1.PENGENALAN Kewangan merupakan nadi bagi setiap individu dan organisasi untuk meneruskan kelangsungan dan fungsi kehidupannya.

Begitulah halnya dengan peranan kewangan di institusi pendidikan di peringkat sekolah. Oleh itu, pengurusan kewangan perlu ditadbir dengan cekap dan berhemat, agar kewangan boleh diperolehi secukupnya, dibelanja dan diurus mengikut tatacara yang betul serta dapat memenuhi matlamat organisasi. Pengurusan kewangan yang baik oleh oleh pihak sekolah akan memberikan kesan yang maksimum terhadap setiap ringgit yang dibelanjakan. Untuk mendapatkan pengurusan kewangan yang baik, guru-guru perlu mengetahui dari mana sumber kewangan diperolehi. Penggunaan sumber kewangan pula mestilah bersesuaian dengan prosedur kewangan yang ditetapkan melalui Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain. Berdasarkan sistem yang ada sekarang, pengetua atau guru besar selaku pentadbir sekolah adalah bertanggungjawab penuh untuk merancang, mengurus, mengawal serta menentukan pengurusan kewangan di sekolahnya dengan cekap dan berkesan. Peraturan Akaun dan Audit dalam Akta Pelajaran 1961, menetapkan supaya pengetua menyimpan rekod-rekod kewangan sekolah secara teratur dan semua akaun sekolah bagi tahun semasa mesti dihantar untuk diaudit sebelum tahun berikutnya.Pengetua juga dikatakan bertanggungjawab dalam menentukan

pentadbiran kewangan sekolah dikendalikan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dalam Perintah Kewangan. Pengetua dikehendaki mengkaji dan mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan kelicinan pengurusan kewangan sekolah. Sejauh mana pengurusan kewangan di sekolah dapat dilaksanakan dengan sistematik adalah bergantung kepada kemahiran, kepimpinan dan sikap pengetuanya.

2. Sumber Kewangan Sekolah Kebangsaan Bandar T6

KLASIFIKASI

PUNCA/ SUMBER

1. Kumpulan Wang Kerajaan

Peruntukan dan bantuan daripada kerajaan : Bantuan Geran Perkapita ( PCG ) Pemberian bantuan pra sekolah, bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan mata pelajaran , bantuan rancangan makanan tambahan / rancangan amalan makanan dan pemakanan, bantuan gotong royong, bantuan modal / pembelian alatan, geran pelancaran (launching grant) untuk sekolah-sekolah yang baru dibuka sahaja, bantuan biasiswa kerajaan (Yayasan Negeri / Petronas / MARA) dan badan-badan berkanun serta yuran-yuran peperiksaan kerajaan (PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM).

2. Kumpulan Wang Suwa

Yuran Khas ( Sukan, Perpustakaan, Pendidikan Seni, Peperiksaan Dalaman,Sewa Kantin, Sewaan Harta Sekolah, Derma dan Sumbangan Orang ramai, Insuran, Majlis Sukan Sekolah, Majalah Sukan, dan lain-lain kutipan yang diluluskan.

Pihak sekolah menerima peruntukan ini dan perlu membelanjakan sejumlah wang yang ada berdasarkan pembahagian-pembahagian yang telah ditetapkan oleh Pusat Tanggunjawab. Oleh itu pengetua tidak boleh membelanjakan peruntukan yang diberi mengikut sesuka hatinya. Misalnya wang peruntukan untuk sains perlulah dibelanjakan hanya untuk perkara-perkara yang berkaitan dengan mata pelajaran tersebut sahaja dan tidak boleh digunakan untuk kegunaan lain seperti perbelanjaan untuk mata pelajaran bahasa Inggeris. Sekiranya perlu pihak sekolah hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Pusat Tanggungjawab terlebih dahulu.

Oleh yang demikian, pengetua hanya mempunyai kuasa di peringkat sekolah terhadap keputusan-keputusan yang perlu dibuat berdasarkan peruntukan-

peruntukan yang telah ditetapkan. Pengetua juga harus berhati-hati dan berfikiran panjang dalam meluluskan sesuatu perbelanjaan kerana perlu meninggalkan baki sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah peruntukan bagi setiap bidang untuk dibawa ke tahun berikutnya. Pengetua hanya bertindak sebagai pengurus kewangan sekolah berdasarkan belanjawan pengurusan yang diterimanya daripada pihak kerajaan bagi satu-satu tahun persekolahan.

Jenis dan Kadar Bantuan Persekolahan Ke Sekolah

I. Bantuan Geran Per Kapita (PCG) II. Yuran Khas Sekolah (YKS) III. Bantuan Kokurikulum Prasekolah (BKKP) IV. Bantuan Kokurikulum Sekolah (BKK) VI. Bantuan Sukan Sekolah (BSS) VII. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)

KADAR PEMBERIAN PER KAPITA BAGI PRA SEKOLAH

BIL 1.

BANTUAN PERKAPITA

JUMLAH MURID

Prasekolah

RM100.00 seorang murid setahun

KADAR PEMBERIAN PER KAPITA BAGI SEKOLAH RENDAH

BIL A.

BANTUAN PERKAPITA PCG MATA PELAJARAN

JUMLAH MURID (1001 murid dank e atas)

1. i.

Matapelajaran Teras - Bahasa Melayu - Bahasa Inggeris - Kajian Tempatan - Pendidikan Islam - Pendidikan Moral - Matematik - Sains
Sivik dan Kewarganegaraan

RM10,700 + RM9 seorang melebihi 1000 orang.

ii.

RM5,200 + RM2 seorang melebihi 1000 orang

Matapelajaran Wajib - Pendidikan Jasmani - Pendidikan Kesihatan - Kemahiran Hidup - Pendidikan Visual - Pendidikan Muzik 3. B. Matapelajaran Tambahan i. Bahasa Arab
PCG BUKAN MATA PELAJARAN

RM22,700 + RM21 seorang melebihi 1000 orang.

RM2.00 seorang murid setahun

1.

Pusat Sumber Sekolah

RM13,700 + RM12 seorang melebihi 1000 orang.

2. 3.

Bimbingan dan Kaunseling

LPBT/LPK Sekolah

RM4,300 + RM3.50 seorang melebihi 1000 orang RM28,850 + RM27 seorang melebihi 1000 orang.

PROSEDUR PEROLEHAN

Definisi Perolehan membawa maksud membeli atau memperolehi bekalan, perkhidmatan dan kerja selaras dengan peraturan perolehan .Tatacara Prosedur Perolehan menyediakan garispanduan bagi langkah-langkah kawalan perolehan bekalan dan perkhidmatan secara terus dan sebutharga bagi memastikan bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi memenuhi kehendak perolehan yang ditetapkan

melalui pembekal yang dinilai prestasinya dari masa semasa. Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap perolehan dan pembayaran bagi:

Menentukan sistem perolehan teratur dan sempurna.

dan pembayaran dilakukan cekap,

Memastikan peraturan yang sedia ada dipatuhi sepenuhnya. Mengelakkan daripada dikenakan tindakan surcaj akibat kecuaian dan kelemahan dalam urusan perolehan dan pembayaran.

ASPEK-ASPEK PENTING DALAM PROSES PEROLEHAN Perancangan Peraturan Perolehan/ Pembelian Dokumen- Dokumen Kewangan Tatacara Pembelian dan Bayar

PERANCANGAN Peruntukan Mencukupi. Kuantiti barang yang hendak dibeli berdasarkan keperluan. Berfeadah kepada sekolah. Keputusan mesyuarat diambilkira. Mendapat kelulusan KPTJ dan pihak tertentu.

PERATURAN PEBELIAN DAN BAYARAN Pembelian tunai sebolehnya tidak melebihi RM100 dibenarkan melalui Panjar Wang Runcit.

Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Had Nilai Perolehan Cara Perolehan Pembekal

Sehingga RM10,000 setahun bagi setiap jenis item Melebihi RM10,000 hingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item

Pembelian Terus

Mana-mana pembekal/syarikat

Pembelian Terus

Pembekal/Syarikat Bumiputera di dalam daerah berkenaan yang berdaftar Kementerian Kewangan

Sehingga RM50,000 hingga RM100,000 setahun bagi setiap jenis item

Sebut Harga

5 syarikat./pembekal bumiputera yang berdaftar dgn. KK

Melebihi RM100,000 hingga RM200,000 setahun bagi setiap jenis item

Pembelian Terus 5 syarikat./pembekal yang berdaftar dgn. KK

Melebihi RM200,000 setahun

Tender Terbuka

DOKUMEN PEROLEHAN/PEMBAYARAN 1. Pesanan Tempatan (DKS 005) 2. Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan 3. Harta Modal/Penyelanggaraan H/Modal/Iventori/Alatan Pajabat 4. Daftar Bil (DKS 008) 5. Baucer Bayaran Sekolah (DKS 006) 6. Buku Cek 7. Daftar Stok Buku Cek 8. Daftar Cek Yang Telah DiBatalkan

KAEDAH MEMBUAT PEMBELIAN

AMAUN PEROLEHAN

TINDAKAN

Kurang RM 100

Gunakan Panjar Wang Runcit

Kurang RM 10,000

Pembelian Runcit daripada pembekal yang berdaftar dengan Kem. Kew

Melebihi RM 10,000 dan kurang RM 20,000

Pembelian runcit daripada pembekal yang berdaftar dengan Kem. Kew

Pembelian RM 20,000 hingga RM 50,000 setahun

Mempelawa sebut harga sekurangkurangnya daripada 5 pembekal berdaftar

Pembelian melebihi RM 50,000

Tender Terbuka

JAWATAN KUASA PEMBELIAN MELALUI PESANAN TEMPATAN Ahli Jawatankausa Kewangan Sekolah Kebangsaan Bandar T6 Sekolah ini mempunyai jawatankuasa kewangan sekolah yang bertanggungjawab dalam pengurusan kewangan sekolah ini. Terdapat tiga objektif utama jawatankuasa ini tentang pengurusan kewangan sekolahnya: a. Untuk mengadakan kawalan yang ketat ke atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur supaya tidak berlaku kesilapan dan kehilangan. b. Untuk menyenangkan pelaksanaan tugas pengetua terhadap perakaunan kewangan sekolah. c. Untuk membolehkan kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah di ketahui pada masa-masa tertentu. Jawatankuasa ini terdiri daripada :

AHLI

PERANAN

TUGAS

Pengetua/Guru Besar

Pengerusi

Memberi anggaran peruntukan mengikut pecahan kepala OS21,000, OS 27000, OS32,000 Unit Bidang KHSR

Guru Penolong Kanan, Guru Kanan mata pelajaran atau guru panitia

AJK

Mengadakan perbincangan dengan guru KHSR tentang perancangan pembelian berdasarkan stok semasa untuk diserahkan kepada pengerusi untuk membuat keputusan

PROSES PEROLEHAN/ PEMBELIAN MELALUI SEBUT HARGA Menyediakan spesifikasi alat dan bahan

Mendapatkan sebut harga (quotation

Jawatan kuasa sebut harga memilih pembekal Membuat pesanan

Menerima bahan/alatan dan nota hantaran Menerima invois dan menandatangani sekiranya berpuashati dengan barangan yang dihantar

Merekod ke dalam stok/ inventori/kad stok .Invois dicop dengan mencatatkan nombor muka surat dan nombor buku stok

Menyerahkan invois kepada Kerani kewangan

Perolehan dan pengurusan mesin , peralatan dan bahan . 1. Prosedur Perolehan A. Perolehan Langkah penerimaan a) Semak nota / bil serahan , invois b) Semak & hitung kuantiti c) pastikan bil,barang sama seperti bil baru t/t d) lapor jika barang rosak e) Catat dalam baucer penerimaan f) Rekod dalam kad kawalan stok/kad petak.

B. Pembelian a. Pembelian Terus - < rm10 000 b. Sebut harga- rm50 000 rm100 000 c. Tender perolehan > rm200 000

2. Penyimpanan , kawalan stok dan inventori A. Merekod penerimaan barang-barang ikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.02/1991 KEW 312,312A ( Daftar harta modal barang takluak ) KEW 313 ( Inventori- barang tak luak ) KEW 314 ( Daftar Stok Bekalan Pejabat ) KEW 315 ( Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori ) Pinjaman atau penempatan sementara

B. Pengiraan stok i. Memeriksa sebilangan brg dlm seminggu ( tarikh ,bilangan ) ii. Lebihan / kekurangan sediakan Penyata Perselisihan Stok. iii. Pelupusan brg rosak, reput ,pecah

IMPLIKASI

1. PENGENALAN Tugas pengetua sangat komplek yang merangkumi beberapa aspek seperti pentadbiran, pengurusan dan juga kepimpinan. Pengurusan Kewangan merupakan satu proses di mana jentera pentadbiran kerajaan menggunakan cara-cara tertentu bagi memperolehi dan memperuntukkan sumber-sumber kewangan berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan berkenaan dan mematuhi prosedur-prosedur dan kawalan-kawalan tertentu bagi mencapai matlamat-matlamat awam secara cekap dan berkesan. Dalam pengurusan kewangan tradisional, 3 komponen utama yang perlu diberi perhatian seperti belanjawan, pembiayaan dan kawalan termasuk perakaunan, laporan dan auditan, Selain daripada itu, pengetua juga berdepan dengan 2 prinsip utama dalam menjalankan tugasanya seperti legaliti dan akauntabiliti. Legaliti bermaksud pengurusan kewangan mestilah mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal olehnya. Legaliti yang terpaksa dipikul oleh seseorang pengetua termasuk terimaan wang awam, simpanan wang awam, pengeluaran wang awam, bayaran wang awam dan perakunan wang awam. Akauntabiliti yang bermaksud memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya. Aspek yang perlu dipikul oleh pengetua ialah : i. ii. iii. Akauntabiliti Fiskal - dari segi integriti kewangan , maklumat, pematuhan kepada undang-undang dan peraturan pentadbiran awam. Akauntabiliti Pengurusan - dari segi penggunaan tenaga manusia dan sumbersumber lain secara cekap dan ekonomik. Akauntabiliti Program - dari segi impak program, iaitu samada sesuatu program mencapai objektik yang dirancangkan dan opsyen yang terbaik telah dipilih untuk mencapai objektif berkenaan dengan mengambilkira jumlah kos dan output.

BELANJAWAN DAN TERIMAAN Sekolah mendapat sumber kewangan dari bantuan perkapita dari PTJ Induk dalam beberapa peringkat bergantung kepada sumber kewangan yang diagihkan kepada JPN oleh KPM. Proses Kewangan Sekolah bermula dengan belanjawan yang dilakukan pada bulan Oktober setiap tahun. Belanjawan ini merangkumi semua perkara yang perlu dituntut oleh pihak sekolah kepada Pusat tanggungjawab Induk. Tuntutan ini merangkumi tuntutan menengah termasuk bantuan perkapita dan asrama bagi peruntukan kerajaan. Selain daripada itu, sekolah ini juga mengutip yuran sekolah yang terdiri daripada beberapa jenis yuran iaitu yuran khas, yuran bangunan dan yuran kertas, yuran majalah, yuran takaful dan derma PIBG. Yuran peperiksaan dikutip berasingan dan terus dihantar ke Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak(JPNS). Semua perkara ini dapat diperhatikan melalui lampiran 1 yang menerangkan Anggaran Perbelanjaan Mengurus bagi aktiviti Pendidikan Menengah (Borang RE/Menengah). Anggaran Perbelanjaan Mengurus bagi aktiviti Asrama (Borang

RE/Asrama) seperti dalam lampiran 2. Punca pendapatan bagi akaun sekolah atau dana mission pula diperolehi melalui pengutan yuran sekolah seperti lampiran 3. 1. Ahli Jawatankausa Kewangan Sekolah Sekolah ini mempunyai jawatankuasa kewangan sekolah yang bertanggungjawab dalam pengurusan kewangan sekolah ini. Terdapat tiga objektif utama jawatankuasa ini tentang pengurusan kewangan sekolahnya: d. Untuk mengadakan kawalan yang ketat ke atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur supaya tidak berlaku kesilapan dan kehilangan. e. Untuk menyenangkan pelaksanaan tugas pengetua terhadap perakaunan kewangan sekolah. f. Untuk membolehkan kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah di ketahui pada masa-masa tertentu. Jawatankuasa ini terdiri daripada :

Pengerusi : Pengetua. N. Pengerusi : Penolong Kanan Pentadbiran. Setiausaha : Pembantu Tadbir Kewangan. Bendahari : Bendahari Dalaman Sekolah. Ahli-ahli : Penolong Kanan (HEM) Penyelia Petang. Ketua Bidang. Ketua Panitia.

1. Tuntutan Mengurus "Sistem Terimaan" ialah tindakan yang diambil apabila menerima wang dari orang awam manakala "Sistem Pungutan" ialah tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang sepatutnya dipungut. Sistem pungutan ialah tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang sepatutnya dipungut. Sistem terimaan pula ialah tindakan yang diambil apabila menerima wang dari orang awam. Setiap sekolah perlu ada sistem pungutan dan terimaan yang baik bertujuan untuk menentukan terimaan diakaunkan dan disimpan dengan betul, untuk mengelak kehilangan wang akibat kegagalan memungut, kecuaian, penyelewengan dan kecurian, untuk mengelak surcaj , untuk menentukan tanggungjawab dan akauntabiliti.

Sebagai pengetua, beliau bertanggungjawab untuk memungut semua hasil yang sepatutnya diperolehi. Oleh itu, perkara-perkara berikut perlulah dilakukan semasa penerimaan wang awam seperti : a. Mengeluarkan surat kuasa untuk menerima wang ( AP 69) seperti lampiran 4. b. Mengeluarkan notis kepada orang awam untuk meminta resit bagi tujuan pembayaran dan hanya menerima akaun terima pada resit yang bercetak dan bernombor (AP. 61) c. Bagi terimaan melalui pos, resit hendaklah dihantar pada hari yang sama. d. Catatkan resit dalam daftar kedatangan murid, borang serahan wang, buku tunai dan daftar terimaan wang harian. e. Bankkan pungutan.

2.2.1 Kumpulan Wang Kerajaan (Menengah) Kumpulan Wang Kerajaan (menengah) merupakan semua terimaan yang diperoleh daripada bantuan dan pemberian kerajaan dalam bentuk geran. Dalam konteks sekolah ini, ia merupakan bahagian waran yang dikekalkan dalam buku vot. Ianya termasuklah bantuan pendidikan (perkapita) dan bantuan modal . Apa-apa perbelanjaan yang dibuat daripada kumpulan wang ini hendaklah selaras dengan tujuan sesuatu bantuan atau pemberian itu. Di SPS, Pembantu Tadbir sekolah yang menjalankan tugas kewangan berkaitan Akaun. Tuntutan mengurus boleh dipecahkan kepada 2 bahagian iaitu tuntutan untuk menangah dan asrama. Antara tuntutan bagi menengah yang dilakukan seperti gaji, elaun-elaun, KWSP, Imbuhan tahunan, tambang percuma, pengangkutan dan perjalanan, guru-guru tambahan, pengangkutan murid, LPBT, sewaan, penyelenggaraan bangunan, perabot dan kelengkapan, pakaian seragam, letrik dan air, penyelenggaraan kawasan dan kursus motivasi. Tuntutan bagi asrama pula meliputi gaji, elaun-elaun, KWSP, imbuhan tahunan, LPBT asrama, bantuan makanan, elaun waden, penyelenggaraan asrama dan pakaian seragam. Tuntutan perkapita meliputi tuntutan untuk mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. Antara matapelajaran dan bukam matapelajaran yang boleh dituntut berdasarkan perkapita ini ialah : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Sains Sosial dan Bahasa Pendidikan Jasmani. Pendidikan Seni. Sains dan Matematik. Sains Rumahtangga. Sains Pertanian. Perdagangan. Kemahiran Hidup. Matapelajaran Teknik. LPBT / LPK Perpustakaan. Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling. Pusat Sumber Pendidikan

Pembayaran perkapita ini bersandarkan kepada bilangan pelajar dalam sekolah tersebut. Disamping itu, kadarnya adalah berbeza antara menengah rendah dengan menengah atas. Nilai setiap pelajar bagi mata pelajar dan bukan mata pelajaran juga berbeza. Terdapat jadual khas untuk menentukan kadar setiap kategori sama ada bantuan mata pelajaran atau bukan

mata pelajaran. Pembayaran peringkat pertama hanya dibayar seperuh sahaja daripada peruntukan sepenuhnya dan bakinya akan dibuat penyelerasan pada bulan Jun tahun berikutnya berdasarkan bilangan pelajar pada masa itu. Semua wang ini dimasukkan ke dalam akaun Buku Vot. Selain daripada bantuan perkapita, sekolah juga mengutip yuran (sukan, perpustakaan, kertas, majalah sekolah, derma, faedah bank dan sebagainya) daripada pelajar. Semua ini terdapat dalam lajer akaun sekolah / dana mission. Perbelanjaan daripada pendapatan ini dilakukan mengikut peruntukan yang telah diberikan oleh kerajaan (mata pelajaran atau bukan matapelajaran). Dana mission digunakan untuk menjelaskan atau menampung peruntukan yang tidak mencukupi dari akaun kerajaan atau lain-lain perbelanjaan yang tidak terdapat dalam akaun kerajaan. Perbelanjaan dikawal oleh pengetua dan baki peruntukan yang tidak dibelanjakan akan dimasukkan ke dalam perbelanjaan tahun berikutnya sebagai punca pendapatan tahun berikutnya. Pengetua juga telah melaksanakan tugasnya dengan baik dalam menguruskan perbelanjaan dan pembayaran terhadap barangan dan perkhidmatan yang dibeli. Begitu juga dengan urusan pembayaran gaji kakitangan kecuali pembayaran gaji kakitangan yang baru dan perubahan gaji kerana kenaikan skill gaji. Buku Tunai untuk akaun kerajaan, akaun suwa dan panjar runcit diuruskan dan diselanggara dengan memuaskan. Persediaan juga dibuat untuk audit akaun sekolah dan dari laporan audit , akaun sekolah ini selalu kemaskini seperti sepatutnya. Pembantu Tadbir dapat mengikuti arahan perbendaharaan seperti yang disyaratkan.

3.3 Tanggungjawab Pegawal Pengawal / Pengetua Pengetua yang telah dipertanggungjawabkan untuk menguruskan kewangan kerajaan pada peringkat sekolah haruslah mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Jabatan Akauntan Negara dan Pekeliling Kementerian Pendidikan berhubung tatacara kewangan. Sebelum sesuatu pembelian dilakukan, pengetua perlulah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi iaitu : a. b. c. d. e. f. g. h. Memahami dan mematuhi peraturan. Menentukan peruntukan mencukupi Membuat perancangan yang lebih awal. Memberitahu pihak berkenaan mengenai pembelian. Menyimpan akaun dan rekod-rekod yang diwajibkan. Menyelia, menyelenggara dan mengawal barangan / perkhidmatan yang dibeli. Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan Membuat kajian pasaran.

3.4 Proses Pembelian Dan pembayaran a. Memaklumkan kepada pembantu tadbir, ketua panitia dan ketua unit untuk mengemukakan keperluan tahunan masing-masing. b. Merancang pembelian menentukan status keperluan, kuantiti dengan mengambilkira peruntukan, kegunaan, stok masih ada, tempat simpanan, tempat perolehan, tempoh perolehan, pembekal, ketahanan barang, dan pasaran

c. Menentukan cara perolehan, sama ada pembelian melalui kontrak pusat, tunai runcit, pembelian terus, melalui sebut harga atau melalui tander. d. Memesan dengan mengeluarkan pesanan tempatan (LPO), mengikut tatacara dan peraturan yang sepatutnya dan memanjangkan kepada pembekal. e. Menerima barang, membuat penyemakan dari segi item, kuantiti, ketiadaan kecacatan serta membuat pengesahan penerimaan (pesanan penghantaran) f. Mengkategorikan barang , menyimpan di tempat sesuai, serta menyelenggarakan rekod. g. Menerima invois, membandingkan dengan pesanan tempatan, menyediakan baucer untuk pembayaran (dalam tempoh sebulan daripada tarikh menerima invois), serta merekod dalam buku vot. Baucer difailkan mengikut kumpulan wang mengikut siri urutan. Wang Kerajaan Perbelanjaan wang kerajaan memerlukan beberapa dokumen seperti baucer bayaran, LPO, inbois dan sebagainya. Pembelian ini boleh dilakukan melalui beberapa cara seperti dilakukan oleh sekolah ini iaitu : 1. Belian Terus Pembelian Terus iaitu pembelian yang kurang dari RM 20,000.00 dan dipesan dari syarikat yang menawarkan harga yang setimpal / berpatutan dengan kualitinya. Jika nilai belian tersebut melebihi RM 10,000.00 syarikat tersebut mestilah berdaftar dengan Kementerian Kewangan. . Pembelian terus ini hanya melibatkan barangan yang kurang daripada RM20,000.00. Belian terus paling kerap dilakukan oleh sekolah ini. Pembelian ini dilakukan oleh kerani kewangan dengan mengeluarkan LPO kepada pembekal yang membekalkan barangan. Pengetua akan mengesahkan LPO tersebut sebelum diserahkan kepada pembekal. Setelah pembekal menerima LPO yang memerlukan barangan, pembekal akan menghantar barangan dan melengkapkan borang LPO. LPO tadi akan diserahkan kepada kerani kewangan untuk tujuan pembayaran. Setalah barangan dan LPO diterima satu inbois akan disertakan bersama. Pada inbois satu pengesahan akan dilakukan oleh orang yang menerima barangan tersebut. Proses pembayaran selanjutnya akan dilakukan oleh pembantu tadbir berdasarkan lampiran 13. Lampiran 14 pula merupakan satu contoh penuh bagi pembayaran cara belian terus ini. 2. Belian Sebutharga Pembelian Melalui Sebutharga - iaitu pembelian melebihi RM20,000.00 tetapi tidak melebihi RM50,000.00. Pembelian ini memakan masa yang agak panjang kerana prosesnya yang rumit seperti mengeluarkan notis sebutharga, menghantar Lampiran Q kepada pembekal ( tidak kurang dari 5 pembekal), sediakan peti sebutharga, dibuka oleh Jawatankuasa Sebutharga yang terdiri sekurang-kurangnya 2 orang, diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga sekurang-kurangnya 3 orang (salah seorang adalah pengetua), memaklumkan setuju terima kepada pembekal yang telah dipilih /

berjaya. Pembelian melalui sebutharga dilakukan terhadap barangan atau perkhidmatan yang melebihi RM10,000 tetapi kurang daripada RM50,000. Biasanya perolehan ini dilakukan berhubung pembaikan asrama atau bangunan, penyelenggaraan kawasan dan sebagainya. Proses sebutharga ini adalah seperti lampiran 15. 3. Belian Melalui Kontrak Pusat. Pembelian Melalui Kontrak Pusat iaitu kontrak yang diuruskan oleh Perbendaharaan dengan rasional pembelian secara banyak mendapat harga yang murah. Ini kerana barangan atau perkhidmatan ini akan digunakan oleh semua agensi, mengurangkan waktu menguruskan sebutharga atau tender dan keseragaman atau gunasama. Pembelian melalui kontrak pusat biasanya melibatkan perolehan seperti kertas, makanan basah (ikan) dan kering (barangan dapur) dan sebagainya. Kontrak pusat dilakukan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia atau Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak. Pembelian berdasarkan senarai harga yang telah dipersetujui antara pembekal denga kerajaan. Tatacara pembayarannya adalah seperti lampiran 16 iaitu membeli beras yang merupakan kontrak pusat dilakukan oleh JPNS untuk bantuan makanan asrama. 4. Pembayaran Gaji dan Elaun Penyediaan Lembaran Gaji adalah satu proses untuk mencatatkan segala bentuk amaun yang perlu dibayar kepada semua kakitangan mengikut bulan semasa oleh Jabatan Akauntan Negara (JAN) untuk memasukkan gaji pokok dan lain-lain elaun serta potongan kepada setiap kakitangan yang terdapat di sekolah tersebut melalui arahan pindahan bank (sistem berkomputer). Penyediaan Lembaran Gaji dilakukan 2 bulan lebih awal dari pembayaran sepatutnya oleh Pembantu Tadbir dan disahkan oleh pengetua. Lembaran gaji ini perlulah sampai ke JAN pada atau sebelum 10hb. bulan tersebut. Segala perubahan gaji dilakukan dengan menggunakan borang Kew.8 (perubahan gaji). Segala perubahan gaji yang berlaku selepas Lembaran Gaji dibuat hanya akan dikemaskini 2 bulan selepas itu. Bagi kes perubahan gaji tersebut, tuntutan pembayaran akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir dan akan dimasukkan ke dalam menyata gaji bulan ke tiga atau boleh juga di buat pembayaran melalui Baucer Bayaran. Perubahan gaji yang berlaku terutamanya pembayaran gaji Guru Sandaran Tidak Terlatih (GSTT) dilakukan dengan menggunakan Baucer Bayaran (Kew.304). Mereka akan menerima cek daripada pihak sekolah. Perubahan Gaji yang biasa dilakukan ialah semasa kenaikan gaji iaitu bulan Januari, April, Julai atau Oktober, Pelarasan Gaji semasa kenaikan gaji, Perubahan Mata Gaji kerana kenaikan pangkat dan potongan (pinjaman perumahan, pinjaman pelajaran, pinjaman kenderaan, pinjaman komputer, Amanah Saham Nasional, Tabung Haji, Koperasi dan sebagainya ) yang dipohon oleh guru-guru.

Pembayaran gaji dan elaun seperti KWSP, Imbuhan Tetap Perumahan (ITP), Elaun Wilayah(BIW), Elaun Perkhidmatan Awam(EPA) dan Elaun Tanggungjawab (ETJ). Pembayaran ini dilakukan oleh pihak sekolah dengan menggunakan beberapa borang seperti kew.8 dan sebagainya. Selain daripada itu, pihak sekolah juga melaksanakan perubahan gaji kakitangan yang mengalami perubahan gaji berkaitan dengan kenaikan gaji tahunan, kenaikan pangkat, dan sebagainya. Prosesnya adalah seperti lampiran 17. Penyediakan pembayaran dan perubahan gaji ini dapat dilihat dalam lampiran 18 manakala pembayaran elaun seperti lampiran 19. 5. Pembayaran Waran Perjalanan Udara Awam (WPU) Pembayaran Waran Perjalanan Udara Awam (WPU) dilakukan bagi pegawai-pegawai yang menggunakan kemudahan ini bagi menjalankan tugas rasmi di luar jabatan. Proses ini seperti lampiran 20. Contoh tuntutan oleh pihak Penerbangan Malaysia bersama Waran Perjalanan Udara Awam seperti lampiran 21. 6. Memohon Peruntukan Tambahan. Memohon Peruntukan Tambahan dilakukan oleh pihak sekolah sekiranya terdapat peruntukan asal sudah habis dibelanjakan. Peruntukan tambahan ini dimajukan kepada JPNS untuk dipertimbangkan dan diluluskan. Biasanya peruntukan tambahan yang diluluskan berkaitan sewaan, gaji, elaun, pengangkutan dan perjalanan, elaun perpindahan, penyelenggaraan bangunan dan sebagainya. Contoh surat permohonan peruntukan tambahan seperti lampiran 22. 3.2.7 Pembelian Melalui Tender Pembelian Melalui Tender iaitu pembelian yang melebihi RM 50,000.00. Prosesnya juga rumit seperti mengeluarkan iklan dalam akhbar, diterima dengan sampul berlakri, dimasukkan ke dlaam peti tender, dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, diluluskan oleh Jawatankuasa Tender dan memaklumkan dan menandatangani setujuterima tender oleh syarikat / pembekal yang berjaya. Contohnya ialah seperti tender membina bangunan tambahan sekolah. Sekolah ini tidak menjalankan pembelian jenis ini kerana kuasa yang diperuntukan adalah terhad kepada perolehan di bawah RM50,000 sahaja. 3.2.8 Pembelian Dharurat Pembelian Dharurat - iaitu pembelian yang dilakukan semasa kecemasan dengan andaian kelewatan akan menjejaskan kepentingan awam. Prosudur biasa pembelian diketepikan dan tiada had sekatan nilai. Pengetua perlu menghantar laporan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh sebulan untuk dimajukan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Contoh pembelian ini seperti semasa kecemasan seperti banjir. Sekolah ini belum pernah menjalankan pembelian dharurat setakat ini walaupunm terdapat kuasa untuk berbuat demikian.

6. Bantuan Kerajaan Negeri Sarawak. Bantuan Kerajaan Negeri Sarawak melibatkan peruntukan sampingan yang diterima dari sumber kewangan kerajaan negeri. Peruntukan ini hanya untuk membekalkan pakaian seragam kepada pelajar miskin yang layak. Peruntukan yang diterima sekitar RM5,000 setahun. Perbelanjaan agihan peruntukan yang telah dilakukan adalah seperti lampiran 23. 7. Bayaran Balik Wang Awam / Amanah ( 81000) Bayaran Balik Wang Awam / Amanah dilakukan apabila berlaku lebihan pembayaran kepada kakitangan yang layak seperti cuti tanpa gaji, cuti separuh gaji, yuran asrama dan sebagainya. Pembayaran ini akan dilakukan melalalui bank berdasarkan kod yang diberikan. Pihak bank akan memasukkan wang tersebut kepada perbendaharaan negara. Prosesnya boleh diperhatikan melalui lampiran 24. Contoh borang-borang yang digunakan bagi maksud tujuan ini seperti dalam lampiran 25. 8. Akaun Sekolah / Dana Mission dan Proses Tuntutan Dana Mission Wang dari akaun dana mission ini diperolehi dari yuran sekolah iaitu yuran khas, yuran bangunan dan yuran kertas iaitu kutipan dari pelajar. Surat kebenaran mengutip wang akan dikeluarkan kepada guru-guru yang terlibat seperti mana arahan dalam AP 69. Wang ini akan direkodkan dalam lajar-lajar pecahan seperti yuran tersebut dan disatukan dalam akaun sekolah. Selain daripada itu, sekolah juga mendapat derma-derma tertentu daripada orang ramai yang dimasukkan juga dalam dana ini. Seorang bendahari dalaman bertanggungjawab menyelia akaun sekolah disamping dibantu oleh pembantu tadbir. Akaun ini boleh diperhatikan dalam lampiran 26. Akaun Sekolah / Dana Mission boleh dibelanjakan dengan kelulusan Lembaga Pengurus Sekolah, Pengetua atau Penolong Kanan Pentadbiran. Wang yang hendak dibelanjakan melalui proses yang ketat. Seseorang pegawai yang memerlukan wang ini perlulah menyediakan anggaran perbenlanjaan yang lengkap sebelum wang yang dikehendaki akan dikeluarkan. Segala perbelanjaan yang menggunakan wang ini akan disokong dengan resit-resit pembelian. Segala perbelanjaan ini akan disemak oleh bendahari dalaman sebelum direkod dalam lejer tertentu di mana wang dikeluarkan. Proses pengeluaran wang dari akaun ini dilakukan oleh pembantu tadbir dengan disahkan oleh pengetua atau penolong kanan pentadbiran. Contoh tuntutan ini adalah seperti lampiran 27. 7. MASALAH DALAM PENGURUSAN KEWANGAN & PERAKAUNAN DI SEKOLAH Masalah yang dihadapi dalam pengurusan kewangan dan perakaunan di sekolah ini seperti jadual di bawah : BIL MASALAH CARA/CADANGAN MENGATASI

Peruntukan kewangan tidak mencukupi

Mendapatkan sumber lain: PIBG dll.

Meningkatkan bayaran kutipan Dana Mission (kelulusan JPN Memohon Peruntukan tambahan dari JPNS. 2 Penggunaan wang terhad untuk perbelanjaan tertentu sahaja Cek lambat terima Masalah pembelian mengikut pecahan objek/aktiviti Viremen

3 4

Selalu menyemak dengan JAN.

Memohon pertukaran pecahan objek/aktiviti atau peruntukan tambahan drp. JPNS / JAN. -Memperakukan barangan tidak sesuai. Boleh belian secara terus.

Kelemahan dalam terimaan pembelian melalui `kontrak berpusat' oleh JPNS & Kementerian Pendidikan Malaysia Kelewatan menerima peruntukan tahunan

Merancang pembelian/penggunaan wang dan pembelian seca bayaran tertangguh Kerjasama guru - pentadbir Mendapatkan bantuan KS perkeranian. Latih secara dalaman (Sekolah / JPNS)

7 8

Kekurangan kerani kewangan Ketidakcekapan kerani kewangan

Masalah kutipan yuran sekolah Pelajar gagal jelas Guru gagal kutip

Pelan tindakan sekolah: Guna wang dana mission. Surat peringatan kepada pelajar / guru.

10 11

LPO lewat diterima dari pembekal. Latihan peningkatan kecekapan pengurusan kewangan oleh kerani sahaja Sering berlaku pertukaran pentadbir : pengetua, PK1, PK HEM, Ketua Bidang dan kerani yang mahir dalam kewangan Kelewatan pembayaran gaji : bagi guru baru & bertukar

Selalu semak dengan pembekal. Perkongsian maklumat

12

Ikut prosedur. Latih kakitangan sedia ada.

13

Menyediakan penyata perubahan gaji lebih awal dari tarikh perpindahan dan dimajukan ke JAN sebelum pegawai bertuk Menggunakan wang dana mission untuk pendahuluan gaji.

14

Tatacara kewangan kerap berubah : cth: kegawatan ekonomi - peruntukan B&K dipotong Masalah penyelenggaraan barang : penyimpanan, penyenggaraan & hapus kira

Mengambil peruntukan lain bagi menampung kekurangan tersebut.

15

Menyediakan AJK khas untuk menyeliaan barangan , stok da inventori. Dijalankan 6 bulan sekali.

16

Barang yang diterima dari pembekal tidak mengikut spesifikasi : penipuan oleh pembekal

* tolak (rujuk perjanjian asal)

* perjanjian jual beli lebih ketat dengan pembekal * Perakuan kepada JPNS / KPM. 17 Pembayaran lewat Kehilangan resit dll. 18 Buku lajar tidak ditutup pada akhir bulan. Pengetua atau Penolong Kanan patut mengambil langkah pengawalan yang lebih ketat. Proses kerja yang lebih teliti

8. KESIMPULAN Pada keseluruhannya, pengurusan kewangan dan perakaunan di sekolah ini adalah dilaksanakan berpandukan prosedur yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dan Kementerian Pendidikan Melaysia melalui pekeliling-pekeliling dan arahan perbendaharaan yang berkaitan.

BIBLIOGRAFI ___________________________(1990). Perintah-Perintah Am Dan Arahan Perbendaharaan. International Law Book Service : Kuala Lumpur. ____________________________ (1994). Garis panduan Perakauanan dan Kewangan Sekolah. Dewan Bahasa & Pustaka : Kuala Lumpur. ____________________________ (1994). Panduan Pengurusan Kewangan Sekolah. Jabatan Pendidikan Negeri Johor : Johor Bahru, Johor. Barjoyai Bardai. (1993). Perakauanan, Fajar Baktu Sdn. Bhd. : Kuala Lumpur. Omardin Ashaari (1998). Peranan, Tugas Dan Tanggungjawab Guru Di Sekolah. Utusan Publications : Kuala Lumpur. Surat Pekeliling Kewangan Bil. 12/1998. Pemberian Bantuan Persekitaran Kapita Untuk Sekolah-Sekolah. Wan Madznah (1994). Asas Perakauanan. Fajar Bakti Sdn. Bhd.: Kuala Lumpur. Zaidatol Akmaliah Lope Pihie.(1990). Pentadbiran Pendidikan. Fajar Bakti Sdn. Bhd.: Petaling Jaya, Selangor.

Pengurusan Kewangan Sekolah Mengikut Maksud Perbelanjaan

Setiap sekolah harus mentadbir urus kewangan dengan baik supaya tidak menerima audit berteguran atau audit bersyarat. Setiap perolehan atau perbelanjaan harus menepati 'maksud perbelanjaan' iaitu dalam ertikata lain setiap duit harus dibelanja menggunakan peruntukkan yang betul bagi perbelanjaan yang betul dan sesuai. MAKSUD PERBELANJAAN BAGI JENIS BANTUAN PER KAPITA (PER CAPITA GRANT-PCG) BAGI SEKOLAH RENDAH KEBANGSAAN PCG MATA PELAJARAN TERAS Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris, Matematik, Sains, Pendidikan Islam, Kajian Tempatan. WAJIB Pendidikan Jasmani, Pendidikan Kesihatan, Kemahiran Hidup, Pendidikan Seni, Muzik. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, CD dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P. - Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan P&P. - Keceriaan berunsurkan pendidikan seperti taman sains, taman herba, mural dan lain-lain yang boleh memberi pengukuhan kepada program P&P. - Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. - Perolehan harta modal.
-

PCG PRA SEKOLAH 1. 2. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan P&P. - Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah serta penyelenggaraan komputer dan lain-lain peralatan bagi tujuan P&P. 3. - Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, CD dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P. 4. - Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan.
-

5.

Perolehan harta modal.

PCG BUKAN MATA PELAJARAN PUSAT SUMBER SEKOLAH Perpustakaan dan Pusat Sumber Pendidikan 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan P&P. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, CD dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P. - Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan P&P. - Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. - Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. - Perolehan harta modal.
-

BIMBINGAN DAN KAUNSELING 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, CD dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P. - Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan. - Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk tujuan P&P. - Bayaran Perkhidmatan penceramah luar mengikut kelayakan dalam peraturan-peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa - Bayaran sewaan yang berkaitan dengan program bimbingan dan kaunseling. - Perolehan harta modal.
-

LAIN-LAIN PERBELANJAAN BERULANG TAHUN (LPBT) DAN LAIN-LAIN PERBELANJAAN KHAS (LPK) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram,setem, internet, dan pembentungan. Pembaikan kecil sekolah. - Penyelenggaraan perabot dan peralatan pejabat termasuk komputer. - Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan P&P. - Perkhidmatan pengiklanan. - Pengangkutan barang-barang. - Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat. - Perbelanjaan bagi keraian yang melibatkan lawatan pihak luar atas urusan rasmi. - Perolehan harta modal bawah RM10 000. Lebih RM10 000 perlu mendapat kelulusan Ketua PTJ manakala perolehan komputer perlu mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Negeri. 10- Bayaran yuran kursus untuk guru-guru dan kakitangan sekolah. 11- Perbelanjaan untuk keceriaan / kesihatan murid / keselamatan sekolah. 12- Bayaran balik bagi urusan kecemasan oleh guru / kakiangan sekolah berdasarkan kelayakan tambang teksi. 13- Pengangkutan murid dan bayaran insurans untuk murid-murid dan guru pengiring.
-

CONTOH Borang Anggaran Perbelanjaan Tahunan Mata Pelajaran Bahasa Melayu Tahun 2011

Nama Sekolah : SMK Raja Perempuan, Ipoh Peruntukan :

A Sumber Kewangan

Baki Terkumpul

Peruntukan Semasa

Jumlah

B Rumusan Pengagihan Mengikut Unit Di Bawah Kawalan.

C Anggaran Perbelanjaan Mengikut Mata Pelajaran : BAHASA MELAYU

No. 1.

Jenis Perbelanjaan Pilot Whiteboard Marker - Hitam

Harga/unit(RM) 5.00

Bilangan 14

Jumlah(RM) 70.00

2.

Pilot Whiteboard Marker Biru

5.00

14

70.00

3.

Pilot Whiteboard Marker Refill - Hitam

3.30

14

46.20

4.

Pilot Whiteboard Marker Refill Biru

3.30

14

46.20

5.

Disket

12.00

24.00

6.

CD kosong

1.00

50

50.00

7.

Permanent Marker Artline 70 Hitam

33.00

4 kotak

132.00

8.

Permanent Marker Artline 70 Hitam

33.00

4 kotak

132.00

9.

Kertas A4 Fancy Paper- Kuning

8.50

2 rim

17.00

10

2 Sheet Card Kuning

12.00

2 rim

24.00

11

Double Sided tape inci

2.50

5.00

12

Sijil

0.39

1000

390.00

13

Kertas A4 - Putih

8.00

57 rim

456.00

14

Binding Tape (1 inci) Merah

3.00

6.00

15

ABBA Sheet Protector

2.50

20 paket

50.00

16

Alat tulis (Aktiviti Minggu Bahasa)

400.00

17

Tatabahasa Dewan

35.00

70.00

JUMLAH

2 208.40