SiteGround Tutorials

vTiger Tutorial

What is Vtiger

Vtiger CRM 4.2.x is an Open Source CRM software, used mainly by small and medium ­sized businesses.
Vtiger CRM can be used to manage your company wide CRM and Inventory Management activities,
such as sales force automation, customer support & service, marketing automation, procurement &
fulfillment effectively. With SiteGround hosting you can use all vTiger features. 

VTiger Tutorial includes the following sections:

How to install vTiger CRM on your website;  
How to change vTiger themes to customize the look of your site;  
How to use vTiger: how to create new contacts and accounts in it;  
How to start receiving emails directly at the CRM;  
How to make vTiger backups and protect your data.  

SiteGround has long experience in providing web space for CRM sites. Our  vTiger hosting service is the
best choice for you for it offers the richest set of features, CRM ­expertized support team and lots of
FREE tools. 

 
(c) Copyright 2006 SiteGround Web Hosting Services . All rights reserved 

You may use this tutorial for your own use. You may not distribute it in any form without the express permission of 
the publisher. You may provide a link to the publisher's web site, where this tutorial can be used from. This tutorial 
is provided free of charge and without any warranty of any kind.

VTiger Installation

How to install Vtiger CRM?

Get a FREE Vtiger installation with SiteGround  vTiger hosting Package! 

In order to install the Vtiger on a SiteGround hosting account, please follow the instructions bellow:  

Pre­installation Steps 

 Step 1: Database setup:   

Please, check our MySQL tutorial, to see  how to create MySQL database and user  and how to link

them together.  

 Step 2: Upload Files 

Now your database is up and ready to be filled in with data. But first you have to upload the Vtiger
CRM files to your hosting account. Please, go to  http://www.vtiger.com/  and download the latest
stable release. 

You need to download the LAMP version ­ it includes only the source code of Vtiger CRM ­ we have already 
installed Apache, MySQL and PHP on our servers). 

Extract it on your computer  ­ the archive will uncompress to a folder that contains the files of the
installation: 

vtiger_crm/index.php 
vtiger_crm/modules 
vtiger_crm/includes/ 
vtiger_crm/schema/ 
vtiger_crm/themes/ 
etc.  
installation: 

vtiger_crm/index.php 
vtiger_crm/modules 
vtiger_crm/includes/ 
vtiger_crm/schema/ 
vtiger_crm/themes/ 
etc.  

Now, please, start your favorite FTP client ( learn more about FTP ).  

You should have already chosen where Vtiger will be installed on your account. If you want it to be
your main website application, you should upload the files and folders of the installation directly inside
the public_html/ folder (or www/  ­ they are the same) of your account. In other words, if Vtiger is to
be visible at  http://YourDomain.com/ , the files should be uploaded inside  public_html/
folder. 

If you want Vtiger installed in a sub ­folder, create one inside public_html and upload all the files there.
For example, if Vtiger is to be installed at http://www.yourdomain.com/vtigersite/, please, create the
public_html/vtigersite directory and upload the files in there, which should produce similar paths:  

public_html/vtigersite/index.php 
public_html/vtigersite/modules/ 
piblic_html/vtigersite/cron/ 
etc.  

Have a bottle (or two) of nice beer while the files are being uploaded. :) 

vTiger Installation

Finally, you are ready to proceed with the installation. Please, point your browser to the URL where
you have uploaded the files. We will assume Vtiger CRM will be your main website, so type
www.yourdomain.com in your browser. The steps of the installation process are very straight forward
and well­explained, so we will only discuss the most important ones in detail. 

 Step 1: The Vtiger installation is beginning. If you wish, you may send the Vtiger developer
information about you (email and name), if not  ­ click NEXT. 

  Step 2: The Vtiger installer is making the checks  ­ if everything is fine, you should see some
green text (available, writable, version numbers etc.)   

 Step 3: Database configuration: This is where you tell Vtiger how to access its database. Some
time ago, you should have created an MySQL database and user  ­ please enter the details in the boxes
provided.  
  

 Step 3: Database configuration: This is where you tell Vtiger how to access its database. Some
time ago, you should have created an MySQL database and user  ­ please enter the details in the boxes
provided.  

Note, that the name of the database and the username are prefixed with "username_" where username is your 
cPanel login name.

Do not forget to type in the password of the MySQL user. Remember that it is case­sensitive. 

For "Host Name" enter "localhost";  
Site configuration: Here you should leave the information as it is  ­
URL: http://www.yourdomain.com/; 
Path /home/yourcpaneluser/public_html/;  
Path to the Cache folder : cache/;  
Admin configuration: username: admin;   
password: admin (by default).  

Click NEXT. 

 Step 4: Confirm System Configuration: Please check again the system configuration and click
"Change" if you need to change some data or "Also populate with Demo Data" if you wish. Click
"Create".  

 Step 5: Here the Vtiger tells us that the configuration file is written successfully
(config.inc.php).   

 Step 6: The vtiger CRM installer now creates the database tables and populates them with
demo data. This may take some time (a minute or two). After completion please click "FINISH".  
  Step 5: Here the Vtiger tells us that the configuration file is written successfully
(config.inc.php).   

 Step 6: The vtiger CRM installer now creates the database tables and populates them with
demo data. This may take some time (a minute or two). After completion please click "FINISH".  

 Step 7: Congratulations! Your vTiger is now up and running. Note your administrator username
and password (admin/admin by default).   

 
(c) Copyright 2006 SiteGround Web Hosting Services . All rights reserved 

VTiger Themes

How to change the Vtiger Themes/Templates?

Changing the theme/template with Vtiger is quite an easy task. Generally, you will just have to
download the theme archive, extract it to your local computer and upload it to your
'Vtiger/themes'  folder. You can find nice themes within the Vtiger official site forum. 

First, we will need to find a theme archive to use. For the purpose of this tutorial I have chosen
CleanBusiness theme, which is available for free at  www.vtiger.com . Please, download CleanBusiness.zip
file on your local computer and extract it. This will create a new directory called CleanBusiness. 

To make the new theme available for your Vtiger application however, we will have to upload it first.
Please, open an  FTP connection using your favorite  FTP client  and navigate to your Vtiger folder. In
our case this is the  'www'  directory. From there, please enter the themes folder (themes) and upload
the whole extracted CleanBusiness/ directory. This will create a new sub ­folder with the same name,
which will have the following full path:  /www/themes/  CleanBusiness . 

Once uploaded, please enter your Vtiger login page  (www.domainname.com) . From the main login

page you are able to choose the CleanBusiness theme.   
Once uploaded, please enter your Vtiger login page  (www.domainname.com) . From the main login
page you are able to choose the CleanBusiness theme.   

Additionally, you can try changing the theme to one of the 4 already available themes that comes with
every default installation of Vtiger. 

 
(c) Copyright 2006 SiteGround Web Hosting Services . All rights reserved 

How to use Vtiger CRM?

How to create contacts in Vtiger CRM?

First, contacts are people related to sales accounts. There is a tab  Contacts which brings you to a list
with all the contacts. You can add contacts from this page. Contacts may also be added directly from
the top ­level shortcuts menu on the home page.  

By clicking on the link  New Contact on the top ­level menu you are taken to a page with numerous

fields. There you can store quite detailed information about your contact. You don't have to fill all the
fields, but the  Family Name by which the contact is saved.  

Another way to add a new contact is by the shortcut Add Business Card  from the Contact menu.
The difference is that here are provided less details. There is also a possibility to import a contact from
a vCard by uploading the file. The link to this can be found on the Shortcuts  menu in Contacts tab. 

It is useful to know that  Contacts can be exported to a .csv file (Outlook compatible). This is done by
checking the box next to the Contact's name and clicking the  Export link at the bottom of the list. 

How to create accounts in Vtiger CRM?

For managing your accounts, please click on the Accounts  tab. Creating account is just as easy as
everything else in this very user friendly application. You have a link for creating contacts on your top ­
level shortcuts menu. It is recommended to fill in as much information as you have so that everyone
can benefit from it. Make sure you fill in Account Name as it is used for the name by which the account
will be stored. 

Creating  Leads, Potentials, Invoices, Tasks  or scheduling  Meetings and  Calls is similar to the

mentioned above. Just follow the link on the top­level shortcuts menu on the home page. Click on the
corresponding tab for more details and operations.  

Please note that the Dashboard Chart  is not supported in PHP 5! 

 
(c) Copyright 2006 SiteGround Web Hosting Services . All rights reserved 

Vtiger Email Setup
 (c) Copyright 2006 SiteGround Web Hosting Services . All rights reserved 

Vtiger Email Setup

In vTiger you have the possibility to receive emails at the CRM directly. Before you can receive any email at your
CRM you must have setup the access to your receiving email server. The condition is that an user possesses an
entrance to an email server outside of the CRM system.  

To configure the access to the receiving mail server click on  My Home Page  ­> Emails menu at the navigation

area. You do not need administrative privileges for this operation. The email client menu opens, as shown here: 

Incoming mail server configuration

Click on the [Settings] icon to open the incoming email server configuration menu.  
Click on the [Settings] icon to open the incoming email server configuration menu.  

You have to enter all configuration data as described below. 

Email ID 

Display Name ­ You should give each mail server an unique name. This name will be displayed at the
mail server account list.  
Email ­ You must enter the email address you use at your receiving mail server. Please use the full email
address: username@yourdomain.com Where username is the username of your actual email account
and yourdomain.com is your domain name.  

Mail Server Settings 

Mail Server Name or IP ­ You must enter the address of your mail server. You may use a name or the
IP address. You should use mail.yourdomain.com  
User Name & Password ­ You must enter the user name and the password you use to access the mail
server.  
Mail Protocol  ­ At the current release only IMAP as your email protocol is supported and fully
functional. The POP protocol will be available in the future.  
SSL Options  ­ You must select whether you communicate with your email server encrypted or not.
Please DO not use this option and select No TLS.  
Certificate Validations ­ If you use encryption to access the mail server you should select whether the
certificate is validated. Please select Do Not Validate SSL Cert.   
Use Internal Mailer ­ If configured by your service provider you might use the internal mailer to send
emails.  
Refresh Timeout ­ You may change the refresh rate.  
Emails per page  ­ You may select the number of emails (webmails) you want to display at a single
page.  

Outgoing mail server configuration
 Refresh Timeout ­ You may change the refresh rate.  
Emails per page  ­ You may select the number of emails (webmails) you want to display at a single
page.  

Outgoing mail server configuration

If you would like to  send emails from the CRM system or if you would like to receive notifications you must
configure the  Outgoing Mail server. To do so, please, click the [ Edit] button at the Outgoing Server menu to
enter your mail server configuration  

Server name ­ Use mail.yourdomain.com where yourdomain.com is the actual domain name.  
Enter the correct login details  
Check the box Requires Authentication.  

Well done! You have successfully configured your vTiger email settings! 

 
(c) Copyright 2006 SiteGround Web Hosting Services . All rights reserved 

Vtiger Backups

Creating backups of Vtiger CRM and its MySQL database and restoring them

There is no backup tool included in the application.   

In order to restore fully your Vtiger CRM you need to have the database restored and the files copied
backed to the server.  

So first we need to export the database. It can be done from  PhpMyAdmin. In order to reach it you
have to log in your Cpanel, go to MySql databases and at the bottom of the page is the link to
PhpMyAdmin. Exporting your database is simple. 

First, on the left side, please choose your Vtiger CRM database. Then click the Export tab. Next select
all the tables. From Structure options  check also Add DROP TABLE  and then click  Go. Thus you'll
download a sql file on you computer. Now we have the MySql file needed for backups.  

We can restore our backup by importing the mentioned sql file into an empty database or into a Vtiger
CRM database. In order to do that we go again to our PhpMyAdmin and choose the database we've
PhpMyAdmin. Exporting your database is simple. 

First, on the left side, please choose your Vtiger CRM database. Then click the Export tab. Next select
all the tables. From Structure options  check also Add DROP TABLE  and then click  Go. Thus you'll
download a sql file on you computer. Now we have the MySql file needed for backups.  

We can restore our backup by importing the mentioned sql file into an empty database or into a Vtiger
CRM database. In order to do that we go again to our PhpMyAdmin and choose the database we've
specified to use with our Vtiger CRM. Then we click on the SQL tab and from the second menu we
browse to the sql file on our PC and click  Go. If the query is successful our database has been
populated with the backup data.  

After the database backup procedure we'll proceed with the files. The easiest option is to copy the
whole folder with Vtiger CRM from the server to your local PC by FTP. Later when you want to restore
your old Vtiger CRM just copy back the files from your pc to the server in the proper folder.  

Please, feel free to contact us if you have any questions or recommendations about this tutorial at:
tutorials 'at' siteground.com  

 
(c) Copyright 2006 SiteGround Web Hosting Services . All rights reserved