ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

SEMINARIO PARA EL PROGRAMA DE ESPECIALIZACION

Gerencia para el Manejo de Recursos Naturales y Prevencin de Desastres
Mayo 20 y 21 de 2005

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OBJETIVOS

Concientizar a los participantes sobre la importancia del valor del tiempo como recurso vital, escaso y no renovable

Proporcionar herramientas que les permitan hacer uso creativo de su tiempo

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TEMAS A TRATAR

Qu es el tiempo? Reflexiones acerca del tiempo Realidades y mitos acerca del tiempo La agenda de trabajo Cmo luchar con el tiempo y ganar la batalla

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TEMAS A TRATAR

La procrastinacin. El problema de posponerlo todo La adiccin a lo urgente El manejo del papeleo. Cmo disminuirlo Sugerencias para un buen manejo del tiempo En bsqueda de la efectividad del tiempo

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QU ES EL TIEMPO?

Es una construccin del intelecto humano Lo utilizamos y medimos para comprobar y expresar cambios Todo gira en torno al tiempo El tiempo es una convencin que ordena y sincroniza la vida en sociedad

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REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS

Enorme presin que nos hace sufrir constantemente Afn obsesivo de vivir a contra reloj Dependencia de agendas, horarios Es posible ganar tiempo? Disponemos del tiempo que necesitamos?

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REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS

La tecnologa moderna y el ahorro de tiempo Necesidad de obtener ms seguridad y ms control La cronometra que hemos creado nos tiraniza Administracin del tiempo y crisis personales

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REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS

La cronobiologa. Cerca de 100 ritmos que gobiernan el cuerpo humano El reloj mecnico El hombre, esclavo del tiempo El tiempo se escapa de las manos El computador y el tiempo

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EL MANEJO DEL TIEMPO

Tcnica para que el tiempo no se vuelva contra nosotros Hacer lo correcto en el momento adecuado Espacios libres en un mundo de prisas. Tiempo para actividades personales No podemos cambiar el tiempo. Lo que s podemos cambiar es el modo de administrarlo

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EL MANEJO DEL TIEMPO

Debemos desarrollar la capacidad de percibir la ocasin Necesitamos la rapidez y la lentitud, la actividad y el reposo No consideremos el tiempo como una lnea. Vivimos en ciclos Reconozcamos y cultivemos varias formas de administrar el tiempo

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EL MANEJO DEL TIEMPO

Hemos olvidado que nuestra vida consiste en ritmos? A todo esfuerzo debe seguir un relajamiento Celebremos las pausas! Sin ellas, no haramos ms que andar errabundos por el flujo del tiempo El hombre acta con eficacia una vez que ha apagado su inquietud (Francesco Petrarca)

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EL MANEJO DEL TIEMPO

En la vida no existe un patrn sobre cmo utilizar el tiempo sino tan slo un modo adecuado de utilizarlo El tiempo se me escapa de las manos como arena en el viento (Vctor Hugo)

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QUE ES LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO?

El arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas Manejar el tiempo no slo significa aprender a no desperdiciarlo sino tambin a enriquecerlo y disfrutarlo El buen uso del tiempo es fuente de orden, serenidad, placer, inters por la vida, eficiencia, seguridad, libertad y satisfaccin

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ADMINISTRAR BIEN EL TIEMPO

Debemos ser realistas y saber qu tenemos que hacer en un perodo de tiempo determinado Al saber qu deseamos hacer podemos organizar y planificar las actividades para alcanzar un equilibrio entre lo que queremos y lo que debemos hacer Debemos aprender a priorizar

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PRINCIPIOS TEORICOS

La mayora de las personas no sabemos de manera exacta cmo estamos administrando nuestro tiempo La mayor parte de los problemas y de las prdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato y nuestro futuro inmediato

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PRINCIPIOS TEORICOS

Las tareas que afrontamos no tienen la misma importancia El tiempo disponible debe ser asignado en orden de prioridades Toda programacin del tiempo debe ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos Frecuentemente se crea tensin entre lo urgente y lo importante

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PRINCIPIOS TEORICOS

La tirana de lo urgente hace postergar los objetivos ms importantes, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis El uso del tiempo es ptimo cuando se logran los mximos beneficios con un mnimo de esfuerzo

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PRINCIPIOS TEORICOS

Hay problemas que tienden a solucionarse por s solos. El saber identificarlos redunda en un ahorro de tiempo y esfuerzo (Principio del descuido calculado) El hbito de posponer acciones y decisiones es un modo comn de perder no slo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas (Procrastinacin)

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PRINCIPIOS TEORICOS

Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo Una buena administracin del tiempo debe cumplir este ciclo: Planeacin Organizacin Operacin

Control

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PRINCIPIOS PRACTICOS

Identificar cmo estoy empleando mi tiempo (Anlisis del tiempo) Anticipar y prevenir es mejor que remediar Casi todo toma ms tiempo del que originalmente se piensa Prever lo inesperado Los plazos definidos fuerzan de forma adecuada la accin

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PRINCIPIOS PRACTICOS

El imponerse fechas lmite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo, favorece la eficiencia Tener escritos los objetivos vitales y revisarlos peridicamente es garanta para no perder el control y no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias

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PRINCIPIOS PRACTICOS

Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos Las interrupciones son enemigos crnicos del tiempo Disear programas y controles para reducir las interrupciones

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PRINCIPIOS PRACTICOS

Para lograr una estructura adecuada de manejo del tiempo, es til dividir los propios objetivos:

Objetivos de mantenimiento Objetivos de crecimiento Objetivos de innovacin

Los conflictos entre objetivos se resuelven fijando prioridades

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ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA

Siente que no le alcanza el tiempo para realizar todas las actividades que debe y quiere hacer? Le gustara que el da tuviera ms horas? Se siente sobrecargado de trabajo?

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ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA

Es de las personas que pospone la realizacin de los trabajos y los deja para ltima hora? Siente que el tiempo vuela? Ha notado que la falta tiempo para sus actividades personales? Se siente frustrado por no cumplir con sus metas y expectativas?

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ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA

Tal vez respondi afirmativamente a varios de los cuestionamientos anteriores. Por ello debe:

Definir estrategias adecuadas para organizar y administrar el tiempo de manera eficiente y satisfactoria Evitar el mal uso del tiempo No posponer para ltima hora la ejecucin de actividades planeadas

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ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA

Frases comunes como: no tengo tiempo y no puedo perder el tiempo, son engaosas y surgen de una mala administracin No confunda prioridades Tenga objetivos claros No trate de hacer ms cosas de las razonablemente posibles Aprenda a decir NO

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75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
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El tiempo es un recurso limitado Afronte sus tareas con actitud relajada Deje de ser perfeccionista Trate su lugar de trabajo como un espacio para lograr la mxima eficacia Cree un ambiente de trabajo que potencie su energa y creatividad

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75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
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Disponga de altos niveles de energa Es ms importante elegir el destino correcto que la velocidad de avance Establecer por escrito sus metas y objetivos facilita su logro Siempre asigne fechas lmite para alcanzar sus metas Aprenda a hacer cmodo lo incmodo

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Divida sus grandes metas en un conjunto de metas ms pequeas Adquiera el hbito de planificar todos los das Determine la importancia de cada tarea programada Al planificar piense en resultados, no en tareas Prevea el tiempo de desarrollo de cada tarea

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Evite las distracciones! Cree el hbito de planificar el da siguiente, antes de acostarse Siempre que sea posible, trate de terminar cada tarea de una vez En tareas complejas, desarrolle un mapa que clarifique todo el proceso Prepare por anticipado las reuniones en las que participe

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Aprenda a lidiar con lo inesperado Trate diariamente de generar pequeos incrementos de productividad Al planificar, considere un 10 a 15% para imprevistos Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas o compromisos Habitese a dejar las cosas en su sitio cuando termine de utilizarlas

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Prepare todo lo necesario antes de iniciar cualquier labor Evite acumular papeles en su mesa de trabajo Utilice todas las herramientas que le ayuden a ser ms efectivo Comience realizando las tareas ms complejas y pesadas primero Tome accin de manera inmediata!

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Comience su jornada generando una inercia positiva Habitese a comenzar pronto por la maana Haga de la puntualidad un hbito Pregntese frecuentemente Cul es el mejor modo de usar mi tiempo ahora mismo? (Pregunta de Oro) Trabaje con consistencia

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Procure ajustarse al orden de importancia de sus tareas Realice las tareas rutinarias en las horas de menor energa Tome el tiempo necesario para aprender lo que le haga ms efectivo Busque formas de simplificar y facilitar las tareas rutinarias Rtese a terminar sus tareas antes del plazo que se haya fijado

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Convirtase en una persona de accin Comience ya a alimentar el ciclo del xito Convierta las tareas que hace a diario en poderosos hbitos Imagine que slo tiene medio da para realizar el trabajo de todo el da Elimine las interrupciones personales

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Aprenda a decir NO cuando sea necesario Elimine desplazamientos innecesarios Siempre que sea posible, agrupe todas las pequeas tareas para realizarlas en forma simultnea Premie sus resultados! Utilice un sistema visible para medir el avance en sus proyectos

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Cuando una tarea se dificulta, intente comenzar por un punto que no sea el principio Trate de reducir la energa gastada duplicando procesos creativos Acte como su propio entrenador Enfrntese a los retos y dificultades dndoles la cara Delegue siempre que le sea posible, pero mantenga el control

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Establezca un sistema eficiente de archivo Mantenga siempre a la mano su planificador personal Cree el hbito de tomar decisiones en forma rpida y efectiva Minimice el tiempo que invierte en preparar respuestas Aprenda tcnicas de lectura rpida

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No reste importancia a los pequeos ladrones del tiempo Cree y revise peridicamente una lista recordatoria de compromisos futuros Dedique una semana a verificar cmo est utilizando su tiempo Reconozca cundo se hace necesario un cambio de rumbo Mantenga un registro del tiempo que toma la realizacin de cada trabajo

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Evale qu tipo de tareas deja siempre para ms tarde Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento Sopese las consecuencias que conlleva postergar las tareas Compromtase con alguien que le importe, para reforzar su determinacin Piense antes de actuar

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Convierta las tareas tediosas en algo agradable de realizar Venza la postergacin postergando la postergacin Antes de iniciar un trabajo, visualcelo como si ya estuviese terminado Analice las razones para postergar una tarea contra los beneficios de terminarla Piense en alguien a quien admire por sus resultados y acte como l

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CONCLUSIONES

El tiempo es cada vez ms escaso. No lo malgastemos Planifiquemos las actividades Aprendamos a manejar el estrs que produce el manejo del tiempo Organicemos nuestro tiempo No hagamos cosas intiles Definamos prioridades

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CONCLUSIONES

Utilicemos las herramientas que nos ayudan a administrar nuestro tiempo No seamos procrastinadores Evitemos empapelarnos Aprendamos a reconocer lo URGENTE No nos comprometamos si no estamos seguros de poder cumplir

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MUCHAS GRACIAS!