1. Introduccin 1.2. Definicin/concepto de organigrama 1.3. Objeto 1.4. Utilidad 1.5.

Criterios a considerar para disear el organigrama

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

1. Introduccin

Todas las empresas necesitan un marco de actuacin para funcionar correctamente. Este marco lo constituye la estructura organizacional, esto no es ms que la especificacin de los puestos de la empresa organizados de manera jerrquica, sus divisiones y las conexiones existentes entre todas las reas. La representacin grfica de la estructura organizacional se le conoce como organigrama. 1.2. Definicin/Concepto de organigrama Es la representacin grfica de una institucin o empresa que muestra: *Niveles jerrquicos *Canales formales de comunicacin *Lneas de autoridad *Supervisin y asesora 1.3. Objeto/Propsito Es la herramienta idnea para expresar y transmitir de forma grfica y objetiva la composicin de una empresa. 1.4. Utilidad *Proporciona una imagen formal de la organizacin *Facilita el conocimiento de la organizacin, as como de sus relaciones de jerarqua y coordinacin. *Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional. *Constituye una fuente autorizada de consulta. 1.5. Criterios a considerar para disear el organigrama *Precisin Definir con exactitud todos los puestos y sus interrelaciones. *Sencillez El organigrama debe de ser tan simple que todos puedan entenderlo, incluso aquellos que no pertenezcan a la empresa

*Presentacin

El objetivo que tiene el organigrama de ser una herramienta til para la empresa depende de su formato y estructura. *Vigencia El organigrama debe mantenerse actualizado. 2. Clasificacin Los organigramas se clasifican en cuatro grandes criterios: (1) por su naturaleza, (2) por su mbito, (3) por su contenido y (4) por su presentacin. 2.1. Por su naturaleza *Microadministrativos Corresponden a una sola organizacin y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las reas que la conforman. *Macroadministrativos Contienen informacin de ms de una organizacin. *Mesoadministrativos Consideran a una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. 2.2. Por su mbito *Generales Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. *Especficos Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin. 2.3. Por su contenido *Integrales Representan a todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Los organigramas integrales y generales son equivalentes.

*Funcionales

Incluyen las principales funciones asignadas a cada puesto y las interrelaciones entre cada uno. Presentan a la empresa de una forma general. *De puestos, plazas y unidades Muestran a cada puesto con las plazas necesarias: el nmero de vacantes disponibles y el nmero de personas que ya laboran en el puesto. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas. 2.4. Por su presentacin *Verticales Presentan a los puestos ramificados de arriba hacia abajo, empezando por el titular de la empresa, nivelados jerrquicamente. Esta presentacin es la ms utilizada en administracin y por eso se recomiendo utilizarla en los manuales de organizacin. *Horizontales Muestran a los puestos ramificados de izquierda a derecha, en la izquierda superior se coloca al titular de la empresa. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, las lneas de mando se estructuran horizontalmente. *Mixtos En estos organigramas se utilizan combinaciones horizontales y verticales para facilitar su diseo. Se recomienda utilizarlos para aquellas empresas que tienen un gran nmero de puestos en la base de la empresa. *De bloque Son organigramas parecidos a los verticales, slo que estos tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de puestos en espacios ms reducidos. Utilizan muy bien el espacio, su diseo permite que aparezcan puestos en varios niveles jerrquicos. 3. Diseo (Criterios de) 3.1. Forma Se debe utilizar solamente un tipo de figura para representar a cada puesto. Los textos debern aparecer horizontalmente y usualmente se utilizan rectngulos. 3.2. Dimensin Los rectngulos utilizados para representar cada puesto deben de tener exactamente el mismo tamao.

3.3. Colocacin de los puestos Los puestos deben de ubicarse visualmente segn se indica a continuacin: *En diferente nivel jerrquico Los puestos deben de organizarse de acuerdo al nivel jerrquico, empezando por el nivel ms alto. Los niveles jerrquicos varan de acuerdo a su naturaleza, enfoque (procesos, funciones, o ambos y proyectos), sector, giro industrial y mbito de actuacin. Sector pblico. Por lo general, en la administracin central estos niveles son: Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel Cuarto nivel Quinto nivel Sexto nivel Sptimo nivel Octavo nivel Noveno nivel Dcimo nivel Undcimo nivel Secretario Subsecretario Oficial mayor Coordinacin general Direccin general Direccin de rea Subdireccin de rea Departamento Oficina Seccin Mesa

Administracin paraestatal rgano de gobierno rgano de gobierno Primer nivel Segundo nivel gerencia general Tercer nivel Cuarto nivel Asamblea general Consejo de Administracin Direccin general o presidente o vocal Subdireccin general, direccin divisional o Direccin o gerencia divisional o direccin de rea Departamento

Quinto nivel Sexto nivel Sptimo nivel

Oficina Seccin Mesa

Sector privado Los niveles de usos generalizados en este sector son: rgano de gobierno rgano de gobierno Primer nivel Segundo nivel gerencia general Tercer nivel Cuarto nivel Quinto nivel Asamblea de accionistas Consejo de administracin Direccin general Subdireccin general, direccin divisional o Direccin o gerencia divisional o direccin de rea Departamento Oficina

*En el mismo nivel jerrquico Secuencia de unidades Deben de presentarse primero las unidades sustantivas y despus las adjetivas Actividades sustantivas: son aquellas que se relacionan con el giro de la empresa (razn de la empresa) Actividades adjetivas: son las que sirven de apoyo a las sustantivas como las del rea administrativa. Secuencia de actividades Se refiere a cuando los puestos se distribuyen de acuerdo a la importancia de las actividades realizadas tomando en cuenta las prioridades de la empresa. Segn la cobertura de funciones Cuando adems de los criterios anteriormente mencionados, para el acomodo del organigrama se considera la posible sustitucin de rganos. En los organigramas verticales, las unidades se colocan de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, en tanto que en el caso de los horizontales se ubican de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

3.4. Lneas de conexin Para mostrar las relaciones existentes entre cada puesto, en el organigrama se utilizan trazos lineales. A continuacin se brindan criterios especficos para realizar el diseo correctamente. 3.4.1. Relacin lineal En ella la autoridad y responsabilidad se transmiten mediante una sola lnea, esto permite establecer una relacin entre cada uno de los puestos que aparecen en el organigrama. Recomendaciones: *Las lneas que interconectan cada rectngulo del organigrama deben de ser ms gruesas que las que trazan el rea del mismo. *Las lneas de conexin no deben de terminar con flechas orientadas hacia abajo pues se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad *Las relaciones entre un superior y sus puestos subordinados deben de estar representadas por una sola lnea. *Se deben de eliminar los trazos y tramos injustificados *Todas las lneas de conexin deben de mantener el mismo grosor en todos los niveles. 3.4.2. Relacin de autoridad funcional Representan la relacin de mando especializado, no la de dependencia jerrquica, es decir que algunos puestos tienen una autoridad que los supervisa en una actividad en especial en la que esa autoridad es experta. Este tipo de nexo se representa por medio de lneas cortas de trazo discontinuo que salen de la parte superior del rectngulo de la autoridad funcional hacia el puesto que dirige o la lnea de mando de varios puestos. 3.4.3. Relacin de coordinacin Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes puestos de la empresa. Se representa por medio de lneas largas de trazo discontinuo que salen de la parte inferior del rectngulo de un puesto y se conectan con otro. 3.4.4. Relacin de asesora

Existen algunos puestos que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a otros pertenecientes formalmente a la estructura orgnica de la empresa. Existen dos tipos de asesoras: Asesora interna: Es la que proporcionan algunos puestos a otros, ambos se encuentran dentro de la estructura orgnica. En el organigrama suelen representarse por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de mando del puesto al cual asesoran. Asesora externa: Es la que brindan aquellos puestos que desempean sus funciones de manera independiente. Se representan por medio de lneas de trazo discontinuo colocadas de manera perpendicular a la lnea de mando del puesto del cual dependen jerrquicamente. 3.4.5. Relacin con comisiones Interinstitucionales Estas comisiones se integran con representantes de diferentes instituciones. Cuando forman parte del organigrama se asignan al titular de la empresa y se representan mediante un rectngulo de trazo discontinuo corto ligado perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea de trazo discontinuo largo. Comisiones internas Estas comisiones dependen jerrquicamente del rgano rector de sus actividades y en el organigrama se representan mediante un rectngulo y lnea de trazo discontinuo corto.

3.4.6. Relacin con rganos desconcentrados Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Para que la distincin entre ellos y el resto de la organizacin quede suficientemente clara, debe trazarse una lnea de eje que los separe.

1. Autorizacin para realizar el estudio 2. Integracin del equipo de trabajo PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE ORGANIGRAMAS 3. Determinacin del programa de trabajo 4. Captacin de informacin. 5. Clasificacin y registro de la informacin