Cara Mudah Melakukan Identifikasi Masalah (Problem Identification) dalam Review PDCA

Wednesday, December 19, 2012, 9:00 PDCA Add a comment

Sering Anda kesulitan menentukan apakah yang sebenarnya menjadi permasalahan dalam Kinerja atau Pencapaian Individu dan Tim. Sering pula Anda temui anggota tim atau departemen kesulitan dalam mempresentasikan Identifikasi Masalah (Problem Identification) pada saat Review Kinerja Bulanan yang disebut Review PDCA. Identifikasi Masalah menjadi langkah awal dalam pelaksanaan PDCA yang Berkelanjutan dengan Benar dan Tepat. Beberapa kendala yang sering muncul pada saat Review PDCA terjadi adalah kesalahan dan ketidakpahaman peserta Review memahami dan mengerti akan Identifikasi Masalah ( Problem Identification). Kesalahan ini jelas akan membuat Anda atau Audiens kesulitan memberikan Umpan Balik atau Masukan Saran Perbaikan, dan berpengaruh pada Tindakan Perbaikan (Corrective Action) peserta Review.

1.

Deskripsi Kerja Harian (Job Descriptsion). Setiap Individu mempunyai Daftar Kerja Harian, Mingguan atau Bulanan, baik berupa Laporan, Tindakan Nyata di Lapangan dan lainnya. Jikalau terjadi kondisi diluar kebiasaan masing-masing Individu sehingga performa menjadi buruk, maka hal tersebut dapat ditanggulangi dengan proses Coaching dan Counseling. Perbaikan Cara Kerja secara Teknis dan Non-Teknis tidak menjadi Problem Identification yang harus mendapatkan porsi perhatian lebih dalam Tindakan Perbaikannya (Corrective Action). Deskripsi Kerja harus sudah Solve setiap terjadi permasalahan yang berhubungan dengan Kinerja. Anda maupun Reviewee tidak sebisa mungkin tidak menjadikan Job Description sebagai Akar Permasalahan dalam Performanya, seperti Tidak Paham akan JobDesc,Kurang Mengerti tentang SOP, dan lainnya. Tugas dan Kewajiban masing-masing Bawahan dan Atasan untuk Belajar Mandiri, Proaktif dan Inisiatif mencapai Target.

2.

Hubungan Kerja Lintas Divisi (Cross Function). Dalam Deskripsi Kerja terdapat hubungan lintas divisi yang harus dilakukan untuk pencapaian kinerja sesuai tuntutan manajemen. Perilaku ini merupakan bagian dari JobDesc yang juga tidak menjadi issue utama dalam buruknya kinerja. Perbaikan hubungan kerja secara Horisaontal dan Vertikal adalah bagian terintegrasi dari Job Description individu. Ketika terjadi kesalahpahaman antar departemen atau divisi maka perlu dilakukan Mediasi di level lebih tinggi agar Next Process tidak mengganggu Kinerja masing-masing.

3.

Aturan Umum (Regular Procedure). Sebagaimana halnya JobDesc maka masih banyak kriteris kerja yang tidak dapat dijadikan barometer utama Problem Identification, semisal lainnya adalah Aturan Umum yang berlaku dalam Organisasi, yaitu Memmo, System Operating Procedure (SOP), Peraturan Perusahaan, Keputusan Direksi dan lain sebagainya. Adanya SOP dan Aturan lain adalah panduan setiap level organisasi

dalam mencapai kinerja yang diminta. Kondisi ketidakpahaman akan aturan harus disikapi dengan Pelatihan (Training) dan Bermain Peran (Role Play). 4. Komunikasi dan Koordinasi (Interpersonal Skill). Dalam mencapai kinerja setiap individu tidak dapat melakukan dengan sendiri atau Single Fighter, bahkan seorang Peneliti pun memerlukan asisten dalam membantu Research dan Development. Sedemikian ketika Anda atau Tim memiliki kesulitan Komunikasi dan Koordinasi dalam menjaga Performa perlu adanya counseling terpisah sehingga seorang Introvert pun sanggup menjadi pemimpin Tim atau seorang Extrovert tidak bertindak arogan dalam kegiatan organisasi. Problem Identification yaitu proses penentuan dan pencarian akar masalah adalah proses yang tidak sesederhana Anda pikirkan, karena terjadi kondisi ini menjadi jalan pencarian solusi dan tindakan perbaikan (Corrective Action). Konsekuensi tindakan perbaikan adalah tidak terjadinya masalah yang sama pada periode selanjutnya, karenaProblem Identification sudah mendapatkan Solusi Corrective Actio. Pencarian dan

Identifikasi Masalah tidak mengacu pada kegiatan yang telah menjadi Rutinitas (Daily Activity) atau Kegiatan sesuai Deskripsi Kerja (Job Description) yang ada.