SOALAN 1A (i) Jelaskan syarat-syarat kenaikan pangkat yang digunakan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat untuk memperakukan kenaikan

pangkat guru tersebut. Kenaikan Pangkat bererti peningkatan secara hakiki dari satu gred ke suatu gred yang lebih tinggi dalam perkhidmatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan kelulusan Lembaga Kenaikan Pangkat. Terdapat beberapa asas kenaikan pangkat yang digunakan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat. Kenaikan pangkat seseorang pegawai adalah berdasarkan merit yang ditentukan mengikut beberapa kaedah. Pertama, adalah dari segi kecekapan dan prestasi kerja. Kedua adalah kelayakan, pengetahuan, kemahiran dan pengalaman. Ketiga adalah sifat-sifat peribadi termasuk kesesuaian, keutuhan, potensi dan kepimpinan dan keempat adalah kegiatan luar dan sumbangan kepada negara dan masyarakat. Sebagai tambahan, Lembaga Kenaikan Pangkat boleh mengambil kira aspek lain yang difikirkan sesuai. Jika ada dua atau lebih pegawai mempunyai merit yang sama, kelayakan akademik atau pengalaman kerja yang berkaitan dengan jawatan di samping kekananan pegawai hendaklah juga dijadikan asas pertimbangan dan pemilihan (Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 P.U.(A) 176). Bagi kes Cikgu Nadia, beliau telah dinaikkan pangkat ke Gred DG44. Beberapa syarat kenaikan pangkat telah digunakan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat untuk memperakukan kenaikan pangkat beliau. Terdapat beberapa syarat asas kenaikan pangkat yang perlu dipenuhi oleh Cikgu Nadia. Pertama adalah berdasarkan kelayakan mengikut skim perkhidmatan. Beliau mestilah telah disahkan dalam perkhidmatan untuk gred lantikan. Seterusnya beliau pertu mencapai tahap prstasi yang ditetapkan. Guru seperti Cikgu Nadia yang telah mendapat anugerah perkhismatan cemerlang (APC) kebiasaanya mempunyai tahap prestasi yang cemerlang bersadarkan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LPNT) bagi tiga tahun terakhir. Cikgu Nadia juga perlu lulus semua Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) yang telah ditetapkan dan akhir sekali beliau mestilah diperakukan oleh Ketua Perkhidmatan. Syarat kedua pula adalah beliau mestilah bebas dari segala hukuman tatatertib sebelum kenaikan ini dilantik kepada beliau. Syarat seterusnya adalah lulus pengisytiharan harta. Semua pegawai kerajaan dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh lima 5 tahun. Tempoh pengisytiharan harta dikira berdasarkan tarikh terakhir pengisytiharan harta dibuat. Sekiranya dalam tempoh pengisytiharan harta yang ditetapkan itu beliau tidak memperolehi apa-apa harta tambahan atau tidak melupuskan apa-apa harta, maka Cikgu Nadia perlu membuat pengakuan mengenainya. Sekiranya beliau telah melebihi tempoh penisytiharan harta, maka beliau perlu melakukan pengisytiharan harta terlebih dahulu. Syarat terakhir pula adalah lulus tapisan keutuhan Badan Pencegahan Rasuah atau kini dikenali sebagai Suruhanjaya Pencegahan Rasuah (SPRM). Tapisan keutuhan ini boleh disahkan dengan mengisi maklumat secara online di laman sesawang SPRM. Kenaikan pangkat yang dilantik kepada Cikgu Nadia akan berkuat kuasa sekiranya beliau telah memenuhi syarat-syarat seperti yang telah dinyatakan.

(ii) Nyatakan jenis-jenis elaun yang layak dituntut dan dinikmati oleh Cikgu Nadia. Sebagai seorang penjawat awam, cikgu nadia layak memperolehi beberapa jenis elaun selain daripada gaji beliau. Elaun ini bermaksud bayaran selain daripada gaji dibayar. Elaun ini berbentuk wang mengikut kadar dan syarat yang telah ditentukan oleh perkhidmatan dimana pegawai dan kakitangan itu bertugas. Terdapat tiga jenis elaun yang dibayar iaitu Imbuhan Tetap, Bayaran Insentif dan Elaun/Bayaran Lain. Imbuhan tetap dibayar bagi menampung peningkatan kos sara hidup. Ianya juga bertujuan memberi imbuhan kepada pegawai-pegawai yang menjawat jawatan strategik dalam perkhidmatan. Terdapat empat jenis imbuhan tetap iaitu Imbuhan Tetap Jawatan Utama/Gred Khas, Imbuhan Tetap Perumahan, Imbuhan Tetap Keraian dan Imbuhan Tetap Khidmat Awam. Bagi bayaran insentif, ianya tidak diberikan kepada semua penjawat awam tetapi ianya dibayar mengikut beberapa kriteria seperti kepakaran, kemahiran, keanehan tugas, kesusahan tugas dan kepentingan sesuatu perkhidmatan. Bagi elaun/bayaran lain pula ianya dibayar berasaskan bayaran balik perbelanjaan, tanggungjawab tambahan dan perkara-perkara lain selain daripada asas pembayaran untuk imbuhan tetap dan bayaran insentif. Bagi kes cikgu nadia, semasa beliau memegang Gred DG 41 beliau telah menerima bayaran elaun tetap dan bayaran insentif yang sepatutnya. Setelah mendapat kenaikan pangkat ke Gred DG 44, terdapat beberapa perbezaan elaun yang akan diperolehi dan boleh dituntut oleh cikgu nadia. Pertama adalah beliau layak menuntut Elaun Tetap Keraian(ITK) sebanyak RM 400. Semasa berada di Gred DG 41, beliau tidak menerima elaun ITK ini. Kedua, beliau layak memperoleh peningkatan elaun bagi Imbuhan Tetap Perumahan(ITP). Jika di Gred DG 41, beliau menerima elaun sebanyak RM 250, tetapi apabila memegang Gred DG 44, beliau layak menerima bayaran sebanyak RM 400. Akhir sekali, cikgu nadia layak menerima pertambahan elaun bagi Imbuhan Tetap Khidmat Awam(ITKA). Beliau layak menerima bayaran sebanyak RM 400 berbanding RM 300 semasa memegang Gred DG 41. Dari aspek imbuhan yang lain, tiada pertambahan elaun yang berlaku dan sama seperti semasa beliau menjawat Gred DG41. Namun begitu, mungkin berlaku sedikit penurunan elaun bagi Elaun Bantuan Sara Hidup(COLA) kerana beliau telah berpindah sekolah dari kawasan Bandar ke kawasan luar Bandar. Cikgu Nadia boleh merujuk kepada kerani di sekolah beliau untuk memastikan lagi jumlah dan kelayakan elaun yang boleh dituntut oleh beliau. SOALAN 1B (i) Jelaskan tatacara jika prosiding jenayah dimulakan terhadap Guru X. Menurut Perintah Am Bab D Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) Pindaan Jun 2002 Bahagian 2, Peraturan 4(2)(f) menyatakan Seseorang pegawai tidak boleh tidak jujur atau tidak amanah. Bagi maksud peraturan ini, tidak jujur dan tidak amanah ertinya sebarang perilaku yang hanya mementingkan peribadi sendiri sahaja serta penyalahgunaan kuasa. Antara contoh pelanggaran Peraturan 4(2)(f) ialah menggunakan wang tabung amanah untuk kegunaan sendiri, membuat bayaran tanpa menyemak kerja-kerja yang diarahkan telah siap atau belum dengan niat mendapatkan imbuhan dan mengemukakan tuntutan perjalanan palsu.

Berdasarkan situasi, seseorang Ketua Jabatan yang mengetahui bahawa prosiding jenayah telah dimulakan dalam mana-mana mahkamah terhadap seseorang pegawai yang sedang berkhidmat di bawahnya (Guru X), Ketua Jabatan itu hendaklah mendapatkan suatu laporan yang mengandungi maklumat berkaitan pertuduhan ke atas pegawai di bawahnya daripada Pendaftar atau Penolong Kanan Pendaftar Mahkamah. Pada permulaan prosiding itu, Ketua Jabatan perlu mendapatkan maklumatmaklumat lengkap berkaitan pertuduhan terhadap pegawainya (Guru X) berkaitan tarikh dan waktu penahanannya serta maklumat sama ada atau tidak pegawai itu boleh diikat jamin dan apa-apa maklumat lain yang berkaitan. Tindakan seterusnya yang dapat diambil oleh Ketua Jabatan setelah memperolehi laporan daripada Pendaftar atau Penolong Kanan Pendaftar Mahkamah ialah dengan mengemukakan laporan tersebut kepada Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) bersama syor atau perakuan Ketua Jabatan tentang sama ada pegawai itu patut ditahan daripada kerja. Namun, kuasa dalam menentukan keputusan penahanan pegawai daripada menjalankan tugasnya adalah terletak di bawah kuasa pihak Pihak Berkuasa Tatatertib. Manakala sebaik sahaja selesai prosiding jenayah terhadap Guru X, Ketua Jabatan perlu mengemukakan keputusan mahkamah dan maklumat berhubung dengan rayuan, jika ada yang telah difailkan oleh pihak Pendakwa Raya. Sebarang keputusan adalah tertakluk di bawah kuasa Pihak Berkuasa Tatatertib dalam memutuskan sama ada pegawai tersebut akan dibuang kerja atau dibebaskan. Sesuatu keputusan yang diambil oleh Pihak Berkuasa Tatatertib adalah berdasarkan kepada keputusan pihak mahkamah. Jika pegawai tersebut didapati menyalahgunakan dadah beliau akan dibuang kerja serta merta. Namun jika pegawai tersebut didapati tidak bersalah, semua emolumen beliau sepanjang beliau digantung kerja akan dibayar oleh pihak kerajaan dan boleh memulakan tugasnya seperti biasa. (ii) Nyatakan jenis-jenis hukuman yang akan dihadapi oleh Guru X jika disabitkan dengan kesalahan tersebut. Peraturan tatatertib yang digunakan adalah terkandung dalam Peraturanperaturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Peraturan ini mengandungi peraturan dan kelakuan yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh seseorang pegawai awam. Pelanggaran ke atas sebarang peraturan yang ditetapkan akan membolehkan tindakan tatatertib diambil. Tujuan utama peraturan adalah untuk menjaga imej kerajaan khasnya dan Perkhidmatan Awam amnya. Tindakan tatatertib merupakan langkah yang perlu diikuti bagi menghukum pegawai awam yang didapati melanggar mana-mana peraturan supaya dapat memperbaiki tingkah laku mereka pada masa hadapan dan pada masa yang sama dapat dijadikan panduan kepada orang lain. Bahagian VI (38), Jenis Hukuman Tatatertib, Jika seseorang pegawai didapati bersalah atas suatu kesalahan tatatertib, mana-mana satu atau gabungan dua atau lebih hukuman yang berikut; bergantung kepada keseriusan kesalahan itu, boleh dikenakan ke atas pegawai itu iaitu amaran, denda, lucut hak emolumen, tangguh pergerakan gaji, turun gaji, turun pangkat ataupun dibuang kerja. Berdasarkan situasi kes Guru X, kesalahan pemalsuan tuntutan perjalanan yang disabitkan oleh mahkamah boleh membawa kepada lima hukuman tatatertib yang tidak

dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat iaitu pertama amaran. Secara umumnya, tindakan amaran boleh dibahagi kepada tiga iaitu amaran lisan, bertulis dan amaran keras. Hukuman yang kedua ialah denda. Denda yang dikenakan adalah berasaskan emolumen pegawai. Denda maksimum ialah tidak melebihi 7 hari emolumen. Jika dikenakan lebih sekali dalam satu bulan kalendar, agregat denda tidak boleh melebihi amaun yang sama banyak 45% daripada emolumen bulanan pegawai. Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 12 bulan atau satu urusan mana terdahulu . Selain itu juga, pegawai boleh dilucutkan hak emolumen. Segala hak emolumen hendaklah dipotong daripada emolumen bulanan pegawai itu dan dimasukkan ke dalam hasil Kerajaan. Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 18 bulan atau satu urusan mana terdahulu . Penanggguhan pergerakan gaji akan dikenakan bagi tempoh 3, 6, 9 atau 12 bulan dan dilaksanakan pada tarikh ulang tahun pergerakan gaji pegawai. Pegawai tidak berhak menerima pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh yang paling hampir selepas tamat tempoh hukuman. Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 30 bulan atau satu urusan mana terkemudian. Gaji diturunkan secara mendatar dalam peringkat gaji yang sama dan penurunan gaji itu tidak melebihi tiga pergerakan gaji. Tempoh hukuman ialah tidak boleh kurang daripada 12 bulan tetapi tidak boleh lebih 36 bulan. Hukuman dilaksanakan pada tarikh yang ditetapkan oleh Lembaga Tatatertib atau pada tarikh hukuman dijatuhkan. Pegawai tidak berhak menerima pergerakan gaji dalam tempoh hukuman dan tarikh pergerakan gaji akan berubah ke tarikh pergerakan gaji berikutnya selepas hukuman tamat. Pegawai tidak layak dinaikkan pangkat dalam tempoh 36 bulan atau satu urusan mana terkemudian. Secara keseluruhannya, dapatlah disimpulkan bahawa sebarang tingkah laku yang tidak bermoral khususnya para pegawai perkhidmatan kerajaan akan membawa kesan langsung kepada catatan rekod perkhidmatan seterusnya dikenakan tindakan tatatertib. Oleh yang demikian, semua pegawai tertakluk kepada prosedur tatatertib dan mereka bertanggungjawab mengelak sebarang kelakuan negatif. SOALAN 2A Berdasarkan pernyataan di atas, bincangkan aspek nilai-nilai peribadi asas yang sepatutnya diamalkan oleh penjawat awam bagi meningkatkan integriti dalam Perkhidmatan Awam. Keikhlasan dalam menjalankan tugas merupakan elemen penting pada seorang peneraju sekolah sekiranya ingin melihat satu budaya kerja yang positif ditonjolkan dikalangan warga kerja sekolah terutamanya pekerja bawahan beliau. Perwataka beliau mestilah menjadi contoh disamping lebih terbuka dalam mendengar pendapat orang lain. Kecerian riak muka juga boleh membangkitkan semangat kerja dan menghilangkan rasa prejudis dikalangan pekerja sekolah. Keprihatinan yang wujud bersama sikap bertanggunjawab dan suka melakukan perkara yang baik boleh menjadikan suasana kerja dalam sesebuah organisasi kondusif tanpa ada rasa pentingkan diri sendiri.

Perkara penting yang seharusnya diamalkan oleh beliau juga ialah sikap menepati masa (punctuality) . Kita sedia maklum bahawa masa itu ibarat emas dan pengurusan masa yang baik penting untuk menjamin kelancaran sesuatu kerja. Sebagai seorang Penjawat Awam, perancangan masa amat penting dalam menjalankan tugas harian. Ini kerana pelaksanaan sesuatau kerja bergantung kepada pengurusan masa yang baik dan teratur hasil dari kebijaksanaan pengurusan yang dapat membantu meningkatkan produktviti dan kualiti kerja. Ini juga dapat mengelakkan kerja bertangguh yang akhirnya tidak dapat dilakukan dengan sebaik mungkin. Disini kita dapat melihat kepentingan menyiapkan sesuatu tugasan itu pada masa yang sepatutnya apabila melibatkan urusan yang berhubung kait dengan individu lain seperti Jabatan Pelajaran Daerah. Amalan yang boleh merugikan masa seperti berbual kosong dan melengah-lengahkan kerja boleh menjejaskan imej dan prestasi sekolah termasuk juga diri beliau sendiri seterusnya menyebabkan hilangnya kredibiliti sebagai seorang Penjawat Awam. Penjawat Awam ini juga tidak boleh melengah-lengahkan kerja yang diamanahkan bagi mengelakkan beban kerja bertambah dari masa ke semasa kerana menangguh kerja. Sekiranya kerja yang sepataunya disiapakan dilengah-lengahkan, beban kerja semakin bertambah dan bila dilakukan dalam masa yang terdesak ataupun melakukan kerja pada saat-saat akhir , hasilnya tidak akan menepati kepuasan yang maksimum lantas mampu mengundang kesan kepada kemerosotan prestasi dan produktiviti sekolah. Sikap mengambil mudah dengan tidak menyemak rekod kehadiran guru adalah satu lagi sikap yang bertentangan dengan amalan Tonggak Dua Belas. Sebagai seorang ketua kepada organisasi di sekolah sikap ini mengundang kesan negatif kepada nilai kejujuran guru lain dalam menjalankan tugas. Ini boleh menyebabkan wujudnya amalan tidak komited dengan tugas seperti amalan ponteng dari masuk kelas untuk mengajar dan juga amalan ponteng kerja. Struktur pentadbiran yang terhasil dari sikap seumpama ini boleh melemahkan organisasi dengan murid tidak dapat mengikuti sesi pengajaran dan pembelajaran yang sewajarnya. Guru-guru juga harus dipantau secara tidak langsung bagi mengelakkan mereka tidak hadir kesekolah tanpa sebab munasabah. Sebagai contoh, sekiranya tiada rekod keluar masuk yang jelas, sesuatu perkara buruk yang berlaku kepada seorang guru di luar kawasan sekolah boleh mendatangkan masalah kepada Penjawat Awam itu sendiri kerana tidak memantau pergerakan kakitangan mengikut peruntukan yang di tetapkan. Oleh itu beliau sewajarnya mengubah sikap kepada sentiasa memantau atau menyemak kehadiran guru di sekolah. Sikap panas baran yang ada pada Penjawat Awam ini juga merupakan sikap buruk yang seharusnya tidak diamalkan dan diganti dengan sikap sabar dalam melakukan tindakan dan menyelesaikan masalah. Kesabaran yang tinggi dalam menjalankan tugas membolehkan seseorang itu dihormati dikalangan pekerja bawahannya. Dalam membuat keputusan dan juga menyiapakan sesuatau kerja beliau juga seharusnya sabar dan tidak terburu-buru. Setiap sesuatu perkara diteliti dan difikirkan terlebih dahulu sebelum membuat keputusan. Selain itu sekiranya berlaku kesilapan kecil yang dilakukan oleh pekerja lain, ianya mestilah diselesaikan

sebaik mungkin dengan memberi galakan disamping memaafkan kesalahan tesebut. Sikap bantu-membantu antara satua sama lain boleh mengeratkan lagi hubungan silaturahim dalam sesebuah organisasi. Pertuturan seorang Penjawat Awam juga haruslah lembut dengan tutur kata yang boleh menyenangkan orang lain. Interaksi yang berkesan boleh menggalakkkan kerjasama dan persefahaman di kalangan beliau dan pekerjanya seterusnya membentuk suasana kerja yang harmoni. Amalan seronok bekerja boleh mengatasi sikap sering engkar kepada arahan Pegawai Pelajaran Daerah. Seronok bekerja mendorong sesuatu kerja dilakukan dengan bersungguh-sungguh dengan perasaan ikhlas dan menganggap bekerja adalah satu ibadah. Hasil kerja yang bersungguhsungguh mendatangkan kualiti kerja yang memuaskan (baik). Bekerja dengan keseronakan tanpa ada paksaan mendorong pemupukan sikap positif ke arah keberkatan ganjaran yang diperolehi seterusnya menjadi ikutan dan teladan kepada guru-guru lain. Penjawat Awam ini juga sewajarnya berkerja mengikut arahan majikan beliau. Dalam situasi ini Pegawai Pelajaran Daerah adalah Ketua Jabatan beliau dan setiap arahan perkhidamatn yang diberikan mestilah diikuti. Arahan yang di berikan pada dasarnya mempunyai kepentingan dan kebaikan kepada organisasi beliau terutamanya sekolah. Sekiranya beliau tidak mematuhi arahan pegawai atasan sudah tentu dasar ataupun keperluan kerja tidak dapat dilaksanakan di sekolah. Peruntukan sedia ada mengariskan bahawa pekerja bawahan mestilah mematuhi arahan pegawai atasan berkaitan ruang lingkup kerja mereka. Penilaian prestasi kerja dinilai berdasarkan aspek keberkesanan kerja yang akan di nilai oleh Ketua Jabatan mereka. Sebagai seorang Penjawat Awam juga sikap tidak inovatif dalam berkerja perlu ditukar dengan menyemai jiwa beliau agar mempunyai nikmat mencipta. Beliau seharusnya mengalakkan pemikiran kreatif dan dan inovatif dalam menguruskan pentadbiran sekolah. Penjanaan idea baru melalui mesyuarat di kalangan warga kerja berupaya mencari sesuatu alternatif baru untuk melakukan penambahbaikan mutu kerja dan juga idea yang boleh mendatangkan kebaikan untuk semua. Kepelbagian aktiviti di sekolah misalnya boleh membantu perkembangan potensi individu muridmurid melalui penganjura petandingan rekacipta dan sebagainya lagi. Pengenalan kepada aktiviti senamrobik secara mingguan juga boleh dilihat satu contoh aktiviti yang dapat membantu kecergasan murid sebelum memulakan aktiviti pembelajaran dalam kelas di samping merangsang keseronokan emosi di kalangan mereka. Sebagai seorang Penjawat Awam, keberanian mencuba sesuatu yang baru dengan tujuan kebaikan bersama adalah pemangkin kepada kejayaan dan keutuhan sesebuah sekolah tersebut. Penerapan nilai-nilai murni seperti yang disarankan dalam Tonggak Dua Belas , adalah kesinambungan etika kerja dalam membentuk modefika si taingkah laku yang baik bagi menjamin keunggulan sikap dan juga peribadi di kalangan Penjawat Awam amnya Penjawat Awam. Dasar dan kepercayaan yang menjadi asas dalam tonggak ini meliputi aspek moral yang baik dengan tujuan memberi panduan kepada seseorang menjalankan tugas. Amalan sifat yang baik adalah dituntut di kalangan mereka demi menjaga status, akhlak dan maruah dalam profesion mereka. Konsep guru yang

berjaya pada masa kini bukan hanya lagi ditinjau dari aspek pengajaran dan pembelajaran semata mata, bahkan lebih menyeluruh dari sudut kualiti peribadi, profesionalisma, kualitai sosial dan sebagainya lagi. Guru yang berkesan perlu memahami, memberi komitmen dan mempunyai iltizam yang tinggi dalam menjalankan tanggugjawab seharian mereka. SOALAN 2B (i) Nyatakan empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan. Etika bermaksud tanggungjawab dan tingkah laku seseorang atau profesyen terhadap masyarakat atau pelanggan. Ia juga merupakan himpunan nilai dan norma serta piawai moral yang mendasari tingkahlaku individu, organisasi dan profesion. Etika kerja adalah prinsip-prinsip moral yang ditetapkan dalam sesebuah organisasi bagi mengawal tingkah laku pekerja organisasi tersebut. Ia juga bertujuan mengoptimumkan faedah atau manfaat bagi individu dan orang ramai dalam kehidupan bersama. Usaha sebegini juga bertujuan untuk melahirkan kesedaran di kalangan anggota Perkhidmatan Awam tentang betapa pentingnya pembaharuan dilakukan dari segi budaya kerja, cara operasi, sistem dan prosedur serta teknologi. Pada hakikatnya, kejayaan usaha ini bergantung kepada komitmen dan sokongan semua anggota Perkhidmatan Awam. Dengan ini, sebab mewujudkan Etika Perkhidmatan Awam ialah untuk mewujudkan kakitangan awam yang dapat memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan, kerana permintaan rakyat terhadap perkhidmatan awam terus meningkat dan mereka mahukan satu pentadbiran yang cemerlang. Ia diwujudkan kerana adanya tuduhan, rasa curiga dan syak wasangka tentang kemampuan perkhidmatan awam. Terdapat pelbagai aduan tentang kecekapan perkhidmatan awam sama ada dari segi mutu perkhidmatan, layanan yang diberikan kepada orang ramai mahupun sikap serta tingkah laku penjawat awam itu sendiri. Untuk itu, etika perkhidmatan awam diwujudkan supaya dapat mengurangkan segala teguran dan pandangan negatif masyarakat terhadap perkhidmatan awam seterusnya dapat mewujudkan anggota perkhidmatan awam yang amanah, jujur dan bertanggungjawab. Adalah menjadi matlamat dan azam kerajaan untuk meninggikan kecekapan, imej dan mutu perkhidmatan awam. Dengan adanya etika ini, tahap kualiti dalam pemberian perkhidmatan kepada masyarakat dapat dipertingkatkan. Untuk itu, pegawai perkhidmatan awam perlu berusaha untuk meningkatkan taraf dirinya. Ini dapat dilakukan dengan meningkatkan kemahiran menerusi latihan, pembacaan serta menghadiri seminar atau bengkel. Di samping itu terdapat juga faktor-faktor luar yang mendorong kerajaan untuk mewujudkan etika ini. Antaranya ialah kemerosotan ekonomi, ancaman keselamatan di rantau ini dan berlakunya gejala-gejala yang kurang sihat seperti rasuah, penipuan serta penyelewengan dalam melaksanakan tugasan yang diamanahkan. Dalam petikan ucapan ketika melancarkan Panduan Perkhidmatan Cemerlang pada tahun 1979, Ketua Setiausaha Negara telah mengatakan bahawa keputusan kerajaan untuk mewujudkan satu etika bagi Perkhidmatan Awam pada asasnya bertujuan untuk menyerapkan kepada semua kakitangan Kerajaan semangat kerja dan dedikasi bagi menentukan supaya mutu prestasi Perkhidmatan Awam dapat ditngkatkan lagi.

Oleh yang demikian, dengan wujudnya etika perkhidmatan awam, diharapkan agar mutu perkhidmatan awam dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Anggota perkhidmatan awam juga perlu sentiasa berusaha bagi mencapai matlamat ini. (ii) Huraikan enam amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut. Amalan-amalan yang boleh dilaksanakan bagi merealisasikan etika perkhidmatan awam antaranya ialah pemberian anugerah penghargaan dalam bentuk pengesyoran untuk menerima pingat-pingat, sijil-sijil kepujian, cenderamata, pertimbangan untuk kursus-kursus dan lain-lain bagi mereka yang telah memberi perkhidmtan yang cemerlang. Selain itu, Anugerah penghargaan ini perlu dibuat setiap bulan dan tahun bagi merangsang untuk meningkatkan lagi prestasi kakitangan awam. Kursus dan latihan yang sesuai diberikan kepada pegawai-pegawai yang sedang berkhidmat atau yang dilantik supaya menambahkan kecekapan kerja. Proses pembelajaran tidak terhad kepada zaman persekolahan, tetapi ia berterusan sehingga akhir hayat. Dalam era ICT, maklumat, data, fakta dan pengetahuan menjadi lapuk setiap masa. Manakala kemahiran pula perlu diperbaharui setiap masa untuk membolehkan pengendalian peralatan yang sentiasa berubah dan semakin canggih supaya tidak ketinggalan. Penubuhan Jawatankuasa Kelab Sukan, Kebajikan dan Sosial dan mengadakan aktiviti yang mengasah bakat dan mendapat penyertaan ahli. Penubuhan jawatankuasa ini bertujuan untuk mengeratkan silaturrahim di kalangan kakitangan serta menjaga kebajikan. Mengadakan majlis jamuan teh atau makan pada hari yang ditetapkan untuk memberi kesempatan kepada semua pegawai dan kakitangan bergaul mesra antara satu sama lain dan menanamkan semangat kekitaan. Menganjurkan majlis syarahan atau ceramah agama pada satu hari yang telah ditetapkan oleh kakitangan yang beragama Islam. Dalam Islam, menimba ilmu pengetahuan adalah wajib bagi setiap lelaki dan perempuan. Sentiasa mengutamakan kualiti dalam prestasi pengurusan perkhidmatan awam akan memnberi kesan lansung dan nyata kepada rakyat berikutan dengan pelaksanaan Etika Perkhidmatan Awam. Ini adalah selaras dengan hasrat kerajaan yang berjiwa rakyat untuk melayan dan menunaikan semua permintaan dari aspirasi rakyat di negara ini. SOALAN 3A (i) Jelaskan prosedur yang perlu digunakan oleh Puan Nora untuk mengelaskan fail-fail kerajaan mengikut Pekeliling Perkhidmatan. Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi Kerajaan dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan

prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. Pengkelasan Fail boleh dibahagikan kepada beberapa peringkat : Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files). Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan. Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan. Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Pengkelasan Perkara dan Pengkodan. Apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum ada, maka fail baru hendaklah dibuka. Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail. Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan. Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar. Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan. Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contoh terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail. Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan semula dokumen.

Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan DITUTUP JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan Jilid 2 (Jilid. 2).

(ii) Huraikan langkah-langkah yang perlu diambil oleh Puan Nora untuk menyimpan dan mengawal pergerakan fail bagi mengelakkan masalah kehilangan. Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan Fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail. Selain itu, kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan. Fail Timbul (Float File) boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil. Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan. Dokumen yang mempunyai lampiran mesti diperingkatakan dengan peringkat dokumen tertinggi. Peringkat keselamatan yang betul perlu digunakan dengan menentukan kerosakan yang mugkin terjadi. Peringkat keselamatan sesuatu fail tidak boleh lebih rendah daripada kandungannya. Peringkat keselamatan yang terlalu tinggi menyusahkan dan akan diabaikan oleh kakitangan dan ini melemahkan sistem kawalan perlindungan. Tanda Keselamatan ; Tanda keselamatan yang dicatakan pada dokumen terperingkat. Tanda peringatan dicatatkan pada dokumen terperingkat yang dikeluarkan sebagai panduan tetap. Tanda keselamatan dengan warna (fail). Dokumen terperingkat yang kekal terjilid - Guna huruf cerai atau huruf besar - Cop pada kulit hadapan, belakang, muka tajuk, muka pertama dang penghabisan. Penjuru atas sebelah kiri penjuru bawah sebelah kanan setiap muka bercetak. Dokumen terperingkat yang tidak kekal terjilid - Cop atau taip di penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan sebelah bawah tiap muka surat bercetak. Lukisan,tekapan,negetif foto dan gambar foto,

- Tanda pada bahan berkenaan supaya akan kelihatan bila salinan. - Tandakan peringkat keselamatan di belakang gambar foto Nombor rujukan dan tajuk fail terperingkat , - Tanda keselamatan pada sebelah luar kulit hadapan dan - Nombor fail ditanda di luar kulit hadapan. - Tajuk dicatat sebelah dalam kulit hadapan. - Tajuk fail terhad boleh dicatat di luar kulit hadapan.

dibuat

belakang.

SOALAN 3B (i) Huraikan kaedah penyimpanan dokumen terperingkat yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz.

Dokumen Terperingkat boleh ditakrifkan sebagai dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang masih diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan danyang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan seperti Rahsia Besar Rahsia Sulit dan Terhad. Dokumen Rasmi bermaksud apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara perkara rasmi dan termasuklah berbentuk tulisan bercetak ,berbentuk fotograf,foto ,negatif foto,filem,jalur suara dan rakaman berbentuk pelan ,lukisan ,gambarajah ,peta dan aneka jenis carta serta huruf cetak atur ,huruf cetak miring ,blok litografer acuan ,stensil proses plat atau lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen dokumen rasmi . Arahan Keselamatan ,perkara iv penyimpanan perkara-perkara Terperingkat No 58 menggariskan panduan yang perlu di ikuti oleh setiap penjawat awam . Perkara terperingkat dokumen hendaklah disimpan dalam peti keselamatan yang sewajarnya dengan peringkat nya seperti berikut iaitu peringkat Rahsia Besar. Pada peringkat ini dokumen Hendaklah disimpan didalam bilik khas atau peti besi yang seeloknya dipasang dengan kunci tatakira . Dokumen-dokumen yang didalam tindakan penjawat awam boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci tapi jika bangunan yang diduduki tidak mempunyai kawalan keselamatan yang lengkap,dokumen tersebut hendaklah dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi. Terperingkat Rahsia. Pada peringkat ini dokumen Hendaklah disimpan sama seperti dokumen terperingkat Rahsia Besar atau dalam kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci. Terperingkat Sulit dan Terhad. Pada peringkat ini dokumen Hendaklah disimpan didalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.
(ii) Jelaskan prosedur penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama dan penghantaran ke jabatan-jabatan yang lain.

Terdapat beberapa prosedur penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama dan penghantaran ke jabatan-jabatan yang lain. Langkah Kerajaan mengadakan peraturan-peraturan sedemikian adalah untuk memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset kerajaan tidak terjatuh ke tangan orang-orang atau pihak-pihak yang boleh mengancam keselamatan negara. Aset yang paling berharga kepada kerajaan adalah maklumat yang dilindungi. Terdapat dua aspek penting dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 dan Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987 ialah : (a) Perlantikan dan kuasa pegawai awam untuk mengkelaskan dokumen/surat rasmi Jabatan. (b) Kuasa untuk mengkelaskan semula dokumen/suratan rahsia rasmi Jabatan supaya ianya terhenti menjadi rahsia rasmi. Dokumen terperingkat merupakan dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada rahsia besar, rahsia, sulit dan terhad. Berikut adalah tatacara keselamatan dokumen terperingkat di Perpustakaan Negara Malaysia. Di bawah pengurusan dokumen-dokumen terperingkat di Jabatan ini, terdapat 4 kategori iaitu : (i) Penyediaan dokumen (ii) Penyimpanan dokumen (iii) Penghantaran/pergerakan/pengedaran dokumen (iv) Pemusnahan dokumen Penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama adalah semua penghantaran atau pengedaran dokumen terperingkat hendaklah melalui bahagian yang mengeluarkan. Penghantaran atau pengedaran dokumen terperingkat hendaklah dibuat melalui fail terperingkat atau fail berwarna hijau. Dokumen atau fail terperingkat hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat tanpa tingkap yang digam rapi. Selain itu, staf yang ditugaskan menghantar dokumen terperingkat hendaklah telah melalui tapisan keselamatan kasar . Penghantaran yang dibuat sendiri oleh semua pegawai kepada pegawai yang lain dikecualikan daripada peraturan (a) dan (b) di atas tetapi pegawai yang menghantar hendaklah mengisi slip penghantaran dan slip dikemukakan kepada bahagian yang mengeluarkan bagi tujuan memudahkan mengesan pergerakan fail. Bagi penghantaran dakumen terperingkat ke jabatan-jabatan yang lain pula semua pegawai kecuali ketua pengarah tidak dibenarkan membawa keluar daripada pejabat (sama ada untuk tujuan rasmi atau tidak) semua dokumen terperingkat dalam kategori rahsia besar dan rahsia. Walau bagaimanapun, dokumen terperingkat dalam kategori sulit dan terhad, boleh dibawa oleh pegawai-pegawai selepas mendapatkan kebenaran bertulis daripada ketua pengarah atau timbalan ketua pengarah.

Pegawai-pegawai yang membawa keluar dokumen terperingkat mestilah menjaga dokumen tersebut dengan baik dan selamat. Jika dokumen tersebut hilang, usaha mencari hendaklah dilakukan dengan segera, dan pegawai berkenaan dikehendaki melaporkannya kepada Ketua Pengarah dan Timbalan Ketua Pengarah seberapa segera. Semua maklumat daripada dokumen terperingkat hanya boleh dihantar melalui faksmili dan e-mail dengan memastikan pegawai yang menerima dokumen tersebut berada di sisi mesin tersebut. Ini boleh dilakukan dengan menelefon sebelum menghantar dokumen. Namun demikian, dokumen rahsia dan rahsia besar tidak dibenarkan dihantar melalui faksimili dan e-mail. Dokumen terperingkat yang dihantar melalui pos hendaklah menggunakan dua lapis sampul surat di mana sampul surat sebelah dalam digam rapi dan dilakri. Sekiranya tugas ini dilakukan oleh pembantu am rendah, pegawai atau staf yang diberikan kuasa oleh pengarah atau ketua pengarah hendaklah mengawasi tugas beliau itu. Penghantaran dokumen melalui serahan tangan hendaklah melalui staf yang telah lulus tapisan keselamatan kasar. Penghantaran melalui serahan tangan juga hendaklah mematuhi peraturanperaturan yang berikut: Menggunakan slip yang mengandungi butiran nombor fail/dokumen pada slip tersebut. Slip tersebut perlu ditandatangani oleh pihak penerima dan slip tersebut kemudiannya diserahkan kepada pejabat/bahagian yang mengeluarkan dokumen tersebut untuk direkod. Sampul surat yang mengandungi dokumen terperingkat perlu ditanda dengan peringkat keselamatan dan nombor rujukan dokumen berkenaan serta nama dan alamat penerimanya.