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1 2 Introduccin.................................................................................................................................. 4 Ciclo de Liquidacin ................................................................................................................... 4 2.1 Apertura de una liquidacin. ................................................................................................... 4 2.2 Fijar perodo de Ingreso o Liquidacin. .................................................................................. 5 2.3 Fijar Permisos de Ingreso a Mdulos ...................................................................................... 6 2.4 Modificacin a los Datos Fijos................................................................................................ 7 2.4.1 Reclculo de Haberes Fijos............................................................................................... 7 2.5 Ingreso y correccin de novedades propias de cada liquidacin............................................. 8 2.5.1 Recepcin de Informacin en Medios Magnticos........................................................... 8 2.5.2 Ingreso de Informacin en forma manual ....................................................................... 12 2.6 Pasaje a la bandeja de liquidacin ......................................................................................... 15 2.7 Proceso de liquidacin........................................................................................................... 17 2.8 Salidas de Liquidacin........................................................................................................... 18 2.8.1 Listados de la liquidacin ............................................................................................... 18 2.8.2 Salidas a Excel por planilla............................................................................................. 19 2.8.3 Extracciones a XLS......................................................................................................... 21 2.9 Controles y auditorias ............................................................................................................ 23 2.10 Cierre de liquidacin .......................................................................................................... 23 Aguinaldo .................................................................................................................................... 24 3.1 Mantenimiento de Parmetros y Perodo............................................................................... 24 3.2 Calculo para determinar Aguinaldo a Pagar.......................................................................... 25 3.3 Listado con importes calculados............................................................................................ 25 3.4 Correccin de informacin de Aguinaldo Calculado ............................................................ 26 3.5 Pasaje a Bandeja de Liquidacin ........................................................................................... 27 3.6 Proceso de Liquidacin ......................................................................................................... 27 Ingreso de Nuevos Funcionarios ............................................................................................... 28 4.1 Funcionarios I y II ................................................................................................................. 28 4.2 Componentes de Haberes ...................................................................................................... 30 4.3 Adjudicar Formulas de Aportes Legales ............................................................................... 31 4.4 Adjudicar Formulas en Proceso de Liquidacin.................................................................... 32 4.5 Datos de UHL para Funcionarios .......................................................................................... 33 4.6 Formulario 3100 .................................................................................................................... 34 Retenciones Judiciales................................................................................................................ 35 5.1 Mantenimiento de Atributarias.............................................................................................. 35 5.2 Mantenimiento de Retenciones Judiciales............................................................................. 36 5.3 Cambios de Retenciones Judiciales....................................................................................... 38 5.4 Variables de Retenciones Judiciales...................................................................................... 39 Altas de Nuevos Conceptos de Liquidacin ............................................................................. 40 6.1 Alta de un nuevo Concepto ................................................................................................... 40 6.2 Otros consideraciones a tener en cuenta................................................................................ 44 6.3 Facilidades para crear conceptos ........................................................................................... 45 Envo de informacin a Organismos Oficiales ........................................................................ 46 7.1 Informacin para Unidad Historia Laboral (BPS )................................................................ 46 Aumentos..................................................................................................................................... 48 8.1 Aumento de Haberes Fijos .................................................................................................... 48 8.2 Aumento de Tabla de Categoras........................................................................................... 50 8.3 Aumento de otros valores ...................................................................................................... 50
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9 Interfaz grfica del sistema ....................................................................................................... 51 9.1 Iconos, ttulos y botones ........................................................................................................ 52
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Payroll Web Gua Operativa 1 Introduccin

Esta versin de la gua operativa, contempla los fundamentos bsicos del sistema y brinda los conocimientos necesarios para la gestin correcta del Sistema. Se orienta a diversos lectores entre los que se pueden identificar: El personal de administracin de la Empresa El administrador del sistema de informacin
2 Ciclo de Liquidacin
A continuacin se detallan los pasos que componen el ciclo de liquidacin en el orden que se deben realizar.
2.1 Apertura de una liquidacin.

Es el primer paso que inicia el ciclo de liquidacin. Ruta: Tareas de Administracin/Fijar Perodo/Apertura de liquidacin.
El Nmero de Liquidacin lo genera en forma automtica el sistema.
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Se debe indicar el ao y mes de cargo, tipo de liquidacin y fecha estimada de pago. Opcionalmente se puede ingresar observaciones que el usuario considere pertinente.
2.2 Fijar perodo de Ingreso o Liquidacin.

A travs de esta opcin se selecciona la liquidacin con la cual se trabajar. Ruta: Tareas de Administracin/Fijar Perodo/Fija Perodo de Ing. o Liq.
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2.3 Fijar Permisos de Ingreso a Mdulos
Para poder ingresar o modificar los datos de maestros de funcionarios, informacin variable, cuotas, horas o haberes y descuentos especiales, los permisos de ingreso a mdulos y datos deben estar en la opcin Si. Ruta: Tareas de Administracin/ Fijar Perodo/Fija Perm. de Ing. a Mdulos.
Informacin de datos de la liquidacin seleccionada.
Recomendaciones: - Consultar siempre que liquidacin esta siendo procesada o fijada. - Abrir liquidacin solo cuando es necesario. Aunque el programa permita tener mltiples liquidaciones abiertas, siempre es conveniente trabajar con una liquidacin. No se puede ingresar datos en dos liquidaciones distintas en forma simultnea.
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2.4 Modificacin a los Datos Fijos
En caso de haber variaciones en los datos fijos como ser, maestro de funcionarios, haberes fijos, cambios de categoras, aumentos, se debern modificar en la primera etapa de la liquidacin. Una vez realizadas las modificaciones, se debe realizar el reclculo de los Haberes Fijos. 2.4.1 Reclculo de Haberes Fijos. Se podr realizar en la opcin que se detalla a continuacin o al momento de realizar el Pasaje Global a la Bandeja de Liquidacin (Ver seccin 2.6). Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Formulas y Componentes/ Recalculo/ Recalculo de Haberes Fijos.
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2.5 Ingreso y correccin de novedades propias de cada liquidacin.
A continuacin se detallan los diferentes mtodos de ingreso de informacin, Recepcin de informacin en Medios Magnticos o Ingreso de informacin en forma manual. 2.5.1 Recepcin de Informacin en Medios Magnticos. Este mdulo permite el ingreso de informacin al sistema a partir de una planilla Excel o desde un archivo de texto con los formatos preestablecidos, que se detallan a continuacin: El formato para Excel: Precaucin comienza a leer desde fila 1 (No poner ttulos a las columnas) Funcionario Concepto Importe 99999999 (ltima fila valor = 99999999) 9999 9(10) (ltimos dos dgitos son decimales)
El formato para Archivo Txt: Funcionario Concepto Importe 999999 9999 9(10) (ltimos dos dgitos son decimales)
A continuacin se detallan los pasos a seguir:
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2.5.1.1 Recepcin de variables con concepto
Ruta: Liquidacin/ Informacin Variable/ Otros Mdulos/Importar Variables/Recepcin y control/ Rec. Variables con Concepto
Al hacer clic en el Botn Seleccionar Archivo, se despliega la siguiente pantalla, que permite buscar el archivo a importar.
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2.5.1.2
Control de Consistencia
Luego de efectuar la importacin del archivo, es necesario realizar un control de consistencia. Se podr emitir un informe que incluya todos los registros importados o nicamente los que tienen error. Ruta: Liquidacin/ Informacin Variable/ Otros Mdulos/Importar Variables/Recepcin y control/Control de Consistencias
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2.5.1.3 Correccin de Informacin
En caso de existir algn error, se permite modificar la informacin importada en la siguiente opcin: Ruta: Liquidacin/ Informacin Variable/ Otros Mdulos/Importar Variables/Correccin de Informacin
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2.5.2
Ingreso de Informacin en forma manual
La informacin puede ser cargada de dos formas diferentes, por Conceptos o por Funcionarios. De acuerdo a como el usuario reciba la informacin para ingresar, podr optar por una forma u otra de acuerdo a su conveniencia. En ambos casos una vez finalizado el ingreso de la informacin variable, es conveniente listar y controlar, y luego se deber realizar Pasaje a Bandeja, ubicado en el mismo mdulo. Por Conceptos Se ingresa un concepto, y a continuacin los importes de cada uno de los funcionarios. Ruta: Liquidacin/Ingreso de Informacin Variable/Mantenimiento
Verificar siempre dentro de liquidacin estamos trabajando
que
Se debe ingresar el usuario y hacer clic en el botn para actualizar los datos. Se desplegaran todos los conceptos ingresados. Si el concepto no existe, se debe agregar y luego hacer clic en confirmar.
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Luego de agregar el concepto, se debe seleccionar y hacer clic en el botn Importes para ingresar los valores correspondientes a cada funcionario como lo muestra la siguiente pantalla.
No es obligatorio. Es til a efectos de control.
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Por Funcionarios Ruta: Liquidacin/Informacin Variable/ Otros Mdulos /Variables por Funcionario/ Mantenimiento.
Se debe ingresar el numero de funcionario y luego hacer clic en . Se desplegaran los conceptos ingresados para el funcionario. Luego agregar los conceptos e importes correspondientes.
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2.6 Pasaje a la bandeja de liquidacin
Es el primer paso del clculo de la liquidacin. Este proceso convierte la informacin ingresada desde los diferentes mdulos, en un nico formato requerido para el proceso de liquidacin. El pasaje Global, realiza el pasaje a Bandeja de todos los mdulos de ingreso existentes. Tambin se puede optar por pasajes individuales, por ejemplo cuando se debe realizar una correccin en alguno de los mdulos, se puede optar por el pasaje particular del mismo, sin necesidad de hacer nuevamente un pasaje Global. El pasaje individual borra el conjunto de registros que provienen del origen seleccionado por ejemplo, Origen VARMAN (Variables Manuales). Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Procesos/Pasaje a la Bandeja/Global/Pasaje Global
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Se debe verificar que el proceso finaliz antes de continuar con el siguiente paso de la liquidacin Ruta: Inicio/Consulta de Procesos
Se debe seleccionar el proceso Pasaje Global y verificar que haya finalizado.
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2.7 Proceso de liquidacin
Este el segundo paso del clculo de la liquidacin. Comprende una cadena de varios procesos que comienza con la inicializacin (borrado) de las tablas de liquidacin en forma completa. De la misma manera que el pasaje a la bandeja, esto permite ejecutar este proceso todas las veces que se requiera. Luego se pasa la informacin de la bandeja de liquidacin a estas tablas y siguen todos los procesos de clculo (Haberes y Descuentos Especiales, Frmulas de Liquidacin, Aportes Legales, Retenciones Judiciales, Control de Insuficiencia de Haberes, Redondeo). En este momento queda completa la liquidacin y disponible toda la informacin necesaria para las diferentes salidas involucradas en la operativa de la empresa. Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Procesos/Proceso de Liquidacin
Se debe consultar la finalizacin del proceso de la misma forma que se realiz para el Pasaje global.
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2.8 Salidas de Liquidacin

Luego de realizada la liquidacin existen varios tipos de salidas, en el que se podr analizar la informacin de la liquidacin. 2.8.1 Listados de la liquidacin
Ruta: Men Inicial/ Procesos de Liquidacin/Salidas de liquidacin/Salidas de liquidacin. A continuacin se detallan alguno de los listados: Listado de lquidos por Grupo y Lugar de Pago Totalizado por Concepto Totalizado por Concepto - Origen de Liquidacin Totales por Ambiente Contable, Centro de Costo y Concepto Listado por Concepto Totales por Concepto y Relacin Funcional Totales por Relacin Funcional y Concepto Planillas de Liquidacin Recibos
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2.8.2 Salidas a Excel por planilla
El mdulo permite crear y catalogar diferentes formatos de planillas para realizar salidas a Excel. Al crear la planilla, se debe indicar un nombre y descripcin para la misma. Luego se deben definir las columnas que contendr la planilla. Una vez definidas las columnas, seleccionando cada una de stas y haciendo clic en el Botn Conceptos, se debe indicar los conceptos que se incluyen en cada una de las columnas. La planilla se crear por nica vez, todos los meses podemos generar la planilla ya armada. La salida contendr los totales de los funcionarios, de la liquidacin en curso, de los conceptos seleccionados. Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Excel/Salidas a Excel por Planilla/Formatos de Planilla.
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Generacin de planilla. Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Excel/Salidas a Excel por Planilla/Generacin de Salida a Excel.
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2.8.3 Extracciones a XLS
1er paso: Completar los datos requeridos: Conceptos y Funcionarios que van a participar de la extraccin de Excel. Si no se indica Funcionarios la extraccin ser de todos los funcionarios. Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Excel/Excel/Parmetros
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2do paso: Ejecucin de la Extraccin de Informacin Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Excel/Excel/Extraccin Liquidacin Actual
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2.9 Controles y auditorias
Luego de procesada la liquidacin se podrn realizar diferentes controles. Uno de los controles puede ser comparar los resultados con otra liquidacin. El sistema brinda una Herramienta para facilitar la tarea. Si se detectan errores se corrigen los mismos y se reprocesa la liquidacin. Superados los controles se emiten los asientos, se genera el archivo para depositar en Banco y todos los informes de la liquidacin.
2.10 Cierre de liquidacin

La informacin pasa a la historia, se realiza una limpieza de las novedades de la liquidacin: datos variables. Una vez cerrada la liquidacin la informacin no podr ser modificada. Importante: Este proceso no es reprocesable, se recomienda hacer un respaldo previo a este proceso. Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Procesos/Cierre de liquidacin
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3 Aguinaldo
A continuacin se detallan los pasos que componen el ciclo de liquidacin de Aguinaldo en el orden que se deben realizar.
3.1 Mantenimiento de Parmetros y Perodo

Mediante esta opcin se establece el perodo de Aguinaldo que se va a pagar. En caso que se pague Aguinaldo Extra se deber indicar el tipo de clculo para el mismo y el porcentaje para el clculo Ruta: Liquidacin/Aguinaldo/Parmetros/Parmetros de Aguinaldo
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3.2 Calculo para determinar Aguinaldo a Pagar

Este proceso realiza el clculo del Aguinaldo a pagar a cada funcionario. Ruta: : Liquidacin/Aguinaldo/Clculo/Aguinaldo a Pagar
3.3 Listado con importes calculados

El listado detalla el Aguinaldo generado para primer y segundo semestre de cada persona.
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3.4 Correccin de informacin de Aguinaldo Calculado
En caso de ser necesario, se podr modificar el aguinaldo que calculado en forma automtica por el sistema. Ruta: : Liquidacin/Aguinaldo/Clculo/Correccin Aguin. Calculado.
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3.5 Pasaje a Bandeja de Liquidacin
Luego de aprobado el aguinaldo, se deber realizar el Pasaje a Bandeja de Liquidacin. Ruta: Liquidacin/Procesos de Liquidacin/Procesos/Pasaje a la Bandeja/Aguinaldo/Pasaje Aguinaldo Calculado
3.6 Proceso de Liquidacin

Se continua con el proceso de liquidacin en forma habitual.
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Payroll Web Gua Operativa 4 Ingreso de Nuevos Funcionarios

4.1 Funcionarios I y II
Ruta: Funcionarios/ Maestros de Funcionarios/ Mantenimientos/ Funcionarios I. Luego completar los datos de Funcionario II
Funcionario: Es el nmero interno asignado al funcionario. Es un nmero nico, identificador de la persona y no debe reasignarse aunque el funcionario egrese. En caso de Reingreso se mantendr el mismo nmero.
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Estado: Indica la situacin del funcionario. Las opciones son: A E T P B Activo Egresado Transitorio. Solo permite ingresar variables y liquidar. Prejubilado. Solo liquida Haberes Fijos y variables. Egresado cobrando Asignacin Familiar.
Vinculacin a la Empresa: Indica el vnculo funcional. Los valores vlidos son: N Permanente C Contratado T Temporario En el caso de Contratados el sistema exigir un nmero y un Vencimiento. Al vencimiento automticamente el sistema dejar de liquidar al funcionario. Remuneracin: Indicar M para Mensuales o J para Jornaleros. Horario: El horario puede ser ficto ya que este valor slo se usa , junto con los das tasa de la remuneracin, para determinar el cociente del clculo de la tasa horaria y, eventualmente, la relacin porcentual con un sueldo de la categora fijado en una base horaria diferente. Antigedad y Antigedad Previa: El sistema calcular automticamente los aos de antigedad de acuerdo a la fecha de ingreso y para su valorizacin, si corresponde, utilizar los parmetros correspondientes. La antigedad previa reconocida en el propio organismo y en otros organismos debe indicarse a efectos de considerarse para la valorizacin. Ambiente Contable y Centro de Costos : Su codificacin depender fundamentalmente de criterios de gestin contable. Relacin Funcional: Este atributo tiene connotaciones similares al Ambiente Contable y Centro de Costos, as como la posibilidad de agrupar funcionarios con criterios que faciliten la discriminacin posterior de la informacin involucrada. En este caso, a diferencia del Vnculo Funcional, los cdigos no estn preestablecidos y los crear el usuario en funcin de los objetivos sealados.
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Categora Presupuestal y Categora de Subrogacin: La primera es la que corresponde al funcionario de acuerdo a su Escalafn y grado presupuestal (segn su cargo) y que fija su sueldo bsico. La segunda, en caso de ser diferente, generar una diferencia de sueldo por el desempeo de funciones en otra categora. Este clculo ser vlido entre las fechas indicadas como inicio y fin de la subrogacin. El sistema indicar con anticipacin las subrogaciones a vencer. Funcin: Indicar la tarea que desempea.
4.2 Componentes de Haberes

Mediante esta opcin se ingresan los Haberes Fijos del funcionario, son los haberes que pertenecen de un mes a otro por ejemplo el Sueldo Mensual. Ruta: Funcionario/Funcionarios/Mantenimiento II/Formulas y Componentes/Funcionarios/Frmulas de Haberes.
Los componentes de Haberes se puede ingresar seleccionando la opcin Ingresado o Calculado.
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Si se ingresa la opcin Ingresado, se deber ingresar el importe. Si se ingresa la opcin Calculado, el importe se deja en cero y el sistema lo calcula en forma automtica ya sea tomando el sueldo de la categora para el caso de Sueldo Mensual o por Formulas de componente de Haberes. El componente tiene tambin una fecha de inicio y una de fin. Esto permitira, por ejemplo, asignar una partida con una vigencia limitada. El sistema la considerar solamente en ese entorno y no habr necesidad de eliminarla como componente. Importante: En el caso del sueldo de un funcionario que ingrese luego del primero de un mes, en el componente deber igualmente poner la vigencia desde el primero, ya que el sistema realizar el prorrateo de los das a pagar por la fecha de ingreso.
4.3
Adjudicar Formulas de Aportes Legales
Esta opcin permite asociar a los funcionarios, Formulas de Aportes Legales Personales, por ejemplo Montepo, FONASA Bsico, Fonasa Adicional. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Aportes Legales/Provisiones/Personales /Adjudicar a Funcionarios.
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4.4 Adjudicar Formulas en Proceso de Liquidacin

Permite asociar al funcionario, Formulas en proceso de liquidacin que le correspondan. Ruta: Liquidacin /Formulas de Liquidacin/Funcionarios_Pasivos/Mant. Nomina de Funcionarios. Tambin tenemos la opcin de asociar una formula en proceso de liquidacin a todos los funcionarios de la empresa, o por categora, o relacin funcional, sin tener que ingresar uno por uno.
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4.5 Datos de UHL para Funcionarios
Permite ingresar los datos de los funcionarios para el envo a UHL. Ruta: Funcionarios/UHL/Datos para U.H.L. Funcionarios
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4.6 Formulario 3100
El ingreso de los Formularios 3100 se realiza con un programa diferente al mdulo Central Payroll. Cuenta con las siguientes funcionalidades: a) Ingreso/Modificacin de formularios 3100 b) Impresin de prueba del forumlario c) Impresin definitiva de los formularios. Importante: Luego del ingreso del formulario, se debe realizar una impresin de prueba para verificar que los datos ingresados son correctos. Una vez verificada la informacin se debe realizar la impresin definitiva. Los datos para la liquidacin sern tomados en cuenta luego de la impresin definitiva.
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Payroll Web Gua Operativa 5 Retenciones Judiciales

5.1 Mantenimiento de Atributarias
Mediante esta opcin se ingresan los datos de la persona destinataria de la Retencin. Un funcionario puede tener tantas atributarias o sea tantas Retenciones como sea necesario. Lo primero que deben definirse son los cdigos identificatorios de cada atributaria. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Atributarias/ Mantenimiento de Atributarias.
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5.2 Mantenimiento de Retenciones Judiciales
La flexibilidad de las frmulas permite contemplar la enorme variedad de situaciones, manteniendo siempre un nico concepto de Retencin Judicial comn. Lo que cambia es el clculo. Normalmente se fija un porcentaje sobre algunos o todos los haberes del un funcionario, sobre el Liquido o sobre el Bruto. Puede ser que se incluya un importe fijo, solamente o adems de los porcentajes. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Retenciones/Retenciones Judiciales
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Al confirmar la pantalla anterior, se despliegan los conceptos que intervienen en el calculo, permitiendo al operador modificar lo sugerido por defecto. Es posible tener criterios distintos para cada concepto tomando, por ejemplo, algunos por Lquido y otros por el Bruto o porcentajes distintos para alguno de ellos. NO DEBEN INCLUIRSE LOS CONCEPTOS DE APORTES LEGALES. El clculo del Lquido lo realiza el sistema en forma automtica.
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5.3 Cambios de Retenciones Judiciales
El sistema cuenta con la opcin de agregar o eliminar en forma masiva un concepto a todas las retenciones judiciales. Es til cuando se crea un nuevo concepto y se quiere asignar a todos los funcionarios que tengan retencin judicial, o cuando dejamos de aplicar el concepto y queremos eliminarlo. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Cambios/Copiar _Eliminar un Concepto.
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5.4 Variables de Retenciones Judiciales
Mediante esta opcin se permite registrar variables que pueden afectar a la atributaria, al funcionario o a ambos. Son variables con vencimiento, que se pueden realizar en cuotas. En este caso se podr seleccionar en qu momento se aplica la Retencin (por ejemplo: Liquidacin Mensual, Aguinaldo, etc.) ya que aqu no juegan los conceptos de liquidacin. Tener en cuenta que si el tipo de movimiento afecta solo a la atributaria, el programa va a tomar el signo que tiene parametrizado el concepto (es decir si suma o resta), en cambio cuando el ajuste se realiza a ambos, el signo del concepto lo adjudica al funcionario y el signo opuesto a la atributaria. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Mantenimiento II/Retenciones Judiciales/Variables/Variables con Vencimiento
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Payroll Web Gua Operativa 6 Altas de Nuevos Conceptos de Liquidacin

Los conceptos de liquidacin son todos aquellos Haberes y Descuentos que intervienen en cualquier tipo de liquidacin, as como los Aportes Patronales, Provisiones y todos aquellos que puedan definirse como auxiliares de clculo.
6.1 Alta de un nuevo Concepto

Ruta: Tareas Administracin/ Parmetros/Conceptos/Mantenimiento/Conceptos de liquidacin
Cdigo: Es el identificador del concepto, debe ser numrico con un mximo de 4 dgitos. Descripcin: Es el nombre del concepto que ser desplegado en todos los informes y en los recibos de sueldos. Es importante destacar que si se cambia el nombre de un concepto existente, el mismo se ver cambiado en toda la historia del mismo. Si Suma?: La opcin S indica que es un Haber , N indica que es un descuento.
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Ubicacin en el Recibo: Permite indicar en que orden deben aparecer los conceptos en el recibo de sueldo. Si Haber Fijo?: El valor S indica que es un componente de haberes de los funcionarios, es decir que corresponde a una retribucin permanente, por ejemplo el Sueldo El valor N corresponde a cualquier retribucin variable. En el caso del descuento ser siempre N. El sistema controla esta situacin. Si Variable?: El valor S indica que permite ingresar el concepto en el mdulo de variables tanto si es haber como descuento. El valor N impedir su ingreso. Si Reingreso Automtico?: El valor S indica que, en el caso que el importe de un descuento haya quedado No retenido por insuficiencia de haberes, total o parcialmente, sea conservado y descontado automticamente en la prxima liquidacin mensual o quincenal. El valor N, el sistema nicamente informar lo excedido.
Si es Retencin de Terceros: El valor S identificar los descuentos que no son propios de la empresa. El valor N corresponder a descuentos internos.
Si Controla Porcentaje: El valor S indicar que el importe del concepto ser tomado en cuenta para no superar un determinado porcentaje del lquido legal del funcionario. El valor N indica que no se realizar el control. Si Descuento Total?: El valor S indica que, en caso de no alcanzar el lquido del funcionario para descontar el total del importe no se descuenta nada y queda todo como No Retenido. El valor N indica que se pueda descontar parcialmente. La eleccin de uno u otro valor puede depender del acuerdo que se realice especialmente en el caso de retenciones de terceros. Prioridad de Aplicacin: De acuerdo al valor que se indique (1 a 99), se estar dando el orden de aplicacin de los descuentos. Este atributo no tiene validez en el caso de los haberes. Fecha de Ingreso al Organismo: Se refiere a la fecha en que se realiz el acuerdo con la institucin que enva descuentos. Tendr efecto, tambin, sobre la prioridad de aplicacin. Por ejemplo, si dos conceptos correspondientes a dos instituciones que envan descuentos tienen la misma prioridad, el sistema tomar primero a quien tenga la fecha ms antigua. Si Aumentos?: El valor S indica que el concepto puede recibir aumentos porcentuales en el proceso correspondiente. El valor N impedir el aumento.
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Si Hab/Desc. en Cuotas?: El valor S indica que el concepto puede ser ingresado en el mdulo de Cuotas. El valor N no permitir la gestin en dicho mdulo. Si Cuotas?: El valor S indicar que el haber o descuento admite varias cuotas. El valor N slo permitir tener 1 cuota. Si Conversin?: Payroll permite la gestin de conceptos con importes en moneda diferente a la de la liquidacin del funcionario. El valor S har que, en el momento del proceso de la liquidacin se convierta ese importe de acuerdo a la cotizacin que se indicar en el parmetro correspondiente. Si el concepto es en cuotas, el saldo se mantiene en la moneda original. Es de hacer notar que Payroll internamente SIEMPRE convierte los importes a una segunda moneda si se indica dicha cotizacin. Si Aguinaldo?: El valor S indica que el concepto debe ser tomado en cuenta para el clculo del Aguinaldo correspondiente. Debe tomarse en cuenta que el sistema considera la situacin vigente al momento del clculo, es decir que si un concepto no se consideraba y a partir de determinado mes s, lo considerar para todo el perodo. La inversa tambin es vlida. Porcentaje Aguinaldo: Indica qu porcentaje del importe se considera para el clculo. Si Hora a Valorizar?: El valor S indica que el concepto puede gestionarse por el Mdulo de Horas indicando la cantidad correspondiente y se valorizar de acuerdo a la Tasa Horaria del funcionario. El valor N indica que no es un concepto de Horas. Si Estadstico?: El valor S indica que el concepto ser calculado o utilizado por Payroll, por ejemplo, como apoyo para alguna frmula, pero NO figurar ni en Recibos o Planillas de liquidacin. Los ejemplos ms claros son los Aportes Patronales o las Provisiones que slo sern tomadas en cuenta en casos especficos como Asientos, Pagos a BPS o CJPB. El valor N indica que es un concepto que afecta la liquidacin y figura como tal en Recibos, y Planillas. Se debe aclarar que la terminologa no se refiere a la posibilidad o no de realizar anlisis estadsticos sobre el concepto, cosa que es factible con cualquiera de los conceptos utilizados. Si Cmputo Jubilatorio?: El valor S indica que los importes componen los haberes que intervienen en clculos o informes para instituciones como el BPS, CJPB, AFAPs. El valor N hace que no se considere.
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Valor Cuota: El valor aqu indicado ser tomado para el clculo automtico de aquellos haberes o descuentos que se realicen en base a una cantidad como por ejemplo afiliaciones mutuales. Factor de Conversin: Es el valor que se utilizar para afectar los importes bases. El caso tpico es la valorizacin de horas, por ejemplo al 1.5, 2, 2.5. La Tasa Horaria se multiplicar por este valor.
Porcentaje de Aportes Legales:
En el caso de ser un concepto sujeto a aportes legales, indicar en que porcentaje participa. Por ejemplo se puede mencionar el caso de un Vitico que deba aportar sobre el 50 %. En este atributo se pondr 50.00. Tipo de Concepto U.H.L. El valor se corresponder con los actuales criterios de codificacin de los conceptos de la Unidad de Historia Laboral del BPS. Para los casos que no corresponde, se deja en blanco.
Tasa Horaria con la que se valoriza: Este valor (1 a 8) slo tiene efecto en los conceptos. Definidos como Hora a Valorizar. Se corresponde con una de las tasa horarias definidas en el siguiente atributo. Interviene en Tasa Horaria: Se indicar S o N en la tasa que se desea que intervenga el Concepto que se est definiendo. Este concepto debe ser un Haber Fijo y no hora a valorizar. Moneda: Corresponde al cdigo de una de las dos monedas definidas en el sistema. Franja: Se indicar el grupo de conceptos correspondiente, de acuerdo a los criterios de definicin de franjas que se establecieron.
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6.2 Otros consideraciones a tener en cuenta

Valorizacin del concepto. Dependiendo del concepto se determinara el mtodo de valorizacin mas apropiado. Inclusin en todas las bases de calculo que intervienen por ejemplo en los montos gravados para Aporte Jubilatorio, Fonasa, Renta, Seguro de desempleo, frmulas de haberes, frmulas en el proceso de liquidacin. Los nuevos conceptos debe ser incluido en los asientos.
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6.3 Facilidades para crear conceptos
Permite la creacin de un concepto a partir de otro existente. Esta modalidad es muy practica para cuando queremos crear un nuevo concepto que tenga mucho en comn de otro concepto preexistente. Ruta: Tareas Administracin/ Parmetros/Conceptos/Facilidades/Copia de un Concepto a Otro.
Indicar el cdigo del concepto al cual vamos a copiar para el nuevo concepto
Indicar el Cdigo del Concepto nuevo
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Payroll Web Gua Operativa 7 Envo de informacin a Organismos Oficiales

Los procesos que se mencionan en este captulo comprenden a todas las liquidaciones cerradas en el mes.
7.1 Informacin para Unidad Historia Laboral (BPS )

Una vez finalizada la ltima liquidacin del perodo de cargo, debe generarse la informacin para ser enviada a la UHL. del BPS. Cada mes se deber indicar en los parmetros el ao y mes de cargo, luego generar el archivo de trabajo, controlar y corregir si corresponde. Una vez aprobada la informacin se genere el archivo de envo al BPS. Ruta: Historia/Informacin Histrica/UHL._ CJPB_Deducciones IRPF/Historia Laboral/Parmetros
Indicar Mes y Ao de cargo
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8 Aumentos
A continuacin se detallan los diferentes mdulos de aumentos existentes:
8.1 Aumento de Haberes Fijos

Esta opcin se refiera a aumento de importes que fueron ingresados como componente de Haberes en I es decir con un importe Fijo y no calculado por frmula. Existen diferentes procesos que permiten realizar el aumento de los haberes fijos por un porcentaje. Se puede aumentar todos los haberes por Moneda, por categora, por concepto, por cargo y aumento para Mensuales o Jornaleros. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Aumentos/Porcentual
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Tambin se puede realizar un aumento sustituyendo un valor por otro, pudiendo seleccionar tambin por Concepto, Categora y Cargo. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Aumentos/Valor
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8.2 Aumento de Tabla de Categoras
Se permite aumentar o decrementar la tabla de Categoras por un porcentaje, de todas las categoras o de las indicadas en pantalla. Ruta: Funcionarios/Funcionarios/Aumentos/Categora
8.3 Aumento de otros valores

Hay otros valores que tambin cambian con el aumento de salarios: el valor anual de antigedad, valores de partidas especiales y valores ingresados en Tabla Valor. Es importante que el administrador de sistema tenga presente estas modificaciones ya que repercuten en todo el sistema.
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Payroll Web Gua Operativa 9 Interfaz grfica del sistema

Se compone de las siguientes secciones, como puede verse en la siguiente Figura: Men Principal, rea de Contenidos y Cabezal. Men Principal. Cuenta con todas las opciones para ingresar a las diferentes funcionalidades del sistema. rea de Contenido. Permite visualizar la pantalla con la cual trabajar segn la seleccin realizada en el Men Principal. Si no se ha seleccionado ninguna opcin, se muestra la pantalla Home. Cabezal. Indica el usuario conectado y fecha actual, as como tambin los Iconos de Opciones Generales.
Cabezal
conos de Opciones Generales
Men Principal
Usuario Activo y Fecha
rea de Contenido
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9.1 Iconos, ttulos y botones
A continuacin se define y explica el uso de iconos, ttulos y botones usados en las distintas instancias de aplicacin. Confirmar Permite grabar los datos que haya ingresado o modificado. Salir Permite cerrar una ventana o pantalla y retornar a la pantalla anterior. IMPORTANTE: Recuerde guardar los cambios que haya realizado, si as lo desea, antes de presionarlo. De lo contrario los pierde. Pgina Principal Presione este icono para cerrar su sesin y volver a la pantalla de ingreso al sistema. Salir del Sistema Presione este icono para cerrar la sesin y volver a la pantalla de ingreso al sistema, desde donde se puede acceder nuevamente a Payroll - Recursos Humanos. Preferencias del usuario Presione este icono para consultar y/o modificar sus datos y preferencias en el sistema.
Limpiar pantalla Permite salir de la pantalla en que se encontraba e ir a la pgina de inicio, o home, de la aplicacin. Ayuda Presenta una ventana con informacin acerca del sistema.
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Seleccionar filtro Este icono, que se encuentra generalmente a un lado de un cuadro de texto, permite seleccionar un valor a ser aplicado como filtro. Aplicar filtros / Actualizar datos Este icono aparece en varias instancias y en diferentes funcionalidades de la aplicacin y su uso depende de cada caso. Los usos posibles son: cargar informacin en pantalla, realizar una accin indicada, entre otros.
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Payroll Web Gua Operativa 1 Introduccin

2.1 Apertura de una liquidacin.

El Nmero de Liquidacin lo genera en forma automtica el sistema.

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2.2 Fijar perodo de Ingreso o Liquidacin.

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Informacin de datos de la liquidacin seleccionada.

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A continuacin se detallan los pasos a seguir:

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Ingreso de Informacin en forma manual

Verificar siempre dentro de liquidacin estamos trabajando

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No es obligatorio. Es til a efectos de control.

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Se debe seleccionar el proceso Pasaje Global y verificar que haya finalizado.

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2.8 Salidas de Liquidacin

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2.10 Cierre de liquidacin

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3.1 Mantenimiento de Parmetros y Perodo

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3.2 Calculo para determinar Aguinaldo a Pagar

3.3 Listado con importes calculados

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3.6 Proceso de Liquidacin

Payroll Web Gua Operativa 4 Ingreso de Nuevos Funcionarios

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4.2 Componentes de Haberes

Los componentes de Haberes se puede ingresar seleccionando la opcin Ingresado o Calculado.

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Adjudicar Formulas de Aportes Legales

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4.4 Adjudicar Formulas en Proceso de Liquidacin

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Payroll Web Gua Operativa 5 Retenciones Judiciales

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Payroll Web Gua Operativa 6 Altas de Nuevos Conceptos de Liquidacin

6.1 Alta de un nuevo Concepto

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