Вы находитесь на странице: 1из 12

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT AND ITS RELATIONSHIP TO L.

OGISTICS, MARKETING, PRODUCTION, AND OPERATION MANAGEMENT Beberapa komunitas sedang memperdebatkan pembaharuan nama dari Council of Logistic Management (CLM) menjadi Council of Supply Chain Management Professional (CSCMP). Logistic management kini menjadi lebih luas, mengarah pada supply chain management dimana tidak hanya difokuskan pada penyimpanan barang dan jasa tetapi juga arus pendistribusiannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya banyaknya perusahaan perusahaan distributor . Untuk mengetahui bagaimana hubungan antara marketing management, logistik management, production management, operation management, dan supply chain management, perhatikan definisi- definisi berikut : Marketing Fungsi organisasional dan dan serangkaian nilai proses pada untuk pelanggan menciptakan, serta untuk

mengkomunikasikan,

memberikan

mengendalikan hubungan dengan pelanggan dalam rangka mencapai keuntungan bagi organisasi maupun stakeholdernya. Marketing management Proses penetapan tujuan pemasaran bagi organisasi (mempertimbangkan sumber daya internal dan market opportunities), yang meliputi aktivitas perencanaan dan pelaksanaan sesuai dengan tujuan, serta evaluasi atas kemajuan yang telah dicapai. Konsep marketing meliputi: Peluang pasar Customer value Forecasting demand Product/services management

Logistic Management

Bagian dari kegiatan supply chain management, mulai perencanaan, implementasi, dan pengendalian efisiensi dan efektivitas aliran masuk dan keluar dari penyimpanan barang atau jasa, serta semua informasi yang diperlukan antara barang yang tersedia dengan tingkat konsumsi masyarakat terkait dengan permintaan pelanggan. Konsep logistik meliputi: Transportation network design and management Tehnik Warehousing meliputi lokasi, desain, dan manajemen Material handling management System wide inventory management

Production Management Manajemen produksi meliputi beberapa elemen, yakni : Manufacturing and production system Services Maintanance, repair, and operations (MRO) Product/services design Quality

Dari ketiga definisi di atas, maka hubungan antara marketing, logistic, dan production adalah sebagai berikut : Time and place tranformation (Logistic) Exchange Transformation (Marketing)

Physical transformation (Production)

Operation Management

Kegiatan Operasi merupakan usaha-usaha pengelolaan (planning, organizing, actuacting, controlling) secara optimal penggunaan sumber daya/faktorfaktor produksi (Man,Material,Machine,Method,Money,Market) dalam proses transformasi bahan mentah menjadi berbagai produk /jasa. Dengan kata lain Manajemen Operasi adalah bagaimana mengarahkan berbagai masukan ( Input ) agar dapat memperoleh bermacam keluaran ( Output) dalam jumlah, harga, kualitas, waktu dan tempat tertentu sesuai dengan permintaan konsumen. Kegiatan Operasi merupakan usaha-usaha pengelolaan( planning, organizing, actuacting, controlling ) secara optimal penggunaan sumber daya/faktorfaktor produksi(Man, Material, Machine, Method, Money, Market) dalam proses transformasi bahan mentah menjadi berbagai produk /jasa. Dengan kata lain Manajemen Operasi adalah bagaimana mengarahkan berbagai masukan ( Input ) agar dapat memperoleh bermacam keluaran (Output) dalam jumlah, harga, kualitas, waktu dan tempat tertentu sesuai dengan permintaan konsumen.

Operation Management Time and place tranformation (Logistic) Exchange Transformation (Marketing)

Physical transformation (Production)

Supply Chain Management Jika manajemen operasi memperbaiki mengaplikasikan alat analitis dan framework untuk proses bisnis dan hubungannya dengan fungsi yang lainya. SCM

merupakan pengaplikasian alat dan framework untuk memperbaiki proses bisnis that cross organizational boundaries.

Operations Management Supply Chain Management Time and place tranformation (Logistic) Exchange Transformation (Marketing)

Physical transformation (Production)

Jadi, dari uraian di atas menunjukkan bahwa, supply chain management merupakan serangkaian proses mulai dari marketing management, logistic management, production management, sampai dengan operation management. Hal ini terkait dengan semakin berkembangnya strategi pemasaran barang dan jasa, dan tuntutan konsumen yang semakin tinggi akan tersedianya barang dan jasa di pasar. Proses supply chain management ini dapat diimplikasikan dalam beberapa fungsi, sebagai berikut : Functional Area Production
Machine scheduling MRP; S&OP CPFR;Strategic Procurement and

Decision Scope
Functional

Logistics
Inventory management

Marketing
Selling ; management;

labor Personel advertising;

placement ;Inventory utilization; Workload Sales

OM SCM

MRP; S&OP VMI;CPFR

promotion S&OP CRM;CPFR

Aplikasi dalam kegiatan perusahaan Belakangan ini, di Indonesia banyak sekali bermunculan perusahaan- perusahaan distribusi. Hal ini dilatar belakangi dengan makin tingginya biaya produksi seiring dengan makin tinggi pula permintaan konsumen. Dengan demikian, banyak sekali perusahaan- perusahan yang memutuskan untuk membatasi aktivitasnya. Mereka lebih memfokuskan pada produksi barang atau jasa. Sedangkan proses pendistribusiannya, yang meliputi proses penyimpanan barang, sampai dengan pemasarannya diserahkan kepada pihak ketiga. Dengan demikian diharapkan perusahaan dapat menekan biaya yang timbul dari proses pemasaran dan mampu menciptakan keunggulan kompetitif tersendiri. Selain itu, bagi para mitra (perusahaan distribusi), mereka mampu menghasilkan laba dari pemasaran tanpa harus memikirkan kerugian- kerugian akibat proses produksi(biasanya akan dilakukan retur apabila hal itu terjadi)dan, semakin tinggi profit yang dicapai maka secara tidak langsung seiring dengan naiknya brand image suatu produk, maka akan naik pula brand image perusahan distribusi tersebut. Seperti hal nya produk susu frisian flag dalam artikel di bawah ini : Kecanggihan di Balik Manisnya Susu Bendera Kamis, 27 September 2007 Oleh : A. Mohammad B.S. Sumber : Majalah SWA Untuk menopang kebutuhan bisnisnya yang berkembang, PT Frisian Flag Indonesia melakukan berbagai pembenahan di bidang TI. Mulai dari peningkatan infrastruktur TI, implementasi e-SCM dan penggantian sistem ERP. Bagaimana caranya agar kegiatan pengadaan barang, pengiriman hingga transaksi bisa dilakukan secara terintegrasi dan real time? Bagaimana mengintegrasikan perusahaan secara virtual dengan para vendor, pelanggan dan mitra bisnis?Bisakah sistem back office menopangnya? Itulah antara lain pertanyaan yang sempat dilontarkan manajemen PT Frisian Flag Indonesia (FFI) kepada Tim Teknologi Informasi (TI) perusahaan ini. Namun, itu semua masalah yang dihadapi FFI tiga-empat tahun lalu. Maklum, ketika itu, sistem inti yang digunakan untuk menopang proses bisnis (termasuk produksi) di

perusahaan susu yang bermarkas pusat di Belanda itu masih bersifat semi otomatis. Menurut Eka Suharto, Manajer Teknologi Informasi dan Komunikasi FFI, selama ini pihaknya mengimplementasi Prism sebagai sistem back office. Sistem ini dipakai untuk penjadwalan produksi ataupun purchasing order. Akan tetapi FFI tidak mengimplementasi modul Material Resources Planning (MRP), sehingga monitoring pengadaan barang mesti dicek langsung oleh user ke sistem. Setelah itu, user dari bagian pengadaan memutuskan kapan pengadaan bahan mentahnya harus dilakukan. Sementara itu, untuk keperluan logistik hingga transportasi ditambahkan submodul tersendiri ke dalam Prism. Untuk memperoleh pelaporan, semua data harus dipindahkan ke aplikasi keuangan yang dipakai FFI. Untuk menggabungkan laporan dan sejumlah simulasi yang dianggap penting seperti manajemen akuntansi harus dikonversi ke format spreadsheet. Sementara sistem yang ada cenderung untuk melakukan pencatatan, ketimbang proses pengolahan yang lebih kompleks. Akibat belum terintegrasinya sistem secara otomatis tersebut, beragam persoalan pun muncul. Mulai dari pengadaan, produksi hingga pengiriman dan penjualan produk. Sharing informasi tidak berjalan mulus dan perencanaan kolaboratif pun terhambat. Padahal, masalah kecepatan dan ketepatan data dalam informasi yang hendak disajikan merupakan sesuatu yang sangat penting. Tanpa sistem yang terintegrasi dan otomatis, tak dimungkinkan pula penyajian informasi secara cepat. Begitu pula penyusunan laporan dan simulasi prediksi untuk jangka waktu tertentu tidak mudah dilakukan. Pasalnya, semua data harus di-download, kemudian diolah dengan program lain yang memang digunakan oleh bagian yang bersangkutan. Untuk mengatasi masalah yang muncul, perusahaan yang terkenal dengan produk Susu Bendera ini berinisiatif untuk mengaplikasi electronic-Supply Chain Management (eSCM) yang berjalan paralel dengan ERP. Tahap awal penerapan e-SCM di FFI diparalelkan dengan penerapan ERP. Tujuannya untuk mendapatkan beberapa keuntungan pada saat yang bersamaan. Lagi pula, secara logika e-SCM membutuhkan

dukungan ERP,baik dalam hal akurasi data maupun proses bisnis yang teruji,kata Eka memberialasan. Eka mengungkapkan, pembenahan dan modernisasi sistem di FFI mulai dilakukan pada 2003. Ini sejalan dengan penggabungan (merger) ketiga unit usaha yakni FFI, Foremost Indonesia, dan Tesori Mulia. Menurutnya, kesempatan itu digunakan tidak hanya untuk mengonsolidasikan aplikasi bisnis yang digunakan, tetapi juga infrastrukturnya, mulai dari server, jaringan, fasilitas e-mail dan infrastruktur TI lainnya. Tim TI juga membentuk unit help-desk untuk melayani user dengan menggunakan aplikasi yang dibangun sendiri. Malah, untuk mengenalkan kolaborasi di antara user diadakan perlombaan desain intranet antardepartemen dalam FFI, Eka menjabarkan.

Selain itu, dilakukan pula pengembangan dan penerapan sistem secondary sales berbasis Web untuk sekitar 150 distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Aplikasi itu untuk mendukung aktivitas distributor dalam melakukan transaksi penjualan pada pelanggan mereka. Tak cukup di situ, aplikasi Business Analyzer berbasis Oracle untuk keperluan finansial dan penjualan juga digunakan. Dukungan TI ditingkatkan pula untuk kedua pabrik FFI di Pasar Rebo dan Ciracas, serta cabang-cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Terutama pada cabang besar yang terhubung menggunakan fasilitas Multi Protocol Label Switching (MPLS) dari XL. Redundansi tidak hanya dilakukan pada Local Area Network (LAN), tetapi juga antara cabang dan kantor pusat. Dengan begitu, jika terjadi gangguan pada salah satu koneksi, secara otomatis perangkat switch over akan bekerja. Pasalnya, perusahaan ini menggunakan dua network provider yang berbeda. Tujuannya supaya tidak terjadi interupsi akibat terputusnya koneksi. Fasilitas remote access diberikan FFI kepada kalangan mobile user. Sementara itu, untuk meningkatkan keamanan (jaringan), selain menggunakan Virtual Private Network (VPN), juga diterapkan token card seperti yang lazim digunakan pelaku transaksi e-Banking. Selanjutnya, pada 2005, FFI mulai mengimplementasi sebuah sistem ERP baru (yakni

SAP) untuk menggantikan Prism. Secara bertahap kami mulai mengimplementasi solusi ERP baru, karena solusi sebelumnya sudah tidak bisa lagi menopang kelangsungan bisnis, Eka menjelaskan. Tahap awal, implementasi dilakukan pada fungsi SDM dengan modul struktur organisasi, personalia, time management dan payroll. Kemudian secara regional diterapkan secara bersama-sama modul penjualan, distribusi, produksi, finansial, dan lainnya. Persiapan yang matang, komitmen manajemen, dan partisipasi aktif karyawan membuat implementasi sistem ini berjalan dengan lancar. Memang ada beberapa fungsi seperti Secondary Sales dan Plant Maintenance yang masih dilakukan tidak menggunakan ERP ini, ungkap Eka. Menurut pria berkacamata yang sedang mengambil program master di Universitas Prasetiya Mulya ini, aplikasi-aplikasi tersebut tentunya perlu didukung infrastruktur yang memadai. Antara lain: firewall, switch, wireless dan network device lainnya dengan menggunakan Cisco, serta server dan workstation yang andal. Bahkan, untuk mendukung kelangsungan bisnis dibangun pula sistem disaster recovery. Aplikasi ini mempunyai sarana pendukung supaya aplikasi kritikal tetap berjalan jika terjadi ancaman yang berbentuk bencana di kantor pusat. Dijelaskan Eka, sebelum menerapkan ERP, pihaknya telah melakukan persiapan dengan melengkapi master data para pemasok, pelanggan, hingga material. Begitu pula dengan data pendukung, seperti Lead Time, Safety Stock, Order Point, Delivery Window Time, dan informasi lainnya. Untuk menjalankan implementasi ini FFI menunjuk konsultan dari Singapura. Penerapan sistem ERP baru tersebut memang melibatkan banyak pihak, baik internal perusahaan (seperti departemen logistik, penjualan, keuangan dan TI) maupun mitra usaha seperti logistic provider, perusahaan transportasi, distributor, key account dan pihak lainnya. Untuk melakukan pertukaran data secara elektronis antara sistem FFI dan para logistic provider dipakai aplikasi middleware (EAI). Alur proses dari FFI ke logistic provider ini

meliputi: pengiriman produk jadi (finished goods) dari pabrik ke Main Distribution Centre (MDC), lalu dari MDC ke gudang cabang, dan seterusnya hingga ada bukti penerimaan barang dari pelanggan. Memang tahap awal ini lebih diarahkan pada sisi outbound, yaitu sisi pemenuhan permintaan pelanggan, Eka menjelaskan. Pada tahap ini pula diterapkan sistem bar code pada barang jadi. Dengan begitu, setiap bagian produksi menghasilkan barang jadi, secara otomatis dihasilkan pula label bar code yang ditempelkan di setiap valet barang jadi. Diklaim Eka, hal ini mengurangi proses entry data, sehingga mempercepat proses dan meningkatkan akurasi, terutama pada saat mengirimkan barang tersebut dari pabrik ke MDC. Adapun untuk berhubungan dengan para mitra bisnis (terutama kalangan key account seperti hypermarket dan supermarket), FFI menerapkan sistem Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR). Tentu saja, proses integrasinya dilakukan bertahap untuk masing-masing mitra usaha. Di tahap awal difokuskan pada key account besar, seperti Carrefour dan Giant. Menurut Eka, penerapan CPFR memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak, antara lain berupa peningkatan service level, pertumbuhan penjualan melalui penurunan rasio lost sales akibat kekurangan stok, pengendalian working capital terkait stok, dan peningkatan akurasi peramalan (forecast). Menariknya lagi, seperti dituturkan Eka, saat ini FFI dalam tahap akhir penerapan sistem traceability dengan menggunakan pemindai bar code dan teknologi Radio Frequency Identification (RFID). Ini mencakup tahapan mulai dari bahan baku yang diterima dari pemasok, kemudian dimasukkan ke dalam proses produksi, sampai menjadi barang jadi. Sistem ini mendukung pelacakan jika terjadi gangguan pada material atau hal lainnya. Sebab, pergerakan material dan informasi diikuti terus selama proses produksi, ujar Eka. Menurut Eka, teknologi RFID dirasakan perlu, karena label bar code yang ada tidak bisa menyimpan data dinamis, dan tidak bisa diperbarui selama proses produksi yang juga membutuhkan suhu tinggi. Oleh karena itu, FFI membangun jaringan wireless di seluruh pabriknya, sehingga data yang diterima pemindai bar code dapat segera masuk ke dalam

database. Pokoknya, integrasi e-SCM secara penuh memerlukan keterlibatan banyak pihak, yang masing-masing mempunyai kondisi yang berbeda. Selain itu, diperlukan kepercayaan dan kerja sama dengan mitra usaha, Eka menegaskan. Walaupun penerapan e-SCM ini diklaim sudah bisa dirasakan hasilnya (seperti efisiensi, penghematan biaya dan hubungan mitra yang lebih kuat), Eka menyebutkan, upayanya tidak berhenti sampai di situ. Menurutnya, masih banyak hal yang harus dikembangkan dalam kaitannya dengan solusi e-SCM, selain komponen dasar supply chain itu sendiri. Antara lain: penyiapan antarmuka (interface) dan pertukaran data (data interchange) dengan mitra usaha, pembangunan web store, penggunaan PDA untuk para sales-nya, penyiapan sistem e-procurement dan e-marketplace, serta beragam platform kolaborasi lainnya. Eka mengaku sejumlah rencana memang telah disiapkan tim TI FFI untuk membangun sistem TI yang lebih andal. Antara lain penerapan modul SDM mencakup fungsi kompensasi, benefit, pengembangan personal, pelatihan, rekrutmen hingga fasilitas employee self-service. Di samping itu, tahun ini FFI berencana mengembangkan sistem Business Warehousing/Business Intelligence untuk membantu pengambilan keputusan manajemen. Diharapkan dalam satu-dua tahun ke depan akan menyusul penerapan fungsi bisnis yang terdapat dalam Customer Relationship Management (CRM), Strategic Enterprise Management (SEM), dan Advanced Planning Optimizer (APO), Eka mengungkapkan. Keputusan pihak FFI untuk memperbarui SCM-nya dinilai tepat oleh konsultan TI Kristianus Yulianto. Menurutnya, bila aplikasi ERP yang ada tidak cukup untuk mengantisipasi demand yang cepat berubah, harus ditunjang dengan fungsi SCM sebagai tool yang tepat untuk memperoleh gambaran menyeluruh mengenai jaringan rantai pasokan. Terlebih, untuk jaringan bisnis perusahaan sebesar FFI, yang memiliki banyak pelanggan dan pemasok yang tersebar tidak hanya di wilayah Indonesia, tetapi hingga ke berbagai tempat di dunia. Sistem TI di FFI yang ada pada saat ini adalah sebuah need, bukan hanya nice to have. Sebab, karakteristik bisnis produk konsumer seperti FFI adalah

produksi massal dan daur hidup produknya pendek. Juga, sangat tergantung pada persepsi pelanggan yang seleranya cepat sekali berubah (demand). Maka, kunci kemenangan bisnisnya terletak pada: right product, right time, right place, dan right price, Kristianus menjelaskan. Menurut Kristianus, agar perusahaan bisa selalu mendapatkan data atau informasi yang benar mengenai supply-demand, maka sebanyak mungkin stakeholder yang terlibat dalam rantai pasokan harus terhubung dan memperoleh informasi akurat secara cepat. Dengan begitu memudahkan para pengambil keputusan di FFI dan para vendornya yang terhubung dengan sistem tersebut untuk membuat perencanaan penyediaan barang, produksi dan distribusi yang efisien. Tujuan penerapan SCM adalah untuk menciptakan kemampuan menjaga keseimbangan rantai pasokan antara perusahaan, pemasok dan pelanggan, kata Kristianus. Diingatkan Kristianus bahwa kunci utama bisnis produk konsumer terletak pada beberapa unsur. Di antaranya: market business intelligence, eksekusi logistik (inventori/manajemen pergudangan dan manajemen distribusi), perencanaan produksi berbasis pada tingkat konsumsi (consumption-based planning), serta Supplier Relationship Management (SRM) dan e-procurement. Semua elemen tersebut harus terintegrasi. Itu akan menjadi kunci keberhasilan SCM. Sekaligus menjadi prasyarat sebelum melakukan implementasi tool tingkat lanjut, seperti APO, ujar Kristianus mewanti-wanti. Setelah kegiatan operasional menjadi lebih efisien, dan data tersedia secara terintegrasi, maka tahapan berikutnya adalah membangun kultur manajemen berbasis data atau istilahnya speak with data, katanya menambahkan. Fakta&Data PT Frisian Flag Indonesia (FFI) memulai operasinya di Indonesia tahun 1971. FFI memproduksi dan memasarkan produk susu segala jenis, mulai dari susu bubuk, susu cair siap minum, hingga susu kental manis sebagai produk andalannya.

FFI merupakan bagian dari Grup Royal Friesland Foods (sebelumnya Friesland Coberco Dairy Foods) yang kantor pusatnya berada di Belanda. FFI berkantor pusat di Jakarta, dan memiliki 7 kantor cabang penjualan yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. FFI mempunyai dua fasilitas produksi. Salah satu fasilitas produksi berlokasi di Pasar Rebo, didirikan tahun 1969. Fasilitas produksi lainnya berada di Ciracas , didirikan pada tahun 1973 sebelumnya bernama PT Foremost Indonesia yang di akuisisi oleh FFI tahun 1976. FFI saat ini memiliki 150 distributor , dan mempekerjakan lebih dari 1.500 karyawan di 27 provinsi. Tantangan&Masalah: (1) Kegiatan pengadaan barang, pengiriman, hingga transaksi belum bisa dilakukan secara terintegrasi. (2) Belum terintegrasinya perusahaan secara virtual dengan para vendor, pelanggan dan mitra bisnis. (3) Sistem back office/ERP yang ada (Prism) tidak bisa lagi menopang kebutuhan dan proses bisnis. Solusi: Mengganti sistem inti lama (Prism) dengan ERP dari SAP. Selanjutnya menerapkan eSCM yang berjalan paralel dengan ERP. Infrastruktur jaringan juga ditingkatkan. Selain itu, tengah menerapkan penggunaan teknologi RFID. Hasil dan Manfaat yang Dicapai: Efisiensi, penghematan biaya dan hubungan mitra yang lebih kuat. Transaksi sudah bisa dilakukan secara online dan real time. Perusahaan dapat terhubung dengan 150 distributor melalui Web.