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DEFINICION DEL SISTEMA GEOGRAFICO


El sistema geogrfico es un ordenamiento alfabtico de los documentos de acuerdo con la divisin geogrfica (pas ,estado, cuidad, pueblo etc.) eso quiere decir que nos vamos a basar en el lugar de la procedencia o destino segn el caso. Por ejemplo si la librera Porra hermanos maneja correspondencia de diferentes estados de la republica lo mas lgico es que instauren un sistema geogrfico Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guas divisionarias a cinco cortes en cuyas pestaas se anotan los nombres geogrficos en el orden de su divisin poltica: nacin, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guas y en una distribucin alfabtica dentro de cada lugar. En tales condiciones el sistema es puramente geogrfico, o una combinacin del geogrfico con el alfabtico de nombres de personas fsicas o morales, o asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares geogrficos en ordenamiento estrictamente alfabticos; pero requiere del catlogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetizacin se hace siguiendo la regla general de la materia. ORGANIZACION DEL SISTEMA GEOFRAFICO Por el sistema geogrfico simple.

hannia

raymundo

Juan Carlos

Por el sistema geogrfico alfabtico. La utilizacin de cualquiera de las dos maneras . 1._ por el sistema geogrfico simple . 2._ por el sistema geogrfico alfabtico. LA UTILIZACION DE CUALQUIERA DE LOS DOS ES RECOMENDABLE

aldair

1. cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias . 2. en instituciones cuyas ventas se organizan por reas geogrficas.

3. en empresas de servicios pblicos como luz, telefono,gas,etc.

aldair

4. en compaas dedicadas a las ventas por correo ,editoriales empresas de transporte. LOS FACTORES QUE DETERMINAN LA FORMA EN QUE SE VA ESTABLECER EL ARCHIVO El tipo de negocios La forma en que se va a utilizar los documentos .

diana

Las reas geogrficas las cuales tienen negocios la compaa . En el sistema geogrfico simple se utilizan guas principales con los encabezamientos de nombres de estados o pases; guas secundarias con encabezamientos de nombres de cuidades,pueblos,entidades,colonias o calles. Todo archivo geogrfico consta de dos elementos importantes: *un archivo principal.

luz

*un catalogo auxiliar o ndices de tarjetas. En el sistema geogrfico alfabtico se utilizan guas principal con las letras del alfabeto y guas secundarias con los nombres de cuidades,respetando el ordenamiento que tiene el abecedario. ARREGLO DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE EXPEDIENTES.

hannia

Dentro de los expedientes individuales de un archivo geografico, los documentos se ordenan cronolgicamente, y se coloca encima el documento que tenga la fecha ms reciente. PROCESO DE ARCHIVO EN EL SISTEMA GEOGRAFICO

raymundo

INSPECCION. La correspondencia se inspeccionan para cerciorarse que esta aprobada para archivar.

Juan carlos

CLASIFICACION. Se determina el nombre y la localidad bajo los cuales se archivan la correspondencia codificaciones. subrayan el nombre y se cierra en circulo la localidad de donde proviene .tambin se deben clasificar las referencias cruzadas, si las hay anotando una x. Distribucin. La correspondencia se distribuye primero de acuerdo con las principales divisiones geogrficas. Luego, estos grupos se distribuyen en subdivisiones geogrficas Archivo. Se utilizan las guas principales de la localidad, ciudad o pas, para ubicar la carpeta correspondiente. Posteriormente, se busca el orden alfabtico del expediente respectivo con el nombre codificado. Si este no existe, se archiva en el expediente miscelneo. INDICE DE TARJETAS EN EL SISTEMA GEOGRAFICO.

aldair diana

luz hannia
raymundo Juan carlos aldair

En este sistema la referencia para la localizacin se hacen en tarjetas en las k se debe anotar. El nombre del corresponsal. El nombre de la ciudad. La expresin: VEASE: El nombre del estado. Ejemplo:

diana

La siguiente tarjetas se deber ubicar despus de la gua alfabticas del catalogo auxiliar