Un libro blanco de Laserche con enfoque Ejecutivo

El Retorno de Inversin en Document Management

Run Smarter

La Introduccin

o es necesario cambiar la manera de trabajar para mejorar la eciencia de los procesos de trabajos. Con una solucin de document management digital de calidad, se puede trabajar de la manera en que se hace siempre, pero organizando y limitando el uso del papel. De hecho, de acuerdo a una investigacin que hizo Gartner Group, cuando se implementa una solucin de document management digital, una organizacin puede reducir el costo relacionado a los documentos en 40%. Estimaciones recientes muestran que un empleado tpico le puede tomar 12 minutos el hecho de procesar un documento. Nueve de esos 12 minutos se gastan en buscarlo, recuperarlo y rellenarlo esto signica que slo tres minutos son invertidos para usar la informacin que se encontr.

El promedio de las organizaciones es:

Hacen 19 copias para cada documento. Gastan $250 dlares al rehacer un documento que se perdi. Gastan $20 dlares en la labor de archivar cada documento. Pierden uno de cada 20 documentos. Se gastan $120 dlares al buscar un documento traspapelado. Se gastan $25, 000 dlares al llenar cuatro gabinetes y $2,000 en mantenerlos anualmente. En los ltimos cinco aos, el volumen del papel que producen las organizaciones se ha incrementado 10 veces. Este incremento conduce a que su manejo tambin incrementa sus costos, lo cual reduce signicativamente los mrgenes de ganancia. La propuesta de document management de Laserche puede sofocar estos procesos ardientes, al otorgar un rpido incremento de los documentos, creando un sistema de mantenimiento de archivos de papel para su organizacin. Al manejar y proteger los documentos que soportan los procesos empresariales, los informes decisivos de la compaa y la preservacin del conocimiento, incrementan su eciencia, mediante las soluciones de document Management de Laserche, adems del soporte edicado en el benecio de las actividades y el balance que debe haber entre la seguridad y lo accesible.

Eciencia en recaudacin scal catastral en Mxico

El concepto de Inteligencia Fiscal Digital es un nuevo modelo de recaudacin que no tiene ningn precedente en Mxico; el objetivo fue poner en orden la base del catastro, primero de la ciudad de Acapulco y ahora en 18 municipios del estado de Guerrero, al digitalizar los planos, las fotografas areas y fachadas, as como escrituras, ttulos de propiedad, boletas prediales, todo ello mediante la tecnologa de Document Management de Laserche. Este esfuerzo permiti eliminar costos de almacenamiento de los archivos, adems de agilizar la bsqueda e integracin de los documentos y al mismo tiempo regularizar la situacin de los predios, as como consultas remotas operando va Internet. El resultado es un aumento sustantivo en la recaudacin de impuestos sin subir ni tasas scales ni bases gravables. Entre el ao 2001 y 2002, el municipio de Acapulco recaud $425 millones de pesos; sin embargo, la inversin en este rubro fue de solo $14.4 millones de pesos. Ahora sucede un efecto similar en los otros municipios donde opera el sistema en su fase de plan piloto, coment Alejandro Cataln, Coordinador General del Catastro en el Estado de Guerrero.

El Ahorro del Tiempo

Un estudio reciente de PriceWaterhouseCoopers reporta que el empleado promedio gasta 40% de su tiempo en manejar documentos no esenciales, mientras que IDC estima que los empleados gastan 20% de su tiempo al buscar informacin impresa en documentos, sin embargo, en el 50% de ese tiempo, no pudieron encontrar el documento que necesitaban. Con el paradigma de document management, en lugar de buscar esa informacin o literalmente nadar en papel, se puede invertir el tiempo en las reuniones que necesitan los clientes actuales o para ganar unos nuevos. El staff de la organizacin logra en pocos minutos lo que antes le tomaba horas. En lugar de desperdiciar los das buscando esa informacin o llenando documentos, es mejor invertir su tiempo en algo ms productivo.

Un sistema de manejo documental puede ayudar a ahorrar tiempo en:

Responder a los requerimientos de informacin de manera inmediata, al eliminar las llama das telefnicas derivadas de ello. Respuestas rpidas a los auditores que requieren informacin. Localizacin inmediata de documentos que deben ser reescritos o rellenados. Se gasta menos tiempo en las actividades de archivado de documentos. Se reduce el tiempo que se gasta en copiar y distribuir documentos entre el staff, o a un cmulo de ocinas y contactas externos. El manejo de documentos en los ujos de trabajo es ms rpido, al automatizar el proceso de negocios.

Adis al papel y prdidas de tiempo en el Instituto Peditrico ms importante de Mxico

Uno de los objetivos del Instituto Nacional de Pediatra es apoyar a los investigadores, mdicos y cientcos de todo el pas (incluso del extranjero) a aportar informacin valiosa sobre las enfermedades que est padeciendo la niez mexicana. Pero esta labor anteriormente era titnica y lenta, ya que los expedientes peditricos permanecan en un archivo basado en papel o microlmado, por lo cual cuando un investigador solicitaba un expediente, ste poda tardar hasta seis meses en ser entregado, explica Juan Pablo Villa Barragn, director del rea de Planeacin del INP. Sin embargo, este panorama cambi radicalmente, ya que desde el ao pasado la dependencia se dio a la tarea de digitalizar los expedientes fsicos de 1994 a la fecha: En este sentido, Automation Point implement una solucin idnea basada en la tecnologa de document management de Laserche, por la cual digitalizamos cerca de 25,000 expedientes en un tiempo rcord de 10 meses, explica el funcionario. En la actualidad los expedientes mdicos se alojan en el repositorio de Laserche y pueden consultarse a travs de una sencilla interfaz Web, por la cual cualquier expediente se encuentra disponible a la velocidad de un clic. Este proyecto le dio al INP una mayor capacidad de respuesta en las consultas mdicas, adems de que la informacin est disponible para cualquier investigador de todo el mundo que quiera consultar enfermedades que aquejan a la niez tanto de Mxico como a nivel global.

Incremento de los mrgenes de ganancia

Mientras se implementa un sistema de document management, el resultado puede derivar en el alza de los costos de primera mano, y puede generar ahorros a largo plazo. De hecho, en una reciente investigacin de IDC, los puntos medulares para un retorno de inversin (ROI, por sus siglas en ingls) de document management se presentan en menos de un ao; y en cinco, se obtiene un ROI de 404%. Sin embargo, la mitad de las organizaciones estudiadas lo obtuvieron en seis meses. De hecho, una solucin de calidad de document management puede entregar un rpido ROI sin sobre tazar los recursos TI.

Finanzas sanas y orden en la Tesorera del Tampico, Mxico

El municipio de Tampico, Tamaulipas en Mxico impuls un proyecto basado en el concepto de Transparencia Digital mediante Laserche. Lo anterior al poner orden y claridad sus cuentas pblicas en el Departamento de la Tesorera de 2005 a la fecha. El proyecto involucr tres fases: la digitalizacin de 500,000 documentos, ejercer el control de todas las actas de cabildo, y nalmente, instaurar el concepto de Inteligencia Fiscal Digital (IFD), el cual tiene el objetivo de tener un control completo de la base del catastro para tener una recaudacin eciente, justa y equitativa. El encargado de implementar el proyecto en su totalidad es Expert Data, proveedor de soluciones de Document Management y VAR en Mxico de Laserche. Gasi Fayad, director general de dicha compaa, explic que el gobierno tamaulipeco invirti 310 mil pesos, monto que fue dirigido a las primeras fases del proyecto: En tres meses logramos digitalizar todas las cuentas pblicas y de proveedores; en breve comenzaremos con la tercera fase, que involucra combinar sistemas document management y cartografa digital para tener un plano de todas las propiedades de Tampico y Ciudad Madero. As implementaremos el concepto de IFD, que tan buenos resultados ha dado en el gobierno del estado de Guerrero.

El document management incrementa el retorno de ganancia al reducir costos

El paradigma de document management incrementa la redituabilidad al reducir costos e incrementar los ingresos. EDI Group Ltd., estim que al implementar uno de estos sistemas se arrojaron ahorros de entre $1 y 5$ dlares por documento, mientras que Gartner, Inc., estima que un sistema de document management puede reducir esta cifra hasta en 40%. Adems existen otros benecios que reducen otros aspectos, como la baja de costos en sitios de almacenamiento, as como el decremento en los costos relacionados con las regulaciones, y algunas veces, con la eliminacin de plazas del staff o su reasignamiento a posiciones ms estratgicas. Porque un sistema de document management ayuda a aprovechar el tiempo, se pueden generar ms ingresos. Este tiempo se traduce en la obtencin de ms citas con clientes o para cerrar nuevos contratos, o bien, en agregar valor al responder a las necesidades de sus clientes ms rpidamente y con una mayor calidad en el servicio, con lo cual se obtienen mejores referencias.

La reduccin de costos y el incremento de los ingresos atae a:

Menor uso y manejo en el costo del papel. Al reducir el archivamiento, la duplicacin y la recuperacin, tambin se reducen costos en los sitios de almacenamiento. En caso de desastre natural es ms fcil reducir la recuperacin de la informacin organizacional si sta es fsica. Se simplica la planeacin y continuidad del negocio. Se aprovecha el espacio de las necesidades de almacenamiento del papel para generar actividades ms productivas. Al reducir todos estos costos e incrementar los ingresos, se puede producir una marcada rentabilidad y un mayor alcance en el valor de sus negocios. Los costos al implementar un sistema document management es una inversin para tener un mejor futuro en la organizacin.

Incremento de la rentabilidad por tamao de empresa:

Tamao de la empresa Invesin en tecnologa Ahorros del staff Ahorros futuros Incremento de ganancias Incremento del valor en el negocio

Pequea 1.4% de ingresos ($7,000 US) 1000 horas (0.4 de empleados de tiempo completo) 8.6% de ingresos ($43,000 US) 41.2% $216,000 US

Mediana 2% de ingresos ($20,000 US) 1500 horas (0.6 de empelados de tiempo complete) 8.9% de los ingresos ($89,000 US) 55.9% $626,000 US

Grande 1% de los ingresos ($40,000 US) 6000 horas (2.4 de empelados de tiempo complete) 8.6% de los ingresos ($342,000 US) 40.7% $3,421,000 US

Incremento de la Productividad y la Eciencia

Hay que poner las herramientas correctas, - y la informacin adecuada en las manos de la gente idnea. Con una bsqueda inteligente de documentos se ayuda al servicio al cliente a tener respuestas ms rpidas, mediante la automatizacin de los ujos de trabajo, esto mantiene la paz en los procesos de negocios y alerta a los gerentes sobre la actividad e inactividad de los empleados. Un sistema de document Management ayuda a las organizaciones a incrementar su productividad y eciencia. Es posible reducir archivos traspapelados y los tiempos de recuperacin de documentos con un simple sistema de manejo de papeles y de documentos electrnicos; esto tambin aplica a expedientes fsicos, archivos multimedia y correos electrnicos. Al usar esta sencilla plataforma para manejar la informacin organizacional, se pueden aplicar nuevas polticas en los expedientes de la compaa y tener procedimientos consistentes, adems de tener un formato de documentos til. Una investigacin de Laserche estima que los ahorros de tiempos se dan en 20% en actividades como archivamiento, la eliminacin de documentos traspapelados o el incremento de la eciencia en el ujo de trabajo. Este incremento de la eciencia va ligado a una mayor productividad del staff, donde se pueden ahorrar 6,000 horas de trabajo anualmente o 2.4 plazas de tiempo completo del staff.

La administracin de documentos puede ayudar a la organizacin a incrementar la productividad y eciencia en:

Recuperacin instantnea de documentos. Mtodos de bsqueda inteligente que soportan las bsquedas con cualquier criterio disponible. Optimizacin de la distribucin de documentos y mejoramiento en la contabilidad con un ruteo y noticacin de la automatizacin del ujo de trabajo. Reduccin de la labor de errores frecuentes al automatizar los textos OCR y la indexacin. La distribucin de documentos en el Web y en publicaciones para CD es ms rpidas. Reduccin de las entradas de datos manuales con herramientas comprensivas de documentos y captura de datos. Document management provee al staff de acceso inmediato a la informacin. Con ello se permite mejorar la toma de decisiones acerca de las emisiones que tienen alto impacto en la organizacin. Con este sistema, los empleados podrn soportar los procesos de trabajo, trabajarn ms ecientemente, colaborarn con mayor productividad y harn mejores elecciones de informacin. Tambin se presenta un incremento dramtico de la productividad al acelerar la paz en los negocios y al mantener a los clientes satisfechos.

La eciencia del Staff como porcentaje de los ingresos

Tamao Los costos del staff derivados del back-ofce como porcentaje anual de ingresos Ahoro en eciencia Aanual) Pequea 24% ($120,000 US) Mediana 27% ($270,000 US) Grande 23% ($920,000 US)

4.8% ($24,000 US)

5.4% ($54,000 US)

4.6% ($184,000 US)

Permitir la Automatizacin
Cuando los staffs de sus organizaciones buscan informacin, tienen que mover archivos todos los das manualmente. Este proceso, con la labor intensiva de bsqueda, como faxeo, fotocopiado y la distribucin manual, consume mucho costos y tiempos. La ineciencia de este proceso manual hace que el staff no est disponible para los procesos de negocio cruciales, y por ende, es incapaz de convertir la informacin en un proceso productivo. Las soluciones de document management al automatizar los componentes del ujo de trabajo, entregan un costo benecio ms eciente con reducciones en dinero, al tener un proceso documental que opera con procesos estables. Una solucin de ujo de trabajo reduce costos del manejo del papel con un ruteo inteligente de los mismos, ahorra tiempo y dinero al reducir el fotocopiado, la entrega manual y la bsqueda repetitiva de informacin. En un tpico modelo de ujo de trabajo, los archivos son movidos fsicamente desde el escritorio de una persona a otra. Si el staff trabaja remotamente, entonces deben mover el papel fsicamente a las distintas ocinas. Los procedimientos son implementados para asegurar cada paso del establecimiento de las bases del tiempo, pero los archivos de papel, inevitablemente culminan con atrasos; esto afecta negativamente a los procesos en tiempos. La tecnologa basada en ujos de trabajo, asegura que el procedimiento ocurra a tiempo, al automatizar las alertas, las cuales informarn al supervisor si algunos de los pasos no siguieron su curso en los tiempos establecidos. El estatus de documentos y archivos no slo se identica por cada tem, ya que prioriza las acciones ms relevantes y crea listas de trabajo. Las anotaciones electrnicas proveen documentacin y auditoras digitales. Asimismo, el seguimiento de los emails puede generarse directamente desde la aplicacin, al especicar el documento. Esta tecnologa provee fuerza, consistencia, estructuras slidas y minimiza los errores; tambin otorga la generacin de la eciencia operacional de modo cuanticable en cuanto a la gestin de los datos. El impacto del ujo de trabajo otorga eciencia al reducir todos costos de forma substancial y puede cuanticarse en trminos de ahorros. Al generar cinco o 10 minutos por ahorro de documentos, los ahorros del nmero de documentos, se traducen una signicativa reduccin de costos.

Una solucin de ujo de trabajo permite a las organizaciones:

Crear un modelo de procesos de trabajo. Designar reglas basadas en el ruteo de los sistemas, al optimizar los procedimientos manuales de documentos. Copiar y mover los documentos usando servicios de ruteo y la red interna. Automticamente notica al staff y a los supervisores de eventos con certeza, como la ubicacin de un documento en un folder, abrir un documento o cambiarlo o indexar un campo. La actividad de monitoreo del usuario garantiza eciencia y la conclusin del proyecto, mientras el staff reporta las mejoras. Document Management ofrece el poder de recapturar las horas perdidas, reduce los gastos e incrementa la rentabilidad, al mismo tiempo que mejora los niveles de servicio al cliente. El tiempo ahorrado puede emplearse para cultivar nuevas relaciones de negocios y generar ingresos adicionales.

Administracin de la Eciencia del Flujo de Trabajo

Tamao Soporte en ahorro de archivos Ahorros en impression % Reduccin de FTE Efciencia en Ahorros del Flujo de Trabajo Chica $3,105 $4,050 63% $32,452 Mediana $9,315 $12,150 63% $97,356 Grande $31,050 $40,500 63% $324,519

Las Conclusiones
La gran habilidad y la aceptacin de la tecnologa de document Imaging, entre la rpida declinacin de costos de los sistemas de cmputo, hace que una solucin de document management sea una inversin viable. En un ambiente donde se incrementa la productividad, la eciencia y los mrgenes de ganancia es crucial para tener xito a largo plazo, tener una solucin de document management. Esto implica una ingeniera de negocios crucial para las operaciones cotidianas. Una solucin de este tipo reduce costos, y el espacio fsico de almacenamiento y generar otras actividades productivas y permite al staff redireccionar su labor hacia tareas con mayor ndice de productividad, como simplicar los procesos regulatorios y estar alerta a los cambios derivados de ello. Este documento tiene un alcance prctico enfocado en ejemplos reales y el costo y el ahorro se presenta para determinar el regreso de la inversin que la tecnologa de Laserche puede proveer. Es crucial que las organizaciones busquen optimizar sus presupuestos as como para dismiuir los mismos , por ello deben aprender acerca de document management. Para la mayora de las organizaciones es posible eograr un considerable retorno de la inversin simplemente al buscar nuevas maneras de automatizar las prcticas cotidianas de negocio y retirar los sistemas manuales, no importando lo tiles que hayan sido en el pasado. Tener mayores ingresos incrementa la eciencia y los mrgenes de ganancia se pueden abocar a los recursos empresariales captados, una vez que dejen ir al papel y hagan realidad el paradigma de document management.

Institute

The Laserche Institute teaches staff, resellers, and current and prospective clients how to use Laserche most effectively. As part of this mission, the Institute conducts more than 500 Webinars each year, covering a variety of topics. The Institute also hosts an annual conference where members of the Laserche community attend presentations and network to share ideas and learn best practices. Additionally, the Institute conducts a number of regional training sessions and provides resellers with content for more than 100 user conferences each year. The Institute also develops and distributes educational material through the Laserche Support Site. On this Website, clients can access training videos, participate in online forums and download technical papers and presentations that help them become savvier ECM users.

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