APLICANDO EL MTODO DE LAS 5S AL RESTAURANTE

Autor: Jorge M. RamalloFecha:30-09-2010 Temtica:Operaciones Nivel: N2- Tcnicos de reas Funcionales Focus: General Resumen: En las siguientes lneas explicare mi experiencia con la aplicacin de las denominadas 5 S dentro de una cocina. El mtodo de las 5S, as denominado por la primera letra (en japons) de cada una de sus cinco etapas, es una tcnica de gestin japonesa basada en cinco principios simples. Se inici en Toyota en los aos 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, ms ordenados y ms limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusin y son numerosas las organizaciones de diversa ndole, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones, que actualmente los usan Cuando nos toca visitar locales de clientes o conocidos, es frecuente tener la sensacin de desorden, de suciedad, de falta de disciplina. En estos casos, pareciera que a nadie le importara sus consecuencias, perdidas de tiempo, bsquedas interminables, compras innecesarias, malhumor, desmotivacin. Solo de vez en cuando se organiza un da de trabajo especial para limpiar y hacer orden, orden que naturalmente dura solo unos das justificndose por motivos diversos como la falta de tiempo, poco personal, trabajo excesivo. En las siguientes lneas explicare mi experiencia con la aplicacin de las denominadas 5 S dentro de una cocina. El mtodo de las 5S, as denominado por la primera letra (en japons) de cada una de sus cinco etapas, es una tcnica de gestin japonesa basada en cinco principios simples. Se inici en Toyota en los aos 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, ms ordenados y ms limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusin y son numerosas las organizaciones de diversa ndole, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones, que actualmente los usan Su objetivo se basa en mejorar y mantener las condiciones de organizacin, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No se trata de una mera cuestin de esttica, se trata de mejorar las condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, la motivacin del personal y la eficiencia.

Su nombre responde a las iniciales de cinco palabras japonesas que comienzan con S: Sein, despejar, seleccionar. Separar lo til de lo intil. Seiton, ordenar, organizar. Colocar lo til en su sitio. Seiso, recuperar, limpiar. Reparar lo que no esta bien. Seiketsu, normalizar, mantener. Establecer los procesos. Shitsuke, disciplina, respetar las reglas. Actuar sistematicamente respetando los criterios establecidos. Como sucede en cualquier mbito de aplicacin de sistemas de mejora continua, para llevarlo adelante es necesario tener en cuenta: El compromiso ineludible de la direccin y supervisores. El perfil y funciones del coordinador. Una experiencia piloto que servir de referencia... La metodologa a aplicar. Los beneficios proyectados. Los objetivos a alcanzar. En el caso del cual participe, para implantar el proyecto de las 5 S, se utiliz como rea piloto la zona de recepcin de la mercadera y los depsitos, tanto fros como secos. Se utiliz una metodologa de trabajo con el equipo desarrollada en las siguientes etapas: Formacin del personal en conceptos relativos a la experiencia a realizar. Se mantuvieron charlas de capacitacin sobre el mtodo. Se realiz una auditoria del rea en cuestin por personal de nuestra consultora para detectar oportunidades de mejora. Se analizaron las posibles desviaciones generadas por los vicios instalados y las posibles soluciones y acciones a tomar. Se pusieron en marcha las acciones seleccionadas. Se gener un ndice de avance para evaluar los resultados de manera conjunta con los interesados. Finalmente se realiz un seguimiento para comprobar que no se generarn desviaciones. Etapas Aunque son sencillas y no requieren que se imparta una formacin compleja a toda el personal, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodologa rigurosa y disciplinada. Se basa en aplicar los cinco conceptos: Seleccionar (sein): separar lo til de lo intil. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el rea de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos ltimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario. Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

Se elimina (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al ao. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la seccin de archivos, o en el depsito). De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (tpicamente en un armario). De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por da se deja en el puesto de trabajo. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora est en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.

Ordenar (seiton): colocar lo til en su sitio. Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las prdidas de tiempo como de energa.

Clasificar los objetos por orden de utilizacin. Estandarizar los puestos de trabajo. Favorecer el 'PEPS primero entrado, primero salido.

Limpieza (seiso): reparar lo que no est bien Una vez despejado y ordenado el espacio de trabajo, es mucho ms fcil limpiarlo Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. Normalizacin (seiketsu): establecer los procesos Consiste en detectar situaciones irregulares o anmalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. En esta etapa se crean estndares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada da.

Favorecer una gestin visual. Estandarizar los mtodos operatorios. Formar al personal en los estndares.

Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): respetar las reglas Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estndares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estndares para alcanzar los objetivos. Conclusin El orden y la limpieza repercuten positivamente sobre:

La seguridad, en cuanto hay menos accidentes y errores. Aumenta la eficiencia, disminuye el tiempo de bsqueda por mala identificacin, se reduce el monto del inventario por el orden. Hay mejor nivel de calidad de producto y procesos. Crece la motivacin del personal, hace lo que tiene que hacer con menor esfuerzo. La aplicacin de la metodologa 5S es el paso previo para implantar otras metodologas de mejora continua. Para ello es fundamental el compromiso de la direccin, conseguir la participacin de todos los niveles y perseverar hasta conseguir el objetivos. En el caso descripto, la empresa se encuentra totalmente comprometida en la mejora y los esfuerzos cotidianos resultan en un equipo de trabajo con total conciencia de ello. Cada uno debe ser responsable del nivel de orden y limpieza de su rea, por lo cual es necesario informar, formar, difundir, generar un sitio bien definido para cada elemento y cada elemento en su sitio, eliminar los focos de suciedad, fijar normas y respetarlas. Si no se hace algo, nada mejorar.

Jorge Ramallo Consultor de Restauracin en Argentina http://www.gestionrestaurantes.com/llegir_article.php?article=579