Programmation
- CRA : Comit Rgional d'Actions - CDA : Comit Dpartemental d'Actions - CLA : Comit Local d'Actions
10
3 3.1
Le dispositif de suivi-valuation (S&E) externe des projets labor par la Commission Interministrielle de Programmation (CIP) rpond au souci de mise en place de procdures et de rponse fonctionnelle aux besoins de pilotage de la politique de dveloppement rural. Dans le cadre de la mise en uvre de la politique de dveloppement rural, le dispositif de suivi externe des projets a pour objectif de rpondre aux questions suivantes : qui fait quoi, quand, o, quelle hauteur et avec qui ?
3.2
Produits attendus
Les produits directement attendus du dispositif de suivi externe des projets sont :
3.3
Critres
Le dispositif de S&E externe des projets conu par la CIP obit plusieurs critres ; les premiers doivent garantir son efficience :
le dispositif doit fournir dans un dlai appropri les informations ncessaires aux
diffrents partenaires (Ministres, Cellule Permanente (CP), Bailleurs de Fonds (BF))
1
TPPT
Ou quivalents
11
Le principal support du S&E, qu'il soit interne ou externe, est le cadre logique ; ce type de prsentation est dsormais adopt pour une majorit de projets. Prcisant sous forme d'indicateurs objectivement vrifiables les rsultats attendus aux diffrents niveaux d'objectifs il reprsente le document de base permettant de suivre et d'valuer le niveau d'excution et les effets du projet. Le dispositif de suivi physique reposera donc sur ce document 2 et se focalisera plus spcifiquement sur les indicateurs lis aux produits et aux objectifs spcifiques.
TP PT
3.3.2
Suivi financier
Contrairement aux donnes techniques pour lesquelles chaque projet disposera d'indicateurs spcifiques qu'il ne sera pas systmatiquement possible de consolider, lunit de mesure commune des donnes financires garantit lhomognit ncessaire au traitement automatis. Le suivi d'excution financire sera effectu en relation avec le budget global du projet ainsi qu'avec les budgets annuels.
3.4
Le systme de suivi des projets du secteur rural par la CIP sappuiera sur deux types dintervention, savoir :
2
TPPT
Si le projet ne dispose pas de cadre logique formalis, celui-ci sera reconstitu partir des documents de base du projet.
12
3.4.1
La Base de donnes Projets La Cellule Permanente stockera et de grera toutes les informations collectes dans une base de donnes informatise. Les informations proviendront principalement du dispositif de suivi-valuation mis en place (fiches descriptives initiales, programme et budget annuel, fiches priodiques de suivi physique, fiches priodiques de suivi d'excution financire des projets, rapports des missions dvaluation). Quatre fiches de projet alimenteront la base de donnes Projets , savoir :
la fiche descriptive initiale du projet, la fiche "situation antrieure", les fiches annuelles de programmation physique et budgtaire, les fiches semestrielles de suivi de l'excution physique et financire du projet,
La fiche descriptive initiale des projets/programmes La fiche descriptive initiale des projets/programmes sera tablie une fois pour toutes au moment de llaboration du manuel de procdures de suivi valuation externe du projet sur la base de ltude de faisabilit ou d'excution du projet. Prsente an annexe C, elle comprend les rubriques suivantes :
les objectifs et les composantes du projet ; lobjectif par composante et les rsultats attendus par indicateur de suivi pour
chaque composante ;
le financement du projet par bailleur, par composante et par rgion ; le calendrier des dpenses par bailleur, par composante, par catgorie de
dpenses et par rgion. La fiches "situation antrieure" La fiche "situation antrieure" est tablie une fois pour les projets en cours d'excution qui seront intgrs dans le systme d'information. Prsente en annexe D elle permet d'tablir la situation de des ralisations physiques et financires du projet ayant prcd sa prise en compte dans le systme de suivi externe. La fiche annuelle de programmation physique et budgtaire Cette fiche annuelle de programmation sera tablie lorsque les programmes et budgets annuels du projet seront approuvs. Prsente en annexe E elle comprend les objectifs des indicateurs par composante et par rgion ainsi que le budget par catgorie de dpenses, par composante et par rgion. La fiche semestrielle de suivi de lexcution physique et financire des projets La fiche de suivi de lexcution physique et financire des projets sera tablie semestriellement partir des informations fournies par le dispositif de suivi-valuation interne du projet. Prsente en annexe F, elle comprend la situation d'excution des indicateurs par composante et par rgion et les dcaissements raliss par catgorie de dpenses, par composante et par rgion.
13
3.4.2
Circuit d'information
L'information issue des projets / programmes parviendra la CP par le biais des DEPs ou autres services en charge du suivi au sein des Ministres. Des points focaux sont dsigns au sein de ces directions ou services afin d'assurer ce flux d'information. La Frquence de circulation dinformation sera semestrielle.
Circuit d'information
CP Cellule Permanente
Programmes et projets
14
3.4.3
Un certain nombre de missions sur le terrain, programmes et pilotes par les DEPs concernes seront effectues, soit en collaboration avec le Projet, soit avec le Bailleur de fonds quand il sagit des missions de supervision. Les projets seront classs en 3 catgories : les projets au suivi rapproch; les projets au suivi annuel et les projets au suivi la demande. Les projets au suivi rapproch sont les projets qui, en raison de leur enveloppe financire importante, de leur large champ dintervention et de leur complexit, ncessitent un suivi externe rapproch raison dune mission par semestre. Les projets au suivi annuel sont les projets qui, en raison de leur enveloppe budgtaire moins importante, de leur champ dintervention limit, de leur complexit moindre et dont la ralisation nest pas sujette des difficults particulires, ncessitent un suivi externe annuel. Les projets au suivi la demande sont les projets enveloppe budgtaire limite, dexcution simple et pouvant se drouler de manire autonome, dont le S&E sera effectu sur la base des rapports priodiques dactivits et qui ncessitent des missions sur le terrain quen cas de besoin pour rsoudre les problmes particuliers.
Les termes de rfrence des missions La condition satisfaire pour la ralisation dune mission est llaboration de ses termes de rfrence par la DEP et son approbation par la Direction Gnrale concerne. Pour lessentiel, les termes de rfrence devront contenir : le contexte gnral, lquipe de la mission et sa dure ; les objectifs de la mission et les rsultats attendus ; le programme de la mission, la date de prsentation du rapport de mission ; le cot et la source de financement de la mission. La structure de mise en uvre du Projet est informe lavance de la mission de suivi et reoit une copie des termes de rfrence de celle-ci. Au plus tard quatre semaines aprs la fin de mission, lquipe en charge de la mission devra avoir rdig le rapport de mission et remis au Ministre concern qui le diffusera.
15
Le Manuel de procdures de suivi-valuation externe est llment central du dispositif autour duquel sarticulent les activits de suivi-valuation des projets. A ce titre, il doit constituer un document qui quivaut un contrat ouvert entre la CIP, le Ministre, le BF et le Projet qui contient : la fiche descriptive initiale du projet (cf. annexe B) : o identification, cadre institutionnel, historique, coordonnes et contacts du projet ; o les objectifs et les composantes du projet ; o le chronogramme pluriannuel des composantes du projet o lobjectif par composante et les rsultats attendus par indicateur de suivi pour chaque composante ; o le financement du projet par bailleur, par composante et par rgion ; o le calendrier des dpenses par bailleur, par composante, par catgorie de dpenses et par rgion la rpartition des tches entre le suivi interne et externe ; le chronogramme annuel des activits de suivi valuation externe ; le budget pour le suivi valuation externe. Un manuel de procdures type est prsent en annexe G.
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ANNEXES
Annexe A - Codification des programmes et sous programmes PIDR Annexe B - Rgions et dpartements Annexe C - Fiche descriptive initiale Annexe D - Fiche programme et budget annuel Annexe E - Fiche "situation antrieure" Annexe F - Fiche semestrielle de suivi de l'excution physique et financire Annexe G - Manuel type de procdures de S&E externe des projets Annexe H Dfinitions Annexe I - Collaborateurs
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18
Transfert aux bnficiaires des dcisions concernant : 1. planification locale du dveloppement 2. infrastructures (pistes, coles, puits, ) 3. prservation du potentiel productif 4. gestion concerte de l'espace Renforcement des capacits locales : formation aux fonctions de matrise d'ouvrage pour la gestion et le contrle, assistance l'mergence des capacits techniques (AT, tudes, changes) Appui au processus de dcentralisation
dveloppement local) Rattrapage / mise niveau des infrastructures dans les zones dficitaires ; interventions de type sectoriel (transports, hydraulique villageoise, pastorale et agricole, sant, ducation)
Appui permettant l'Etat de remplir ses fonctions rgaliennes 1. dfinition des politiques sectorielles et des axes stratgiques, dont foncier, prservation de l'environnement, LCD, fertilit, scu. alimentaire 2. cohrence des politiques du secteur rural avec celles des autre secteurs (transport, sant, ducation, ) 3. laboration de prises de positions dans les enceintes rgionales et internationales 4. actualisation des textes rglementaires et respect de leur application 5. appui la conception du service public en matire de vulgarisation, recherche et formation agricole 6. collecte et gestion de l'information sectorielle de base (statistiques, SIM, observatoire des filires, recensements agricoles, ) Dveloppement des ressources humaines Mise en place des organes de concertation (Etat + OP au minimum)
Amnagements prioritaires au niveau rgional (prparation de la zone l'approche dveloppement local) Gestion concerte des ressources naturelles (intgration progressive dans le dveloppement local) Dveloppement rural intgr Protection et restauration de la biodiversit Parcs nationaux et aires protges
Appui l'autopromotion des OP (structuration, reprsentation, expression des besoins, positionnement dans les instances de concertation et pilotage, aspects syndicaux) Appui la ralisation d'investissements productifs Appui au dveloppement des filires
Appui au dveloppement des activits prives rpondant aux besoins des producteurs : centres de gestion, prestations de services divers, conseil, formation Appui spcifique aux activits qui relvent des services publics (recherche, vulgarisation et formation)
Appui au dveloppement de au renforcement des institutions de microfinance Appui la constitution d'une offre permanente de services au profit des institutions de MF Appui la mise en place d'outils financiers professionnels pour permettre l'articulation avec le secteur bancaire
20
B.E.T.
Chari - Baguirmi
4 5
Gura Hadjer-Lamis
6 7 8
Logone Oriental
10
Mayo-Kebbi Est
11 12
13
Mandoul
14
Ouaddai
15
Bahr-Azoum
16 17
Tandjil Wadi-Fira
18
Ville de N'Djamna
21
22
1- Identification
Intitul du Projet/Programme : ................................................................................................................................................ Sigle: ............. Sous secteur : N projet : ......................................... (attribu par la CP) agriculture environnement et eau Domaines d'activit (cocher les cases correspondantes):
P 1 : Dveloppement local SP 1.1 : Dveloppement local P 2 : Renforcement des capacits sectorielles SP 2.1 : Appui institutionnel aux dpartements ministriels
Transfert des dcisions aux bnficiaires Renforcement des capacits locales Appui au processus de dcentralisation
SP 1.2 : Amnagement de l'espace rural Rattrapage / mise niveau des infrastructures Amnagements prioritaires au niveau rgional Gestion concerte des ressources naturelles Dveloppement rural intgr SP 1.3 : Actions d'intrt global
Protection et restauration de la
biodiversit
Appui au dveloppement de au renforcement des institutions de microfinance Appui la constitution d'une offre permanente de services au profit des institutions de
MF
23
Zone d'intervention : Rgions administratives / dpartements (cf. liste en annexe) . ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................
U
2-Cadre institutionnel
Matrise douvrage : .............................................................................................................. Matrise duvre : .................................................................................................................. Matrise douvrage dlgue :................................................................................................. Matrise d'uvre dlgue :................................................................................................... Oprateurs : ...........................................................................................................................
3 - Sources de financement
Bailleurs Bailleur 1 : Bailleur 2 : Bailleur 3 : Bailleur 4 : Etat Participation bnficiaires GAP (financement rechercher) xxxxx xxxxx xxxxx Montant en devises Devise Taux de change Nature (don / prt / CP) Convention n
4 - Historique du projet
___ / ___ / ___ ................. ___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___ ___ / ___ / ___
Date tude excution/faisabilit : Dure initiale : Date dmarrage projet : Date prorogation de convention : Date dachvement projet : Date signature convention : Date d'entre en vigueur : Date de premier dcaissement:
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Adresse du Projet/Programme :.............................................................................................. ................................................................................................................................................ Responsable projet Nom :....................................................................... Titre : ..................................................................... Courriel : ................................................................. : .........................................
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Logique d'intervention Objectif global : ................... ............................................... ............................................... Objectif(s) spcifique(s) ............................................... ............................................... ............................................... ............................................... Produits / ralisations Composante 1 : ...................... ................................................ ................................................ Imputation Ss P PIDR** : .......... Composante 2 : ...................... ................................................ ................................................ Imputation Ss P PIDR** : .......... Composante 3 : ...................... ................................................ ................................................ Imputation Ss P PIDR** : ..........
* NB : Le cadre logique complet est fournir sparment lorsqu'il est disponible ** Code Sous programme PIDR, cf. annexe 1
26
7 - Chronogramme pluriannuel d'excution des composantes Anne 1 Anne 2 Anne 3 Anne 4 Anne 5 Anne 6 Composante 1 Composante 2 Composante 3 Composante 4
8 - Financement
8.1. Financement du projet Tableau 1 : Rpartition des composantes par source de financement (en milliers FCFA)
U U
Comp. 2 :
Comp. 3 :
Comp. 4 : Total
Composante N1 : N2 : N3 : N4 : Total
National
Rgions
Total
27
Anne 1
Anne 2
Anne 3
Anne 4
Anne 5
Total
Composante 1: 2: 3: 4: Total
Anne 1
Anne 2
Anne 3
Anne 4
Anne 5
Total
28
(en milliers FCFA) Investissements 1 - Travaux 2 - Biens et quipements 3 - Services 3.1 - Formation et sensibilisation 3.2 - Etudes 3.3 - Assistance technique 3.4 - Autres Charges rcurrentes 4 - Personnel 5 - Frais de fonctionnement 6 - Autres Cot de base du projet Imprvus physiques Provision pour prix Total
Anne 1
Anne 2
Anne 3
Anne 4
Anne 5
Total
29
30
Comit de Pilotage Comit Technique Charg du Suivi de la Runion Sectorielle sur le Dveloppement Rural Commission Interministrielle de programmation
Fiche "situation antrieure" des projets de dveloppement rural Cette fiche est renseigner lorsqu'un projet en cours d'excution est intgr dans le systme de suivi externe. Elle fournit les informations sur les ralisations physiques et financires du projet depuis son dmarrage jusqu' son introduction dans le systme de S&E externe.
Intitul du projet / programme : .................................................................................. Situation tablie le : ___ / ___ / ___ Par : ........................................................................................................................... Observations : ............................................................................................................ .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ....................................................................................................................................
DEP - Reu le : ___ / ___ / ___ CP - Reu le : ___ / ___ / ___ Enregistr le : ___ / ___ / ___
Objectif spcifique 1 : ................................................................................................... ....................................................................................................................................... Indicateurs Objectif fin de projet Situation au 31/12/05
Commentaires : ............................................................................................................ ....................................................................................................................................... Objectif spcifique 2 : ................................................................................................... ....................................................................................................................................... Objectif fin de projet Situation au 31/12/05
Tableau n2 : Situation par composante Composante 1 :....................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................ Produits / ralisations au 31/12/05 Indicateurs (objectifs projet) Ralisations globales Rpartition par rgion Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 :
Composante 2 :....................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................ Produits / ralisations au 31/12/05 Indicateurs (objectifs projet) Ralisations globales Rpartition par rgion Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 :
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Tableau N 3 : Dcaissements cumuls par composante et catgorie de cots (en milliers FCFA)
U
Dcaissements cumuls du ________ au 31/12/05 Investissements 1 - Travaux 2 - Biens et quipements 3 - Services 3.1 - Format/ sensibilisat 3.2 - Etudes 3.3 - Assistance technique 3.4 - Autres S/T investissements Charges rcurrentes 4 - Personnel 5 - Frais de fonctionnement 6 - Autres S/T charges rcurrentes Conso par composante Rpartition par rgion Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 : Rgion 5 : Budget commun
Composante 1 :
Composante 2 :
Composante 3 :
Composante 4 :
Total
35
36
Comit de Pilotage Comit Technique Charg du Suivi de la Runion Sectorielle sur le Dveloppement Rural Commission Interministrielle de programmation
Fiche annuelle de programmation physique et budgtaire des projets de dveloppement rural Cette fiche annuelle de programmation sera tablie lorsque les programmes et budgets annuels du projet seront approuvs. Intitul du projet / programme : .................................................................................. Situation tablie le : ___ / ___ / ___ Par : ........................................................................................................................... Observations : ............................................................................................................ .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ....................................................................................................................................
Tableau n1 : Objectifs spcifiques Objectif spcifique 1 : ................................................................................................ ....................................................................................................................................... Indicateur 1 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 2 : Ralis antrieur Prvu cumul Commentaires : ............................................................................................................ .......................................................................................................................................
Objectif spcifique 2 : ................................................................................................ ....................................................................................................................................... Indicateur 1 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 2 : Ralis antrieur Prvu cumul Commentaires : ............................................................................................................ .......................................................................................................................................
Utiliser d'autres feuilles si ncessaire
Tableau n2 : Prvisions par composante et par rgion Composante 1 : .................................................................................................................................................................................... Ralisations globales Indicateur 1 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 2 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 3 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 4 : Ralis antrieur Prvu cumul Rpartition par rgion Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 :
Composante 2 : .................................................................................................................................................................................... Ralisations globales Indicateur 1 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 2 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 3 : Ralis antrieur Prvu cumul Indicateur 4 : Ralis antrieur Prvu cumul Commentaires : ................................................................................................................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................
Utiliser d'autres feuilles si ncessaire
Le guide de suivi -valuation externe des projets du secteur rural
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Tableau N 3 : Budget annuel par composante et catgorie de cots (en milliers FCFA)
Anne : Composante 1 : .......... Investissements 1 - Travaux 2 - Biens et quipements 3 - Services 3.1 - Format et sensibilisat 3.2 - Etudes 3.3 - Assistance technique 3.4 - Autres S/T investissements Charges rcurrentes 4 - Personnel 5 - Frais de fonctionnement 6 - Autres S/T charges rcurrentes Total composante Rpartition par rgion Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 : Rgion 5 : Budget commun
Composante 2 :
Composante 3 :
Composante 4 :
Total
41
Fiche semestrielle de suivi de l'excution physique et financire des projets de dveloppement rural
Intitul du projet / programme : .................................................................................. Situation tablie le : ___ / ___ / ___ Par : ...........................................................................................................................
Tableau n2 : Ralisations par composante Composante 1 : .................................................................................................................................................................................... Rpartition par rgion Ralisations Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 : globales Indicateur 1 : Ralis antrieur Ralis cumul Indicateur 2 : Ralis antrieur Ralis cumul Indicateur 3 : Ralis antrieur Ralis cumul Indicateur 4 : Ralis antrieur Ralis cumul Commentaires : ................................................................................................................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................................
Composante 2 : .................................................................................................................................................................................... Rpartition par rgion Ralisations Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 : globales Indicateur 1 : Ralis antrieur Ralis cumul Indicateur 2 : Ralis antrieur Ralis cumul Indicateur 3 : Ralis antrieur Ralis cumul Indicateur 4 : Ralis antrieur Ralis cumul Commentaires : ...................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................................................................................... Utiliser d'autres feuilles si ncessaire
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Tableau N 3 : Dcaissements semestriels par composante et catgorie de cots (en milliers FCFA) Anne : Composante 1 : .......... Investissements 1 - Travaux 2 - Biens et quipements 3 - Services 3.1 - Format et sensibilisat 3.2 - Etudes 3.3 - Assistance technique 3.4 - Autres S/T investissements Charges rcurrentes 4 - Personnel 5 - Frais de fonctionnement 6 - Autres S/T charges rcurrentes Total composante Rpartition par rgion Rgion 1 : Rgion 2 : Rgion 3 : Rgion 4 : Rgion 5 : Budget commun Composante 2 : Composante 3 : Composante 4 : Total
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Programme d'activits - Exploitation des rapports d'avancement physique et financier - Missions de suivi-valuation DEPs/CP - Analyse du rapport annuel d'activits - Analyse du programme annuel d'actions et des propositions budgtaires - Runions du Comit de Pilotage (approbation rapport, programme et budget) - Bilan semestriel sous-sectoriel de l'excution physique et financire des projets - Bilan annuel d'excution budgtaire des projets soussectoriels - Elaboration du Budget du Ministre - Bilan annuel d'excution des politiques d'actions soussectorielles - Mission de supervision Bailleurs de fonds
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Annexe H - Dfinitions
Projet
Un projet peut tre dfini comme un : ensemble d'actions, d'interventions et de ralisations situes dans l'espace, ncessitant un ensemble de moyens humains et autres, dont le budget total est estim, devant tre ralises suivant un calendrier et une stratgie d'intervention dtermins ; qui, dans une situation problmatique globale donne, vise un objectif spcifique men dans le cadre d'une institution responsable du projet adquatement organise, charge de diriger ou de coordonner l'ensemble des activits ncessaires (actions et interventions) ;
Programme
Un programme est un ensemble de projets ayant un objectif global commun (UE) Un programme est une intervention limite dans le temps, similaire un projet, mais qui embrasse de nombreux secteurs, thmes, ou zones gographiques, utilise une approche multidisciplinaire, fait intervenir de multiples institutions et qui est parfois soutenue par plusieurs sources de financement diffrentes. (FNUAP)
Suivi
Collecte et analyse rgulire d'informations destines fournir aux responsables et parties prenantes d'un projet ou programme les lments ncessaires la gestion et la prise de dcision. Le suivi est un processus continu de collecte et de traitement d'informations. en gnral cest une activit interne l'excution d'une action. Le suivi est une dmarche de gestion et de connaissance approfondie, volutive et critique de l'action en cours d'excution.
valuation
L'valuation est un processus priodique danalyse critique de la pertinence, de lefficience, de lefficacit et de limpact du projet par rapport ses objectifs initiaux, aux hypothses, la stratgie et aux ressources disponibles, Cest un jugement port sur ce qui est arriv, comment, pourquoi et qui, en comparaison avec ce qui tait prvu en tablissant une relation de causalit, Cest un processus qui peut tre interne ou externe et qui repose sur des comparaisons ncessitant des informations extrieures au projet, dans le temps, la zone ou dans la population.
valuation externe
valuation dune action de dveloppement conduite par des services et/ou des personnes extrieures au bailleur de fonds et lorganisation responsable de la mise en oeuvre. La crdibilit dune valuation dpend en partie de lindpendance avec laquelle elle a t conduite. Lindpendance implique une libert par rapport aux influences politiques et aux pressions des organisations. Elle est caractrise par laccs libre et complet linformation et par une autonomie totale pour mener des investigations et en rendre compte.
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valuation interne
valuation conduite par un service et/ou des personnes qui dpendent des responsables de l'action de dveloppement chez le bailleur de fonds, chez ses partenaires ou au sein des organisations charges de la mise en oeuvre.
Suivi valuation
Les deux notions de "suivi" et d'"valuation" forment souvent un mme terme : le "Suivi-Evaluation", ou "Suivi valuation", ou "Suivi et valuation". Ces notions recouvrent pourtant des objectifs, des mthodes et des priodicits diffrentes. Nanmoins, elles sont troitement tributaires lune de lautre. Le service de S&E d'un projet est essentiellement charg du suivi. Les donnes du suivi seront utilises lors des valuations.
Indicateur
Variable quantitative ou qualitative dont la comparaison dans le temps permet de mesurer et dinformer de faon simple et fiable des changements intervenus ou des diffrences. Description oprationnelle des objectifs et des rsultats.
Objectifs globaux
Les objectifs globaux dun projet / programme dcrivent limportance du projet pour la socit, en termes de bnfices plus long terme pour les bnficiaires finaux ainsi que les bnfices plus larges pour dautres groupes. Ils permettent de sassurer de la conformit du programme avec les politiques rgionales / sectorielles du gouvernement et du bailleur de fonds. Le projet lui seul ne permet pas datteindre les objectifs globaux ; il ne fera quy contribuer, dautres programmes et projets devront y contribuer galement.
Objectif spcifique
L'objectif spcifique est l'objectif central du projet. Il s'agit de l'amlioration de la situation d'un groupe cible ou de son environnement qu'un projet vise par ses activits et doit obtenir dans la dure qui lui est fixe et avec les moyens qui lui ont t allous. Les gestionnaires du projet sont pleinement responsables de l'atteinte de l'objectif spcifique.
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Impacts
Effets positifs ou ngatifs long terme produits sur des populations dtermines par une intervention pour le dveloppement, directement ou indirectement, quils soient voulus ou non. ... Attention la dfinition peut varier selon les sources ...
Effets
Modifications effectives ou recherches de la situation de dveloppement. Correspond un changement dans la situation en matire de dveloppement entre lachvement des produits et la ralisation de limpact. ... Attention, la dfinition varie d'une source l'autre ...
Rsultats
Selon les diffrentes terminologies en vigueur, on peut rencontrer ce terme dans le vocabulaire de la planification du projet et dans celui de l'valuation. Dans le cadre de la planification il dsigne le premier niveau d'objectifs de la matrice du cadre logique, celui des produits ou ralisations attendues. Dans le cadre de l'valuation, il dsigne parfois les effets (outcomes) obtenus au niveau de l'"objectif spcifique" (purpose) du projet ... faire trs attention, le concept varie fortement d'une source l'autre ... pour dsigner les objectifs oprationnels il sera prfrable d'utiliser le terme "ralisation", ou "produit".
Composantes
Ce terme est utilis par de nombreux projets pour distinguer diffrents domaines d'intervention. Les budgets des projets sont gnralement rpartis selon ces composantes. Le terme "Volet" est parfois utilis, soit au mme niveau que la composante, soit comme tant une partie d'une composante. Dans le prsent guide de S&E nous retiendrons uniquement le terme composante.
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Annexe I - Collaborateurs
Ont collabor la conception du Guide de Suivi-Evaluation Externe des projets du secteur rural : Les membres de la Commission Interministrielle de Programmation : ABOUKAR ABDOU ADJI, Sous-directeur de la DSPS au Ministre de lElevage ALI DAROUNGAR, conomiste planificateur la Cellule Pemanente (CP) BACHIR YOUTOU, spcialiste en politiques agricoles la CP BECHIR MAHAMAT SALEH, cadre la DAT du MATUH EDMOND N'DOKEDI SOULENGAR, Statisticien-Informaticien la CP. IDRISS DJAFI DAGUICHE, cadre la DAT du MATUH MAHAMAT HISSEIN HAMID, Chef de la Division Suivi-Evaluation la DEPP du Ministre de lAgriculture MALLA YENGATANA, Chef de la Division Suivi-Evaluation la DSPS du Ministre de lElevage MANODJI TOLAS, cadre du Ministre de lEconomie, du Plan et de la Coopration NADOUM KORO, Chef de la Division DTSE du Ministre de lEnvironnement et de lEau NANIMADJI OUSMAN YOALBAYE, lEnvironnement et de lEau Coordonnateur de la CCCP du Ministre de
SOUDI ETIENNE MOUNOUNA, cadre de la DEPP du Ministre de lAgriculture Les Conseillers Techniques auprs de la Cellule Permanente: JEAN-YVES LAPLANCHE, Conseiller Technique auprs de la CP ; DANIEL GONZALEZ, Conseiller Technique du PAEPS. OLIVIER FARCY, consultant international et ;
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Les participants de l'atelier national de validation du guide de suivi externe des projets du secteur rural: Noms et Prnoms Malla YENGATANA Mbaguedem MBARO Ali ANOUR Abdoulaye KAMPETE Idriss Djafi DAGUICHE N REOUBMEL Abakar Ramadane Abderahim Kousset Abderamane Moudan Ahmat Adoum Doutoum Ahmat Hamid Ahmat mahamat Sileh Akouane zirigno Alhadj Ali Mahamat Bachir Youtou Bagrim Kbaresim Bechir Mahamat Saleh belngar Ndingamra Brahim Taha dahab Daroungar T. Ali Dignedjinti Djimassal Djibet Robert Djimadoum Abderaman Garigal Nangtangue Gonzalez, Daniel Gonzoun Yaddou Idriss Ali Malloum Issa Kana Kladoumnar Rohoita Kleen, Paul Langarsou Anoueye Laplanche, Jean-Yves Madjimbaye Patcha Mahamat djamaladine Mahamat Djimadingar Mahamat Hissein Hamid Mahamat Malloum Fonction Point focal Min. levage Point focal Min. Plan Point focal Min. Environ. Point focal Min. Agri. Point focal MATUH Coordonnateur Homologue au Chef de Projet Coordonnateur Membre CIP Administrateur du Projet Coordonnateur PHVP Batha Coordonnateur PHPTC Chef de bureau de liaison Responsable analyse politique Charg du Programme S/DAT CTS compta Coordonnateur Economiste - Planification Journaliste Gestionnaire Comptable Resp R/E DAF Conseiller Technique PAEPS Chef de Casier B Coordonnateur Coordonnateur Conseiller CCCP A. technique ARS2T Coord Cellule PAM Conseiller technique Informaticien Responsable S.E Chef du service personnel Chef DES Responsable S.E Service DSPS Min. Elevage M. Economie et Plan DTSEP Envir & Eau DEPP Agriculture MATUH PCS/DH HVMK ALMY BAHAM DEPP / MA UNICEF DH / MEE DH / MEE PVERS / MA CP PAM MATUH/DAT DAAFM / MA ALMY NADIF CP RNT PGRN / MA PROADEL MEPC Cellule Permanente CASIER B 9 FED PGRN / MA CCCP MESRSFP / DRST PLAN Cellule Permanente MEE / AMOS PRODER K DAAFM / MEE DEPP / MA PASEP
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Noms et Prnoms Mahamat Oumara Mahamat Seid Kidigodi Mbailassem Mbarab Romaye Mbortchogue Wadou Mouhydine M. Saleh Moussa Ahmat Moussa Nadjiam Djiabaye Nadoum Koro Nanalngar Moyengar Nanimadje Ousman Noubaramadji Ngemadjita Oumar Mahamt Paloumy Ignabe Pismon Doussou Ramadane Tahir Rouebmel No Souapebe Gabpobe Tolas Madnodji Vairoukoye Tao Yaya Mahamat Mahamout Gadji Nangmbatinan Obed Adef Ahmat Ben Rahma Abdoulaye Kabo Ahmat Oumar Ahmat Kounki Djonfene Nodjib Nanimian Moise
Fonction Coordonnateur Charg PAILDB Chercheur directeur Chef SM/Rep/DAAFM Directeur DEPP/MA Coordonnateur Chef de bureau du SG Responsable Laboratoire Chef DTS/MEE RNSE/PSAOP Coordonnateur Agent Prsident A. Adm/ PDRDB CDPST Coordonnateur Chef DEPC RCSE MEPC / DEPDA Responsable S.E Resp. Comp. Analyse Radio rural Journaliste Journaliste Journaliste Journaliste Journaliste Journaliste PRSII
Service PMR / FED LRVZ Elevage Agriculture Projet GEDEL M. Dcentralisation ITRAD / MA DTSE / MEE PSAOP CCCP / MA DAAFM / MATUH PODA / MAT PDRDB / MA MA / SODELAC PDRI / BET DH / MEE PSANG II Membre CIP PRODALKA PSSA DDPAP TVT TVT RNT TVT TVT RNT
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