PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL FINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINA LNEA DE ACCIN: GERENCIA DE PROYECTOS

LINEAMIENTOSADMINISTRATIVOSPARALA ELABORACINDETRMINOSDEREFERENCIAY ESPECIFICACIONESTCNICAS

Elaborado:Julio2008 Actualizado:Febrero2009

Especialista:BrbaraLem Actualizadopor:LilianLpez

OBJETIVOSDELTALLER

Precisar algunos elementos que deben ser tomados en cuenta por los Usuarios/reas de Lnea que emiten sus requerimientos para ser atendidos por la OEC. OEC Proponer una herramienta tcnica para desarrollar adecuadamente los TDR y EETT de las contrataciones desde una perspectiva administrativa. Orientar a los Usuarios/reas de Lnea, en la redaccin de las d descripciones i i d los de l TDR y/o / EETT, EETT concebidos bid segn las l normas mnimas de contratacin pblica, las buenas prcticas de gestin. g

GESTIONDECONTRATACIONES
Una institucin no slo debe apuntar a cumplir con su ciclo i l logstico, l i sino i a la l GESTION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS es decir, ABASTECIMIENTOS, decir a la optimizacin de la productividad a travs de un proceso integrado de toma de decisiones manejado por l expectativas las i d l cliente, del li que en este caso, es el ciudadano ciudadano.
Comit Especial

rgano encargado contratacio nes

Gestin de Contrataciones

Titular de la Entidad

rea Usuaria/ T i Tcnica

ETAPASDELPROCESODECONTRATACIN
Programaciny ActosPreparatorios
9 Determinacin de necesidades 9 Verificacin V ifi i del d l Presupuesto Institucional 9 Plan Anual de Contrataciones 9 Expediente de contratacin 9 Designacin del ComitEspecial 9 Elaboracin de las Bases.

Seleccin
9 Convocatoria. 9 Registrodeparticipantes 9 Presentacin de consultas yobservaciones 9 AbsolucindeCon.yObs. 9 IntegracindeBases de 9 Presentacin propuestas 9 Evaluacin y calificacin depropuestas 9 Adjudicacin de la Buena Pro 9 Perfeccionamiento del contrato.

Seguimiento Contractual

9 Ejecucinde prestaciones 9 Declaracinde conformidad 9 Liquidacin. q

DEFINICIONESGENERALES

Especificaciones Tcnicas (EETT): Descripcin de las caractersticas fundamentales de los bienes a ser adquiridos o de los procesos y mtodos de produccin relacionados, o de las caractersticas de los servicios ofrecidos o de los mtodos de operacin relacionados. relacionados Incluyen las provisiones administrativas aplicables y el requisito relativo al proceso de evaluacin de la conformidad estipulado por una entidad.

DEFINICIONESGENERALES

Trminos de Referencia (TDR): Se determinan como las EETT de como ejecutar un determinado estudio o trabajo. Describen la naturaleza de los servicios de consultoras a contratar o los informes de consultoras a realizar. Describe el mbito espacial donde se ejecutar el estudio o trabajo. trabajo Define el objetivo general y los especficos. Define el tiempo disponible. disponible Detalla los requisitos de los tcnicos que participarn, como especialidades y tiempos mnimos que dedicarn al l estudio t di o trabajo. t b j Detalla los resultados esperados, contenidos de los informes, entre otras cosas, etc.

DEFINICIONESENLANORMADE CONTRATACIONPUBLICA
(AnexoIReg.LCE)

21. Especificaciones Tcnicas: Descripciones elaboradas por la Entidad de

las caractersticas fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar. 50. Trminos de Referencia: Descripcin, elaborada por la Entidad, de las caractersticas tcnicas y de las condiciones en que se ejecutar la prestacin de servicios y de consultora. 24. Expediente Tcnico de Obra: El conjunto de documentos que comprende: d memoria i descriptiva, d i ti especificaciones ifi i t i tcnicas, planos l d de ejecucin de obra, metrados, presupuesto de obra, fecha de determinacin del p presupuesto p de obra, Valor Referencial, anlisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, frmulas polinmicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geolgico, de impacto ambiental u otros complementarios. complementarios

DEFINICIONESENLANORMADECONTRATACION PUBLICA
(AnexoIReg.LCE)

3.Bienes: SonobjetosquerequiereunaEntidadparael desarrollodesusactividadesycumplimiento p desusfines. 52.Servicioengeneral: Laactividadolaborquerealizauna 52 personanaturalojurdicaparaatenderunanecesidaddela entidad, ,p pudiendoestarsujeta j aresultadosp paraconsiderar terminadassusprestaciones.

DEFINICIONESENLANORMADE CONTRATACIONPUBLICA
(Anexo A I IReg. R LCE)

10. Consultor: 10 C l L persona natural La l o jurdica j di que presta servicios profesionales altamente calificados en la elaboracin de estudios y proyectos; en la inspeccin de fbrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditoras, asesoras, estudios de prefactibilidad f ibilid d y de d factibilidad f ibilid d tcnica, i econmica i y financiera, estudios bsicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecucin de proyectos y en la elaboracin de trminos de referencia, especificaciones tcnicas y Bases de distintos procesos de seleccin, entre otros.

DEFINICIONESENLANORMADE CONTRATACIONPUBLICA
(Anexo A IReg. I R LCE)

11. Consultor 11 C l d Obras: de Ob L persona natural La l o jurdica j di que presta servicios profesionales altamente calificados consistentes en la elaboracin del expediente tcnico de obras, as como en la supervisin de obras. 33. Obra: Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y habilitacin de bienes inmuebles, tales l como edificaciones, difi i estructuras, excavaciones, i perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de obra, materiales y/o equipos.

CONSIDERACIONESPREVIASPARA ELABORACIONDETDROEETT

Verificar V ifi antecedentes t d t d atencin de t i a la l necesidad. id d Ejemplo: Remodelacin de un centro educativo, el exp. tcnico debe considerar la obra anterior a partir de la cual se propone una mejora, no es lo mismo que la construccin de un centro educativo nuevo. Revisin de contrataciones o adquisiciones similares previas en la misma Institucin. Investigacin en el SEACE de contrataciones o adquisiciones d ii i previas i realizadas li d por otras entidades. id d Indagacin del valor de mercado con proveedores del rubro histricos o el mismo SEACE rubro, Verificar disponibilidad presupuestal.

CONSIDERACIONESPREVIASPARA ELABORACIONDETDROEETT

Verificar V ifi si i el l requerimiento i i se encuentra incluido i l id en el l PAC (indicar cdigo). Si no se encontrara en el PAC y el requerimiento se tratase de una AMC, debe indicarse el sustento tcnico como NO programable. Detallar si el bien a adquirir (Equipo = obra para instalacin) o servicio a contratar (consultora = i f informacin i primaria i i encuestas) ) requiere i d condiciones de di i previas. La modificacin de un requerimiento (RQ), (RQ) implica reiniciar todo el trmite para su atencin.

CRITERIOSADMINISTRATIVOSRECOMENDADOS PARALAELABORACIONDETDROEETT
1. 2. 3. 4. 5.

6. 7.

Identificacin d ifi i del d lServicio i i oBien i yel lSolicitante li i Antecedentes ObjetivosdelaContratacinoAdquisicin Descripcin p delasActividades( (TDR) ) CaractersticasdelPrestadordelServicio(TDR) 1 1. PersonaNatural 2. PersonaJurdica DescripcindeLosBienesaAdquirir(paraelcasodeEETT) PrestacionesAdicionalesoComplementarias

CRITERIOSADMINISTRATIVOSRECOMENDADOS PARALAELABORACIONDETDROEETT
8. 9. 10.

11. 12.

13.

14.

Resultados R l d oP Productos d esperados d (TDR) Coordinacin,SupervisineInformes(TDR) CondicionesGeneralesyEspecificasdelaPrestacin delServicio(TDR) R Responsabilidad bilid ddel d lPrestador P t d del d lServicio S i i PlazoyLugardelaPrestacindeServiciooEntregade Bienes MontodeHonorariosoValordelosBienesyFormade Pago FuentedeFinanciamiento

CONSIDERACIONESFINALES

Sealar en el RQ: Cdigo g POI ( (cuando corresponda) p ) Cdigo o nmero de referencia en el PAC, sino solicitar inclusin en PAC y sustentar no programacin. Adjuntar Adj fi h presupuestal ficha l preliminar li i que indica i di DPP. DPP Las reas tcnicas al emitir un RQ deben asegurarse que las caractersticas tcnicas solicitadas responden a la oferta del mercado, se recomienda hacer un estudio de mercado preliminar, obteniendo valores referenciales coherentes que le permitan obtener un clculo presupuestal ms exacto.

CONSIDERACIONESFINALES

Los bienes L bi a suministrar i i d b ser nuevos, sin deben i uso y del d l modelo ms reciente, con todos los perfeccionamientos en materia de diseo (Principio de Vigencia Tecnolgica). Las caractersticas tcnicas no deben hacer referencias a marcas o nombres comerciales, p patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que oriente la adquisicin o contratacin de marca, o tipo ti de d producto d t especfico. fi

CONSIDERACIONESFINALES

La precisin L i i de d las l EETT constituyen tit l los puntos t d de referencia para la evaluacin y comparacin de ofertas y su claridad facilita a los postores la preparacin de ofertas ajustadas a los requisitos de las Bases. Si se requiere que el postor proporcione cronogramas u otra informacin tcnica, , el requerimiento q debe describir en forma detallada la naturaleza y el alcance de la informacin requerida y la forma de presentacin de las ofertas. Est prohibido establecer caractersticas, EETT, o RQ tcnicos desproporcionados p p o incongruentes g con el objeto j de la adquisicin.

CONSIDERACIONESFINALES

Las EETT deben L d b ser elaboradas l b d con base b en las l normas o estndares tcnicos de calidad ms usuales a nivel internacional que incluyan los valores mximos y/o internacional, mnimos aceptables, o garantizados, que correspondan, as como las pruebas y ensayos de control de calidad y las garantas requeridas. Tambin deben tener en cuenta las normas tcnicas nacionales, l reglamentos l tcnicos, normas metrolgicas l y/o sanitarias nacionales.

PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL FINANCIADO POR EL FONDO MINERO ANTAMINA LNEA DE ACCIN: GERENCIA DE PROYECTOS

MODOSDEUTILIZACINSUGERIDOS

Los usuarios L i pueden d disponer di d lineamientos de li i generales l que le permitan la formulacin adecuada de sus RQ, a travs de la correcta determinacin de TDR y EETT. EETT La OEC, OEC los Comits Especiales y Titular de la Entidad pueden contar con una propuesta de la informacin bsica q que deben incluir las EETT y y/o TDR, q que p permita asegurar una ptima adquisicin o contratacin.

MODOSDEUTILIZACINSUGERIDOS

El o los funcionarios de cualquiera de las Dependencias Internas antes mencionadas que se desempean actualmente t l t o los l que en el l futuro f t sean designados d i d como responsables de dichas reas podrn contar con esta gua de orientacin para la correcta elaboracin de sus TDR y EETT, para la ptima satisfaccin de sus necesidades. necesidades

PASOSASEGUIRPARASU IMPLEMENTACIN

Difundir el presente documento tcnico, para conocimiento de toda la Entidad en general. Identificar y determinar al/los funcionario/s responsable/s en cada una de los Usuarios/ reas de Lnea o Titular de la E tid d para asegurar la Entidad l adecuada d d elaboracin l b i de d TDR y EETT. Determinar el/los responsable/s de la OEC para ser el nexo ne o de coordinacin permanente con los Usuarios/reas de Lnea para la correcta aplicacin del presente instrumento Lnea, tcnico.

CONDICIONESPARALAOBTENCINDE RESULTADOSENLAMUNICIPALIDAD

Los especialistas de Governa S.A.C. han trabajado esta herramienta de gestin para ponerla a su disposicin.

Sin embargo, para lograr los resultados en la mejora de la eficacia de la gestin de adquisiciones y contrataciones, el equipo i institucional i tit i l debe d b promover el l uso e implementacin i l t i de esta herramienta en Usuarios/reas de Lnea en coordinacin con el OEC y en la Entidad en general. En este sentido, buscamos el compromiso en el equipo municipal p de apoyar p y la difusin e implementacin p de este herramienta para lo cual se sugiere designar un responsable del cumplimiento de este acuerdo.

PROGRAMADEFORTALECIMIENTOINSTITUCIONAL FINANCIADO C OPOR O ELFONDO O OMINERO OANTAMINA LNEADEACCIN:GERENCIADEPROYECTOS

Elaborado:Julio2008 Actualizado:Febrero2009 Especialista:BrbaraLemActualizadopor:LilianLpez Email:governa@governa.com.pe