DEFINICIN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE CAJA El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este

puede determinar si en el futuro la empresa enfrentar un dficit o un excedente de efectivo. Tambin permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo. El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes de caja como sus dficits, al contar con esta informacin, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversin o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo. El presupuesto de caja es importante porque permite observar y verificar el comportamiento diario de los ingresos y salida de fondos en un tiempo determinado. A continuacin se presenta un ejemplo prctico de la preparacin de un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones. Informacin Inicial Para la realizacin del ejercicio, se asumir una empresa cualquiera, que est constituida legalmente y puede tener como objeto la produccin o la prestacin de servicios. Ejemplo: La compaa ABC est preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre. El

20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por cobrar que son cobradas despus de 30 das y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran despus de dos meses. No se tiene estimacin de cuentas incobrables. En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de una subsidiaria. A continuacin se presentan los datos.

Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compaa ABC Agosto Ventas pronosticadas $100.000 Septiembre Octubre $ 200.000 Noviembre Diciembre $ 200.000

$ 400.000 $ 300.000

Ventas contado (20%) Cuentas cobrar

al $ 20.000 $ 40.000 $ 80.000 $ 60.000 $ 40.000

por

Un mes (50%) Dos (30%) Otras entradas efectivo Total entradas efectivo meses

$ 50.000

$ 100.000 $ 200.000 $ 30.000 $ 60.000

$ 150.000 $ 120.000

$ 30.000

$ 210.000 $ 320.000

$ 340.000

Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compaa ABC durante los mismos meses. Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses despus del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos. Se paga arrendamiento de $500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una mquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre. Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. Tambin en diciembre se abona a un fondo de amortizacin $20.000. No se espera una readquisicin o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuacin: DEFINICIN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE CAPITAL El presupuesto de capital es el proceso de planeacin y administracin de las inversiones a largo plazo de la empresa. Mediante este proceso los gerentes de la organizacin tratan de identificar, desarrollar y evaluar las oportunidades de inversin que pueden ser rentables para la compaa. Se puede decir, de una forma muy general, que esta evaluacin se hace comprobando si los flujos de efectivo que generar la inversin en un activo exceden a los flujos que se requieren para llevar a cabo dicho proyecto. Un presupuesto de capital mal realizado puede traer consecuencias muy graves para la empresa, del mismo modo que un presupuesto de capital efectuado de forma correcta le puede traer muchos beneficios. Las inversiones en activos fijos con fines de crecimiento o de renovacin de tecnologa por lo regular implican desembolsos muy significativos, adems

de que estos activos se adquieren con la intencin de mantenerse por periodos de tiempo que, con frecuencia, se extienden por cinco aos o ms. Una mala decisin al invertir en estos activos puede significar la diferencia entre una empresa exitosa durante varios aos y una empresa con dificultades para sobrevivir. Para una empresa, por ejemplo, una decisin de presupuestos de capital sera considerar la apertura de una nueva sucursal. Este tipo de decisiones son trascendentes porque determinar lo que la empresa ser en el futuro, por lo que en ella no deben intervenir solamente las personas especialistas en el rea de finanzas, sino que es u compromiso de los responsables de todas las reas funcionales de la empresa. El proceso del presupuesto de capital empieza con la definicin de la estrategia y las metas de la empresa para determinar en cul o cules reas de negocios participar, posteriormente se generan y valoran las ideas de proyectos de inversin, luego se obtiene la informacin pertinente para la idea o ideas que se consideran convenientes, para finalmente evaluar financieramente el proyecto y tomar una decisin. Si se decide realizar el proyecto, su implementacin regularmente ocurre de modo programado y paulatino. Ya que el proyecto est en funcionamiento sus resultados deben reevaluarse para tomar las acciones correctivas que sean necesarias cuando los resultados reales difieren desfavorablemente de los planeados. En la evaluacin del proyecto no es suficiente considerar los flujos que generar, ni el desembolso necesario para llevarlo a cabo. Tambin deben considerarse la probabilidad de que ocurran los flujos de efectivo, as como el perodo en el que se presentarn los flujos. En otras palabras, la evaluacin financiera del proyecto debe considerar la magnitud, el momento y el riesgo de todos los flujos de efectivo relevantes relacionados con el proyecto.

DEFINICIN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE INVERSIONES El presupuesto de inversiones es un conjunto de pronsticos en trminos financieros referentes a un periodo precisado. Un presupuesto de inversin es un artificio que permite a la direccin planear y controlar las actitudes de una empresa de modo que pueden realizar sus objetivos en cuanto a ganancias y servicios. El sistema de presupuestos exige una previsin sistemtica basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se prevean en el futuro. El presupuesto de inversin en s, es un plan esencialmente numrico que se anticipa a las operaciones que se pretenden llevar a cabo, pero desde luego que la obtencin de resultados razonable correctos depender de la informacin estadstica que se posea en el momento de efectuar la estimacin ya que adems de los datos histricos, es necesario enterarse de todo aquello que se procura realizar y que afecte de algn modo lo que se planea para que con base en las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. El presupuesto de inversiones es un documento que prev las inversiones y su financiacin y los gastos e ingresos que se ocasionarn, conoce las compras e ingresos de varios periodos. Sus fases son: seleccin e implantacin y funcionamiento. Para elaborar un presupuesto de inversiones se necesita: Descripcin de la compra. Actividad a la que va destinada. Fecha prevista de adquisicin. Precio de la compra. Aos de vida til de la compra. Valor residual.

La elaboracin del presupuesto de inversiones es importante ya que determina la contribucin econmica de los diversos proyectos a la empresa, de tal forma que se otorgue prioridad a aquellos que ofrezcan una mayor contribucin. Para determinar el potencial de contribucin se requiere efectuar una serie de estimaciones cuantitativas relacionadas con los flujos de fondos y con la dimensin tiempo en la que se producen los flujos. Ejemplo de presupuesto de inversin

DEFINICIN E IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS FINANCIEROS El presupuesto de ingresos Se prepara con la informacin proveniente del presupuesto de ventas. En l ha incluido usted, mes a mes, tanto el nmero de unidades de producto a vender; como los montos de dinero que recibir por dicha venta.

Previamente usted habr fijado los precios de venta de cada uno de sus productos, para los prximos tres, seis o doce meses. Presupuestar es fijarse metas de ventas y hacer todo. Se prepara con la informacin proveniente del presupuesto de ventas. En l ha incluido usted, mes a mes, tanto el nmero de unidades de producto a vender; como los montos de dinero que recibir por dicha venta. Previamente usted habr fijado los precios de venta de cada uno de sus productos, para los prximos tres, seis o doce meses. Presupuestar es fijarse metas de ventas y hacer todo el esfuerzo, posible para lograrlas, Esto es lo que caracteriza al empresario. Es todo lo contrario de sentarse a esperar que los clientes llamen a la puerta. El presupuesto de ingresos debe ser elaborado en forma realista sin exceso de entusiasmo pero constituye todo un reto a nuestra creatividad, imaginacin y dinmica. Taller El Rayo Cantidades previstas de ventas y precios de los artculos Enero-Junio 2008

Al presupuestar, usted calcula la cantidad de productos a vender en un determinado perodo (tres, seis o doce meses). Tambin fija los precios que cobrar por sus productos. Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Artculos Enero

U A B C D E

Precio U

Precio U

Precio U

Precio U

Precio U

Precio

50 20 30 25 80 15 40 30 60 15 * U=Unidades

55 20 40 25 70 15 45 30 60 15

60 22 40 28 80 18 50 32 65 18

60 22 45 28 80 18 50 32 65 18

65 25 45 30 85 20 55 35 70 20

65 25 50 30 85 20 60 35 70 20

Presupuesto de ingresos Enero-Junio 2008 Para hallar los totales de venta de cada mes, bastar con:

Multiplicar el nmero de unidades que usted ha previsto vender de cada artculo, por su precio unitario. Repetir esta operacin, mes por mes. Sumar los totales hallados, por mes y para el perodo presupuestado.

ART A B C D E Total

Enero 1000 750 1200 1200 900 5050

Febrero Marzo 1100 1000 1050 1350 900 5400 1320 1120 1440 1600 1170 6650

Abril 1320 1260 1440 1600 1170 6790

Mayo 1625 1350 1700 1925 1400 8000

Junio 1625 1500 1700 2100 1400 8325

Total 7,990 6,980 8,530 9,775 6,940 40,215

Presupuesto de gastos

Corresponde al total de egresos de dinero que tendr su empresa durante el mismo perodo del presupuesto de ventas calculado por usted. Para ello deber determinar: a. Tipos, cantidades y precios de los materiales a utilizar b. Cantidad de operarios a emplear y el total de salarios y beneficios a pagar mes a mes. c. Servicios ajenos a contratar; la cantidad y el precio aproximado de los mismos. d. Los gastos de administracin del negocio (sueldo del administrador, sueldos del personal de oficina, renta del local, consumo de energa luz, agua; gastos de movilidad; papelera; correos y telfono; mantenimiento de instalaciones y mquina etc.) e. Pago por plizas de seguros; por robo, incendio y otros tipos de riesgos. f. Los totales mensuales a cargar por concepto de depreciacin. g. Los montos totales de comisiones a pagar a vendedores y/o comisionistas. h. Los gastos promocionales (folletos, volantes, afiches) y publicidad (cuas de avisos en radio, avisos en peridicos, etc.)

Taller el rayo Presupuesto de Gastos Enero-Junio 2008

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total Partidas I. GASTOS FIJOS Sueldo Administrador 1491 Sueldo Empleados Alquiler local Electricidad, Agua etc. Movilidad Mantenimiento Papelera Depreciacin 100 1591 1601 1995 2039 2420 2522 12068

100 1701

100 2095

100

100

100

600 12668

2139 2520 2622

II. GASTOS VARIABLES Materiales Mano de Obra 778 1166 1944 GASTOS DE VENTA 505 2449 832 1247 2076 540 2619 1024 1536 2560 665 3225 1046 1232 1282 1568 1848 1923 2614 3080 3205 679 800 833 6194 9288 15482 4022 19504

3293 3880 4038

Total de Gastos

4040

4320

5320

5432 6400 6660

32172

Taller el Rayo Presupuesto de Ingresos y Gastos Resumen Partidas Enero Febrero 5400 4320 1080 Marzo 6650 5320 1330 Abril 6790 5432 1358 Mayo 8000 6400 1600 Junio 8325 6660 1665 Total 40,215 32172 8043

I. INGRESOS 5050 II. GASTOS 4040 1010