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MEMORANDO DE PLANIFICACION PRELIMINAR El memorando de planificacin preliminar se refiere a establecer parmetros para lograr un eficiente manejo de los recursos

humanos de auditora y permite el logro efectivo de sus objetivos, para la aplicacin de un trabajo eficaz, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias especficas de cada examen. 1. Antecedentes Las operaciones financieras del Hospital Pblico General Luis G. Dvila, en el perodo de alcance, han sido examinadas por la Contralora General del Estado y por la Direccin de Auditora Interna del Ministerio, los rubros analizados corresponden a: RUBRO PERIODO UNIDAD DE CONTROL DISPONIBILIDADES Y SUS CORRELATIVAS DE INGRESOS PROVENIENTES DE LA ASIGNACION PRESUPUESTARIA Diciembre 2004 AUDITORIA INTERNA BIENES DE LARGA DURACION ACTIVOS FIJOS 1/01/200431/12/2004 AUDITORIA INTERNA 2. Motivo de la auditora En la auditora a los estados financieros se examinar la cuenta Disponibilidades y Bienes de Larga duracin, correspondiente de 01 de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2004. 3. Objetivo de la auditora El objetivo de la auditora al Hospital General Luis G. Dvila, es dictaminar las cuentas de Disponibilidades y Bienes de Larga Duracin de los estados financieros

preparados al 31 de diciembre de 2004, de conformidad con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Pblico. 4. Alcance de la auditora La auditora a las cuentas Disponibilidades y Bienes de larga duracin en los estados financieros del Hospital General Luis G. Dvila, se realizar por el ejercicio econmico terminado al 31 de diciembre 2004. 5. Conocimiento de la entidad y su base legal 5.1 Base legal Mediante Decreto Supremo de 12 de febrero de 1924, publicado en Registro Oficial del 08 de mayo de 1924 se cre el Hospital Luis G. Dvila. 5.2 Principales disposiciones legales Las actividades y operaciones del Hospital General Luis G. Dvila, a ms de las disposiciones legales citadas, estn normadas por las siguientes disposiciones especficas, tales como: Reglamento Orgnico Funcional de Hospitales Ley de Presupuesto y Reglamento Contratacin Pblica y su reglamento Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa Cdigo de Trabajo 5.3 Estructura orgnica Para el cumplimiento de sus objetivos, el Hospital Luis G. Dvila est integrado por los siguientes niveles administrativos: Director: Dr. Francisco Rivadeneira Subdirector: Dr. Gustavo Delgado Administrador: Sr. Jaime Rosero Gestin RRHH: Sra. Carmen Guerrn Gestin Financiera: Srta. Germania Obando

Gestin Enfermera: Sra. Ligia Gonzles Gestin Servicios Institucionales: Econ. Miguel Ypez Nmero de empleado y trabajadores de planta: 106 Adscritos: 3 Contratados: 12 Convenio Hermanas de la Caridad 4 Devengantes de Beca 2 Total empleados 127 5.4 Objetivos de la entidad Entre los principales objetivos de la entidad, determinados en su Reglamento Orgnico Funcional constan: Fortalecer la Hospital en cu capacidad gerencia y de liderazgo, que impulse los procesos de cambio orientados a promover el fortalecimiento y ptimo funcionamiento de cada proceso, que garanticen la cobertura total de las prestaciones de salud con calidad, equidad, eficiencia y solidaridad. Implementar horarios de atencin en estadstica fines de semana y das festivos Realizar anlisis de produccin hospitalaria y establecer pautas de direccin. Capacitar al personal en todos los niveles hospitalarios. Reorganizar comits hospitalarios Mejorar el sistema de abastecimiento 5.5 Principales actividades, operaciones El hospital Luis G. Dvila, brinda atencin al usuario, familia y comunidad, con servicios de calidad cientfica, tcnica y humana, en forma permanente contribuyendo al desarrollo tcnico y gerencial de la Institucin en coordinacin con los miembros del equipo de salud, acorde con la situacin econmica, cultural ,

poltica y epidemiolgica , planifica, ejecuta y evala procesos de su competencia en base a las polticas el Ministerio de Salud Pblica y con ello garantiza una atencin de calidad, eficiente y con equidad. 5.6 Principales polticas y estrategias institucionales Como principales polticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han determinado las siguientes: Mejorar la calidad de atencin a usuarios externos que acuden al Hospital Luis G. Dvila Impulsar el desarrollo cientfico y tecnolgico del personal Apoyar al Director en el ejercicio de su Autoridad, para la aplicacin de los diferentes procesos. Coordinar entre los diferentes procesos para la atencin oportuna al usuario Propender que todos los procesos cuenten con los recursos y la capacidad de gestin adecuados, para ofrecer servicio de calidad al usuario. Fomentar entre el personal, el monitoreo y evaluacin peridica que permita identificar fortalezas y debilidades para mejorar las acciones. Promover, construir y desplegar competencias para ejecutar programas del Ministerio de Salud Pblica. Contratar y retener el talento humano 5.7 Recursos financieros Para cumplir con sus actividades administrativa - financieras, el Hospital Luis G. Dvila cont con los recursos financieros sujetos a presupuesto institucional detallados por partida. (Anexo adjunto en papeles de Trabajo) 6. Principales polticas contables El control contable de los recursos financieros y materiales se basa en el Manual General de Contabilidad Gubernamental, expedido por la Contralora General del Estado.

7. Grado de confiabilidad de la informacin El reglamento orgnico funcional del Hospital Luis G. Dvila define las responsabilidades de la Direccin Financiera y sus unidades operativas Contabilidad, y Tesorera, estas unidades cuentan con poco personal, por lo tanto mantienen una fuerte carga de trabajo. La entidad genera un promedio mensual de 200 operaciones financieras, cuya documentacin se encuentra en el archivo de la Direccin Financiera. El sistema contabilidad utilizado emite trimestralmente la siguiente informacin: Diario General Integrado Balance de Comprobacin Mayor General Mayor Auxiliar Estado de Situacin Financiero Estado de Resultados Estado de Flujo del Efectivo Estado de Ejecucin Presupuestario Anexos al Estado de Situacin Financiero Cdulas presupuestarias de ingresos y gastos El ltimo informe de auditoria realizado a esta institucin fue en julio 2003 por parte del Ministerio de Salud Pblica y hasta la fecha no se ha presentado el dictamen por escrito a la entidad pblica. 8. Puntos de inters para la auditora En el anlisis preliminar efectuado se ha observado los siguientes aspectos que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditora: Verificacin del manejo de las disponibilidades su manejo y procedimientos Verificacin del proceso de adquisicin a la compra de bienes de larga duracin, su control, registro y verificacin de clculos en depreciaciones.

9. Transacciones importantes identificadas Se identifica un movimiento relevante en las cuentas Disponibilidades y Bienes de Larga Duracin sujetas anlisis dentro de los estados financieros con corte al 3 de diciembre de 2004 10. Estado actual de los problemas observados en auditoras anteriores En el informe de examen especial realizado por la el Ministerio de Salud Pblica al Hospital Luis G. Dvila, en lo referente a la verificacin, estudio y anlisis realizado en Julio 2003 an no ha sido remitido a la institucin, situacin que debera ser corregida mediante una solicitud por escrito al ministerio para que la entidad pueda realizar las pruebas de seguimiento a las observaciones realizadas en el proceso de auditora. 11. Identificacin de los componentes importantes a ser examinados en la planificacin especfica. En la evaluacin preliminar se ha determinado la necesidad de que los componentes que se detallan a continuacin sean considerados para su anlisis detallado de los cuales se efectuar el levantamiento de la informacin, evaluando sus controles y determinado los riesgos combinados inherente y de control: Disponible: Incluye caja chica, bancos, depsitos en cuenta corriente nica, fondos rotativos. El movimiento de sus dbitos y crditos es significativo, y se mantiene saldos representativos. Bienes de Larga Duracin: Los procesos de adquisicin de activos fijos, codificacin. Control y verificaciones aritmticas en la depreciacin12. Matriz de evaluacin preliminar de riesgos de auditora. La matriz de riesgo se realizar en base al control interno desarrollado en la

institucin con el fin de determinar las principales falencias que existe, para optar por desarrollar las medidas correctivas pertinentes (anexo adjunto). 13. Determinacin de materialidad La materialidad es la magnitud de las cuentas en la institucin. Se ha determinado la estimacin de materialidad que las cuentas significativas corresponden a Disponibilidades y Bienes de Larga Duracin. 10 de Marzo de 2005 Elaborado por: Soraya Meja Supervisor: Dr. Francisco Quisigia Subdirector de Auditora Director de Auditora