Caja Diaria

Est e arch ivo , d ise ad o en Micro sof t O f f ice E xce l 20 03 , le p e rm it ir lle va r un re gist ro de lo s m o vim ien t o s dia rio s de ga sto s.

Comience a utilizar la aplicacin

La p rime ra ho ja de e sta a p lica ci n e s u n pa ne l d e mo vim ie n to , e n el cu a l co n ta r con vn cu lo s a la s h o ja s de l lib ro . E l p an e l se m ue st ra e n la Figu ra 1:

Fi g. 1

Pa ra co me n za r, d irja se a la h o ja Cue n ta s.

Pu ed e a cce d e r a d ich a ho ja

ha cien d o u n clic so b re P lan d e Cue n ta s e n la pa rt e d e vn cu lo s a la s ho ja s. Lo p rime ro que de be h ace r e s con f e ccion a r u n p la n d e cu en t a s pa ra lu e go re gist ra r lo s mo vim ie n to s de ca ja d e f o rm a o rde n ad a y gil.

Hoja Cuentas
En e sta h o ja de be in t rod u cir pa ra cad a cue n ta u n c d igo y su de no m in a cin . Com o p ue de o bse rva r en la Figu ra 2 , h em o s co d if ica d o n ue st ra s cu en t a s nu m rica me nt e :

Fi g. 2 Com o po sib lem en t e se p a, se p ue de re llen a r co n rap id e z va rio s t ip o s d e se rie s d e d at o s se le ccion ad o ce ld a s y a rra st ran d o e l co n t ro lad o r de re llen o , o b ie n u t iliza n do e l com an do Se r ie s (se le ccion e Re l le na r e n e l me n E dic i n y, a con t inu a cin , ha ga clic e n S er i es ). Micro sof t O f f ice E xce l 2 00 3 p ue de con t inu a r a ut om t ica me n te un a se rie de n me ro s, co mb in a cion e s d e n me ro s y t e xt o, f e ch as o p e ro do s d e t ie mp o ba sad o s en u n d ise o que se e sta b le zca . P o r e jem p lo , la s se le ccion e s in icia le s d e la ta b la sigu ie n te se e xt ien de n co mo se m ue st ra. L os e le me n to s se p a ra d o s p o r co ma s se e ncu en t ran e n ce lda s ad ya ce n te s. S el ec c i n i ni c ia l 1, 2, 3 9 :0 0 L un e s E ne 1 99 9, 2 00 0 1 e r pe ro do P rod u cto 1 S er i e ex te ndi da 4, 5, 6 1 0: 00 , 11 :0 0 , 1 2: 0 0 m a rt e s, m i rco le s, jue ve s f eb , ma r, ab r 2 00 1, 2 00 2, 20 03 2 p e rod o , 3 e r pe ro d o, . . . P rod u cto 2 , P rod u cto 3 ,. . .

S i la se le cci n co n t ie n e n m e ro s, se p ue de co n t ro la r si se va a cre a r u na se rie lin e a l o un a se rie ge om t rica .

Etiquetas inteligentes
En Micro sof t O f f ice E xce l 2 00 3 t ien e la p osib ilid a d d e a ut o rre lle na r ce lda s ad ya ce nt e s. Se act iva u na et iqu e t a in te lige n t e co n va ria s o pcio ne s t ile s:

Fi g. 3 Ob se rve la Figu ra 3. Hem o s e scrit o 1 e n la p rime ra ce lda de l cam po Cd igo , h em os e st irad o (a u to rre lle n ad o ) h acia ab a jo la se le cci n y h a ap a re cid o u na e t ique t a in te lige n t e con O p cion e s d e a ut o rre lle no . E n la Figu ra 4 se mu est ran d icha s op cio ne s:

Fi g. 4

Series: cmo lo hago?

La p rime ra op cin , Co p ia r ce ld a s, hu b ie ra in se rt ad o e n est a s se is ce ld a s se le ccio na da a s 1 . La se gu n da op ci n, y la qu e ut iliza m o s e n e ste ca so , re lle n a r se rie , n os co mp le t la se le cci n co n lo s n me ro s co n se cu t ivo s a l 1. La t e rce ra op cin , Re lle na r f o rm at o s s lo, no cop ia e l con t en id o d e la s ce ld a s, sino su f orma to . P o r e jem p lo , si en e ste p lan de cue n ta s qu isie ra a ad ir m s cam po s, p od ra au to rre lle n a r ha cia la de re cha la f ila de t t u lo s, es de cir, la qu e co nt ie ne la s ce ld a s C d igo y De ta lle , co mo se mu est ra en la Figu ra 5 :

Figu ra 5 A l e le gir la op cin Re llen a r f orma to s s lo , la s ce lda s d e de st ino a do pt a n e l f o rm at o , pe ro n o lo s va lo re s de la s ce lda s d e o rige n . La op cin Re lle na r sin f o rm at o au to rre lle n a la s ce ld a s, p e ro m an te n ien do e l f orma to d e la s ce ld a s d e d est in o.

Crear una serie de relleno personalizada

Ad em s d e la s en t ra d a s p red e f in id a s de Micro sof t O f f ice E xce l 2 00 3, po d r cre a r un a se rie de re llen o pe rson a liza d a pa ra la s e nt ra da s d e te xt o qu e u t ilice co n f recue n cia , com o la s re gio n e s de ve n t a s de su o rgan iza ci n .

Pa ra e llo , d irja se a l m en He rram ie n ta s, se le ccio n e Op cio ne s. .. y a ll d irja se a la so la pa L ist a s p e rso n a liza d a s (Figu ra 6 ).

Figu ra 6 Pa ra crea r u na nu e va list a, e scriba e n la ca ja de te xt o E nt ra da s d e list a to do s lo s ele me nt o s p e rt e ne cie nt e s a su list a pe rso na liza d a , se pa ra nd o lo s mismo s con E nt ra r (E nt e r), com o se mu est ra en la Figu ra 7.

Fi g. 7 Una ve z com p let a la list a , p re sio ne A gre ga r. Au to m t icam en t e , se

mo st ra r la nu e va list a e n e l cu a d ro d e la izqu ie rd a (Figu ra 8 ).

Fi g. 8

Ta mb i n pu ed e im po rt a r la list a d esde u na ho ja d e c lcu lo. E st a op cin e s mu y t il si ya la t ien e escrit a en a lgun a pla nt illa . L e a ho rra r te ne r qu e int ro du cirla nu e vam en t e . Ut ilice la o p ci n I mp o rt a r list a d esd e la s ce ld a s, sit ua d a en la p a rte inf erio r de e st e cua d ro , pa ra b usca r la s ce ld a s qu e con t ien en la s en t rad a s de list a, com o se mu est ra en la Figu ra 9 .

Figu ra 9 Una ve z in t rod u cido e l ran go , p re sio ne I mp o rta r.

Hoja Movimientos
En est a h o ja re gist re t od o s lo s m o vim ien t o s de ca ja qu e se va ya n p ro du cie nd o . Com ien ce int ro du cie nd o e l Sa ldo I n icia l d e Ca ja , si lo h ub ie ra, e n la ce ld a am a rilla co rre sp on d ien t e. Lu e go com p le t e lo s cam po s: Cu en t a, se le ccion nd o la de la list a d e sp le ga b le (Figu ra 1 0 ), O b se rva cio n e s, Fe cha d e l m o vim ien t o e Im po rt e, in t rod u cien do e n la co lu mn a I n gre so s o Ga sto s se g n co rre spo nd a . Au to m t ica me nt e se mo st ra r e l sa ld o a ctu a l en la m isma f ila.

Fi g. 10 No es ne ce sa rio qu e in t rod u zca lo s m o vim ien to s cron o l gicam e nt e , ya qu e a l ab an do na r esta h o ja se o rde n a r n au to m t icam en t e . E s im p o rta n te est e ord en cron o l gico p a ra ob te ne r co rre cta me nt e e l S a ld o A ctu a l, ya qu e e st e cam po rea liza e l c lcu lo ba s n do se en la ce ld a ad ya ce nt e su p e rio r. Pu ed e o rde na r ust ed mismo esto s mo vim ie nt o s, u sa nd o el com an d o

O rd e na r. . .

Ordenar Datos: cmo lo hago?

P rim e ro se le ccio n e e l ran go a o rd en a r. E n est e ca so , se r to da la p la nt illa , me no s e l cam po Sa ldo , ya qu e d icho ca mp o co n t ien e f rmu la s qu e no d eb en ca mb ia r d e u b ica ci n. E l ran go se le ccio n ad o se r en to n ce s B 6: G 10 06 . Con e sta se le ccin act iva , d irja se a l m en Dat o s y e lija O rde na r. . . (Figu ra 11 ).

Fi g. 11 Se a b rir e l cua d ro d e la Figu ra 1 2, que pe rm it e con f igu ra r lo s p a r me t ro s pa ra o rd en a r lo s da to s.

Fi g. 12 Ob se rve , a l pie de est e cu ad ro , que Micro so f t O f f ice E xce l 2 00 3 h a re co no cid o de f o rm a p re d et e rm ina da qu e el ra n go act ivo t ie ne f ila de en cab e za m ien to (la f ila d e Cu e nt a , Cd igo , Ob se rva cio n e s, Fe cha , e t c. ). Est o es co rre cto , po r lo cu a l de ja rem o s la o pci n e n S . O rd e na re mo s la se le ccin po r Fe cha , p o r eso d ef in ire mo s e ste ca mp o com o pa rm e t ro de O rd en a r p o r. De ja rem o s la o pci n Ascen d en t e, ya qu e qu e re mo s e l o rd en d e m en o r f echa a ma yo r.

P re sio ne

Acep t a r,

ve r

qu e

lo s

d at o s

ap a re ce r n

o rd e na do s

cron o l gica me nt e . Es mu y po sib le qu e e st e p ro ce so re su lte t ed io so y con su ma d em asia do de su t ie mp o si lo ha ce f recue n te me n te . P od em o s so lu cio na r e l p rob lem a cre an do un a Ma c r o que a ut om at ice e l p ro ce so . Una ma cro co n siste en u na se rie de com an do s y f u ncion e s qu e se

a lm a ce na n e n un m d ulo d e Micro sof t Visu a l B asic y qu e p ue de e je cu t a rse siem p re qu e se a ne ce sa rio rea liza r la t a re a . Si b ien se pre cisan con o cim ie n to s del le n gua je V isua l B asic p a ra Ap lica cio ne s (V B A ) p a ra po de r cre a r ta rea s au to ma t iza d a s com p le ja s, e s m u y sim p le ha ce rlo p a ra t a re a s b sica s co n e l G rab ad o r d e Ma cro s. A l gra b a r u na m acro , Micro so f t Of f ice E xce l 20 03 a lma cen a in f o rm a cin so b re ca da p aso da do cu an d o se e je cut a un a se rie de co ma nd o s.

Importante:
Te n ga e n cu e nt a qu e e s p osib le e je cu ta r u na m acro sie mp re y cu an do el n ive l d e se gu rid ad de Micro so f t Of f ice E xce l 20 03 est con f igu ra d o e n Med io (o ba jo, lo cu a l no re co me nd am o s ba jo n in g n co n ce pt o ).

Macros: cmo lo hago?

A co n t in u a ci n cre a rem o s un a ma cro qu e n os pe rm it a a ut om a t iza r e l p ro ce so de o rd en a do de lo s d at o s. Se le ccion e la o pci n G ra ba r n ue va m acro . . . d e l me n He rra m ien t a s/ Ma cro . Se ab rir e l cu a d ro d e la Figu ra 13 :

Fi g. 13 In t rod u zca u n n om b re pa ra la m acro qu e cre a rem o s, te n ien do en cue nt a qu e no se a dm ite n ca ra cte re s e sp e cia le s n i esp a cio s. Ut ilice le t ra s y/ o n m e ro s pa ra est o s n om b re s. S i lo d esea , pu ed e asign a r u na co mb in a cin de te cla s pa ra eje cut a r e st a ma cro. E n e ste ca so , ele gim o s la com b ina ci n Ct rl+Ma y scu la s+O . Ta mb i n de ma ne ra o p cio n a l, p ue de e scrib ir u na de scrip cin d el p ro ced im ie nt o que re a liza e sta m acro . A l p re sion a r A ce p ta r, e l G ra ba d o r de Ma cro s se ha b r a ct iva d o y se re gist ra r n t od o s lo s m o vim ien t o s qu e ha ga mo s, ha sta qu e d et e n gam o s o po n gam o s e n p au sa la gra b a cin . Ob se rve en la Figu ra 14 qu e se m ost ra r e n la ba rra d e Est ad o , en la p a rte inf erio r izqu ie rd a , la p ala b ra G ra ba n do .

Fi g. 14 Se le ccion e el ra n go que o rde na re mo s, es d ecir, B 7: G 10 07 . Rep it a lo s p aso s e xp licad o s pa ra o rd en a r e l ra n go : - Dat o s/ O rd en a r. . . - La list a S t ie ne en cab e za d o - O rde na r p o r FE CHA - En f o rm a A scen de n te - P re sio ne A ce p ta r Com o d ijim o s, e l gra ba d o r re gist ra r to do s lo s mo vim ie nt o s que h a gam o s. Pa ra qu e a l t e rm in a r d e e je cu ta r la ma cro no n o s qu ed e com o se le cci n act iva to do e l ran go , ca mb i mo sla , eligie n d o , p o r ejem p lo , la ce ld a B7 . Det e n ga la gra b a cin , d irigi n d o se al me n He rra m ie n ta s/ Ma cro y eligie n d o la o p ci n De te ne r gra b a ci n . Pa ra e je cut a r la ma cro re ci n cre a da , e xist en va ria s o p cio n e s: - P re sion e la com b ina ci n de t e cla s qu e ha b a a sign ad o a est a m acro : Ct rl+Ma y s+O . - Dirja se al m en He rra m ie n ta s/ Ma cro/ Ma cro s.. . , co n lo cua l se a b rir e l cu a d ro de la Figu ra 15 . S e le ccio ne la m acro O rd en a rDa t o s y p re sio n e e l bo t n E je cu ta r.

Fi g. 15

- La te rce ra op cin e s cre a r un bo t n y a sign a rle la ma cro cre ad a po r no sot ro s. E ste a rch ivo con t ien e a lgu na s ma cro s asign a da s a bo to ne s d e est e t ip o . Ob se rve en la Figu ra 1 6 que e xist en , a de m s, ot ra s m acro s: A viso L e ga l y Sa lir. P o r e jem p lo, e n e l me n p rin cip a l de l a rch ivo pu ed e ob se rva r e sto s bo to ne s.

Fi g. 16 En est e e jem p lo, a sign a rem o s la m acro a u n Re ct n gu lo. De la ba rra de h e rra m ien t a s Dib u jo , e lija la f o rm a Re ct n gu lo (Figu ra 17 ). S i no se e ncue n t ra d isp on ib le e sta ba rra d e he rra m ie n ta s, a ct ve la de sde V e r/ Ba rra s d e He rram ie n ta s.

Fi g. 17

Dibu je e st a f o rm a e n a lg n lu ga r a cce sib le d en t ro d e la ho ja. P o r ejem p lo , co mo se m ue st ra e n la Figu ra 1 8, en la p a rte su p e rio r de re cha de la p lan t illa .

Fi g. 18 Ap liqu e lo s ca mb io s qu e d ese e so b re e ste b ot n . E n e st e e jem p lo , le da rem o s el sigu ie n te f orma to : - So mb ra est ilo 17 (Figu ra 1 9 )

Fi g. 19

- Te xt o O rd e na r Da to s, con f ue nt e A ria l co lo r a zu l, t am a o 8 , e n n e grit a . Pa ra a ad ir t e xt o , h a ga clic co n el b ot n d e re cho y se le ccio ne la op cin co rre sp on d ien t e. - Re lle no co lo r gris. Pa ra a p lica r e st e co lo r, h a ga clic co n e l bo t n d e re cho so b re el re ct n gu lo y se le ccion e la o pci n Fo rm at o de au to f o rm a .. . En la so la pa Co lo re s y ln e a s est ab le zca e l co lo r gris com o Re lle n o. Ah o ra re la cion a rem o s la m acro con est e nu e vo bo t n. Ha ga clic con e l bo t n de re ch o so b re el m ism o y e lija A sign a r Ma cro . Est o ab rir e l cu ad ro de la Figu ra 20 :

Fi g. 20 E lija la m acro O rd e na rDa t o s y p re sion e A cep t a r. Hem o s t e rm in ad o de crea r u n b ot n p a ra nu e st ra m acro .

Hoja Caja Diaria

En e sta h o ja en co n t ra r un a Ta bla Din m ica a p a rt ir d e la cu a l p od r h a ce r un se gu im ie nt o d a p o r d a d e lo s mo vim ie nt o s de ca ja . Al in t ro d u cirse por p rim e ra ve z en e sta h o ja , no ha b r un a f e ch a se le ccio na da en la t ab la (e n e l cam po Fe cha d ir To d a s o A ll). E n est e ca so est a r vie n d o to do s lo s m o vim ien t o s, y lo s da to s de la t ab la de la de re ch a ha rn re f e re n cia a lo s m ismo s. Se le ccion e d e la lista de sp le ga b le la f echa de la cu a l d esea ve r lo s mo vim ie n to s. A la d e re cha se m ost ra r n: Sa ldo In icia l y Fina l de l d a , y re su me n de In gre so s y G a sto s (Figu ra 2 1 ).

Fi g. 21

IMPORTANTE:
Com o mu est ra la Figu ra 2 2, es p osib le d esma rca r la s ca silla s

co rre sp on d ien t e s a In gre so s y Ga sto s, pe ro , a l ha ce rlo , n o p od r vo lve rla s a act iva r d e l m ism o mo do . P o r est e m ot ivo , si n o co no ce e l m an e jo d e ta b la s d in m ica s, m an te n ga sie mp re visib le s esto s d os cam po s d e Da to s (e s d e cir, no de sm a rqu e nin gu no d e e st o s do s ca mp o s).

Fi g. 22

Hoja Caja Mensual

Est a h oja f un cio na d e ma ne ra sim ila r a la a nt e rio r, p e ro a grup a lo s mo vim ie n to s en me se s (Figu ra 23 ).

Fi g. 23

Hoja Control de ingresos y gastos

Est a ho ja con t ie ne ta b la s qu e mo st ra rn :

- La s 5 cue n ta s co n ma yo re s in gre so s - La s 5 cue n ta s co n ma yo re s G ast o s - Re su me n de in gre so s y ga sto s p o r m es

Fi g. 24 Lo s inf orme s de ta b la d in m ica d e Micro so f t Of f ice E xce l 20 03 pe rm ite n f ilt ra r la t ab la p a ra mo st ra r lo s X m a yo re s o me no re s va lo re s. P o r e je mp lo , la s 5 cue n ta s con ma yo re s m o vim ien to s d e G ast o s. Pa ra e llo , ha ga clic con el bo t n d e re cho so b re un cam po de f ila y se le ccio ne de l m en con t e xt ua l Co n f igu ra ci n d e cam po (Figu ra 25 ). De la s op cion e s que se mu est ran , ha ga clic sob re e l bo t n A va n za d o . . . .

Fi g. 25 A ll se mo st ra r la pa nt a lla d e la Figu ra 2 6, qu e le p e rm it ir esp e cif ica r la ca n t ida d d e d at o s a mo st ra r y si d e se a visu a liza r lo s ma yo re s o m en o re s mo vim ie n to s.

Fi g. 26

Hoja Anlisis por cuenta (Ingresos y Gastos)

En est a s h o ja s o bt en d r el a n lisis d e lo s va lo re s p re su pu e st a do s de ca d a cu e nt a re sp e ct o a lo s rea le s y la d if e re n cia e nt re lo s mismo s.

En u na h o ja se m ost ra r e l a n lisis p a ra la s cu en t a s de I n gre so s y e n ot ra la s d e G a st o s, ca da un a co n su ta b la y grf ico . En e l gr f ico ve r la in cid en cia d e ca d a cu e nt a e n el to ta l. Te nga e n cu en t a qu e, p a ra me d ir est a in cid en cia , est am o s t om an do lo s va lo re s p re sup u e st ad o s de ca da cue n ta .

Fi g. 27

Traspasando saldos entre archivos

Es p osib le qu e le se a de ut ilid a d con f e ccion a r ca ja s m en su a le s, gu a rda n do un a cop ia d el a rch ivo p a ra cad a me s. La f o rm a d e cre a r un siste ma de est e t ip o e s mu y se n cilla . Ab rie nd o po r p rime ra ve z e l a rch ivo , p ue de cre a r la p rime ra cop ia de l mismo , po r e jem p lo , pa ra e l m es d e a b ril de l 20 03 , e ligie nd o la o p ci n Gu a rda r com o .. . de l m en A rch ivo . Se mo st ra r la pa nt a lla de la Figu ra 2 8:

Fi g. 28 A ll d eb e r in t rod u cir e l no mb re y la u b ica ci n d e la co p ia de l a rch ivo co rre sp on d ien t e a ab ril de 2 00 3 . L e re com en da mo s cre a r un a ca rpe t a p a ra a lm a ce na r s lo lo s a rch ivo s m en su a le s de ca ja . A l te ne r qu e con f e ccio n a r la ca ja de l me s de a b ril d e 20 03 , re p ita el p ro ced im ie nt o re cin e xp licad o y gu a rd e la cop ia . P a ra t ra sla da r e l sa ld o f in al de ma rzo a l sa ld o in icia l de ab ril, p ue de : Cop ia r m an ua lme nt e e l sa ldo f in a l d e m a rzo en e l sa ldo in icia l d e ab ril: est a op cin sim p lem en t e con sist e en e scrib ir en la ca silla Sa ldo in icia l de la h o ja Mo vim ie n t o s en el a rch ivo d e a b ril, el sa ldo A ctu a l de la m ism a ho ja, p e ro d el a rch ivo d e m arzo . V in cu la r la s ce lda s con lo s sa ld o s: e st a op cin t rae r e l sa ld o d e m a rzo a l a rch ivo d e a b ril cad a ve z qu e a b ra e l a rch ivo . L a ve n t a ja e s que si ust ed h icie ra a lgu n a m od if ica cin en e l a rch ivo d e m a rzo , st a se ve ra ref le ja da e n e l de a b ril, pu e s e l sa ld o se m an te nd ra actu a liza d o . La f o rm a m s se n cilla d e vin cu la r e sta s ce ld a s es: 1) 2) situ a rse en la ce ld a Sa ld o Act ua l d e l a rch ivo de ma rzo , e le gir la op cin co p ia r de l me n Ed ici n ,

3) 4)

lue go situ a rse en la ce lda Sa ld o In icia l d e ab ril y e le gir la op cin P e gad o E spe cia l. . . d e l me n E d icin a ll, e le gir la op ci n P e ga r vn cu lo s (Figu ra 2 9 )

Fi g. 29 Ob se rve e n la Figu ra 30 qu e se ha crea do u na f rm ula qu e vin cu la a mb as ce ld a s:

Fi g. 30

Impresin:
Est e a rch ivo ya se e ncu en t ra con f igu ra do pa ra su imp re sin . S i de se a ca mb ia r d icha con f igu ra ci n y p e rso na liza r la imp re si n , d irja se a l me n A rch ivo / Co n f igu ra r p gina .