MINISTERUL EDUCAIEI CERCETRII I TINERETULUI

PROIECT
PENTRU SUSINEREA EXAMENULUI DE OBINERE A

CERTIFICATULUI DE COMPETENE PROFESIONALE

SPECIALIZAREA: Tehnician in contracte si achizitii

TEMA:

Planul de negociere

PLOIETI 2011

Cuprins

1. Negocierea si rolul acesteia 2. Cadrul general al negocierii 3. Perspectivele unei negocieri 4. Obiectivele unei negocieri 5. Tipuri de negociere 6. Negociatori si modalitati de solutionare a negocierilor 7. Strategii de negociere 8. Etapele unei negocieri 8.1. Pregatirea si organizarea negocierii - pregatirea echipei de negociere - documente necesare in procesul de negociere - pregatirea locului de desfasurare a negocierii 8.2. Desfasurarea propriu- zisa a negocierii 8.3. Finalizarea negocierilor

In viata si in afaceri, avem parte de ceea ce negociem, nu de ceea ce meritam Intelept anonim

1. Negocierea si rolul acesteia

Cuvantul negociere vine din limba latina unde infinitivul verbului negotiare semnifica actiunea de a face negot, de a incheia afaceri. La randul sau, verbul negotiare deriva din verbul negare (a nega, a tangui, a refuza), compus cu substantivul otium (odihna ,relaxare). Astfel, dupa ingenioasa interpretare a negociatorului international Jeffrey Edmund Curry, negocierea este o chestiune de dat si de luat in care isi refuza orice odihna si destindere pana la clipa in care incheie targul. Din categoria primelor definitii se poate mentiona cea dat de Arthur Lall, care consider c "negocierea este un proces de abordare a unei dispute sau situatii prin mijloace pasnice, altele decat cele juridice sau arbitraj, cu scopul de a promova o anumita intelegere, imbunatatire, aplanare a disputei intre partile interesate" (Modern International Negotiation: Principles and Practice). Le Petit Larousse defineste negocierea ca fiind: arta, actiunea de a duce la bun sfarsit marile afaceri, afaceri publice, tratativele intre mai multe guverne in vederea unui acord bilateral sau multilateral. Arta de a te intelege cu partenerul de schimb, evitand conflictele si represaliile, ar putea purta numele de negociere. Lamon Lee, in lucrarea sa "Purchasing and Materials Management", intelege negocierea ca fiind o arta prin care vanzatorii si cumparatorii, de obicei in discutii fata-n fata, stabilesc termenii precisi ai unui contract. James Wall jr. (1983) defineste negocierea drept un proces in care doua sau mai multe parti schimba bunuri sau servicii si incearca sa fie de acord cu valoarea pe care schimbul o are pentru ele. Complexitatea vietii social-economice si politice contemporane, diversitatea relatiilor si activitatilor de toate felurile pe care le deruleaza oamenii fac ca negocierea sa se impuna drept unul din cele mai pretioase atribute ale vietii cotidiene. In aceste context, negocierile sunt chemate sa raspunda problemelor complexe ce deriva din nevoia obiectiva a dezvoltarii continue a relatiilor interumane in general, a celor diplomatice, economice in special.

n sens larg, negocierea apare ca o forma concentrata si interactiv de comunicare interumana in care doua sau mai multe parti aflate in dezacord urmaresc sa ajunga la o intelegere care rezolva o problema comuna sau atinge un scop comun. Intelegerea partlor poate fi un simplu acord verbal, consolidat printr-o strangere de mana, poate fi un consens tacit, o scrisoare de intentie sau un protocol, poate fi o conventie sau un contract, redactate cu respectarea unor proceduri i uzante comune, dar mai poate insemna un armistitiu, un pact sau un tratat international, redactate cu respectarea unor proceduri i uzante speciale. In raport cu zona de interes in care se poarta negocieri, putem face distinctie intre mai multe forme specifice de negociere: - negocierea afacerilor sau negocierea comercial o forma particular de negociere, cea mai uzuala, centrata pe existenta unui produs sau a unui serviciu, pe de o parte, i a unei nevoi de satisfacut, pe de alt parte;acordul are caracter comercial i se poate concretiza ntr-un act de comer, o convenie, o comand, un contract de vnzare-cumprare, un parteneriat, un leasing etc. sau doar n modificarea unor clauze, a unor niveluri de pre, a unor condiii de calitate sau de livrare, transport etc - negocierile politice ocupa un spatiu larg si pot fi: negocieri interne, atunci cand se poarta intre partide si organizatii de nivel national negocieri externe, atunci cand sunt purtate intre guverne si organizatii internationale. - negocieri sindicale (patronat-sindicate) - negocieri salariale, ale contractelor si conflictelor de munc - negocieri pe probleme de asistenta si protectie sociala - negocieri parlamentare - negocieri juridice etc Cel mai adesea, negociem cu ceilalti pentru a castiga impreuna. Negocierea este calea prin care obtinem ce vrem de la ceilalti, in masura in care si ei obtin ce vor de la noi.O cale buna, dar nu intotdeauna cea mai buna. Pentru a fi cu adevarat negociatori, nu ajunge sa-i facem pe ceilalti sa gadeasca si sa simta ca noi. Trebuie sa gandim si sa simtim ca ei.

Putem negocia aporape orice, aproape oricand, aproape cu oricine, daca avem libertatea de optiune si putem oferi ceva dorit de oponenti in schimbul a ceea ce vrem de la ei. Lumea in care traim este o imensa masa a negocierilor. Negocierea nu creaza dusmani,pentru ca ea convinge ,nu infrange. Peste tot si in toate timpurile, oamenii rezonabili au inteles ca nu-si pot impune vointa in mod unilateral si au cautat solutii in comun, adica solutii negociate. Iulius Caesar sau Marco Polo, de exemplu, au fost negociatori straluciti. Negocierele apeleaza la retorica, la logica si la elemente de teoria argumentarii. Uneori, folosesc tehnici de comunicare si manipulare performante, precum Analiza Tranzactionala, Programarea Neuro-Lingvistica, narcoanaliza etc. Notiuni precum oferta, cerere, pozitie, pretentie, obiectie, compromis, concesie, argument, tranzactie, argumentatie, proba etc. pot interveni frecvent in procesul de negociere. Totodata, elementele de comunicare non-verbala, precum fizionomia, mimica, gestica, postura, imbracamintea, aspectul general etc. pot avea o importanta care nu trebuie neglijata. Cultura partenerilor si puterea de negociere a partilor negociatoare sunt alte elemente de care trebuie sa se tina seama. Elementele de tactica si strategie, capcanele si trucurile retorice ca si cunostintele de psihologie a perceptiei pot juca un rol decisiv in obtinerea de avantaje mari in schimbul unor concesii mici

2. Cadrul general al negocierii

5

Cadrul general al negocierilor poate fi structurat i analizat prin prisma urmtoarelor categorii de elemente distincte: -factorii generali de influenta, care preexist procesului de negociere. Acestia se refer la cultura din care vin partenerii, la personalitatea negociatorilor si la puterea de negociere a partilor. -conditiile negocierii, care privesc mediul extern si toate antecedentele ce preced negocierea propriu-zisa, ca si tot ceea ce se petrece si se decide in timpul desfasurarii acesteia. Conditiile negocierii privesc: obiectul negocierii, timpul disponibil si ordinea de zi, mandatul de negociere, spatiul si locul de desfasurare, echipa si numarul participantilor, numarul partilor negociatoare, auditoriul, microclimatul, dispozitia psihic, pozitia la masa tratativelor etc. -procesul de negociere propriu-zis, care priveste rundele succesive de contacte, schimburi de mesaje, argumentatia, persoasiunea, conesiile si acordul, ca si strategiile si tacticile de negociere folosite de negociatori. -rezultatele negocierilor, concretizate in acordul de vointa al partilor negociatoare.

3. Perspectivele unei negocieri

Orice firma este interesata de negociere din 2 perspective: -din perspectiva raporturilor ei externe cu furnizorii, clientii sau alte grupuri de interes din afara companiei,caz in care discutam de negociere comerciala; -din perspectiva managementului ei intern, adica in relatie cu proprii angajati, intre grupuiri/echipe de lucru, intre departamente; in acest caz discutam despre o necociere compornamentala si gestionarea conflictelor inerenbte.

4. Obiectivele unei negocieri

6

Punctul de plecare si ratiunea de a fi ale unei negocieri se afla in dorinta de a obtine ceva, mai mult sau mai putin important, de la o persoana sau de la un grup de persoane. Acest ceva se numeste obiectiv . Prin obiective trebuie sa intelegem interesele globale si reciproce ale partilor adverse si cele partiale sau intermediare care se situeaza intre punctul de pornire si punctul de finalizare al unei negocieri. Partile negociatoare se invita reciproc la o tranzactie sau o relatie, plecand de la prezumtia ca schimbul reprezinta un potential de profit si avantaje. Prin negociere, simplificand si indulcind putin procesul, partile isi disputa acest potential de profit. Rezultatul procesului de negociere va fi un acord care satisface toate partile, chiar daca unele au motive sa fie mai satisfacute decat altele. Ratiunea negocierii este aceea de a redistribui intr-o maniera acceptabila potentialul de rofit, avantaje si satisfactii al unei tranzactii. La masa tratativelor, obiectivele urmarite de negociatori sunt fie convergente,fie divergente. Obiectivele convergente vizeaza nevoi si interese comune. De pilda, in negocierea unui contract de vanzare-cumparare, ambii negociatori pot fi interesati in urgentarea livrarilor. Un obiectiv de genul termen de livrare urgent va fi usor de atins; negociatorii doresc acelasi lucru si cad usor de acord asupra urgentei. Obiectivele divergente vizeaza nevoi si interese contradictorii. Asupra obiectivului privind pretul,de pilda, interesele negociatorilor vor fi contradictorii.

5. Tipuri de negociere
7

Am putea spune ca negocierea este varful de lance al unei afaceri. De succesul negocierii depinde succesul afacerii si perpetuarea relatiilor de afaceri. Negocierea comporta o serie de aspecte si caracteristici care o particularizeaza. - este un proces organizat, concretizat intr-un ansamblu de initiative, schimburi de mesaje, contracte i confruntari, care au loc intre partenerii de afaceri, cu respectarea unor reguli si uzante statornicite intr-un mediu juridic, cultural, politic si economic determinat. - este un proces competitiv in care, pornind de la baza intereselor comune, partile urmaresc realizarea unui acord care, in paralel cu satisfacerea intereselor comune, sa asigure avantaje proprii preponderente. n esenta sa, insa, negocierea trebuie sa conduca la un consens si nu la o victorie a uneia dintre parti asupra celorlalte - este un proces de interactiune, ajustare si armonizare a intereselor distincte ale partilor, astfel incat, dincolo de caracterul competitiv al raporturilor dintre parti, acordul de vointa sa devin reciproc avantajos - este un proces orientat catre o finalitate precisa exprimata prin incheierea unei afaceri concrete. Negocierea vanzarii in trei pasi Tehnica celor trei pasi este o schema clasica de negociere a vanzarilor, bazata pe saltul de la o extrema la alta si pe actiunea legii psihologice a contrastului. Ea functoneaza abia dupa ce vanzatorul a aflat deja care sunt nevoile si problemele clientului. Pasul 1 Mai intai, propune clientului un produs de cea mai buna calitate, cotat desigur la pretul cel mai ridicat. Se opereaza simultan pe doua scari ale contrastului: calitatea si pretul. In primul pas, atractia ca fi calitatea inalta, iar respingerea va fi pretul ridicat. Majoritatea clientilor vor refuza cumpararea in aceasta faza a vanzarii. Rezultatul obtinut va fi asa numitul efect de smantanire a clientelei. Va fi acrosat acel segment de piata mai mult sau mai putin ingust care cumpara calitatea inalta, aproape indiferent de nivelul pretului. Exact in aceasta idee,vom intalni

agentii imobiliare, care detin in portofoliu un imobil de lux, nu atat pentru a-l vinde , cat pentru a crea un prag de referinta in mintea clientului. Pasul 2 Oferta propusa in acest pas se va afla exact la extrema cealalta a celor doua scari de contrast: pretul jos ca atractie si calitate slaba ca respingere. Multi clienti vor constientiza abia acum nivelul calitatii propuse in pasul anterior,ca si legatura dintre calitate si pret. Un alt segment al clientelei, cel care cumpara la pret jos, indiferent de calitate, va fi acrosat in aceasta faza. In aceasta idee vom intalni agentiile imobiliare, spre exemplu,care detin apartamente de o foarte slaba calitate,in ideea coborarii pragului de referinat in mintea clientului. Pasul 3 Practic, dupa primii doi pasi ai vanzarii, clientul are atat perceptia pragului de sus, cat si a celui de jos.Deja, poate fi poate fi pozitionat mai usor undeva intre limitele intervalului de alegeri posibile.Asadar,se propune un produs de calitate apropiata primului,la un pret intermediar.Dupa ce a fost purtat de la pragul de sus,la cel de jos, clientul are sanse mai mari sa se opreasca repede pe o pozitie intermediara.De regula,clientii cumpara in acest pas si au sentimentul bun ca au facut si o afacere. Daca incepem negocierea cu pasul trei, clientul are dificultati de pozitionare, cere mai multe informatii, se decide mai greu, dureaza mai mult si creste riscul de a rata vanzarea. In negociere,o minte se confrunta cu o alta,un pachet de emotii se confrunta cu un altul. G.Richard Shell,mare profesor de negociere al natiunii americane avertiza: Nu pierdeti niciodata din vedere potentialul de inselaciune al unel negocieri. Specialistul in psihologie sociala, Robert Cialdini, a formulat regula simpatiei care functioneaza in psihologia umana tot asa cum functioneaza legea gravitatiei in fizica. Conform acestei reguli, cei mai multi dintre oameni tind spontan sa raspunda afirmativ solicitarilor formulate de persoane simpatice,care trezesc incredere. In mod spontan,tindem sa avem mai multa incredere in persoanele pe care le percepem ca fiind asemanatoare noua. Studiile de psihologie sociala demonstreaza sistematic faptul ca oamenii simpatizeaza mai ales pe acele

persoane care afiseaza atitudini, opinii, preferinte, convingeri,comportamente si stari sufletesti asemanatoare cu ale lor, cu conditia ca respectivele asemanari sa le fie mai curand favorabile. Apare si o capcana. In mod normal, crearea raportului de apropiere si destindere intr-o negociere,ar trebuie sa nu aduca niciunei parti vreun avantaj semnificativ asupra celeilalte Din acest motiv, trebuie sa fim atenti la oponentul care vrea sa smulga concesii altfel inacceptabile, profitand de faptul ca a creat un raport destins si amabil. In aproape toate negocierile rezonabie luam calea concesiilor si favorurilor.Schimbul echivalent de favoruri si concesii strapunge zidul smplei tocmeli. Folosirea sistematica a formulei conditionale daca...,atunci... ne da siguranta ca nu vom face concesii unilaterale, ci daor concesii la schimb cu ale oponentului. Avantajul introdus cu daca... concentreaza atentia pe prima ipoteza si face interlocutorul mai putin sensibil la cea de-a doua. Ideea de a obtine avantaj facand concesii improbabile este capcana retorica intinsa acestuia. Concesia improbabila din ipoteza a doua este adaugata de negociator.

6. Negociatori si modalitati de negociere

Personalitatea omului de afaceri presupune o serie de atitudini si aptitudini care, atunci cand sunt pozitive, reprezinta variabile optime ale activitatii, iar atunci cand sunt negative, determina esecul intreprinzatorului. Negociatorii se percep ca parteneri sau adversari, functie de tipul de relatie dintre ei, de nevoile care-i imping unul spre celalalt, de caracterul si de educatia lor, de starile emotionale de moment, de respectul pe care si-l poarta, de increderea in sine si de increderea reciproca, de puterea de care dispunde atitudinea fata de compromisuri si de multe altele. Pe parcursul negocierii, unele dintre aceste elemente sunt variabile, iar altele relativ stabile. Elementele care raman stabile tin de stilul personal de negociere si de personalitatea negociatorului. Stilul personal de negociere sintetizeaza caracterul si personalitatea negociatorului, atitudinile si convingerile profunde, opiniile si obiceiurile pe care le adopta spontan; atunci cand intra intr-o situatie conflictuala si cauta o solutie negociata. Exista negociatori puternici si negociatori slabi. Intre ei exista diferente semnificative sub aspectul vitalitatii, energiei, rezistentei fizice si psihice. 10

Cei mai multi experti considera ca trebuie sa existe cel putin doi partenerii ca sa aiba loc o negociere .In realitate , numai un jucator , de unul singur, poate purta negocieri cu el insusi si zile intregi. Pentru a invata sa negociezi cu altii trebuie sa inveti mai intai sa negociezi cu tine insuti. In cadrul unei negocieri cu mai multe persoane, partenerii variaza ca numar si prezenta directa la negocieri. Numarul acestora poate varia in raport de tipul de negociere, de la doua la cateva zeci sau chiar sute in anumite cazuri complexe. Aptitudinile omului de afaceri sunt preponderent intelectuale si cuprind: inteligenta, intuitia, spiritul analitic, capacitatea de selectie si sinteza, previziunea, luciditatea, clarviziunea, etc. In general, aptitudinile se clasifica in trei mari categorii: 1. Aptitudini simple - din care fac parte cele senzoriale; 2. Aptitudini complexe - foarte numeroase dintre care: inteligenta, memoria, imaginatia, gandirea, etc.; 3. Aptitudini speciale - printre care cele artistice, stiintifice, organizatorice, etc. Stefan Prutianu, in cartea sa "Comunicare si negociere in afaceri ", realizeaza o descriere reusita a principalelor calitati ale negociatorului de succes, afirmand ca: "asociate cu trasaturile de caracter si gradul de insusire a fiintei de a negocia, caracterisiicile temperamentale ale negociatorului conduc la conturarea unor trasaturi de personalitate si calitati mai complexe ". Caracteristici necesare unui negociator: - o solida pregatire profesionala (economica, tehnica, juridica); -o bogata experienta in purtarea negocierilor si cunoasterea tacticilor si tehnicilor de negociere; - sa aiba trasaturi complexe de personalitate; -sa aiba o cultura generala, sa cunoasca in special cat mai multe despre tara partenerului; -sa cunoasca perfect problema pusa in discutie; -sa aiba calitatea de a se integra intr-o echipa si disciplina de a fi colaborator; - sa prezinte , la momentul cel mai potrivit si in mod cat mai explicit, argumente concrete si cu eficienta maxima; - sa aiba un sistem nervos echilibrat, sa aiba capacitatea de a se stapani chiar atunci cand este supus la presiuni mari; - sa aiba calitati de transpatrundere (empatie), respectiv sa stie sa se transpuna in situatia 11

partenerului si sa inteleaga modul de a gandi al acestuia; - sa aiba claritate in gandire: mobilitate de spirit, adaptabilitate la situatii complexe, spirit de cooperare, loialitate, curtoazie, modestie, maniere elegante; -sa aiba cunostinte de psihologie, imaginatie si putere de previziune, capacitate de simulare, sa fie prezentabil, cu farmec personal si simt al umorului; - sa aiba in vedere faptul ca forta sa de negociere este influentata uneori de asocierea cu indivizi loiali puternici si autoritati, etc. . Gavin Kennedy, important specialist si autor european in domeniu negocierii, ofera o viziune plastica asupra stilurilor de negociere. Comportamentul negociatorilor este asociat cu trei culori: rosu, albastru si violet. Intentiile si predispozitiile lor vor fi de asemenea rosii, albastre sau violete. Negociatorii rosii sunt dominatori si agresivi, gata oricand sa ceara, fara sa ofere la schimb.; sa ia fara sa dea. Gata sa intimideze, sa stapaneasca, sa exploateze, recurg usor la tactici de intimidare si umilire. Desigur, lor sunt cosmetizate prin trucuri murdare. Ameninta, constrang, triseaza si, pe moment, obtin ce vor ,asa cum vor. Pe termen lung, pierd relatia. Negociatorii albastrii au un comportament concesiv. Sunt gata sa ofere fara sa ceara, gata sa dea fara sa primeasca, samariteni, sa lase de la ei, numai sa fie intelegere. Sacrifica usor propriile dorinte si interese. Ofertele si concesiile lor unilaterale provoaca exploatare din partea adversarilor. Ei se inhiba usor, se inferiorizeaza in plan social. Unul si acelasi negociator poate, pe rand, atat rosu cat si albastru. Rosu cu unii parteneri, in unele situatii sau momente si albastrii cu altii, in alte situatii sau momente. Un lucru extrem de important in negociere il reprezinta citirea partenetului la primul contact. Castigi mai usor daca stii la ce sa te astepti si de unde pornesti. Cand combina cele doua stiluri, negociatorul este violet si negociaza pe principiul schimbului. Nu da fara sa primeasca,dar nici nu primeste de pomana. Ei propun oferta si cererea, in termeni de genul : Daca tu...,atunci eu... Diplomatii spun rareori nu. Negociatori din toata lumea au invatat aces lucru de la asiatici. Intors din lungul sau drum, Marco Polo scria ca a intalnit adevarate scoli in care erau instruite soliile capetenilor mongole si tibetane. Seara, ei preimeau atatea vergi la talpi cati de nu scapau peste zi de pe buze. Exprimat fara echivoc, nu ramane fara variante de opriune ulterioare.

12

In schimb,formulari de genul da...dar... pot fi folosite cu sensul de negatie, pastrand trei optiuni: una inseamna da, alta poate si inca una inseamna chiar nu. Cand negociezi, indiferent ce si cu cine, este mai util sa convingi oponentul ca ai dreptate, fara sa-i arati ca el n-ar avea. Se poate influneta gandirea, sentimentele si comportamentul in directia favorabila manipuland un pic. Covingerile lor pot fi mai usor de zdruncinat apeland metodic la surse de informatii fara legatura expresa cu obiectul negocierii. In acest scop, va fi bombardat, in rafale epuizante, cu fel de fel de data statistice: studii , extrase din presa, selectii din manuale, prospecte, brosuri, selectate cu girja , pt a sluji excusiv propriului punct de vedere. Regula e simpla: niciodata si nimic in sprijinul punctului de vedere contrar. Procedeul este relativ usor de exersat prin trunchierea informatiilor si nu prin trucarea acestora. Selectia statisticilor autentice se face dupa regula eficace, dar nu si loiala : Ramane ce ma sprijina,cade ce ma contrazice. Datele trebuie sa fie reale si sa provina din surse greu atacabile. Cu cat sursele sunt mai credibile,cu atat efectul de intimidare si persuasiune este mai puternic. Numarul modurile de solutionare a competitiilor raman totusi limitat la cel puin cinci modalitati de solutionare: 1. victorie- victorie 2. infrangere-victorie 3. partial victorie,partial infrangere- partial infrangere,partial victorie 4. victorie-infrangere 5. infrangere-infrangere Odata cu modalitatile de solutionare a negocierilor.facem usor si o distinctie intre stilurile de negociere asociate acestora. Prima modalitate castig-pierzi , stil competitiv de a obtine victoria, pare ferma si rezolva competitia prin atitudini si comportamente competitive, in ceea ce ma priveste ca negociator, dar implica un risc major: atat timp cat nu-i anihilat, invinsul uraste pe invingator si,adesea, se razbuna.Victoria este efemera si inselatoare. In negocierea afacerilor, acest gen de confruntare ia forma jocurilor cu suma nula, in care un jucator poate castiga numai daca altul pierde. Modalitatea a doua pierd- castigi ,stil concesiv rezolva competitia prin atitudini si comportamente concesive, in ceea ce ma priveste ca negociator.

13

Concesiv,stilul negociatorului excesiv de altruist,care cedeaza usor,rezolvand si problemele celulilalt. Modalitatea castig si pierd/ pierzi si castigi ,stil compromis rezolva competitia prin atitudini si comportamente de compromis.Suntem parteneri si adversari totodata si cautam o solutie rapida, nu neaparat cea mai buna, dar una acceptabila pentru amandoi. Accentul cade pe evitarea pierderilor si salvarea relatiei. Negocierea va pastra relatia amiabila,chiar daca nu va satisface in cel mai inalt grad nici una dintre parti. Stilul compromis ,negociatorul are simtul dreptatii si cauta un acord care mentine bunele relatii si nu unul care sa aduca un avantaj mai mare. Modalitatea castigi- castigi, stil cooperant , rezolva competitia prin atitudini si comportamente de cooperare. Suntem parteneri si cautam impreuna cela mai buna solutii reciproc avantajoase. Accentul cade pe efortul de a invinge problema si nu pe acela de a invinde adversarul. Rezultatul negocierii va fi cel mai bun posibil pentru amandoi. Cea mai buna abordare a problemei va cere si cea mai mare disponibilitate la efort si risc,dar si inzestrarea si abilitatile cele mai performante din partea ambilor parteneri. In loc sa caute o modalitate de a imparti de unul singur, partenerii vor creea impreuna o cale prin care vor castiga impreuna. Modalitetea pierd- pierzi, stilul evitant, eludeaza confruntarea prin atitudini si comportamente de evitare. Este situatia cea mai dureroasa in care negociatorul ramane pasiv sau suparat. Voi pierde atat potentialul avantaj al unui acord negociat, cat si relatia cu oponentul. Vor pierde tot ceea ce s-ar fi putut castiga. Negociatorul ideal ar trebui sa aiba un temperament definit prin calm, rabdare, control ai stapanire de sine, o participare activa i constructiva. La polul opus, cel mai nepotrivit negociator va avea un temperament caracterizat prin nervozitate, pripeala, suparare, manie, neconsecventa, nerabdare, agitatie, jignire, calomniere, apatie, expectativa, retragere pripita.

14

7. Strategia negocierilor
Alegerea strategiei de negociere nu este o simpa optiune teoretica si nici nu poate fi transata in termeni perfect rationali. Strategia ramane inerent dependenta de stilul personal de negociere, de caracterul si temperamentul negociatorilor aflati la masa tratativelor. A negocia fara o minima strategie ar fi la fel ca sofatul fara o harta rutiera,intr-un tinut necunoscut. Strategia ar putea tine seama de urmatoarele etape care trebuie parcurse: - stabilire obiectivelor(mizelor) este punctul de plecare absolut obligatoriu in elaborarea unei strategii. In paralel cu formularea obiectivelor, se desfasoara o ampla campanie de culegere de informatii privind piata, oponentii, mediul de afaceri, concurenta.Pe baza informatiilor obtinute, obiectivele vor fi formulate concret si precis. - descompunerea in obiective intermediare, care apropie treptat obiectivul final. - identificarea tacticilor care ar putea concretiza strategia.aici intra in discutie sursele de putere in negociere, locul, momentul, echipa, contextul, sistemul de aliante etc. - evaluarea sanselor de succes ale actiunilor tactice se impune cumva de la sine. In aceasta etapa se estimeaza capacitatea lor de a genera efecte pozitive.Tacticile sunt ierarhizate in ordinea eficacitatii lor. Pentru cazurile in care unele tactici esueaza, se prevad tactici de rezerva. -testarea strategiei de negociere poate fi o etapa necesara inainte de trecerea la actiune.Simularea si testarea se pot face cu un prieten sau coleg sau chiar cu creionul pe hartie. Sunt trecute in rezerva micile detalii ale parcursului negocierilor,pentru a detecta si corecta eventualele erori. Daca rezista testelor, strategia este definitiva si devine un plan gata de aplicare. Teoreticienii vorbesc despre negocieri rationale,de pe pozitii absolut obiective.Oamenii raman inevitabil subiectivi si partinitori. Totusi suntem mai aproape de rationalitate atunci cand respectam un asa zis algoritm al rationalitatii: -definirea problemelor -diagnosticarea cauzelor -cautarea solutiilor 15

La modul ideal,negociatorul percepe miza celuilalt ca pe propria sa miza. Empatizeaza si traieste sentimentele celuilalt, motivatiile sale se confrunta cu ale oponentului.Acest lucru tine insa de ideal. Analiza stilului si strategia de negociere in care ne angajam este intotdeauna importanta. A-l cunoaste si evalua din timp inseamna a prevedea in linii mari comportamentul pe care il va adopta oponentul si a pregati propriul comportament,in intampinare. Riscul unei rupturi sau riscul de a incheia un acord dezavantajos scade.

8.Etapele unei negocierilor

Negocierea reprezinta, in esenta, un proces de comunicare intre parteneri, prin care se tatoneaza, se contracteaza, se discuta, se poarta corespondenta si se schimba pareri, in scopul realizarii unui acord de vointa. Intregul proces de negociere poate fi delimitat in trei mari etape: - pregatirea si organizarea negocierilor; - desfasurarea propriu-zisa a negocierilor; - finalizarea negocierilor.

8.1. Pregatirea si organizarea negocierilor

Succesul unei negocieri depinde mult de maniera in care acesta a fost pregatita. Premisele prezentarii pozitiei de negociere, ca si ale argumentatiei si strategiilor folosite, se construiesc n stadiul de prenegociere.

Pregtirea echipei de negociere

Amploarea operatiilor comerciale actuale, sofisticarea nivelului tehnic si de calitate al diferitelor produse, diversitatea sortimentelor, complexitatea operatiunilor financiar-bancare au 16

impus negocierea in cadrul echipei de negociere. Numai in cazuri de exceptie (afaceri traditionale, repetative) negocierea se va realiza intre doua persoane sau prin corespondenta. Numarul negociatorilor din echipa este, in general, 5 - 6 persoane, insa niciodat echipa nu trebuie sa se rezume la un singur om deoarece: -este improbabil ca va putea prezenta o argumentatie completa si convingatoare; -ii va fi greu sa asculte, sa noteze si sa observe toate reactiile partenerului; - ii va fi dificil sa evalueze corect evolutia parametrilor intregii afaceri, in fiecare moment al discutiei. Nu trebuie omis insa ca echipele prea numeroase ridica probleme de coordonare i mai ales de comunicare Exista patru criterii de selectie, in vederea alegerii negociatorilor: -cunostinte profesionale: pregatire teoretica, experienta practica si cunostinte tehnice; -caracteristici personale: calitatile i abilitatile negociatorului - aspiratii inalte, prezenta agreabila, spirit de creativitate, capacitate de receptie si analiza, exprimare clara, coerenta si convingatoare, spirit practic comercial, incredere in fortele proprii, personalitate activa, simt al umorului, capacitate de ascultare si decizie, cultura, etc.; -motivatia: sa aiba un caracter solid, care sa tinda spre realizri, afiliere si putere, adica sa fie capabil sa actioneze independent; -varsta: pentru majoritatea oamenilor varsta optima de a fi negociator se situeaza intre 35 - 55 ani, deoarece negociatorii prea tineri sunt lipsiti de experienta, iar cei de varsta inaintata sunt predispusi catre concesii radicale; urmarind scopuri sortite, de multe ori, esecului. Dupa alegere incepe, obligatoriu, pregatirea echipei de negociere, urmarindu-se, in principal: -dezvoltarea abilitatilor de baza, mai ales printr-o pregatire psihologica; -cunoasterea regulamentelor si normelor care guverneaza negocierile; -cunoasterea procedurilor si organizarii negocierilor. Atributiile echipei de negociere: -elaborarea materialului tehnic si documentar;

17

-fixarea legaturilor de comunicatie; -elaborarea planului sau modelului de negociere; -simularea modelului de negociere; -elaborarea proiectului de contract; -elaborarea si lansarea cererii de oferta, respectiv a ofertei, dupa caz; -participarea la dezbateri, la data si locul fixat.

Documente necesare in procesul de negociere

Mandatul de negociere Mandatul de negociere constituie un ansamblu de instructiuni si imputerniciri pe care seful echipei le primeste de la conducerea firmei pe care o reprezinta. Este redactat, in general, in scris si are un caracter secret. Continutul mandatului de negociere se refera la: -nominalizarea conducatorului si membrilor echipei; -definirea obiectului negocierii; -sintetizarea informatiilor ce privesc produsul, piata, partenerul,concurenta, pretul orientativ, conditiile de livrare, plata, service, Proiectul de contract Proiectul de contract reprezinta un instrument ajutator pentru sintetizarea rezultatelor finale si elaborarea proiectului comun de contract. Coninutul proiectului de contract este alctuit din clauzele necesare reglemenrii raporturilor de vnzare-cumprare i anexele privind specificaii dezvoltate, liste de preuri, grafice de construcii-montaj i punere n funciune, proiecte de scrisori de garanii bancare, etc. Cererea de oferta si oferta Cererea de oferta reprezinta propunerea de a cumpara un anumit produs

18

Oferta se elaboreaza pe baza mandatului de negociere, in limba de uz international de pe piata unde se lanseaza si se transmite pe cale letrica, telefonica, telegrafica,fax sau e-mail echipei oponente, interesate sa participe la negocieri, la o anumita data si intr-un anumit loc, pentru un obiectiv.

Pregtirea locului negocierii

Locul negocierii este ales, prin consens, de cele doua parti, in functie de condiiile particulare ale afacerii ce urmeaz s fie perfectat: - fixarea datei; - invitarea partenerului; - momentul de desfasurare; - durata; - ambianta; - rangul de reprezentare; - indeplinirea formalitatilor de deplasare; - acordarea asistentei necesare pentru partener in vederea petrecerii timpului liber; In privinta locului in care o negociere se va desfasura, se pot mentiona mai multe aspecte, locul putand fi astfel ales si utilizat incat sa aduca beneficii uneia dintre parti, cealalta urmand a nu avea aceleasi beneficii; ceea ce se poate sa transforme alegerea locului intr-un instrument de dominatie si deci de impiedicare a comunicarii intre parteneri care doresc a negocia pe picior de egalitate. In amenajarea spaiului de negociere se va ine seama de ambian i microclimat (iluminare, temperatur, umiditate, zgomot etc.) Negocierea pe teren propriu confer unele avantaje precum: - posibilitatea constituirii unei echipe de negociere mai numeroase; - luarea mai rapida a deciziilor;

19

- influentarea partenerului de afaceri prin demonstratii, expozitii, vizite n intreprinderi; - pregatirea salii de negociere cu mostre, fotografi, grafice si a unor actiuni de protocol adecvate; - siguranta si confortul oferite de familiaritatea ambiantei. Cu toate acestea, avantaje exista si in cazul desfasurarii negocierilor, la sediul firmei partenere: - obtinerea unor informatii directe, de piata, despre produsele si serviciile concurentei; - posibilitatea cunoasterii preturilor practicate de concurenta, canalelor de distributie si a formelor de comercializare practicate; - formarea unei imagini directe asupra partenerului (sediul, numarul de salariti, dotari ); - cunoasterea directa a unor uzante, reglementari, autoritati guvernamentale, alte firme potentiale; - posibilitatea intreruperii negocierilor in perioade de criza, sub pretextul ca nu exista mandat de negociere pentru anumite aspecte ale problemei. Dezavantajele cele mai mari, atunci cand negocierea are loc pe "terenul advers", se refera la distanta care trebuie parcursa . Locul de negociere neutru, aflat in afara teritoriilor si influentelor partilor,este recomandat in negocierea afacerilor, cat si in negocieri politice si diplomatice.

Din punct de vedere juridic ( art. 35 Codul Comercial, la care se adauga unele norme de drept civil), pot sa apara unele dificultati asupra interpretarii locului incheierii contractului. Partenerii care incheie contracte prin mandatar sunt considerati persoane departate, numai dca mandatarul nu are imputernicire deplina. Persoanele care nu negociaza fata in fata si comunica direct prin scrisori, telegrame, faxuri, e-mail sunt considerate persoane departate. 20

Pe langa alegerea locului, fapt ce are o mare importanta asupra modului in care decurg tratativele, aranjamentele facute in acel loc aduc un plus de forta in privinta desfasurarii procesului negocierilor si a modului in care acestea se sfarsesc. Aranjarea meselor si dispunerea scaunelor poate afecta si in acelasi timp reflecta natura relatiilor dintre participanti si climatul psihologic in care schimbul de idei are loc. Mai mult, modul de asezare al scaunelor si dispunerea scaunelor poate avea importante implicatii strategice in special in cazul in care ele devin vehicule ce contribuie la accentuarea diferentelor privind statutul si puterea parilor. Relatiile dintre negociatori in timpul tratativelor pot fi caracterizate de cantitatea de cooperare sau competitie dintre parti si a atitudinii lor unul fata de celalalt, caracteristici ce pot sa fluctueze de la un moment la altul. Oricum, aranjamentele fizice facute la locul negocierii tind sa exprime caracterul relatiei dintre parti cu precizarea ca aceste aranjamente se datoreaz unei actiuni constiente si nu intamplarii. Pozitia clasica de negociere este aceea in care delegatiile stau fata in fata, cu negociatorii principali (sefii echipelor de negociere) plasati in pozitii centrale. In cazul in care negocierea este purtata intre doua persoane, pot fi intalnite cateva variante tipice, printre care varianta clasica fiind aceea in care partenerii sunt plasati fata in fata, de o parte si de alta a mesei. Prezinta avantajul libertatii de miscare si al observarii directe si continue a partenerului. Este varianta cea mai concurentiala, pentru ca cei doi parteneri asezati fata-n fata, cu masa intre ei, intra spontan in competitie. Oricare ar fi varianta concret de pozitionare a partenerilor la masa tratativelor, intotdeauna sunt importante cateva aspecte: - pozitiile ocupate trebuie sa permita o comunicare discreta si eficienta intre membrii echipei; -spatiul disponibil trebuie sa fie suficient pentru manipularea documentatiei si efectuarea unor demonstratii; - lumina, fie naturala, fie artificiala, sursele de caldura, umezeala, zgomot sau diverse alte noxe si factori perturbatori trebuie, pe cat posibil, dispuse astfel incat sa nu deranjeze unilateral.

8.2 Desfasurarea prorpiu- zisa a negocierii

21

In aceasta faza, inaintea inceperii oricaror discutii este binevenita elaborarea unui proiect de ordine de zi a negocierilor care este necesar pentru orientarea ulterioara a respectivelor discutii si implicit poate ajuta la atingerea obiectivelor strategice propuse. Ordinea de zi a negocierilor reprezinta o chestiune de procedura prin care se stabileste structura programului de negociere, ordinea de aducere in discutie a problemelor, timpul alocat discutiilor si regulile dupa care se poarta tratativele. Practic, prima problema care se negociaz intre parti este ordinea de zi, ea devenind o forma de precontract intre partile negociatoare. Uneori poate fi chiar negociat, urmand ca desfasurarea negocierilor sa se faca in conformitate cu cele stabilite de comun acord Discutiile la obiect incep abia dupa ce aceasta procedura este clara. Pe un continut secudar al discutiei, se recomanda utilizarea de ancore - de subiecte comune asupra carora exista un punct de vedere comun sau se poate schimba o informatie omogena (vreme, sport, cultura etc.). Chiar daca informatiile sunt secundare, in raport cu obiectivele negocierii, modalitatea in care se trasmit poate avea repercusiuni importante asupra relatiei. Este momentul in care partenerii se observa reciproc. Negocierea propriu-zisa demareaza odata cu declararea oficiala a interesului partilor in realizarea unei tranzactii sau chiar a unei relatii comerciale stabile. Desfasurarea procesului de negociere efectiva consta intr-o succesiune de contacte si runde de discutii, tatonari, pledoarii si schimburi de informatii, concesii si obiectii, care conduc treptat la realizarea unui acord de vointa intre parti. Negocierile efective depind de modul n care are loc comunicarea ntre negociatori, de aplicarea tacticilor de comunicare si manipulare, a tacticilor si tehnicilor de negociere, de argumentare si persuasiune, de punerea in aplicare si bunul mers al strategiilor elaborate, mijloacele, metodele i formele de aciune combinate n scopul obinerii de rezultate pozitive maxime. In timpul negocierii exist o multime de factori care-i pot determina pe participanti sa resimta nevoia unei pauze. Dincolo de nevoia de odihna inerenta situatiilor conflictuale existente in negociere, o pauza poate permite echipei de negociatori analiza noilor situatii aparute. Negociatorii trebui sa cada de acord asupra unui termen limita pentru finalizarea tratativelor. Incadrarea ferma in timp a discutiilor are un efect favorabil asupra procesului de

22

negociere deoarece faciliteaza comunicarea, fiecare parte mobilizandu-se si repartizandu-si eforturile. Aceast etapa marcheaza vointa si posibilitatea apropierii punctelor de vedere si concretizrii acordului.

8.3. Finalizarea negocierilor

Finalizarea negocierii se refera fie la stabilirea unei pozitii de consens fie la conservarea unor pozitii de negociere inc ireconciliabile. In cazul in care se ajunge la o pozitie de consens pentru fiecare dintre obiectivele negocierii se va trece la redactarea acordului final. Acordul final este un act de mare importanta deoarece constituie baza legala prin care se vor implementa, la nivelul organizatiei, elementele dobandite in procesul negocierii. Urmtoarele elemente faciliteaza stabilirea momentului optim pentru finalul negocierii: - ultima oferta este cu mult mai buna decat cele facute pana atunci; - concesiile partenerului de negociere devin treptat mai inconsistente si mai rare; - partenerul nu mai pare interesat de alte subiecte de discutie; - raspunsul partenerilor la concesii se lasa asteptat; - partenerii cer explicatii in legatura cu prelungirea negocierilor; - sunt indelung subliniate avantajele ultimului acord; Acordul final va trebui redactat in termeni foarte clari, fara ambiguitati care sa produca tensiuni ulterioare, trebuiesc stipulate fara echivoc toate clauzele intelegerii. Acordul trebuie sa fie operational imediat dupa intocmirea, semnarea si inregistrarea sa, faraa mai necesita nici un fel de aprobare. De aceea, acordul va fi semnat de toti participantii la negociere, evitandu-se orice forma de speculatie ulterioar. Aceasta faza nu este distincta ci reprezinta rezultatul legitim al schimbului de concesii; in acest sens, schimbul de concesii este consistent in momentul in care acordul este deja prefigurat.

23

Acolo unde nu se fac concesii, trebuie formulate obiectii. Un bun negociator nu se teme de obiectii deoarece stie ca, in plan psihologic, acestea sunt o confirmare a interesului partenerului si un indiciu ca directia este buna. Obiectiile ridicate in cadrul procesului de negociere pot fi clasificate in mai multe categorii: - obiectii formale , facute din ratiuni tactice, care pot fi dejucate mai usor; - obiectii reale , bazate pe interese si pozitii durabile, care pot fi combatute prin tehnici de contraargumentare solide; - obiectii false, formulate pentru a ascunde adevarata problema In vederea combaterii obiectiilor partenerului pot fi folosite o serie de metode, printre care: -folosirea obiectiilor ca punct de plecare pentru formularea si lansarea contra argumentelor; -amanarea sau ocolirea temporara a obiectiilor , prin expedierea rezolvarii acestora la un moment ulterior, aflat dupa caderea de acord asupra aspectelor in care exista consens; -reformularea obiectiilor, in scopul expunerii lor in termeni mai accesibili si a rezolvarii gradate, incepand cu aspectele usoare si sfarsind cu cele grele; -eludarea si ignorarea totala a obiectiilor , prin tactici non-verbale (tacerile, ascultarea -compensarea sau oferta de recompense echivalente , care privesc alte parti si secvente din cadrul acordului final; -anticiparea obiectiilor si formularea acestora inainte de a o face partenerul, avand grija sa se puna in evidenta slabiciunile si lipsa de fundament a acestora; -reducerea la absurd a obiectiilor prin diferite tehnici: demonstrarea lipsei de valabilitate a obiectiei, pe baza unor fapte, demonstrarea nulitaatii tezei partenerului prin aratarea consecintelor ce decurg din aceasta sau prin dezvoltarea unei teze personale, contrare obiectiei partenerului, etc. Pargurgerea de principiu a celor patru etapa ofera un cadru de lucru simplu si practic pentru organizarea si administrarea procesului de necogiere. Etapele mentionate sunt vizibile in

24

negocierile formale si protocolare intre echipe, organizatii, misiuni diplomatice si delegatii guvernamentale, dar nu neaparat si in cazul unor negocieri spontane si informale intre persoane care se cunosc de muta vreme, coopereaza si intretin relatii de afaceri de lunga durata. Chiar daca nimeni nu poate garanta succesul de fiecare data , abordarea pe etape ajuta la identificarea strategiilor potrivite si la evaluarea situatiei, in orice moment al procesului de negociere.

Bibliografie

1.Bogathy Zoltan, Negocierea in organizatii, Ed. Eudostampa, Timisoara 1999 2.Burciu Aurel, Introducere in management, Ed. Economica, 2008 3.Curry Edmund Jeffrey, Negocieri internationale de afaceri, Ed. Teora, 2000 4.Prutianu Stefan, Comunicare si negociere in afaceri, Ed. Polirom, Iasi, 1998 5.Prutianu Stefan, Antrenamentul abilitatilor de negociere, Ed. Polirom, Iasi, 2007 6.Prutianu Stefan, Tratat de comunicare si negociere, Ed. Polirom, Iasi, 2008 7.Moldovan Gabriel, Tehnici de negociere, material tip .pdf, 2006

25