Вы находитесь на странице: 1из 4

OTOMATISASI KANTOR Otomatisasi kantor (office automation-AO) meliputi semua sistem elektronik formal dan nonformal dengan terutama

yang berhubungan dengan mengomunikasikan informasi ke dan dari orang di dalam dan luar perusahaan. Seperti penerapan surat elektronik, kalender elektronik, konferensi video, dan desktop. Otomatisasi kantor dapat diaplikasikan untuk mengatasi masalah (problem solver). Salah satu kelebihan otomatisasi kantor adalah kemampuannya menyediakan media

komunikasi yang menghubungkan, menyediakan media komunikasi yang menghubungkan antara orang di dalam perusahaan dan luar perusahaan.

Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial

Pertama kali aplikasi otomatisasi kantor ditujukan untuk membantu aktivitas administratif dan kesekretariatan. Saat manajer dan profesional mulai mengerti penggunaan komputer (computer literate), mereka juga memulai memahami bagaimana aplikasi komputer ini dapat dimanfaatkan untuk membantu pemecahan berbagai masalah yang dihadapi. Perangkat aplikasi otomatisasi kantor telah dikembangkan dengan teknologi, seperti komputer ukuran kecil dan personal digital asistance (PDA). KANTOR MAYA Otomatisasi kantor membuat pekerjaan kantor tidak perlu dilakukan dikantor. Konsep kantor maya ini dimulai dari telecommuting (bekerja di rumah dan tetap berhubungan dengan kantor melalui alat komunikasi elektronik, seperti telepon, Internet, faks, dll) dan diperbaharui untuk mencapai standar fasilitas kantor yang dinamakan hoteling. Telecommuting Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970 ketika komputer mikro dan peralatan komunikasi murah memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Telecommuting digunakan karena istilah ini lebih tepat digunakan untuk

menggambarkan bagaimana pegawai dapat pulang-pergi (commute) ke tempat kerja secara elektronik.

1. KeuntunganTelecommuting bagi Pegawai a. Dapat memberikan fleksibilitas dalam mengatur jadwal pekerjaan mereka, sehingga pekerjaan pribadi dapat dikerjakan juga. b. Perusahaan biasanya memberikan perhatian lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter dari pada lingkungan kantor biasa, yang informasi dikomunikasikan dengan percakapan informal dan pengamatan.

2. Kerugian Telecommuting bagi Pegawai a. Dapat membangun rasa tidak memiliki terhadap

perusahaan. b. Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau turunnya karier. c. Ketika terjadi tekanan atau masalah di rumah,

telecommuter tidak mampu menghindar ke tempat lain.

3. Penuruan Peranan Telecommuting Ada indikasi semakin menurunnya ketertarikan telecommuting. Survey USA Today, 80% merencanakan akan meninjau ulang sistem telecomuting, 62% merencanakan menurunkan, 21% keluar dan, 4% merencanakan peningkatan. Hoteling Konsep ini diberi nama hoteling dan konsepnya adalah, a. Perusahaan menyediakan fasilitas sentral yang dapat dipakai bersama-sama oleh pegawai karena kebutuhan akan ruang kantor dan sarana penunjang kantor lainnya terus meningkat.

b.

Pegawai menggunakan fasilitas sentral sama seperti mereka menggunakan hotel ketika melakukan perjalanan.

c. -

Petunjuk pokok untuk mencapai hoteling meliputi: Rancang ruangan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan fungsional. Buat kantor dengan ukuran yang sesuai. Sediakan ruang penyimpanan terpusat. Kurangi jumlah ruangan kantor yang tertutup Hilangkan peruntukan khusus ruang kantor bagi pegawai.

Keunggulan Kantor Maya Kantor maya mengatasi kendala fisik dengan tempat kerja karen memiliki beberapa keunggulan, diantaranya: a. Pengurangan biaya fasilitas. Sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga megurangi biaya sewa dan

perluasan kantor. b. Pengurangan biaya peralatan. Perusahaan tidak perlu menyediakan peralatan kantor bagi pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu Local Area Network (LAN) berbagai sumber. c. Pengurangan biaya libur. Bila ada badai, banjir, angin ribut yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan tetap dapat dilanjutkan. d. Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia, dan orang tua yang masih memiliki anak kecil karena dapat bekerja dirumah.

Kekurangan Kantor Maya Dampak negatif kantor maya, seperti: a. Moral rendah. Tidak adanya timbal balik positif yang biasa didapatkan dari tatap muka dan interaksi antara teman dan atasan. b. Kekhawatiran terhadap risiko keamanan. Keamanan data dan informasi mungkin lebih sulit dikendalikan dalam lingkungan kantor maya.

ORGANISASI MAYA (VIRTUAL ORGANIZATION) Dalam organisasi maya, operasi seluruh perusahaan dirancang

sedemikian rupa sehingga tidak terikat pada lokasi fisik.

Dampak Sosial Organisasi Maya Industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya adalah industri yang menghasilkan produk-produk dalam bentuk informasi (information), ide (idea), dan kecerdasan (intelligence). Istilah Three I Economy diciptakan untuk menjelaskan industri semacam itu. Dengan semakin banyaknya industri yang tertarik pada kantor maya, kecenderungan ini dapat mempengaruhi cara hidup dan kerja hampir setiap orang. Dampaknya antara lain penampilan fisik dan fungsi dari kota-kota. Kantor maya dan organisasi maya akan mengurangi permintaan gedung-gedung pencakar langit dan alat-alat transportasi massa, yang akhirnya menjadikan kota sepi, nyaman, dan lebih layak menjadi tempat hunian masyarakat.

Вам также может понравиться