Вы находитесь на странице: 1из 80

Описание функций FI I

Система R/3

®®

Главная

бухгалтерия

Описание функций FI I Система R/3 ® ® Главная бухгалтерия
Описание функций FI I Система R/3 ® ® Главная бухгалтерия

SAP AG Ґ Neurottstra§e 16 Ґ 69190 Walldorf Ґ Germany

© Авторское право SAP AG, 1996 г. Все авторские права защищены.

Передача и размножение данного описания функций или части этого опи сания для каких бы то ни было целей и в какой бы то ни было форме без осо бого письменного разрешения фирмы SAP AG не допускается. Содержащая ся в данном описании функций информация может быть изменена и дополне на без какого либо дополнительного уведомления.

Продукты программного обеспечения, предлагаемые фирмой SAP AG и ее фирмами распространителями, могут содержать компоненты программного обеспечения других фирм, занимающихся разработкой программного обеспе чения.

Microsoft®, WINDOWS®, EXCEL®, NT® SQL Server® являются зарегистрированными товарными знаками Microsoft Corporation.

IBM®, OS/2®, DB2/6000® и AIX® являются зарегистрированными товарными знаками Корпорации IBM.

OSF/Motif® является зарегистрированным товарным знаком Open Software Foundation.

ORACLE® является зарегистрированным товарным знаком Корпорации ORACLE.

INFORMIX® OnLine for SAP являются зарегистрированными товарными знаками Informix Software Incorporated.

UNIX® и X/Open® являются зарегистрированными товарными знаками SCO Santa Cruz Operation.

ADABAS® является зарегистрированным товарным знаком Software AG.

SAP®, R/2®, RIVA®, ABAP/4®, SAPaccess®, SAPmail®, SAPoffice®, SAP EDI®, SAP Business Workflow®, SAP EarlyWatch®, SAP ArchiveLink® являются зарегистрированными товарными знаками SAP AG.

Все авторские права защищены.

Главная бухгалтерия

февраль 1996 г.

Содержание

Главнаябухгалтерия

Учет и отчетность в системе SAP

 

1 1

Общие основы учета и отчетности

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

1 1

Финансовая бухгалтерия

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

1 3

Организационные структуры

 

2 1

Главная книга как главный элемент интеграции

 

3 1

Основные понятия Главной книги

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

4 1 4 1

Балансовая Бизнес сфера

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

4 2

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

. План основных счетов.

Документ

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

4 3 4 5

Основной счет .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

4 7

Основные операции Главной книги

. Проводки по основному счету

Планирование

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

5 1 5 1 5 2

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Закрытие

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

5 6

Информационная система финансов

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

6 1

Специальные регистры

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

7 1

Интеграция

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

7 5

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Планирование

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

7 7 8

. 7

Система отчетности

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

7 11

Финансовый календарь

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

8 1

Дальнейшая информация

 

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

П 1

Глоссарий

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

G 1

Глава 1

Учет иотчетностьвсистемеSAP

Общие вопросы учета и отчетности

В настоящее время происходит увеличение как комплексности (глобализа

ция, диверсификация и т.п.), так и динамики (новые продукты и процессы, потоки информации) хозяйственных процессов, являющихся составными частями происходящего во всем мире изменения структуры. Это обусловли вает повышенные требования к координации и к управлению при одновре менном сокращении времени на принятие решения. Основой для быстрого принятия решения является обеспечение полной и актуальной информа цией.

Система R/3 фирмы SAP предлагает для этого интегрированное решение на основе организационно экономических приложений, применимых для всех сфер предприятия.

В решение данной задачи вносит существенный вклад система учета и отчет

ности, включающая разделы Бухгалтерия, Контроллинг и Финансовый ме неджмент. Благодаря взаимной интеграции, а также интеграции с модулями логистики и управления персоналом, данные приложения становятся инструментом управления для всех подразделений предприятия. Интер фейсы к цепочкам операций логистики, начиная с заготовки и вплоть до рынка сбыта, дают, тем самым, возможность оптимизации внутрипроизвод ственных процессов. Эффективность решения повышается благодаря включению в систему общих для всех предприятий хозяйственных процессов, которые имеют место в сделках с заказчиками, поставщиками или банками. Примером этому является Electronic Commerce использование электронных средств связи для совершения коммерческих сделок.

С точки зрения учета и отчетности это означает, что наряду с предостав лением всех бухгалтерских данных на передний план выдвигается задача по подготовке прежде всего организационно экономической информации для принятия стратегических решений. Задачи по документированию и управ ленческие задачи в значительной мере решаются автоматически в фоновом режиме.

Использование системы ни в коей мере не ограничивается размерами предприятия. Функции системы могут одинаково эффективно использо ваться как в небольшом филиале по сбыту, так и в международном концерне. При этом удовлетворяются потребности различных отраслей и стран. Су ществуют предварительно сконфигурированные системы для различных от раслей, например, со специфическими планами счетов.

Для предприятий, действующих в международном масштабе, система R/3 предлагает гибкое программное обеспечение, которое может быть применено в различных странах. Благодаря своей многоязычности, гибкой обработке валют, адаптированным к национальной специфике функциям для решения задач налогообложения, отчетности и платежных операций, система удов

Изменение структуры

Инструмент управления

Ориентация на принятие решения

Использование в международном масштабе

Учет и отчетность в системе SAP

летворяет требованиям, предъявляемым к ней в важнейших промышленных странах мира. Тем самым, система R/3 создает все предпосылки для создания единой международной системы учета и отчетности с возможностями консолидации.

с возможностями консолидации. Финансовая бухгалтерия Рис. 1 1:

Финансовая бухгалтерия

Рис. 1 1: Модули учета и отчетности

Основами учета и отчетности в системе R/3 являются:

 

Бухгалтерия (FI), которая включает

 

главную бухгалтерию,

бухгалтерию кредиторов и бухгалтерию дебиторов,

бухгалтерский учёт основных средств,

консолидацию в соответствии с нормативными актами, а также

статистический специальный учет;

Финансовый менеджмент

финансовый менеджмент (TR), включающий

 

администрацию ликвидов,

управление финансовым менеджментом, а также

контроль финансовых средств и

Контроллинг

контроллинг (СО), включающий

 

контроллинг косвенных затрат,

контроллинг затрат на продукт,

учет результатов/учет результатов по сегментам рынка сбыта.

Управление инвестициями

Управление инвестициями (IM) позволяет делать общее планирование инвестиционных программ и управление отдельными инвестиционны ми мероприятиями.

Учет и отчетность в системе SAP

Разнообразные ракурсы предоставляют контроллинг деятельности предприятия (ЕС) вместе с консолидацией управления, учетом затрат по МВП и информационной системой для менеджмента (EIS).

Контроллинг деятельности предприятия

Компоненты, относящиеся к соответствующим сферам приложения, соот ветствуют как требованиям по обработке оперативных сделок, так и требова ниям системы сообщений, ориентированной на выработку решения.

Финансовая бухгалтерия

Современная и эффективная система финансовой бухгалтерии должна удов летворять требованиям, предъявляемым к учету и отчетности как со сторо ны, так и внутри предприятия.

В то время как внимание законодателей направлено на составление отчетов, а внимание акционеров, кредиторов, сотрудников, общественности направ лено на получение информации, основу эффективного контроллинга дея тельности предприятия образует решение задач контроля и планирования потребности в материалах.

Порядок отчетности определяется законодательством. Согласно установлен ному порядку бухгалтерский учет должен учитывать как инструкции, действующие в немецкоязычных странах (например, GOSB = Принципы ведения бухгалтерского учета), так и предписания, вытекающие из проис ходящего в рамках Европейского союза процесса гармонизации. Само собой разумеется, что система R/3 соответствует также требованиям, предъяв ляемым к отчетности в англоговорящих странах (в соответствии с GAAP), а также законодательным требованиям, предъявляемым в остальных, экономически развитых странах (по состоянию на 1995 г.: 41 страна). С помощью системы FI гарантируется выполнение данных правил (для отдельных стран требуется сертификация). Тем самым выполняется важное требование для применения системы в международном масштабе.

В интегрированных системах отчетность в значительной степени опре деляется автоматизированным обновлением данных. Хозяйственные про цессы в логистике (например, поступление материала, отгрузка) автома тически вызывают проводки (с учетом общественно правовых и налоговых границ).

Соответствие требованиям

Интеграция

Обмен данными между партнерами по бизнесу (клиент, поставщик, банк, страхование, справки о кредитоспособности) также осуществляется более интенсивно электронным путем. Обеспечение информацией образует часть как хозяйственного процесса партнера, так и собственного хозяйственного процесса. С помощью четко структурированных ссылочных данных и правил может быть сделана автоматическая обработка даже при неполной информации (например, выравнивание платежей). Обработка вручную выполняется только в виде исключения.

С помощью функции SAP Workflow определяются постановки периоди чески возникающих задач, которые распределяются по местам обработки и контролируются по срокам.

Учет и отчетность в системе SAP

Принцип документирования

Документирование

Бухгалтерская запись всех хозяйственных операций осуществляется в соот ветствии с принципом документирования и позволяет делать полную про верку от баланса вплоть до отдельного документа. Уже непосредственно пос ле проводки этих операций на экране могут обрабатываться счета, списки сумм, оборотные ведомости, а также проводиться анализ баланса и отчета П/У (отчета о прибыли и убытках).

Полное документирование также одновременно является и основой для все охватывающей и интегрированной системы контроллинга. Только подроб ная информация о всех хозяйственных операциях обеспечивает постоянный контроль на всех оперативных и стратегических хозяйственных уровнях. При помощи системы FI cферы контроллинга предприятия своевременно обеспечиваются важной информацией.

важной информацией. Рис. 1 2 : Финансовая бухгалтерия

Рис. 1 2 : Финансовая бухгалтерия SAP

Функции финансовой бухгалтерии подразделяются на:

главную бухгалтерию,

консолидацию,

бухгалтерию кредиторов,

бухгалтерию дебиторов,

бухгалтерский учет основных средств,

специальные регистры.

Учет и отчетность в системе SAP

Для достижения своих целей главная бухгалтерия использует план основ ных счетов, который может быть специфическим для предприятия или еди ным для всего концерна. Если одновременно должны удовлетворяться как требования всего предприятия, так и специфические требования, принятые в стране, то в этом случае могут использоваться параллельные планы основ ных счетов. С помощью моделей планов основных счетов для различных стран SAP облегчает пользователю задачу принятия решения на основе дан ных правил. В любое время планы основных счетов могут быть настроены индивидуально.

План основных счетов

Для выполнения специфических для страны законодательных требований бухгалтерские книги заграничных филиалов ( например, в стране с высокой инфляцией) ведутся параллельно в нескольких валютах (до трех). Это означает, что релевантные для каждой хозяйственной операции значения находят свое отражение в локальном ракурсе, ракурсе концерна и ракурсе расчета в твердой валюте. Тем самым уже сегодня система SAP готова к ведению параллельных балансовых стоимостей, если это потребуется после введения единой для Европы валюты.

Валюты

Для подготовки закрытия года или месяца служат автоматические функции для переоценки иностранной валюты, для перераспределений, растрирова ния кредиторских и дебиторских задолженностей по оставшимся жизнен ным циклам и т. д.

Балансы могут различаться по типам (сальдовый баланс, баланс движения имущества и капиталов), или по целям (балансы к определенной дате, зак рытие года). Модуль FI позволяет делать это посредством ведения различ ных версий баланса. Различные получатели информации (банки, пресса и т.д.) могут также получать сведения о положении дел на предприятии с соответствующей степенью детализации.

Баланс

Сбор данных должен быть актуальным и не иметь пробелов. Эти требования относятся также и к релевантным для бухгалтерии операциям оперативных систем логистики и персонала. Система SAP при помощи выбора бухгал терского счета делает проводку операций логистики в финансовой бухгал терии в режиме реального времени, а также, в случае необходимости, в учете затрат. Тем самым всегда обеспечивается равновесие между движениями ма териалов в логистике (поступления материала, отпуск материала со склада и т.п.) и обновлением учета и отчетности в стоимостном отношении. Обшир ные массивы данных, например, фактура или расчет заработной платы и окладов, как правило, периодически копируются в учет и отчетность.

Наряду с интеграцией модулей логистики и учета и отчетности большое значение имеет также и связь вспомогательных книг с Главной книгой. Каждое движение на личных счетах дебиторов и кредиторов, а также на счете основных средств, непосредственно отражается на присвоенных счетах наличия Главной книги (техника контрольных бухгалтерских счетов). Поэтому вспомогательные книги всегда согласованы с Главной книгой.

Закрытие года на уровне концерна по сравнению с отдельным закрытием приобретает все большее значение. Как раз осуществление права выбора стоимостной оценки открывает предприятию возможность для проведения индивидуальной политики в области составления баланса.

Вспомогательные книги

Закрытие года на уровне концерна

Учет и отчетность в системе SAP

Консолидация

Бухгалтерия дебиторов

Бухгалтерия кредиторов

Если данные о предприятиях концерна сводятся в баланс концерна, то это происходит не через сложение отдельных балансов. Напротив, в консоли дированном балансе находят свое отражение перераспределения дебитор ских/кредиторских задолженностей, переоценка запасов и, естественно, консолидация капитала, дебиторские и кредиторские задолженности, результат и выручка с оборота.

Эта функция находит свое отражение в модуле SAP консолидация. По средством интеграции финансовой бухгалтерии и бухгалтерии учета основ ных средств происходит прямая передача данных из отдельных закрытий. Поэтому работать становится удобнее и уменьшается возможность появления ошибок при передаче данных, которые часто возникают при “островных” решениях в гетерогенном поле программного обеспечения.

Дополнительно к требующемуся в соответствии с законодательством зак рытию года на уровне концерна система позволяет делать закрытия и кон солидации плана в течение года. Кроме того, деятельность концерна может быть отображена с различных организационно экономических ракурсов.

В рамках финансов системы R/3 рациональный контроль и управление данными клиентов осуществляется бухгалтерией дебиторов.

Система делает более легким отслеживание открытых позиций с помощью анализа счетов, отчетов предупреждений, растров позиций по срокам оп латы, а также с помощью гибкой системы напоминаний. Связанная с этим служебная переписка может оформляться для фирмы индивидуально. Это относится также и к сообщениям о платеже, подтверждениям сальдо или выпискам из счетов.

Поступления платежей могут присваиваться подлежащим оплате деби торским задолженностям при помощи удобных для использования функций сбора данных или автоматически посредством дистанционной передачи данных. Программа платежей автоматизирует как процедуру дебетования, так и процедуру выплат.

Интерфейсы сбыта и администрации ликвидов, а также специфические ра курсы клиентов в отчете о результатах объединяют финансовую сторону операции с её результатами. Благодаря этому кредитный менеджмент, управ ление ликвидностью и расчет сумм покрытия постоянно получают актуаль ную и согласованную информацию.

Бухгалтерия кредиторов в системе R/3 управляет бухгалтерскими данными по всем поставщикам. Но она является также неотделимой составной частью процесса снабжения. Для закупок она образует важный источник данных о стоимости из данных поставок, счетов и платежей.

Платежи регулируются при максимальном использовании сконто в формах формуляров или при помощи использования электронных средств (EDI FACT; EDI). При этом поддерживаются все применяемые в мире способы платежей. Для отслеживания открытых позиций у пользователя имеются в распоряжении функции анализа счетов, обзора сроков оплаты и предви дения рисков (иностранные валюты).

Учет и отчетность в системе SAP

Операции в бухгалтерии кредиторов документируются в регистрах бух галтерского счета, оборотных ведомостях или журналах.

Новые типовые условия характеризуют измененные требования, предъяв ляемые к управлению основными средствами, растущая автоматизация производства, повышение требовований к качеству продукции, комплексные установки и растущее число законодательных актов.

Бухгалтерский учет основных средств системы R/3 удовлетворяет требо ваниям инструкций по оценке и отчетности, принятым во всех важнейших промышленных странах. Осуществляется ввод, расчет и обработка поступ лений, выбытия, списаний и повышений балансовой стоимости основных средств. Наряду с законодательными предписаниями в отношении оценки основных средств пользователь может определить для контроллинга любое количество методов списания и оценки. Гибкость системы проявляется и при создании индивидуальных диапазонов значений для выявления и ото бражения списаний, калькуляционных процентов, страховых стоимостей и надбавок. Обязательную систему отчетности дополняют возможности для внутреннего анализа показателей и ранговых списков важных объектов. Свободное моделирование параметров оценки является еще одним сред ством оптимизации производственно экономического планирования. Моде лирование учета показывает при этом результаты различных вариантов развития с учетом реализованных и запланированных инвестиций.

Особые виды учета, определяемые клиентом, отражаются при помощи функций специальных регистров. Регистр представляет собой Главную кни гу, расширенную на величины из дополнительных контировок (место воз никновения затрат, продукт и т.п.). Здесь ведутся и анализируются суммы для специфических, требующихся для фирмы отчетов. Для всех регистров клиентов предусмотрены функции контроля и накопления данных. Для каж дого регистра могут осуществляться планирование, раскладка и пересчет ва лют. Регистры полностью интегрированы с остальными функциями бухгал терии. Обновление регистров осуществляется автоматически из оператив ных процессов предприятия. Собранные подробные данные при помощи функции Сведение могут архивироваться в уплотненной форме.

Бухгалтерский учет основных средств

Специальные регистры

Глава 2

Организационныеструктурыв

финансовойбухгалтерии

Наряду с бухгалтерскими книгами, счетами и документами важными крите риями ведения бухгалтерского учета являются организационные структуры. Они подразделяют предприятие в соответствии с общественно правовыми, налоговыми требованиями и требованиями менеджмента.

Присвоение всех релевантных хозяйственных операций данным организа ционным единицам в форме явных или неявных контировок вызывает как обновление бухгалтерских книг (например, в соответствии с традиционным для англоязычных стран управлением учетом и отчетностью FI SL), так и ведение фактических значений на интегрированных объектах контроллинга (СО) (место возникновения затрат, заказ, носитель затрат, место возникно вения прибыли и т.п.).

Использование в системе отчетности следующих организационных понятий SAP определяется структурой предприятия на настоящий момент и страте гиями на будущее:

концерн,

компания,

бизнес сфера,

балансовая единица,

Интеграция финансовой бухгалтерии и контроллинга

место возникновения прибыли.
место возникновения прибыли.

Рис. 2 1 : Организационные структуры внешнего учета и отчетности

В простейшем случае, когда одно предприятие действует только на нацио нальном уровне и без четко выраженных внутренних требований к отчетности, данное предприятие является балансовой единицей.

Балансовая единица

Организационные структуры финансовой бухгалтерии

Для предприятий с более комплексной структурой может использоваться возможность шкалирования системы. Это справедливо также и в отношении отделения или интеграции частей предприятия в будущем. В общем, разли чаются два типа концепций предприятия: централизованное и децентрализо ванное.

Централизованное предприятие

Компания представляет из себя самостоятельную в правовом отношении единицу, состоящую из одной или нескольких балансовых единиц.

Балансовая единица представляет предприятие с точки зрения налогового права (национального). Налоговый календарь, внутренняя валюта и ин струкции по налоговой декларации определяют полный и согласованный механизм расчета. В рамках компании балансовая единица может также представлять собой находящийся за рубежом производственный участок.

Бизнес сфера отображает внутренние структуры для внешнего составления отчёта по сегментам. Для семейства изделий или региональных структур таким образом могут быть проанализированы бухгалтерские книги по при былям и убыткам, а также избранные статьи баланса.

Место возникновения прибыли, благодаря своему гибкому проявлению в качестве категории контроллинга, служит для отображения внутренних сфер ответственности. Объекты готовности предприятия к эксплуатации (места возникновения затрат, основные средства, материалы) и объекты выполнения работ (производственный заказ и заказ клиента) присваи ваются местам возникновения прибыли. Поэтому, как правило, имеется бо лее детализированное структурирование сфер ответственности, чем это мо жет быть выражено при помощи бизнес сфер.

Децентрализованная организация предприятия

Компания определяется типовыми правовыми условиями, поэтому отобра жение осуществляется аналогично сценарию для централизованных предп риятий.

Балансовая единица в качестве закрытого бухгалтерского механизма может при более автономных, децентрализованных, хозяйственных единицах пред ставлять также и сектора хозяйственной деятельности, которые при помощи кумулирования могут объединяться в налоговые единицы. Благодаря сог ласованному механизму расчета на уровне балансовых единиц поддержи вается полная системно техническая детализация.

В модуле FI системы SAP автоматически обрабатываются хозяйственные операции, общие для балансовых единиц. Это означает, что для каждой балансовой единицы, участвующей в операции, составляются собственные документы.

Бизнес сфера и место возникновения прибыли используются так же, как и в сценарии для централизованного предприятии.

Организационные структуры финансовой бухгалтерии

Данные положения относительно архитектуры находят свое отображение в хозяйственных процессах предприятия и за пределами системы и ЭВМ. Такие сценарии, как децентрализованная логистика с централизованной финансовой бухгалтерией или децентрализованный контокоррентный счет с централизованным финансовым менеджментом, могут распределяться при помощи функции ALE (Apllication Link Enabling) по нескольким системам и ЭВМ. Бухгалтерия имеет тенденцию решать централизованные задачи. С помощью продуманных методов согласования и агрегации (например, при помощи функции Ledger Rollup) в системе можно избежать избыточности при сохранении распределенных данных.

Современные системы отчетности, таким образом, не только соответствуют требованиям в отношении полноты и надлежащего оформления отчетов, но, являясь гибкой кибернетической системой, приспосабливаются также и к меняющимся условиям среды обработки.

Система отчетности концерна

Наряду с вышеописанными точками зрения для комплексных структур предприятия известен также общий взгляд на концерн, значение которого все более увеличивается. Все большее место в годовых отчётах занимает отображение закрытия года на уровне концерна, а не сведение баланса в отдельной балансовой единице. Так, отображение закрытия года на уровне концерна в хозяйственных отчетах занимает по сравнению с отдельными закрытиями все большее место. Тем самым возрастает необходимость представлять для общественности хозяйственную деятельность в иной, отличающейся от отдельного закрытия плоскости, используя для этого данные баланса и целенаправленные политические мероприятия. Концерн может подразделяться на консолидируемые единицы, которые могут быть ориентированы как на самостоятельные в правовом отношении компании, так и на компании, сегментированные по бизнес сферам. В соответствии со сценариями централизованного управления, данные оперативных балан совых единиц периодически копируются обычно напрямую или через ALE связи в “бухгалтерскую книгу концерна”. Как правило, при этом необхо димо включать и данные со стороны, из бухгалтерий не SAP системы. Для ввода этих данных имеются специальные инструментальные средства. Существенным инструментом внутренней отчетности концерна является также образование на базе упомянутых выше единиц консолидации секторов концерна, так что бухгалтерская книга концерна удовлетворяет потребности в информации, выходящие за границы законодательных требований (например, требования сбытовых компаний страны или региона).

Распределенные системы (ALE)

Концерн

Глава 3

Главнаякнигакакцентральный элемент интеграции

Главная книга в качестве центрального элемента интеграции предлагает Вам широкий спектр возможностей для внешнего учета и отчетности. При помо щи открытого интегрированного потока данных и работы, удобной для поль зователей, в значительной степени упрощается процесс нахождения Вами правильного решения финансовых и экономических вопросов и выполняют ся требования, предъявляемые к современной системе учета и отчетности.

С помощью интегрированной Главной книги даже при выполнении хозяй
С помощью интегрированной Главной книги даже при выполнении хозяй
ственных процессов, являющихся общими для фирмы, Вы получаете доступ
к важным данным предприятия.

Рис. 3 1 : Интеграция хозяйственных процессов

В соответствии с международными правовыми требованиями, предъяв ляемыми к бухгалтерии (IAS, GAAP, GOB и т.п.), Вы осуществляете про водку в Главной книге с помощью различных планов основных счетов и в различных валютах. Это происходит как в центральной, единой в техни ческом отношении среде, так и в распределенных системах. Гибкое оформ ление отчета по любым структурам баланса делает возможным простое рассмотрение релевантных данных на требуемом уровне уплотнения.

Главная книга как центральный элемент интеграции

Используйте подробную систему поисково аналитических отчетов для саль до по отдельным позициям вплоть до оптических архивов документов в удобной для пользователя среде.

удобной для пользователя среде. Рис. 3 2 Аналитические отчеты

Рис. 3 2 Аналитические отчеты информационной системы финансов

Если гибкие отчеты Главной книги не позволяют выполнить некоторые пожелания, используйте систему специальных регистров.

Главная книга как центральный элемент интеграции

центральный элемент интеграции Рис. 3 3: FI SL С помощью
центральный элемент интеграции Рис. 3 3: FI SL С помощью

центральный элемент интеграции Рис. 3 3: FI SL С помощью

Рис. 3 3: FI SL

С помощью финансового календаря контролируйте процесс повторяющихся работ, таких, например, как работы по закрытию периода. Тем самым Вы мо жете планировать распределенные по срокам задачи и присваивать данные операции соответствующим сотрудникам.

Глава 4

ОсновныепонятияГлавнойкниги

Балансовая единица

Если рассматривать финансовую бухгалтерию с точки зрения International Account Standarts (IAS), то центральной концепцией является правовая единица или единица, сводящая баланс. Одним из принципиальных требо ваний, предъявляемых к такой сводящей баланс единице, является опубли кование баланса и отчета о прибыли и убытках (отчет П/У). В системе SAP единицей, сводящей баланс, является балансовая единица. Она представля ет собой центральную организационную структуру, играющую интегрирую щую роль при отслеживании данных учета и отчетности, относящихся к многочисленным сферам предприятия.

сферам предприятия. Рис. 4 1: Балансовая единица в
сферам предприятия. Рис. 4 1: Балансовая единица в

Рис. 4 1: Балансовая единица в качестве единицы, сводящей баланс

При помощи балансовой единицы как наименьшей организационной единицы внешнего учета и отчетности можно отобразить полную, замкнутую финансовую бухгалтерию. Балансовая единица образуется, как правило, с учетом налоговой, правовой, финансово бухгалтерской точек зрения или с точки зрения торгового права, и в большинстве случаев соответствует также самостоятельной в правовом отношении компании; она может быть образована также и на основании других критериев.

Она может отображать также и несамостоятельное в правовом отношении предприятие, если для данного предприятия необходимо делать отдельные аналитические отчеты, например, в национальной валюте.

Основные понятия Главной книги

Рис. 4 2: Балансовая единица в качестве центральной
Рис. 4 2: Балансовая единица в качестве центральной организационной
структуры
Какую роль играет балансовая единица в финансовой бухгалтерии?
Балансовая единица является центральной организационной структурой
финансовой бухгалтерии, которая управляет опубликованием баланса и
отчета о прибыли и убытках.
Бизнес сфера
В качестве юридической единицы балансовая единица образует предприя
тие, сводящее баланс. Кроме того, существует возможность образовывать
организационные единицы, выходящие за пределы балансового круга,
соответствующие ограниченной сфере деятельности или ответственности на
предприятии, которым могут быть присвоены созданные в финансовой
бухгалтерии движения стоимости. По своему содержанию бизнес сфера мо
жет охватывать любую единицу (отделение, сектор, завод, филиал).

Рис. 4 3: Бизнес сфера

Основные понятия Главной книги

В документе бизнес сфера ведется для каждой позиции. Тем самым, в Глав

ной книге проводки могут быть классифицированы. Это позволяет генери ровать разнообразные ракурсы данных, ведущихся в различных балансовых единицах.

Для выполнения аналитических отчетов в бизнес сфере имеются в распоря жении все важные позиции, такие как, например, комплексный отчет о при были и убытках, основной капитал, дебиторские и кредиторские задолжен ности, запасы материала.

Какую роль играет бизнес сфера в финансовой бухгалтерии?

В качестве организационной структуры, выходящей за пределы балансовой

единицы, бизнес сфера представляет собой дополнительный уровень, на котором могут быть опубликованы внутренние аналитические отчеты.

Документ

Модуль FI последовательно ориентируется на принцип документирования. Тем самым каждая хозяйственная операция сохраняется в системе в виде относящегося к операции документа проводки. Документ образует закрытую и связанную единицу. Он является носителем данных, ведущих к сальдо и к отдельным позициям. Документ выполняет функции:

Принцип документирования

непрямого источника данных для составления баланса,

транспорта данных для других функций, таких как место возникнове ния затрат, заказ, проект,

носителя данных для оперативной обработки вспомогательного бухуче та, как например, числа, напоминания.

Единая структура документа, однозначные правила проводки и строгие про верки формы и содержания гарантируют, что каждый документ проводки попадет в систему только в корректном виде и в полной форме. Тем самым обеспечивается сведение состояния счетов и итоговых данных модуля FI к правильно проведенным отдельным документам.

Для обработки по единым критериям многообразных хозяйственных опера ций модуль FI предлагает:

стандартизированную структуру документа с едиными правилами про водки и ввода данных;

большое число индивидуальных параметров в зависимости от цели вво да документа.

Документ включает в себя заголовок документа с данными, которые дей ствительны для всего документа (номер документа, дата документа и т.п.) и любое число позиций документа для создания соответствующей операции (сумма, счет, дополнительные контировки и т. п.).

Основные понятия Главной книги

Основные параметры документа

Каждая хозяйственная операция должна быть однозначно описана на основе следующих параметров:

вид документа (вид хозяйственной операции, хранение документа):

Вид документа содержит контрольные данные, позволяющие управлять различными документами.

код проводки (вид ввода данных):

Код проводки определяет, является ли позиция документа проводкой по дебету или проводкой по кредиту. Он устанавливает, на какой тип счета осуществляется проводка (бухгалтерский счёт Главной книги, личный счет) и как будет выглядеть экран для ввода данных.

номер документа:

Каждый документ имеет определенный номер, который дается или сис темой (внутренний номер), или пользователем (внешний номер). В каждом случае системой гарантируется то, чтобы номер документа да вался только один раз. Определение интервалов диапазона номеров в зависимости от вида хозяйственной операции (счета фактуры, авансо вые платежи) позволяет правильно сохранять различные виды доку ментов.

вид и форма любого содержания контировки (условия платежа/допол нительные контировки).

Модуль FI предлагает все возможности для управления документом. Разрешается и выполнение проводок за любой прошлый период. Если про водка документа уже выполнена, то данные проводки могут просмат риваться, изменяться, сторнироваться и архивироваться на любом уровне детализации, от анализа отчета до отдельного документа. При этом весь до кумент постоянно рассматривается как единое целое, т.е. ни на одной из фаз работы взаимосвязь его элементов не пропадает.

его элементов не пропадает. Рис. 4 4: Виды документов

Рис. 4 4: Виды документов

Универсальный принцип документирования обеспечивает связь на уровне

Основные понятия Главной книги

операции всех интегрированных систем с релевантными для проводки опе рациями (= логистика) или отдельных позиций (= вспомогательный бухучет).

Уже проведенные документы могут быть дополнительно изменены. Те поля, которые ведут к обновлению сальдо счетов, изменяться не могут.

К ним, например, относятся:

сумма проводки,

конто,

код проводки,

финансовый год,

сумма налога.

Изменение документа

Для некоторых полей возможность их изменения зависит от того, какие компоненты внедрены в дополнение к модулю финансовой бухгалтерии. Для всех остальных полей пользователь сам может определить правила, устанав ливающие, могут ли изменяться поля, когда и каким образом эти изменения могут быть осуществлены. Так может быть установлено, что определенные дополнительные контировки могут изменяться только до тех пор, пока период проводки документа остается открытым для проводки. Как только наступает закрытие месяца, и данные передаются в собственные системы для анализа, изменение этих данных запрещается. Это осуществляется при по мощи настройки параметров системы.

Функции изменения документа соответствуют тем функциям, которые име ются для просмотра документа и основных счетов. Имеются все возмож ности для поиска и сортировки. При соответствующих полномочиях можно быстро переходить из режима просмотра к функции изменения, не теряя при этом выбранного ракурса.

Какую роль играет документ в финансовой бухгалтерии?

Совершенная логика документа в качестве базиса данных всех отдельных операций и обновлений сумм выполняет одно из основных требований принципа надлежащего ведения бухгалтерии с помощью запоминающего устройства (GOS). В рамках установленных пользователем требований он может быстро и удобно исправлять документы, обеспечивая при этом правильность подтверждения проводки.

План счетов

Для дифференцированного отображения многообразных целей с учетом законодательных аспектов, а также аспектов, связанных с потоком стоимос тей и организацией проводки, в модуле FI предлагается гибкая структура Главной книги.

Основные понятия Главной книги

В системе SAP план счетов как схема структуры для записи стоимости или потоков стоимости, определенной в учете и отчетности, представлен тремя функциями:

в качестве оперативного плана счетов:

Оперативный план счетов включает счета, которые используются сис темой ежедневно. Тем самым все оперативные хозяйственные операции могут быть систематизированы в масштабах всего предприятия на ос нове одних и тех же критериев. Финансовая бухгалтерия и учет затрат работают с тем же самым планом счетов.

в качестве локального плана счетов:

Локальный план счетов включает счета, необходимые для выполнения правовых требований. Благодаря им данные бухучета могут быть пред ставлены в соответствии со специфическими для страны, заранее задан ными критериями порядка ведения бухучета. Позиции данного плана счетов выводятся из оперативного плана счетов.

в качестве плана счетов концерна:

Организация плана счетов

План счетов концерна содержит все счета, действительные внутри всего концерна. Благодаря ему данные бухучета могут быть подготовлены и представлены в соответствии с требованиями внешней отчетности кон церна. Позиции данного плана счетов выводятся из оперативного пла на счетов.

Возможность определять различные планы счетов позволяет выполнять гиб кие аналитические отчеты. Данные бухучета при этом могут подготавли ваться на большом количестве уровней в соответствии с иерархией фирмы. Ежедневные проводки документов проводятся по номерам счетов из опера тивного плана счетов. Точно также можно сделать альтернативный анализ для определенной страны. Таким образом, операции внутри концерна могут быть стандартизированы. При этом требования, предъявляемые к аналити ческим отчетам со стороны, не игнорируются.

Для того, чтобы при организации плана счетов учесть различные интересы, модуль FI предлагает два основных альтернативных метода для определения плана или планов счетов:

В централизованных организациях определяется единый, как правило, максимальный план основных счетов на уровне концерна. Он является действительным для всех фирм концерна.

В децентрализованных организациях определение плана основных сче тов происходит на уровне балансовых единиц. При этом для каждой фирмы может быть определен специфический план основных счетов, как например, для международных организаций, для предприятиях с сильно выраженным разделением по секторам и для концернов, охваты вающих несколько отраслей.

Многоязычность

При помощи соответствующего кода языка все планы счетов могут быть переведены в имеющиеся языковые версии. Благодаря тому, что программное обеспечение системы R/3 было разработано с учетом

Основные понятия Главной книги

применения в международном масштабе, для любого плана счетов может быть выбран язык ведения системы (например, язык базового концерна).

язык базового концерна). Рис. 4 5: Организация плана

Рис. 4 5: Организация плана счетов

Таким образом, план счетов ведется на основном языке, а просмотр аналитического отчета по основным счетам может осуществляться в выбранной языковой версии.

Какую роль играет план счетов в финансовой бухгалтерии?

Представление плана счетов на различных уровнях позволяет подготавли вать данные бухучета на многочисленных уровнях согласно иерархии фирмы.

Основной счет

Любой счет, по которому осуществляется проводка, определен в Главной книге и содержит данные, отражающие/описывающие его функцию. Эти данные сохраняются в основной записи счета. Они управляют созданием и проводкой хозяйственных операций по счету, а также обработкой данных проводки.

Основные данные основного счета подразделяются на две приведенные ни же сферы:

сферу плана основных счетов:

Данная сфера содержит информацию, действительную для всей основ ной записи (как например, номер основного счета, название счета, бух галтерский счет результатов, бухгалтерский счет наличия). Кроме этого здесь содержатся данные, управляющие созданием основной записи в балансовой единице (как например, группа счетов, оформление экрана).

Структура основных записей основного счета

Основные понятия Главной книги

сферу, специфическую для балансовой единицы:

Данная сфера содержит данные, управляющие созданием хозяйствен ных операций на соответствующем счете и управлением счетом в соот ветствующей балансовой единице (например, валюта, категория налога, контрольный бухгалтерский счет, просмотр отдельных позиций, управление открытыми позициями).

управление открытыми позициями). Рис. 4 6: Структура основной

Рис. 4 6: Структура основной записи основного счета

Обработка основных запиcей

Обе эти части можно создавать и обрабатывать совместно или раздельно в зависимости от организации предприятия. Тем самым ответственность за ос новные данные может управляться в соответствии с философией предприя тия. Так, например, сектор плана основных счетов может быть предваритель