UNIVERSIDAD CATLICA DE SANTA MARIA FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERAS FISICAS Y FORMALES INGENIERA INDUSTRIAL

ACTA DE SESIN

EXPONENTES: Vlez Alemn, Brenda.

Vizcarra Fuentes, Domnica. Zavala Cabala, Mara Alejandra.

Fernn Zegarra Cueva, Luisa Fernanda. Allasi Echevarra, Willian.

Makke Jurez, Sandra Mylene.

DOCENTE: Dr. Horacio Ramirez del Carpio.

2011

ACTA DE SESIN
I. ETIMOLOGA Proviene del participio en plural del latn AGERE (Hacer), ACTUM: Hecho, ACTA: Hechos, SESSIO: Sesin

II. QU ES UN ACTA DE SESIN? Concepto 1 Documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Concepto 2 Es una relacin escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una junta o reunin, previamente convocada. Concepto 3

Certificacin que proporciona testimonio o constancia oficial de un hecho.

rganos principales o Presidente: Mxima Representatividad o Secretario: El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisin u rgano efmero respectivo hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes. o Vocales: Tienen voz y voto.

III. OBJETIVOS DEL ACTA DE SESION 1. Certificar: Dar certeza del evento y sus decisiones tomadas. 2. Informar: Busca dar conocimiento acerca de los puntos analizados y tomados en una reunin. 3. Registrar: Guarda los datos estudiados en reuniones pasadas para que, en una nueva ocasin, se den lectura y se prosiga con un plan. 4. Validar: Al igual que certifica, hace posible que una nota o una decisin sea verdadera y considerada dentro de una empresa.

IV. CLASES DE ACTA DE SESIN Acta de sesin ordinaria Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aquella que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institucin, pudiendo ser cada semana, cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses. La sesin ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesin que se ha redactado. Se realizan en intervalos regulares, en fechas acordadas por los integrantes de la entidad y casi siempre establecidos por los respectivos estatutos.

Acta de sesin extraordinaria Se denomina sesin extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o a pedido escrito de un numero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institucin o del rgano respectivo. Se convoca con la anticipacin que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser tratada.

Cuando se lleva en casos urgentes o especiales son convocadas en cualquier da por iniciativa del presidente, director, secretario general, o a peticin de los integrantes de la institucin que conforman. El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesin que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del acta.

MOMENTOS DEL ACTA DE SESIN Control de asistencia Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin. Con la asistencia de miembros que representen el qurum de ley, el presidente declara instalada formalmente la sesin, de lo que el secretario deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario hace mencin al numero de miembros que conforman legalmente el rgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que estn asistiendo representan realmente el qurum requerido para la sesin. Despacho El presidente ordena al secretario leer o lee el mismo - la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ltima sesin y aquella que se esta realizando. La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario leer toda la comunicacin recibida y remitida; basta leer los documentos principales. Cuando hay necesidad, el presidente u otro miembro aclara o comenta la comunicacin que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a "orden del da".

 Informes Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia o que segn ellos, son importantes que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso transcurrido desde la ltima sesin hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que les fueron encomendadas en la sesin anterior. Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la sesin; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes o responsables de comisiones; y, por ultimo, los dems miembros. Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe que se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa a "orden del da". * En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusin alguna; son etapas en las que solo se proporciona informacin. * Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda.

Lectura de la agenda El presidente lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin hace referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden del da", ya como parte de la agenda. La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin de los asistentes, se lee nicamente con el propsito de dar una idea general de los asuntos que sern tratados en la sesin. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podr alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados, su redaccin o extensin. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podr solicitar en la estacin siguiente.

 Pedidos En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el presidente los recopila sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a debate o rechazados. Orden del da Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votacin, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin.

 Tratamiento de pedidos Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos. Aprobacin del acta En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideracin de los presentes a la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la sesin.

V. ESTRUCTURA 1. Ttulo: El ttulo permite localizar con facilidad las actas en el libro respectivo.Este titulo se escribe as: ACTA DE SESIN DEL 10 DE MAYO DE 2011, o tambin ACTA DE SESIN DEL 10-05-11. En los dos casos se escribe siempre con mayscula y subrayado.

2. Introduccin: La introduccin del acta es una frmula de apertura que comprende lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesin; y los nombres y apellidos de los asistentes y de los que actan de presidente y de

secretario.Si los que concurren son muchos, slo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrn respectivo; y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatoria.

3. Texto: Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesin.Este tipo de actas resultan extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones legales consideran que las actas de sesin deben de llevar slo: los asuntos tratados en la sesin, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados.Por otra lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas, con verbo infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: ACUERDO N 188-11: CONCEDER lincensia sin goce de haber al seor

4. Cierre del acta: Es una frmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesin han terminado. Seala la hora en la cual concluye este acto. He aqu un ejemplo: No habiendo ms asuntos que tratar y siendo las 10:00 p.m. se dio por levantada la sesin.

5. Firmas de los que aprueban el acta: Segn lo determinen las normas de cada institucin, las actas una vez aprobadas deber ser firmadas por todos los asistentes, por slo el presidente y el secretario, o por una comisin elegida para tal fin.

VI. EJEMPLO ACTA DE SESIN DEL 7 DE MAYO DEL 2001

1.- TITULO (ACTA DE SESIN 30-06-11)

2.-INTRODUCCIN: Apertura, lugar, fecha, hora, participantes.

3.-TEXTO: Intervenciones de los asistentes. 4.-CIERRE DE ACTA: no habiendo ms asuntos que tratar y siendo las 10:00p.m. Se dio por levantada la sesin. 5.-FIRMA DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

NOTA: Segn lo determinen las normas de cada institucin, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes, por slo el presidente y el secretario, o por una comisin elegida para tal fin.

VII.MODELO REDACTADO
ACTA DE SESIN ORDINARIA DEL 05 DE ENERO DEL 2011-06-29 DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUNUCO

En la ciudad de Hunuco, siendo las dos de la tarde del da 5 de enero del 2011, reunidos en la Sala de Sesiones y de Usos Mltiples de sta comuna , con la finalidad de llevar a cabo la Sesin Ordinaria programada para la fecha, presidida por el seor Alcalde Manuel Medina Ramos y contando con la asistencia de los seores Regidores Miguel Medina Chvez, Carlos Valdivia Cceres , Jos Meneses Salcedo, Mara Cspedes Eguren , Gonzalo Ruelas Coronado ; actuando como Secretario General el Abogado Javier Dvila Figueroa AGENDA 1.- Oficio N 090-2011 MINAM, respecto a la invitacin de viaje al pas de Japn del Ing. Emilio Ruiz Moncada. 2.- Dictamen de la Comisin de Desarrollo Urbano y Obras Pblicas, sobre el proyecto de ordenanza que aprueba la ampliacin de amnista para la regularizacin de Licencia de Construccin. ORDEN DEL DA 1.- Oficio N 090-2011 MINAM respecto a la invitacin de viaje al pas de Japn del Ing. Emilio Ruiz Moncada. Al respecto se dio lectura al oficio emitido por el Ministerio de Ambiente en el cual invita al Gerente Municipal de la Municipalidad Provincial de Hunuco para el curso de capacitacin a realizarse en Japn del 01 de Octubre al 15 de Diciembre del 2011 al respecto el Alcalde Manuel Medina Ramos, manifest que la Ley N 279585 , Ley Orgnica de Municipalidades en el artculo 9, inciso 11 prescribe que, es atribucin del Concejo Municipal autorizar los viajes al exterior del pas que, en comisin de servicios o representacin de la Municipalidad, realicen el Alcalde, Los Regidores, el Gerente Municipal y cualquier otro funcionario; en consecuencia el Gerente Municipal fue seleccionado para participar con una beca en el Curso de Capacitacin sobre Gestin de Residuos orientada al Reciclaje cabe recalcar que los gastos que ocasionan su viaje ser promovido en su totalidad por el Ministerio de Medio Ambiente, asimismo la Regidora Mara Cspedes Eguren realiza su voto en contra por no haber tenido a su alcance los documentos materia de aprobacin; sin generar debate alguno y con dispensa de trmite de lectura y aprobacin de acta, el pleno por mayora con la abstencin de la Regidora Mara Cspedes Eguren, aprueba el acuerdo de concejo N 001- 2011 MPHCO autorizar el viaje a Japn en representacin de la Municipalidad Provincial de Hunuco al Ing. Emilio Ruiz Moncada en su condicin de Gerente Municipal para su participacin en el curso de capacitacin sobre Gestin de Residuos orientada al Reciclaje a realizarse del 01 de Octubre al 15 de Diciembre del 2011. 2.- Dictamen de la Comisin de Desarrollo Urbano y Obras Pblicas sobre el proyecto de ordenanza que aprueba la ampliacin de amnista para la regularizacin de Licencia de Construccin. La Comisin de Desarrollo Urbano y Obras Pblicas, recomienda al Pleno del Concejo para que en ejercicio de sus facultades que la ley confiere apruebe el proyecto de ordenanza que busca dar facilidades a los contribuyentes para regularizar su licencia de construccin; al respecto el Alcalde Manuel Medina Ramos, refiere que, con la presente ordenanza se est dando la amnista a la poblacin para realizar las regularizaciones de edificaciones sin licencia

de construccin hasta el 31 de Agosto del 2011, consecuentemente haciendo uso de nuestra facultad legislativa que nos otorga la Ley Orgnica de Municipalidades es Facultad del concejo Municipal aprobar o desestimar la presente ordenanza; sin generar debate alguno al respecto y con dispensa de trmite de lectura y aprobacin de acta, el pleno por unanimidad aprueba la Ordenanza Municipal N 005-2011 MPHCO que modifica la ordenanza N 007-2010MPHCO, en el sentido que se realice la Ampliacin de Incentivos para la regularizacin de edificaciones sin licencia de construccin hasta el 31 de Agosto del 2011

Sin mas puntos que tratar el Seor Alcalde levant la presente sesin de Concejo a horas nueve y cuarenta y cinco de la noche, lo que doy fe.

Sr. Manuel Medina Ramos ( alcalde)

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Sr. Javier Dvila Figueroa ( Secretario General )

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Sr. Miguel Medina Chvez ( regidor)

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Sr. Carlos Valdivia Cceres ( regidor)

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Sr. Jos Meneses Salcedo (regidor)

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Sr. Gonzlo Ruelas Coronado (regidor)

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Sra. Mara Cspedes Eguren (regidora)

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BIBLIOGRAFIA
http://www.emc.uji.es/asignatura/obtener.php? letra=3&codigo=34&fichero=1140081888334 http://es.thefreedictionary.com/acta http://deconceptos.com/ciencias-juridicas/acta

http://www.monografias.com/trabajos43/documentosadministrativos/documentos-administrativos2.shtml