MANUAL MICROSOFT PROJECT

Diseado por: Nelson Armando Agudelo V. Mg. Ingeniera de Sistemas Junio de 2008

Diseado por: Nelson Armando Agudelo Vanegas. Nelson_agudelo@hotmail.com Basado en: Microsoft project 98 paso a paso / AMJ. Catapult (Empresa comercial). C. (Autor corporativo). Espaa : McGraw-Hill Interamericana, 1998

1. INTRODUCCIN Y CONCEPTOS BSICOS PROYECT: Microsoft Project es un programa de gestin de proyectos poderoso y flexible que le ayuda a planificar, gestionar y comunicar eficientemente la informacin acerca de los proyectos de manera eficaz, combinando la potencia de la programacin del Mtodo de la Ruta Crtica (CPM) con la facilidad de un ambiente grfico como Windows. PROYECTO: Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos, actividades o tareas con un principio y un final identificados y se centra en alcanzar un objetivo claro, basndose en parmetros tales como tiempo, costo y recursos. ADMINISTRAR PROYECTOS: En esencia, la administracin de proyectos es simplemente la planificacin, organizacin y administracin de las tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitacin de tiempo y costos. CAMPO DE APLICACIN: La Administracin de proyectos tiene cabida en cualquier aspecto del desarrollo empresarial. Ya sea en lo referente a proyectos de adecuaciones fsicas tales como construcciones civiles, montajes de maquinaria y equipos o en cualquier proyecto de tipo administrativo o gerencial en el cual intervengan varios responsables de las tareas y recursos para el logro de objetivos y resultados dentro de unos parmetros de tiempo y costos predeterminados mediante un anlisis previo. Otra manera de considerar la administracin de proyectos es en razn de las respuestas a las preguntas que le ayuden a responder: Qu hay que hacer?. Quien o que lo realizar?.

Para cuando debe estar realizado?. Cuanto costara?. Que suceder si no se termina a tiempo el trabajo?.

FASES EN LA ADMINISTRAClN DE UN PROYECTO Planificacin del Proyecto y creacin de una programacin.

Antes de comenzar un proyecto, necesitas definir el objetivo y la definicin de tareas necesarias para el desarrollo del mismo, sus duraciones, asignacin de recursos a las tareas, relacin entre las tareas y determinacin de los costos. Es la fase ms importante de la administracin de proyectos. Tambin se deben definir los hitos (), los cuales representan un evento o condicin que marca la finalizacin de uno de los objetivos de un proyecto, la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas la finalizacin de una fase del proyecto, Los hitos le ayudan a organizar las tareas en grupos lgicos o secuencias. En Project los hitos suelen tener una duracin de cero, ya que un hito marca un punto especfico del plan que designa la finalizacin de una fase del proyecto. Todas las fases posteriores del proyecto se basan en la informacin que se le proporciona cuando se planifica y crea la programacin. Gestin o administracin del proyecto

Esta etapa se extiende desde la creacin y definicin del proyecto hasta que el mismo quede completamente realizado. Esta etapa del proyecto incluye el seguimiento y ajuste de las tareas de tal forma que se vayan reflejando los cambios que ocurran en el progreso del mismo de acuerdo con lo planeado y conseguir que todo contine adelante hacia el objetivo del proyecto, usando

Microsoft Project, usted puede gestionar y coordinar eficazmente un proyecto, desde su concepcin hasta su finalizacin. Presentacin de los informes del proyecto

La presentacin de informes peridicos destinados a diferentes interesados en el proyecto y a distintos niveles de detalle constituye una actividad importante para el sentimiento adecuado de las etapas del proyecto. El usuario tiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, con el fin de mostrar la informacin deseada en un formato conveniente para el usuario. Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado

A medida que progresa un proyecto, Project recopila y almacena toda la informacin relativa a tareas, recursos y costos, Al final del proyecto, esta informacin puede ser utilizada para evaluar la efectividad del plan original y hacer recomendaciones sobre como mejorar la planificacin y el desarrollo en proyectos futuros.

IDENTIFICACIN DE LOS TRES COMPONENTES DE UN PROYECTO Todo proyecto tiene tres componentes fundamentales que son los siguientes: Las tareas Los calendarios Los recursos

 Las Tareas tienen unas secuencias y se relacionan unas con otras de ciertas formas especiales, lo que hace que cualquier variacin en una actividad pueda afectar las otras tareas relacionadas con esta, adicionalmente las tareas deben organizarse en orden jerrquico o esquema, tambin llamada Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT), la EDT lista las tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto, las tareas tiene a su vez tres componentes; Nombre de la tarea: Debe ser concreto, especfico y mesurable. Duracin: Se puede dar en horas, minutos, das, semanas. Precedencia: Todas las tareas de un proyecto no comienzan en forma simultaneas sino que algunas se deben desarrollar antes que otras, o terminar al mismo tiempo segn la lgica del proyecto, por lo tanto es necesario vincularlas para determinar su relacin, existen diversos tipos de precedencias que mostraremos en la tabla siguiente:

Figura 1. Precedencias

Ejemplos; Fin a comienzo: Es necesario realizar primero los banqueos del terreno (A) para poder construir un edificio (B). Primero se capacitan los vacunadores y a la comunidad (A) para comenzar las actividad de vacunacin (B). Comienzo a comienzo: En un edificio se pueden realizar simultneamente las tareas de instalacin de luz (A) y la colocacin del acueducto (B). Las actividades de llevar los vacunadores a la comunidad (A) y llevar los equipos biolgicos (B) se puede hacer simultneamente siempre y cuando haya dos vehculos. Fin a fin: Para el ensamble de un vehculo los motores (A) deben estar al mismo tiempo que los dems componentes (B) de ensamble. Comienzo a fin: La actividad de aplicacin de una vacuna a la comunidad (B) termina por que se ha inventado otra vacuna mas eficaz (A). Dentro de las tareas tambin se enuncia unos conceptos que se aplican una vez se haya realizado la vinculacin y permiten modificar su precedencia y a la vez modificar la duracin del proyecto estos son: Posposicin: Consiste en el comienzo de una tarea un tiempo ms haya del tiempo especificado para dar una holgura o tiempo para que se realicen otras tareas. (Este procedimiento se hace con las tareas vinculadas, Adelanto: Consiste en superponer una tarea antes de que finalice otra vinculada con ella.

Figura 2. Posposicin y Adelanto

Los Calendarios definen, para todo el proyecto o para un grupo de recursos o para un recurso particular, los das hbiles de trabajo y los horarios. Existe el calendario para todo el proyecto (Calendario base) y el Calendario de Recursos. Los Recursos de un proyecto son las personas, equipos y materiales involucrados en el desarrollo de las tareas.

MODELOS TRADICIONALES DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Los siguientes modelos han influido en el desarrollo del software de gestin de proyectos Diagrama de GANTT Es un modelo para representar grficamente las tareas a lo largo de una escala temporal. Se puede utilizar para presentar una programacin o para hacer seguimiento.

Figura 3. Diagrama de Gantt

Tcnica de revisin de evaluacin del programa (PERT) Este mtodo fue desarrollado en los aos 50 por la compaa Lockheed, cuando por encargo de la marina de los EE.UU., se enfrent al desafo del proyecto del submarino Polaris. EL PERT es un mtodo que utiliza probabilidades para calcular la duracin esperada de las tareas. Hoy en da un diagrama PERT (tambin llamado diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas,

Figura 4. Diagrama de Pert

Mtodo de la ruta crtica: (CPM) Es un modelo matemtico que permite calcular la duracin de un proyecto, basado en la duracin individual de las tareas, sus dependencias y cualquier posible restriccin que afecte a la disponibilidad de los recursos, identificando cuales de ellas son crticas en el proyecto. Este modelo es el ms utilizado en el software de administracin de proyectos, incluido Microsoft Project . La ruta crtica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programacin. La mayora de las tareas de un proyecto normal presentan alguna demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan tareas crticas. Si modifica las tareas para resolver sobre asignaciones u otros problemas de la programacin, tenga cuidado con las tareas crticas y recuerde que los cambios que realice en ellas afectarn a la fecha de fin del proyecto. La ruta crtica se visualiza tanto en el Diagrama de Gantt, como en el diagrama PERT, y se puede identificar en Microsoft Project porque est predeterminada con color rojo y se puede visualizar en el asistente para Diagrama de Gantt, el cul se ver ms adelante.

2. MANEJO DEL ENTORNO DE PROJECT

Para iniciar una seccin de Project se sigue el siguiente procedimiento 1. En la barra de tareas, pulse inicio. (Se abre el men inicio) 2. En el men inicio, apunte a programas y luego pulse Microsoft Project. 3. Si accede al cuadro de dialogo Bienvenido a Microsoft Project, pulse el botn Cerrar. 4. Se abre la ventana de programa de Project con un archiv de proyecto en blanco.

Microsoft Project esta compuesto por la barra de men, las barras de herramientas (estndar y formato), la barra de vistas y el cuerpo del documento donde se sitan las diferentes vistas. A continuacin se explicara el funcionamiento del programa teniendo en cuenta slo las utilidades bsicas del Project ya que el manejo de las dems es similar a la de cualquier programa de Microsoft como Word y Excel.

10

Barras de herramientas Barra de vistas Escala temporal

Cuadricula

Figura 5. Presentacin de PROJECT

Por medio de la barra de men se realiza la mayora de las operaciones necesarias para el manejo del Project. (Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Herramientas, Ventana, Formato)

Figura 6. Barra de Men La barra estndar permite realizar en forma directa acciones que igualmente se realizan con la barra de men tales como se muestra a continuacin;
Notas de la tarea Vincular y desvincular Dividir tarea Informacin de la tareas Asignar recursos Alejar y acercar

Nuevo proyecto, abrir y guardar.

Figura 7. Barra Estndar

Ir a tareas Asistente

para

11

Abrir un proyecto 1. Pulse el botn Abrir en la barra de herramientas estndar o seleccione Abrir en el men Archivo (Accedemos al cuadro de dialogo Abrir archivo) 2. Pulse el cuadro Buscar en: (Se presentan todas las carpetas contenidas en su PC). 3. Pulse dos veces la carpeta en la que tiene su archivo. 4. Pulse dos veces el archivo que desea abrir.

Guardar un proyecto Guardar su trabajo cada vez que realice cambios importantes en el proyecto es una buena idea. Para almacenar un archivo usando el nombre existente, pulse el botn guardar de la barra de herramientas estndar o pulse la orden guardar del men Archivo. Al almacenar un archivo en Project, le pregunta si desea almacenar el proyecto con lnea de base. Una lnea de base es una grabacin o foto del proyecto que resulta til para comparar la ejecucin actual con la programacin inicial. 1. Para guardar un archivo existente con un nuevo nombre, siga el siguiente procedimiento: 2. Pulse el botn Guardar como en el men Archivo (Aparece el cuadro de dialogo Guardar archivo) 3. Pulse el cuadro Buscar en: (Se presentan todas las carpetas contenidas en su PC).

12

4. Pulse dos veces la carpeta en la que va a guardar su archivo. 5. En el cuadro Nombre de Archivo introduzca el Nuevo nombre, no se requiere la extensin (MPP). 6. Pulse el botn Guardar.

Vincular o desvincular tareas Si las tareas que desea vincular estn en forma secuencial realice. Seale las tareas secuenciales arrastrado el mouse o aplicando

simultneamente las teclas SHIF + FLECHA Si las tareas que desea vincular no estn en forma secuencial realice. Deje presionado la tecla CTRL y con el mouse haga clic en las tareas a vincular. Nota: Por defecto la vinculacin es Fin a Comienzo para modificarla haga clic en la lneas de vinculo y elija la precedencia.

Figura 8. Vinculo

13

Dividir tarea Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se vuelva a reanudar ms adelante en la programacin. Esta posibilidad resulta til cuando se necesita interrumpir temporalmente el trabajo en una tarea para trabajar en otra. La divisin de una tarea en varias partes no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva programada para que se repita a intervalos regulares, como puede ser una reunin de personal. 1. Haga clic en Dividir tarea. 2. Desplace el puntero sobre la barra de tareas que desee dividir y despus haga clic en el punto de la barra de tareas donde ha de ocurrir la divisin. Sugerencia: Puede crear una divisin mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrndola a la derecha. Nota: Si arrastra una parte de una tarea dividida de forma que entre en contacto con otra parte, la divisin desaparecer.

Informacin de la tarea Permite observar informacin general de cada tarea, posponer y adelantar, observar los recursos que tienen asignado y colocar notas a las tareas tareas. la

cul consiste en una opcin que permite escribir notas importantes sobre las

14

Asignacin de recursos Permite asignar recursos a una o varias tareas seleccionadas en el Diagrama de Gantt, su explicacin se realizar posteriormente.

Alejar y acercar Permite alejar y acercar la informacin de las diferentes vistas de Microsoft Project,

Ir a tarea Cuando se manejan proyectos muy extensos es difcil ver la informacin en forma global, entonces para indicar que queremos ver la informacin de una tarea en especfico la seleccionamos en el Gantt hacemos clic en Ir a tarea.

Asistente para diagrama de Gantt El Asistente para diagramas de Gantt consiste en una serie de cuadros de dilogo interactivos con opciones para aplicar formato al Diagrama de Gantt, por ejemplo, para resaltar la ruta crtica. Cuando termine de seleccionar las opciones, el Asistente para diagramas de Gantt se encargar de aplicar formato al Diagrama de Gantt. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2. Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt . 3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt.

15

Sugerencia: Para deshacer el formato elegido mediante el Asistente para diagramas de Gantt, haga clic en Asistente para diagramas de Gantt y elija las opciones predeterminadas predeterminada. La barra de formato permite estructurar las tareas en un esquema lgico, es decir agruparlas en un orden lgico dividindolas en tareas resumen y subtareas al igual que permite realizar filtros. para devolver al Diagrama de Gantt la configuracin

Aplicar y quitar sangra

Mostrar y ocultar subtareas

Aplicar filtro

Ocultar asignaciones

Mostrar todas las subtareas

Figura 9. Barra de formato

Aplicar anular sangra Una vez que ha especificado la lista de tareas, tal vez descubra que algunas de ellas resumen el trabajo de tareas ms pequeas. Puede establecer una jerarqua para reflejar exactamente cmo se relacionan. Los esquemas pueden resultar de gran ayuda para organizar las tareas en tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangras debajo de ellas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea

16

de resumen se determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima subtarea. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee aplicar o anular la sangra. Haga clic en Aplicar sangra Anular sangra Notas Si necesita crear una tarea nueva para hacer una tarea de resumen, haga clic en Nueva tarea en el men Insertar. x Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente en una tarea. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangra o arrastre hacia la izquierda para anularla. x Para deshacer un esquema, anule las sangras de todas las subtareas hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel. para aplicar una sangra a la tarea o haga clic en para eliminar la sangra de la tarea.

Mostrar y ocultar subtareas:

oculta o visualiza las subtareas.

Ocultar asignaciones: oculta o visualiza las asignaciones de recursos.

Mostrar todas las subtareas: de resumen y tareas subordinadas.

Muestra todos el esquema completo de tareas

17

Aplicar filtro: completas etc.)

Permite especificar la informacin que se

quiere mostrar en pantalla (todas las tareas, slo las taras crticas, slo la tareas

VISTAS DE MICROSOFT PROYECT Una vista es un formato en el que puede introducir y visualizar informacin en Project. La vista por omisin es la del Diagrama de Gantt. vistas de formularios. individual o combinado. El programa le permite utilizar en la administracin de sus proyectos una amplia gama de 26 vistas predeterminadas. Cada vista puede ser mostrada usando el men Ver o la barra de vistas situada en el lado izquierdo de su vista, en esta barra. Se presenta las 8 vistas mas utilizadas en Proyect. El programa Project tiene varias Vistas en el men VER. Estas presentaciones consisten en las herramientas tradicionales de graficacin para la administracin de proyectos tales como grficos de GANTT, PERT, Histogramas de recursos, as como tambin pantallas que tienen filas 'y columnas con el formato familiar de las hojas de clculo, tales como la hoja de tareas y la hoja de recursos. El programa tambin suministra formularios especiales para entrar editar tareas y recursos (muestra informacin detallada, por cada recurso o tarea). Tales como Las vistas en Project se clasifican en tres categoras: vistas de hojas, vistas grficas y de diagramas, y Cada vista muestra combinaciones de informacin del Las vistas pueden mostrarse en un formato proyecto de formas distintas.

18

el Formulario de tareas y el Formulario de Recursos. Usted puede trabajar con cualquiera de esas vistas, o crear sus propias vistas, A continuacin se hace un resumen y una ilustracin de las vistas principales, con la idea de ambientar al usuario. en las diferentes presentaciones de Microsoft Project. Diagrama de GANTT El diagrama de Gantt consiste en una tabla de informacin sobre las tareas y un grfico de barras que muestra el cronograma del proyecto, es la vista por defecto de inicializacin de Project. Usted puede cambiar las columnas de la tabla, aplicando una tabla diferente del men de tablas o usando el comando de definicin de tablas. El Grfico muestra cada actividad como una barra, la cual a su vez indica la fecha inicial, fecha final y duracin de la actividad en una escala de tiempo. Puede cambiar la apariencia de las barras a su gusto con el comando FORMATO ESTILO DE BARRAS, adems mostrar diferentes escalas de tiempo con el Comando Zoom del men Ver Diagrama de PERT La Grfica PERT suministra una vista de la red de tareas y sus interrelaciones. Usted puede aplicar la opcin de ZOOM +/- para reducir o ampliar el tamao de los nodos del diagrama y permitir ver ms nmero de tareas en la vista. Presenta un diagrama semanal de las tareas del perodo, facilitando as un control permanente de las tareas que deben estar en ejecucin en cada perodo de tiempo.

19

Hoja de Recursos La hoja de Recursos es una tabla para entrar y revisar informacin de los recursos y crear reportes de texto. Usted puede cambiar las columnas de informacin en la hoja de recursos aplicando una tabla diferente. Histograma de Recursos El histograma de Recursos es un grfico de barras para mostrar los picos de utilizacin de un recurso a travs del tiempo. Esta vista se usa para mostrar disponibilidad y sobreasignacin de recursos. Usted puede utilizar esta vista para un recurso comn de varios proyectos que estn abiertos y que compartan recursos. Vista Uso de Recursos La Vista de Uso de Recursos muestra el total de trabajo asignado a cada recurso, porcentaje de asignacin, o costo para el perodo mostrado. Usted puede ver la asignacin de recursos para uno o varios proyectos abiertos si estos estn compartiendo recursos. resaltarse con diferentes colores. Pueden cambiarse las columnas de informacin en la porcin de la tabla de la vista, aplicando una tabla diferente del men de tablas, o usando el comando VER TABLAS Ms tablas. Los recursos sobre asignados pueden

20

Formulario de recursos En el Formulario de Recursos se entran o visualizan detalles tales como tarifas, informacin de costos y cdigos contables. Usando los comandos del MEN FORMATO, usted puede cambiar la parte de abajo del Formulario mostrar y entrar notas o modificar la cantidad de trabajo programado o la informacin de costos para el recurso. Vista entrada de Tareas Es una vista combinada, consistente en un grfico GANTT mostrado encima del Formulario de Tareas, El Formulario de Tareas muestra la informacin acerca de las tareas que se seleccionan en el Grfico de GANTT. informacin de las tareas, Formulario de Tareas En el Formulario de Tareas, se entran o visualizan detalles de tareas tales como tareas precedentes y subsiguientes, restricciones de fechas, asignacin de recursos, porcentajes de ejecucin. Usando comandos del men de formatos, usted puede cambiar la parte inferior del Formulario para mostrar y entrar notas, relaciones entre las tareas o informacin de trabajo, costos y recursos asignados a las tareas. Use esta vista combinada para entrar

21

Grfico Actividad PERT Este grfico muestra relaciones entre las tareas una a la vez, Presenta nicamente las tareas precedentes y subsiguientes a la actividad seleccionada. Hoja de Tareas Esta es una tabla de informacin de las tareas que usted puede utilizar para crear el proyecto, esquematizar tareas y crear reportes de texto. Ud. puede cambiar las columnas de informacin en la hoja de tareas aplicando una tabla diferente del men de tablas o usando el comando TABLAS Ms Tablas. Uso de una tabla para mostrar diferentes columnas Para cualquier vista que muestre informacin en un formato de fila y columna, la tabla aplicada determina cules columnas se muestran. Los grficos GANTT, hoja de tareas y vista de uso de recursos vienen con una tabla por defecto aplicada, pero usted puede fcilmente aplicar otra escogindola del men de tablas. Con el comando de definicin de tablas, usted puede personalizar las tablas suministradas en el Project o crear sus propias tablas. Cuando se personalizan o crean tablas, usted especifica las columnas que quiere, el orden de las columnas, su ancho y el alineamiento de informacin dentro de las columnas. Cualquier tabla que usted disee puede adicionarse al men de tablas. De esta forma tendr disponibles las tablas que usted ms utiliza.

22

Mostrar una vista La mayora de las pantallas suministradas son pantallas individuales, cuando usted escoge una de ellas, un panel o tablero la seccin de la ventana que contiene la vista ocupa la ventana entera. Por ejemplo, si usted escoge la vista de Grfica de GANTT, usted ver solamente la Grfica de GANTT en su pantalla. Usted puede combinar dos pantallas individuales para conformar una vista combinada. En una vista combinada, hay dos paneles en la ventana de Project situados uno encima del otro. Cada tablero contiene una vista separada. La vista de abajo muestra informacin detallada acerca de las tareas o recursos seleccionados en la vista de encima. Por ejemplo, la Vista de entrada de Tareas es una vista combinada consistente en una Grfica Gantt en el tablero superior y una Formulario de Tareas en el tablero inferior. La grfica de Gantt muestra la duracin de cada actividad en el grfico de barras, y el formulario de Tareas muestra informacin detallada nicamente de las tareas seleccionadas en el Grfico Gantt. Usando el men de pantallas, usted puede cambiar de una vista a otra para ver su proyecto desde diferentes perspectivas. Cundo usted quiera mostrar una vista combinada diferente a la de la Grfica Gant y de formulario de tareas, o si usted quiere cambiar de una vista sencilla a una combinada, escoja la vista de entrada de tareas u otra cualquiera de las pantallas combinadas que usted haya adicionado al men de pantallas. Para hacer esto, active el tablero que contiene la vista que usted quiere reemplazar y escoja cualquier vista de tablero sencillo del men de pantallas. Para cambiar de

23

una vista combinada a una vista sencilla, mantenga presionado SHIFT y escoja una vista sencilla del men de pantallas. Usted tambin puede cambiar de una vista combinada a una sencilla, usando el Mouse y arrastrando el cuadro de divisin (SPLIT BOX) hacia arriba o hacia abajo excepto en pantallas sencillas, o presionando SHIFT + F6 y usando las teclas de direccin para mover la barra de separacin (SPLIT BAR). Cuando cambia de una vista sencilla a una vista combinada arrastrando el cuadro de divisin (SPLIT BOX) o presionando SHIFT + F6, Project96 automticamente pone una formulario de tareas o una formulario de recursos en el panel inferior, dependiendo de como separe usted la vista de tareas o recursos. Por ejemplo, si usted separa la ventana cuando est trabajando con el grfico de Gantt, el formulario de tareas aparece en el panel inferior. Si usted abre la ventana cuando est trabajando con el histograma de recursos el formulario de recursos aparece en el panel inferior. Si usted no quiere el formulario de recursos o de tareas en el panel inferior, se puede cambiar fcilmente; solamente hay que activar el panel inferior y escoger otra vista sencilla del men de pantallas.

OTROS COMPONENTES DE LA BARRA DE MEN Tareas repetitivas Puede establecer que una tarea repetitiva se realice diaria, semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duracin para cada vez que se realice, cundo se realizar y cuntas veces o durante cunto tiempo se repetir. Las tareas repetitivas resultan tiles para administrar tareas del mismo tipo que suceden a intervalos regulares, por ejemplo, reuniones semanales. Puede

24

modificar los campos de una aparicin individual de una tarea repetitiva sin que ello afecte a las dems apariciones. 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila sobre la que desea insertar una tarea repetitiva. 2. En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. 3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea. 4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea. 5. En Esto sucede, seleccione el intervalo en el que se debe repetir la tarea. La opcin en la que haga clic determinar si se muestran las opciones Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. 6. En Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la frecuencia de la tarea. 7. En Plazo, escriba una fecha en el cuadro Desde y otra fecha en el cuadro Hasta, o escriba el nmero de veces que la tarea se repetir en el cuadro Repetir. Si no especifica una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utiliza las fechas de comienzo y fin del proyecto para determinar el nmero de repeticiones. Nota: Las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de insertar una tarea. Sugerencia: Para ver todas las apariciones de una tarea repetitiva, haga clic

en junto a la tarea repetitiva principal.

25

Crear un hito Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase principal. Si escribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese da. 1. En el campo Duracin, seleccione la tarea que desea cambiar y escriba 0 das. 2. Presione la tecla ENTRAR. Sugerencia: Tambin puede marcar una tarea como hito sin cambiar la

duracin. Haga clic en Informacin de la tarea , haga clic en la ficha Avanzado y luego active la casilla Marcar la tarea como hito.

Escala temporal La escala temporal es la que nos permite visualizar la duracin de cada una de las tareas en el Diagrama de Gantt y por lo tanto la duracin de todo el proyecto. La podemos visualizar haciendo doble clic sobre la misma en el men Formato haga clic en Escala Temporal. En el cuadro de dialogo se presenta la forma de modificar las escalas temporales (principal y secundaria), tales como la unidad de tiempo de cada escala, el formato de la etiqueta que se le da a cada escala, la alineacin de la etiqueta y el intervalo de los periodos de tiempo consecutivos que se presenten. La opcin ampliar corresponde al ancho porcentual de las columnas que conforman la escala temporal.

26

Figura 10. Escala Temporal

Informes Project suministra cinco formatos de informes para los reportes del proyecto, usted puede imprimir informes tales como Project los suministra, o cambiarlos de acuerdo a sus necesidades y editando los informes seleccionando diferentes opciones. Seleccione en el MENU VER el comando INFORMES, Project presenta el cuadro de dilogo Informes; presione sobre la opcin personalizados y escoja el informe que desee modificar y haga clic sobre modificar para cambiar la informacin que muestra el informe. Para la mayora de los informes, en el separador Definicin, especifique las columnas que sern incluidas en el informe escogiendo una tabla.. Puede hacer un reporte con todas las tareas o recursos, seleccionar un filtro del cuadro de dilogo y reportar informacin nicamente de tareas o recursos filtrados. En el separador Detalles, adems puede controlar la forma de presentacin de la informacin.

27

Tambin puede crear informes nuevos, o copiar y luego editar cualquiera de los informes originales listados en el cuadro de dilogos de VER INFORMES. Esto le permite conservar la versin original del informe. La forma de editar cada uno de los informes es bsicamente igual, aparece con ligeras variaciones, dependiendo del informe que usted est editando. Cuando usted est listo para imprimir su informe, usted puede establecer mrgenes y cualquier encabezamiento y pi de pgina. A continuacin se explican los cinco tipos de informes que pueden producirse.

Figura 11. Informes

Informes Generales Este informe presenta informacin detallada de las tareas, incluyendo informacin sobre fechas programadas, costos, trabajo de los recursos asignados y notas de las tareas. Usted puede ver esa misma informacin en el formulario de tareas, escogiendo formatos diferentes del men de vistas.

28

Informe de asignaciones Un informe de recursos presenta informacin detallada de los recursos en su proyecto, incluyendo informacin tal como fechas programadas, trabajo y costos para las tareas. Usted puede ver esa misma informacin en la parte de abajo del formulario de recurso. Informe actividades actuales El informe peridico de tareas lista las tareas programadas para cada periodo de tiempo dentro un rango especifico. Usted seala un perodo escogiendo aos, trimestres, meses, semanas o das en el cuadro de dilogo de edicin para informes peridicos de tareas. Usted puede tambin especificar la frecuencia para presentar los datos en el informe. Luego, cuando se imprime el informe, usted entra dos fechas para especificar el rango de tiempo que se quiere abarcar con el informe. Usted tambin puede incluir informacin detallada de la asignacin de recursos en el informe. Informe Cargas de trabajo El informe de recursos lista los recursos que estn asignados a las tareas para cada perodo de tiempo dentro de un rango determinado. Usted especifica el perodo de tiempo, escogiendo aos, trimestre, meses, semanas, das. Usted puede especificar la frecuencia con la cual se agrupa la informacin en los listados. Tambin puede escogerse imprimir o no las tareas a las cuales los recursos estn asignados.

29

Informe de costos El informe de costos presenta datos del presupuesto general del proyecto, cuadros de flujos de inversin y dems costos del proyecto. Informes personalizados. De los informes presentados anteriormente, todos ellos pueden ser personalizados para agrupar diferente informacin deseada por el usuario, tal como un flujo de inversin presentado en diferentes perodos de tiempo ya sea semanas, meses, aos o otra unidad de tiempo definida por el usuario, de igual forma se puede configurar la informacin mostrada en un reporte de usos de los recursos. Impresin de una vista Adicionalmente a los informes brevemente descritos anteriormente se puede imprimir las vistas tal como aparecen en su computador, estableciendo una vista con filtros, clasificaciones y opciones de formato, crear informes personalizados que puede luego imprimir en cualquier momento durante el proyecto. Utilice los comandos del men de tablas para cambiar el contenido, ancho, alineamiento y ttulos de las columnas de las tablas. Para fijar las mrgenes de sus informes o adicionar encabezamientos y pies de pgina, utilice el comando PREPARAR PAGINA del men ARCHIVO. Cuando la vista aparece como usted desea imprimirla, use el comando IMPRIMIR del men ARCHIVO; si hay una vista combinada en ese momento, Project solamente imprimir la vista que est activa.

30

3. CREACION DE UN PROYECTO

PROYECTO NUEVO En esta opcin se da la instruccin para crear un archivo nuevo, es decir Project/ crea una nueva rea de trabajo.

1. En el men Archivo - Nuevo INFORMACIN GENERAL El primer paso para crear una programacin consiste en abrir un nuevo archivo y designar la fecha de comienzo o de fin del proyecto, as como el resto de la informacin general del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo o de fin, Microsoft Project utilizar la fecha actual como fecha de comienzo. Para obtener ms informacin acerca de cmo programar a partir de una fecha de fin realice; 1. Haga clic en Proyecto - Informacin del Proyecto 2. Escriba una fecha de comienzo o de fin. Para escribir una fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. Si no est seguro de la fecha, puede elegir un da del calendario desplegable en cualquier cuadro. Para escribir una fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en el cuadro Fecha de fin.

31

Sugerencia

Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la

informacin en cualquier momento haciendo clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto.

Figura 12. Informacin del Proyecto Cada proyecto se compone de un conjunto nico de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y el objetivo del proyecto que se espera alcanzar. Como ayuda para recordar y comunicar detalles importantes, puede escribir informacin acerca del proyecto y consultarla o imprimirla cuando la necesite. 1. En el men Archivo, haga clic en Propiedades. En la ficha Resumen, escriba informacin acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que administrarn el proyecto y que se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto. Sugerencia Si lo desea, puede imprimir esta informacin cuando imprima el archivo de proyecto.

32

Figura 13. Propiedades del Proyecto Es recomendable tambin preparar la pgina para una posterior impresin de informes, hojas, formularios y grficos, indicando mrgenes, encabezados y pe de pginas, encuentre estas opciones por; 1. En el men Archivo, pulse Configurar pagina. 2. Pulse Mrgenes encabezado y pie de pgina. 3. Elija las opciones pertinentes para la mrgenes 4. Pulse el botn fecha para los pi o encabezados. 5. Pulse el botn Hora otras opciones que desee, 6. Pulse aceptar. La hora y la fecha son mostradas como un cdigo en el cuadro de texto, la fecha y hora actual del sistema es mostrada en el cuadro de muestra. Puede cambiar los das y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar la programacin de trabajo de todas las personas que trabajan en el proyecto.

33

Puede especificar los das y horas no laborables normales, como fines de semana y noches, as como los das festivos excepcionales, como las vacaciones. 1. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. Para cambiar todo el calendario, seleccione cada da de la semana en la parte superior. 2. Para cambiar un solo da, seleccione la fecha en el calendario. 3. Haga clic en Perodo no laborable para indicar los das libres, o en Perodo laborable para cambiar las horas de trabajo. Si ha hecho clic en Perodo laborable en el paso 3, escriba las horas de comienzo y fin de trabajo en los cuadros Desde y Hasta.

Figura 14. Calendario de Actividades

34

PARMETROS INICIALES En este paso se dan los datos iniciales de configuracin y parmetros para el ingreso de los datos al desarrollar una programacin, estos datos los defino por:

1. Herramientas - Opciones - Vista 2. Herramientas - Opciones - Programacin Algunos parmetros que se definen son: Ficha Vista: formato fecha, smbolo de moneda, decimales para costos, tarea de resumen del proyecto, mostrar nmero o smbolo en esquema.

Figura 15. Opciones - vista Ficha Programacin: se definen en esta ficha tipo de duracin predeterminado (Condicionada por el esfuerzo), mostrar duracin en: (Unidad de programacin, Project solo permite programar en: horas, minutos, das, semanas), mostrar trabajo en: (Unidad de trabajo, Project solo permite trabajar en: horas, minutos, das, semanas, recomendado horas).

35

Figura 16. Opciones - programacin

TAREAS DURACIN Y PRECEDENCIAS: Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los bloques que constituyen la programacin. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacin temprana de los problemas. En lneas generales, una tarea debe tener entre 1 y 2 semanas de duracin. Sin embargo, las tareas tambin pueden especificarse en minutos (como 30m), horas, das o semanas, en funcin de la medida que resulte ms exacta en cada caso. Escriba las tareas en el orden general en el que vayan a realizarse. Posteriormente, puede reorganizar o eliminar estas tareas, o agregar otras nuevas si es necesario. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea. 3. Presione la tecla ENTRAR.

36

4. En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m), horas, das o semanas. Escriba los incrementos menores, como medio da, con el formato 0,5 das. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. Si es necesario, puede revisar estas estimaciones ms adelante. Nota: No escriba fechas en los campos Comienzo y Fin. Microsoft Project

calcular las fechas de comienzo y fin en funcin de las dependencias entre tareas que especifique. Sugerencia: Puede agregar a una tarea una nota con explicaciones

detalladas, supuestos o indicaciones acerca del origen de la tarea. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y luego haga clic en Notas de tareas . Escriba la informacin en el cuadro Notas.

Figura 17. Introduccin de tareas

PERSONALIZAR Es la opcin por la cual se da toda la presentacin general al programa, tales como: Cuadricula, escala temporal de tiempo, estilo de texto, estilo de barras, asistente para diagramas de Gantt, diseo de la informacin asociada a las barras.

37

Para llamar la atencin sobre todas las tareas de una categora determinada, puede cambiar el formato de las barras de Gantt que representan a dicho tipo de categora en el Diagrama de Gantt. Por ejemplo, una categora puede incluir todas las tareas del proyecto o slo tipos especficos como las tareas hito o las tareas crticas y no crticas. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2. En el men Formato, haga clic en Estilos de barra. 3. En el campo Nombre, seleccione la categora (por ejemplo, Tarea o Hito) que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras. 4. En Forma inicial, Barra central y Forma final, seleccione las formas, los tipos o tramas y los colores de la barra. En este tema tambin entra las personalizacin del Diagrama de Gantt por medio de su asistente. Nota: Algunas categoras tienen nicamente una forma inicial (por ejemplo, los hitos), mientras que otras tienen forma inicial, barra central y forma final (por ejemplo, las tareas de resumen). Sugerencia: Para cambiar el formato de una barra de Gantt individual, seleccione la tarea y haga clic en Barra en el men Formato. Haga clic en la ficha Forma de la barra y despus cambie el formato de la barra de Gantt. Todas estas opciones las encuentro por el Men Formato. Adems puedo personalizar las tablas para el ingreso de informacin o para los diferentes informes que requiero por el Men Ver - Tablas - Mas Tablas. Recuerde que toda tabla debe tener en la primera columna, el

38

nmero de identificacin de la tarea, y que el nombre de la tarea siempre debe estar alineado a la izquierda para permitir la presentacin de los diferentes Estos pasos son los necesarios para la creacin de un proyecto, pero la mayora de los proyectos necesitan recursos para su realizacin y claro esta los proyectos tambin necesitan una actualizacin y seguimiento porque pueden existir limitaciones inconvenientes que conllevan a que el plan tenga que ajustarse a nuevas circunstancias por lo tanto los siguientes captulos expresan los pasos que se deben realizar para la asignacin de recursos y llevar un seguimiento del proyecto.

39

4. ASIGNACION DE RECURSOS

CREAR UNA LISTA DE RECURSOS Antes de comenzar a asignar recursos, puede especificar de una vez toda la informacin de recursos para el proyecto, como grupos de recursos y costos, mediante la creacin de una lista de recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar recursos a las tareas. Tambin puede crear una lista al agregar y asignar recursos a su proyecto. Las listas de recursos incluyen los nombres de los recursos y el nmero mximo de unidades como porcentaje de la disponibilidad de cada recurso.

Figura 18. Hoja de Recursos 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Entrada. 3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso. 4. Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en el campo Grupo. 5. Si es necesario, escriba el nmero de unidades disponibles de ese recurso en el campo Capacidad mxima, en forma de porcentaje.

40

Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso determinado. 6. Si es necesario, cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos. 7. Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso. Sugerencia: Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de del comando Recursos del Men
, y escriba un nombre de

tareas, puede agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevos recursos, haga clic en Asignar recursos

Herramientas, o en la barra de herramientas pulse

recurso en el campo Nombre. Tambin puede hacer clic en Direccin y seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico. ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS La asignacin de recursos a las tareas puede ser una parte importante del xito en la administracin del proyecto. Debe asignar recursos a las tareas cuando desee: Llevar a cabo un seguimiento de los costos y de la cantidad de trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas. x Garantizar un alto grado de responsabilidad. Cuando las responsabilidades estn claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea. x Disponer de mayor flexibilidad a la hora de planear la duracin de las tareas.

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego haga clic en Asignar recursos .

41

3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o haga clic en Direccin para seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico. Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo Unidades. x Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no adyacentes o presione la tecla MAYS para seleccionar recursos adyacentes. x Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje superior a 100 en el campo Unidades, por ejemplo 200 por ciento, para especificar dos carpinteros. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. 4. Haga clic en Asignar. Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso tambin aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt. Nota: Si no especifica informacin acerca de los recursos, Microsoft Project

calcula la programacin utilizando slo la informacin de la duracin de las tareas y la dependencia entre tareas. Sugerencias Al programar los cambios, puede reemplazar un recurso por otro. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en

42

Reemplazar. Seleccione uno o ms recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar. x Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacin, puede mantener en pantalla el cuadro de dilogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project. x A medida que asigna ms recursos a una tarea, la duracin se reduce para reflejar este hecho. Si desea que la duracin de la tarea se mantenga invariable, independientemente de los recursos que asigne, seleccione la tarea, haga clic en Informacin de la tarea y elija la ficha Avanzado. Desactive la

casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.

CAMBIAR LA PROGRAMACIN DE TRABAJO DE LOS RECURSOS De forma predeterminada, las horas y los das no laborables definidos en el calendario del proyecto son los predeterminados para cada recurso. Si los recursos van a trabajar los mismos das y las mismas horas, puede utilizar este calendario para todos los recursos. Sin embargo, si necesita especificar diferentes perodos laborables para cada recurso, puede modificar los calendarios de recursos individuales para dichos recursos. 1. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3. En el calendario, seleccione los das que desee cambiar. Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, seleccione el da que aparece en la parte superior del calendario.

43

4. Haga clic en Predeterminado, Perodo no laborable o Perodo laborable. 5. Si en el paso 4 hizo clic en Perodo laborable, escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta. Sugerencia: Si un grupo de recursos ha de tener el mismo horario laboral especial y los mismos das no laborables, puede crear para ellos un calendario base nuevo. Haga clic en Nuevo de Cambiar Calendario Laboral, y escriba un nombre para el calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para comenzar con un calendario predeterminado. Si desea tomar como base un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del calendario y despus elija el nombre del calendario en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y despus modifique los das y las horas en el calendario. Haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo Calendario base para cada recurso al que desee asignarlo.

VER LAS TAREAS A LAS QUE ESTN ASIGNADOS LOS RECURSOS La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo de ellos, las tareas que tienen asignadas. Con la vista Uso de recursos puede averiguar cuntas horas de trabajo tiene programadas cada recurso en tareas especficas y ver qu recursos estn sobre asignados. Tambin puede determinar el tiempo disponible de cada recurso para asignarle trabajo adicional. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos. Para ver informacin diferente acerca de las asignaciones de recursos, como trabajo y costo, en el men Ver, seleccione Tablas y luego haga clic en la tabla que desee ver en la vista Uso de recursos.

44

2. En el campo Nombre de recurso, revise las asignaciones de recursos. Nota: El cambio de vista o de tabla no agrega ni quita informacin en el proyecto, nicamente cambia el tipo de informacin del proyecto que se muestra en pantalla.

ASIGNAR TASAS DE PAGO A LOS RECURSOS Microsoft Project permite asignar tasas a los recursos para poder administrar los costos del proyecto con precisin. Puede asignar varias tasas estndar, tasas de horas extra o tasas por uso a los recursos, as como las fechas de entrada en vigor de cada tasa. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. 2. En los campos Tasa estndar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba las tasas que desee. 3. Presione la tecla ENTRAR. Sugerencias Puede asignar hasta cinco grupos de tasas de costos para hacer frente a diferentes tipos de trabajo o a cambios de tasas en el futuro, por ejemplo, aumentos salariales. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso y haga clic en Informacin del recurso . Haga clic en la ficha Costos y luego

especifique las tasas en Tablas de tasas de costo. x Puede asignar tasas por uso a los recursos (por ejemplo, el costo de equipamiento cada vez que se utiliza). En el campo Costo por uso, escriba un costo por uso para el recurso.

45

Puede cambiar las tasas estndar y de horas extra predeterminadas para todos los recursos nuevos que especifique. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha General. En los cuadros Tasa estndar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extra, escriba las tasas nuevas. Para definir esta configuracin como valor predeterminado para futuros proyectos, haga clic en Predeterminar.

ESTABLECER UN COSTO FIJO Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no est asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Costo. 3. En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo. 4. Presione la tecla ENTRAR. Sugerencia: La tabla Costo tambin permite cambiar la acumulacin del costo fijo seleccionado un mtodo de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos. Nota: A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas no requieren asignaciones de recursos.

CAMBIAR EL MOMENTO EN EL QUE SE ACUMULAN LOS COSTOS En Microsoft Project, los costos por recurso se prorratean de manera predeterminada y su acumulacin se basa en el porcentaje de finalizacin de la

46

tarea y se distribuye a lo largo de su duracin. Sin embargo, puede cambiar el mtodo de acumulacin en el caso de los costos por recurso para que tenga efecto al comienzo o al final de la tarea. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso cuyo mtodo de acumulacin desea cambiar. 3. Haga clic en Informacin del recurso acumulacin. Notas Cuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y utilice el mtodo de acumulacin de costos prorrateado, los costos se calcularn utilizando las tasas de los perodos de tiempo adecuados y pueden variar durante la realizacin de la tarea. x No se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de la asignacin de la tarea; se acumulan siempre al comienzo de la asignacin. y, a continuacin, haga clic en la

ficha Costos. En el cuadro Acumulacin de costos, haga clic en un mtodo de

ACTUALIZAR O AGREGAR OTRA TASA DE PAGO Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en el momento que especifique el administrador. Puede guardar hasta cinco grupos de tasas distintos por cada recurso para afrontar los cargos de diferentes tipos de trabajo.

47

1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desea asignar tasas de pago diferentes. 3. Haga clic en Informacin del recurso ficha Costos. 4. En Tablas de tasas de costo, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo estndar, por horas extra o por uso, en los campos correspondientes de la primera fila en blanco. Sugerencias Desde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso haciendo doble clic en el recurso en el cuadro de dilogo Asignar recursos. x En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos o reducciones de tasas escribiendo tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo, +10% o 10%. Cuando escriba los porcentajes, Microsoft Project calcular la nueva tasa. y, a continuacin, haga clic en la

COMPROBAR EL COSTO DE TAREAS O RECURSOS Una vez asignadas las tasas a las tareas o los recursos, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendr que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dnde pueden reducirse costos.

48

1. Para ver los costos de las tareas, haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra de vistas. Para ver los costos de los recursos, haga clic en Hoja de recursos en la Barra de vistas. 2. En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Costo. 3. En el Diagrama de Gantt, arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver el campo Costo total. Sugerencias Tambin puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas . En el men Formato, seale Detalles y, a continuacin, haga clic en Costo. x Para ver los costos por recurso con ms detalle, haga clic en Uso de recursos en la Barra de vistas, seale Detalles en el men Formato y, a continuacin, haga clic en Costo. x Para ver los costos totales por recurso de forma grfica, haga clic en Grfico de recursos en la Barra de vistas, seale Detalles en el men Formato y, a continuacin, haga clic en Costo. Comprobar el costo del proyecto completo Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto. 1. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto.

49

2. Haga clic en Estadsticas. 3. En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo total planeado para el proyecto. Sugerencias Una vez que ha establecido una lnea de base y ha comenzado a realizar el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto y Real para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones. A medida que progresa el trabajo real, tambin puede comparar la variacin entre los campos Actual y Restante para comprobar si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto.

50

5. SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
El progreso de un proyecto debe ser seguido peridicamente y a lo largo de todo el proyecto, la periodicidad de este seguimiento lo define la complejidad del proyecto y su importancia ante cada empresa. Cuando se introducen los datos de seguimiento, el proyecto es recalculado automticamente y las tareas que no han progresado son reprogramadas con base en los datos actuales, las precedencias, los recursos y las restricciones. Uno de los pasos del seguimiento es la actualizacin del proyecto cada que avanza alguna tarea, lo cul se indica con una lnea interna dentro de las barras en el Gantt y se hace arrastrando en dicha barra el porcentaje deseado , en la Informacin de la tarea, en General elegir el porcentaje completado. Por Herramientas - Seguimiento, tambin puede actualizar la duracin de todo el proyecto de la tarea seleccionada. Tambin se suministran estadstica para evaluar el seguimiento del proyecto y compararlo con una linea de base en Proyecto - Informacin del proyecto Estadsticas. En Project se manejan tres tipos de fechas para cada tarea, las cuales se

explican en la siguiente tabla:

51

TIPO DE FECHA Prevista

DESCRIPCION Tareas que aun no han comenzado o estn en progreso. Estas fechas cambian a medida que progresa el proyecto. Una vez iniciadas las tareas, se introduce informacin real sobre ellas.

Real

Tareas que estn en progreso o han terminado. Estas fechas no cambian una vez realizado el seguimiento de una tarea, a menos que sean editadas.

Actual

Fechas planificadas originalmente. Estas fechas se usan para comparar el plan original con las fechas reales y las fechas previstas. actuales no cambian. Las fechas

Figura 19. Estadsticas del Proyecto

COMPROBAR LAS DELIMITACIONES EN LAS TAREAS Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programacin ms exacta, modificando el momento en el que las tareas han de realizarse con relacin a las fechas. Por ejemplo, puede especificar que una tarea no debe comenzar antes de una fecha determinada o no debe finalizar ms tarde de una fecha determinada. Puede cambiar la delimitacin de una tarea, desde la

52

predeterminada Lo antes posible a cualquiera de las ocho delimitaciones posibles, o restablecer la opcin predeterminada con el fin de reflejar mejor cmo se realizar la tarea. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2. En el men Ver, seale Tabla y elija Ms tablas. 3. En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitacin y, a continuacin, elija Aplicar. 4. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos Tipo de delimitacin y Fecha de delimitacin. 5. En cada tarea cuya delimitacin no sea la predeterminada, Lo antes posible, observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para determinar si la delimitacin es necesaria. Notas Si escribe la fecha de comienzo de una tarea o arrastra una barra de Gantt para cambiar esta fecha, Microsoft Project establecer la delimitacin No comenzar antes del (NCAD), segn la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin del tipo No finalizar antes del (NFAD). x Si est realizando la programacin del proyecto a partir de una fecha de fin, cuando escriba una fecha de comienzo para una tarea o arrastre una barra de Gantt para cambiar una fecha de comienzo, se establecer una delimitacin No comenzar despus del (NCDD). Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin No finalizar despus del (NFDD).

53

REDUCIR LA DURACIN DE LAS TAREAS AGREGANDO MS RECURSOS Una vez que ha asignado recursos a una tarea, Microsoft Project calcular su duracin cada vez que agregue o quite recursos. Por ejemplo, si agrega otro recurso a una tarea de 4 das de duracin que tiene asignado un recurso, la tarea se reducir a 2 das. Si tiene ms flexibilidad con la asignacin de recursos que con las fechas lmite de la programacin, puede ser un mtodo eficaz de reducir la programacin. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar ms recursos y haga clic en Asignar recursos .

3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o haga clic en Direccin para seleccionar un recurso de la libreta de direcciones de correo electrnico. 4. Haga clic en Asignar. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso tambin aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt. Nota: A medida que asigna ms recursos a una tarea, la duracin se reduce para reflejar este hecho.

54

Sugerencias Si no sabe qu recursos estn disponibles para aceptar trabajo extra, puede ver las asignaciones de recursos actuales haciendo clic en Uso de recursos en la Barra de vistas. x Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. x Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no adyacentes, o presione la tecla MAYS para seleccionar recursos adyacentes. x Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

APLICAR UN FILTRO A UNA VISTA DE HOJA Si desea concentrarse nicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte slo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios. 1. En el men Proyecto, seale Filtro para y despus haga clic en el filtro que desee aplicar, o en la barra de herramientas pulse
.

Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submen Filtro para o un filtro para resaltar, haga clic en Ms filtros. 2. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar

55

3. Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar. Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni filtros de

recursos a vistas de tareas. Sugerencia: Para desactivar un filtro, seale Filtro para en el men Proyecto y

haga clic en Todas las tareas o en Todos los recursos.

GUARDAR UNA LNEA DE BASE DE LA INFORMACIN DEL PROYECTO Cuando haya especificado toda la informacin necesaria para el proyecto y est preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una lnea de base de la informacin del proyecto para compararla con el progreso real de ste. Con la lnea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto y realizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado ms tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han realizado los recursos o realizar un seguimiento del presupuesto. Despus de guardar una lnea de base, puede guardar hasta diez planes provisionales para comparar los mtodos de planeacin o como puntos de control durante el progreso real del proyecto. 1. En el men Herramientas, seale Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de base. 2. Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una lnea de base existente.

56

Sugerencia:

Si desea crear un presupuesto, escriba primero toda la informacin

de asignacin de recursos y de tasas y despus guarde una lnea de base. Esta informacin no se puede guardar en un plan provisional. GUARDAR UN PLAN PROVISIONAL Despus de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el progreso real del proyecto. 1. En el men Herramientas, seale Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de base. 2. Haga clic en Guardar plan provisional. 3. En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan que desee guardar. 4. En el cuadro En, haga clic en el nombre con el que desea guardar el plan. 5. Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programacin que desee. Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas. Los datos de los recursos o de las asignaciones no se guardan en el plan provisional.

GUARDAR UN PRESUPUESTO Si ha especificado asignaciones de recursos y las tasas asignadas a stos, o ha especificado costos fijos para las tareas, puede guardar un plan previsto de la informacin del proyecto para utilizarlo como presupuesto. Con un plan previsto a modo de presupuesto, puede realizar un seguimiento de los costos del proyecto y ver la cantidad de trabajo que han realizado los recursos, as como otra informacin del proyecto, como las tareas que han finalizado ms tarde de lo

57

esperado. Puede utilizar la informacin de la lnea de base para realizar estimaciones de costos y compararlas con el costo real del proyecto, lo cual puede ayudarle a detectar posibles desfases de costos antes de que se conviertan en un factor crtico. 1. En el men Herramientas, seale Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de base. 2. Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para agregar tareas a una lnea de base existente.

COMPARAR LA INFORMACIN REAL DE LAS TAREAS CON LA LNEA DE BASE Al guardar un plan previsto y actualizar la programacin, puede comparar el plan previsto con el progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las reas del proyecto que no se estn desarrollando como estaba planeado. Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones, pero es importante detectar lo antes posible aquellas tareas que se desvan del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite. 1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento. La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas grficamente, lo que facilita la deteccin de variaciones en la programacin. 2. En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, elija Variacin.

58

3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos de variacin. Nota: Antes de que aparezcan variaciones, tendr que actualizar las fechas de

comienzo y fin reales de las tareas, los valores reales de trabajo o las duraciones reales. Microsoft Project calcular otros datos de las tareas tomando como base la informacin que escriba.

59