Documentele contabile

Proiect realizat de: Stan Maria Angelica si Stan Elena Cristina Prof coord.:Cotar Elena

Suportul fundamentarii si justificarii datelor contabile

Documentatia consta in faptul ca

orice operatie economica sau financiara cu privire la existenta si miscarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi inregistrata in conturi trebuie consemnata intr-un document care atesta infaptuirea ei.

Definitia, functiile si clasificarea documentelor contabile

Documentele contabile sunt acte scrise in care se consemneaza tranzactiile, evenimentele si alte operatii economice, in momentul si de regula la locul efectuarii lor, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca suport de inregistrare in contabilitate .

Elementele principale pe care trebuie sa le contina un document justificativ sunt:

denumirea documentului; numarul documentului s i data intocmirii acestuia; denumirea s i s ediul unitatii care il intocmeste, la care s e pot adauga s i date privind s ubunitatea, s erviciul, biroul, compartimentul emitent; mentionarea partilor care participa la derularea operatiunii pentru care es te intocmit ( daca es te cazul); continutul operatiunii s i, daca es te cazul, temeiul legal al inf aptuirii acesteia; datele cantitative s i valorice af erente operatiunii ef ectuate; numele s i prenumele, precum s i s emnaturile pers oanelor care ras pund de ef ectuarea operatiunii, ale pers oanelor cu atributii de control f inanciar preventiv s i ale persoanelor in drept s a aprobe operatiunile res pective, dupa caz; coduri pentru prelucrarea automata a datelor; alte elemente menite s a as igure consemnarea completa a operatiunilor ef ectuate.

Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare.

Personale insarcinate cu intocmirea, verificarea, avizarea, contabilizarea documentelor (inclusiv cele care se ocupa de contabilitate) trebuie sa asigure completarea documentelor cu toate elementele necesare. Altfel, cu ocazia diverselor controale la care este supusa intreprinderea (indeosebi cele fiscale), exista riscul ca operatiunea sa fie considerata fara documente legale; consecinta acestui fapt este ca operatiunea nu mai este recunoscuta.

Plecand de la continutul si destinatia lor, documentele contabile indeplinesc urmatoarele functii:

a. Functia de consemnare - potrivit

careia orice operatie economica, efectuata in cadrul intreprinderii, se consemneaza in documente letric si cifric, cantitativ si valoric.

b. Functia de acte justificative potrivit careia documentele justifica

inregistrarea in contabilitate a operatiilor economice consemnate in ele.

c. Functia de verificare a activitatilor desfasurate potrivit careia documentele asigura urmarirea activitatii economico-financiare a intreprinderii in cele mai mici detalii si efectuarea controlului, privind respectarea disciplinei financiare si fiscale de catre organele cu atributiuni in acest sens (organe de control financiar intern, cenzori, inspectori fiscali etc). potrivit careia documentele angajeaza drepturi, raspunderi si obligatii in sarcina persoanelor care le-au intocmit, cu privire la miscarile de valori produse in averea intreprinderii.

d. Functia de asigurare a integritatii patrimoniului -

e. Functia de calculatie - potrivit careia documentele

referitoare la cheltuielile de productie stau la baza calcularii costului produselor obtinute, lucrarilor executate si serviciilor prestate.

f. Functia juridica - potrivit careia documentele

asigura stabilirea drepturilor si obligatiilor banesti ale intreprinderilor. In cazul unor litigii, lipsuri, fraude etc., documentele contabile stau la baza efectuarii eventualelor expertize si cercetari ale organelor judiciare.

Documentele contabile se clasifica in functie de mai multe criterii si anume:

a. Dupa modul de prezentare ,

documentele contabile pot fi:

a 1 . Formularele tipizate - sunt suporturi a 2 . Formularele netipizate - sunt

de informatii, in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si imprimate. suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabilite si imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea oricarei intreprinderi, asa cum este cazul documentelor cumulative .

b. Dupa rolul lor in cadrul sistemului informational , documentele contabile se

clasifica in:
- Documente justificative asigura datele de intrare in sistemul informationalcontabil; - Registre contabile realizeaza inregistrarea si stocarea datelor in structura proprie contului; - Documente contabile de sinteza si raportare asigura centralizarea si transmiterea informatiilor catre utilizatori.

c. Dupa locul intocmirii avem: documente

interne si documente externe

d. Dupa destinatie putem avea: documente de

dispozitie, documente de executie, documente combinate si documente contabile;

e. Dupa momentul intocmirii se identifica:

documente primare si documente centralizatoare/secundare;

f. Dupa regimul de tiparire si folosire : documente cu regim special, documente fara g. Dupa natura sau continutul operatiilor consemnate , pot fi: documente pentru

regim special sau cu regim uzual si documente cu reglementari exprese;

operatiuni banesti, documente pentru operatiile cu active fixe, documente pentru operatiile cu stocuri si documente pentru inventariere.

Documentele justificative

Continutul documentelor justificative variaza in functie de caracterul operatiilor consemnate. In vederea reflectarii clare si complete a operatiilor economice pentru care se intocmesc, documentele au anumite elemente obligatorii, dintre care unele sunt comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt specifice. Documentele justificative se intocmesc, de regula la locul de munca in cadrul caruia se produce operatia economica. Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz, iar completarea se face manual sau cu tehnica de calcul. Pentru intocmirea corecta, completa si la timp a documentelor, sunt stabilite reguli de intocmire si utilizare, aprobate fie prin acte normative, fie prin regulamentele interne de organizare si functionare a intreprinderilor. La intocmirea documentelor justificative nu se admit stersaturi sau alte operatiuni de acest gen.
Verificarea documentelor are scopul sa descopere eventualele erori, actiunile ilegale sau incorecte, asigurandu -se astfel exactitatea si realitatea datelor inregistrate in contabilitate. Arhivarea documentelor trebuie sa asigure depozitarea si conservarea acestora in siguranta, deoarece servesc la controlul operatiilor economice efectuate. Dupa inregistrarea in evidenta contabila si rezolvarea completa si definitiva a documentelor, acestea se claseaza (aranjeaza) intr -o anumita ordine strict determinata pentru a fi usor gasite, in vederea obtinerii informatiilor necesare si pentru a fi pastrate in bune conditii.

Pastrarea documentelor se realizeaza:

pentru anul curent in arhiva curenta a fiecarui sector sau compartiment din intreprindere; pentru anii precedenti in arhiva generala a unitatii. Termenul de pastrare a documentelor contabile si a celor justificative este de 10 ani, cu incepere de la data inchiderii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii si a bilantului contabil care se pastreaza timp de 50 de ani. Reconstituirea documentelor Atunci cind se constata lipsa sau distrugerea unui document , este necesar sa se intocmeasca un dosar de reconstituire in care sa apara toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut: sesizarea persoanei care a constatat lipsa, procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului, dispozitia conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului, o copie a documentului reconstituit si alte elemente, in masura in care sunt necesare.